Korpsledelsens arbejdsform 2013-15 Arbejdet med mandatdelegering Dette dokument beskriver, hvordan Korpsledelsen i perioden 2013-15 har arbejdet med særligt fokus på delegering af mandater. Dokumentet er bygget op, så der først er en overordnet beskrivelse af Korpsledelsens arbejde, herunder hvordan mandater delegeres, dernæst følger diverse vejledninger og principper, der ligger til grund for hvordan mandater delegeres. Til sidst i dokumentet findes eksempler på beskrivelser af mandater for forskellige funktioner. Bemærk at nedenstående er gældende for Korpsledelsen 2013 til 2015, da en kommende korpsledelse kan vælge at organisere sig anderledes. På korpsrådsmødet for Det Danske Spejderkorps i 2014, blev besluttet: Korpsrådet pålægger Korpsledelsen til korpsrådsmødet 2015 at orientere fyldestgørende om hvorledes Korpsledelsen delegerer deres mandat til underudvalg, generalsekretær, administrationschef eller frivillige i Det Danske Spejderkorps. Korpsrådet forventer at Korpsledelsen fremadrettet har stor gennemsigtighed i hvorledes mandat er givet og med hvilke afgrænsninger. Beslutninger taget af tidligere korpsledelser kan kun omstødes af den siddende korpsledelse eller korpsrådet. Korpsledelsens rutiner Korpsledelsens medlemmer, inklusiv spejdercheferne, er frivillige og ulønnede. Korpsledelsens arbejde er struktureret omkring to faste aktiviteter: Månedlige beslutningsmøder og fire årlige weekender. De månedlige beslutningsmøder afholdes den første onsdag i hver måned, undtagen juli. Her mødes hele Korpsledelsen og generalsekretæren. En uge inden mødet er dagsordenen med tilhørende bilag gjort tilgængeligt på intranettet. Af dagsordenen fremgår en kort skriftlig status for alle udvalg og forventet tidsforbrug for de enkelte punkter. Det forventes at alle har forberedt sig ved gennemlæsning af alle indstillinger og bilag, samt ved eksempelvis at tale sammen med den ansvarlige for punktet, såfremt der er uklarheder eller lignende. Indstillinger udarbejdes typisk af korpsledelsesmedlemmer, hovedudvalg eller medarbejdere på korpskontoret. På mødet behandles punkterne systematisk baseret på indstillingsskabelonen (beskrives nærmere længere nede), som sikrer et blik på både strategiske, økonomiske, praktiske og kommunikative aspekter. Generelt foregår beslutninger ved at Korpsledelsen tale sig frem til enighed. I perioden 2013-15 har Korpsledelsen ikke foretaget nogen afstemninger for at kunne træffe beslutning. Det sker at et punkt udsættes, hvis Korpsledelsen har behov for mere information for at kunne træffe beslutning. På møderne nedsættes jævnligt mindre patruljer til at løse ad hoc opgaver. Det kan eksempelvis være ved planlægning af Korpsledelsens arrangementer, såsom DC-møder eller weekend med udvalg, eller til at følge arbejdsgrupper med frivillige fra resten af organisationen tæt, for eksempel i forbindelse med planlægning af Korprådsmødet. Mellem møderne træffer Korpsledelsen beslutninger i skriftlig behandling på intranettet, i hastesager, der ikke kan vente til næste møde. Er det en sag, der er for kompliceret til at skriftlig 1
