VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte Rudersdal Museer. Stadsarkivets arbejdsområde er Rudersdal Kommune. Stk. 2. Stadsarkivet er sagkyndigt overfor kommunalbestyrelsen, udvalg, kommunale driftsområder og institutioner i spørgsmål om kommunens historie. Stk. 3. Stadsarkivets daglige drift ledes af Stadsarkivaren. Stk. 4. Stadsarkivarfunktionen varetages af en heltidsansat historiker eller anden med relevant uddannelse. Stadsarkivaren fungerer som arkivleder for Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, herunder Stadsarkivet. Stk. 5. Stadsarkivet arbejder iht. gældende arkivlovgivning. 2. Formål Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Rudersdal Kommune. Stk. 2. Stadsarkivet har til formål at udstede generelle retningsliner for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Rudersdal Kommune. Stk. 3. Stadsarkivet har til formål at sikre bevaring af de af Rudersdal Kommunes arkivalier, herunder også Søllerød og Birkerød Kommunes arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Stk. 4. Stadsarkivet har til formål at indsamle, registrere og bevare arkivalier med tilknytning til Rudersdal Kommune, dens udvikling, borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid se nærmere bevarings- og kassationsbestemmelser for Rudersdal Kommune. Med arkivalier menes materiale, som Rudersdal Kommune, herunder også Søllerød og Birkerød Kommune, selv har skabt eller tilvejebragt. Arkivalier er såvel trykt materiale som andre data 1

uanset medium, der formidler information, f.eks. sagsomslag, fotografier, kort, tegninger, planer, publikationer, billed- og lydoptagelser samt elektroniske opbevaringsmedier af enhver art. At arkivalier er tilvejebragt, betyder, at de er modtaget eller rekvireret af kommunen, det kan være breve, ansøgninger og andet, som kommunen skal sagsbehandle eller besvare. Stk. 5. Stadsarkivet har til formål at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i Rudersdal Kommunes arkiver. 3. Forskning og formidling Stk. 1. Stadsarkivet har til opgave at foretage undersøgelser i det kommunale arkivmateriale og andre arkiver, der indeholder oplysninger om kommunen og udbrede kendskabet til Rudersdal Kommunes historie. Stk. 2. Stadsarkivet har til opgave at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af materialet. Stk. 3. Stadsarkivet stiller arkivalier til rådighed iht. gældende arkivlovgivning. 4. Rudersdal Kommunes arkivalier Stk. 1. Stadsarkivet vejleder kommunens driftsområder i arkivspørgsmål og bistår driftsområder og institutioner ved aflevering af arkivalier til Rudersdal Stadsarkiv. Stk. 2. Stadsarkivet skal ved udlån eller på anden måde stille de kommunale arkivalier, som opbevares i arkivet, til rådighed for kommunens administration til tjenstlig brug. Stk. 3. Arkiver, der stammer fra selvejende institutioner og lignende, hvormed kommunen har indgået overenskomst, bør så vidt muligt behandles som kommunens egne arkiver. Ved indgåelse af overenskomst skal henvisning til denne vedtægt indarbejdes i overenskomsten. Stk. 4. Arkiver, der stammer fra institutioner, som drives i fællesskab med staten, andre kommuner eller organisationer og lignende, og som befinder sig i kommunens bygninger, afleveres til Stadsarkivet efter samme regler, som gælder kommunens egne arkiver, medmindre andet er aftalt. Stk. 5. Med mindre andet er bestemt, skal foreninger der modtager tilskud fra Rudersdal kommune og hvis arkiver findes i driftområders/institutioners arkiver eller i kommunale ejendomme, afleveres til Stadsarkivet. Stadsarkivet kan foretage kassation i disse arkivalier efter gældende love, regler og aftaler, eller lade materiale overgå til Historisk Arkivs lokalhistoriske samling. Stk. 6. Stadsarkivet kan foranledige, at de i stk. 3-5 nævnte arkiver afleveres til andet offentligt arkiv, såfremt de med hensyn til oprindelse eller indhold er Stadsarkivet uvedkommende. Stk. 7. Driftsområder og institutioner m.v. må ikke udlåne arkivalier til private institutioner eller personer til forskningsformål uden forudgående aftale med Stadsarkivet. 2

