Møde tirsdag d. 24. september 2013 kl. 10-12 Aarhus: 1431-015, Emdrup: A112 REFERAT LSU-møde AU Viden Deltagere: Lars Moseholm (fmd.), Lisbeth Ramsgaard Carlsen (næstfmd.), Jette Hammer, Birgitte Højland, Anders Nyegaard Mikkelsen, Isabel Olesen, Zbigniew Sobkowicz, Gina Bay, Solvejg Gyldenløv, Lisbeth Holm Rasmussen, Ann Cathrine Lebech Hoé (suppl.), Lene Lund, Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: Trine Juhl Sørensen, Per Lindblad Johansen, Anna Mette Morthorst, Helle Dahl (HR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Dato: 11. oktober 2013 Sagsnr.: Ref: LM/HZB Side 1/4 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt med enkelte kommentarer: Pkt. 4: Stress-gruppen består af Gina Bay, Solveig Gyldenløv og Lene Hammershøi (LAMU). Helle Dahl deltager efter behov. Teksten (s. 3 øverst): Desuden skal der udarbejdes et kommissorium for gruppen formand og næstformand kommer med et udkast hører under gruppen for Personalepolitik. 3. Psykisk APV Pernille Hjorth Nielsen fra LAMU gav en status på opfølgningen af den psykiske APV (er vedlagt referatet). Tovholderne havde indsendt en status, dog mangler for to enheder. Nogle emner vil være i proces i nogle enheder, men er det ikke hos alle selv om det står i oversigten. Flere medarbejdere mangler information om, hvad der er sat i gang, og hvor langt tingene er kommet. AKTION: Ledelsen melder mere ud til organisationen flere målepunkter/milepæle. Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail:
Når der holdes fælles informationsmøder i de respektive enheder om personale, ændring i organisationen m.v., bør en tillidsrepræsentant inviteres med. Dermed vil tillidsrepræsentanterne være bedre informeret, hvis der opstå misfortolkninger af det, der fremlægges. Side 2/3 AKTION: Ledelsesgruppen vil være opmærksom på kommende initiativer og vurdere, om der bør deltage tillidsrepræsentanter. 4. Personalepolitik i AU Viden 4.1 Status fra arbejdsgruppen om stress Arbejdsgruppen (Gina, Solveig, Lene Hammershøi) har holdt møde om stressfaktorer og hvilke muligheder, der er for hjælp. Gruppen skal på et kursus om stress og trivsel i nær fremtid. HR har en pakke om at undgå stress for både medarbejdere og ledelse. Dette område vil gruppen ikke gå i dybden med, men pakken skal synliggøres for alle. Det er også vigtigt at se på, hvordan man kommer godt i gang med jobbet igen, hvis man har været sygemeldt på grund af stress. AKTION: Hver enhed sender tilbagemelding om, hvordan de arbejder med at håndtere stress. Da der er opstået lidt forskellige opfattelser af, hvordan de to arbejdsgrupper for henholdsvis stress og personalepolitik skal arbejde, er det besluttet, at en repræsentant fra hver arbejdsgruppe sammen finder en afklaring. AKTION: Gina og Lisbeth udarbejder et kommissorium og beskriver mål og den videre proces for hver arbejdsgruppe, som sendes til LSU snarest muligt. På næste LSUmøde fremlægges en status fra grupperne på, hvor langt de er kommet. 4.2 Status fra arbejdsgruppen om personalepolitik Arbejdsgruppen havde udarbejdet forskellige forslag til AU Videns personalepolitik og havde også lavet et diskussionsoplæg til ledelsesmødet på Hindsgavl d. 10.-11. september. Den feedback, der er kommet fra seminaret, skal indarbejdes i gruppens forslag og viderebehandles i LSU. En væsentlig konklusion er, at det er vigtigt, at tingene bliver diskuteret.
4.3 MUS-samtaleprocessen Side 3/3 HR har udarbejdet et hæfte om MUS-samtalerne, som er uddelt til alle ledere men alle interesserede kan få hæftet ved at kontakte Helle Kaagaard Dahl hkd@adm.au.dk eller på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/kompetenceudvikling/mus/ På AU-ledelseseminaret blev der defineret tre foreløbige værdier i AU Viden, som måske kan bruges ifm. MUS-samtalerne: respekt, tillid samt engagement. Under MUS-samtalen skal der aftales 2-3 ting for medarbejderen/enheden, og det behøver ikke være komplicerede ting. MUS-samtalerne skal gennemføres i efteråret. I flere enheder er der allerede lagt planer for mus-samtalerne. På næste ledelsesmøde (1/10) bliver der diskuteret et mere specifikt grundlag for MUS-samtalerne i AU Viden, som efterfølgende meldes ud. Maia Louise Lunn Vonsbæk har barsel, men Jens Bennedsen er barselsvikar og afholder derfor MUS på Arts, Aarhus, i samarbejde med Søren Elle, der er fungerende teamchef i Aarhus. 5. Økonomi/budget 5.1 Orientering om halvårsstatus Grundet ikke-konsoliderede tal fra AU Økonomi kan der desværre ikke gives en fyldestgørende status, hvilket har været et problem i efterhånden lang tid. Det er ikke tilfredsstillende for nogen parter. Der arbejdes fortsat på sagen i direkte kommunikation med AU Økonomi og Plan. 5.2 Orienteringspunkt om budgetprocessen vedr. 2014 Det er ikke muligt at give en orientering på nuværende tidspunkt, da AU har fået ny rektor, og derfor vil hele budgetprocessen forløbe anderledes end sidste år. Der arbejdes på forskellige scenarier. Hver enhed må arbejde med budgetprocessen så grundigt som muligt under de gældende forhold og rammer. 5.3 Orientering om strategiproces vedr. AU Library, ST og ARTS Da Per Lindhard Johansen ikke var til stede, tages punktet op på næste møde. Det blev besluttet at finde en suppleant for Per Lindblad Johansen, så AU Library s ledelse altid vil være repræsenteret på LSU-møderne, selv om Per er fraværende. AKTION: Per vender tilbage med navnet på en suppleant.
6. Strategi AU Viden strategiudkast Side 4/3 Karriere/Alumne: er i gang med at skrive deres delstrategier, har deadline 1. oktober. EVU er også i gang, men ikke nået lige så langt. Foregår over to runder. Biblioteksområdet har arbejdet med strategi i forhold til hovedområdet ST. Det blev pointeret, at det er yderst vigtigt at orientere de enkelte medarbejdere, så de ved, at der er en proces i gang. Lars skal have møde med den nye rektor (forventes i efteråret) og skal præsentere en mere samlet strategi for AU Viden og de resultater, som AU Viden skaber for AU. Der arbejdes også med dette. Når der ligger noget mere samlet materiale, vil LSU blive orienteret. AU har ikke en erhvervsstrategi, men Videnudvekslingsbåndet arbejder for at få en mere samlet indsats på erhvervsområdet. Båndene havde møde i sidste uge og skulle diskutere udarbejdelse af et oplæg til Universitetsledelsen om behovet for en samlet erhvervsstrategi. Dette er imidlertid et kompleks område, og derfor vil processen tage tid. Resultatet heraf har betydning for arbejdet i AU Viden. 7. Eventuelt Henrik Senfer er overgået fuld tid til styrkelse af ledelsen i AU Library og udtræder derfor af LSU. Der ønskes en mere detaljeret information om de afsluttede lønforhandlinger hvor mange ansøgere m.v. AKTION: Lars udarbejder en oversigt til LSU. Næste møde Tirsdag d. 17. december kl. 10-12.
24. SEPTEMBER 2013 STATUS PÅ PSYKISK APV - AU VIDEN
AU VIDENS HANDLEPLAN En Excel-fil, der indeholder alle ni enheders lokale handleplaner Et word-dokument, der beskriver: 1. Fælles temaer, der kræver tiltag på tværs af AU Viden 2. Temaer, der kræver opmærksomhed i et længere perspektiv, men ikke nødvendigvis gælder alle 3. Meget specifikke problemstillinger 2
FÆLLES TEMAER FOR AU VIDEN Stress Forebyggelse af stress Beredskab når en medarbejder rammes af stress LSU: arbejdsgruppe der udvikler en stress-pakke for AU Viden Ledelse og organisation Hvad er meningen med AU Viden? Hvordan giver AU Viden mening for mig? Beskrivelse af videnudveksling, organisering, ledelses- og mødestruktur m.m. Ledelsesgruppen på turné til alle enheder + personaleseminar Medarbejderudvikling Hvad kan jeg blive til på AU? LSU laver indspil til ASU 3
STRESS I enhederne: Italesættelse, bl.a. på afdelingsmøder, fx med bistand fra HR Afstemning af spilleregler, drøftelse af ansvar, rammer for den enkelte, hvad man gør, hvis man oplever stress hos kollega etc. Årshjul Personalearrangementer med fokus på stress Inddragelse af stress i MUS-samtaler Studentermedhjælpere I LSU: Arbejdsgrupper arbejder med stress-pakke og personalepolitik 4
LEDELSE OG ORGANISATION Hver uge: Chefgruppen holder møde, hvor der blandt andet drøftes koordinering på tværs af organisationen, status for afdelinger samt strategi og økonomi. Referater er tilgængelige for medarbejderne. Ledelsen arbejder på et sæt af notater, der beskriver organisationen i AU Viden. Der er planlagt 10 ledelsesnotater, som lægges på hjemmesiden, efterhånden som de bliver udarbejdet. Ledelsen kommer på turné i afdelingerne 5
MEDARBEJDERUDVIKLING LSU laver indspil til ASU. Status? 6
OMRÅDER DER KRÆVER EKSTRA Kommunikation Mellem enheder Mellem Lars og enheder Lederudvikling og ledelsesadfærd Kommunikation Beslutninger Prioritering af ressourcer og opgaver Systemer Specifikke systemer (Bibliotek og EVU) specifikke arbejdsgrupper nedsat Generelle systemer (AURUS, AUHRA mm) Arbejdspres grundet manglende ressourcer Rullende vikarservice: LAMU laver indspil til AAMU 7
SPECIFIKKE PROBLEMSTILLINGER Fællesskabsfølelse: I proces Tab af selvbestemmelse/ledelsesansvar: I proces Kontakt til de faglige miljøer: I proces i forbindelse med strategiarbejdet Lokalt miljø anerkendelse: Skal sættes i proces Mødestruktur: Løst Drøftelse af forhold mellem arbejds- og privatliv: I proces Deling af kontaktområder og procedurer: I proces Videre dyrkning af det gode sociale fællesskab/styrkelse af sociale relationer: I proces Klarlægge kompetencer, opgaver og ressourcer: I proces Forbedre IT-systemer: I proces Forbedre arbejdsklima/kom. med VIP: I proces ved Birgitte Højland Manglende samarbejdsflader: I proces ved Birgitte Højland Manglende oplæring i IT systemer: Mulighed for ansættelse af stud.medhj., så der kan blive mere tid til oplæring. Der opfordres til arbejdstilrettelæggelse på teamniveau. 8