behandling, kan der indkaldes til et ekstraordinært møde, hvilket er sket gange i indeværende periode. tre På de fire weekender i løbet af året træffes ikke beslutninger. Her diskuteres de større linjer, interne arbejdsgange, udviklingsprocesser med videre. Arbejdet herfra kan lede frem mod en beslutning, der træffes på beslutningsmøder og i skriftlig behandling. Korpsledelsen engagerer et stort antal frivillige og ansatte i at udføre opgaverne. Derfor er der i det daglige behov for at rigtig mange kan træffe operationelle beslutninger og tage initiativ til at løse opgaver. Kendetegnende for arbejdet i korpsledelsen er stor frihedsgrad og ansvar med udgangspunkt i tillid til hinanden. Opfølgning sker gennem jævnlige møder og samtaler, der ligger til grund for løbende forventningsafstemning. Det operationelle arbejde styres desuden gennem klar mandatdelegering, principper, vejledninger og regler. Disse er samlet nedenfor for konkrete situationer. Principper, vejledninger og regler Korpsledelsen arbejder efter en forretningsorden gældende for perioden 2013-2015, der ligger i dette dokument som bilag 1. Som en del af opstartsforløbet i den nye korpsledelse blev der ud over forretningsordenen arbejdet med at fastlægge nogle fælles, værdibaserede leveregler med seks underoverskrifter: - En patrulje - Åbenhed - Tid sammen - Prioritere at samarbejde - Vise udadtil at vi er en samlet patrulje - Attraktivt kølsvin ( grundstenen i et skib) - Vi har vores idégrundlag og spejderværdierne som fundament - Vi holder fokus på at sætte strategisk retning, herunder udviklingsplan - Dialog - Vi ønsker at være ude på arrangementer, hos grupper og divisioner for at være i dialog - Vi tror på dialog i det personlig møde - Mod til at der sker noget - Vi tør træffe de nødvendige beslutninger - Vi ønsker at sætte dagsorden - Gode møder og gode rutiner - Holde tiderne - Fælles prioritering - Vi forbereder os godt til møderne - Vi checker ind, ud og har en leg til hvert møde - Lærende - Vi lærer løbende sammen at være en god korpsledelse - Vi holder jævnligt udviklingssamtaler - Vi tager på kursus og udvikler os 2
I April 2014 vedtog korpsledelsen 10 princip for samarbejde i den fælles organisation. Frivilligprincipperne skal forstås som de guidelines, der er for samarbejdet mellem alle de frivillige i den fælles organisation, inkl. Korpsledelsen, hovedudvalgsformænd, udvalgsmedlemmer m.m. De ligger dermed både til grund for samarbejdet internt i Korpsledelsen og mellem Korpsledelsen og resten af den fælles organisation. De 10 principper for frivillighed lyder således: 1) Alle frivillige og ansatte i DDS lægger deres indsats med det formål at indfri vores formål og arbejder efter principper og metoder i Spejderideen. 2) Frivillige er et aktiv og en forudsætning for, at vi kan indfri vores formål. 3) Vi møder hinanden med udgangspunkt i, at alle gør deres bedste, men vilkår og forudsætninger er forskellige og ændrer sig. 4) Åben kommunikation og nysgerrighed på synspunkter er en forudsætning for udvikling af spejderarbejdet. Vi håndterer uoverensstemmelser, når de opstår. 5) Det skal være muligt at være frivillig i DDS udvalgsarbejde uanset, hvor man bor geografisk, hvis man har lysten og kompetencerne. 6) Det skal være muligt at komme ind i DDS udvalgsarbejde, hvor man kommer i oplæring man skal ikke være udlært fra starten af. 7) Der skal være strukturer, der sikrer opkvalificering og udvikling af den frivillige i fællesskabet. Arbejdet er organiseret i patruljer med patruljeledere(formænd), der har ansvaret for den frivilliges udvikling. 8) Man tager ansvar for opgaveløsningen og siger fra, hvis man ikke føler sig i stand til at løse opgaven. 9) At skifte mellem opgaver og hovedudvalg medvirker til at skabe forbindelser på tværs af DDS, og udvikler de frivillige. 