tid&ressource Nr. 23 li information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - December 2011
K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm, sh@simplex.as Redaktion Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon +45 98402020 simplex@simplex.as www.timeplan-software.com Forhandlere Institutioner i Danmark Plustid ApS Telefon +45 70231716 info@plustid.dk www.plustid.dk Sverige Tomas Holm og Magnus Borjesson Telefon +46 406076220 timeplan@pakompetens.se www.pakompetens.se Norge Kaare-Henrik Ahlsen Telefon +47 97059604 kaare@datatjenesten.no www.datatjenesten.no Finland Jaakko Kairtamo og Seppo Kaile Telefon +358 407079622 jaakko.kairtarmo@ohjelma-aitta.fi www.ohjelma-aitta.fi Holland Robin Wensing Telefon +31 765780481 rwensing@allinco.nl www.allinco.nl Forløsning Ventetiden har været meget lang og til tider ulidelig og projektet er blevet forsinket op til flere gange. Men nu er den her endelig: Den nye TimePlan version 6.0. TimePlan version 6.0 anvender nu Microsoft SQL database, der gør det muligt at afvikle selve TimePlan programmet på en server/pc, mens databasen afvikles på sin egen server. En løsning vores kunder har efterspurgt i mange år. Fra startskuddet blev affyret i 2008 til vi nåede målstregen med frigivelse af Time- Plan version 6.0 den 24. november 2011, er der blevet arbejdet hårdt på at få projektet færdigt. tid & ressource Set i bagklogskabens klare lys har vi ikke været dygtige nok til at styre dette projekt. Det har vi heldigvis lært af. Vi har forstået vigtigheden af at styre fremtidige projekter bedre, så de bliver færdige til planlagt tid. Det vil vi gøre brug af ved udvikling af nye funktionaliteter i TimePlan version 6.0, og på længere sigt i TimePlan version 7.0. Heldigvis har der stadig været tid til at få nye kunder overbevist om, at TimePlan er det helt rigtige værktøj til Arbejdstidsplanlægning, Tidsregistrering og HR administration. Læs blandt andet om vores nye kunder og meget andet i dette nummer af Tid & Ressource. God fornøjelse, god jul og godt nytår. Redaktionen Oplag 1.000 eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk Design, produktion og tryk Formula Tryxager A/S Telefon +45 70701122 Distribution Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede Svend Holm Trykt på Cocoon, 100 % genbrugspapir T E R M I N E R 10. januar 2012 ERFA-gruppemøde Detail 2 Afholdes på Odense Congress Center i Odense. 10. januar 2012 ERFA-gruppemøde Finland Afholdes ved Fazer Group i Helsinki. 8. marts 2012 ERFA-gruppemøde Detail 1 Afholdes ved Gebr. Heinemann Retail i Københavns Lufthavn. 13. april 2012 ERFA-gruppemøde HRTSF Afholdes ved Scandic Hotel i Jylland. 25. - 26. september 2012 ERFA-gruppemøde Sverige Afholdes ved Simplex A/S i Aalborg. 2 I information og nyheder om timeplan
tid & ressource Nye kunder siden sidst Blandt andre har disse virksomheder og organisationer for nyligt valgt at implementere TimePlan. Aalborg Lufthavn At TimePlan nu snart udkommer som App til iphone og Android telefoner var blandt årsagerne til, at Aalborg Lufthavn har valgt at implementere TimePlan fra januar 2012. - Med TimePlan kan vores medarbejdere altid se deres vagtplan på deres telefon og hvornår de skal arbejde, hvilket er en stor fordel, når man har skiftende arbejdstider, siger Aalborg Lufthavns vice- og driftsdirektør, Kim Bermann. - Vores seneste kraftige vækst har medført, at vi nu med TimePlan bygger en central organisation op, som fokuserer på alle afdelingers vagtplaner. Vi tror på, at TimePlan kan løse de behov vi har med mange personalegrupper, forskellige overenskomster og