Center for Børn og Unge, Egelys retningsgivende dokument for medicinhåndtering Marts 2013 Revideret 10. marts, 2014 (Per)
Dokumenttype: Regionalt retningsgivende dokument Anvendelsesområde: Alle centre på Det Sociale Område i Region Syddanmark Målgruppe: Ledere og medarbejdere Nøgleord / Søgeord: Medicin, Instruks Titel: Region Syddanmarks retningsgivende dokument for medicinhåntering Standard: 1.4 Medicinhåntering Udarbejdet af: Driftssekretariatet, Det Sociale Område Godkendt af: Ledelsen på Det Sociale Område i Region Syddanmark Gældende fra: 15. marts 2013 Revision senest: Marts 2015 Revisionsansvarlig: Driftssekretariatet, Det sociale område 2
Indholdsfortegnelse: FORMÅL... 4 ANVENDELSESOMRÅDE... 4 DEFINITION AF BEGREBER... 4 ANSVARLIG... 5 MEDICINHÅNDTERING... 5 OVERFØRELSE AF MEDICINORDINATION... 6 MEDICINDISPENSERING... 7 MEDICINADMINISTRATION... 7 MEDARBEJDERNES KOMPETENCER... 9 MINIMUMSKRAV TIL MEDICINANSVARLIGE MEDARBEJDERE... 9 ÅRLIG OPFØLGNING... 10 DOKUMENTATION... 10 REFERENCER... 10 3
Formål Det regionale retningsgivende dokument skal udmønte den nationale standard om håndtering af medicin i praksis. Dokumentet skal så sikre, at den enkelte borger modtager den rette medicin på rette tidspunkt og i rette dosis. Det regionale retningsgivende dokument sætter rammen for udmøntningen. Det betyder, at dokumentet fastlægger en række krav til udmøntningen, som de enkelte centre på Det Sociale Område skal udfolde sin praksis indenfor. I forhold til den lokale udmøntning indeholder dokumentet en række tekstbokse, hvor de lokale tilføjelser skal indarbejdes, så der kun arbejdes ud fra ét retningsgivende dokument - dette dokument - på lokalt niveau. Anvendelsesområde Dokumentet gælder for alle Region Syddanmarks centre på Det Sociale Område, herunder bo- og dagtilbud til voksne, institutioner og skoler til børn og unge. Definition af begreber Afvigelser: Hvis borgeren ikke har fået sin medicin i overensstemmelse med det foreskrevne i medicinskemaet, herunder hvis borgeren får medicinen en halv time forskudt i forhold til det angivne. Hvis der er givet forkert medicin eller der er givet forkert dosis. Der er endvidere tale om afvigelse, hvis borgeren slet ikke får sin medicin, fx på grund af opkast eller hvis borgeren ikke vil indtage medicinen mm. Hvis afvigelsen er af en sådan karakter, at denne kan defineres som en utilsigtet hændelse, skal denne behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning herom samt Region Syddanmarks retningsgivende dokument for utilsigtede hændelser. Alternativ medicin/håndkøbsmedicin: Naturlægemidler og medicin, der ikke er ordineret af læge. Borger: Henviser til barnet, den unge, beboeren eller brugeren af det sociale tilbud. CAVE: Overfølsomhed. Identifikation: Sikring af, at den borger, der får medicin, er den samme, som står opført med navn og CPR på medicinskemaet, eller at den medicin, der doseres og gives, er det samme som medicinen, der står opført på medicinskemaet. Medicinadministration: Personalets omdeling og hjælp til borgerens indtagelse af medicin, herunder den fornødne observation af borgeren samt tegn på eventuelle bivirkninger. Ved borgerens administration af egen medicin forstås, at borgeren selv har ansvaret for at indtage medicinen. Medicinhåndtering: Medicinhåndtering omfatter samtlige processer - efter at apoteket har udleveret den - vedrørende overførelse af medicin, medicindispensering og medicinadministration, hvorfor hver enkelt at disse områder vil blive gennemgået i nedenstående. 4
Medicindispensering: De processer, hvorved personalet optæller eller tilbereder ordineret medicin til administration, dvs. afmåler, ophælder eller optrækker i anden beholder, samt eventuelt tilsætter middel til opløsning eller blanding. Medicinskema: Er identisk med medicinliste. Medicinskema indeholder oplysninger om navn, CPR-nummer, medicinens navn, styrke, dosering (døgndosis og antal af tabletter pr. dosering), kort beskrivelse af virkning, bivirkninger, beskrivelse af tabletternes udseende og tidspunkt for hvornår tabletterne skal gives. Medicinansvarlige medarbejderne doserer og giver medicin efter skemaet. Medicinordination: Kun lægen kan ordinere medicin. Medicinordination henfører således til en læges skriftlige eller mundtlige videregivelse af beslutning om at behandle en borger med såvel receptpligtig medicin som håndkøbsmedicin. Naturlægemidler: Lægemidler indeholdende naturligt forekommende stoffer i koncentrationer, der ikke er væsentligt større end dem, hvori de forekommer i naturen. Godkendt af lægemiddelstyrelsen. Overførelse af medicinordination: Omfatter de processer og procedurer der sker på det sociale tilbud i forbindelse med en læges skriftlige eller mundtlige videregivelse af beslutning om at behandle en borger med såvel receptpligtig medicin som håndkøbsmedicin. PN-medicin: pro necessitate, efter behov. Medicin, der efter lægens forudgående anvisninger gives, når borgeren har brug for det. Ansvarlig Ledelsen på det enkelte center er ansvarlig for, at dette dokument anvendes i overensstemmelse med formålet og af relevante medarbejdere. Det påhviler centerledelsen at definere, hvem der er relevante medarbejdere, og angive dette i nedenstående. Vicecenterlederen er øverst ansvarlige. Afdelingslederne på Egely er i praksis ansvarlige for, at standarden opfyldes og at de retningsgivende dokumenter efterleves. Medicinhåndtering Indledning: Medicinhåndtering omfatter samtlige processer vedrørende overførelse af medicinordination, medicindispensering, medicinadministration og bortskaffelse, hvorfor hver enkelt at disse områder vil blive gennemgået i nedenstående. 5
Overførelse af medicinordination Den lægelige ordination kan ske telefonisk, skriftligt eller elektronisk. Efter modtagelse af lægens ordination skal den medicinansvarlig medarbejder, der har modtaget ordinationen, overføre ordinationen til borgernes medicinskema med angivelse af tidspunktet for ændringen. Efter overførelsen af ordinationen i borgerens medicinskema, skal en anden medarbejdere kontrollere, at lægens ordination er overført korrekt. Herefter skal der udskrives et nyt ajourført medicinskema, der er tilgængelig ved medicingivning. Ved modtagelse af telefonisk ordination, skal medarbejderen notere: Dato for ordinationen Den ordinerende læges navn eller navn på sygehus/afdeling Borgernes navn og cpr.nr. Behandlingsindikation (hvorfor borgeren skal have medicin) Præparatets navn, styrke og dosis Tidspunkt for medicingivning Hvordan medicinen skal gives Dato for seponering (ophør med medicinen), hvis der er fastsat en dato Herefter genlæser medarbejderen oplysningerne for lægen, så der ikke er tvivl om instruksen. Ved telefonisk ordination skal altid tilstræbes, at der følger en bekræftelse på ordinationen (skriftligt eller elektronisk), hvorfor medarbejderen skal bede lægen om at fremsende en sådan. Medicinansvarlige har ansvaret for medicinordination og at det overføres til de unges medicinskemaer Tilstedeværende kollega kontrollerer korrektheden af overførslen Levering og kontrol Den medicinansvarlige medarbejder kontrollerer og kvitterer ved modtagelse af medicinen/dosisdispenseret medicin. Kontrollen omfatter: Borgerens navn og cpr.nr. Præparats navn, styrke og dosis. Ved dosisdispensering fra apoteket skal medicinen til det første døgn kontrolleres Ved kopipræparater opdateres medicinskemaet, så det altid er det aktuelt anvendte præparat, der fremgår af medicinskemaet. Opbevaring af medicin Al medicin skal opbevares forsvarligt og utilgængeligt for uvedkommende, og det påhviler ledelsen på det enkelte center at sikre dette. Hvis borgeren selv opbevarer sin medicin, skal centret sikre, at medicinen kan opbevares under betryggende forhold. Anvendes et fælles medicinskab skal dette være aflåst, og den enkelte borgers medicin skal opbevares særskilt, så sammenblanding ikke kan forekomme. Medicin, som ikke er i brug, skal opbevares 6
adskilt fra medicin, der er i brug. Medicin, der skal opbevares i køleskab, skal være i aflåst kasse. Ved anvendelse af doseringsæsker, skal disse være mærket med borgerens fulde navn og cpr.nr. Med undtagelse af adrenalin til behandling af akut allergisk chok, må der ikke være fælles medicin. Det gælder både i forhold håndkøbsmedicin og lægeordineret medicin. Afdelingens medicinansvarlige har kompetence til at modtage og kontrollere medicin Alle unge har eget aflåste medicinskabe, påført navn og cpr-nummer Smertestillende og anden relevant medicin opbevares i aflåst skab på afdelingen. Medicinen er indkøbt i blisterpakker, så de kan overføres til de unges medicinskabe i ubrudte pakninger Medicindispensering Omkring medicindispensering gælder følgende: Medicindispensering skal ske af medicinansvarlig medarbejder Medicindispensering skal som hovedregel ske et uforstyrret sted. Håndvask før og efter dispensering Når medicinen findes frem, skal denne kontrolleres (navn, cpr.nr., præparat, styrke og dosis) i forhold til borgerens medicinskema Brug af handsker og/eller pincet ved dispensering Det enkelte præparat kontrolleres (navn, cpr.nr., præparat, styrke, dosis og holdbarhedsdato) før og efter ophældning i doseringsæske Antallet af tabletter på medicinlisten skal være identisk med antallet af tabletter i doseringsæskerne Anbrudsdato skrives på medicinske salver og dråber Efter dosering kontrolleres, at der er tilstrækkelig medicin til næste dispensering. Hvis ikke skal ny bestilling foretages, herunder også PN-medicin Doseringen kontrolleres efterfølgende af anden medarbejder Den medarbejder, der dispenserer, og den medarbejder, der kontroller, skal kvittere herfor. Afdelingernes medicinansvarlige foretager dispensering og kontrol Bosted anvendes til kvittering Bestilling af medicin foretages af afdelingens medicinansvarlige. Afdelingernes medicinansvarlige vikarierer for hinanden ved sygdom og ferie Medicinadministration Medicinadministration sker med udgangspunkt i borgerens medicinskema. Medicinskemaet skal indeholde oplysning om: Borgerens navn og cpr.nr Egen læge Dato CAVE (overfølsomhed) 7
Ordineret medicin og PN-medicin: Præparatets navn, styrke og dosis, tidspunkt for medicingivning, udseende, bivirkninger der kræver særlig opmærksomhed samt beskrivelse af, hvornår PN-medicin må gives Selvadministration Medicinadministration omfatter personalets omdeling og hjælp til borgerens indtagelse af medicin, observation af borgeren samt hjælp til borgerens eventuelle administration af egen medicin. I forhold til medicinadministrationen gælder følgende: Den medarbejder, der er ansvarlig for at give medicin til borgeren, skal sikre at: Doseringsæske eller -pose er mærket med den pågældende borgers fulde navn og cpr.nr. Medicinen er i overensstemmelse med optegnelserne i medicinskemaet Medicinen gives på det korrekte tidspunkt Medicinen gives på den korrekte måde Medicinen udleveres til den rette borger og indtages under opsyn Virkning og evt. bivirkninger observeres og dokumenteres Utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinadministration håndteres i overensstemmelse med retningsgivende dokument for utilsigtede hændelser På centre, hvor der gives injektionsbehandling, skal det sikres, at der er adrenalin til rådighed, så der kan iværksættes behandling for akut allergisk chok, hvis dette skulle forekomme. En borger kan efter aftale med lægen helt eller delvist administrere egen medicin. I forhold til børn og unge indgås en sådan aftale mellem forældre/værge og lægen. Ved borgerens administration af egen medicin, skal centret have skriftlig dokumentation herfor. Ved selvadministration har centret ikke ansvar for, at patienten indtager medicinen, men får centret kendskab til, at borgeren ikke tager den ordinerede medicin som foreskrevet, skal lægen orienteres, og det skal dokumenteres i Bosted. PN (pro necessitate) medicin Som angivet ovenfor skal al PN-medicin fremgå af medicinskemaet. Den medarbejder, der giver PN-medicin, har ansvar for at lægens ordination overholdes. Der skal foreligge en klar beskrivelse af, hvornår der må gives PN-medicin. Når PN-medicin gives skal følgende noteres: Hvilket præparat der er givet Hvilken dosis der er givet Hvornår medicin er givet (tidspunktet på døgnet) Hvorfor medicin er givet Hvorvidt der har været kontakt med læge/sygeplejerske Hvordan virkningen af PN medicinen har været med tidsangivelse af observationen. Afdelingens medicinansvarlige medarbejder opdaterer medicinskema, når det er relevant Alle fastansatte medarbejdere har kompetence til medicinadministration og til at give PNmedicin Oplysninger om virkning/bivirkning forefindes under den unges faneblad i medicin. 8
