Vejledning til indberetning af fraværsoplysninger

Vejledning til indberetning af fraværsoplysninger 2009

INDHOLD 1 Indledning... 3 1.1 Fraværsoplysninger til Danmarks Statistiks lønstatistik... 3 1.2 Fraværsoplysninger til Finansministeriets fraværsstatistik... 3 1.3 Lovhjemmel... 4 1.4 Aftale med Danmarks Statistik... 4 2 Generelt om fraværsoplysninger... 5 2.1 Indberettere... 5 2.2 Tællingernes omfang... 5 2.3 Kørselsgrundlag... 6 2.4 Datastrukturer, tekniske specifikationer og forsendelser... 6 2.5 Virksomheder, der anvender SLS... 6 3 Validering af data... 9 3.1 Fejlsøgning... 9 3.2 Fejlleverancer... 9 3.3 Manuelle/maskinelle rettelser... 10 3.4 Opkrævninger til dækning af omkostninger ved særskilt levering... 10 3.5 Overførsel af data til Danmarks Statistik... 10 3.6 Validering af data til Finansministeriets fraværsstatistik... 10 Bilag 1 Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær mv.... 13 2 Datastruktur for fraværspopulation... 19 3 Datastruktur for totalpopulation... 21 4 Noter til datastrukturer for fraværs- og totalpopulation... 23 5 Private områder med aftale om indberetning... 27 6 Vejledning til fejlretning... 29 INDHOLD 1

7 Dokumentation på fejl i dataleverance... 31 8 Fejl-tekster vedrørende fraværspopulation... 33 9 Hyppig fejl i dataleverance... 37 10 Interessenter... 39 2 INDHOLD

1. INDLEDNING 1.1 Fraværsoplysninger til Danmarks Statistiks lønstatistik Danmarks Statistik har siden 1993 for den private og siden 1995 for den offentlige sektor indsamlet data til lønstatistik. Udarbejdelsen af lønstatistik fordrer, at der anvendes et ensartet lønbegreb på alle områder, dvs. både for den private og offentlige sektor. Danmarks Statistik har til dette formål defineret lønbegrebet som fortjeneste i alt (løn, overtidsbetaling, diverse tillæg, værdi af personalegoder, pension, ATP, ferieog søgnehelligdagsbetaling) for den enkelte ansatte sat i forhold til den ansattes præsterede timer, dvs. den reelt arbejdede tid. For at beregne antal præsterede arbejdstimer indhenter Danmarks Statistik derfor oplysninger om betalt fravær for alle ansatte. Fraværsoplysningerne bruges nu også til Danmarks Statistiks fraværsstatistik. Levering af fraværsoplysninger fra områder med dispensation fra at levere fraværsoplysninger gennem SLS Ferie og Fravær skal ske digitalt, således at oplysningerne sendes krypteret til Personalestyrelsens mailadresse, perst@perst.dk. 1.2 Fraværsoplysninger til Finansministeriets fraværsstatistik Fraværsstatistikken tilgodeser flere formål. Først og fremmest dokumenterer statistikken den generelle udvikling i sygefraværet i staten. Denne udvikling kan herefter bl.a. sammenlignes med niveauet på andre områder, f.eks. den kommunale og private sektor. På baggrund af udviklingen kan det vurderes, om der bør iværksættes initiativer til nedbringelse af sygefraværet m.v. Udviklingen af det statslige fravær, navnlig sygefraværet, følges derfor nøje. Fraværsstatistikken giver desuden statens virksomheder mulighed for at følge fraværet i egen virksomhed, dels ved at følge udviklingen for virksomheden over tid og dels ved sammenligning med andre af statens virksomheder. Virksomhederne har således mulighed for at vurdere, om det lokale sygefravær ligger på et acceptabelt niveau, eller om der er grund til at iværksætte initiativer. Oplysninger om sygefravær i staten kan findes på Personalestyrelsens hjemmeside. KAP. 1. INDLEDNING 3

Fraværsoplysninger er desuden tilgængelige via ISOLA, hvor virksomheder i staten har mulighed for at analysere detaljerede fraværsoplysninger om egne ansatte og sammenligne sig med andre virksomheder og områder. 1.3 Lovhjemmel Ifølge Lov om Danmarks Statistik, jf. Lovbekendtgørelse nr. 599 af 22. juni 2000, skal der foretages indberetning til Danmarks Statistiks lønstatistik herunder fraværsoplysninger fra såvel den private som den offentlige sektor. Fraværsoplysninger skal i henhold til Personalestyrelsens cirkulære af 2. december 2009 indberettes via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær. Større områder, hvor der i forvejen findes edb-baseret fraværsregistrering, kan indgå aftale om særskilt levering til Personalestyrelsen. Aftaler om dispensation fra anvendelse af FRAV omfatter også SLS Ferie og Fravær. Der henvises i øvrigt til cirkulæret, se bilag 1. 1.4 Aftale med Danmarks Statistik Finansministeriets departement, Danmarks Statistik og lønstyrelserne indgik i 1994 en separat aftale om indberetning af fraværsoplysninger til lønstatistik på baggrund af oplysninger i lønsystemerne. Aftalen indebærer, at fraværsoplysninger fra SLSstyrelserne indsamles af Personalestyrelsen. Fraværsoplysningerne valideres efterfølgende i Personalestyrelsen, der videresender kopi til Danmarks Statistik. Derved undgås, at virksomhederne belastes af at skulle indberette samme data til Danmarks Statistik og Personalestyrelsen. 4 KAP. 1. INDLEDNING

2. GENERELT OM FRAVÆRSOPLYSNINGER 2.1 Indberettere SLS-styrelserne er alle omfattet af indberetningspligten og alle statslige virksomheder under de enkelte SLS-styrelser er omfattet. Derudover er selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne, omfattet. SLS-styrelserne omfatter: Økonomistyrelsen (STL 004) Forsvarsministeriet (STL 030) Forsvarskommandoen, DEMARS, leverer oplysninger om fravær for SLS-styrelsen ved Forsvarsministeriet. DSB leverer i lighed med PST-fraværsleverandører (beskrives under afsnit 2.5) alene oplysninger om fraværspopulation. Institutionsafgrænsningen indebærer, at såvel egentlige statsinstitutioner som tilskudsinstitutioner er omfattet af indberetningspligten, såfremt de anvender SLSsystemet ved lønanvisningen. Tilskudsinstitutioner skal modtage statstilskud på halvdelen eller derover af de samlede driftsudgifter for at være omfattet af indberetningspligten. Herudover har privatiserede institutioner og lignende særskilt aftale om indberetning, således at indberetningen kan ske via SLS-styrelsen. Det er op til den enkelte SLSstyrelse, om der ønskes indgået sådanne aftaler med enkelte institutioner og Danmarks Statistik. Aftalen indgås i givet fald mellem institutionen/selskabet, Danmarks Statistik og SLS-styrelsen. Hvis det aftales, at der skal foretages indberetning for private institutioner m.v., skal der anvendes samme kriterier for indberetning, herunder samme struktur mv., som for de statslige institutioner. 2.2 Tællingernes omfang Samtlige ansættelsesforhold medtages i optællingerne med undtagelse af de personalegrupper, der fremgår af bilaget til Personalestyrelsens cirkulære af 2. december 2009. Det drejer sig om grupper med særlige aflønningsformer, f.eks. vederlagslønnede og særligt aflønnede, fremmede tjenesteydelser, værnepligtige og andre personalegrupper uden et egentligt ansættelsesforhold. KAP. 2. GENERELT OM FRAVÆRSOPLYSNINGER 5

Statistikleverancer til Personalestyrelsen udarbejdes kvartalsvist og leveres senest den 20. i måneden efter kvartalets udgang. Indberetninger via SLS Ferie og Fravær kan foretages frem til de indberetningsfrister, Økonomistyrelsen annoncerer på www.oes.dk. 2.3 Kørselsgrundlag SLS-styrelserne og Forsvarskommandoen, DEMARS, skal aflevere oplysninger om: 1. Fraværspopulation (egentlige fraværsoplysninger). 2. Totalpopulation (oversigt over samtlige personer, uanset om disse har været fraværende eller ej) Oplysningerne om fraværspopulation (A) og totalpopulation (B) videresendes af Personalestyrelsen til Danmarks Statistik. 2.4 Datastrukturer, tekniske specifikationer og forsendelse Datastrukturer og tekniske specifikationer for oplysninger, der skal afleveres til Personalestyrelsen, fremgår af bilag 2 (fraværspopulation), bilag 3 (totalpopulation) og bilag 4 (noter til strukturer m.m.). 2.5 Virksomheder, der anvender SLS Brugere af SLS Ferie og Fravær Ifølge cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage fra 2009, skal virksomheder, der bruger SLS, indberette fraværsoplysninger via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær. PST-fraværsleverandører Indberetning via SLS Ferie og Fravær er som udgangspunkt obligatorisk. Enkelte virksomheder med edb-baseret fraværsregistrering på personniveau har indgået særskilt aftale om indberetning af fravær direkte til Personalestyrelsen(benævnes PSTfraværsleverandører) og anvender derfor ikke SLS Ferie og Fravær. PST-fraværsleverandører indberetter fraværsoplysninger i henhold til datastruktur for fraværspopulationen samt retningslinjer angivet i denne vejledning, jf. bilag 2 og bilag 4. PST-fraværsleverandører leverer således ikke oplysninger om totalpopulation. SLS 6 KAP. 2. GENERELT OM FRAVÆRSOPLYSNINGER

leverer data om totalpopulation for PST-fraværsleverandører. Fraværskoder for PSTfraværsleverandører fremgår af felt 8 i datastrukturen for fraværspopulationen i bilag 2. KAP. 2. GENERELT OM FRAVÆRSOPLYSNINGER 7

8 KAP. 2. GENERELT OM FRAVÆRSOPLYSNINGER

3. VALIDERING AF DATA 3.1 Fejlsøgning Personalestyrelsen foretager fejlsøgninger for at teste validiteten af modtagne data. Første led i fejlsøgning består i at kontrollere for ikke-valide værdier i data for totalog fraværspopulationer. Personalestyrelsen tester for ikke-valide værdier i følgende felter i datastrukturerne: IDENT, VERSION, STL, GRP, LØNNUMMER, KOMKO, PKAT, STIKO, LØNFORM, DELREGNR, ANS.F., FRADATO, TILDATO, FRAVÅRSAG VA- RIGHED-TIMER og VARIGHED-MINUTTER. Derudover testes det om: FRADATO er større end TILDATO FRADATO ligger i et fremtidigt kvartal FRADATO er mere end 1 år gammel TILDATO ligger mere end 1 år ude i fremtiden TILDATO ligger i et fortidigt eller fremtidigt kvartal FRADATO, der ligger i et fortidigt kvartal, er modtaget i tidligere dataleverance Hvis dette er tilfældet, udskrives dokumentation på en liste, der indeholder samtlige fejl i datasættet identificeret ved LØNNUMMER. I bilag 7 er der vist et eksempel på dokumentation af fejl. 3.2 Fejlleverancer Personalestyrelsen har fastsat en grænse for, hvor høj en fejlprocent, der kan accepteres. Grænsen er fastsat til 4 pct. for fraværspopulationen, idet en mindre usikkerhed kan accepteres ud fra et statistisk synspunkt. Der accepteres som hovedregel ikke fejl i data for totalpopulation. Hvis det samlede antal fejlbehæftede records udgør mere end 4 pct. af samtlige i fraværspopulationen, rettes henvendelse til PST-fraværsleverandøren eller SLS-styrelsen med henblik på en ny leverance med rettede data. Ved henvendelse pr. brev vedlægges dokumentation for fejl i form af en liste med samtlige fejlbehæftede records, der indgår i dataleverancen, jf. bilag 7. I fald der optræder gentagne fejl af samme type medsendes dog kun en enkelt fejlside. Der henvi- KAP. 3. VALIDERING AF DATA 9

