Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten

Transkript

1 Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten Afgrænsning/filtrering I det efterfølgende gennemgås de tre standard afgrænsnings-/filtrerings metoder i Prisme Klient: Avanceret filter Er den overordnede måde at afgrænse sig på. Der et utal af muligheder der varierer fra til funktionalitet til funktionalitet. Det vil normalt være her man afgrænser sig i forhold til kontoplan og budgetansvarsstruktur. Filter efter gitter I daglig tale benævnt Gitter-funktionen. Denne afgrænsning er underordnet i forhold til Avanceret filter og virker som et filter på de enkelte kolonner i en given Prisme-tabel. I mange tilfælde kan man filtrere på den samme tabelværdi i såvel Avanceret filter som Gitter-funktionen. Det er en skønssag hvad der bedst svarer sig i den konkrete udsøgning af data. CTRL-K funktionen CTRL-K er en hurtig måde at udsøge poster på og kan foretages i alle tabeller stort set alle steder i en given tabel. Avanceret filter I alle Prisme tabellerne findes ikonet for Avanceret filter i menulinjen over tabellen. Ikonet omtales tit som Tragten med blyant

2 Når du klikker på ikonet kommer følgende boks frem: Anvendt forespørgsel er grundindstillingen, man altid kan gå tilbage til Her kan man se de tabeller hvis indhold man kan afgrænse på. Normalt vil Finanskontoplan og Afledte dimensioner (budgetansvar/politiske koder) være muligheder. Derudover kan der være en eller flere tabeller, der relaterer sig til det aktuelle indhold af den tabel men ønsker at afgrænse. I dette område opbygger man sin afgrænsning på baggrund af de tabeller der aktuelt er til rådighed. I det fleste tilfælde ønsker man at afgrænse sig i forhold til strukturen. D.v.s. kontoplanen kombineret med budgetansvarsområde. I det følgende eksempel gennemgås opbygningen af afgrænsning på Møllevangskolen. Indledningsvis opsættes budgetansvarsstrukturen. I Faxe anvender vi de politiskekoder til dette. De findes i niveauerne T1 T5, hvor T1 er Byrådet og T5 laveste institutionsniveau. T1 T5 findes i Afledte dimensioner. Der skal først laves en afgrænsning på Sidste benyttelsesår Klik på trekanten Vælg: Sidste benyttelsesår. Bemærk at de enkelte elementer står i alfabetisk orden.

3 Klik på Tilføj, hvis du vil lave en linje over (eller CTRL-N) For at lave den næste afgrænsning på linjen under: Tast Pil ned. På denne måde kan man lave en ny, hvis linjen under er tom. Markér en linje og klik på Fjern, hvis du vil slette en linje. Klik på trekanten Vælg Afledte dimensioner Derefter TAB-højre Klik på trekanten Scroll-ned til T1 og vælg denne. NB: Hvis man kender værdien i feltet, kan man blot taste denne, d.v.s. her: T1 Og således fortsættes indtil du har en linje for hver af niveauerne frat1 til T5 Tip: Næste gang du er her, kan du blot taste a, så husker Prisme at det er Afledte dimensioner du vil bruge Nu skal strukturen til afgrænsning i forhold til kontoplanen etableres Markér øverste linje ( Sidste benyttelsesår ) Tast CTRL-N eller klik på Tilføj-knappen

4 Vælg Finanskontoplan Vælg eller tast: D1 Tast: Pil-op Reg. Kontonr. er velegnet som næste niveau i afgrænsning. Tast CTRL-N eller klik på på Tilføj-knappen Vælg eller tast: A2 Tast CTRL-N eller klik på på Tilføj-knappen Vælg eller tast: A1 Tast CTRL-N eller klik på på Tilføj-knappen Således fortsættes indtil en struktur svarende til billedet til venstre er opbygget. Dette burde være tilstrækkeligt for de fleste. På center- eller højere niveauer kan det dog være nødvendigt at tilføje funktionsniveauerne: F1, F2 og F3 For at gemme denne forespørgsel: Klik på Rediger. Vælg Gem som Giv den et passende navn. Klik på OK. NB: Sæt ikke hak i: Gem for alle brugere

