MediusFlow XI. FORRETNINGSsystemer 2013 Bo K. Larsen. næste generations workflow platform til optimering af dokumentprocesser.

Transkript

1 MediusFlow XI næste generations workflow platform til optimering af dokumentprocesser FORRETNINGSsystemer 2013 Bo K. Larsen

2 4 udviklingsprincipper hentet fra verdenen omkring os. Easy to use Powerfull Dynamic Controle - det skal være enkelt og mobilt - det skal optimere og effektivisere - det skal være fleksibelt og dynamisk - det skal give os overblik og kontrol

3 2005 Hvad siger dette? 2013

4 Udviklingsprincip #1 enkelt og mobilt Intuitivt let at lære og enkelt at bruge Mobilt skal være platform uafhængig Overblik alle funktioner i samme skærmbillede Global søgning semantisk søgning på alle dokumenter i samme søgefelt

5 Behov for effektivisering

6 Udviklingsprincip #2 optimér/effektivisér 4-vejs match match på linjeniveau mod Indkøbsordrer, varemodtagelse, Q/A mængde og kontrakt Før: faktura/år Efter: faktura/år Forretningslogik konfigurering af forretningslogik så godkendelsesproces for alle typer faktura optimeres Integrationer fuldt integreret til alle ERP-systemer

7 Fleksibelt & dynamisk

8 Udviklingsprincip #3 fleksibelt/dynamisk Workflow studio til at forenkle administrative processer og skabe overblik Èn platform til alle dokumentprocesser ikke kun leverandørfaktura Brugeroplevelse tilpasset egne ønsker Cloud eller i eget LAN

9 Data og kontrol

10 Udviklingsprincip #4 overblik og kontrol Control center tydlig og easy-to-use rapportering og dashboard Kun et klik.. for at finde historiske data i arkivet Overblik overblik over godkendelsesproces og dokumentflow

11 Mediusflow XI - Løsningsskitse DATAFANGST PDF, EDI, XML, og E-faktura ERP

12 2005 Easy to use Powerfull 2013 Dynamic ogooglebar Controle

13 by Gabriel

14 Elektronisk håndtering af leverandør fakturaer

15 Gabriel er en 162 år gammel og én af Europas førende leverandører af møbeltekstiler Hovedkontoret er beliggende i Aalborg Gabriel Holding A/S er børsnoteret på OMX Nasdaq Copenhagen. Koncernen har datterselskaber i Kina, Litauen og Tyskland Koncernen har yderligere salgsrepræsentation i Norge, Sverige, Finland, England, Frankrig, Spanien, Italien og USA.

16 GLOBAL PLAYER GABRIEL GMBH Sales office and showroom Bingen, Germany GABRIEL A/S / HOLDING Head office Aalborg, Denmark DISTRIBUTION CENTRES USA, Lithuania and China GABRIEL ASIA PASIFIC Sales offices Beijing, Shanghai and Guangzhou

17 Lidt om Gabriel Det primære driftsselskab, Gabriel A/S, håndterer ca leverandørfakturaer om året. Mere end 50% af fakturaerne er udenlandske. Selskabet er momsregistreret i Danmark, Litauen og Sverige. I de danske selskaber blev ERP-systemet M3 implementeret i oktober M3 benyttes også af flere selskabets underleverandører i Litauen. Koncernen benytter ABC (Activity BasedCosting) således, at alle forretningsenheder er oprettet som selvstændige business units, med selvstændigt budget- og resultatansvar. Der er mere en 20 business units i koncernen.

18 Nuværende setup Leverandørfakturaer opdeles i omkostnings- og varefaktura. Omkostningsfakturaer blev håndbåret rundt på kontoret til godkendelse af afdelingsansvarlige. Varefaktura blev sammenholdt med varemodtagelse i M3 og efterfølgende bogført manuelt. Massivt tidsforbrug i regnskabsafdelingen. Uddeling af fakturaer Manuel bogføring Frem findelse af bogførte fakturaer Fakturaer blev væk Fakturaer blev godkendt for sent og betalingsfrister blev ikke overholdt. Arkivering af fakturaerne I Litauen skal fakturaer gemmes i 10 år!

19 Baggrund for valg af Medius Markedet for elektronisk faktura indscanning blev afsøgt. Krav om at leverandøren havde kendskab til M3. Krav om global set-up grundet udenlandske enheder/kam Krav om PO matching Krav om at systemet kunne fungere i et Citrix miljø. Inforhavde scanningssystem, men dette krævede adgang for alle involverede til M3. Mediusopfyldte kravene til fleksibilitet, integration til M3, global set-up og ikke mindst, muligheden for PO match.

20 Projektforløb Ca. 4 måneders test- og implementerings tid. Go live ca. 1. juni 2013 Omkostningsfakturaer fungerer meget fornuftigt. PO match afventer fortsat endelig test godkendelse. Udfordring med styring af leverancer i forskellige måleenheder (m., kg., yards m.fl.)

21 Status En spændende og udfordrende proces for både leverandør og kunde. Forventet tidsbesparelse endnu ikke opnået (forventet ROI på 13,6 måneder) Omkostningsbesparelse på tidligere fejlagtigt godkendte fakturaer. Markant bedre omkostningsoverblik og forståelse for afdelingsledere.

22 Næste skridt Forsat arbejde med at få leverandører til at fremsende fakturaer elektronisk. Medius flow forventes på sigt at kunne arbejde sammen med EDI/ kundeportals-løsning.

23 Kontakt oplysninger Claus Toftegaard Financial Manager Gabriel A/S Tlf.:

24 Medius kort fortalt Etableret i FTEs kunder Global virksomhed med 10 datterselskaber: Sverige, Norge, Danmark, Finland, England, Holland, Frankrig, USA & Australien... og en lang række partnere Market leader in Invoice Automation Årets Readsoft partner: DK: 2011, 2012 SE: 2007->2012 NO: % Årlig vækstrate de sidste 7 år

25 Kunder opdelt på branche

26 Medius Danmark Etableret i ansatte 50+ kunder 50% af vores kunder er 2.gangs købere af system til optimering af leverandørfaktura processen

27 Spørgsmål

28 Kontakt info: Medius Danmark Bo K. Larsen M: