Referat fra REFHOST - evalueringsmøde Dato: 27.05.09 Vor ref.: IJO Dato: Onsdag den 20. maj 2009 Sted: Deltagere: MedCom Bo Christensen, Region Syddanmark Rikke Maja Kromann, Region Sjælland Anfinn Leivsson Hansen, Region Sjælland Lone Zinkernagel, Region Sjælland Lisbeth Wegner, Region Hovedstaden Erik Jacobsen, Datagruppen MultiMed Ib Johansen, MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Fraværende: Claus Bendtsen, Region Nordjylland Dorte Maslak, Region Midtjylland Bente Wengler, Region Midtjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Hanne Jeppesen, Region Syddanmark Victoria Louise Tepper, Region Sjælland Kristian Nielsen Foged, MultiMed Martin Bagger Brandt, Danske Regioner Charlotte Fornø, Dansk Psykologforening Jens Peter Vejbæk, Danske Fysioterapeuter Referat: 1. Velkomst, godkendelse af referat Vi har afbud fra en del af deltagerne. Med de bemærkninger, som er kommet fra Jens Peter Vejbæk, blev referatet godkendt. - Jens Nørby Winther har med speciallægerne at gøre. - Side 2: Erik sagde til sidst, at brevene til ejerne vil blive sendt ud omkring 10. marts. - Evalueringsmøde: Der står 27. april i referatet. Jeg havde noteret, at det var 28. april. Kan du bekræfte, at mødet afholdes den 27. april, som der står i referatet? 2. Siden sidst Danske Regioner har været meget tilfredse med projektet. Ib har fået en mail fra Martin Bagger Brandt, hvor han udtrykker sin tilfredshed. I starten var vi i MedCom nok fokuserede på, at det ville være godt at bruge de personer, som havde været med til det før, men det har været rigtig godt, at der også kom nye kræfter til. Budgettet er overholdt i forhold til det, som vi havde regnet med. Tidsplanen er også blevet holdt bortset fra dette møde i dag.
Der har været afholdt 15 møder for fysioterapeuterne og 8 for psykologerne. Vi tror, at mindst halvdelen af yderne har været til møderne. Det har været rigtig godt, at der blev holdt 2 møder hver aften, og alt har fungeret rigtig godt, og folk har været forberedt. Stor ros til alle. Vedr. hotline i forbindelse med opstart: I MedCom har vi kun haft få henvendelser vedr. digital signatur, og det var kun omkring den 1. april, da REFHOST startede op. MultiMed har haft en del henvendelser og har en top10-liste med, over hvilke problemer og spørgsmål de er stødt ind i. Der sidder 2 mand til at passe hotline. Organisationerne har ikke haft mange henvendelser ifølge Jens Peter Vejbæks fremsendte notat. Regionerne (Praksisafd.) har også haft henvendelser, men de er blevet ekspederet videre til datakonsulenterne og REFHOST-hotline. Anfinn har haft problemer i forhold til Profdoc, da de ikke havde sendt opdatering af systemet ud, så lægerne kunne sende henv. til psykologer. Dette skulle være ordnet nu. I hvert fald er Profdoc godkendt af MedCom, og de har sendt opdateringen ud til kunderne. 3. Hvor mange har brugt REFHOST i april md.? Ib viste en statistik over, hvor mange der er sendt i april md. Ib vil gerne have en statistik på 1. gangshenvisning på psykologer., fysioterapeuter, speciallæger for maj, august og november måneder splittet op i antal på papir og elektronisk Lisbeth tilbød at lave denne statistik for alle 5 regioner: for maj måned, august måned og november måned. Ib viste en statistik på, hvor mange ydere der er fordelt på de forskellige specialer. Erik viste, hvordan I kan få adgang til REFHOST-backend, hvor I kan følge de enkelte klinikker helt ned på ydernummerniveau. Henvendelse til REFHOST for at få adgang. Erik viste statistik på, hvor mange henvisninger der er sendt elektronisk både direkte til hotellet og også de viderestillede. Viste også fordeling på specialer både for marts og april. Der er oprettet i alt 5100 klinikker på REFHOST. Heraf henviser kun 2372. De klinikker, som behandler, er 2728. Erik har registreret 1127 speciallægeklinikker, 844 fysioterapiklinikker og 757 psykologklinikker. I disse tal kan også godt ligge ydere, som ikke har et ydernummer. Antal personer, som er oprettet og registreret på REFHOST og tilknyttet en klinik, er 5279. Erik viste, hvordan statistikmodulet virker, som regionerne kan få adgang til. Her kan man tage statistikken ud som en Excel-fil og så manipulere med den, som man vil. Man kan få adgangskode hos REFHOST efter aftale med praksisafdelingen. Hjælpevinduer til statistikværktøjet i REFHOST-backend vil hjælpe, så man hurtigere kan finde fx en yder o.lign. 4. Implementeringsrunden hvordan oplevedes møderne? Er der noget som skulle have været anderledes? Hvordan gik det så? Der blev trykt 5000 brochurer, som er sendt ud til samtlige fysioterapeuter og psykologer sammen med det materiale, som nogle regioner selv havde lavet. Der bliver ikke lavet andet materiale og alt, hvad der er produceret, vil ligge på vores hjemmeside resten af året. Hvad kunne gøres bedre? Bente har skrevet noget vedr. digital signatur. Man skulle have taget højde for ny version af Java, og det skulle have været sagt på møderne. 2
Så er der det med ejere og lejere og registreringen af disse. DANID benyttede en nyere version af Java, så da REFHOST opdaterede til at bruge DANID s komponenter til digital signatur, gav det problemer for brugerne. Lisbeth synes, at processen var for kort. Havde svært ved at nå det praktiske. Bl.a. udsending af korrektur til folderen lige op til jul gjorde, at nogen ikke fik læst den igennem. Andre synes, at processen heller ikke må blive for lang. En ting, man kan være glad for, er, at man ikke var afhængig af sundhed.dk. Her var det kun DANID, man havde problemer med. Hvis I mangler at sende regninger ind vedr. afholdelse af INFO-møderne, så vil MedCom gerne have dem nu. 5. Problemer i forbindelse med brugen af REFHOST/EDI-henvisninger? a) Mac-brugere Skal man bruge tid på Mac-brugere? Bo har brugt en del tid på én bruger. Han bruger Safaribrowser, som digital signatur ikke understøtter. Hvor mange drejer det sig egentlig om? Vi bliver nødt til at tage det op i styregruppen, hvor meget tid man skal bruge på Mac-brugere, og om man vil bruge hotline-tid på det. Erik ved ikke, hvor mange det drejer sig om. I hotline er der ikke nogen, som ved ret meget om, hvordan man håndterer Mac-brugere. Man kunne også henvise dem til, at de må henvende sig til deres leverandør. Holdningen har hidtil været, at man ikke ville bruge ret meget tid på Mac-brugere. b) Digital signatur Se ovenfor. c) Forkert type henvisninger fra lægerne Vi har fået henvendelse fra nogle leverandører, som modtager forkerte henvisningstyper, fx sendes speciallægehenvisninger til fysioterapeuter og psykologer. Nogle systemer har ikke kunnet sende de rigtige henvisningstyper, da de ikke har lavet henvisningen endnu. Det er et problem, at den største leverandør på markedet ikke har fået sendt opdatering ud, så de kunne sende fysioterapi- og psykologhenvisninger fra start af henvisningshotellet. Det er også et problem med MediCare-brugere, hvor systemet ikke bliver opdateret mere. De har bl.a. ansøgt om dispensation for at opdatere både hos Danske Regioner i forhold til, at lægerne overholder overenskomsten, hvor der står, at de skal sende elektroniske henvisninger og PLO. Vi tager fat på Martin Bagger Brandt igen og hører, hvad status er på MediCare. Forkerte henvisningstyper mener Erik ikke, at henvisningshotellet kan være politibetjent på. Det må nogen andre tage sig af. Men vi skal have løst problemet, og hvordan gør vi det? Ib viste, hvordan man søger partnerne ud på SOR, og hvad problemet måske er i forhold til forkerte henvisningstyper. Det er vigtigt, at fysioterapiklinikkerne er oprettet rigtigt i SOR. Der var en lang diskussion omkring, hvem der har ansvaret for, at henvisningstypen er rigtig, og hvem skal opdrage lægerne til at sende den rigtige? Og så var der hele kvitteringsproblematikken omkring henvisningshotellet, som i dag ikke håndteres, da henvisningshotellet kvitterer positivt, selvom det er en forkert henvisningstype. Og selvom det modtagne system kvitterer negativt tilbage til henvisningshotellet, så bliver disse kvitteringer ikke sendt tilbage til afsender. 3