Eventuelle bivirkninger noteres i den unges dagbog under fanebladet *fysisk* Egelys unge administrerer ikke egen medicin - undtaget astma/allergi- og diabetesmedicin Bortskaffelse Medicinen tilhører den enkelte borger. Restmedicin må ikke anvendes til andre. Restmedicin og forældet medicin skal efter aftale med borgeren/pårørende afleveres til apoteket. Ved aflevering af medicin på apoteket skal medarbejderen anmode om kvittering herfor. Al restmedicin samles af medicinansvarlig på afdelingen og lægges i den aflåste beholder til kasseret medicin. Den bortskaffes af afdelingsleder, når beholderen er fuld Proceduren er også gældende ved dødsfald Medarbejdernes kompetencer Ledelsen på det enkelte center har ansvaret for, at medarbejdere, der håndterer medicin, har de nødvendige faglige kompetencer. Det påhviler den enkelte medarbejder at frasige sig opgaver omkring medicinhåndtering, hvis pågældende ikke ser sig i stand til at varetage disse på forsvarlig vis. Medicinansvarlige medarbejdere har kompetence til at: modtage ordinationer fra læge ajourføre medicinskema forestå modtagelse og kontrol af modtaget medicin stå for dispensering, kontrol og øvrig medicinadministration som foreskrevet i retningsgivende dokument for medicin Ikke medicinansvarlige medarbejdere har kompetence til at: efterkontrollere dispensering udlevere medicin Minimumskrav til medicinansvarlige medarbejdere Kender standard for medicinhåndtering og det retningsgivende dokument for medicinhåndtering Kender de regionale retningslinjer for medicinhåndtering i Region Syddanmark Har en sundhedsfaglig uddannelse, der giver kompetencer til medicinadministration eller har gennemført et medicinkursus Kender Bosteds medicinmodul 1 Kender den individuelle borgers medicin og denne medicins virkning/bivirkning Minimumskrav til ikke medicinansvarlige medarbejdere Kender standard for medicinhåndtering og det retningsgivende dokument for medicinhåndtering 1 Gælder ikke for sociale tilbud, hvor Bosted ikke anvendes 9
Kender de regionale retningslinjer for medicinhåndtering i Region Syddanmark Er oplært i medicinadministration herunder også PN medicin Kender Bosteds medicinmodul 2 Krav til medarbejdere, der giver insulinbehandling Medarbejdere, der giver insulininjektion, skal have en sundhedsfaglig uddannelse eller oplæring af sundhedsfagligt personale. Årlig opfølgning Minimum en gang årligt skal der i samarbejde med ordinerende/egen læge ske en gennemgang af den enkelte borgers ordinerede medicin for en vurdering af, om det er det rigtige og den rette dosis af medicin, der er ordineret. Det enkelte center kan eventuelt tænke denne gennemgang sammen med den kvalitetsovervågning, der årligt skal finde sted som led i opfyldelsen af standardens trin 3. Egelys unge er i gennemsnit anbragt i ca. 65 dage, hvorfor en årlig opfølgning typisk ikke er relevant at gennemføre I forhold til unge med ophold på mere end ét år og et forbrug af medicin, vil der foregå en gennemgang af den unges medicin. Afdelingsleder er ansvarlig for at tage kontakt til ordinerende læge og foranstalte en gennemgang af rigtighed og dosis af den unges medicin Dokumentation Ledelsen har ansvaret for at sikre, at behandling på stedet og herunder også medicinadministration, der udføres som medhjælp for og på delegation fra autoriserede sundhedspersoner, journaliseres og dermed dokumenteres i Bosted 3. Afdelingens papirkalender anvendes til dokumentation ved manglende adgang til Bosted Bosted opbevarer alle oplysninger i tråd med sikkerhedsbekendtgørelse nr. 528 af 15. juni, 2000 Referencer Standard for medicinhåndtering 2 Ibid 3 Hvis centret ikke anvender Bosted skal andet journaliseringssystem anvendes, og dokumentation skal foreligge der. 10
Region Syddanmarks retningslinjer for medicinhåndtering Lovbekendtgørelse LBK nr. 913 af 13/07/2010. Bekendtgørelse af sundhedsloven Lovbekendtgørelse nr. 1350 af 17/12 2008. Bekendtgørelse af lov om autorisation af sundhedspersoner om sundhedsfaglig virksomhed Bekendtgørelse nr. 3 af 2/1 2013. Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler (journalføring, opbevaring, videregivelse og overdragelse m.v.) Sundhedsstyrelsens vejledning nr. 9429 af 30/6 2006 om ordination og håndtering af lægemidler Standard for utilsigtede hændelser Regionalt retningsgivende dokument for utilsigtede hændelser 11