ses i øvrigt til bilag 6, der er en vejledning til fejlretning, samt bilag 8, som er oversigt over samtlige typer fejl, der testes for. Ved telefonisk henvendelse kan det aftales at få tilsendt fejllister. 3.3 Manuelle/maskinelle rettelser Af ressourcemæssige årsager foretager Personalestyrelsen til tider manuelle/maskinelle rettelser i modtagne dataleverancer efter drøftelse med pågældende virksomhed. Hvis der er fejl i større omfang, opkræver Personalestyrelsen en timebetaling, der modsvarer den tid, der bruges for at rette disse fejl. 3.4 Opkrævninger til dækning af omkostninger ved særskilt levering Personalestyrelsen opkræver fra og med 1. kvt. 2001 betaling på kr. 200,- pr. leverance til dækning af omkostninger, der følger af indberetning uden om det ordinære fraværsregistreringssystem. Der vil endvidere blive opkrævet kr. 350,- ved forsinket fremsendelse. Gentagne leveringsproblemer kan medføre, at dispensation fra anvendelse af SLS Ferie og Fravær inddrages. Betalingerne opkræves en gang årligt efter årets afslutning. For større rettelser af fejlbehæftede indberetninger vil der blive opkrævet betaling efter Økonomistyrelsens ordinære timetakst. 3.5 Overførsel af data til Danmarks Statistik Når det validerede datagrundlag foreligger, overføres data til Danmarks Statistik. Det er indtil videre aftalt med Danmarks Statistik, at Personalestyrelsen undtagelsesvis kan overføre data senere end aftalt i tilfælde, hvor fejlretning af data er påkrævet. 3.6 Validering af data til Finansministeriets fraværsstatistik Personalestyrelsen udarbejder statistikken over det statslige fravær. Inden de indsamlede og validerede data kan indgå i fraværsstatistikken, valideres tallene yderligere. 10 KAP. 3. VALIDERING AF DATA

Personalestyrelsen udelukker herefter virksomheder fra statistikgrundlaget, som har en for lav fraværsprocent. Det gælder også, hvis der blot er problemer med ét kvartals data. KAP. 3. VALIDERING AF DATA 11

12 KAP. 3. VALIDERING AF DATA

BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV. 1. Indledning Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af sygefraværsstatistik for staten. Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. arbejdstime. 1. januar 2010 udvides indberetningspligten til også at omfatte indberetninger af omsorgsdage, jf. barselsaftalens cirkulære om barsel, adoption og omsorgsdage af 9. juni 2008. Fra 1. januar 2010 udvides indberetningspligten til også at omfatte indberetning af Personalekategori 553 Ph.d. Studerende. Med undtagelse af klasse 0001 og 0052 Ph.D.-stipendiater indskrevet i udlandet. Samt Stillingskode 03636 og 03637 Ph.d.-studerende. 2. Indberetning via Økonomistyrelsen Virksomheder i staten, der anviser løn via Økonomistyrelsen, skal indberette oplysninger om sygefravær mv. samt fravær i forbindelse med særlige feriedage og omsorgsdage via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær. 3. Større områder med egne fraværsregistreringssystemer Større områder med fraværsregistrering på personniveau kan træffe aftale om særskilt levering af oplysningerne med Personalestyrelsen. Nærmere definerede retningslinjer mht. datastruktur og betingelser for leveringen vil fremgå af aftalen med Personalestyrelsen. 4. Indberetningspligtige oplysninger Indberetning af oplysninger om fravær skal foretages for samtlige ansatte med angivelse af følgende typer fravær: fravær pga. egen sygdom samt graviditet uden for den egentlige barselsorlov fravær pga. arbejdsskade fravær pga. barns første og anden sygedag. fravær pga. barsel fravær pga. adoption fravær pga. omsorgsdage fravær i forbindelse med afholdelse af særlige feriedage BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV. 13

delvis sygemelding i form af nedsat tid delvis sygemelding i form af fritagelse for visse opgaver Fravær indberettes med angivelse af start- og slutdato for en given type fravær. En dag opgøres til 7 timer og 24 minutter, medmindre der indrapporteres et andet antal timer og minutter. Indrapportering af et andet antal timer og minutter foretages for fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter. Ved delvis sygemelding i form af nedsat tid indberettes den periode, medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid, og det antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden. 5. Indberetningernes hyppighed Indberetning af oplysninger om fravær mv. sker kvartalsvis via SLS Ferie og Fravær efter de af Økonomistyrelsen angivne frister. 6. Virksomheder omfattet af indberetningspligt Statslige virksomheder og selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne eller mere, er omfattet af indberetningspligt for oplysningerne om fravær anført under 4. 7. Ansatte omfattet af indberetningspligten Indberetningspligten omfatter samtlige ansatte med fravær i virksomheder omfattet af indberetningspligten. Efter aftale med Personalestyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten. Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag. 14 BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV.

