Generalforsamling Grundejerforeningen Stangkjær 25. marts 2010 Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse 4. Forslag fra medlemmer og bestyrelse a. Legeplads i Stangkjær b. Vedtægtsændringer (se www.stangkjaer.dk) c. Salg af materiel 5. Fremlæggelse af budget og forslag til kontingent 6. Valg af bestyrelse 7. Valg af suppleanter til bestyrelse 8. Valg af andre poster a. Revisorer b. Revisorsuppleanter c. Farveudvalg 9. Eventuelt Ad 1) Valg af dirigent Gert Skov blev valgt uden modkandidater. Et medlem afleverede en dirigentklokke som gave til foreningen Starter med at konstatere at generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Bemærkninger til dagsordenen fra Per Tietgen om at de bestyrelsesmedlemmer der er på valg nævnes ved navn i indkaldelsen, herunder om de er villige til genvalg. Ad 2) Bestyrelsens beretning Generelt Så er der gået et år siden vi var samlet sidst og det har for os i bestyrelsen været et lidt mærkeligt år. Vi startede ud med at stå med ingenting. Dvs. en blank side vi skulle begynde vores arbejde med. Da alle i bestyrelsen var nyvalgte, stod vi på temmelig bar bund og det har desværre ikke været muligt, at få hjælp fra den afgående bestyrelse, så det har sat sit præg på vores arbejde i året der er gået. Vi har haft fokuseret på, at få det til at fungere på en tilfredsstillende, måde mens vi løbende har forsøgt at danne os et overblik over de opgaver der er nu en gang er for en bestyrelse af en grundejerforening. Side 1
Nu her efter vores første år har vi fundet ind i en rytme, hvor vi har en fornemmelse af, at have været rundt om alle forhold der vedrører Stangkjær i den udstrækning vi har selv har kunnet skaffe informationer. Som I nok har bemærket har vi ikke udgivet Stangkjær nyt i det forgangne år. Som jeg vil komme ind på senere i beretningen har vi valgt at informere på en anderledes måde end tidligere. Grønne områder Vi har været tilbageholdende med vedligeholdelse af de grønne områder og kun foretaget græsslåning og minimal beskæring for at holde udgifterne på et minimum, for at få et overblik over udgiftsniveauet. Vi bad gartnerfirmaet STV Maskinservice fra Stenløse om at udføre disse opgaver for os i 2009. Vi har nu dannet os et godt og fornuftigt overblik over omfanget af vedligeholdelsen og indgået aftale med STV der i 2010 også vil sørge for græsslåning hver 14. dag, tømning af skraldespande og ikke mindst beskæring og pleje af halvdelen af de grønne områder. Grunden til, at vi har valgt at gøre det på denne måde er, at vi i en 2årig periode vil få de grønne områder og træer blive vedligeholdt og beskåret således, at hele grundejerforeningens område vil være gennemgået og ajourført. På det tidspunkt vil vi så kigge på, om der fortsat er behov for en lige så massiv vedligeholdelse. Der har i årets løb været henvendelser fra ejere der har givet udtryk for, at der var beplantning der var til gene og vi har derfor besluttet, at beskæring mm. først foretages der, hvor de største gener er. Bestyrelsen vil derfor inden længe tage kontakt til de der har tilkendegivet gener for, at vi i sammen med STV får udført beskæring så gener fremover minimeres. Materiel På baggrund af den beslutning vi i bestyrelsen har truffet om, at vedligeholdelse af de grønne områder skal varetages af en ekstern udbyder finder vi det ikke længere formålstjenligt, at foreningen er i besiddelse af materiel til f.eks. græsslåning, buskrydning, hække klipning og bortkørsel af grenaffald. Blandt andet er græsslåmaskinen er forbundet med omkostninger til forsikring og