skiftehold. TimePlan kan hjælpe os med at benytte vores ressourcer endnu bedre og gøre arbejdslivet nemmere for alle medarbejdere, lyder det fra Kim Bermann www.aal.dk - Siba leverer planlægning, lønkørsel og økonomisk styring til NetOnNet. TimePlan er et fremragende redskab til at spare lønomkostninger og planlægge effektivt, lyder det fra Ola Nystrøm, personalechef hos Siba i Gøteborg. NetOnNet har 550 medarbejdere i Sverige. www.netonnet.se Forenede Service A/S Forenede Service A/S er i gang med at teste TimePlan på et dansk privathospital. - Vi er ikke i tvivl om at TimePlan kan anvendes på privathospitalet og plejehjem. Men vi ønsker at teste programmet for at se, om vi også kan anvende TimePlan i vores rengøringsvirksomhed, fortæller økonomidirektør Carsten Clemént, Forenede Service A/S, som har 3.000 medarbejdere i rengøringsafdelingen i Danmark og 2.000 i Sverige. - Vi kører test på gamle måneder i 2011 og én måned live i januar 2012, lyder det fra Carsten Clemént. www.forenede-service.dk. Media Markt Europas største leverandør af forbrugselektronik til detailhandlen, Media Markt benytter TimePlan i Sverige. Nu har Media Markt startet et pilotprojekt i en butik i Rotterdam, Holland, for at udforske TimePlans anvendelighed på det hollandske marked. Sideløbende er den svenske afdeling af Media Markt gået i gang med at implementere TimePlan i Norge. www.mediamarkt.com Schuberts Minde Behandlingshjemmet C. M. Schuberts Minde i Ringkøbing bliver fra 31. december 2011 et privat opholdssted. Dette skift medfører et behov for et tidsregistreringssystem, som kan favne overenskomsterne for stedets 50 medarbejdere og 12 vikarer. Schuberts Minde hørte om TimePlan gennem en anden institution og er i gang med implementeringen. www.schubertsminde.dk Net on Net Den svenske elektronikkæde Siba har benyttet TimePlan siden 2004 med mange gode erfaringer. Efter at Sibas ejere, familien Bengtsson i april 2011 købte NetOnNet, en anden svensk eletronikkæde, besluttede NetOn- Nets ledelse benytte disse gode erfaringer og indføre TimePlan som nyt planlægningssystem. XL Byg Amager ACS-TRÆLAST A/S på Amager er netop gået i gang med at implementere TimePlan. - Vi har valgt TimePlan fordi programmet kan effektivisere vores tidsregistrering, optimere vores vagtplanlægning og reducere vores tidsanvendelse i forbindelse med lønberegning, siger Casper Møller, økonomichef hos ACS-TRÆLAST A/S på Amager. TimePlan bliver implementeret i selskabets to afdelinger og kommer til at inkludere 50 medarbejdere. www.xl-byg-acs.dk FK Distribution Danmarks største private distributionsvirksomhed, FK Distribution A/S, har valgt TimePlan version 6.0 fordi programmet matcher virksomhedens tekniske og brugermæssige krav. - Vi vil gerne have så mange af vores applikationer som muligt til at køre på Citrix og flest mulige servere til at være virtuelle. Det kan vi med TimePlan version 6.0, siger IT driftschef Michael Christensen. www.fk.dk information og nyheder om timeplan I 3
Ny TimePlan version og webside tid & ressource I november 2011 lancerede Simplex A/S både TimePlan version 6.0 og en ny webside. Teknisk projektleder Peter Naldal og marketingsmedarbejder Lars Gravesen fortæller om hvordan den nye version og websiden er blevet modtaget. - Den største TimePlan 6.0 testopgradering og databasekonvertering foretaget ind til nu er Scandic AB. Ellers har kunderne været lidt forsigtige overfor den nye version her i starten, fortæller Peter Naldal. - Til gengæld oplever vi stor tilslutning tilvores gratis TimePlan version 6.0 onlinepræsentationer i december og januar med op til 50 kunder per