Opslag SLS Ferie og Fravær

Transkript

1 Opslag Ferie og fravær Opslag SLS Ferie og Fravær Overblik Introduktion I dette Opslag kan du se hvilke faciliteter SLS Ferie/Fravær indeholder, og hvordan du arbejder med systemet. Du kan også se nogle af de vinduer systemet indeholder, herunder muligheder for at føre regnskab med ferie, omsorgsdage og øvrig frihed. Indhold Dette dokument indeholder følgende emner: Overblik... 1 Overblik over systemet... 2 Muligheder i og anvendelse af systemet... 9 Timer og dage Regnskaber i SLS Ferie/Fravær Registrering af fravær - hændelser Diverse koder Medarbejderkalender Oplysninger knyttet til sygdom Adgangsbegrænsning Fraværsrapporter Hvorfor kan jeg ikke indrapporterer hændelser på medarbejder i Ferie/Fravær? Seneste ændring Den nye elektroniske beskrivelse er første gang lagt på nettet den 1. september 2002, og der er foretaget rettelser den 13. juli Side 1 af 46

2 Overblik over systemet Overblik over systemet Faciliteter Her får du et overblik over de faciliteter som SLS Ferie/Fravær indeholder: Medarbejder Ansættelsesforhold Private/ personlige oplysninger Pårørende Virksomhedsrelaterede oplysninger Regnskaber og hændelser Indgang Indgangen til systemet er medarbejderen, og der anvendes derfor identifikation på cpr.nr.-niveau. Hvis medarbejderen er syg, vil det jo være tilfældet i forhold til personen/medarbejderen og ikke i forhold til et givet ansættelsesforhold. Du har dog mulighed for at se hvilke ansættelsesforhold en given medarbejder har, og du kan også knytte fraværshændelser til et givet ansættelsesforhold. Side 2 af 46

3 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Medarbejder Udvalgte stamoplysninger som eksempelvis navn, vises automatisk i Medarbejdervinduet når du har valgt det cpr.nr. som du ønsker at arbejde med: Du har ikke mulighed for at ændre data i dette vindue, alle ændringer skal du foretage via Ansættelsesforhold i SLS Kerne. Så snart en medarbejder er oprettet via SLS Kerne, har du også mulighed for at registrere oplysninger på medarbejderen i SLS Ferie/Fravær. Side 3 af 46

4 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Pårørende Ud over registreringen af selve fraværet og diverse regnskaber, har du mulighed for at registrere nogle grundoplysninger der knytter sig til medarbejderen, og som kan være relevante i både løn- og personalemæssige sammenhænge: Børn under 18 år (ret til barns første sygedag) Pårørende som kan kontaktes i særlige tilfælde, eller er berettiget til efterindtægt. Side 4 af 46

5 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Regnskaber Du har mulighed for at føre tre regnskaber pr. medarbejder og registrere tilknyttede hændelser. Hertil kan du naturligvis registrere oplysninger om sygdom, barns 1. sygedag mv.: Ferie Omsorg Frihed Regnskab og hændelser Ferie med og uden løn Restferie Overført ferie Særlige feriedage Regnskab og hændelser Omsorg i tilknytning til barsel Omsorg i tilknytning til afspadsering Rest Regnskab og hændelser Opsparet frihed diverse lokalaftaler Flyttet ferie Flyttet omsorg Rest Sygdom Hændelser Sygdom Barns 1. Sygedag Sygdom pga. arbejdsskade Både timer og dage Du kan vælge at få præsenteret regnskaber i enten timer eller dage. Tillige kan du registrere diverse fravær med både dage og timer/minutter. Beskrivelse Flere steder i systemet, er der mulighed for at knytte fritekst : Beskrivelse. Du skal være opmærksom på, at du naturligvis skal bruge denne facilitet, så der ikke registreres oplysninger der er følsomme i forhold til eller er i konflikt med persondatalov mv. Side 5 af 46

6 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Koder til rettigheder og registrering af fravær Når du skal foretage registreringer i SLS Ferie/Fravær, skal du vælge kode afhængig af om du skal registrere (evt. flytte/justere) en rettighed, f.eks. ret til ferie med løn eller om du skal registrere en hændelse, f.eks. sygdom. Her kan du se de to typer af koder: Rettigheder... Hændelser... Kode for rettighed Op- eller nedskriver rettigheder i regnskaber Kode for årsag Stempler en hændelse med type af fravær Hændelser kan registreres med faste årsagskoder, som Økonomistyrelsen opretter og vedligeholder. Til de faste årsagskoder kan knyttes frie årsagskoder, som hver enkelt virksomhed (gruppe) opretter og vedligeholder. Side 6 af 46

7 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Koder til rettigheder og registrering af fravær fortsat Ferieretstype Faste årsagskoder til hændelser 100 Sygdom 1 Automatisk med løn 130 Sydom med refusion 2 Udskudt med løn 140 Sygdom m. ref. (1 år. Kontrakt) 3 Overført med løn 150 Gravid bet. Sygdom før fødsel 154 Gravid, bet. Sygdom/nedsat tid 4 Tildelt med løn 155 Delvis sygemelding /nedsat tid 5 Udbetalt med løn 160 Delvis sygemelding/fritaget for opgaver 6 Andet med løn 220 Arbejdsskade 7 Sammensparet med løn 225 Arbejdsskade m. refusion 8 Særlige feriedage med løn 230 Barns 1. sygedag 231 Barns 2. sygedag 11 Automatisk uden løn 400 Barsel med løn 12 Udskudt uden løn 405 Delvis barsel 13 Overført uden løn 410 Barsel uden løn 14 Tildelt uden løn 420 Adoption med løn 15 Udbetalt uden løn 430 Adoption uden løn 16 Andet uden løn 500 Ferie med løn 17 Sammensparet uden løn 503 Udbetalte feriedage (nedskriver ferieregnskab) Flytning af opsparing til feriehedsbank 504 Udbetalte særlige feriedage (nedskriver ferieregnskabet) 598 Feriedage 505 Ferie med løn 1/2 dag 599 Opsparing af feriedage 510 Ferie uden løn 515 Ferie uden løn 1/2 dag 520 Særlige feriedage Side 7 af 46

8 Overblik over systemet Overblik over systemet, fortsat Omsorgstype 1 Konverteret 530 Feriefridage Faste årsagskoder til hændelser fortsat 2 Tildelt 541 Udbetalt ferie (nedskriver ikke ferieregnskabet) 3 Barsel 548 Udbetalt særlige feriedage (nedskriver ikke ferieregnskabet) 4 Adoption 600 Omsorgsdage 5 Andet 605 Omsorgsdag 1/2 dag 6 Omsorgsdage Omsorgsdag 15 (1/10-05) Flytning af opsparing til feriehedsbank 599 Opsparing af omsorgsdage 700 Tjenestefrihed Opsparingstype frihedsbank 615 Omsorgsdag 1/2dag 15 (1/10-05) 705 Flexfri 710 Afspadsering 715 Seniorordning 750 Graviditetsundersøgelse 760 Løn under hospitalsindlæggelse af børn Faste årsagskoder til hændelser fortsat 1 Natpenge 801 Afh. Frihed: Natpenge 2 Aften/nat 802 Afh. Frihed: Aften/nat 5 Lokalaftale Afh. Frihed: Særlige ydelser 6 Lokalaftale Afh. Frihed: Lokalaftale 1 7 Omsorgsdage/timer 805 Afh. Frihed: Lokalaftale 2 8 Ferie 806 Afh. Frihed: Lokalaftale 3 9 Særlige feriedage 807 Afh. Frihed: Omsorgsdage/timer 10 Udbetalt natpenge 808 Afh. Frihed: Ferie 11 Udbetalt Aften/nat 809 Afh. Frihed: Særlige feriedage 12 Udbetalt særlige ydelser 900 Aktivitet 13 Udbetalt lokalaftale Kursus 14 Udbetalt lokalaftale Møde 15 Udbetalt lokalaftale 3, 930 Projekt 16 Udbetalt omsorgsdage/- timer 940 Vagt 17 Udbetalt ferie 950 Undervisning 18 Udbetalt særlige feriedage 990 Andet Side 8 af 46

9 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet Indledning I dette afsnit får du et mere detaljeret indblik i de muligheder der findes i SLS Ferie/Fravær og hvordan du anvender systemet. Indgange Du får adgang til SLS Ferie/Fravær via SLS s hovedmenu: Hændelseslog Ift. SLS Ferie/Fravær Faste og frie årsagskoder. Indgang/navigation Masseindrapportering if. SLS Ferie/Fravær ift. SLS Ferie/Fravær t Side 9 af 46

10 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet, fortsat Medarbejdervi nduet Det er via Medarbejdervinduet du navigerer rundt i SLS Ferie/Fravær: Du bruger samme indgang hvad enten du skal registrere, ændre eller forespørge. Side 10 af 46

