DOMI-ADMINISTRATION A.M.B.A. 1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 11. august 2014. Klokken : 17.30 Bestyrelsen for DOMI: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Torben Høholt Jensen THJ Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Hanne Frydendahl HF Best. medlemmer: AAB og BMB Søren Hasløv (SH), Peter B. Nielsen (PBN), Herdis Larsen (HL), Frederik Schrøder (FS), Claes Jensen (CJ) og Jan Hermansen (JH) Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: Hanne Frydendahl. EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Godkendelse af dagsordenen DOMI ADMINISTRATION. AAB i Odder. Beder-Malling Boligforening Godkendt. Godkendt. Godkendt. 2. Godkendelse af referatet fra den 26. juni 2014 DOMI ADMINISTRATION. AAB i Odder. Beder-Malling Boligforening Godkendt uden bemærkninger. Godkendt uden bemærkninger. Godkendt uden bemærkninger. 3. Gentagelse: Punkt 3 C fra bestyrelsesmøde den 26. juni 2014. Hvilken type af bestyrelsesarbejde skal man satse på, skal rapporteringen være anderledes, skal vi til at evaluere os selv m.v. Det blev besluttet at nedsætte et udvalg bestående af THJ, HL, CJ og UV, som nærmere skulle fastlægge strategien for udformningen af den fremtidige dagsorden. Der tages udgangspunkt i materialet: Det værdiskabende bestyrelsesarbejde. Bestyrelsen ønskede bl.a.at der arbejdes på: At dagsordenen ligger på et højere niveau.
2 Det set i lyset af foreningens størrelse pr. 1. januar 2015. At dagsordenen suppleres med en kort redegørelse fra hvad der måtte være hændt siden sidste møde. Et årshjul. Økonomi (råbalance), Budgetter og regnskaber. 4. Gentagelse: Punkt 3 D fra bestyrelsesmødet den 26. juni 2014. Hvorledes får vi allerede nu tiltrukket evt. nye kandidater til repræsentantskabet og afdelingsbestyrelserne i DOMI Bolig. DOMI Bolig ønsker at styrke bestyrelserne i rollen som beslutningstagere. Vi tilbyder kurser til afdelingsbestyrelsesmedlemmer som minimum indenfor: Introduktion til beboerdemokrati Budget og regnskab Tilbyde afdelingsbestyrelses seminar 1 gang årligt (2 dags kursus)??? Herudover er ambitionsniveauet i højere grad, at tilbyde interesserede værktøjer, som kan bruges på jobbet, i klasseråd, i idrætsforeninger og meget andet. Denne læring kan eksempelvis gives i form at intern- og ekstern uddannelse i: Kommunikation Kultur og forandringer (muligvis anden overskrift) Præsentationsteknik Mødeledelse UV fremkommer med forslag til datoer. 5. Gentagelse: Punkt 3 F fra bestyrelsesmødet den 26. juni 2014. Tiltag i forhold til medarbejderne. Kort drøftelse gentagelse til næste bestyrelsesmøde. THJ - UV
6. Nye afdelingsnumre jf. indstilling fra administrationen. Nye afdelingsnumre: 3 Det viser sig, at afdelingsnumre over 100 ikke teknisk lader sig gøre. Vi er meget styret af kommunikationen med NETS som i forbindelse med udbetaling af boligsikring- / ydelse styre disse med 10 karakterer. 2 på selskab 2 på afdeling 4 på lejemålet 2 på lejer Administrationens indstilling blev godkendt. Det betyder, at afdelingerne i AAB forbliver afdeling 1 til 30. BMB får pr. 1. januar 2015 nye afdelingsnumre dog tilrettet således, at bagerste nummer i nuværende afdelingsnumre bibeholdes: Nuværende Fremadrettet 1 31 2 32 3 33 4 34 5 35 6 36 7 37 8 38 9 39 10 40 11 41 13 43 14 44 15 45 16 46 7. Godkendelse af forretningsorden for DOMI Bolig. Punktet udsættes foreløbigt, til bestyrelsen har fastsat hvilken form for bestyrelsesarbejde der fremadrettet skal satses på.