10) En frivillig bør ikke have eller påtage sig flere funktioner og opgaver, end det er realistisk at løfte opgaven. Det er nærmeste leders ansvar at sikre, at arbejdsbyrden er overkommelig i en dialog med den frivillige. Grundlæggende for arbejdet i Korpsledelsen og resten af den fælles organisation er et fælles ønske om at forvalte økonomiske ressourcer fornuftligt og transparent. Til dette er vedtaget en økonomivejledning, der beskriver hvem der må bruge penge på hvad og hvilke beløbsgrænser, der gør sig gældende. Den findes her: http://dds.dk/sites/default/files/u11929/dds%20%c3%b8konomivejledning%202014.pdf Helt overordnet arbejder alle efter vores love, der er beskrevet i Det Danske Spejderkorps lovhæfte: http://dds.dk/sites/default/files/u11052/lovh%c3%a6fte_webversion_0.pdf Konkrete mandatdelegeringer I korpsets grundlov 7 stk. 3 beskrives det, at Korpsledelsen varetager under ansvar for Korpsrådet ledelsen af korpset. Dermed har korpsledelsen det overordnede ansvar, men kan delegere mandat for at udøve sin ledelse. Herunder er et overblik over hvordan mandater er delegeret til frivillige, udvalg og til generalsekretær. 3
Generalsekretæren er over for Korpsledelsen ansvarlig for korpskontoret og dets medarbejdere. Generalsekretærens stillingsbeskrivelse er et udtryk for hvilket mandat hun er ansat til at varetage og kan læses her: http://dds.dk/sites/default/files/u11929/stillingsbeskrivelse_generalsek_final.pdf I løbet af efteråret 2014 og vinteren 2015 blev der udarbejdet en beskrivelse af den fælles organisation gennem blandt andet en række workshops. Beskrivelsen indeholder hvilke roller der findes i den fælles organisation og hvordan de relatere sig til hinanden. Beskrivelsen kan læses her: http://dds.dk/sites/default/files/u11929/beskrivelse%20af%20den%20fælles%20organisation.pdf En væsentligt mandatdelegering foregår til de udvalg, der arbejder under Korpsledelsen som eksempelvis DDS Uddannelse, DDS Relationer m.m. Denne delegering foregår gennem fastsættelse af arbejdsgrundlag i et samarbejde mellem udvalg og korpsledelse. En overordnet beskrivelse af udvalgenes opgaver, med udgangspunkt i arbejdsgrundlagene, kan ses her: http://dds.dk/udvalgssider. De nyeste arbejdsgrundlag er vedtaget i marts og april 2015. Vedlagt sidst i dokumentet som bilag 2 er skabelonen til arbejdsgrundlagene. Når der laves indstillinger til Korpsledelsen, der enten handler om personer eller om forskellige sager, følger disse nogle fastlagte skabelon, for at sikre at debatten kommer hele vejen rundt. Vedtagelse af indstillinger medfører ofte uddelegering af et mandat, i og med at det ikke er Korpsledelsen selv, der skal udføre projektet efterfølgende. Personindstillinger er påkrævet ved større opgaver med et vist formelt ansvar, ofte over en længere tidsperiode. Eksempelvis når det drejer sig om en repræsentant til Spejdernes Lejr, en ny hovedudvalgsformand eller anden udpegning. Udpegelse af personer kræver en god dialog om krav til opgaven og forventningsafstemning. Derfor er der ofte længere processer forud for at den konkrete personindstilling kommer til korpsledelsen. Alle hovedudvalgsformandsposter annonceres på dds.dk som første led i en udpegelsesproces. I processen inddrages typisk flere fra Korpsledelsen ift. at pege på hvilke kompetencer og ressourcer, posten kræver samt en diskussion af hvilke personer, det eventuelt kunne være relevant at gribe fat i. Ofte er der også en opgave i at opsøge potentielt gode kandidater for at skabe et godt ansøgerfelt. Skabelonen til indstillinger ses som bilag 3 og personindstillingsskabelonen som bilag 4. Det Danske Spejderkorps har repræsentanter i mange fora. DDS Relationer har på vegne af korpsledelsen fået mandat til at udpege visse repræsentationer, hvilket er besluttet i Retningslinjer for udpegning af repræsentanter for DDS Relationer. Repræsentationsbeskrivelse for korpsledelsens medlemmer kan læses her: http://dds.dk/sites/default/files/u11929/repræsentationsbeskrivelse.pdf Nedenfor ses en liste over repræsentationer pr. 1. februar 2015: Brejning Efterskole: Bestyrelse Brejning Efterskole: Bestyrelse Korinth Efterskole: Bestyrelse Korinth Efterskole: Bestyrelse Malene Eigenbroth Mads Vester Egelund Helle Dydensborg Martin Duus 4
Pindstrup Centeret: Bestyrelse Pindstrup Centeret: Bestyrelse Unicef: Bestyrelse Unicef: Medlemsrepræsentant Bloddonerne i Danmark: Landskomitéen Nordbuk Nordbuk (suppleant) Landssamrådet Landssamrådet Dansk Ungdoms Fællesråd: Tipsudvalget Dansk Ungdoms Fællesråd: Initiativstøtteudvalget Dansk Ungdoms Fællesråd: Projektpuljeudvalget Danmarks Naturfredningsforening: Projekt Biodiversitet Nu Danmarks Naturfredningsforening: Projekt Biodiversitet Nu Danmarks Naturfredningsforening: Projekt Biodiversitet Nu Spejder Sport: Observatørplads i bestyrelsen Syddansk Universitet: Forskningsprojektet Nature Moves Mandag Morgen: Anbragt - nye løsninger for de mest udsatte børn og unge Friluftsrådet: Færdsel på havet Spejdernes Administrations Fællesskab (SAF) Spejdernes Administrations Fællesskab (SAF) Foreningen Spejdernes Lejr Spejderchefkredsen Spejderchefkredsen Dorte Krag Jannik Augsburg Helle Dydensborg Anne Lintrup Svend Luther Mia Varming Rangholm Rasmus Jensen Camilla Mønsted Simonsen Jens Nicolaj Malskær Benny Agergaard Jens Nicolaj Malskær Lærke Aaboe-Jacobsen Anders Nielsen Susanne Hansen Claus Hjelm Christian Melchiorsen Kasper Kiilerich Anne Sandbeck Finn Anker Petersen Annesofie Bjerre Marcus Thusgaard Andersen Rasmus Damkjær-Ohlsen David Hansen Annesofie Bjerre 5
Bilag 1: Forretningsorden for korpsledelsen i Det Danske Spejderkorps Korpsledelsens forretningsorden indeholder retningslinjerne for, hvordan korpsledelsen udfører sit arbejde. 1. Korpsledelsens opgave Korpsledelsen varetager under ansvar over for Korpsrådet ledelsen af Det Danske Spejderkorps. Korpsledelsen har det overordnede pædagogiske, administrative og økonomiske ansvar for korpsets arbejde, at korpsets arbejde sker i overensstemmelse med formål, arbejdsgrundlag og værdier, at korpsets love i øvrigt og de af Korpsrådet vedtagne retningslinjer overholdes og at korpsets arbejde opfylder de medlemskrav, som verdensorganisationerne WAGGGS og WOSM stiller ( 42). Korpsledelsen arbejder efter udviklingsplanen 2011-2014. 2. Korpsledelsens konstitution Korpsledelsen er beslutningsdygtig, når alle korpsledelsesmedlemmer er inviteret til at deltage i beslutningsprocessen og mindst 7 korpsledelsesmedlemmer deltager i afgørelsen af en sag på et møde, i skriftlig behandling, ved telefonmøde eller via Skype. Spejdercheferne leder korpsledelsen og har ansvaret for den interne organisering af korpsledelsen. Korpsledelsen nedsætter projektgrupper og lignende efter behov. Korpsledelsesmedlemmer medvirker ikke ved beslutninger, hvor det pågældende medlem er inhabil, hvilket drejer sig om sager hvor den, der har en direkte og individuel, personlig eller økonomisk interesse i en sags udfald ikke bør medvirke ved behandlingen af pågældende sag 1. Spejdercheferne har mandat til at tage beslutning på korpsledelsens vegne ved akutte problemstillinger der ikke kan vente til næste korpsledelsesmøde. Beslutninger af denne karakter vil på efterfølgende korpsledelsesmøde blive behandlet. Spejdercheferne kan udtale sig til pressen på korpsledelsens vegne i aktuelle sager. 3. Retningslinjer for arbejdsdeling Korpsledelsen arbejde består både af en bestyrelsesgren, der varetager korpsets strategiske interesser og en ledelsesgren, der fører tilsyn med korpsets drift. Korpsledelsen nedsætter hovedudvalg, der støtter korpsledelsen i sit arbejde, jf. DDS love 43 og 44. Korpsledelsen og hovedudvalg kan nedsætte arbejdsgrupper, som udfører projekter eller løser 1 Hvornår er man inhabil iht. forvaltningsloven? Den centrale bestemmelse er lovens 3, stk. 1. Den fastslår, at man som sagsbehandler er inhabil, såfremt: 1) Man har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse. 2) Man er gift, beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse. 3) Man deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald. 4) (Ikke relevant).5) Der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommende upartiskhed. Kilde: DUFs habilitetspraksis. 6
konkrete opgaver med afgrænset indhold og/eller varighed. Indsatser og projekter hvor flere hovedudvalg inddrages kan placeres i enten hovedudvalg eller direkte under korpsledelsen. Generalsekretæren er personalemæssigt ansvarlig for medarbejdere ansat i Det Danske Spejderkorps. Generalsekretæren har ansvaret for at lede, styre og sikre sammenhæng i det udførende led af korpsets leverancer til spejdergrupperne. Generalsekretæren er første kontaktled til eksterne medier i situationer, hvor der forventes en korpsmæssig meningstilkendegivelse eller kommentarer på en konkret opstået sag i Det Danske Spejderkorps eller i tilknytning til en sådan. 4. Persongodkendelser Korpsledelsen godkender formænd for hovedudvalg, formænd for udvalg og arbejdsgrupper m.fl. direkte under korpsledelsen og repræsentationer for Det Danske Spejderkorps. Ved eksterne repræsentationer for Det Danske Spejderkorps afklares hvert mandat specifikt i forbindelse med personindstillingen eller når relevante informationer foreligger. Ved persongodkendelser afklares mandat og forventningsafstemning med den enkelte ved godkendelsen. Ved personindstillinger benyttes personindstillingsskabelonen. 5. Rammer og mål Korpsledelsen udstikker rammer og mål efter gældende udviklingsplan. Korpskontoret implementerer aktiviteter og indsatser sammen med korpsets nedsatte hovedudvalg, udvalg og arbejdsgrupper. Korpsledelsen fremlægges afrapportering omkring aktiviteter, indsatser og projekter efter behov. Korpsledelsen fører tilsyn med målopfyldelse i dialog med hovedudvalg og korpskontor i forbindelse med budgetopfølgning i august/september samt i forbindelse med budgetproces for det kommende års arbejde maj/juni. 6. Møder i korpsledelsen Korpsledelsen beslutter sin egen mødeplan. Beslutningsmøder holdes 1. onsdag i måneden med mindre andet er angivet. Udviklingsmøder afholdes 4 gange årligt. Der kan indkaldes til ekstraordinære møder i korpsledelsen, hvis dette vurderes nødvendigt. Korpsledelsen bestemmer selv sin mødeform, f.eks. fysiske møder eller telefon/skype-møder. Dagsorden og bilag for beslutningsmøder udsendes 7 dage før mødets afholdelse (med mulighed for dispensation). Såfremt bilagsmateriale og/eller indstilling mangler information og korpsledelsen vurderer, at det vil være uhensigtsmæssigt at tage beslutning på baggrund af materialet, udsættes beslutningen til efterfølgende møde. Indstillinger til