Ikast-Brande Kommune Erhverv og Fritid Rådhusstrædet 6 7430 Ikast Vejledning til lokaletilskud i Ikast-Brande Kommune Hvem kan modtage lokaletilskud? Godkendte folkeoplysende foreninger kan søge om lokaletilskud til egne eller lejede lokaler eller haller og lejrpladser. Hvordan søger vi om lokaletilskud? Hvis din forening ønsker at søge om lokaletilskud hos Ikast-Brande Kommune skal I registrere Jeres forening i vores puljecenter på adressen: https://puljer-ikast-brande.emply.net/career/. ANSØGNINGSFRISTEN ER DEN 31. MARTS HVERT ÅR Når I efterfølgende logger ind med Jeres bruger, kan I se hvilke tilgængelige puljer der kan søges hos Ikast-Brande Kommune, herunder lokaletilskud. I kan også tilmelde Jer en overvågningsagent, som vil give besked hver gang der offentliggøres en ny relevant pulje på fritidsområdet. Hvilke materialer skal vi bruge til at søge om lokaletilskud? Når I søger om lokaletilskud hos Ikast-Brande Kommune skal der vedlægges en række materialer, som dokumenterer de oplysninger I angiver i ansøgningsprocessen. Regnskab (underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer og foreningens valgte revisor) Medlemsliste som indeholder navn, fødselsår, post nr. for bopæl Dokumentation for de udgifter som din forening søger lokaletilskud til, hvis de ikke fremgår specifikt og utvetydigt af regnskabet Erhverv og Fritid kan forlange, at din forening indsender dokumentation på alle de af foreningen angivne udgifter, hvis udgiften ikke præcist og utvetydigt fremgår af foreningens regnskab. Hvis foreningen ikke kan indsende dokumentation for udgifterne, forbeholder Erhverv og Fritid sig retten til at trække de ikke-dokumenterede udgifter ud af foreningens opgørelse. Særligt omkring regnskab Det skal tydeligt fremgå af foreningens regnskab, hvad der er udbetalt i form af lokaletilskud fra Ikast-Brande Kommune, hvis foreningen tidligere har modtaget dette. Hvis det ikke fremgår af foreningens regnskab, kan Erhverv og Fritid forlange at få tilsendt et tilskudsregnskab fra foreningen og for dennes regning. Hvis foreningen ikke kan indsende et tilskudsregnskab, kan Erhverv og Fritid tilbageholde lokaletilskuddet. Det er vigtigt at du har ovennævnte materialer liggende på din PC når du begynder ansøgningsprocessen, da materialerne skal vedhæftes undervejs.
75 % og 100 % foreninger Lokaletilskudsprocenten er på 100 % for nogle foreninger, mens andre foreninger modtager 75 % i lokaletilskud af deres tilskudsberettigede udgifter før fradrag. Lokaletilskudsprocenten afhænger af, hvilke aktiviteter din forening dyrker. For 2015 fik foreninger med følgende aktiviteter 100 % i lokaletilskud før fradrag for medlemmer over 25 år: Atletik, Håndbold, Badminton, Spejder, Cykling, Svømning, Fodbold, Tennis, Gymnastik, Taekwondo, Handicapsport/- aktiviteter og Volleyball. For 2015 fik foreninger med følgende aktiviteter 75 % i lokaletilskud før fradrag for medlemmer over 25 år: Billard, Motorcross, Bueskydning, Motorcykel, Faldskærmsudspring, Motorløb, Fitness, Musik, Filmklub, Ridning, Fiskeri Skydning, Folkedans, Skiløb, Golf, Skateboard, Hundetræning, Squash, Internet, Søndagsskole, Jagt, Teater, Modelflyvning og Ungdomsarbejde. Tilskudsberettigede udgifter og ikke-tilskudsberettigede udgifter Følgende udgifter er tilskudsberettigede og kan skrives på lokaletilskudsopgørelsen: Udgifter til egne lokaler, herunder haller samt lejrpladser (ikke ude arealer m.m.) Renter af prioritetsgæld (ikke afdrag) Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen (bygningsforsikring, ikke erhverv- eller løsøreforsikring) Udgifter til almindelig vedligeholdelse (ikke forbedringer) Udgifter til opvarmning og belysning Udgifter til rengøring og eventuelt fornødent tilsyn (løn til rengøring skal kunne dokumenteres indberettet til SKAT) Lejede lokaler, herunder haller samt lejrpladser til det aftalte lejebeløb Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten samt til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn Hvilke udgifter ydes der ikke tilskud til? Følgende udgifter er ikke tilskudsberettigede og må ikke skrives på lokaletilskudsopgørelsen Lokaleudgifter i forbindelse med offentlige, entrégivende arrangementer Lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil, herunder andespil, bingo og lignende, hvori der indgår økonomisk gevinst for foreningen Udgifter til lokaler - bortset fra svømmehaller og lignende - til hvilke andre samtidig har adgang mod betaling Lokaleudgifter i egne eller lejede lokaler, hvor der ikke er tale om folkeoplysende aktivitet - som eksempelvis kun overnatning eller bespisning Lokaleudgifter til nye lokaler, lejrpladser samt nye lejemål (ikke haller), hvis dette medfører væsentlige merudgifter for kommunalbestyrelsen Sidst i denne vejledning kan du få et bedre overblik over, hvilke udgifter der er tilskudsberettigede og hvilke udgifter der ikke er. Vær opmærksom på, at listen ikke er udtømmende. Fradrag (25-års reglen) Der laves fradrag for alle foreninger med medlemmer på 25 år eller derover, som søger lokaletilskud. Antallet af medlemmer skal skrives i ansøgningsprocessen og din forening skal vedhæfte en medlemsliste, som dokumenterer antallet af medlemmer over på 25 år eller derover. Det er kun medlemmer der laves fradrag på, så husk på ikke at medtage instruktører, trænere, og ledere i ansøgningen. Eksempel: En 100 % forening har tilskudsberettigede udgifter for 100.000 kr. Foreningen har i alt 100 medlemmer, hvoraf 40 medlemmer er over 25 år, svarende til 40 %. Fradraget bliver da 40 % af 100.000 kr., svarende til 40.000 kr. Eksempel: En 75 % forening har udgifter for 100.000 kr. og dermed tilskudsberettigede udgifter for 75.000 kr. Foreningen har i alt 100 medlemmer, hvoraf 40 medlemmer er over 25 år, svarende til 40 %. Fradraget bliver da 40 % af 75.000 kr., svarende til 30.000 kr.
Krav om benyttelse af folkevalgt, registreret eller statsautoriseret revisor Din forening afgør selv, hvorvidt I ønsker at benytte en folkevalgt, registreret eller statsautoriseret revisor. Det er dog et krav, at foreninger, der modtager et højere tilskud end 300.000 kr. pr. år, skal benytte en registreret eller statsautoriseret revisor. Hvis din forening i forrige kalenderår har modtaget over 300.000 kr. i tilskud fra Ikast-Brande Kommune fra puljerne aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud til lederuddannelse, så skal din