ectrl vejledning ectrl Velkomstmappe

Transkript

1 ectrl vejledning ectrl Velkomstmappe

2 Indholdsfortegnelse Indledning 3 Hvad er ectrl? 4 Deloitte og partnere 5 Support 6 Installation af ectrl 8 Oprettelse og administration af brugere 9 Hjælp til selvhjælp 14

3 Indledning Deloitte byder dig velkommen som bruger af ectrl. Formålet med denne vejledning er at hjælpe dig godt i gang og besvare de mest almindelige spørgsmål, der måtte opstå, når du går i gang med at bruge ectrl. 3 ectrl Velkomstmappe

4 Hvad er ectrl? ectrl er en såkaldt ASP-løsning. Det vil sige en standardløsning, der kan benyttes via internettet. Det betyder, at alle de moduler, du vil benytte i ectrl, er tilgængelige overalt i verden, hvor du kan få adgang til en internetforbindelse. ectrl er dermed aldrig længere væk end den nærmeste online computer. 4 ectrl Velkomstmappe

5 Deloitte og partnere I et samarbejde mellem revisorer og outsourcing-selskaber (under ét benævnt vores partnere i det efterfølgende) og Deloitte IT Solutions tilbydes ectrl som en fælles løsning. Vores partnere kan varetage assistance vedrørende økonomi- og regnskabsfunktionen, og Deloitte IT Solutions kan varetage it-assistance vedrørende løsningen. En del af vores partnere tilbyder at varetage virksomhedens økonomi- og regnskabsfunktion helt eller delvist. Mange af vores partnere råder over konsulenter på alle niveauer med regnskabserfaring og kompetencer inden for den interne økonomifunktion. Endvidere tilbyder en del af vores partnere tidsbegrænset assistance, hvor virksomhedens eget personale suppleres med regnskabskyndige konsulenter ved spidsbelastninger, implementering af økonomisystemer mv. 5 ectrl Velkomstmappe

6 Support Det er muligt at få hjælp, hvis der opstår problemer: Supporttelefonnummer: Åbningstider for supporten er: Mandag - torsdag kl Fredag kl Følgende dage er der lukket: Lør-, søn- og helligdage, samt juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Telefonsupport med supportabonnement Hvis brugeren har gennemgået de relevante kurser, kan der tegnes supportabonnement. Support koster 200 kr. pr. bruger pr. måned. Supportabonnementet tegnes for 1 år ad gangen. Alle forhold er yderligere beskrevet i supportaftalen, som kan rekvireres ved at sende mail til [email protected]. Telefonsupport uden supportabonnement Hvis der ikke er tegnet supportabonnement, vil alle ydelser fra Deloittes side blive faktureret efter følgende retningslinjer: Pr. påbegyndt kvarter og til den til enhver tid gældende pris, se mere her. 6 ectrl Velkomstmappe

7 Vagtnummer udenfor åbningstiderne Det er muligt at få adgang til et vagtnummer, der er bemandet udenfor åbningstiderne se siden Support på 7 ectrl Velkomstmappe

8 Installation af ectrl Gå ind på og vælg Installation af ectrl, eller vælg det direkte link her. Følg vejledningen for at programmet bliver installeret. 8 ectrl Velkomstmappe

9 Oprettelse og administration af brugere Før start og Hostingtræet Første gang ectrl åbnes, er der oprettet én brugergruppe med mindst én bruger. Hostingtræet under menuen AdminPlus er det centrale værktøj i administration af brugergrupper, brugere og regnskaber. Første gang Hostingtræet åbnes, ses et skærmbillede, der minder om nedenstående: Knappen under Dan Hosting objekt i højre side af skærmbilledet skifter funktion alt efter, hvor man står i Hostingtræet. Når man trykker på knappen, 9 ectrl Velkomstmappe

10 kommer en guide op, der hjælper en videre med oprettelse af brugergruppe, bruger eller regnskab Brugergrupper og Brugeradministration I ectrl administreres brugernes rettigheder ikke direkte. I stedet oprettes brugergrupper, som får tildelt relevante rettigheder gennem profilskabeloner. Profilskabeloner, der kan anvendes til brugergrupperne, er: 10 ectrl Velkomstmappe