vedligehold og da vi ikke længere ønsker at gøre brug af denne har vi stillet til forslag, at vi afhænder det materiel vi ikke længere ønsker at gøre brug af. Fælleshus Vi havde i bestyrelsen håbet på, at kunne oplyse om status på projekteringen omkring opførelse af fælleshus. Beklageligvis har bestyrelsen først i mandags modtaget sparsom information fra den tidligere bestyrelse herom, hvorfor det desværre endnu ikke har været muligt at følge op på dette og blive opdateret inden denne generalforsamling. Det er selvfølgelig i vores interesse, at information og oplysninger om udviklingen bliver videregivet til medlemmerne og vi vil så snart vi også her har dannet os et overblik løbende informere Jer nærmere. Legeplads Side 2
Med hensyn til den opfordring vi fik på generalforsamlingen sidste år, har vi har arbejdet lidt videre og undersøgt mulighederne for at etablere en legeplads i foreningen. Vi vil derfor informere om dette under punkt 4 ud fra den beslutning der bliver truffet arbejde videre. IT og informationer Vi har opdateret hjemmesiden og givet den et nyt udseende. Vi har påtænkt, at vi i fremtiden vil benytte den som informationskanal til medlemmerne i forbindelse med nyheder og opdateringer som er foreningen vedkommende. Det kunne f.eks. være status på fælleshus, de grønne områder og generel information i almindelighed. Bemærkninger til beretningen Spørgsmål: Beskæringen er allerede foretaget. Svar: Bestyrelsen får en status fra STV om hvor der er beskåret, som sendes ud sammen med referatet. Spørgsmål: Der blev fremsat holdning om at vedtægter der ønskes ændret skal omdeles. Svar: Det er bestyrelsens holdning, at vedtægterne blot skal fremlægges ved generalforsamlingen. Spørgsmål: Fælleshuset er der kommet overblik over foreningens forpligtelser? Svar: Bestyrelsen må konstatere at vi først søndag d. 21. marts 2010 har modtaget materiale fra den gamle bestyrelse. Beretningen blev derefter godkendt. Ad 3) Fremlæggelse af regnskab til godkendelse Vi er en grund mindre, idet to grunde er lagt sammen. Vi har vedligeholdt de grønne områder lidt i underkanten, med kun det absolut nødvendige. Dette er nok lidt i underkanten, og derfor er der i 2010 sat ekstra kræfter ind på dette område. Overskuddet er derfor noget større end det vi forventer i 2010. Vi har ønsket en lidt udvidet revisorerklæring, således at der også erklæres at udgifterne er brugt til fornuftige formål. Spørgsmål: Arbejde udført af bestyrelse hvad er dette? Svar: Arbejde udført under den gamle bestyrelse, af et medlem. Dette er også oplyst til Skat. Regnskabet blev derefter godkendt. Ad 4) Forslag fra medlemmer og bestyrelse a) Legeplads i Stangkjær Side 3
Vi har ikke haft rammer for om, og hvis ja hvor meget, foreningen ønskede. Vi har derfor forsøgt at sætte os ind i dette, og fremlægger følgende 3 forslag. 1. Foreningen ønsker ikke at etablere en legeplads 2. Foreningen ønsker at etablere en legeplads, med følgende rammer Etablering betales af sponsorer Årlig udgift finansieres af sponsorer Der skal findes op til 9 sponsorer. Bestyrelsen ønsker ikke at bidrage til at skaffe disse sponsorer Foreningen risiko er derfor Vedligehold efter hærværk m.v. Fremskaffelse af nye sponsorer hvis de gamle ikke betaler Eventuelt køb efter 7 årsperioden. 