11 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet, fortsat Registrering af hændelser Du registrerer diverse fravær (hændelser) - f.eks. sygdom og ferie ved hjælp af årsagskoder. Du skal anvende en fast årsagskode (på 3 cifre), og du kan hertil anvende en fri årsagskode (på 2 cifre). Du kan altid se hvilke koder der eksisterer via Opslagsknapperne. Du kan også vælge relevant kode via Opslagsknapperne. Side 11 af 46

12 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet, fortsat Registrering af rettigheder Du registrerer medarbejders rettigheder i Ferieregnskab, Omsorgsregnskab og/eller Frihedsbank med en rettighedstype på op til 2 cifre. Her ser du et eksempel fra Ferieregnskabet, hvor du skal vælge værdien 1, hvis du skal regulere/tilskrive ferie med løn: Som udgangspunkt skal du sørge for at registrere de rettigheder som den enkelte medarbejder har i forhold til Ferie, Omsorg og Frihed. Side 12 af 46

13 Muligheder i og anvendelse af systemet Maskinel overførsel af ferieret fra SLS Du kan maskinelt få overført optjente feriedage i SLS til ferieregnskabet. De dage der overmeldes er de der er optalt i Faste felter Ferieoplysninger 1 sidste år. Side 13 af 46

14 Muligheder i og anvendelse af systemet Overførslen af feriedage fra SLS sker på følgende betingelser: - 24,96 dage rundes op til 25,00 og alle optalte dage overføres uden afrunding - For personer der har ferie med løn, vil feriedage blive overført som Ferie med løn - For personer med LKO 5050, løbende afregning af feriegodtgørelse, vil feriedagene blive overført som Ferie uden løn - For personer der har ferie med løn, vil der blive tillagt særlige feriedage med 1/5 af de registrerede dage i SLS, (eks. 25 feriedage : 5 = 5 særlige feriedage) - For personer med LKO 5050 og LKO 2929 (LKO 2929 tillægger særlige feriedage jf. løndelsbeskrivelsen) vil der blive tillagt særlige feriedage (Ferie med løn) med 1/5 af de registrerede dage - For personer med flere ansættelser (flere PLBNR) bliver der ikke overført optjente feriedage. Der udskrives i SLS advis på disse personer - For funktioner (PLBNR 98/99) bliver der ikke overført optjente feriedage - For inaktive registre (udløbsdato for AKKO er ) bliver der ikke overført optjente feriedage. Der bliver udskrevet advis på registre med AKKO forskellig fra samt 32 - For PKAT 80, 81, 82, 91, 270, 660, 693 og engangsregistre bliver der ikke overført optjente feriedage, der bliver udskrevet advis. For elever bliver der ikke overført optjente feriedage, der bliver udskrevet advis: - PKAT 50, KL 64 og 65 - PKAT 136, KL 1 og 4 - PKAT 139, KL 71, 74 ->77 - PKAT 144, KL 6 - PKAT 148, KL 68 - PKAT 172, KL 2, 4, 51 og 52 - PKAT 176, KL 1 - PKAT 177, KL 3, 4 og 6 - PKAT 185, KL 22 - PKAT 224, KL 54 - PKAT 226, KL 4 og 55 - PKAT 238, KL 53 - PKAT 240, KL 15, 82 -> 87 - PKAT 248, KL 60 og 62 - PKAT 258, KL 11, 12, og 15 - PKAT 266, KL 27 og 33 - PKAT 291, KL 60 -> 62 - PKAT 296, KL 60 -> 63 - PKAT 416, KL 2 - PKAT 467, KL 11 - PKAT 512, KL 5 - PKAT 548, KL 1 og 2 - PKAT 555, KL 1, 7 -> 9 Side 14 af 46

15 Muligheder i og anvendelse af systemet Send os en mail med din bestilling Du sender bestilling af maskinel indlæggelse af ferieret til: ØS Rådgivning og Support mail: oesrs@oes.dk Angiver i Emne i mailen: Bestilling af automatisk ferieret I selve mailen, skal der indgå oplysning om hvilken SLS-gruppe (GRP) ferieret skal indlægges på. Der må godt være anført flere GRP er i samme mail. Hertil ønskes oplysning om kontaktperson navn, mail og telefonnummer, i fald vi får brug for at vende tilbage til sagen Indlæggelse af automatisk ferieret i SLS Ferie/Fravær, koster 3 konsulenttimer. De efterfølgende år sker uden beregning. Side 15 af 46

16 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet, fortsat Faste og frie årsagskoder Det er faste og frie årsagskoder du kan anvende til at registrere de forskellige hændelser med. De faste årsagskoder på 3 cifre er fælles for alle brugere. Til de faste årsagskoder kan hver enkelt virksomhed (gruppe) selv tilknytte frie årsagskoder på op til 2 cifre. Du skal igennem flere vinduer for at kunne oprette de frie årsagskoder. VIGTIGT: Du skal være opmærksom på, at du naturligvis skal bruge denne facilitet, så der ikke registreres oplysninger der er følsomme i forhold til eller er i konflikt med persondatalov mv. Side 16 af 46

17 Muligheder i og anvendelse af systemet Muligheder i og anvendelse af systemet, fortsat Masseindrappo r- tering Du kan også registrere hændelser via Masseindrapportering der knytter sig til SLS Ferie/Fravær: Det kan du eksempelvis have glæde af hvis du skal registrere flere ferie- eller sygesedler. Tips! Det er ikke nødvendigt, at taste løbenr., der findes kun et register på hver lønmodtager i Ferie/Frav systemet. Side 17 af 46

18 Timer og dage Timer og dage Indledning SLS Ferie/Fravær indeholder både timer og dage. Hvis du har indrapporteret én dag, så beregner systemet automatisk 7 timer og 24 minutter for hændelsen og omvendt hvis du indrapporterer 7,24 beregner systemet automatisk 1 dag. OBS timer Du skal være opmærksom på, at du kun kan registrere hændelser med timer og minutter, når registreringen er på én dag eller derunder. Eksempelvis 3 timer og 24 minutter i forbindelse med sygdom, hvor medarbejder forlader arbejdspladsen før endt arbejdstid. Gælder din registrering mere end én dag (en periode der strækker sig over flere dage), så kan du ikke knytte timer til hændelsen. Med mindre du bruger: Fraværskode 155 Delvis sygemelding /nedsat tid. Side 18 af 46

19 Timer og dage Timer og dage, fortsat Regnskaber Du kan nemt og hurtigt skifte fra at få vist regnskaber i dage til timer/minutter og omvendt. NOTE: Når du åbner vinduerne med regnskaber, så vises automatisk dage. Side 19 af 46

20 Timer og dage Timer og dage, fortsat Automatisk omregning Udgangspunktet for regnskab i timer er 7 timer og 24 minutter pr. dag. Her får du to eksempler på systemets automatiske beregning: Du har registreret dag(e) Der tages udgangspunkt i, at du har registreret en halv feriedag for en medarbejder. Systemet lagrer automatisk den halve dag, og viser registreringen for dig i timer og minutter som: 3 timer og 42 minutter Du har registreret timer/minutter Der tages udgangspunkt i, at du har registreret sygefravær med 4 timer og 20 minutter. Systemet lagrer automatisk de 4 timer og 20 minutter, og viser registreringen i dage som: 0,58 dag Ved registrering af ferieret svarer én feriedag til 7 timer og 24 minutter. Således er en fuld ferieret (i forhold til Ferieloven) altid 185 timer, svarende til 25 feriedage. Hertil kan der være eksempelvis Særlige feriedage og Overført ferie. Disse registrerer du i ferieregnskabet med en særskilt rettighedstype. Skema I databasen lagres rettigheder og diverse fravær med dage og minutter, idet en hel dag svarer til 444 minutter. I denne tabel får du nogle eksempler på fra registrering til database til det du får vist/præsenteret i vinduerne : Databasen Det du får vist/præsenteret Registrering Dage Minutter Dage Timer Minutter 1 time & ingen min. 0, , timer & 42 min. 0, , timer & 24 min dage dage dage dage Side 20 af 46

21 Timer og dage Timer og dage, fortsat Kontrol af omregnede timer og minutter Hvis du får brug for at kontrollere de dage der er beregnet på baggrund af timer og minutter som du har registreret, skal du bruge en divisionsfaktor på 444, der svarer til antal minutter pr. dag Fra timer/minutter til dage : Kontrol af omregnede dage Hvis du får brug for at kontrollere de timer/minutter der er beregnet på baggrund af dage som du har registreret, skal du gange med en faktor på 444, der svarer til antal minutter pr. dag Fra dage til timer/minutter : Side 21 af 46

22 Timer og dage Timer og dage, fortsat Omsætningstabel Her har du en omsætningstabel Fra 100-dele-timer til minutter, som du måske kan bruge hvis medarbejdere afleverer deres timeopgørelser med timer og to decimaler (det er decimalerne du kan se omsat til minutter): Side 22 af 46