11 Før man opretter brugere, er det derfor vigtigt nøje at overveje hvilke brugergrupper, der skal oprettes. Normalt vil man oprette en brugergruppe for hver ansættelsesgruppe. For at oprette en ny brugergruppe markerer man Brugergrupper i Hostingtræet og vælger funktionen Brugergruppe under Dan Hosting objekt. Under oprettelsen tilknyttes den relevante profilskabelon til brugergruppen. Oprettelse af nye brugere For at oprette en ny bruger i en brugergruppe, markerer man den relevante brugergruppe i Hostingtræet og vælger funktionen Bruger under Dan Hosting objekt. Når der oprettes nye brugere, tildeles de automatisk et bruger-id/-navn som består af 5 karakterer (alfanumerisk). Brugeren tildeles desuden et password som vælges af den person, der opretter ham/hende, og dette bør ændres første gang brugeren logger på ectrl. 11 ectrl Velkomstmappe

12 Det gøres ved at åbne menuen Værktøjer og her vælge Indstillinger. På denne side markerer man sin nuværende adgangskode og overskriver den. Når man flytter sig fra feltet, vil man blive bedt om at bekræfte koden. Bemærk, at passwordet er alfanumerisk og skal være mindst 8 karakterer. Koden udløber efter 3 måneder. Man vil blive adviseret om dette, hver gang man logger på i de 21 kalenderdage op til udløb. Brugerne har selvfølgelig ikke adgang til andre kunders brugere og deres regnskaber. Regnskaber Hvis I har brug for mere end ét regnskab, dannes et nyt regnskab ved at markere Virksomheder i Hostingtræet og vælge Dan Hosting objekt. Det er nødvendigt at tilknytte profilskabelonerne for det nye regnskab for hver brugergruppe da dette ikke sker automatisk. Som standard vil brugeradgangene stå til Ingen adgang. Ekstra moduler Alle Axapta-modulerne ligger i ectrl, og man skal derfor ikke bestille software, licenskoder eller andet, hvis man ønsker at anvende flere moduler. Man går blot i gang med at bruge det ønskede modul. Det kan være en god ide med lidt uddannelse inden brug, men alle funktioner kan bruges uden videre. Vær dog opmærksom på, at den månedlige faktureringskørsel undersøger, om der er lagt data ned i nye moduler. Ligger der data, går vi ud fra, at modulet er taget i brug, og der kommer en månedlig regning for modulet på det antal brugere, der er registreret hos jer. 12 ectrl Velkomstmappe

13 Dette skærmbillede viser alle modulerne: Konvertering af data, hvordan? Det er ofte en stor hjælp at få alle data fra det gamle system med over i det nye system, og derfor findes der i ectrl en række værktøjer til indlæsning af data fra andre systemer. Der findes en række standarddefinitioner til en lang række af de mest almindelige systemer på det danske marked, hvilket ofte betyder, at indlæsning af data i ectrl kan klares meget hurtigt, forudsat at kvaliteten af data fra det gamle system er i orden, og at der ikke er ændret i strukturen af data. Det er muligt selv at læse data ind, men man kan også få professionel assistance fra en systemkonsulent fra Deloitte IT Solutions til hele eller dele af arbejdet. Se også hjemmesiden for oplysninger om konvertering gennem anvendelse af skabeloner her. 13 ectrl Velkomstmappe

14 Hjælp til selvhjælp Vi vedligeholder en række tips og tricks omkring systemet. Disse ligger på og er i øvrigt tilgængelige direkte fra ectrl. Tryk på globussen oppe til højre i skærmbilledet, når du er på ectrl. På kan du finde informationer om løsningen, vejledninger og step by step-vejledninger. Nyhedsbrev Tilmeld dig vores nyhedsbrev på forsiden af så modtager du en mail, når der er aktuel information om ectrl. Dette kan fx være vejledninger eller tips og tricks til systemet. Skriv til os Det er vigtigt for Deloitte, at ectrl udvikler sig løbende. Hvis der måtte være ønsker til produktet, fx ændringer til standarden, nye faciliteter eller nye moduler/områder, der måtte have relevans, så send venligst en til [email protected] med en fyldig beskrivelse. Vi vil tage ønskerne med i vores fremtidige overvejelser. 14 ectrl Velkomstmappe

15 Vigtige navne, telefonnumre og adresser For at komme i kontakt med Deloitte IT Solutions kan følgende benyttes: [email protected] som er til vores supportfunktion. Telefonnumre: Deloittes telefonomstilling træffes på Support kan kontaktes på telefon Husk, at det koster penge at bruge support, hvis man ikke har abonnement! Der kan sendes post til følgende adresse: Deloitte IT Solutions Weidekampsgade København S Kontakt via mail: [email protected] 15 ectrl Velkomstmappe

16 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited