REFERAT Direkte 48295303 Møde i: Arbejdsgruppen for konsolidering og øvrige tværsektorielle opgaver Dato: 18/12 2013 Kl.: 12-15 Sted: Frederikssund Hospital Mødelokale 2 direktionsgangen Deltagere: Gitte Femerling, Hillerød kommune Anne Gøtzsche, Hørsholm kommune Hazel Eiris, Helsingør kommune Christina Blixenkrone-Møller, Frederikssund kommune Gitte Widmer, Gribskov kommune Henriette Bøvadt, Hillerød kommune Hanne Sehested, Fredensborg kommune Inge Fisker, Halsnæs kommune Birgitte Harild, Allerød kommune Sarah Kruckow, Nordsjællands Hospital Winnie Nørskov Larsen, Nordsjællands Hospital Louise Spange Edske, Nordsjællands Hospital Afbud: Birgitte Harlild, Gitte Widmer, Anne Gøtzsche Fraværende: Henriette Bøvadt 1. Referat fra sidst Godkendelse af referat fra mødet 07.10.2013 Referatet godkendt og brevet til Samordningsudvalget godkendt efter Karen Glieses indlæg. 2. Mødeaftaler Vi skal drøfte om vi bør have en suppleant i tilfælde af man bliver forhindret i mødet? Det er aftalt at vi alle finder en suppleant og melder navn og mailadresse ind til Inge og Louise. Vi finder det nødvendigt, at der konstant er en repræsentant fra alle kommuner. 3. Orientering om kommissorium, tids og handleplan og brev til SOU Efter ønske kommer specialkonsulent Karen Gliese Nielsen og gennemgår kommissoriet, som blev udskudt den 07.10.2013 og belyser hvilken sammensætning arbejdsgruppen er nedsat i. Vi har desuden siden sidste møde modtaget feedback fra Karen Gliese Nielsen i forhold til tids og handleplanen, hvilket vi gerne vil orientere Jer om. Hvad er tilføjet, prioritering af opgaverne og sidste nyt angående notatet til SOU.
Karen Gliese gav en god og omfattende beskrivelse af organiseringen af Regionsrådet/Sundhedskoordinationsudvalget og Region og kommuner Samordningsudvalget, planlægning område Nord. Der blev udleveret organisations diagrammer. Der blev givet et indblik i hvorledes der arbejdes i de forskellige udvalg/arbejdsgrupper og hvem de siddende repræsentanter er. Brev til Samordningsudvalget. Indholdet blev drøftet og arbejdsopgaverne diskuteret i forhold til antal møder. Arbejdsopgaverne er givet i tre omgange, først arbejdsgruppen for konsolidering af kommunikationsaftalen, dernæst forebyggelse af ind- og genindlæggelse og så i relation til den fælles udmøntningsplan. Der var lagt op til at repræsentanterne skulle være personer der arbejder tværsektorielt og til dagligt havde med elektronisk kommunikation at gøre. Som udgangspunkt var opgaven konsolidering af kommunikationsaftalen og repræsentanterne var udpeget, og første møde var planlagt. Efterfølgende kom der ekstra arbejdsopgaver til, som skulle løftes i arbejdsgruppen. Der var/er ved tildelingen af ekstra opgaver bekymring for om det tidsmæssigt og opgavemæssigt ikke ville blive for stort et arbejde, gruppen ville kunne opnå med 4 møder om året og det daglige arbejde ved siden af. Vi ønsker at kvaliteten er til stede i vores fælles arbejde med konsolideringen. Vi blev enige om at brevet skal tilgå samordningsudvalget, og i det omfang det er muligt, at vi får foretræde og personligt fremlægger både brev og handleplan. Karen Gliese orienterede om, at det ikke er en kan opgave, men en skal opgave. Der blev lagt op til, at vi i gruppen kunne diskutere om sammensætningen var den rigtige eller forslag om ad.hoc arbejdsgrupper og personer der blev kaldt ind ad.hoc. Det er ikke tænkt, at vi skal sidde og gøre det hele selv, men nedsætte andre arbejdsgrupper. Forslag om at vi i gruppen deler os og deler arbejdsopgaverne. Forslagene var gode og gav os mere ro. Karen Gliese fortalte lidt om hvordan de arbejder i de andre arbejdsgrupper, for at give os nogle ideer til at komme i gang. Vi er blevet anbefalet, at præcisere emnet genindlæggelser i Tids Og Handleplan, hvilket er forsøgt, vi har vedhæftet den reviderede udgave. Under dette punkt blev der drøftet den tælling der lige har fundet sted, både i kommuner og i Regionen vedrørende forløbskoordinationer. Vi afventer tilbagemelding. Bemærkning: I skrivende stund, skal vi nu også til at svare på spørgeskemaer om samme. 4. Kortlægning af baglandet og videreformidling Alle medlemmer har indhentet oplysninger fra deres kommune som understøtter nedenstående: Side 2