præsentation, siger Lars Gravesen. Velbesøgt Lars Gravesen kan se, at den nye TimePlan I det seneste nummer af Tid & Ressource bragte vi historien om den nye TimePlan App til iphone og Android telefoner. Vi indsatte også en såkaldt barcode i bladet. Denne barcode er der rigtig mange Time- Plan kunder, som har skannet og hermed tilmeldt sig mere information om den nye App. - Vi er i gang med at gennemteste TimePlan webside på seks sprog er velbesøgt: - Vi kan måle hvad kunderne kigger på og hvad de tilmelder sig. Websiden er virkelig med til at åbne vores kundeområde op og bringe os endnu tættere på kunderne. Vi har fået flotte tilbagemeldinger og oplever stor interesse for websiden og version 6.0. Testkonvertering Eksisterende TimePlan kunder kan downloade version 6.0 via www.timeplan.dk. Peter Naldal understreger, at alle kunder bør starte med en testkonvertering i samarbejde med Simplex A/S TimePlan 6.0 team. - SQL databaser som TimePlan version 6.0 nu kan køre på, er mere robuste.vi forventer derfor, at antallet af henvendelser til TimePlan teknisk support vil falde mærkbart. Fordi der nu benyttes en SQL databaseserver, er der med TimePlan version 6.0 ikke behov for daglige databaseoptimeringskørsler. Dette varetages nu internt af TimePlan App på vej App en for at sikre, at den fungerer helt optimalt når vi frigiver den i 2012, fortæller Simplex A/S Lars Gravesen, som står bag designet af TimePlan App en. - Mange kunder har ringet, skrevet og tilmeldt sig via vores webside, og det er fantastisk at opleve den store interesse. Vi udkommer med en mail så snart App en er klar til download, lyder det fra Lars Gravesen. databaseserveren udenfor TimePlan regi, lyder det fra Peter Naldal. - Alle kunder bør starte med en testkonvertering i samarbejde med Simplex A/S team, anbefaler projektleder for TimePlan version 6.0, Peter Naldal. Gratis onlinepræsentationer Præsentation 1 Nyheder og ændringer i TimePlan version 6.0. For eksisterende TimePlan kunder. Præsentation 2 TimePlan Internet Medarbejderportal. For eksisterende og potentielle Time- Plan kunder. Præsentation 3 Teknisk TimePlan version 6.0 præsentation. For medarbejdere hos eksisterende TimePlan kunder, som arbejder med installationer og serveradministration. 10. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 1 Dansk. 11.00-12.00 Præsentation 3 Engelsk. 13.30-14.30 Præsentation 2 Dansk. 11. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 2 Svensk. 11.00-12.00 Præsentation 3 Dansk. 13.30-14.30 Præsentation 1 Dansk. 12. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 2 Engelsk. Simplex A/S marketingsmedarbejder Lars Gravesen står bag designet af TimePlan App en til iphone og Android telefoner og den nye TimePlan webside. 13.30-14.30 Præsentation 1 Svensk. 4 I information og nyheder om timeplan
tid & ressource TimePlan ifølge Stadium Sveriges største sportsforretning, Stadium, har benyttet TimePlan siden 2007. Göran Sarin og Kicki Berndtsson fortæller om hvordan TimePlan gør hverdagen lettere for medarbejderne i Stadiums 110 butikker i Sverige, Danmark og Finland. - Vi undersøgte alle systemer på markedet og TimePlan var det bedste system til at håndtere kombinationen af tidsregistrering og planlægning af bemanding, fortæller Göran Sarin, country controller i Sverige, og Kicki Berndtsson, tidssystemansvarlig for Stadium i Norden. Daglige omkostninger - Med TimePlan kan både butikslederen og medarbejderne i den centrale administration se butikkens daglige lønomkostninger. TimePlan gør det nemt at arbejde med bemanding og se hvad ændringer betyder i timer og kroner, fortæller Göran