korpsledelsens dagsorden skal følge den af korpsledelsens vedtagne indstillingsskabelon. Alle medlemmer af korpset kan foreslå sager til optagelse på korpsledelsens dagsorden. Korpsledelsen nedsætter en intern patrulje, som er ansvarlig for planlægningen af korpsledelsens møder. Dette sker i samarbejde med Generalsekretæren. Korpsledelsen anstrenger sig for at nå til enighed om en fælles beslutning. Hvis afstemning er nødvendigt for at konkludere, sker dette med almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed bortfalder forslaget i den fremsatte form. 7
Generalsekretæren og referent deltager i korpsledelsens møder. Administrationschefen i Spejdernes Administrationsfællesskab deltager i korpsledelsens beslutningsmøder. Medarbejdere og hovedudvalgsmedlemmer deltager i korpsledelsens møder efter behov. 7. Referat af korpsledelsens møder Der føres referat af alle korpsledelsens møder. Referater fra korpsledelsens beslutningsmøder indeholder: Hvem der har været til stede under punkterne En kort beskrivelse af behandlingen af punktet Beslutningen for de enkelte punkter, herunder økonomiske konsekvenser. Udkast til referat bliver lagt som debatindlæg i korpsledelsens digitale rum senest 8 dage efter mødets afslutning til kommentering og godkendelse af korpsledelsens medlemmer. På det efterfølgende korpsledelsesmøde tager korpsledelsen godkendelsen af referatet til efterretning. Senest 28 dage efter afholdelse af et møde i korpsledelsen offentliggøres referatet på www.dds.dk og arkiveres i sharepoint, hvor også hovedudvalgsformænd har adgang. Alle korpsets medlemmer har mulighed for at læse korpsledelsens dagsorden og bilag/indstillinger til beslutningsmøder. Dog undtaget fortroligt bilagsmateriale. 8. Korpset økonomi Korpsledelsen fører tilsyn med korpsets økonomi, likviditet, forsikringer og nøgletal. Korpsledelsen fremlægges kvartalsvis afrapportering heraf. Korpsledelsen fastlægger principper for budgetlægning og følger op på beslutninger, der har økonomiske konsekvenser. Korpsledelsen tager stilling til revisionsprotokollen. I den daglige ledelse af Det Danske Spejderkorps er Generalsekretæren overordnet ansvarlig for korpsets økonomi. 9. Tegningsregler Korpset tegnes juridisk og økonomisk af en spejderchef i forening med et andet myndigt medlem af korpsledelsen i henhold til lovenes 48 (Tegningsregler). Korpsledelsen har til hovedudvalgsformænd, projektledere og generalsekretær i henhold til kommissorier, budget og økonomisk vejledning delegeret kompetence til at tegne på korpsets vegne inden for det område, de er ansvarlige for. Ved erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom kræves dog underskrift af en spejderchef og fire øvrige medlemmer af korpsledelsen i forening jf. 48. 10. Gyldighed og vedtagelse Korpsledelsens forretningsorden er vedtaget d. 28. november 2013 og er gyldig frem til at korpsledelsen vedtager en ny forretningsorden. 8
Bilag 2: Skabelon til arbejdsgrundlag Udvalg Navn på udvalget Dato Formænd og kontakt Udvalgets mission Formænd og kontaktoplysninger Beskriv på én sætning kerneopgaven / missionen for udvalget. Udvalgets formål Målgrupper Ansvarsområder: Ledelsesudvikling Børn leder børnunge leder unge Friluftsliv Andre områder Målsætninger for 2015-2016 Beskriv på ca. 5-20 linier udvalgets formål. Det vil sige med almindelige ord hvilke arbejdsområder I brænder for at lykkes med. Hvad er udvalgets vigtigste målgrupper? Hvilke ansvarsområder har udvalget, der bidrager til ledelsesudvikling? Hvilke