3. Foreningen ønsker at etablere en legeplads som finansieres af foreningen Målet er, at få sat rammerne for det forslag vi i så fald vil fremlægge til næste års generalforsamling. Efter debat omkring forskellige scenarier blev forslag 1 vedtaget. Foreningen ønsker dermed ikke at etablere en legeplads. b) Vedtægtsændringer Vedtaget med det nødvendige minimum (halvdelen af de fremmødte stemmer), med få rettelser. Det konstateres, at 2/3 af medlemmerne ikke er til stede. Bestyrelsen indkalder derfor til ekstraordinært møde. Inden da undersøger bestyrelsen om der kan være vedtægter der strider mod lokalplanen for området. De tilrettede vedtægter fremgår af foreningens hjemmeside, og kan rekvireres hos Henrik Helweg Rasmussen på tlf. nr. 44 68 14 41. c) Salg af materiel Bestyrelsen foreslår at vi får mandat til at sælge foreningens traktorer, værktøj etc. D.v.s. alle forenings maskiner og alt værktøj. Vi ønsker i stedet at bruge eksterne til at udføre arbejdet med egne maskiner. Dermed spares vedligehold, forsikringer etc. Provenuet foreslås brugt på opretning af stiarealerne. Side 4
Der var debat om følgende: Kommentar: Vi har set tidligere bestyrelser gøre det samme, med at sælge udstyret, og derefter har underleverandørerne hævet priserne, som gør at foreningen igen bliver tvunget til at købe maskiner. Kommentar: Hvilke maskiner handler det om? Svar: Vi foreslår at det bliver alle maskiner Kommentar: Den nye maskine klipper meget pænere tolkes som opbakning til forslaget. Kommentar: Hvor længe har vi skrevet kontrakt. Svar: To årig aftale fra nu med STV på en samlet pris på 110.000,. Vi er meget tilfreds med STV, og har derfor ønsket at indgå en aftale med STV der løber i alt 3 år, og derfor 2 år fra nu. Kommentar: Skuret er opført på dispensation og bør derfor blive. Svar: Er også planen. Forslaget vedtaget med 3 imod og resten for. Brugen af pengene vedtaget med 1 imod og resten for. Ad 5) Fremlæggelse af budget + kontingent Ændring af hensættelser, således at hensættelser til maskiner flyttes til hensættelser til opretning af stierne. Kontingent Budget Gebyrerne Det foreslås at attesten nedsættes til 200 kr. Alt enstemmigt vedtaget Ad 6) Valg af bestyrelse Kasserer Evan Klarholdt, Riskær 5, for 2 år: Valgt uden modkandidater Menigt medlem Henrik Helweg, Rørkær 26, for 2 år: Valgt uden modkandidater Ad 7) Valg af suppleanter til bestyrelse 1. suppleant Kim Sørensen for 1 år: Valgt uden modkandidater 2. suppleant Tina Svane Petersen for 1 år: Valgt uden modkandidater Ad 8) Valg af andre poster Revisorer: Side 5
Per Tietgen og Gunnar Bergman, for 1 år: Valgt uden modkandidater Revisorsuppleanter: 1. suppleant: Martin Andersen, for 1 år: Valgt uden modkandidater 2. suppleant: Carsten Hansen, for 1 år: Valgt uden modkandidater Farveudvalg Bestyrelsen tager selv opgaven. Ad 9) Eventuelt Følgende er blot en delvis gengivelse af debatten under punktet eventuelt. Punktet er ikke besluttende. Hjemmesiden: Ved indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling medsendes en mulighed for at tilmelde sig at få oplysninger elektronisk. Forslag om at foreningen indhenter tilbud om at få ryddet vejene for sne på foreningens regning. Foreningen kunne afholde kursus i førstehjælp. Evan: Vi har undersøgt priserne for en abonnementsordning på snerydning og den er på 5 600 kr. pr. medlem. Vi har ikke fremsat det som forslag. Per T. Kommunen snerydder på stierne for at man skal kunne gå rundt. Tak til dem der har ryddet på Lyngkær. Udhængsskab var det en ide Klippemaskinen kunne måske ombygges med en kost til snerydning. Snerydning hvad er medlemmernes pligt til rydning. Vi får det på skrift fra kommunen. Medlem Har vores veje taget skade skal vi ikke lægge pres på kommunen for evt. vedligehold. Formanden sluttede med at takke for den gode opbakning og for god ro og orden. Side 6