8. Overførsel af oplysninger mellem tjenestesteder De indberetningspligtige oplysninger om fravær skal følge den ansatte i forbindelse med flytning mellem tjenestesteder. 9. Ikrafttræden Cirkulæret har virkning fra 1. januar 2010. Samtidig ophæves cirkulære af 29. september 2008 (Perst. nr. 057-08) om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage. Finansministeriet, Personalestyrelsen Den 2. december 2009 P.M.V. E.B. Mary-Ann Sanderson BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV. 15

Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten Bilag til cirkulæret PKAT Navn på personalekategori PKAT Navn på personalekategori 0026 Efterløn 0503 Medarbejdere ved Det Kongelige Teater 0027 Efterindtægt 0505 Musikassistenter 0071 Eksterne lektorer 0507 Korassistenter 0075 Frivillige i Hjemmeværnet 0509 Eksterne lektorer 0078 Særligt aflønnede 0531 Interviewere 0080 Vederlagslønnede 0549 Stipendiater 0081 Særskilt vederlagslønnede 0550 Uddannelsesydelse 0082 Timelønnede 0554 Ph.d.-studerende (stipendie) 0083 Vederlagslønnede 0555 Skolepraktikelever 0090 Frivilligt redningspersonel 0567 Civile værnepligtige 0091 Fremmede tjenesteydelser 0581 Praktikvederlag 0092 Vederlagslønnede 0660 Værnepligtig personel 0093 Særligt aflønnede 0666 Værnepligtig personel 0095 Observatorer 0668 Særligt aflønnede 0096 Praktiklærerløn 0683 Stampersonel med rådighedspligt 0098 Særligt aflønnede 0684 Officerer m. rådighedspligt 0103 Særligt aflønnede 0693 Særligt aflønnede timeløn 0105 Kliniske/eksterne lektorer 0694 Særligt aflønnede timeløn 0106 Eksterne lektorer 0695 Timelærere Handelsskoler 0107 Studenterundervisere 0696 Timelærer Tekniske skoler 0109 Særligt aflønnede 0697 Timelærere Maskinmesterskoler 0111 Ministre 0749 Psykologer/timeløn 0121 Speciallægekonsulenter mv. 0750 Psykologisk konsulent 0160 Værnepligtigt personel 0777 Læge/vederlagsløn 0192 Timelærere/vikarer 0780 Engangsregister 0222 Vederlagslønnede pensionister 0781 Timelønnede 0250 Rådighedskontakt i HKKF 0782 Engangsregister timelønnede 0269 Officerer værnepligtige 0785 Voksenuddannelsesstøtte 0270 Værnepligtigt personel 0787 Engangsregister studenterundervisere 16 BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV.

PKAT Navn på personalekategori PKAT Navn på personalekategori 0274 Officerer m. rådighedstjeneste 0791 0277 0278 Stampersonel m. rådighedstjeneste Sygeplejersker m. rådighedstjeneste 0293 Særligt aflønnede 0796 Engangsregister frem. tjenesteydelser 0794 Særligt aflønnede timeløn 0795 Vederlagslønnede fyrpassere 0294 Særligt aflønnede 0797 Distriktslæger Hjemmeværnet 0326 Ventepenge 0798 Depottilsynsførende 0327 Rådighedsløn 0799 Engangsregister praktiklærerløn 0328 Efterindtægtsmodtagere 0493 Særligt aflønnede Samt PKAT 0553 KL 0001 og 0052 Ph.D.-stipendiater indskrevet i udlandet, er ikke omfattet af indberetningspligten. Vederlagslønnede garnisonstandlæger STIKO Navn på stillingskode STIKO Navn på stillingskode 01213 Faglig vejleder 04685 Studenterkoordinator 01966 Instruktor 04686 Studenterinstruktør 04674 Studentervejleder 04687 Studentermedhjælper 04675 Studerende 04688 Studentermedhj. bib. 04677 Studenterstudievejleder. 04704 Studenterunderviser 04678 Studentervikar 05267 Veterinærstuderende BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV. 17

18 BILAG 1. CIRKULÆRE OM INDBERETNING AF OPLYSNINGER OM FRAVÆR MV.

BILAG 2. DATASTRUKTUR FOR FRAVÆRSPOPULATION Gælder for samtlige dataleverandører fra og med 1. kvt. 2005 Felt nr. Start - Slut Antal pos. Feltnavn Bemærkninger 1 1-3 3 IDENT Konstant = 901 Angiver, at der er tale om Fraværsstatistik Fraværspopulation 2 4-7 4 VERSION Version angiver kvartalet i et givet år. Følgende værdier anvendes: Kvartal/År = kkåå Eksempel: 1. kvartal 2008 = 0108 3 8-10 3 STL Styrelsesnummer er STL i SLS: 004, 020 og 030 4 11-13 3 GRP Gruppenummer. STL 008, 020 og 030 anvender værdien 000. 5 14-26 13 LØNNR Lønnummer = CPR.nr. samt løbenr. (PNR + PLBNR) 6 27-32 6 FRA-DATO Dato i formen ÅRMDDG. Dato for første fraværsdag i fraværsperioden. Se noter til datastruktur. 7 33-38 6 TIL-DATO Dato i formen ÅRMDDG. Dato for sidste fraværsdag i fraværsperioden. Hvis fraværsperioden ikke er afsluttet sættes TIL-DATO = 999999. Se noter til datastruktur. BILAG 2. DATASTRUKTUR FOR FRAVÆRSPOPULATION 19

Felt nr. Start - Slut Antal pos. Feltnavn Bemærkninger 8 39-39 1 FRAVÅRSAG Fraværsårsag. Der anvendes følgende fraværskoder: 1 = Fravær pga. egen sygdom samt graviditet udenfor egentlig barselsorlov 2 = Fravær pga. arbejdsskade 3 = Fravær pga. barns sygdom 4 = Fravær pga. barselsorlov 5 = Fravær pga. adoption 6 = Fravær pga. særlige feriedage og feriefridage 7 = Delvis sygemelding i form af nedsat tid 8 = Delvis sygemelding i form af fritagelse for visse opgaver 9 = Fravær pga. omsorgsdag 9 40-40 1 VARIGHED -TIMER Timetallet for varigheden af fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter. 10 41-42 2 VARIGHED MINUTTER Minuttallet for varigheden af fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter. 20 BILAG 2. DATASTRUKTUR FOR FRAVÆRSPOPULATION

BILAG 3. DATASTRUKTUR FOR TOTALPOLULATION Gælder for SLS-styrelser og Forsvarskommandoen Felt Start - Antal nr. Slut pos. Feltnavn Bemærkninger 1 1-3 3 IDENT Konstant = 900 Angiver, at der er tale om Fraværsstatistik Totalpopulation 2 4-7 4 VERSION Version angiver kvartalet i et givet år. Følgende værdier anvendes: Kvartal/År = kkåå Eksempel: 1. kvartal 2008 = 0108 3 8-10 3 STL Styrelsesnummer er STL i SLS: 004, 020 og 030. 4 11-13 3 GRP Gruppenummer. STL 008, 020 og 030 anvender værdien 000. 5 14-26 13 LØNNUMMER Lønnummer = CPR.nr. samt løbenr. (PNR + PLBNR) 6 27-29 3 KOMKO Tjenestestedskommunekode 7 30-33 4 PKAT Personalekategori 8 34-38 5 STIKO Stillingsbetegnelse 9 39-39 1 LØNFORM Lønform. Der angives følgende værdier: Forudlønnet, månedsvis = 1 Bagudlønnet, månedsvis = 2 Andet = 9 10 40-47 8 DELREGNR Delregnskabsnummer i regnskabssystem. 11 48-48 1 ANS.F. Ansættelsesform. Der anvendes følgende værdier: 1 = Kontraktansættelse 5 = Socialt kapital 7 = Vikarer mv. 8 = Åremålsansættelse 9 = Frivillig fratræden 0 = Øvrige ansættelsesforhold. 12 49-58 10 DEL 1 Den frie specifikation Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 BILAG 3. DATASTRUKTUR FOR TOTALPOLULATION 21

Felt Start - Antal Feltnavn Bemærkninger nr. Slut pos. 13 59-68 10 DEL 2 Den frie specifikation Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 14 69-78 10 DEL 3 Den frie specifikation Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 15 79-88 10 DEL 4 Den frie specifikation Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 16 89-98 10 DEL 5 Den frie specifikation Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 17 99-108 10 DEL 6 Den frie specifikation 18 109-113 19 114-119 20 120-125 Institutionernes egen specifikation af kontonummer. Findes ingen fri specifikation udfyldes med 9999999999 5 KVOTE Beskæftigelsesgrad angivet ved en værdi i intervallet 0 til 10000, hvor 10000 svarer til 1924 bevillingstimer. 6 I KRAFT START Dato i formen ÅRMDDG. Dato for første dag i kvartalet, hvor lønregisteret er i kraft: 6 I KRAFT SLUT Dato i formen ÅRMDDG. Dato for sidste dag i kvartalet, hvor lønregisteret er i kraft: 22 BILAG 3. DATASTRUKTUR FOR TOTALPOLULATION

BILAG 4. NOTER TIL DATASTRUKTURER FOR FRAVÆRS- OG TOTALPOPULATION Nye felter og fraværsårsager i datastrukturen fra 1. kvt. 2005 Datastrukturen for fraværspopulationen er tilføjet to nye felter, og der er indført to nye fraværsårsager. De to nye felter i datastrukturen, VARIGHED TIMER og VARIGHED- MINUTTER, benyttes til at angive fravær af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter. Felterne erstatter ikke, men supplerer oplysninger om fraværsperioders varighed oplyst med FRA-DATO og TIL-DATO. Eksempel 1: Ansat XX melder sig syg 6. januar 2005 to timer før arbejdstids ophør og raskmelder sig dagen efter ved at møde til arbejdstids start. IDENT. LØNNR FRA-DATO TIL-DATO FRAVÅRSAG VARIGHED-TMER VARIGHED-MINUTTER 901 XX 050106 050106 1 2 00 Fraværshændelser, der varer én hel dag eller flere hele dage, angives med FRA- DATO og TIL-DATO samt nuller i felterne VARIGHED-TIMER og VARIG- HED-MINUTTER. Eksempel 2: Ansat XX afholder to hele særlige feriedage fra 4. januar 2005 til og med 5. januar 2005. IDENT. LØNNR FRA-DATO TIL-DATO FRAVÅRSAG VARIGHED-TMER VARIGHED-MINUTTER 901 XX 050104 050106 6 0 00 Efter indførelse af felterne VARIGHED-TIMER og VARIGHED-MINUTTER i datastrukturen angives én fraværsperiode i visse tilfælde ved flere records (datalinier) i leverancer til fraværspopulationen. Eksempel 3: Ansat XX melder sig syg to timer og 30 minutter inden arbejdstids ophør 11. januar 2005 og møder igen 14. januar 2005 til normal arbejdstid. IDENT. LØNNR FRA-DATO TIL-DATO FRAVÅRSAG VARIGHED-TMER VARIGHED-MINUTTER 901 XX 050111 050111 1 2 30 901 XX 050112 050113 1 0 00 BILAG 4. NOTER TIL DATASTRUKTURER FOR FRAVÆRS- OG TOTALPOPULATION 23