5 Hvis du vil vide mere om, hvad de forskellige niveauer i kontoplanen repræsenterer kan du se det i Konteringsvejledningens hoveddel Der mangler nu at blive indsat værdier for afgrænsning af budgetansvarsområde i standard forespørgslen. Hent den gemte forespørgsel Budgetansvaret afgrænses jo med de politiskekoder T1 T5. Hvis man ikke kan huske dem, kan man finde dem her Alternativt kan vælge økonomirapporten Kontoplan i Ledelsestilsynet. Så får man de politiskekoder foræret

6 Indtast de politiskekoder i overensstemmelse med rapporten Klik på Rediger. Vælg: Gem Så er afgrænsningen gemt i standard forespørgslen Du har nu en stadard forespørgsel afgrænset i forhold til budgetansvarsområdet og fra den kan man så lave afgrænsninger i forhold til kontoplanen og/eller specifikke værdier i den tabel man skal lave et udtræk fra. Her er et eksempel fra Posteringer på bilag, hvor der i forhold til den aktuelle tabel ( Finansposter ) er afgrænset på periode for posteringer, og i forhold til kontoplanen er afgrænset på stednr. og gruppering. Hvis man har tilbagevendende opgaver der kræver et specifikt udtræk kan man med fordel gemme disse som faste forespørgsler. Standard forespørgsler kan med fordel anvendes ved Posteringer på bilag, Finassaldi og Økonomirapporter. Bemærk feltet Sidste benyttelsesår for Afledte dimensioner. Hvis man skal lave et udtræk i indeværende år og der indenfor året er ændret i de politiske koder, så skal man indsætte værdien: dd Det sikrer at man kun trækker data ud i forhold til den aktuelle politiske organisation.

7 Filter efter gitter Gitter efter filter eller Gitter funktionen aktiveres ved ikonet Tragten med tabel. Alternativt ved at taste: CTRL C Herefter fremkommer der en hvid rækker under kolonneoverskrifterne. I dette felt kan man så i hver kolonne så udsøge bestemte værdier, intervaller m.v.. Tast: RTN Og tabellen viser kun værdier der ligger inden for den afgrænsning der er foretaget i Gitter funktionen : I dette eksempel udsøger posteringer på et specifikt kontonr. i en specifik periode Man ophæver afgrænsningen ved at fjerne værdierne i Gitter funktionen og der efter: RTN Bemærk: Grå felter. Det betyder at man ikke kan søge og afgrænse på denne kolonnes værdier. Man fjerner Gitter funktionen ved at klikke på ikonet Tragt med tabel eller taste CTRL G.

8 Søgning med CTRL K Funktionen CTRL K er et hurtigt alternativ til Gitter funktionen og kan ikke anvendes samtidig med denne. Klik på et felt i den kolonne, hvis værdier du vil afgrænse på. Tast: CTRL K Indtast den eller de værdier du vil afgrænse i forhold til. Tryk Ok eller tast: RTN Og tabellen viser kun værdier der ligger inden for den afgrænsning der er foretaget. Afgrænsningen ophæves ved at klikke på Tragten med det røde kryds. Denne knap ophæver i øvrigt alle filtre/afgrænsninger. Filter efter markering Markér det felt du vil filtrere i forhold Klik på Tragten med lyn eller tast ALT F3 Tabellen indholder nu kun rækker svarende til den markerede værdi. Ophæv filteret med Tragten med det røde kryds

9 Tabeller i Prisme Stort set alle data der er registreret i Prisme er tilgængelige via tabeller. Tabellerne er opbygget efter samme principper og der findes en række funktioner, der letter arbejdet med data i tabellerne. I det efterfølgende gennemgås disse funktioner. Som eksempel tages udgangspunkt i tabellen Finansposter i Posteringer på bilag. I større og uoverskuelige tabeller er det hensigtsmæssigt at hente standard brugeropsætningen for at gøre billedet mere overskueligt/brugbart Markér et felt højreklik Vælg: Opsætning Vælg: Hent fra bruger Dobbeltklik på moje

10 Dobbeltklik på Standard Luk vinduet Nu har du en tabel med relevante kolonner. Du kan så arbejde videre med denne opsætning eller lave dit eget design og evt. gemme dette til senere brug. Du kan skjule kolonner eller få vist skjulte kolonner: Klik i et felt i tabellen Klik på Skjul hvis du vil skjule den kolonne du har klikket i. Klik på Vis og vælg den skjulte kolonne du gerne vil have vist.

