Organisationsbestyrelsesmøde den 17. maj 2017, kl Selskabslokalet, Hækmosen 2F, 2730 Herlev. Jan Spohr, Jens Løth og Pia Søndergaard (revisor)

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 17. maj 2017, kl Selskabslokalet, Hækmosen 2F, 2730 Herlev Til stede Bodil Berardino, Barry Taylor, Joan Birck-Madsen, Svend Herløv, Bjørn Petersen, René Løfqvist og Connie Mankov Afbud fra Fra administrationen Jan Spohr, Jens Løth og Pia Søndergaard (revisor) Indholdsfortegnelse Selskabet Referat Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Selskabets og afdelingernes regnskaber Selskabets driftsbudget Årsberetning Forvaltningsrevision Hækmosen I byggeregnskab individuelle moderniseringer Hækmosen II byggeregnskab individuelle moderniseringer Valg af 2 kredsdelegerede til BL s 9. kreds Pas på huslejen - ændring af lov om almene boliger /16

2 11. Ændring af karenstid samt antal personer pr. rum ved boligbytte First Agenda... 9 Sager til drøftelse Drøftelse af valg til organisationsbestyrelsen og KAB s repræsentantskab Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Orientering om driftssager Individuel modernisering - status Øvrige sager til orientering Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Ny politik for KAB s håndtering af trusler og voldsepisoder Bæredygtig drift Møder Eventuelt Bilag 2: Revisionsprotokol... 3 Bilag 3: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2016 (se repræsentantskabsmødet)... 4 Bilag 4: Selskabets driftsbudget Bilag 5: Årsberetning Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 6 Bilag 6.1: Forvaltningsrevision 2016 for... 6 Bilag 7: Byggeregnskab pr. 19. december 2016 Hækmosen I... 7 Bilag 8: Byggeregnskab pr. 19. december 2016 Hækmosen II... 7 Bilag 11 Brev til beboerne vedrørende kontanthjælpsloftet... 9 Bilag 11.1 Almenlejeloven Bilag 18: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 18.1: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder /16

3 Selskabet 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsens møde den 29. september 2016 er fremsendt til organisationsbestyrelsen. Der er ikke i den forløbne periode fremkommet bemærkninger til referatet, hvorfor dette fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse, hvorefter det med formandens underskrift vil blive indsat i protokollen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol Selskabets revisionsprotokol fremlægges til organisationsbestyrelsens underskrift. En udskrift, bilag 2, af revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab indførelse i protokollen er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Bilag 2: Revisionsprotokol Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Revisor gennemgik revisionsprotokollen. Regnskaberne har fået en blank påtegning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og underskrev den efterfølgende. Revisionsprotokollen fremsendes til organisationsbestyrelsens medlemmer sammen med referatet. 3/16

4 Sager til beslutning 3. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2016 Forud for mødet er tilsendt selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden til med status pr. sidstnævnte dato, se bilag 3. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab - Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden kr. Den disponible likvide del udgør kr., svarende til kr. pr. lejemålsenhed. Selskabets arbejdskapital udgør kr. pr , som er til fri disposition. Kobbervej/Kiselvej Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Hækmosen I Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Hækmosen II Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 3: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2016 (se repræsentantskabsmødet) 4/16

5 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender selskabets regnskab, således at regnskabet efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets og afdelingernes regnskaber for Selskabets driftsbudget 2018 Selskabets driftsbudget pr , bilag 4, balancerer med kr. efter hensættelse af en budgetreserve på kr. Bilag 4: Selskabets driftsbudget 2018 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender budgettet, således at dette kan blive forelagt på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets driftsbudget for Årsberetning Udkast til årsberetning for 2016 for drøftes forud for forelæggelse for repræsentantskabet. Udkast til årsberetning er vedlagt som bilag 5. Bilag 5: Årsberetning 2016 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning for 2016 med tilføjelse af eventuelle kommentarer og rettelser. Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen. Beretningen fremlægges efterfølgende for repræsentantskabet. 6. Forvaltningsrevision Nøgletal for Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Den sidste forvaltningsrevision blev behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 25. maj I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelses år som sammenligningsgrundlag. Da der foretages sammenligninger på tværs af afdelinger og boligorganisationer, kan der forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsre- 5/16

6 vision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag, der muliggør denne sammenligning. I sidste års forvaltningsrevision var der fokus på Tab ved fraflytning, Udlejning og Tomgangsmåneder. Organisationsbestyrelsen besluttede sig ikke for specifikke mål for forvaltningsrevisionen for Huslejeudviklingen i familieboliger Huslejen er i 2016 for Herlev I Kobbervej/ Kiselvej og i Hækmosen II henholdsvis ca. 12 % og 3 % under niveauet for 2015 sammenholdt med sammenlignelige afdelinger i KABfællesskabet. Huslejen for Hækmosen I er for 2016 ca. 9 % højere end for sammenlignelige afdelinger. I KAB-statistikken sammenlignes Hækmosen I med 12 andre afdelinger. 4 af disse afdelinger ligger på niveau med Hækmosen I. Henlæggelsesniveau for planlagt og periodisk vedligeholdelse Hækkemosen II har sat henlæggelsesniveauet op med 46 kr. pr. m 2 i forhold til De to andre afdelinger har bibeholdt henlæggelsesniveauet. Sammenlignet med KAB-fællesskabet henlægger Hækmosen I og Hækmosen II et større beløb pr. m 2. Den samlede opsparing af henlæggelser er højere i Hækmosen I, mens den i de to andre afdelinger er lavere end gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger. Behovet for henlæggelser afviger meget mellem afdelingerne generelt, hvorfor sammenligningen ikke kan stå alene. Driftschefen afholder hvert år markvandring med afdelingsbestyrelsen. Sammen med driftslederen opdaterer driftschefen hvert år langtidsbudgettet således, at der løbende holdes øje med om niveauet af henlæggelser dækker den ønskede vedligeholdelse af afdelingerne. Tab ved fraflytning I de seneste forvaltningsrevisioner har der været fokus på tab ved fraflytninger. I 2015 var udgiften meget lav i alle tre afdelinger. I 2016 er udgiften på 335 kr. pr. m 2 i Hækmosen I, mens den var tæt på 0 kr. i de to andre afdelinger. Udgiften ( kr.) knyttede sig til en enkelt fraflytning, hvor beboeren var insolvent. Udgiften blev i henhold til gældende lovgivning, dækket af afdelingens henlæggelser hertil samt af selskabets dispositionsfond. Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6.1: Forvaltningsrevision 2016 for Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og beslutter, om der er punkter, der skal lægges særligt vægt på i forbindelse med forvaltningsrevision Jan Spohr gennemgik nøgletal for forvaltningsrevision Organisationsbestyrelsen tog forvaltningsrevisionen til efterretning. Der blev ikke udpeget særlige punkter for /16

7 7. Hækmosen I byggeregnskab individuelle moderniseringer Byggeregnskabet pr. 19. december 2016 udviser en samlet anskaffelsessum for individuel modernisering af køkkener og badeværelser på ,24 kr., som påregnes finansieret af egne midler, jf. bilag 7. Bilag 7: Byggeregnskab pr. 19. december 2016 Hækmosen I Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet og finansieringen via egne midler. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet og finansieringen. 8. Hækmosen II byggeregnskab individuelle moderniseringer Byggeregnskabet pr. 19. december 2016 udviser en samlet anskaffelsessum for individuel modernisering af køkkener og badeværelser på ,66 kr., som påregnes finansieret af egne midler, jf. bilag 8. Bilag 8: Byggeregnskab pr. 19. december 2016 Hækmosen II Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet og finansieringen via egne midler. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet og finansieringen. 9. Valg af 2 kredsdelegerede til BL s 9. kreds For den kommende 2-årsperiode skal der vælges 2 kredsdelegerede til BL s 9. kreds. Ved den ekstraordinære kongres den 27. marts 2004 blev kongressen nedlagt, og et repræsentantskab er nu den højeste myndighed i BL med en valgperiode nu på 2 år. bliver tildelt i alt 2 kredsdelegerede i henhold til gældende vedtægter. Der skal tillige vælges suppleanter. I sidste periode var følgende valgt: Finn E. Pedersen (Kobbervej/Kiselvej) Barry Taylor (Hækmosen I) 7/16

8 Indstilling: Organisationsbestyrelsen vælger 2 kredsdelegerede til BL s 9. kreds samt suppleanter. Organisationsbestyrelsen besluttede at overlade det til repræsentantskabet at udpege delegerede til BL s 9. kreds. 10. Pas på huslejen - ændring af lov om almene boliger Folketinget har i december 2016 vedtaget nye regler for den almene boligsektors drift. De nye regler skal ses i sammenhæng med den aftale, der er indgået mellem regeringen, KL og BL om, i perioden , at gennemføre besparelser i driften på 1,5 mia. kr. for sektoren som helhed. Reglerne fastlægger blandt andet: - At boligorganisationens bestyrelse har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. - At boligorganisationens bestyrelse har ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt. - At boligorganisationens bestyrelse har ansvar for vedligeholdelsen af afdelingernes bygninger m.v. og for, at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil. - At boligorganisationens bestyrelse skal opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Mål og initiativer skal fremgå af styringsrapporten. Det præciseres i loven, at boligorganisationen har det overordnede ansvar for såvel organisation som afdelinger. Det betyder, at boligorganisationen skal gennemføre en analyse af hele boligorganisationens drift, som danner grundlag for boligorganisationens opstilling af effektiviseringsmål. Disse mål og midlerne til at nå dem, skal skrives ind i styringsrapporten. Herefter danner de grundlag for den aftale, som boligorganisationen skal indgå med tilsynskommunen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen arbejder med at opstille effektiviseringsmål på baggrund af 360 graders analysen, som kan indgå i styringsrapporten. Organisationsbestyrelsen bemærkede, at man har indkøbt 360 graders analyser for selskab og afdelinger, og at der er indkaldt til møde herom den 28. august Herudover tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 8/16

9 11. Ændring af karenstid samt antal personer pr. rum ved boligbytte I juni 2016 udsendte KAB et brev til alle beboere, der risikerer at blive ramt af regeringens kontanthjælpsloft. I brevet blev modtageren opfordret til at undersøge muligheden for enten at bytte bolig eller foretage delfremleje, hvis kontanthjælpsloftet medfører, at beboeren ikke længere kan betale husleje. KAB administrerer alle bytninger i afdelingerne efter den karenstid, der er fastsat af boligorganisationen og efter reglen om, at der kun må være 1 person pr. rum. Boligorganisationen har nu mulighed for at gøre det nemmere at bytte ved at lempe på de såkaldte karenstider. Karenstiderne er i loven fastsat til maksimalt 3 år. Boligorganisationerne kan også lempe på reglerne for antallet af personer pr. beboelsesrum, så det hæves fra 1 person pr. rum til 2 personer pr. beboelsesrum. Sådanne lempelser vil gøre det nemmere at bytte sig til en billigere bolig. Reglerne for bytteboliger reguleres af almenlejelovens 69. På baggrund heraf foreslås det, at AKB, Herlev drøfter, om karenstiden skal nedsættes, og om kravet til antal personer pr. beboelsesrum hæves til maksimalt 2 personer pr. beboelsesrum. Bilag 11 Brev til beboerne vedrørende kontanthjælpsloftet Bilag 11.1 Almenlejeloven 69 Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter byttereglerne, fastsætter eventuelt en ny karenstid i afdelinger og boligorganisation samt fastsætter et antal personer pr. rum ved bytning. Organisationsbestyrelsen godkendte 2 års karenstid ved bytte, samt at antallet af personer pr. rum ved bytte hæves til 2. Denne beslutning tages op til revision efter 2 år. 12. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Det er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, da KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler alt mødemateriale både dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter, skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. 9/16

