1) Materiale, der er kopieret. I stedet for originalmaterialet udlånes kopierne.

Transkript

1 SLA Råd og vejledning Emne: Udlån Dato: Om udlån SLA anbefaler medlemsarkiverne at benytte de følgende regler ved ud-/indlån af materiale til andre institutioner eller enkeltpersoner. På side 4-6 gengives blanketter, som kan være praktiske at anvende i forbindelse med udlån/indlån. Regler for udlån Tilgængelighed Normalt kan alt tilgængeligt materiale udlånes. Utilgængeligt materiale vil sædvanligvis kunne udlånes efter særlig tilladelse og særlige regler. Undtagelser Undtaget fra udlån er: 1) Materiale, der er kopieret. I stedet for originalmaterialet udlånes kopierne. 2) Materiale, der er så skrøbeligt, at det ikke anses for forsvarligt at sende det. 3) Materiale, der er hyppigt anvendt på arkivets læsesal. 4) Materiale, der kun indeholder få sider eller enkelte oplysninger af interesse for låneren. Sådant materiale kan i stedet fotokopieres eller affotograferes, evt. mod betaling. 5) Materiale, der efter dets karakter eller efter pålagte klausuler m.v. ikke kan udlånes. 6) Endnu uordnet materiale. Forudsætninger for udlån til andre institutioner Opbevaring Låneinstitutionen skal garantere den sikrest mulige opbevaring, evt. i brandboks, når materialet ikke bruges. Tilsyn Låneinstitutionen skal ved benyttelsen gennem effektivt tilsyn yde det udlånende arkiv sikkerhed for, at materialet ikke lider overlast, at ordenen ikke ændres, og at intet fjernes. Ansvar Låneinstitutionen er ansvarlig for evt. skader på materialet og kan pålægges evt. omkostninger i forbindelse med reparation. 1

2 Bestilling Bestilling Anmodning om lån sker ved henvendelse til den institution, hvortil udlånet ønskes. Bestillingen skal være præcist formuleret. Emnebestillinger af upræcis karakter kan ikke forventes ekspederet. Foruden brugers navn, adresse og telefonnummer skal studieformålet oplyses til brug for den skriftlige bestilling, som fremsendes til den udlånende institution. Kvittering Den udlånende institution fremsender materialet med følgeskrivelse samt genpart. I følgeskrivelsen defineres de nærmere betingelser for det pågældende lån med hensyn til brug, forsendelsesform, udlånstid, returnering m.v. Umiddelbart efter modtagelsen af arkivalierne skal låneinstitutionen returnere genparten med kvittering for modtagelsen. Det udlånende arkiv vil kvittere, når lånet returneres. Omfang Der udlånes maksimalt 6 bind, pakker eller film ad gangen til brugeren. Benyttelse Adgang Materialet må kun benyttes på låneinstitutionens læsesal. Af ansvarshensyn må lånet kun stilles til rådighed for den eller dem, til hvis brug det er bestilt. Så snart materialet ikke er i brug, skal det afleveres til anbringelse på sit opbevaringssted. Kopiering Eventuel kopiering skal foretages i og af låneinstitutionen. Det udlånte materiale kan være undtaget fra kopiering. Kopiering af materiale, der ikke er almindeligt tilgængeligt, må kun finde sted efter særlig tilladelse. Lånetid Lånetiden er sædvanligvis en måned. Forlængelse Forlængelse kan søges, men lånet kan efter forlængelse hjemkaldes med øjeblikkeligt varsel. Administration Låneinstitutionen skal sørge for, at lånefristerne bliver overholdt, at lånet returneres, så snart brugeren er færdig med det og i samme stand, hvori det er modtaget. Forsendelse Fremsendelse Fremsendelse af originalmaterialet skal ske som værdipakke. Kopimateriale fremsendes som almindelig forsendelse. 2

3 Returnering Returnering sker på samme forsendelsesmåde og under samme værdiangivelse, som er anvendt ved fremsendelsen og i tilsvarende indpakning. Omkostninger Udgifter til forsendelse fra arkivet til låneinstitutionen afholdes normalt af det udlånende arkiv. Men det kan gøres til betingelse for udlån, at låneinstitutionen eller brugeren afholder samtlige forsendelsesomkostninger. Forudsætninger for udlån til enkeltpersoner Foreninger, virksomheder og lign., der har afleveret et arkiv, kan under normale omstændigheder frit låne materialet tilbage efter registrering. Det anbefales, at der træffes aftale herom ved aflevering. Enkeltpersoner, der ønsker at låne utilgængeligt materiale, må have skriftlig tilladelse fra foreningens formand, virksomhedsledelsen eller lignende person. Ved udlån udfyldes særlige udlånsformularer, som indeholder låners navn og adresse, præcis angivelse af det udlånte materiale, formål og lånetid. Evt. tilladelser er bilag hertil. 3

4 [Blanketskabelon. Udlån. Låneadmodning] LOKALHISTORISK ARKIV FOR. KOMMUNE Dato: Ref.: J.nr.: Til brug for: Navn: Adr.: Tlf.: der arbejder med ønskes nedenstående materiale til indlån: Indlånet sker i henhold til SLA s regelsæt for udlån af arkivalier m.m. Med venlig hilsen 4

5 [Blanketskabelon. Udlån. Kvittering for lånt materiale] LOKALHISTORISK ARKIV FOR. KOMMUNE Dato: Ref.: J.nr.: Hermed udlånes til brug for: nedenstående materiale: Udlånet sker efter SLA s regelsæt for udlån af arkivalier m.m., idet det specielt bemærkes, at det lånte materiale skal opbevares på sikrest mulig vis, og at det kun må benyttes på institutionens læsesal. Udlånstiden er: Returneringen foretages som: værdipakke (3.000 kr.) almindelig pakke Kvittering for modtagelsen udbedes på vedlagte genpart. Med venlig hilsen For modtagelsen af ovenstående kvitteres herved For returneringen af ovenstående kvitteres herved 5

6 [Blankeskabelon. Udlån. Returnering af lånt materiale] LOKALHISTORISK ARKIV FOR KOMMUNE Dato: Ref.: J.nr.: Hermed returneres med tak for lån nedenstående materiale: der har været lånt til brug for: Kvittering for returneringen udbedes. Med venlig hilsen 6