ansvarsområder har udvalget, der bidrager til børn leder børn/unge leder unge? Hvilke ansvarsområder har udvalget, der bidrager til friluftsliv? Hvilke andre ansvarsområder har udvalget? Hvilke ydelser, leverancer, osv. har udvalget målsætning om at lykkes med i 2015-16? Gerne fordelt på ansvarsområder. Hvilke 3-8 målsætninger vil I gerne løbende følges op på af formandskredsen og korpsledelsen? Organisering af udvalget Samarbejdsrum Hvordan er udvalget organiseret? Underudvalg, osv. Hvilke vigtige samarbejdsrum og snitflader er der til andre udvalg/enheder? Hvorledes bidrager I til dem? Hvilke ansvarsområder er det vigtigt, bliver løbende koordineret mellem hvilke udvalg? Medlemmer af udvalget Hvem er pt. medlemmer af hovedudvalget? 9
Bilag 3: Skabelon til Korpsledelsesindstillinger Emne Emne (rød = vejledende tekst) Fra Fx Hovedudvalg Dato 12/1-2014 Andre inddragede Hvor har indstillingen været behandlet Hvor har indstillingen været til høring eller orientering Type X Beslutning Orientering Andet: Behandling Proces Forventet tidsforbrug Formål og strategisk betydning Formål - Perspektiver (overblik over betydning) - Afledte effekter Relation til udviklingsplanen (overordnet) Mål og succeskriterier Anbefaling Hvilket resultat eller beslutning anbefales, fx - Korpsledelsen tager beslutning om - Korpsledelsen tilkendegiver holdning og retning for Motivation for anbefaling Hvad er stemningen/mavefornemmelsen for indstillingen i udvalget og hos andre interessenter? Baggrund og fakta Relation til Udviklingsplans mål og indsatsområder Relation til andre strategier og tidligere beslutninger Evt. bærende viden og antagelser for beslutningen - fx fra undersøgelser, publikationer, høringer, workshops Beskrivelse Længere projektbeskrivelser kan vedlægges som bilag. Målgruppe Produkt (Projekt)beskrivelse - Tidsplan - Økonomi (herunder hvor meget, der ønskes bevilget og er inkluderet i budget) - Ressourcer (Forventet behov/forbrug af hhv. frivillige og konsulenter Muliggørelse Realitetscheck, fx - Risikovurdering - Prioritering af ressourcer - Tidsplan Hvad er status, fx - Udestående opgaver - Manglende information, etc. - Næste skridt Interessenter Hvordan er energien i projektet? 10
og kommunikations -plan Er der opbakning? Hvilke relevante sammenhænge er der til andre tiltag? Hvad forventes det at Korpsledelsen skal gøre? Hvordan ønskes opfølgning? Kommunikation Kommunikationsplan 11
Bilag 4: Skabelon til personindstillinger til Korpsledelsen Funktion Navn Hvilken funktion indstilles personen til? Hvad hedder den indstillede? Indstillet af Fx Hovedudvalg Dato 12/1-2014 Formål og strategisk betydning Inddragede Hvad er funktionens rolle/ Den strategiske betydning af rollen? Hvilke kompetencer/erfaringer skal der til for at løfte funktionen? Hvem har indstillingen været drøftet med? Hvem har ellers været taget i betragtning til funktionen? Motivation for anbefaling Hvad er motivationen for indstilling af personen til denne funktion? Hvem har ellers en holdning til indstillingen? Baggrundsinfo om personen Kort spejder CV Kompetencer/erfaringer, der er relevante for funktionen (fx privat job, uddannelse, tidligere poster) Kontaktinformationer Kontaktinformationer til personen Praktisk Hvor længe gælder udpegningen? Hvem refererer funktionen til? Hvad skal konkret ske for, at den godkendte person kan overtage funktionen? Hvordan er overdragelsesprocessen? Hvem støtter personen i at komme i gang? Kommunikation Hvordan kommunikeres beslutningen ud? 12