forening benytte en registreret eller statsautoriseret revisor til at underskrive foreningens regnskab og erklæring til Ikast-Brande Kommune i forbindelse med ansøgning om lokaletilskud. Vær desuden opmærksom på, at foreningens regnskab offentliggøres. Uanset valg af revisor, skriver denne ikke under på forhold vedrørende lovgivning om indhentelse af børneattester. Krav om indhentelse af børneattester Alle folkeoplysende foreninger der modtager tilskud eller får anvist lokaler, har pligt til at indhente børneattester i det omfang foreningen ansætter eller beskæftiger personer hvad enten de er lønnet eller ej, hvis de i forbindelse med deres opgaver har direkte kontakt med børn og unge under 15 år. Folkeoplysende foreninger har således pligt til årligt at indsende Erklæring om indhentelse af børneattest til Erhverv og Fritid. Når du søger lokaletilskud skal du ikke indsende Erklæring om indhentelse af børneattest. I stedet skal du, i ansøgningsprocessen, erklære dig enig i at dette er gjort. Lokaler uden for Ikast-Brande Kommune Hvis din forening lejer lokaler uden for Ikast-Brande Kommune ydes der tilskud til 75 % af lejeudgiften før fradrag. Du skal kontakte Erhverv og Fritid før du lejer dig ind i et lokale uden for Ikast-Brande Kommune, da vi måske kan anvise dig et egnet lokale i kommunen. Der kan således ikke ydes lokaletilskud til leje af lokaler uden for Ikast-Brande Kommune, hvis du ikke forud herfor har henvendt dig til Erhverv og Fritid og forhørt dig herom. Hvis vi ikke kan anvise et egnet lokale skal du bede om en skriftlig bekræftelse og herefter vil udgiften være tilskudsberettiget jf. retningslinjerne. Undtaget for dette er spejderforeninger. Nye lejemål eller ændring af lejemål i selvejende haller Folkeoplysningsudvalget kan efter en ren individuel vurdering, vælge at nedsætte din forenings tilskud, hvis driftsudgifterne for lokalet ikke (længere) står i rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til lokalets anvendelse i øvrigt. I Ikast-Brande Kommune ydes der ikke lokaletilskud på baggrund af KL s timetakster. Lokaletilskud til golfklubber Til golfklubber ydes der lokaletilskud ud fra et fast tilskud pr. medlem, svarende til 75 % af 555 kr. om året pr. medlem i aldersgruppen 0-24 år. Ridehalsbund Der ydes maksimalt et tilskud til vedligehold af ridehalsbund på 10.000 kr. pr. år pr. ridehal. Der skal vedhæftes dokumentation for at udgiften er afholdt i ansøgningen om lokaletilskud. Lysanlæg ved fodboldbaner Fra 1. januar 2015 gælder der særlige regler for lysanlæg ved fodboldbaner i Ikast-Brande Kommune: EL-udgifter Fremover håndteres refusion af EL-udgifter til lysanlæg via lokaletilskudsordningen. Der sker fradrag for medlemmer over 25 år. Tilsyn Fremover håndteres refusion af udgifter til tilsyn via lokaletilskudsordningen. Der refunderes maksimalt 2.000 kr. pr. lysbane pr. år efter dokumenterede udgifter. Tilsynet til lysanlæg skal dokumenteres separat i foreningens regnskab. Vedligehold Fremover håndteres refusion af udgifter til vedligehold af lysanlæg via lokaletilskudsordningen. Der ydes et årligt tilskud på 75 % af udgiften til vedligehold af lysanlæg dog maksimalt 5.000 kr. pr. lysbane pr. år.