Sarin. - TimePlan har gjort det lettere at lave lønkørsler og reduceret antallet af fejl markant. Vi er glade for, at der er så mange moduler og at vi kan samle al information omkring hver medarbejder i et system, siger Kicki Berndtsson. Finde afløsere Timeansatte medarbejdere hos Stadium kan selv melde ind hvordan de gerne vil tage ekstravagter i TimePlan. Denne funktion hjælper butikslederen, når der skal findes afløsere. Butikslederen godkender vagtskiftet i TimePlan. Stadium åbnede sin første butik i Sverige i 1987 og har i dag over 3.000 ansatte. www.stadium.se Svenske Stadium er en virksomhed i vækst og TimePlan har været et vigtigt redskab for den svenske sportsvirksomhed siden 2007 Besøg fra Finland Særtilbud: 50 % rabat og gratis opgradering Hvis du ikke selv vil opgradere din TimePlan, kan du få hjælp til det. Ring til Simplex A/S og få en dialog med os omkring netop dine muligheder for opgradering. Ønsker du at vi skal forestå etableringen af testmiljøet med efterfølgende opgradering af dit driftsmiljø, tilbyder vi dette med en rabat på 50% på vores konsulent-teknikerpriser. Installationer, der driftes hos os, eller fremover ønskes driftet hos os opgraderes til TimePlan version 6.0 uden beregning. Disse tilbud gælder frem til 30. april 2012. I oktober 2011 besøgte TimePlan brugerne Annimaija Typpi (til højre) and Jukka Partanen (til venstre) fra Fazer Finland Simplex A/S hovedkontor i Aalborg. Simplex A/S Marianne Lolholm Møller (i midten) præsenterede Statistik og Internet modulet og nogle af de nye funktionaliteter i TimePlan version 6.0. information og nyheder om timeplan I 5
tid & ressource Salgsmøde med TimePlan forhandlere Mødet med TimePlan forhandlerne fra Norge, Sverige, Finland og Holland hos Simplex A/S i november handlede i høj grad om frigivelsen af TimePlan version 6.0. som video. Man kan ligeledes downloade manualer, opdateringer og guides til at komme godt i gang med TimePlan. Både forhandlere og kunder kan få adgang til oplysninger på hjemmesiden via et personligt brugernavn og password. Men også erfaringsudveksling var på dagsordenen. Der bliver nu etableret ERFAgrupper i Norge og Finland. I Norge forventes det første møde afholdt i maj 2012. Finland har allerede haft det første ERFAmøde i november med deltagelse fra Stadium, Fazer og Top-Toy. I starten afholdes der ERFA-møder hvert kvartal. Forhandlerindgang TimePlans nye hjemmeside blev også gennemgået på forhandlermødet, og der var stor interesse for den nye indgang for forhandlere. At kunderne også fremover kan hente information om ERFA-grupper, mødeindkaldelser, tilmelding og referater anses også for at være en god service i forhold til vores kunder. På websiden vil der også være Tips & Tricks både på skrift og Fra venstre er det Henrik Baasch, Simplex A/S, Leendert Louter, Allinco-Software, Kaare-Henrik Ahlsen, Datatjenesten, Henrik B. Larsen, Prakash Visvanathan, Lilian Jensen og John Ekman, Simplex A/S, Jaakko Kairtamo, Ohjelma Aitta, Kennet Andersson og Magnus Borjesson, PA Kompetens, og Robin Wensing, Allinco-Software. Nyt fra Norge, Sverige, Finland og Holland Tid & Ressource talte med nogle af de internationale TimePlan forhandlere efter forhandlermødet hos Simplex A/S om hvordan det går med TimePlan i de forskellige lande. Kaare-Henrik Ahlsen, Datatjenesten, Norge: - Vi er i dialog med flere potentielle kunder om TimePlan tilbud og testinstallationer. Potentielle kunder hører om TimePlan gennem eksisterende kunder eller vores webside. Vi planlægger også ERFA-møder for kunder som Bauhaus, Siba, Sparkøb, Expert og Lisverkshuset i maj 2012. Magnus