VEJLEDNING OM BUDGETANSØGNING SPECIALESPECIFIKKE KURSER ANSØGNINGEN SENDES TIL: Sundhedsstyrelsen Enhed for Uddannelse og Autorisation Islands Brygge 67 2300 København S Samt elektronisk til aah@sst.dk Sundhedsstyrelsen august, 2008
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Kursusvirksomheden... 3 Administrationen... 3 Den praktiske procedure... 3 Ansøgning om rammebeløb til afholdelse af kurser... 4 Ansøgningsskemaerne til budgetansøgningen... 6 Frist for budgetansøgning... 6 Svar på ansøgningen og accept af rammebeløbet... 6 Kursusoversigten... 7 Instrukser til udfyldelse af budgetansøgningsskemaerne... 7 Hovedskemaet... 8 Delskemaet... 9 2
Kursusvirksomheden Udgifter til den teoretiske videreuddannelse af læger og tandlæger afholdes over konto 16.31.03 på finansloven. Sundhedsstyrelsen er ansvarlig for den overordnede administration af disse midler samt for den faglige vurdering af kursusvirksomheden, som skal være beskrevet i målbeskrivelsen for hvert speciale. Ansvaret for den praktiske tilrettelæggelse af den teoretiske speciallægeuddannelse er uddelegeret til hovedkursuslederen, der er udpeget af det videnskabelige selskab. Det er til hovedkursusleder, at styrelsen henvender sig i tilfælde af spørgsmål omkring kursernes form, indhold eller økonomi. Hovedkursusleder er budgetansvarlig for det af Sundhedsstyrelsen tildelte budget, og skal derfor godkende alle udgifter til videreuddannelseskurserne inden for specialet. Administrationen Siden 2002 er administrationen af tilskud til den lægelige videreuddannelse blevet fastlagt årligt som rammebeløb for kursusvirksomheden på de enkelte områder. Formålet hermed er at opnå: en mere gennemskuelig administration en tydeligere rollefordeling en mere sikker økonomisk styring en bedre synliggørelse af udgifter en mere ensartet behandling Den praktiske procedure Den praktiske procedure for administrationen kan beskrives på følgende måde: 1. Sundhedsstyrelsen udsender budgetindkaldelse, hvor de enkelte hovedkursusledere opfordres til at søge budget til afholdelse af kurser året efter. Med budgetindkaldelsen udmeldes den præcise ansøgningsfrist, og vejledning om ansøgning om støtte til kurser til videreuddannelse af læger og tandlæger vedlægges. 2. Hovedkursusleder sender en budgetansøgning til Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation i form af udfyldte og underskrevne skemaer, samt følgebrev hvor eventuelle kommentarer kan indføjes. 3. Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation vurderer ansøgningen. De ansøgte kurser skal være beskrevet i specialets målbeskrivelse for at kunne opnå støtte, udgifterne til de enkelte poster skal være rimelige og det samlede budget for kurserne skal kunne overholdes. 4. Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation udmelder en årlig budgetramme til hver hovedkursusleder, og vedlægger dokument til accept af budgetrammen og vilkårene, som budgetrammen er tildelt på. 3
5. Hovedkursusleder indsender underskrevet dokument med accept af budgetramme og vilkår. 6. Kurserne afholdes og hovedkursusleder sender løbende skemaer til afregning af honorar og refusion af rejseudgifter til Enhed for Uddannelse og Autorisation. Det er Sundhedsstyrelsens sekretariat, der udbetaler honorarer og refusion til undervisere på undervisers Nemkonto og der sendes en elektronisk lønseddel til undervisers e-boks. (se desuden vejledningen om udbetaling af rammebeløbet) 7. Enhed for Uddannelse og Autorisation varetager den løbende kontakt til hovedkursuslederne. Hovedkursusleder fører en løbende budgetkontrol med forbruget for hvert kursus og sørger for at indsende skemaer til afregning hurtigst muligt. Sundhedsstyrelsen sender en kvartalsvis oversigt over specialets akkumulerede udbetalte forbrug fordelt på honorarer, rejseudgifter mm. 8. Hvis et kursus af praktiske årsager rykkes til året efter, skal Sundhedsstyrelsen omgående orienteres, så kurset kan trækkes ud af kursusårets budget, og hovedkursusleder skal søge om støtte til afholdelse af kurset året efter. 9. Ved kursusårets afslutning er det specielt vigtigt at hovedkursuslederne indsender afregningsskemaerne til Sundhedsstyrelsen senest den 10. januar, så de kan bogføres på kursusårets budget før afslutning af regnskabsåret. Efter regnskabsårets afslutning sendes den sidste kvartalsvise forbrugsoversigt, og der følges op på forbrug og budget. Indsendes afregningsskemaer for sent, vil de belaste kursusbudgettet året efter. Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation og sekretariat deler opgaven om at administrere de på finansloven afsatte midler. Mens Enhed for Uddannelse og Autorisation står for den faglige vurdering af kurserne og er overordnet budgetansvarlig, herunder modtager budgetansøgninger, udmelder budgetramme og varetager den løbende kontakt til hovedkursusledere, står sekretariatet for regnskabsførelsen, herunder betaling af bilag/regninger. Spørgsmål omkring kurserne og den overordnede budgetramme skal derfor rettes til Enhed for Uddannelse og Autorisation på EFUA@sst.dk, mens spørgsmål der alene går på udbetalingen af honorar og rejseudgifter skal rettes til sekretariatet på S@sst.dk Ansøgning om rammebeløb til afholdelse af kurser Følgende udgiftsposter kan indgå i rammebeløbet: 1. Undervisning (direkte udgifter) Undervisningshonorar til fastlagte takster for henholdsvis forelæsnings-, diskussions- og medhjælpertimer. Taksterne bliver opjusteret hvert år den 1. april, hvorefter Sundhedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Delkursuslederhonorar, der er fastlagt til 9 diskussionstimer per kursus. Hvis der er flere delkursusledere på et kursus, skal de deles om de 9 timer. 4
Undervisningsmateriel. Udgifter til leje af udstyr, kopier, forsøgsdyr o. lign. Transport for undervisere. Kilometer taksten opjusteres hvert år den 1. januar, hvorefter Sundhedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Ophold for undervisere. Time- Dagpenge-taksten opjusteres hvert år den 1. januar, hvorefter Sundhedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Ved hotelophold skal der så vidt muligt bruges hoteller, der har indgået statsaftaler (se http://www.ski.dk/hotel) Forplejning for undervisere. Ved rejser under 24 timer, kan der maksimalt refunderes et beløb til forplejning, der svarer til Time- dagpengesatsens beløb per døgn. Der gøres opmærksom på, at der ikke kan søges om tilskud til forplejning eller rejserefusion til kursisterne. Indsendte bilag desangående vil blive returneret. 2. Administration Hovedkursusleder- og sekretærhonorar Kontorhold (driftsudgifter ifm. administrationen) Administrationsudgifterne må maksimalt løbe op i 15% af de direkte undervisningsomkostninger anført under 1. Det kan kraftigt anbefales at finde en sekretær til rutinemæssige administrationsopgaver som gennemgang af afregningsskemaer og indtastning mm. 3. Fremmede kurser Uddannelsessøgendes deltagelse i eksternt arrangerede kurser. Der er ikke tale om kurser ved andre specialer, da disse selv skal søge budget til alle de uddannelsessøgende læger, der tilmeldes deres kursus. Der kan ydes et tilskud til administration på op til 15% af de direkte udgifter. Dette skal dække honorar til hovedkursusleder og sekretær samt driftsudgifter for kontorhold. Det står hovedkursusleder frit selv at fordele administrationstilskuddet mellem nævnte budgetposter. For de kirurgiske færdighedskurser, der har meget høje udgifter til undervisningsmaterialer, kan der kun søges om 7.500 kr. til administration per kursus. Aftalen mellem Sundhedsstyrelsen og Dansk Medicinsk Selskab om indførsel om delkursuslederhonorarer indebærer, at udgifter til lokaleleje fremover kun kan bevilges i helt ekstraordinære tilfælde. Hvis hovedkursusleder vurderer, at specifikke forhold omkring et kursus gør det umuligt at finde gratis lokaler på et sygehus eller universitet, skal der i følgebrevet til budgetansøgningen argumenteres herfor. Dette gælder ikke for kurserne i Almen Medicin eller Kommunallægekurserne Mange specialer har fået stillet lokaler til rådighed på sygehuse eller universiteter, og hovedkursuslederne rådes derfor til at tale sammen om, hvilke steder der kan stille lokaler til rådighed, da minimeringen af denne budgetpost er en forudsætning for indførslen af delkursuslederhonoraret. Vedrørende almen medicin: Da kursusvirksomheden i almen medicin i København, Odense og Århus er af et særligt omfang og de administrative funktioner varetages gennem universiteterne gælder en særskilt aftale om tilskud til administration på op til 20% af de direkte udgifter. 5
De ansvarlige universiteter indsender samlede regninger på afholdelse af kurserne en gang i kvartalet, som Sundhedsstyrelsen efter godkendelse udbetaler samlet. Almen Medicin er ikke omfattet af aftalen om delkursuslederhonorar, og kan derfor søge om støtte til lokaleleje som tidligere. Regnskabet for kursusvirksomheden i Almen Medicin skal revideres i forbindelse med den generelle revision af regnskaberne som Universiteterne foretager. Ansøgningsskemaerne til budgetansøgningen Hovedkursusleder skal anvende Sundhedsstyrelsens ansøgningsskemaer, når der ansøges om rammebeløb. Skemaerne sikrer en ensartet behandling af ansøgningerne og at alle relevante oplysninger foreligger. Skemaerne udsendes hvert efterår senest en måned før fristen for budgetansøgningen, der meddeles ved samme lejlighed. For ansøgning om rammebeløb er der to forskellige typer skemaer: 1. Hovedskema: Generelle oplysninger om ansøger og om de totale udgifter for kurserne inden for et speciale. 