5. Aflevering af arkivalier Stk. 1. Stadsarkivet modtager afleveringer af arkivalier fra Kommunalbestyrelsen, politiske udvalg, kommissioner, nævn m.m. samt driftsområder og institutioner efter nærmere aftalte regler jvf. Arkivinstruksen. Stk. 2. Aflevering kan kun ske efter forudgående aftale med Stadsarkivet. Stk. 3. Udgifter i forbindelse med aflevering til Rudersdal Stadsarkiv (flyttefirma o. lign.) betales af det afleverende område eller institution. Stk. 4. Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner, med mindre det er bestemt i lovgivningen. Stk. 5. Medmindre andet aftales, afleveres kommunale arkivalier til Stadsarkivet, når de er 20 år gamle eller er udgået af jævnlig administrativt brug. Afleveringsfristen regnes fra hver enkelt arkivenheds slutningsår. Stk. 6. Ved driftområders eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Stadsarkivet, med mindre arkivalierne overføres til andet driftsområde, institution eller anden myndighed. I så fald skal Stadsarkivet orienteres om dette, og der skal forinden udarbejdes en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. Stk. 7. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Stadsarkivet senest på det tidspunkt, hvor de ellers skulle være slettet i henhold til dataforskriften. Stk. 8. Arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Stadsarkivet, er kun tilgængelig efter arkivlovens bestemmelser. Stk. 9. Driftsområder/institutioner skal aflevere bevaringsværdige elektroniske systemer til Stadsarkivet i systemuafhængige arkiveringsversioner. Udgiften til udarbejdelse af de systemuafhængige arkiveringsversioner betales af de afleverende driftsområder/institutioner. Stk. 10. Afleveringspligtige elektroniske systemer og data afleveres til test og opbevaring hos Københavns Stadsarkiv efter nærmere fastsat aftale mellem Rudersdal Stadsarkiv og Københavns Stadsarkiv. Stadsarkivet modtager en arkiveringsversion og er arkivansvarlig for disse elektroniske systemer og data. Stadsarkivet foretager ekspeditioner i det afleverede elektroniske arkivmateriale. Stk. 11. Arkivalier af statslig oprindelse udskilles og afleveres til det statslige arkivvæsen. Andet materiale, der i indholds- eller oprindelsesmæssig henseende er Stadsarkivet uvedkommende, udskilles og afleveres til andre arkiver eller offentlige institutioner, hvor materialet er hjemmehørende, medmindre andet er aftalt i forbindelse med afleveringen. 6. Pligtaflevering Stk. 1. Rudersdal Kommunes driftsområder og institutioner skal aflevere to eksemplarer af alle publikationer, tryksager og CD er m.v., som fremstilles ellers lades fremstille, til Stadsarkivet til opbevaring her. Publikationerne skal afleveres til Stadsarkivet senest 1 måned efter 3

publikationens offentliggørelse. Afleveringer til Det Kongelige Bibliotek iht. pligtafleveringsloven forestås af driftsområderne og institutionerne selv. Stk. 2. Driftsområderne har oplysningspligt til Stadsarkivet om publicering af elektroniske publikationer på Rudersdal Kommunes hjemmeside. Stadsarkivet skal orienteres samtidig med publiceringen på nettet. Stk. 3. Hvert driftsområde udpeger en arkivansvarlig, der sikrer, at arkivmæssige hensyn bliver overholdt, at bevaringsværdige arkivalier afleveres til Stadsarkivet og at der udarbejdes en fortegnelse over hvert områdes arkivalier. 7. Bevaring og kassation Stk. 1. Stadsarkivet sikrer, at kassation af arkivalier sker i overensstemmelse med gældende love og bekendtgørelser samt kommunale vedtagelser. Stk. 2. Stadsarkivet giver forslag til, udarbejder og ajourfører bevarings- og kassationsbestemmelserne for Rudersdal Kommune under hensyntagen til arkivaliernes betydning for den lokale forskning og træffer herunder afgørelse om, at Rudersdal Kommunes arkivalier bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren af hensyn til den lokalhistoriske forskning. Stk. 3. Arkivalier afleveres til Stadsarkivet i overskuelig og god orden efter anvisning iht. arkivinstruksen, og med tilhørende fortegnelse over det afleverede materiale. Efter forudindhentet tilladelse fra Stadsarkivet kan de enkelte områder og institutioner m.v. selv foretage løbende kassationer i nærmere bestemte arkivalier. Stk. 4. Arkivalier, der er bestemt til kassation, skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem. Stk. 5. Stadsarkivet udsteder retningsliner for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Rudersdal Kommune og foranstalter instruktion af kommunens personale. Stk. 6. Tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, herunder større afvigelser i kassationspraksis i forhold til gældende regler, skal af Stadsarkivet indberettes til øverste myndighed i driftsområderne. Væsentlig tilsidesættelse af den gældende arkivlovs bestemmelser indberettes til Kommunaldirektøren. 8. Opbevaring af arkivalier Stk. 1. Stadsarkivet drager omsorg for, at arkivalier opbevares på betryggende måde, således at ingen uvedkommende kan få adgang til klausuleret materiale og således, at bevaringsværdige arkivalier opbevares under fysisk forsvarlige forhold, både hvad angår lokaler og pakning m.m. Stk. 2. Stadsarkivet sørger for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at de umiddelbart kan stilles til rådighed for publikum og den kommunale administration. 4

9. Tilgængelighed Stk. 1. Kommunale arkivalier, der er afleveret til Stadsarkivet, er offentligt tilgængelige efter regler, fastsat i overensstemmelse med gældende lovgivning. Stk. 2. Såfremt der ikke i gældende lovgivning er fastsat andre bestemmelser, er arkivalier, der er afleveret til Stadsarkivet, tilgængelige, når de er 20 år gamle. Stk. 3. Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold er dog først tilgængelige, når de er 75 år gamle. Stk. 4. Tilgængelighedsfristerne regnes fra hver enkelt arkivenheds slutningsår. Ved en arkivenhed forstås en fysisk enhed, f.eks. en enkelt sag, en protokol, et sagsanlæg, et magnetbånd, mikrofilm/kort. Stk. 5. Såfremt dele af en arkivenhed er ældre end tilgængelighedsfristen, kan Stadsarkivet tillade, at der meddeles oplysninger fra denne del af materialet. Stk. 6. Arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er afleveret til Stadsarkivet, er kun tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser. Stk. 7. Benyttelse af arkivalier, der er omfattet af persondataloven, skal ske under iagttagelse af reglerne i kapitel 11 i persondataloven. Elektroniske data er også omfattet af persondataloven. 10. Benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier Stk. 1. Den, der ønsker at benytte kommunale arkivalier, som ikke er almindeligt tilgængelige, skal indsende en begrundet, skriftlig ansøgning herom til Stadsarkivet. En eventuel tilladelse skal gives skriftligt af Stadsarkivaren. Stk. 2. En dispensation fra tilgængelighedsreglerne giver alene adgang til udlån til offentlige læsesale, der er godkendt af Stadsarkivet, og til kopiering af det pågældende materiale, såfremt der af Stadsarkivaren er givet tilladelse hertil. Stk. 3. Ønskes der adgang til at benytte utilgængelige arkivalier i henhold til lov om offentlighed i et driftsområde, henvises rekvirenten til det område, under hvis afdeling sagen henfører. Denne kan herefter på sædvanlig vis låne sagen til tjenstlig brug. 11. Adgang til arkivmaterialet Stk. 1. Stadsarkivet sørger for, at Rudersdal Kommunes arkivsamlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed for publikum på arkivets læsesal og for den kommunale administration til tjenstlig brug. Stk. 2. Ved henvendelse fra den kommunale administration til Stadsarkivet aftales, for hver enkelt ekspedition, proceduren for udlevering eller lån af arkivalier til tjenstlig brug. Stk. 3. Stadsarkivet følger den af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommunes fastsatte åbningstid og stiller materiale til rådighed for publikum på læsesalen, men kan undtagelsesvis udlåne det til benyttelse på andre af Stadsarkivet godkendte offentlige læsesale. 5

12. Betaling af ydelser Stk. 1. Stadsarkivet kan efter Kommunalbestyrelsens godkendelse af reglerne for betaling, opkræve betaling for fotokopier og gengivelser af materiale i det kommunale arkivs samling. Ligeledes kan der efter forudgående aftale opkræves betaling for tjenester og ydelser. Stk. 2. Stadsarkivet kan begrænse adgangen til fotokopiering og andre gengivelser af materiale i det kommunale arkivs samling, bl.a. under hensyntagen til arkivaliernes bevaringsstand. 13. Arkivmæssigt samarbejde Stk. 1. Stadsarkivet er medlem af Organisationen Danske Arkiver (ODA), Arkivforeningen samt Stads- og KommuneArkiverne (SKA), der er en særlig sektion for stads- og kommunearkiver indenfor Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA). Desuden er Stadsarkivet medlem af Netværket Elektronisk Arkivering (NEA), hvis drift Københavns Stadsarkiv står for. Stadsarkivet henhører under Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, som tillige er medlem af ODA og SLA. I øvrigt samarbejder Stadsarkivet med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter. 6