23 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær Indledning I dette afsnit får du indblik i de tre regnskaber som systemet indeholder: Ferie Omsorg Frihed Regnskab og hændelser Regnskab og hændelser Regnskab og hændelser Ferie med og uden løn Restferie Overført ferie Særlige feriedage Omsorg i tilknytning til barsel Omsorg i tilknytning til afspadsering Rest Opsparet frihed diverse lokalaftaler Flyttet ferie Flyttet omsorg Rest Det er ikke en totalbeskrivelse du får, idet systemet i vid udstrækning er selvforklarende. Således har vi etableret beskrivelsen med det formål, at du kan få en forståelse for hvordan du kan bruge regnskaberne. Skitse vedr. ferieregnskab Her får du en skitse af de faciliteter der indgår i ferieregnskabet: 4 1 Fritekst til ferieregnskab Ferieregnskab med 5 ferieår 2 Ferieret 3 5 Korriger ferieret Flyt ferieret Faciliteterne indeholder også mulighed for evt. at flytte ferieret til Frihedsbanken. Side 23 af 46

24 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Ferieregnskab I forbindelse med ferieregnskabet har du to hovedindgange, nemlig: Selve ferieregnskabet pr. ferieår Registrering, rettelse mv. af feriedage og perioder (hændelser). Ferieregnskabet indeholder i alt 5 ferieår, hvor vi starter med disse ferieår: 2006/ / / / /2003 og hvert ferieår i regnskabet indeholder oplysning om: Side 24 af 46

25 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Ferierettigheder En medarbejders samlede ferierettigheder kan bestå af flere forskellige typer, f.eks.: Optjent ferie Særlige feriedage Tildelt ferie Overført ferie FerieFRIdage i en kort overgangsperiode (til de er udfaset) Hvilke rettigheder den samlede ferieret består af, kan du se i Ferieret-vinduet : Du skal selv sørge for at registrere alle ferierettigheder i regnskabet. De ferieretstyper der findes, kan du se via opslagsknapper i systemet. Side 25 af 46

26 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Skitse vedr. omsorgsregnskab Her får du en skitse af de faciliteter der indgår i omsorgsregnskabet: Omsorgsregnskab 1 Regulér omsorgsret 2 Flyt evt. omsorgsret til Frihedsbank 3 Side 26 af 46

27 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Omsorgsregnskab I forbindelse med omsorgsregnskabet har du to hovedindgange, nemlig: Selve omsorgsregnskabet Registrering, rettelse mv. af omsorgsdage og perioder (hændelser). Omsorgsregnskabet hvor der principielt ikke er nogen frist for afholdelse, har du samlet i ét vindue, herunder hvilke typer af omsorgsrettigheder medarbejderen har: Rettigheder i tilknytning til omsorgsregnskabet kan være f.eks. være barsel og konverteret (f.eks. afspadsering): Side 27 af 46

28 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Skitse vedr. Frihedsbank Frihedsbanken knytter sig til Cirkulære fra primo 2001: Opsparing af frihed. Her får du en skitse af de faciliteter der indgår i Frihedsbanken: 1 Frihedsbank regnskab Regulér opsparing 2 3 Flyt evt. opsparing retur til ferie og eller omsorg Side 28 af 46

29 Regnskaber Regnskaber i SLS Ferie/Fravær, fortsat Rettigheder i Frihedsbank Rettighederne i frihedsbanken kan dels stamme fra overført ferie eller omsorg, og fra lokale aftaler. Hvis du skal overføre fra enten ferie- eller omsorgsregnskabet til frihedsbanken, så skal du bruge nogle særlige koder, der automatisk op- og nedskriver. Her ser du de to vinduer der knytter sig til Frihedsbanken: Side 29 af 46

30 Registrering af fravær - hændelser Indledning Betegnelsen hændelse, dækker over en række af muligheder for at registrere medarbejderens fravær, eksempelvis sygdom og ferie. Dine valgmuligheder Du har to valgmuligheder når du skal registrere afleverede sygemeldinger, feriemeddelelser mv. Du kan vælge enten Masseindrapportering (registrering på flere medarbejdere ad gangen) eller Hændelse (registrering på én medarbejder ad gangen). Sygemelding, barsel, feriemeddelelse mv. registrering Hændelse Masseindrapportering Medarbejderkalender Primært til kopiering (registrering) af eksempelvis fast fravær der løber over længere tid. Bemærkning fritekst Hvis du får brug for det, kan du knytte Bemærkning til en enkelt hændelse. Eksempelvis en planlagt ferieperiode, hvor du endnu ikke har modtaget en ferieseddel. Du får adgang til at registrere Bemærkning via Redigér i Hændelsesvinduet. BEMÆRK: Du kan først registrere bemærkning når hændelsen er oprettet. Side 30 af 46

31 Registrering af fravær - hændelser, fortsat Rettelser eller sletning Hvis du får brug for at ændre eller slette en eksisterende hændelse, skal det ALTID ske via Medarbejder Vælg via Medarbejder i menulinien: Vis Hændelse. I hændelsesvinduet vælg Hændelse og Åbn og marker den hændelse der skal slettes og vælg Åbn. Herefter vælges Hændelse igen og vælg slet. Du kan altså ikke ændre eller slette en hændelse via Masseindrapportering. Ikke-afsluttede perioder Du kan hurtigt og nemt få vist de hændelser og perioder på en medarbejder, som ikke er afsluttede. Denne facilitet kan du eksempelvis med fordel anvende i forbindelse med ikkeafsluttede sygeperioder. Listning af registrerede hændelser Du kan få behov for at kunne se hvilke fraværsperioder og dage der samlet set er registreret på en medarbejder. Det har du mulighed for via Åbn i Hændelsesvinduet. Du vil få listet alle registreringer på medarbejderen, og du har mulighed for at bestemme hvad der skal vises i listen, eksempelvis om du kun ønsker sygdom listet. Fra Åben-/listevinduet kan du også vælge en given hændelse, som du måske har brug for at foretage en ændring til. Har medarbejder mange hændelser, kan du begrænse søgningen, ved at bruge Søg knappen. Du har også mulighed for at udskrive din søgning. Side 31 af 46

32 Registrering af fravær - hændelser, fortsat Åbne hændelser Du kan få behov for at kunne se om der eventuelt er åbne (ikke-afsluttede) hændelser på en medarbejder. Det kan du nemt konstatere via Vis i Medarbejdervinduet. Hvis der er en åben hændelse på medarbejderen, får du den vist, og kan herefter direkte ajourføre/ændre hvis du har behov for det. Hændelser der skal registreres I forhold til sygefravær og barsel, er registrering af følgende typer af hændelser obligatorisk dem er du altså pligtig til at registrere i systemet: Sygdom Sygdom med refusion Sygdom med refusion (1-årig kontrakt) Graviditetsbetinget sygdom før fødsel Barns 1. sygedag Barsel med løn Adoption med løn Disse registreringer bruges i forbindelse med dannelse af statens fraværsstatistikker. NOTE: Når du bruger Ferie/Fravær indgår disse hændelser automatisk i statistiksammenhænge. Side 32 af 46

33 Registrering af fravær - hændelser, fortsat Hændelseslog I hændelsesloggen, kan du fremsøge de data du har indtastet til kontrol. Søgningen kan også udskrives. I feltet Indrapporteret i perioden fra/til skriver du den periode du vil kontrollere, skriv fx til : Så kommer alle de hændelser frem du har taste denne periode. Du kan evt. også målrette din søgning ved at skrive i Feltet: Årsagskode, fx årsagskode 100, så kommer der kun de data frem der er indberettet med denne årsagskode. Side 33 af 46

34 Diverse Koder Diverse koder Opsparingsretstype Hentes via Frihedsbanken: Koder frihedsbank 1 Natpenge 2 Aften/nat 3 Særlige ydelser 4 Lokalaftale 1 4 Lokalaftale 2 5 Lokalaftale 3 7 Omsorgsdage/-timer 8 Ferie 9 Særlige feriedage 10 Udbetalt natpenge 11 Udbetalt Aften/nat 12 Udbetalt særlige ydelser 13 Udbetalt lokalaftale 1 14 Udbetalt lokalaftale 2 15 Udbetalt lokalaftale 3 16 Udbetalt omsorgsdage-/timer 17 Udbetalt ferie 18 Udbetalt særlige feriedage Bemærkninger Fortsættes næste side Side 34 af 46

35 Diverse Koder Diverse koder, fortsat Ferieretstype Hentes via Ferieregnskabet: Anvendes i forbindelse med flyt til nyt ferie år: Koder ferieretstype Bemærkninger 1 Automatisk med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 2 Udskudt med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 3 Overført med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 4 Tildelt med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 5 Udbetalt med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 6 Andet med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 7 Sammensparet med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 8 Særlige feriedage med løn Der dannes aut. transaktion til SLS 11 Automatisk uden løn 12 Udskudt uden løn 13 Overført uden løn 14 Tildelt uden løn 15 Udbetalt uden løn 16 Andet uden løn 17 Sammensparet uden løn 598 Opsparing af særlige feriedage Der dannes aut. transaktion til SLS, men feriepengeforpligtigelsen nedskrives ikke. Kun dage nedskrives i SLS. 599 Opsparing af ferie Der dannes aut. transaktion til SLS, men feriepengeforpligtigelsen nedskrives ikke. Kun dage nedskrives i SLS. Side 35 af 46

36 Diverse Koder Diverse koder, fortsat Omsorgsrettype Hentes via Omsorgsregnskabet: Koder omsorgsretsstype 1 Konverteret 2 Tildelt 3 Barsel 4 Adoption 5 Andet 6 Omsorgsdage Opsparing af omsorg Bemærkninger Fortsættes næste side Side 36 af 46

37 Diverse Koder Diverse koder, fortsat Faste årsagskoder Hentes via Hændelser: Koder hændelser 100 Sygdom 130 Sygdom med refusion 140 Sygdom m. ref. (1 års kontakt) 150 Gravid bet. sygdom for fødsel Bemærkninger 155 Delvis sygemelding/nedsat tid Ny kode pr. 1/ *) se beskrivelse nedenfor 220 Arbejdsskade 230 Barns første sygedag 400 Barsel med løn 410 Barsel uden løn 420 Adoption med løn 430 Adoption uden løn 510 Ferie uden løn 515 Ferie uden løn 1/2 dag 530 Feriefridage Udfases. 600 Omsorgsdage 605 Omsorgsdag 1/2dag 610 Omsorgsdag 15 (1/10-05) 615 Omsorgsdag 1/2dag 15 (1/10-05) 700 Tjenestefrihed 705 Flexfri Fortsættes næste side Side 37 af 46

38 Diverse Koder Diverse koder, fortsat Koder hændelser fortsat 710 Afspadsering 750 Graviditetsundersøgelse 801 Afh. Frihed: Natpenge 802 Afh. frihed: Aften/nat 803 Afh. frihed: Særlige ydelser 804 Afh. frihed: Lokalaftale Afh. frihed: Lokalaftale Afh. frihed: Lokalaftale Afh. frihed: Omsorgsdage/-timer 808 Afh. frihed: Ferie 809 Afh. frihed: Særlige feriedage 900 Aktivitet 910 Kursus 920 Møde 930 Projekt 940 Vagt 950 Undervisning 990 Andet Bemærkning Fortsættes næste side Side 38 af 46

39 Diverse Koder Diverse koder, fortsat Ny kode 155 til delvis syg Ændring af indberetninger for delvis sygemelding i form af nedsat tid: Fraværskode 155 Delvis sygemelding /nedsat tid. Delvis sygemelding i form af nedsat tid ændres, så der er mulighed for at indberette en periode (det vil sige forskellig fra- og til-dato) og et antal timer/minutter. Institutionerne skal således indberette den periode medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid i antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden. Er en medarbejder eksempelvis sygemeldt 2 timer hver dag i en måned. Skal perioden indberettes med fra og til-dato samt 2 timer i time-feltet. Det er udelukkende for fraværsårsagen delvis sygmelding i form af nedsat tid, at denne indberetningspraksis, hvor man både indberetter en periode og timer/minutter, er muligt. Fortsættes næste side Side 39 af 46

40 Medarbejderkalender Medarbejderkalender Indledning Via medarbejderkalender har du mulighed for at kopiere hændelser. Vi foreslår at du kun bruger medarbejderkalenderen til at kopiere hændelser der løber over en længere periode, eksempelvis fravær hver torsdag der knytter sig til kursus. Overblik Du kan også bruge medarbejderkalenderen til at få skabt et overblik over en periodes fravær. Bemærk Sygefravær og barns 1. sygedag kan du ikke kopiere via Medarbejderkalender. Disse typer af fravær skal ALTID registreres via Hændelse. Side 40 af 46

41 Oplysninger knyttet til sygdom Oplysninger knyttet til sygdom Indledning I forbindelse med registrering af sygdom, er der nogle vinduer hvor du har mulighed for at registrere særlige oplysninger. Et-årig kontrakt I vinduet Sygdomsoplysninger, som du får adgang til via Vis i Medarbejdervinduet, kan du registrere oplysninger om evt. et-årig kontrakt: Som det fremgår af vinduet, kan du også registre oplysning om evt. nedsat tid i en given periode, ligesom du kan registre Beskrivelse (fritekst). Side 41 af 46

42 Oplysninger knyttet til sygdom Oplysninger knyttet til sygdom, fortsat Læge- og varighedserklæ ring I vinduet Sygefravær, som du får adgang til via Vis i Hændelsesvinduet, kan du registrere oplysning om læge- og varighedserklæring knyttet til en given sygeperiode. Som det fremgår af vinduet, kan du også registre oplysning om evt. nedsat tid i en given periode, ligesom du kan registre Beskrivelse (fritekst). BEMÆRK: Du kan ikke registrere oplysninger knyttet til læge- og varighedserklæring før sygeperioden er oprettet. Side 42 af 46

43 Adgangsbegrænsning Adgangsbegrænsning Indledning Adgangsbegrænsningen i Ferie/Fravær knyttes også til hver enkelt user, og følgende parametre kan således indgå i adgangen: Gruppe Usere/adgangskoder til SLS Ferie/Fravær (FRAV), kan vælges mellem: 1. Adgang til SLS Ferie/Fravær - med transaktioner til SLS - Indrapportør kun Ferie/fravær med dannelse af engangsløndele 2. Adgang til SLS Ferie/Fravær - uden transaktioner til SLS - Indrapportør kun Ferie/fravær uden transdannelser. Bestilling og ændring af usere sker via institutionens kontaktansvarlige, der har adgang hertil via SLS-Portalen. Eventuelle spørgsmål om bestilling mv. af usere rettes til ØS Rådgivning og Support: oesrs@oes.dk Telefon: på hverdage kl. 10:00-15:00 FRAV-usere der danner engangsløndele til SLS (punkt 1 ovenfor) Når der bestilles nye usere til FRAV, vil den automatiske opsætning svare til punkt 1 ovenfor. På lige fod med andre usere der har adgang til at indrapportere til SLS, skal den funktionsansvarlige aktivere denne type af FRAV-usere. Det understreges, at de medarbejdere der har denne type af FRAV-usere - ikke har adgang til at indrapportere i selve SLS, men alene er clearet til at ferieret og hændelser overmeldes til SLS til brug for beregning af Feriepengeforpligtelsen. Side 43 af 46

44 Fraværsrapporter Fraværsrapporter Indledning Dette afsnit beskriver hvilke fraværsrapporter du kan trække fra ØS LDV. Personer med åbne fraværsperiode r Formål: Vise personer med åbne(uafsluttede) hændelser: Indeholder alle fraværsårsager. Læs beskrivelse Perioder med start-slut på lørdag-søndag Formål: Vise perioder der starter eller slutter på en lørdag eller søndag: Læs beskrivelse Personer med sygefravær på valgfrit antal dage Formål: At udtrække de personer der har haft sygefravær på valgt antal dage og derover et år tilbage: Læs beskrivelse Fraværsstatistik på personniveau Formål: Rapporten viser fraværsstatistik på personniveau, opgjort på brugervalgt periode og brugervalgte fraværskoder. Læs beskrivelse Ferieregnskab Formål: Rapporten viser ferieregnskab for et brugervalgt ferieår. Læs beskrivelse Fraværsstatistik på personniveau Formål: I rapport får du oplysninger fra omsorgsregnskabet, på den enkelte medarbejder. Læs beskrivelse Side 44 af 46

45 Fraværsrapporter Fraværsstatisti k på personniveau Formål: I denne rapport får du oplysninger fra frihedsregnskabet, på den enkelte medarbejder. Læs beskrivelse Side 45 af 46

46 Hvorfor kan jeg ikke indrapporterer hændelser Hvorfor kan jeg ikke indrapporterer hændelser på medarbejder i Ferie/Fravær? Hvorfor kan jeg ikke indrapporterer hændelser Det er fordi vi ajourføre automatisk afgangsdato og afgangsårsag i Ferie/Fravær, men i visse tilfælde skal de ajourførte oplysninger rettes manuelt, og det kan forekomme i følgende situationer: Hvis lønmodtager har flere løbenumre under samme gruppe og et af løbenumrene er opsat med en afgangsdato/afgangsårsag i Ferie/Fravær. Hvilken fejlmeddelelse kan du få? Lønmodtager er ikke i kraft i hele perioden. Hvordan kan jeg rette afgangsdato Du kan rette afgangsdato i SLS-løn på medarbejder så der igen kan indrapporteres i Ferie/Fravær? Når du skal rette afgangsdato manuelt i SLS-løn skal du indrapporterer i Faste felter; "Afg. dato ajourføres på medarbejder": Indrapporterer dato med værdien = Hvor kan jeg finde afgangsdato Du kan finde feltet via Hovedmenu Ansættelsesforhold: Faste felter Datofelter 2 Afg.dato ajourføres på medarbejder (Marb afg. Dato) Side 46 af 46