8. Personalesager: Orientering om fremsendt uenighedsprotokollat fra ESL vedrørende manglende afholdelse af MUS-samtaler med enkelte medarbejder. Der afholdes møde med BL, ESL og Ejendomsfunktionærernes fagforening den 20. oktober 2014. 4 Ansættelse af yderligere administrativ medarbejder Administrationen er, og har igennem en lang periode været meget presset på stigende arbejdsmængder, hvilket ikke kan tilskrives fusionsaftalen. Vi mærker tydeligt at der stilles større og større forventninger til administrationen, fra beboerne men også fra afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen. Mængden af klager er stadig stigende og kræver mange ressourcer. Hertil kommer lovpligtige indberetninger, EDB, telefoni og arbejde med hjemmesiderne. Der er et stadigt større behov for at kunne tilbyde beboerne / medlemmerne de korrekte og relevante oplysninger. Der arbejdes således på, at afdelingsbestyrelsesmedlemmerne kan få tilgang til foreningens server og få økonomioplysninger. Indscanning af fakturaer m.v. m.v. Medarbejderen er tænkt ind i huset som en fastansættelse når tiden er korrekt. THJ forespurgte om det kunne være tale om en projektmedarbejder med begrænset ansættelse. FVN ønskede måske en yderligere præcisering. SEJ: Vi skal passe på at det ikke rammer administrationsbidraget for hårdt. UV oplyste, at den administrative indstilling til en ny medarbejder er meget velovervejet. Administrationen er om nogen interesseret i, at administrationsudgifterne holdes på så
5 lavt niveau som overhovedet muligt. Men p.t. er administrationens lønomkostninger ikke retvisende, henset til at mange af medarbejderne har meget overarbejde. Det tidsmæssige engagement er således fordelt på for få medarbejdere. Vi skulle nødigt ende med syge medarbejdere, på bekostning af et lavt administrationsbidrag. Der arbejdes i retning af at ansætte en medarbejder som dels kan hjælpe i serviceafdelingen med rekvirering af håndværkere og telefonpasning, og dels kan hjælpe til i bogholderiet. 9. Erhvervsstyrelsens tilbagemelding vedr. offentliggørelse af fusionen. Erhvervsstyrelsen oplyser i mail 4. august 2014, at ingen af de fusionerende selskaber er omfattet af Lov om visse erhvervsdrivende virksomheder (LEV), hvorfor 21 a ikke finder anvendelse for denne sammenlægning. Der skal således ikke ske offentliggørelse af fusionsplan, og jeg foretager mig derfor ikke yderligere i denne sag. Styrelsen oplyser desuden, at vi skal være opmærksom på, om denne sammenlægning kan betyde, at der skal anmeldes af ophør af nogle af selskaberne, da de i dag er registreret for pligter (alene en skattemæssig registrering). 10. Informationsprocessen til beboerne vedr. DOMI Bolig: Opfølgning på fusionsaftalen. - Information til beboerne om fusionen, værdier mv. - Info om Århusbolig (til gl. Odderbeboere) - Opdatering af hjemmesiderne (frem til nytår) UV arbejder videre med TUEN. UV og TUEN udarbejder materiale til medlemmerne i AAB (alla lig med det udsendte materiale til medlemmerne i Aarhus) Diverse info.
- Tilpasning af 1 fælles hjemmeside pr. 1/1. 6 Økonomiafdelingen og Secoya arbejder med færdiggørelsen. 11. Orientering om den praksis som foreningen anvender i forbindelse med syn af lejligheder. Linje 31 på synsrapporten gulvbehandling. Gulvbehandling ved en fraflytning og hvem der skal betale!!!. Det er tidligere drøftet med organisationsbestyrelsen og med formandskabet, at for at højne niveauet i boligerne vil gulvene ved en fraflytning altid blive behandlet med én gang lak. Da denne i udgangspunktet betragtes som misligholdelse anføres denne under linje 31 og overføres til linje 15 således, at fraflytter derved opnår en procentgodtgørelse. Det er også besluttet i formandsskabet, at vi ved revidering af vedligeholdelsesreglementet skulle have dette tilrettet. 12. Besigtigelsestur rundt i afdelingerne. UV indkalder via Doodle. Der kan blive tale om følgende dage: Den 13. september fra kl. 9-17 Den 20. september fra kl. 9-17 Den 18. oktober Den 25. oktober Den 8. november Den 15. november 13. Deltager i afdelingsmøderne på tværs af organisationerne. Flere bestyrelsesmedlemmer har tilkendegivet. De resterende bedes i løbet af 8 dage give UV besked herom. Bestyrelsen ønskede udleveret tjekliste / materialet til dirigentrollen. 14. Styringsrapporter. Til udtaleles ved afdelingsbestyrelserne. BMB indsendes 11.08.2014 AAB indsendes 25.08.2014 Få afdelinger har haft kommentarer til administrationens udsendt for fortrykte styringsrapport.