10 Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Det fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda bruges på en ipad. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter, hvorvidt fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda. Organisationsbestyrelsen besluttede, at materiale til brug ved møderne forsat fremsendes digitalt via mail men også gerne samtidigt ved brug af First Agenda. Sager til drøftelse 13. Drøftelse af valg til organisationsbestyrelsen og KAB s repræsentantskab På repræsentantskabsmødet den 17. maj 2017 skal der foretages følgende valg til organisationsbestyrelsen: Valg af 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen: På valg er: Joan Birck-Madsen - Kobbervej/Kiselvej Barry Taylor Hækmosen I Bjørn Petersen særligt udpeget Herudover har Bodil Berardino oplyst, at hun ønsker at trække sig fra organisationsbestyrelsen med virkning fra det ordinære repræsentantskabsmøde 17. maj Valg af suppleanter: Nuværende suppleanter er: Finn E. Pedersen Lise-Lotte Kleis Søren Simmelkær Jakobsen Herudover skal der vælges 2 delegerede og 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab. Nuværende repræsentanter er: Joan Birck-Madsen Bodil Berardino Svend Herløv (suppleant) 10/16

11 Barry Taylor (suppleant) Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter indstillinger til valg. Organisationsbestyrelsen besluttede at støtte de opstillede kandidater, der ønskede genvalg. Sager til orientering Nyt fra afdelingerne 14. Orientering om driftssager Personale: Afdelingsleder John Farre er blevet opsagt og er fratrådt sin stilling i Moserne den 31. marts Som ny driftsleder i Moserne er Allan Andersen ansat den 1. marts Allan kommer fra en stilling som ejendomsinspektør i Lejre Kommune, og har tidligere været ansat som daglig koordinator i Dansk Røde Kors Asyl. Allan er 46 år, gift, har 3 børn. Bent Alexandersen er den 1. april 2017 ansat i Moserne som afløser i 3 måneder. Lauge Regner Bernsted er ansat pr. 1. juni 2016 som ejendomsservicetekniker elev. Lauge deles mellem AKB, Herlev og Sortemosen. Hækmosen I: Hækmosen I er overgået til fjernvarme den 21. oktober Hækmosen I har fået monteret ny legeplads. Der er opsat Kuber til kildesortering ved containergård (glas, plast og papir. Maling af udhæng. Derudover pågår almindelig ren- og vedligeholdelsesarbejde. Hækmosen II Hækmosen II har fået monteret nyt 6-stiftet låsesystem. Der er opsat Kuber til kildesortering ved container gård (glas, plast og papir). Derudover pågår almindelig ren- og vedligeholdelsesarbejde. 11/16

12 Kobber/Kiselvej Individuel modernisering af køkkener og badeværelser er opstartet i marts Puljen der er ansøgt om er på kr. og vil svare til renovering af ca. 75 køkkener eller badeværelser. Projektet med udskiftning af stigestrenge samt udskiftning/strømpeforing af faldstammer er vedtaget på ekstraordinært beboermøde den 28. april Første følgegruppemøde var den 19. april Der er lagt nye fliser på fortovet foran Kiselvej 23 og ved stien bag ved Kobbervej 35, som gør det nemmere for ældre at benytte stien med deres rollator. Derudover er der lagt nye fliser ved stien omkring den store legeplads. Hen over vinteren har ejendomskontoret renoveret 4 bord- og bænkesæt med nye brædder og maling. Der er blevet etableret nyt bed i den gamle sandkasse foran vaskeriet samt et ny bed på den store græsplæne bag Kobbervej Der er blevet udskiftet lamper på garagepladserne. Derudover pågår almindelig ren- og vedligeholdelsesarbejde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Individuel modernisering - status Kobber/Kiselvej: Siden materialet om forudsætninger for individuel modernisering af køkken og bad blev udsendt i marts 2017, har der været en hel del henvendelser fra interesserede beboere. I skrivende stund har beboere i 14 lejemål søgt om modernisering af køkken, af disse har 8 også søgt om modernisering af badeværelse. Derudover er der en beboer, der udelukkende har søgt om modernisering af badeværelse. Her midt i april 2017 er der indkommet tilbud på 6 køkkener, og der er fremsendt huslejestigningsberegninger på disse - 3 har sagt endeligt ja til moderniseringen. Vi afventer svar fra de øvrige. Hækmosen I: Kommunalbestyrelsen godkendte den 20. august 2014 ansøgning fra AKB, Herlev om en låneramme på kr. til individuel modernisering i Hækmosen I. 12/16

13 I den mellemliggende periode er der modtaget 5 ansøgninger om individuel modernisering. 3 af køkkenerne er færdige, og der foreligger endeligt byggeregnskab på disse. I 2017 er der indtil videre modtaget 2 ansøgninger på køkkener. Disse er færdige, der udestår blot byggeregnskab. Hækmosen II: Afdelingsmødet i Hækmosen II har den 29. maj 2012 godkendt den individuelle modernisering af køkken og badeværelse. På organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2012 godkendte organisationsbestyrelsen, at der kan optages lån på maks. 3 mio. kr. til finansiering af individuel modernisering i Hækmosen II, og Herlev Kommune har den 13. december 2012 godkendt låntagningen i afdelingen. I den mellemliggende periode er der modtaget 6 tilmeldinger om individuel modernisering, hvoraf 2 lejemål har foretaget individuel modernisering af badeværelse og 2 af køkken. Disse er færdige, og der foreligger endeligt byggeregnskab. Der er i april 2017 indkommet en enkelt ansøgning på køkken, denne er i skrivende stund ved at blive behandlet.. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning og drøfter eventuelle tiltag på baggrund af den lave tilslutning til de individuelle moderniseringer. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen drøftede muligheden for at reklamere yderligere for ordningen i de 2 afdelinger. Øvrige sager til orientering 16. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning: Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. Ny lønmodel: Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. 13/16

14 Titelstruktur: Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation: Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Ny politik for KAB s håndtering af trusler og voldsepisoder KAB har i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, VND og VNC udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og voldsepisoder mod medarbejdere. 14/16

15 Desværre oplever KAB, at der undertiden er medarbejdere både i boligorganisationerne og i KAB, der udsættes for vold eller trusler. Det er meget vigtigt at signalere, at vold og trusler ikke tolereres, og at der er en klar plan for håndtering, hvis det alligevel skulle finde sted. Derfor er der nu udarbejdet en ny politik for håndtering af trusler og vold, som understøtter dette. Politikken lægger i højere grad end tidligere vægt på vigtigheden af at forebygge trusler og vold. Politikken angiver nu også, at der skal ske politianmeldelse af forholdet, og at forholdet vil have konsekvenser for den truende eller voldelige beboer. Politikken er som noget nyt suppleret med en tjekliste til leder og medarbejder med instruktion om, hvordan man i givet fald skal forholde sig, da det kan være svært at huske det hele, når man står i situationen. Bilag 18: Politik om håndtering af vold og trusler Bilag 18.1: Tjekliste til håndtering af trusler og voldsepisoder Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Bæredygtig drift KAB s målsætningsprogram for har fokus på bæredygtighed. Bæredygtighed med fornuft er overskriften. KAB arbejder for at udbrede kendskabet til og anvendelsen af bæredygtige løsninger indenfor byggeri og drift. KAB har derfor udviklet et bæredygtighedsværktøj til alle, der gerne vil arbejde mere målrettet med bæredygtighed. Værktøjet kan bruges til at måle, hvor bæredygtig en afdeling er, og være inspiration til en enkel måde at arbejde med bæredygtighed i afdelingerne på. Til organisationsbestyrelsens orientering omdeles kataloget Bæredygtig drift på mødet. Kataloget findes alene i papirudgave og til brug for arbejdet i boligafdelingerne kan materialet rekvireres i KAB. Afdelingsbestyrelserne og driften vil blive nærmere orienteret om det nye værktøj. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15/16

16 20. Møder 2017 Organisationsbestyrelsesmøder Onsdag den 4. oktober 2017, kl Afdelingsmøder Hækmosen I onsdag den 6. september 2017, kl Kobber/Kiselvej torsdag den 14. september 2017, kl Hækmosen II onsdag den 20. september 2017, kl Eventuelt Organisationsbestyrelsen tog datoerne til efterretning. På vegne af organisationsbestyrelsen takkede Joan Birck-Madsen Bodil Berardino for mange års indsats i organisationsbestyrelsen og som formand og ønskede hende held og lykke med pensionisttilværelsen. Bjørn Petersen refererede fra KAB studieturen til Bruxelles som på alle måder havde været vellykket. 16/16