Borjesson, PA Kompetens, Sverige: - Vi er meget begejstrede for den nye TimePlan webside på svensk. På forhandlermødet var det interessant at se hvordan de andre lande markedsfører TimePlan. Vi er i gang med tilbud til potentielle kunder i Sverige og servicering af eksisterende TimePlan kunder. Jaakko Kairtamo, Ohjelma Aitta, Finland: - Stemningen på forhandlermødet var utrolig varm og hjælpsom Vi er i gang med at identificere en person hos os, som kan arbejde med TimePlan og vi har afholdt vores første ERFA-møde for nuværende kunder som TOP- TOY, Fazer og Stadium. Robin Wensing, Allinco- Software, Holland: - Vi har designet en TimePlan salgsbrochure specielt henvendt til det hollandske marked. Vi har modtaget en besked på vores TimePlan LinkedIn gruppe fra en hotelejer, som sagde at TimePlan er det han har ledt efter i to år. Og så er Media Markt i gang med en testinstallation af TimePlan i Rotterdam. 6 I information og nyheder om timeplan
tid & ressource Med Panduro Hobby til Tyskland Panduro Hobby har for nyligt åbnet to butikker i Tyskland og har taget TimePlan med til dette nye marked for at holde styr på de tyske overenskomster og skabe bemandingshistorie ligesom Panduro har gjort i Danmark, Sverige og Norge. - Når vi taler om historie så handler det om, at TimePlan kan registrere data for hvor mange medarbejdere, der er på arbejde hvor og hvornår. At kunne se sidste års bemanding i en butik i TimePlan er et utrolig vigtigt værktøj for os, når vi skal planlægge fremtidig bemanding. Sådan lyder det fra Annie Olofsson, som er Nordic HR manager for Panduro Hobby. Butikkerne i Tyskland er stadig i opstartsfasen, så her benytter Panduro Hobby primært TimePlan til at lægge vagtplaner, og se hvor mange timer der bruges i forhold til lønbudget og omsætning. Næste skridt for vores tyske butikker bliver at forberede lønkørsler gennem TimePlan ligesom vi gør i Skandinavien. Vi skal også have de tyske overenskomster ind i TimePlan, fortæller Annie Olofsson, Nordic HR manager for Panduro Hobby. Så let som muligt - Vores mål er at gøre det så let som muligt for butikkerne. Næste skridt bliver at forberede lønkørsler gennem TimePlan ligesom vi gør i Skandinavien. Vi skal også have de tyske overenskomster ind i TimePlan, fortæller Annie Olofsson. Panduro Hobby implementerede TimePlan i Danmark i 2006, og i Sverige og Norge i 2007. Virksomheden har over 600 medarbejdere i TimePlan fordelt på over 60 butikker i de tre lande. - TimePlan er et fremragende system, som gør det muligt for os at følge med i alle de vigtige nøgletal, og sikre at vi bemander korrekt, siger Annie Olofsson. www.panduro.se Panduro Hobby benytter TimePlan i over 60 butikker i Norden. Nu udvider virksomheden med to butikker i Tyskland. Fraværsbeskrivelse Ved oprettelse af fravær, er det fra TimePlan version 5.42 muligt at få vist en fraværsbeskrivelse Julegaver til SOS Børnebyerne For syvende år i træk går kundernes julegaver fra Simplex A/S i år til SOS Børnebyernes hovedorganisation. Denne årlige julegave et blevet en kær tradition hos Simplex A/S. Læs mere om SOS Børnebyernes arbejde rundt omkring i verden på www.sos-borneby.dk. Fotograf: Joris Lugtigheid. information og nyheder om timeplan I 7