Hvem mener vi skal informeres via referater i denne Arbejdsgruppe hvem kan have nytte af vores indsats i forhold til videreformidling og udvikling? Og hvordan bliver vi modsat fodret fra baglandet? Alle medlemmer kom med en mundtlig skitsering af hvordan organiseringen i egen kommune er og hvem der skal have referater fra vores møder. Konklusionen, er stort set, at vi ligner hinanden meget organisationsmæssigt. Alle fremkom med bud på, hvem de mener der skal have referat tilsendt og alle sørger selv for at videresende referaterne til de respektive. Formandsposten sender til IT-SOU, Henriette Bager og alle medlemmerne. 5. Skitsering af organisationen Alle medlemmer medbringer en skriftlig oversigt over hvordan hver kommune er organiseret samtidig med en anmærkning om hvor I hver enkelt er lokaliseret. Det var få der havde en skriftlig oversigt med, men der blev skitseret mundligt under punkt 4. 6. Gennemgang af FEV Vi tager udgangspunkt i det første af de fem spørgsmål som DCK/den centrale koordinering har udarbejdet. Vi drøfter de oplysninger som I hver enkelt har medbragt fra Jeres kommuner vedrørende FEV. Alle gav en orientering om hvem der udfyldte indlæggelsesrapporter (manuelle) og funktionsvurderinger. Hvem der modtog og kunne se plejeforløbsplanerne og udskrivelsesrapporterne. Vi følger op hver især og kommer med et skriftligt oplæg på punkterne 1,2 og 3 i handleplanen til mødet den 19.3. Så vi alle kan se hvem der gør hvad og hvordan vi arbejder i de forskellige kommuner. Ideen er, at vi skal finde en fællesnævner, fra den kommune der har de bedste resultater, og så hvis muligt indføre arbejdsgangen i egen kommune. Vi er enige i, at vi i arbejdsgruppen skal lære af hinanden, få udvekslet erfaringerne og tage det bedste og gå tilbage til egen kommune og fremlægge resultaterne og evt. indføre det i egen kommune hvis muligt. Det vil være mere gennemskueligt for hospitalerne, at vi arbejder ens. 7. En god tværsektoriel historie belyses Der var stemning for, at alle medbringer En god historie som har fokus på det gode tværsektorielle samarbejde, som kan inspirere vores fremadrettede samarbejde. Vi tager en runde. Side 3
Vi fik en god historie fra Frederikssund hospital omkring et indlæggelses/udskrivelsesforløb i samarbejdet med Frederikssund Kommune som beskrev et godt forløb, der var lykkedes fordi de havde samarbejdet, og når det galdt var gode teamplayer. Så et godt samarbejde, giver gode forløb, specielt for borgerne. Frederikssund fortalte om opstarten af fremskudt visitation, hvor positiv en oplevelse det var at komme på hospitalerne og hvor stort et overblik det gav. Generelt syntes alle at samarbejdet er blevet bedre mellem region og Kommuner. 8. Præcisering af kommunikationsaftalen vedr. plejehjemsbeboer Der ønskes fra Nordsjællands Hospitals side dialog vedrørende PFP som sendes på plejehjemsbeboer, da vi blandt kommunerne oplever tvivl om dette er korrekt i henhold til aftalen. Samt drøftelse om hospitalet kan være sikre på en indgang når tværsektorielle oplysninger videregives til visitationen er korrekt og sikker. Og omvendt fra visitation til hospital. Endvidere at vi får belyst hvilke oplysninger kommunerne søger når et telefonopkald modtages efter en sendt PFP hvad efterlyser kommunerne af supplerende oplysninger i PFP erne? Ifølge Kommunikationsaftalen skal der sendes både plejeforløbsplan og udskrivelsesrapport til plejehjemmene. Hospitalerne kan være sikre på en indgang til visitationen, visitationen ser alle forsendelser. Det samme gælder den anden vej og der skulle være givet til alle kommuner en liste på overordnede lokationsnumre ved afsendelse af korrespondancer. Det er dog tilladt at være fleksibel, hvis behov for anden kontakt. Ringeriet blev drøftet, der ringes til hospitalerne fordi plejeforløbsplanerne er mangelfulde. Omvendt bliver der også stadig ringet fra hospitalerne med udskrivelser på borger der ikke er sendt plejeforløbsplan på. 50% af de afsendte korrespondancer til hospitalet bliver ikke besvaret. Når der sendes opdateret plejeforløbsplaner fra hospitalet, er disse ofte ikke opdateret. Der mangler stadig mange funktionsvurderinger og manuelt opdateret indlæggelsesrapporter fra kommunerne. Det er emner vi har med i Tids og Handleplanen, som vi skal arbejde med. 9. Eventuelt Nye systemer og nedlukning og andre ting, der har større konsekvens skal der orienteres om i arbejdsgruppen. OBS næste møde: Side 4
Husk et skriftligt oplæg på punkterne 1,2 og 3 i handleplanen Husk at melde suppleanter ind til Formandsposten Til næste gang vil Tids og Handleplanen have et nyt design Yderligere vil Tids og Handleplanen skulle gennemgås og sammen beskrive metodevalg til de forskellige emner. Side 5