Efter fraværsdata er modtaget i Personalestyrelsen bearbejdes data, så FRA-DATO og TIL-DATO for samhørende records forenes og oplysninger om varighed summeres i én record for hver fraværsperiode. Ved delvis sygemelding i form af nedsat tid angives fravær på samme vis, som i eksempel 1, dog ved brug af fraværsårsag 7. Flere på hinanden følgende delvise sygemeldinger i form af nedsat tid anføres med records for hver fraværsperiode. Delvis sygemelding i form af fritagelse for visse opgaver angives på samme vis, som i eksempel 2, dog ved brug af fraværsårsag 8. For alle eksempler gælder, at beskæftigelsesgraden ingen betydning har for det der angives i felterne VARIGHED-TIMER og VARIGHED-MINUTTTER. Ud fra KVOTE, der indgår i datastrukturen for totalpopulationen, vægtes fravær for deltidsansatte i forhold til beskæftigelsesgraden. Datastrukturen for totalpopulationen er tilføjet tre nye felter: KVOTE, I KRAFT START og I KRAFT SLUT. Uafsluttede fraværsperioder Hvis en fraværsperiode ikke er afsluttet ved kvartalets slutning, angives FRA-DATO som ÅRMDDG og TIL-DATO som 999999. Brugere af SLS Ferie og Fravær lader feltet stå blankt ved uafsluttede perioder, som efterfølgende konverteres til 999999 i Økonomistyrelsen i henhold til generel vejledning. Eksempel ved registrering for 1. og 2. kvt. 2008: XX er syg fra 25. marts 2008 til 5. april 2008, hvilket angives på følgende måde: Ved registrering for 1. kvt. 2008 angives FRA-DATO i felt nr. 6 med cifrene 080325 og TIL- DATO i felt nr. 7 angives cifrene 999999. Ved registrering for 2. kvt. 2008 angives for XX den samme FRA-DATO som i foregående kvartal, altså FRA-DATO = 080325, samt den endelige TIL-DATO, 080405. 24 BILAG 4. NOTER TIL DATASTRUKTURER FOR FRAVÆRS- OG TOTALPOPULATION

Oversigt over ansættelsesformer (ANS.F.). Følgende værdier for ansættelsesform er valide: ANS.F. 1 Kontraktansættelse Anvendes for personer, der indgår kontrakt om styrelsens/ institutionens driftsvilkår (typisk direktører og styrelseschefer) ANS.F. 5 Socialt kapitel Anvendes til at markere for ansatte i job på særlige vilkår, samt visse social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger. ANS.F. 6 Udlånte tjenestemænd Anvendes til at markere for udlånte tjenestemænd, til hvilke der knytter sig refusioner eller tilskud, jf. Finansministeriets Økonomisk-administrative Vejledning (www.oav.dk), afsnit 20.23.8 og 20.21.5. ANS.F. 7 Vikarer m.v. Anvendes til at markere for vikarer m.v., herunder vikarer m.v., til hvilke der knytter sig refusioner eller tilskud. ANS.F. 8 Åremålsansættelse Anvendes til at markere for åremålsansættelse i henhold til åremålsaftalen, jf. Finansministeriets cirkulære af 28. marts 1994 (APD.nr. 22/94). ANS.F. 9 Frivillig fratræden Anvendes til at markere for personer, der i forbindelse med frivillig fratræden får udbetalt løn under tjenestefrihed. ANS.F. 0 Øvrige ansættelsesforhold Anvendes til at angive ansættelsesforhold som ikke falder under de ovenstående, fx ordinære eller normale ansættelsesforhold. BILAG 4. NOTER TIL DATASTRUKTURER FOR FRAVÆRS- OG TOTALPOPULATION 25

Specifikationer for dataformatet Data leveres i ASCII format, dvs. en flad fil. Filen sendes elektronisk krypteret til Personalestyrelsens mailadresse, perst@perst.dk Alle felter er numeriske. Fraværsdata og løndata skal samkøres i Danmarks Statistik. Det er derfor nødvendigt, at alle feltdata i datastrukturen totalpopulation markeret med fed skrift er identiske med (har samme værdi som) tilsvarende data i lønsystemet. Oplysning om koder for disse felter kan hentes hos SLS-styrelserne. Levering af data Data skal fremsendes til: perst@perst.dk, Att.: Henrik Jensen Der medsendes oplysninger om kontaktperson i virksomheden. Af fremsendte data skal følgende oplysninger fremgå tydeligt: Fraværsoplysninger - at der er tale om fraværsoplysninger Styrelsens/institutionens navn Gruppenummer i SLS (for virksomheder under SLS-styrelse Økonomistyrelsen) Version på dataleverancen Eksempelvis: Fraværsoplysninger Institution XX Gruppe XXX Version 0106 26 BILAG 4. NOTER TIL DATASTRUKTURER FOR FRAVÆRS- OG TOTALPOPULATION

BILAG 5. PRIVATE OMRÅDER MED AFTALE OM INDBERETNING Der er indgået aftale med følgende private områder i SLS-styrelse Økonomistyrelsen Lønopl. FRAV GRP 006 Grønlands Hjemmestyre JA NEJ GRP 496 Kofoeds Skole, private del REGNR/AFD 20953.000 JA JA GRP 513 SVUF, Samarbejdsorganisationen for de videregående uddannelser på Fyn JA JA GRP 620 Svendborg Handelsskoles Kantine JA JA GRP 652 IPU, Institut for Produktudvikling JA JA GRP 657 Odense Teknikums Kantine JA JA GRP 658 Kantinerne ved Københavns Ingeniørhøjskole JA JA GRP 659 Nakskov Uddannelsescenter (ved Nakskov Tekniske Skole) JA JA GRP 660 Nakskov Uddannelsescenter, Kollegiet (ved Nakskov Tekniske Skole) JA JA I øvrigt Det er endvidere aftalt, at udlånte tjenestemænd (privatisering, udlagte opgaver) såvel som indlånte tjenestemænd (f.eks. opgaver overtaget fra amterne) medtages i indberetningen i den udstrækning, de pågældende personer aflønnes via en SLS-styrelse. For private gymnasieskoler forudsættes det, at der uden accept fra skolerne kan ske fraværsindberetning fra ØS for såvel de områder, der er omfattet af Finansministeriets forhandlingskompetence, som øvrige områder. BILAG 5. PRIVATE OMRÅDER MED AFTALE OM INDBERETNING 27

28 BILAG 5. PRIVATE OMRÅDER MED AFTALE OM INDBERETNING

BILAG 6. VEJLEDNING TIL FEJLRETNING Bilag 7 viser et eksempel på dokumentation af fejl af en dataleverance for 1. kvartal 1996. Pågældende institutions (gruppe i SLS-styrelse Økonomistyrelsen) første fejl optræder ved rekord nr. 8 (datalinie), der har fejltype 16, fradato i fortidigt kvartal, jf. bilag 9. Ovenfor er rekorden identificeret ved STL, GRP og lønnummer. Gruppen og lønnummeret er udstreget i eksemplet. Næste fejl optræder ved rekord nummer 53. Her er der 2 fejltyper, 9 og 11. TILDA- TO ligger 2 år før FRADATO. Der er tale om tastefejl i TILDATO. Næste fejl optræder ved rekord nummer 79 og så fremdeles. Fejlretning Vedr. fejl nr. 15 er det typisk ikke det rigtige løbenummer, der er angivet. Specielt hvad angår fejltype 16, er det resultatet af en for sen indtastning i virksomhederne af en fraværsperiodes begyndelse. Registrering skal derfor principielt allerede ske, så snart en fraværsperiode påbegyndes. Hvis der er problemer med fejlretningen, kan der rettes henvendelse til kontaktperson i Personalestyrelsen, se bilag 10 BILAG 6. VEJLEDNING TIL FEJLRETNING 29

30 BILAG 6. VEJLEDNING TIL FEJLRETNING

BILAG 7. DOKUMENTATION PÅ FEJL I DATALEVERANCE FRAVÆRSSTAT1STIK, 1. KVARTAL 96 FILNAVN: FRAV61F S004 STL: 004, GRP: XXX, LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOO1 8 16 950705 FRADATO I FORTI0IGT KVT, MEN FRAV IKKE TIDLIGERE INDRAP. STL: 004, GRP: XXX, LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOO1 53 9 960318 FRADATO ER ST~RRE END TILOATO 53 11 930318 TILOATO LIGGER I ET FORTIOIGT KVARTAL SIL: 004, GRP: XXX, LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOO1 79 13 990118 TILDATO LIGGER MERE END 1 ÅR UD I FREMTIDEN SIL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOO1 83 16 951277 FRADATO I FORTIDIGT KVT, MEN FRAV IKKE TIDLIGEREINDRAP. STL: 904, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 88 5 FEJL I PNR 88 15 STL/GRP/LØNNUMMER FINDES IKKE I TOTALPOPULATION SIL: 004, GRF: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 104 13 990206 TILDATO LIGGER MERE END 1 ÅR UDE I FREMTIDEN STL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 116 14 6 FEJL I FRAVÆRSAG STL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 117 14 6 FEJL I FRAVÆRSAG STL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 118 14 6 FEJL I FRAVÆRSAG BILAG 7. DOKUMENTATION PÅ FEJL I DATALEVERANCE 31

STL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 119 14 6 FEJL I FRAVÆRSAG STL: 004, GRP: XXX,LØNNUMMER: XXXXXXXXXXXXOOO 120 14 6 FEJL I FRAVÆRSAG 32 BILAG 7. DOKUMENTATION PÅ FEJL I DATALEVERANCE

BILAG 8. FEJL-TEKSTER VEDRØRENDE FRAVÆRSPOPULATION Fejlnr. Fejl-tekst Forklaring til fejl-tekst 1 Fejl i IDENT Feltet IDENT skal indeholde værdien 901. 2 Fejl i VERSION Feltet VERSION skal indeholde en angivelse af det kvartal, som de indrapporterede data vedrører. Formatet er "0kaa", hvor k=kvartalsnummeret (1-4) og aa er årstallet. Eks.: 2. kvartal 2006 skal angives som "0206". 3 Fejl i STL Feltet indeholder ikke et af de tilladte SLS-styrelsesnumre: 004, 008, 020 og 030. 4 Fejl i GRP Under SLS-styrelse ØS angives endvidere gruppenummer. Det anførte gruppenummer ligger ikke i det tilladte interval (000-999). 5 Fejl i PNR Det anførte personnummer er ikke korrekt (fødselsdato ikke valid eller fejlagtigt checkciffer). 6 Fejl i PLBNR Det anførte personløbenummer ligger ikke i det tilladte interval (000-999). 7 Fejl i FRADATO Feltet FRADATO indeholder ikke en valid dato på formen AAMMDD, hvor AA = årstallet, MM = måneden og DD = dagen i måneden. 8 Fejl i TILDATO Feltet TILDATO indeholder ikke en valid dato på formen AAMMDD, hvor AA = årstallet, MM = måneden og DD = dagen i måneden. Bemærk, at TILDATO også kan angives som 999999, hvis fraværsperioden ikke er afsluttet ved kvartalets udgang. 9 FRADATO er større end TIL- DATO Den anførte FRADATO ligger senere end den anførte TILDATO. FRADATO skal altid være mindre end eller lig med TILDATO. BILAG 8. FEJL-TEKSTER VEDRØRENDE FRAVÆRSPOPULATION 33

Fejlnr. Fejl-tekst Forklaring til fejl-tekst 10 FRADATO ligger i et fremtidigt kvartal Den anførte FRADATO ligger i et senere kvartal, end det kvartal, som de indrapporterede fraværsoplysninger vedrører. FRADATO skal altid være mindre end eller lig med den sidste dag i kvartalet. 11 TILDATO ligger i et Fortidigt kvartal Den anførte TILDATO ligger i et tidligere kvartal, end det kvartal, som de indrapporterede fraværsoplysninger vedrører. Fraværsperioden skulle derfor have været indrapporteret for det kvartal, hvori TILDATO falder. TILDATO skal altid være større end eller lig med den første dag i kvartalet. 12 FRADATO er mere end 1 år gammel Den anførte FRADATO er med stor sandsynlighed fejlbehæftet, da fraværsperioder på mere end 1 år må antages at være usandsynlige. (Fejlen kan f.eks. skyldes angivelse af forkert årstal). 13 TILDATO ligger mere end 1 år ude i fremtiden Den anførte TILDATO er med stor sandsynlighed fejlbehæftet, da fraværsperioder på mere end 1 år må antages at være usandsynlige.(fejlen kan f.eks. skyldes angivelse af forkert årstal). 14 Fejl i FRAVÅR- SAG Den anførte kode for fraværsårsag ligger ikke i det tilladte interval (1-8). 15 STL/GRP/LØN- NUMMER findes ikke i totalpopulation Der er indrapporteret fraværsoplysninger for en person (identificeret ved styrelse, gruppe, personnummer og person løbenummer), som ikke findes i totalpopulationen. Der kan f.eks. være anvendt forkert PLBNR. 16 FRADATO i fortidigt kvt., men frav. ikke tidligere indrapporteret Den indrapporterede fraværsperiode starter i et tidligere kvartal (FRADATO er mindre end første dag i kvartalet). En sådan fraværsperiode må kun forekomme såfremt perioden også er indrapporteret i det kvartal, hvori perioden starter (med TILDATO 999999). Fraværsperioden er imidlertid ikke tidligere indrapporteret. 34 BILAG 8. FEJL-TEKSTER VEDRØRENDE FRAVÆRSPOPULATION

Fejlnr. Fejl-tekst Forklaring til fejl-tekst 17 Fejl i VARIGHED/ TIMER Den indberettede VARIGHED/TIMER ligger udenfor det tilladte interval (0 7). Fravær indberettet med timer og minutter må ikke være højere end 7 timer og 24 minutter. 18 Fejl i VARIGHED/ MINUTTER Den indberettede VARIGHED/MINUTTER ligger udenfor det tilladte interval (0 59). Fravær indberettet med timer og minutter må ikke være højere end 7 timer og 24 minutter. 19 VARIGHED i TI- MER /MINUTTER er forskellig fra 0, men FRA- og TILDATO er ikke ens. Fravær er indberettet med VARIGHED i TIMER /MINUTTER større end 0 og samtidig angiver FRA- og TILDATO en varighed på mere end 1 dag. Fravær indberettet med timer og minutter må ikke være højere end 7 timer og 24 minutter. BILAG 8. FEJL-TEKSTER VEDRØRENDE FRAVÆRSPOPULATION 35

36 BILAG 8. FEJL-TEKSTER VEDRØRENDE FRAVÆRSPOPULATION

BILAG 9. HYPPIG FEJL I DATALEVERANCE En meget hyppig fejl i dataleverancerne er, at fravær påbegyndt i et kvartal først modtages i dataleverance vedr. det næste kvartal (= fejltype 16). Situationen vedr. fejltype 16 kan beskrives således: Marts April Juli Aflevering af fravær vedr. 1 Aflevering af fravær vedr. 2. kvartal: 19/4-01 kvartal: 17/7-01 Data vedr. marts skal være tastet inden udtræk, dvs. typisk inden d. 18/4 Fraværsperiode: Grundet uhensigtsmæssigheder i lokale rutiner er 010328-999999 påbegyndt fravær i marts ikke tastet inden d. 18/4. Konsekvenser for statistikgrundlag: Fraværsperioden fra marts indgår i dataleverance vedr. 2. kvartal. Indtastning af påbegyndt fraværsperiode er foretaget efter udtræk d. 18/4/01 og før 16/7/01 Dataleverance vedr. 1. kvartal bliver mangelfuld. Der er fejl i antal dage for dette kvartal. BILAG 9. HYPPIG FEJL I DATALEVERANCE 37

38 BILAG 9. HYPPIG FEJL I DATALEVERANCE

BILAG 10. INTERESSENTER Leverandører af fraværsdata (SLS-styrelser) STL 004 Økonomistyrelsen Att.: Michael Pedersen Tlf. 33 92 88 26 Att.: Eva Gustafsson Tlf. 33 92 88 95 STL 020 DSB Att.: Bent Møllvang Larsen Folke Bernadottes Allé 5 2100 København Ø STL 030 Forsvarsministeriet Att.: Preben Ankerkilde Søminegraven 1 Holmen, bygning 24 1439 København K Tlf. 32 66 53 68 Modtagere af fraværsdata Danmarks Statistik Danmarks Statistik 4. kt., Arbejdsmarked Att.: Maiken Van Hauen Nielsen Sejrøgade 11 2100 København Ø Tlf. 39 17 39 17 Personalestyrelsen Lønpolitik og Statistik Frederiksholms Kanal 6 1220 København K. Kontaktperson: Henrik Jensen Tlf. 33 92 88 48 E-mail: hcn@perst.dk BILAG 10. INTERESSENTER 39

40 BILAG 10. INTERESSENTER

Personalestyrelsen www.perst.dk