Direktørens klumme tid & ressource HURRA, HURRA og HURRA TimePlan 6.0 er blevet frigivet Der er brugt mange programmør mandeår for at komme i mål. Gennem de seneste par år er tidsplaner blevet overskredet, kommunikationen er gået højt af og til og overarbejde har der været meget af men endelig er vi i mål. TimePlan version 6.0 blev frigivet den 24. november 2011. Op til frigivelsesdatoen blev der arbejdet i døgndrift for at sikre at de sidste kodelinjer kom på plads, tilrettet hele opdateringsprogrammet og klargjort vores nye hjemmeside så Opdaterings-wizarden kunne downloades. Vores største udviklingsprojekt blev frigivet til annonceret tid, og vi fejrede frigivelse om fredagen. Hele dagen blev brugt i fællesskab og alle var i godt humør. Vi så tilbage på hvornår SQL databaser første gang blev nævnt af vores kunder og hvordan projektet senere blev søsat. Nye faciliteter blev gennemgået og fordelene med den nye SQL database blev listet op. Det var en stor dag for os alle. En dag vi fejrede med champagne, og som klart vil blive husket i årene fremover. MANGE, MANGE og MANGE TAK Projekt TimePlan version 6.0 har været langt større end vi forudså. Men med et utroligt stort engagement og stort forbrug af ekstra timer fra vores programmører er det lykkes at komme i mål. Endnu engang skal der lyde en STOR TAK til vores programmørerne, og alle øvrige medarbejdere, for den store indsat der er ydet igennem projektet. Alle medarbejdere har været involveret i projektet på den ene elle anden måde, og det har betydet en ændring af alles arbejdsdag, specielt det seneste halve år. Vores kunder har også mærket til projektet. Vores service den seneste tid har ikke været på det niveau vi gerne vil yde og vores reaktionstider på henvendelser har ikke altid været optimale. TimePlan version 6.0 har fyldt hovedparten af vores arbejdsdag. Jeg har talt med mange af vores kunder, og heldigvis er der udvist en forståelse for vores prioritering. MANGE TAK til alle vores kunder for jeres forståelse vi vil arbejde på at komme tilbage til samme serviceniveau som tidligere. Vi kan andet en at skrive kodelinjer Årets julefrokost blev afholdt på Gl. Brydegaard ved Assens. Det blev en fantastisk julefrokost. Alle var i utroligt godt humør og klar til at feste. Måske en af grundene var, at vi dagen i forvejen havde frigivet TimePlan version 6.0. Det var ligesom der var sket en forløsning, og glæden var synlig og mærkbar. Som vi plejer mødtes vi kl. 13:30 om lørdagen. I løbet af dagen var der fælles oplevelser og aktiviteter. En af opgaverne var, at hvert hold skulle skrive en sang. Det viste klart, at vi kan andet en at skrive kodelinjer!! Der blev lagt en masse energi i at skrive sangene og specielt at fremføre sangene. Det blev et særdeles underholdende indslag under menuen. Alt er på plads det kan kun gå fremad! Ingen tvivl om at år 2011 har været et hårdt arbejdsmæssigt år. Det har været meget produktivt og målrettet. Mange aktiviteter er blevet gennemført. Vi er kommet rigtigt godt i gang med samarbejdet med vores partnere i udlandet, og nu står vi klart med markedets bedste program til Arbejdstidsplanlægning, Tidsregistrering og HR- administration, TimePlan version 6.0. Jeg er sikker på, at vi vil se en ekspansion i vores salg af TimePlan, såvel på det danske marked som på det udenlandske. Vi har den helt rigtige medarbejdersammensætning med den optimal kompetencesammensætning vi er klar til at servicere vores nuværende kunder og samtidig erobre nye markeder. Glædelig Jul og Godt Nytår. Henrik Baasch. Jagten på oprindelsen fortsætter Nu er julemanden også begyndt at interessere sig for TimePlans og Simplex A/S oprindelse. Se ham bare på forsiden af dette julenummer af Tid & Ressource. Denne hvidløgspresser har julemanden fået af en ven og TimePlan bruger i Zoologisk Have i København. Men bringer hvidløgspresseren os tættere på sandheden om TimePlan og Simplex A/S oprindelse? Følg med i næste nummer af Tid & Ressource. 8 I information og nyheder om timeplan