Udgifter til el, tilsyn og vedligehold af lysanlæg ved fodboldbaner skal angives særskilt i ansøgningsprocessen. Du skal derfor være omhyggelig med at sørge for, at udgifterne til disse ikke også angives i den generelle driftsopgørelse. Udgiften kan ikke tælles med som en tilskudsberettiget udgift flere gange! Fradrag for lejeindtægter 1. Der sker ikke fradrag i din forenings lejeindtægter, hvis lejer er en kommunal institution 2. Der sker ikke fradrag i din forenings lejeindtægter, hvis lejer er en anden folkeoplysende forening fra kommunen, og der er tale om foreningsrelateret brug (altså ikke privat) 3. Er lejer derimod en lokal ikke-folkeoplysende forening eller er der tale om en forening uden for kommunen, så fradrages din lejeindtægt 4. Kommerciel / privat udlejning fradrages altid Vedrørende punkt 2., så er det fastsat, at en lokal folkeoplysende forening, der lejer sig ind hos en anden lokal folkeoplysende forening, skal have forespurgt om anvisning af kommunale lokaler og fået afslag, før der kan ydes lokaletilskud til foreningens lokaleudgift. Det skal kunne dokumenteres af foreningen, hvis denne forespørgsel har fundet sted og altid via Ikast-Brande Kommunes bookingsystem, Conventus. Er der tale om en væsentlig udvidelse af foreningens aktivitetsniveau, kan Folkeoplysningsudvalget vælge ikke at imødekomme ansøgningen til lokaleudgiften, såfremt ansøgningen medfører væsentlige merudgifter og der er tale om lokaler, som foreningen ikke tidligere har modtaget tilskud til. Stikprøvekontrol Erhverv og Fritid foretager stikprøvekontrol ud fra følgende retningslinjer: - Minimum 10 % af de foreninger, som har ansøgt til puljen udtrækkes til stikprøvekontrol. - Alle foreninger, hvis samlede antal tilskudsberettigede udgifter overstiger sidste års tilskudsberettigede udgifter med 20 % eller derover, udtrækkes til stikprøvekontrol. - Alle nye foreninger, som ansøger om lokaletilskud for første gang, udtrækkes til stikprøvekontrol. Såfremt det viser sig, at 10 % eller flere af foreningerne har 20 % eller højere tilskudsberettigede udgifter i forhold til sidste år, udtrækkes alene disse foreninger til stikprøvekontrol. Såfremt det viser sig, at færre end 10 % af foreningerne har 20 % eller højere tilskudsberettigede udgifter i forhold til sidste år, udtrækkes de foreninger som er tættest på 20 % stigningen i tilskudsberettigede udgifter i forhold til sidste år og op til 10 % af det samlede antal foreninger. Erhverv og Fritid forbeholder sig desuden retten til, vilkårligt, at udtage yderligere foreninger til stikprøvekontrol. Hvis din forening udtages til stikprøvekontrol, vil du blive kontaktet af en medarbejder fra Erhverv og Fritid og få nærmere information om proceduren. Hvordan udbetales vores lokaletilskud? Når du har ansøgt om lokaletilskud og vedlagt de obligatoriske materialer, gennemgår og behandler Erhverv og Fritid din ansøgning. Når Erhverv og Fritid har behandlet alle ansøgninger efter ansøgningsfristen vil dit tilskud blive udbetalt. Vi bestræber os så vidt muligt på at lokaletilskuddet er udbetalt inden sommerferien. Lokaletilskuddet udbetales til din forenings CVR-nummer som skal være tilknyttet en NemKonto. Hvis din forenings CVR-nummer ikke er tilknyttet en NemKonto, så kontakt Jeres bank eller pengeinstitut.
Kontakt Erhverv og Fritid: Sidst opdateret d. 21-12-2016 af Lasse Østergaard, Erhverv og Fritid Teamleder for Erhverv og Fritid Lone Jager Neldeberg tlf.: 9960 4152 mail: lonel@ikast-brande.dk Fritidskonsulent Karsten Sommer tlf.: 9960 4154 mail: kakso@ikast-brande.dk Kontorassistent Mette-Kirstine Jacobsen tlf.: 9960 4150 mail: mejac@ikast-brande.dk Kontorassistent Lasse Østergaard tlf.: 9960 4156 mail: laros@ikast-brande.dk
Tilskudsberettigede og ikke-tilskudsberettigede udgifter Sidst opdateret d. 21-12-2016 af Lasse Østergaard, Erhverv og Fritid Post Art Tilskudsberettiget Ikke-tilskudsberettiget 1. Renter af prioritetsgæld (tinglyste lån på bygninger) Renteudgifter Administrationsbidrag Afdrag Gebyrer Stempeludgifter Depositum Morarenter Øvrige udgifter ved låneoptagelse og omlæsning 2. Lejebeløb (haller, lokaler og Årlig leje jf. lejekontrakt til lokaler, Lejeudgift til garage, redskabsrum lejrpladser) 3. Skatter, afgifter og forsikringer vedr. egne haller, lokaler og lejrpladser 4. Almindelig vedligehold (ikke forbedringer) hvor der er aktivitet Ejendomsskatter Skorstensfejning Rottebekæmpelse Vandafgift Spildevandsafgift Renovation Oliefyrsabonnement Slamsugning Bygningsforsikring (brand og tyveri, glas, kummeforsikring) for egne bygninger Lovpligtig arbejdsskadeforsikring for rengøringspersonale Lister Plader Søm Maling/olie Fugemasse Flis til ridebund Reparationsudgifter/imer El-pærer Pensler Tapet Småting købt i byggemarked og selv sat op Nøgler/låsesystemer Ildslukkere m.v. Telefonabonnement TV-licens Løsøreforsikring (inventar, EDB-udstyr, maskiner m.v.) Erhvervsforsikring Øvrig ansvarsforsikring / arbejdsskadeforsikring Udgifterne bliver til Ekstraordinær Lokaletilskud når: Gulvbelægning udskiftes Døre og vinduer udskiftes Fast inventar udskiftes (kaffemaskine, komfur/ovn, køleskab) Fyr udskiftes Vægge flyttes eller der laves ny efterisolering Almindelige reparationer af yderdøre, loft, vægge, vinduer, gulv, komfur, håndvask og toilet. 5. Opvarmning og belysning Vand El Varme 6. Rengøring og evt. fornødent tilsyn Gulvspand Klude Koste Støvsugerposer Wc-rens Skraldeposer Affaldsvogn samt rengøringsmidler Lønudgift som kan dokumenteres via lønindberetning til SKAT Leje af måtter Vinduesvask ved firma Lønudgifter/honorar til ekstraordinært tilsyn med lokaliteter udenfor dagtimerne (Lovpligtige eller af sikkerhedsmæssige årsager. Tilsyn skal kunne dokumenteres) Håndsæbe Toiletpapir Køkkenruller Viskestykker Håndklæder Servietter Duftblokke Vaskepulver Kaffefiltre Opvaskebaljer Plastbægre mv. Lønudgifter/honorarer (eller dele af lønudgifter) til trænere, ledere, ansatte i klubhuse eller administratorer i foreninger. Specielle forhold evt. opbevaring af våben eller
ekstraordinært kostbart materiale dog jf. reglerne for Ekstraordinær Lokaletilskud. Dette gælder også oprettelse og drift af alarmsystemer. Øvrige forhold Ved krav om ændringer i installationer, lovliggørelse af forhold mm., skal der altid søges puljen til Ekstraordinært Lokaletilskud. I henhold til Folkeoplysningsloven er det alene udgifter i forbindelse med lokalerne/bygningen, der er tilskudsberettigede, og ikke løsøre, inventar, rekvisitter m.m. Der ydes tilskud til lejrpladser. Der kan ikke medtages udgifter til udendørs arealer som parkeringsplads, kloak- og rør forbindelser, bander langs baner og petanquebaner. Der ydes således ikke tilskud til emner som: fjernsyn, telefon, edb, internet, spil, musikanlæg, avudstyr, aktivitetsudstyr, borde og stole, udsmykning, kontormøbler, kontormaskine og plæneklipper. For rideklubber gælder, at der ikke ydes tilskud til stalde. Der ydes ikke tilskud til lokaleudgifter ved offentlige éntregivende arrangementer herunder ej heller reklame- og sponsorindtægter. Der ydes ikke tilskud til lokaleudgifter i forbindelse med andespil, bingo eller lignende indtægtsgivende arrangementer. Der ydes ikke tilskud til gebyrer på kommunale lokaler eller tilsvarende.