Vi tager det op med SST om at få henvisningshotellet oprettet i den rigtige partnergruppe. Problematikken bliver også sendt til diskussion i styregruppen. d) Lægerne sender henvisning for sent Det bliver et krav i overenskomsten, at lægerne skal sende EDIFACT er hyppigere. Der er sendt et brev ud til samtlige læger om at informere patienten om, hvornår de kan regne med, at henvisningen ligger på hotellet, og at lægerne skal opdatere/sende oftere fra deres system. e) Hotline Hotline-oplistning af typiske spørgsmål, som de får i hotline. Se slideshow fra Erik! Her var også indkoopereret de kritikpunkter, som var kommet fra Bente Wengler. Jens Peter Vejbæks punkter blev også behandlet. Lisbeth har problemer med grænsegængere, som ikke kan henvises til REFHOST. Der er ikke konsensus på formatet af erstatnings-cpr-nummer. Lægesystemer bruger ikke samme opbygning, som de gør på sygehusene. Ib vil gerne tage grænsegængere med som problem til Danske Regioner i forhold til erstatnings- CPR-numre. Vi har på INFO-møderne sagt, at man så skal sende henvisningerne direkte til behandleren. En løsning kunne være, at man fra lægens side giver patienten erstatnings-cpr-nummeret med i hånden, som behandleren så kan bruge til at søge henvisningen ud på henvisningshotellet. Der er problemer med lang ventetid op til et døgn på at modtage EDIFACT en, fra man siger hent EDIFACT på REFHOST, til behandleren modtager det i sit system. Det er typisk Profdoc Xdont, som har nogle routningsproblemer. Det er et leverandørproblem, som man skal holde sig fra og desuden henvise til leverandøren. Grænsegængere, EU-borgere, flygtninge osv. behandles ens i forhold til REFHOST, så se løsning ovenfor! Der var input til forbedring af login-billedet på REFHOST, så at login med digital signatur blev tydeligere/større, og brugernavn og password blev sat forneden og ikke så tydeligt. Der er også mange brugere, som tror, at sygesikringen kan se henvisningerne nu, men de kan ikke se mere, end hvad de hele tiden har kunnet se. Der har været ønske om, at man kunne se, hvor mange point/antal behandlinger, som der var tilbage på henvisningen, hvis patienten skiftede til anden behandler. 6. Hvordan får vi alle PLO-læger med? Vi spørger, hvordan det ser ud med MediCare. Vi får statistik fra Lisbeth for juni, august og november måned, så vi kan se, hvordan det skrider fremad med de elektroniske henvisninger. Det er lidt svært med sanktionsmuligheder overfor lægerne, hvis de ikke sender elektronisk. Der var forskellige forslag fra regionerne så som at tilbageholde betaling, hvis de ikke sender elektronisk. Evt. tage fat i de lægehuse, hvor man kan se, at de ikke alle sender elektronisk. 7. Økonomi i projektet. Hvad har det kostet at implementere REFHOST til fysioterapeuter og psykologer? 4
MedCom har desværre ikke fået den endelig samlet sammen. Har først fået opgørelsen her til morgen. Folderen er blevet dyrere. Der var mange rettelser, men dog kun nogle få tusinde dyrere. Hvis I har regninger liggende, så send dem endelig til os! Har I opgjort, hvor mange timer I har brugt på det? Sidste gang blev det omkring 400.000 kr. opgjort på timer og kørsel, fortæring og lokaleleje. Der er ekstra udgift på hotline, hvor der er taget 1 mand ekstra ind. 8. Opsamling Fremover foregår opsamling hvert halve år i styregruppen for REFHOST. MedCom laver statistik hver måned, som vi plejer. Videreudvikling skal ind over styregruppen. Hvad med statusopgørelser og undtagelsesredegørelser, når nu henvisningen er elektronisk? Kunne det lade sig gøre at gøre disse elektroniske også? Måske de kunne sendes som en dynamisk blanket! Det må tages op ved en senere lejlighed. Fysioterapeuten sender statusopgørelse til lægen, og fysioterapeuten sender undtagelsesredegørelser til regionen. Rikke og Lisbeth vil godt undersøge, hvor mange det drejer sig om og sende tallet til MedCom. Fysioterapeuterne har tit henvisninger fra sygehusene og behandler tit patienter fra sygehusene, og de er jo ikke elektroniske endnu. Ib fortalte, at på sygehusområdet snakker man meget om pakkeforløb, især kræftpakker, og man kunne måske her tænke sig en udvidelse til henvisningshotellet. 9. Evt. Tusind tak for indsatsen. REFHOST har fået henvendelse fra kommunerne. Det blev besluttet i opstarten af dette forløb, at i første omgang skulle kommunerne ikke involveres i udrulningen af REFHOST til fysioterapeuter og psykologer. Men de skal da tages med, og det tages op i styregruppen den 9. juni 2009. Senere efter mødet har Lisbeth ytret ønske om at blive orienteret om, hvad der sker i REFHOST, evt. info fra styregruppen o.lign. 5