11 Du kan flytte kolonnerne: Klik i feltet med kolonneoverskriften Hold musetasten ned og træk kolonnen hen til den ønskede placering Den blå streg angiver, hvor kolonnen bliver placeret, hvis du slipper med musetasten Når du har fået lavet et design af tabellen der passer til en specifik opgave, kan du gemme dette til senere brug (gem evt. også Gitte-funktionen i den enkelte opsætning): Højreklik i et felt Vælg: Opsætning Vælg: Gem Giv opsætningen et sigende navn Tryk: OK

12 Efterfølgende kan du hente dine gemte opsætninger Vælg: Hent Dobbeltklik på den opsætning du vil anvende. Her kan du nulstille, så du kommer tilbage til basisopsætningen Det er således muligt at lave en kombination af forud definerede forespørgsler og tabelopsætninger og på den måde designe udtræk der er relevante for en specifik opgaveløsning. Ved at dobbeltklikke på kolonneoverskriften kan man få sorteret tabellen i h.h.v. stigende og faldende orden i forhold til aktuel kolonne. De fleste af Microsofts generelle genvejstaster kan også bruge i Prisme tabellerne. F.eks.: CTRL-Home = Går til toppen af tabellen CTRL-End = Går til bunden af tabellen CTRL-A = Markerer alt Noget af indholdet i en tabel kan blive stamme fra en anden Prisme tabel. I så fald har man - i nogen tilfælde - mulighed for at gå ned i den underlæggende tabel. Højreklik i et felt. Vælg: Gå til hovetabelform Og i dette tilfælde vi man så via kontonr. komme ind i tabellen Finanskontoplan. Hvilke muligheder man har afhænger af den enkeltes brugerrettigheder.

13 Tabeller i Excel Alle Prisme tabeller kan eksporteres til Excel. Det giver mulighed for at kunne arbejde videre med data (f.eks. lave beregninger via formler) eller gemme tabellen som en Excel-fil. Klik på Excel-ikonet eller tast: CTRL-E Tabellen åbner nu i Excel. Bemærk at tabellen ligger i et særligt format med bl.a. autofilter på kolonnerne. Det en række fordele men også ulemper. Det er muligt at konvertere til en almindelig Excel tabel. Markér tabellen. Tast CTRL-C Højreklik i en tom celle udenfor tabellen. Vælg: Indsæt som værdier Nu ligger alle data som i en almindelig Excel-tabel og de almindelige Excel funktioner kan anvendes. Det særlige format giver imidlertid nogle fordele: Hvis man f.eks. ville lave en kolonne med moms. D.v.s. bruttobeløb minus beløb. Lav formlen ved at markere de celler der skal indgå (bemærk den underlige cellereference ). Tast derefter RTN. Så beregner tabellen selv resten af kolonnen.

14 Man kan med fordel anvende autofilteret i dette Excel format. Det giver mulighed for sortering og filtrering på kolonner der er døde (gråt søgefelt i Gitter funktionen ) i den oprindelige Prisme tabel. Klik på trekanten ved kolonne overskriften Her kan du sortere i h.h.v. stigende og faldende orden. Du kan lave filtre på værdien af indholdet i de enkelte kolonner Du kan enten udsøge en enkelt værdi eller afkrydse dem du vil afgrænse. Fjern først markeringerne ved at klikke i (Markér alt). Derefter klikker man ( flueben) ud for det man vil afgrænse. Værdierne er sorteret i stigende orden Vær opmærksom summerne i nederste række (benævnt Samlet. Disse er summen af alle de værdier der er overført fra Prisme uanset, hvordan tabellen er afgrænset i Excel. Du kan lave en formel der kun sammentæller filtreringen: Slet linjen Samlet (den nederste med summen) og indsæt en SUB-total i stedet: Aktuel formel i K49: =SUBTOTAL(109;K2:K48) Hvor K2 er øverste celle en den samlede kolonne og K49 den nederste. 109 er en kode. Filteret ophæves ved klik her