Boligselskabet BSB Munkebo

Boligselskabet BSB Munkebo Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 25. september 2012 kl. 17.00 i Fælleshuset, Fregatten 17, 5330 Munkebo. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Munkebo... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 1.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 1.5 Revisionsprotokol... 3 1.6 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.7 Boligselskabets budget... 4 1.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 4 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.13 Årsregnskab for perioden 2010/2011... 6 1.14 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.15 Udlejningsforhold... 6 1.16 Digitale syn... 7 2 Markedsføring og synlighed... 9 2.1 Boligselskabet BSB Munkebo`s synlighed... 9 2.2 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne... 10 3 Boligselskabets afdelinger... 10 3.1 Årsregnskaber... 10 3.2 Driftsbudgetter... 11 3.3 Orientering om driftsforhold... 12 3.4 Afdeling 7701. Ansøgning til Landsbyggefonden... 12 4 Næste møde... 13 5 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Keld Pedersen, formand Else Jakobsen, næstformand Jørgen Rasmussen - afbud Rose Dyrendal Rosenlund Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea Dorthe Krammager, Driftschef Domea Leif Achton-Lynegaard, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Svendborg, den 11. oktober 2012

1 Boligselskabet BSB Munkebo 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Keld Pedersen bød forsamlingen velkommen og overgav ordet til Klavs Hedelund. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen fastholder det nuværende fordelingsprincip. 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Keld Pedersen Else Jakobsen Privat: 65 35 24 24 Privat: 65 97 50 07 Mobil: Mobil: Mail: keped@munkebo-borger.dk Mail: jakel@munkebo-borger.dk Jørgen Rasmussen Rose Dyrendal Rosenlund Privat: Privat: Mobil: Mobil: 20 82 65 63 Mail: Mail: Svend Erik Johansen Privat: 62 21 77 41 Mobil: 23 32 21 78 Mail: jejo@oncable.dk Side 2 af 13

Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Der var intet at ændre eller tilføje. 1.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 32.198. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. I regnskabsbogen fremgik fejlagtigt to forskellige tal på den udbetalte støtte til afdeling 01. Det korrekte beløb er 425.000 kr. Beløbet rettes derfor i beretningen. Regnskabet blev godkendt. 1.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 3 af 13

Keld Petersens beretning er vedlagt referatet. Forsamlingen tog beretningen til efterretning. 1.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med en jævn udvikling i såvel udgifter som indtægter. Der forudsættes et meget lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet for det kommende år blev godkendt. 1.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Der havde sneget sig et par fejl ind i den udleverede styringsrapport. Tilrettet rapport er derfor vedlagt referatet. 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Det følger af lovgivningen, at boligselskabets dispositionsfond som udgangspunkt skal dække afdelingernes udgifter til lejetab. Kommunen kan dog i særlige tilfælde godkende, at udgifterne ikke, eller kun delvis, dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør dette nødvendigt. Det er Domeas opfattelse, at boligselskabet bør søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt pligtmæssigt bidrag pr. lejemål til dispositionsfonden. Side 4 af 13

Hvis boligselskabet opnår fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab, så er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at afdelingernes lejetab ikke vil blive dækket af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen vil imidlertid være langt friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en velfungerende økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede at indsende ansøgning til kommunen. Vi afventer det ordinære møde i Kerteminde Boligselskab, og vil så hvis Kerteminde er enig sende fælles ansøgning til kommunen. 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Munkebo kan vælge 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formand og næstformand indstilles. 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Formand og næstformand deltager i regionsmødet. Side 5 af 13

1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Munkebo kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Formand og næstformand inviteres. 1.13 Årsregnskab for perioden 2010/2011 Kerteminde Kommune har med brev af 14. november 2011 meddelt, at årsregnskab for perioden 2010/2011 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.14 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Den årlige evaluering blev taget til efterretning. Vi fortsætter med nuværende mål og handleplaner. 1.15 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 76 personer. Heraf har 50 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 60 personer. Heraf har 36 personer for tiden valgt at stå i bero. Side 6 af 13

For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytningsprocent 7701 141 55 42 16,31 7710 15 13 13 6,67 7711 16 15 15 6,25 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.16 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Side 7 af 13

Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Side 8 af 13

Model 2 - Afdelingsbetaling Bestyrelsen besluttede, at indføre digital fraflytningssyn. Med det store antal fraflytninger i selskabet er økonomien absolut fornuftig, og vil hurtigt resultere i en samlet besparelse. Der bestilles derfor optegning af samtlige lejemål (typemodellering) og indkøb af et sæt I-pad mv. til ejendomskontoret. Dispositionsfonden afholder udgiften. 2 Markedsføring og synlighed 2.1 Boligselskabet BSB Munkebo`s synlighed Det er altid vigtigt, at boligselskabet og -afdelingerne er synlige og profilerer sig i lokalområdet, og det er særlig vigtigt i et presset boligmarked med skærpet konkurrence. Synlighed og profilering sikrer et større generelt kendskab til selskabets boliger og det sikrer hermed også, at de boligsøgende i højere grad bliver opmærksomme på boligerne og på boligselskabet. Generel markedsføring Der er mange former for markedsføring at vælge mellem, hvis man ønsker at udbrede boligselskabets synlighed og kendskab. Mulighederne strækker sig fra flag og skiltning i afdelingerne til f.eks. reklamer på busser, i radio og på tv. For at fremme generel synlighed og kendskab opfordrer vi organisationsbestyrelsen til at drøfte og træffe beslutning om anvendelsen af skilte og flag i afdelingerne samt professionelle fotos af boligafdelingernes ejendomme og fællesarealer til præsentation i annoncer, på de nye hjemmesider, til messer mm. Særlig markedsføring ved udlejningsproblemer Det er vigtigt at drøftelsen af markedsføring tager udgangspunkt i de enkelte boligafdelingers behov i forhold til eventuelle udlejningsproblemer og tabsgivende boliger. Domea kan hjælpe med at sammensætte særlige pakker og kampagner ud fra lokale hensyn. Udgifter til markedsføring Det anbefales, at udgifter til anskaffelse og opsætning af f.eks. skilte, flag og flagstænger i afdelingerne samt udgifter til professionelle fotos af afdelingernes ejendomme og fællesarealer dækkes af boligselskabet i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering og fotografering i afdelingerne kan naturligvis kun ske efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifterne til efterfølgende løbende vedligeholdelse og udskiftning af skilte flag og flagstænger bør afholdes af afdelingerne, og det samme gælder for eventuelle udgifter til løbende fotografering af ledige boliger. Orienterende bilagsmateriale vil blive udsendt inden mødet. Det indstilles; at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om anvendelse og indkøb af flag i afdelingernes flagstænger. Side 9 af 13

at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om skiltning i afdelingerne ved i første omgang at rekvirere en skilteanalyse og et tilbud fra Idéskilte, hvor der er indgået en indkøbsaftale med væsentlige rabatter og i øvrigt foreligger færdige skabeloner, der kan tilgodese boligselskabets særlige identitet og forhold at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om bestilling af professionelle fotos af afdelingernes ejendomme og fællesområder at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at tomgangsboliger fotograferes professionelt. Se mulighederne i de vedlagte fotopakker. at bestyrelsen træffer nærmere afgørelse om fordelingen af udgifterne til de forskellige markedsføringsinitiativer Det skønnes ikke, at der aktuelt er behov for yderligere tiltag. 2.2 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (2012-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af skilteanalyse med efterfølgende indkøb og opsætning af skilte i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Der er ikke behov for skiltning ved afdeling 10 og 11. Afdeling 01 afventer den kommende helhedsplan. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Side 10 af 13

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7701: overskud på kr. 22.752 Afdeling 7710: overskud på kr. 63.465 Afdeling 7711: overskud på kr. 148.355 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen gav sin endelige godkendelse af afdelingernes regnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Der har i forbindelse med udarbjedelse af afdelingens budgetter været meget stor fokus på huslejeudviklingen i de 3 afdelingsbestyrelser, hvorfor der er tale om særdeles beskedne huslejereguleringer i alle 3 afdelinger. Afdeling 7701: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 9.783.000 og indebærer en lejeregulering på 1,46 % pr. 01.april 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 31. oktober 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at det har været nødvendigt at nedsætte reguleringen i forhold til oplægget fra regnskabsafdelingen, og det vil være endog meget vanskeligt overhovedet at komme op i nærheden af henlæggelser på kr. 35.000,- pr. bolig. Afdeling 7710: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 907.000 og indebærer en lejeregulering på 2,07 % pr. 01. april 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 31. oktober 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at det ikke umiddelbart kan lade sig gøre at bringe henlæggelserne pr. bolig op på de anbefalede kr. 35.000,- Afdeling 7711: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 985.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 31. oktober 2012. Afdeling 7712: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 270.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Udgifterne til afdeling 7712 deles i de øvrige 3 afdelinger i selskabet på konto 118. Side 11 af 13

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt under forudsætning af afdelingsmødernes senere godkendelse. 3.3 Orientering om driftsforhold Der har været en del uro fra de unge mennesker i Briggen, men forholdet skulle nu være i bedring, da den ene af uromagerne er opsagt. Kerteminde Kommune er endnu ikke vendt tilbage med svar på vores ansøgning om fritagelse for gebyr på genbrugspladsen, så i de kommende budgetter er der taget højde for en udgift til ekstra renovation. I forbindelse med ansættelse af Jan og en flytning af Gert til Kerteminde, har der været arbejdet rigtig meget i de grønne områder, som generelt fremstår rigtig pæne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Der var ros til Jan og også ros til kommunen for samarbejdet i forbindelse med ungdomsboligerne. 3.4 Afdeling 7701. Ansøgning til Landsbyggefonden I forbindelse med ansøgning til Landsbyggefonden om fremtidssikring af boligerne i Bakkehaven, Stjernevænget, Lindhøjvej og Briggen/Fregatten har Landsbyggefonden været på besigtigelse i afdeling 7701 d. 19. april 2012. Det fremgik af besøget, at Fonden er positiv overfor støtte til afdelingen, men endeligt tilsagn udestår endnu. Fonden oplyser, at de har behov for, at BSB Munkebo oplyser, hvilke behov der er i fremtiden i forhold til eventuelle sammenlægninger, før de tager endelig stilling til ansøgningen. Det er derfor nødvendigt, at bestyrelsen beslutter, om næste step af processen skal sættes i gang, og om der skal fortsættes med OBH som rådgiver for processen. Bestyrelsen bedes tage stilling til, hvorledes processen kommer videre. Bestyrelsen besluttede, at vi arbejder videre med projektet, således at landsbyggefonden får det materiale, der er behov for. Administrationen tager kontakt til OBH for at komme videre. Dispositionsfonden dækker i første omgang udgiften, som dog senere kan bogføres i byggeregnskabet. Side 12 af 13

4 Næste møde Der blev ikke aftalt konkret dato, men et møde kan aftales mellem formand og administration, hvis der opstår behov. 5 Eventuelt Der var intet at tilføje under punktet eventuelt. Mødet afsluttet kl. 18.45 Referatet godkendt: Keld Pedersen Formand Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Thomas Holluf Nielsen, Domea Tinus Lassen, Domea Svendborg den 11. oktober 2012 KLH/PP Side 13 af 13