15. Eventuelt. Intet. 7 Arbejdernes Andelsboligforening i Odder: 16. Nybyggeri Østervænget: a) Licitation den 13. august 2014 kl. 13.00. b) Underskrive pantebrev kr. 28.733.000,- c) Byrådsmøde d.d. pkt. 4: Godkendelse af lokalplan 1124 Østervænget. d) Byrådsmøde d.d. pkt. 19: Gokende skema A Underskrevet af FVN, SEJ og UV 17. Byrådsmøde d.d. pkt. 13 Godkende AAB s årsregnskab for 2013. 18. Møde med Odder Kommune Mødets formål var, at aftale nogle fælles retningslinjer for at optimere samarbejdet. a) DOMI s bekymring for, at nogle enkelte af vores beboere mistrives. b) Opsigelse af boligen ved manglende betaling af husleje. c) Kommunens interesse for flere boliger i tilknytning til Åhusene. Mødet var meget givtigt, og det er aftalt at man indenfor for de etiske og moralske regler vi én gang arbejder med, og med fuld diskretion og hensyntagen til den evt. skærpede tavshed som måtte være i disse sager, at vi sammen på forkant prøve at samle de upassende og problematiske forhold op som kan opstå, lejer og lejer / lejer og boligorganisation imellem. Der er specielt fokus på flyttesager, manglende betaling af huslejer og ikke mindst de forhold hvor boligorganisationen er / bliver opmærksom på børnenes trivsel. Det skal understreges at forholdet med Kommunen er gensidigt.
19. Porteføljeplejeaftale: Saxo Privatbank: Pr. 30. juni 1,08% perioden Pr. 31. juli 1,24% perioden 8 PP Capital Pr. 30. juni Pr. 31. juli 2,11% perioden 2,24% perioden Djurslands Bank: Pr. 30. juni 1,82% perioden 20. Information til afdelingsformændene vedr. storskraldsordning Der har hen over sommeren verseret rygter om at storskraldsordningen med Renosyd ikke længere var gældende. Rygtet har sandsynligvis sin grobund i at Renosyd før sommerferien ønskede at undgå at køre forgæves til enkelte af vores afdelinger hvor det viste sig at der ikke var storskrald. Det gælder i yderområderne Saksild, Gylling og Hundslund. Desværre fik Renosyd noteret Hov med blandt de afdelinger der ikke skulle have fast afhentning. Bort set fra denne misforståelse er der ikke ændret vedrørende storskrald i de øvrige afdelinger. På trods af dette har det vedvarende været rygtedes at storskrald var stoppet med fast afhentning - det er ikke tilfældet. Den aftale der d.d. er med Renosyd omkring storskrald er følgende: 21. Eventuelt. Intet
Beder-Malling Boligforening: 9 22. Porteføljeplejeaftale: Saxo Privatbank: Pr. 30. juni 1,06% perioden Pr. 31. juli 1,22% perioden Djurslands Bank: Pr. 30. juni 1,78% perioden 23. Underskrive fuldmagt til direktøren Aftale med Nets Danmark. Underskrevet af THJ og UV. 24. Rykket BL / forhandlingsudvalget for en kvoteplan. 25. Eventuelt Intet. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Bestyrelsesmøder: Den 29. september 2014 Den 3. november 2014 Den 11. december 2014 Formandsmøde i 2013-2014: Møderne starter kl. 18.00 Den 11. december 2014 Kreds valgmøde: Kurser: For nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 23. oktober kl. 19.00
10 Repræsentantskabet DOMI Bolig: Den xx. maj 2015 Malling Kro kl. 18.00. Almene Boligdage i Bella: Den 5. 6. september 2014 Odder den / 2014 DOMI ADMINSTRATIONS Bestyrelsens godkendelse af referatet: AAB i Odder Bestyrelsens godkendelse af referatet: Beder-Malling Boligforening Bestyrelsens godkendelse af referatet: