Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 14. december 2016, kl. 17.00 på administrationskontoret, Sportsvej 10, 2600 Glostrup Organisationsbestyrelsen: David Nielsen-Ourø, Jannik Andresen Schwarz, Dorthe Guldbrandsen, Gunver Kreipke, Orla Neumann Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Ronny Hjordt-Nielsen 1/17
Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent... 3 2. Godkendelse af forretningsorden... 3 3. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. oktober 2016... 3 4. Fremlæggelse af revisionsprotokol... 4 5. Meddelelser fra formanden... 4 6. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 7. Repræsentantskabets sammensætning... 5 Sager til beslutning... 6 8. First Agenda... 6 9. Individuel modernisering forbedringsleje - indeksering af maksimum beløb... 7 10. Styringsdialog... 7 11. Bærbare pc er til de tre formænd... 8 Sager til orientering... 9 12. Retssag om varmeregnskab fra 2011... 9 13. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter... 10 14. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer... 10 15. Ny politik for trusler og voldsepisoder... 12 16. Genopførelse af butikscenter - status... 12 17. Procesplan for målsætningsprogram status... 13 18. Nyt fra afdelingerne... 14 19. Kommende møder... 15 20. Beboerklagenævnssager... 16 21. Eventuelt... 16 22. Referat fra mødet eventuel fortrolighed... 17 Bilag 1: Forretningsorden... 3 Bilag 2: Politik om håndtering af vold og trusler... 12 Bilag 3: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder... 12 Bilag 4: Udkast til salgsaftale... 13 Bilag 5: Beboerklagenævnsstatistik... 16 2/17
1. Valg af dirigent Organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal vælges en dirigent. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal vælges en dirigent og herefter vælges der eventuelt en dirigent. Jannik Andresen Schwarz blev valg til dirigent. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen vedlægges som bilag. Bilag 1: Forretningsorden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen. 3. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. oktober 2016 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. oktober 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 4. november 2016. Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. 3/17
Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 4. Fremlæggelse af revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. David Nielsen-Ourø orienterede om: - Nyt fra KAB's bestyrelse, herunder at KAB's repræsentantskab har godkendt salg af hovedkontoret i Vester Voldgade/Studiestræde og køb eller opførelse af et nyt domicil i Københavns Kommune. - Der er et aktuelt problem med, at bestyrelsernes rejsekort, der er tilmeldt automatisk opfyldning, er tilknyttet en MasterCard konto. Dette ser administrationen nærmere på. - Hidtil har David stået for Microsoft-opdatering af ipads denne opgave ønskes overgået til administrationen. 4/17
Orienteringen blev taget til efterretning 6. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 26. oktober 2016 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand David Nielsen-Ourø 2018 Næstformand Jannik Andresen Schwarz 2017 Medlem Gunver Kreipke 2018 Medlem Orla Neumann 2018 Medlem Dorthe Guldbrandsen 2017 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Repræsentantskabets sammensætning På budgetmøderne i 2016 blev der foretaget valg af medlemmer til repræsentantskabet. Repræsentantskabet har herefter følgende sammensætning: Afdeling Formand David Nielsen-Ourø Vestergård III Medlem Jannik Andresen Schwarz Engbrydeparken Medlem Dorthe Guldbrandsen Vestergård I Medlem Gunver Kreipke Vestergård I Medlem Orla Neumann Vestergård III Medlem Jena Madsen Vestergård IV Medlem Bo Jensen Vestergård IV 5/17
Medlem Maiken Daugaard Engbrydeparken Medlem Mathias Helleberg Hastrøm Engbrydeparken Medlem Viola Hallev Vestergård III Medlem Vakant Vestergård II Medlem Vakant Vestergård II Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 8. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, da KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler al mødemateriale både dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter og skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Den fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda bruges på en ipad. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda. 6/17
Organisationsbestyrelsen besluttede, at fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda. Første gang ved organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2017. 9. Individuel modernisering forbedringsleje - indeksering af maksimum beløb På organisationsbestyrelsesmødet den 19. oktober 2016 blev drøftet den store interesse for individuelle forbedringer herunder den aftalte maksimale forbedringsleje på 1.300 kr. Organisationsbestyrelsen udtrykte ønske om, at den maksimale forbedringsleje på 1.300 kr. hvert år indekseres med nettoprisindekset. Nettoprisindekset har de seneste tre år haft en gennemsnitlig stigning på 0,8 % Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at den maksimale forbedringsleje hvert år reguleres med nettoprisindekset første gang 1. juni 2017. Organisationsbestyrelsen besluttede, at den maksimale forbedringsleje må udgøre 1.400 kr. pr. 1. juni 2017, og denne maks. grænse skal være gældende i 5 år. Dorthe Guldbrandsen var i mod, at forbedringslejen kan blive højere end 1.300 kr. Endvidere drøftede organisationsbestyrelsen afdelingsbestyrelsens mulighed for at stille forslag til afdelingsmødet om, at der skiftes køkkener ved fraflytning af boliger med gammelt køkken. Ny lejer inddrages om muligt. Køkkenet betales af ny lejer via huslejen. 10. Styringsdialog Der er på nuværende tidspunkt ikke aftalt dato for et styringsdialogmøde med Glostrup Kommune. Mødet forventes afholdt i januar 2017. Det årlige møde med kommunen giver en god mulighed for at drøfte relevante forhold for. 7/17
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter om der er særlige emner, der skal på dagsordenen til styringsdialogmødet. Jannik Andresen Schwarz og Dorthe Guldbrandsen deltager, eventuelt også David Nielsen-Ourø. Når dato kendes aftales et formøde med drøftelse af dagsorden og strategi. 11. Bærbare pc er til de tre formænd KAB er blevet bedt om at undersøge mulighederne for indkøb af tre bærbare pc er til de to afdelings formænd og til boligorganisationens formand. Der er undersøgt tre muligheder: 1) KAB s pakkeløsning er en 14 Dell, som koster 4.000 kr. + moms pr. bærbar om året alt inklusive (indkøb, opsætning, support, reparation og udskiftning). 2) Køb af samme bærbar (Dell 14 ) gennem KAB til 4.874 kr. + moms sat op på timepris (2-3 timer af 414 kr. + moms) ingen fast årlig udgift, men al support til ovennævnte timepris. 3) køber selv eksempelvis 14 Lenovo bærbar til 6.800 kr.+ moms sat op på timepris (2-3 timer af 414 kr. + moms) ingen fast årlig udgift, men al support til ovennævnte timepris. De tre bærbare pc er skal tilhøre, og der skal udarbejdes et aftaledokument, der beskriver afskrivning, overtagelsesmulighed med videre svarende til aftaledokumentet for ipads. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager beslutning om, der skal indkøbes bærbare pc er til de tre formænd. 8/17
Organisationsbestyrelsen godkendte forslag 3 til indkøb af tre bærbare pc'er til de tre formænd. Administrationen udarbejder udkast til et aftaledokument. David Nielsen-Ourø og Ronny Hjordt-Nielsen aftaler det praktiske med hensyn til indkøb med videre. Sager til orientering 12. Retssag om varmeregnskab fra 2011 På organisationsbestyrelsesmødet den 11. maj 2016 orienterede formanden om en retssag, omhandlende fem lejere, der havde klaget over varmeregnskabet fra 2011. Beboerklagenævnets afgørelse af klagen over varmeregnskabet 2011, såede tvivl om troværdigheden af forbrugsregnskaberne og de dengang nyopsatte varmemålere i Glostrup Vestergård. Derfor besluttede organisationsbestyrelsen at anke afgørelserne ved at indlede en sag mod lejerne ved retten i Glostrup. Der har været afholdt syn og skøn i sagen, og den 22. november 2016 har sagen været hovedforhandlet ved retten i Glostrup. Retten tilkendegav, at der ikke er noget problem med teknikken ved de nye varmemålere eller aflæsningerne. Men retten fandt, at der er en sådan tvivl om varmeregnskabernes rigtighed, at sagen vil blive afgjort til beboernes fordel, og opfordrede derfor til, at boligorganisationen hæver sagen. Advokat Søren Lund Rasmussen har anbefalet, at sagen hæves, da selskabet har fået medhold i sagens vigtigste punkt om, at målerne fungerer fint. Denne anbefaling har formandskabet taget til efterretning. Sagens økonomi: Tilbagebetaling til lejerne ca. 22.000 kr. Den samlede udgift for boligorganisationen vurderes til at være: Retsafgift 2.500 kr. Honorar til advokat 75.000 kr. Honorar til skønsmand 25.000 kr. Sagsomkostninger til 3 sagsøgte beboeres advokater anslået 37.500 kr. Samlet estimat inkl. moms 140.000 kr. 9/17
Opgørelsen er foreløbig, da der ikke er modtaget faktura i sagen, og retten endnu ikke har fastsat boligorganisationens sagsomkostninger. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Arbejdskapitalen dækker udgifterne til retssagen. 13. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september 2016. Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. 10/17
Ny lønmodel Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice 2014-2017. Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Driftsleder, Anders Pflug, er overgået til ansættelse som serviceleder. 11/17
15. Ny politik for trusler og voldsepisoder KAB har i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, VND og VNC udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og voldsepisoder mod medarbejdere. Desværre oplever KAB, at der undertiden er medarbejdere både i boligorganisationerne og i KAB, der udsættes for vold eller trusler. Det er meget vigtigt at signalere, at vold og trusler ikke tolereres, og at der er en klar plan for håndtering, hvis det alligevel skulle finde sted. Derfor er der nu udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og vold, som understøtter dette. Politikken lægger i højere grad end tidligere vægt på vigtigheden af at forebygge trusler og vold. Politikken angiver nu også, at der skal ske politianmeldelse af forholdet, og at forholdet vil have konsekvenser for den truende eller voldelige beboer. Politikken er som noget nyt suppleret med en tjekliste til leder og medarbejder med instruktion om, hvordan man i givet fald skal forholde sig, da det kan være svært at huske det hele, når man står i situationen. Bilag 2: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 3: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Genopførelse af butikscenter - status Udkast til salgsaftale er nu forhandlet på plads med REMA 1000. Udkastet vedlægges som bilag. Der arbejdes fortsat på udkast til vedtægter for en ejerforening, som er nødvendig, da REMA 1000 og har fælles til- og frakørsel til parkeringsarealet. Endvidere forhandles der fortsat om en entrepriseaftale, som omhandler opførelsen af den nye administrationsbygning. 12/17
De tre aftaler skal alle gennemgås af Horten advokater inden de indstilles til godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bilag 4: Udkast til salgsaftale Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og kommenterer udkast til salgsaftale og udkast til vedtægter. Der var spørgsmål til salgsdokumentet især til opstilling af pylon på hjørnet mod hovedvejen. Der ønskes særlig opmærksomhed på, at lys fra pylonen ikke er til gene for beboerne der må gerne tænkes på alternative løsninger. 17. Procesplan for målsætningsprogram status Første møde i arbejdsgruppen afholdes mandag den 12. december 2016. På organisationsbestyrelsesmødet orienteres om seneste nyt. Arbejdsgruppen fremlagde følgende skitse til en procesplan: - Der udarbejdes et spørgeskema til alle beboerne med det overordnede tema: Hvordan skal din afdeling udvikle sig for, at du fortsat har lyst til at bo der om 10 år. Spørgeskemaet kan besvares digitalt eller i papirform. - Arbejdsgruppen fremlægger spørgeskemaet på organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2017, hvorefter skemaet udsendes ca. 1. marts 2017. - Besvarelserne bearbejdes af arbejdsgruppen og fremlægges for organisationsbestyrelsen den 10. maj 2017, sammen med et oplæg til en temadag den 10. juni 2017 for alle beboervalgte. 13/17
Organisationsbestyrelsen godkendte skitsen til procesplan for udarbejdelse af målsætningsprogram for. 18. Nyt fra afdelingerne Afdelingsbestyrelsen i Engbrydeparken har den 13. oktober 2016 afholdt et temamøde vedrørende legepladserne i afdelingen. Desværre kom der ikke mange til mødet, og det er p.t. uklart, om der er noget at arbejde videre med for bestyrelsen. Affaldssorteringen fungerer generelt bedre og bedre. Der afholdes regelmæssigt statusmøder med Glostrup Forsyning for at få de sidste udeståender på plads. Driftsledelsen har været på ekskursion i Hvissinge for at se på nedgravede affaldsløsninger. Istandsættelsen af selskabslokalet i Vestergård forløber planmæssigt. Selve istandsættelsen forventes færdig inden nytår, og der skal herefter indkøbes møbler mv. Der er afholdt møde med energi- og varmekonsulent i KAB Jan Ingrischog vvs-ingeniør Maria Schaub Hansen fra Gaihede. Agendaen for mødet var at kravspecificere varmetekniske installationer og sætte rammerne for udarbejdelse af et skitseprojekt samt et budget. Til brug for det videre arbejde skal der udarbejdes energihandleplaner i de afdelinger, hvor der endnu ikke er lavet en sådan. Der er p.t. en vakant stilling som servicemedarbejder i Glostrup Vestergård. Stillingen forventes besat primo 2017. Administrationen oplever et stigende antal klager. Klagerne går primært på forhold beboerne imellem. I årets første 11 måneder har administrationen behandlet 47 klager. Pr. den 1. november 2016 er der indgået aftale om ny vagtordning. Beboere er orienteret herom i omdelt brev af den 25. oktober 2016. Den nye vagtordning er væsentligt billigere end den tidligere. Der er udarbejdet forholdsordre til vagtordningen, og håndværkerlisten er identisk med tidligere. Overgangen har hidtil fungeret smertefrit. Der blev den 13. oktober 2016 afholdt ordinært afdelingsmøde i Glostrup Vestergård. Dorthe Guldbrandsen blev valgt til ny formand. På afdelingsbestyrelsesmødet den 1. november 2016 konstituerede bestyrelsen sig således: Anja Kølbæk Andreasen er valgt som næstformand. Ruth Røder som kasserer. 14/17
Afdelingsbestyrelsen for Glostrup Vestergård Formand Dorthe Guldbrandsen Næstformand Anja Kølbæk Andreasen Medlem Ruth Røder Medlem Inge-Merete Modler Medlem Dennis Poulsen Medlem Bo Jensen Medlem David Nielsen-Ourø Suppleant Bente Hansen Suppleant Inger Lise Jeppson. I Engbrydeparken er der ligeledes valgt ny kasserer: Henriette Nørregaard Christensen. Lørdag den 3. december 2016, kl. 14.00 afholdes fælles julearrangement for alle afdelingerne i selskabslokalet i Glostrup Vestergård. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende supplerende oplysninger: - Julearrangementet var en succes. - Henriette Nørgaard fra afdelingsbestyrelsen i Engbrydeparken er blevet valgt til kasserer i stedet for Matthias Helleberg Hagstrøm. - Der er udskiftet nogle varmepumper, og forsyningen har hævet fremløbstemperaturen med fem grader. - Status på affaldssorteringen blev drøftet. - Kontorassistent Vibeke Nielsen har valgt at søge nye udfordringer. Stillingen er slået op. 19. Kommende møder Forslag til kommende møder i Organisationsbestyrelsen: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 15. februar 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 10. maj 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. august 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. oktober 2017, kl. 17.00 15/17
Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 13. december 2017, kl. 17.00 Repræsentantskabet: Repræsentantskabsmøde onsdag den 25. oktober 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Organisationsbestyrelsesmødet den 18. oktober 2017 flyttes til uge 43 og repræsentantskabsmødet flyttes til uge 44. Forslag medtages på næste møde. 20. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2013-2016. Bilag 5: Beboerklagenævnsstatistik Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Eventuelt Der blev spurgt til om der er natsænkning på varmen til dette svarede Ronny Hjordt-Nielsen nej. 16/17
22. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. Det indstilles, at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. Der var intet til fortrolighed. 17/17