2. Delskema: Specifikke oplysninger om hvert kursus inden for et speciale. (Se desuden afsnittet om Instrukser til udfyldelse af ansøgningsskemaerne sidst i vejledningen) Hovedkursusleder udfylder et delskema pr. kursus, der vil blive afholdt inden for specialet. Hovedskemaet udfyldes automatisk i takt med indtastning i delskemaerne. Hovedkursusleder udfylder alle rubrikker og underskriver samtlige skemaerne. Frist for budgetansøgning Fristen for indsendelse af budgetansøgningen til de teoretiske kurser er 15. oktober eller første arbejdsdag derefter, og Sundhedsstyrelsen udsender skemaerne til budgetansøgningen senest en måned forinden. Ansøgningen sendes i underskrevet form til Sundhedsstyrelsen, Enhed for Uddannelse og Autorisation, Islands Brygge 67, 2300 København S Der gøres opmærksom på, at senere indsendte ansøgninger som udgangspunkt ikke vil blive inddraget i budgetforhandlingen, hvilket kan medføre, at der ikke afsættes midler til gennemførelse af kurser i 2009 for det manglende speciale. De eksakte datoer for afholdelsen af de enkelte kurser skal som udgangspunkt fremgå af budgetansøgningen, men hvis dette ikke er muligt, kan der angives måned eller kvartal i stedet. Så snart hovedkursusleder kender de eksakte datoer orienteres Sundhedsstyrelsen, så det kan lægges på hjemmesiden. Svar på ansøgningen og accept af rammebeløbet Når Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation har modtaget ansøgningen sendes en kvitteringsskrivelse som bekræftelse på modtagelsen. 6
Efter at Sundhedsstyrelsen har foretaget en samlet vurdering af ansøgningerne, sendes en budgetrammeudmelding ud til hovedkursusleder. Af denne fremgår rammebeløbets størrelse, til hvilke aktiviteter rammebeløbet er ydet, principperne for udbetalingen samt de vilkår, hvorunder budgetrammen er tildelt. Hovedkursusleder svarer med en accept af rammebeløbet og af de vilkår, hvorunder budgetrammen er tildelt. Det skal understreges, at hovedkursusleder ved accept af tildelingsvilkårene er ansvarlig for, at udgifterne ikke overskrider den fastlagte budgetramme. Da budgettet samlet skal overholdes for året som helhed, står det hovedkursusleder frit at omdisponere midler mellem kurser, dog under forudsætning af, at den samlede budgetramme ikke overskrides. Hovedkursusleder kan således vælge at anvende uforbrugte midler fra et kursus på et andet kursus. Midlerne kan dog ikke bruges til andet end de ovenfor anførte poster, dvs. forplejning af kursister mm. accepteres ikke. Hovedkursusleder har således mulighed for at foretage omjusteringer mellem budgetposter på op til 5% af budgetposten uden styrelsens godkendelse. Af dette følger, at alle omjusteringer mellem budgetposter, der er større end 5%, skal have Sundhedsstyrelsens forudgående samtykke. Ved mindre budgetoverskridelser, som skyldes uforudsete hændelser i slutningen af året, f.eks. større udgifter for transport end forventet, vil der være mulighed for at søge Sundhedsstyrelsen om ekstra tilskud. En sådan ansøgning skal fremsendes inden kursets afholdelse. Større overskridelser af budgettet, der skyldes f.eks. ændringer i kursusstruktur eller i antallet af kurser vil ikke blive dækket. Det er et krav for afholdelse af kurser, at kursusbudget ligger fast forinden. Dette indebærer at hovedkursusleder skal afvente en udmelding fra Sundhedsstyrelsen inden kursusvirksomheden kan gå i gang. Kursusoversigten Sundhedsstyrelsen offentliggør årets kursusrække på hjemmesiden www.sst.dk ud fra oplysningerne i budgetansøgningsskemaerne. For hvert enkelt speciale oplyses kontaktinformation til hovedkursusleder, samt kurserne navn, sted, dato og delkursusleder. For kursernes faglige indhold henvises til målbeskrivelserne. Den nye kursusrække vil blive lagt på hjemmesiden hurtigst muligt efter året afslutning. Opdateringer og ændringer til kursusoversigten skal hurtigst muligt sendes til EFUA@sst.dk, så de kan lægges på hjemmesiden. Instrukser til udfyldelse af budgetansøgningsskemaerne Det er vigtigt at skemaerne bliver udfyldt på en korrekt og dækkende måde. En fejlagtig, inkonsekvent eller mangelfuld udfyldelse af skemaerne gør det vanskeligt at vurdere 7
ansøgningen og forsinker dermed processen. Det er derfor vigtigt at samtlige rubrikker udfyldes. For at gøre håndteringen af skemaerne lettere, skal det angives på hovedskemaet hvor mange delskemaer, der er vedlagt hovedskemaet. På hvert delskema skal der desuden angives bilagsnummer. Ansøgningsskemaerne skal udfyldes elektronisk, og budgetansøgningen indsendes elektronisk samt i papirformat i underskrevet form til Sundhedsstyrelsen. Hovedskemaet A. Oplysninger om ansøger: Der kan kun være én ansøger. Denne betragtes som ansvarlig for al kursusvirksomhed inden for specialet. Herunder udfyldes: Speciale Hovedkursusleders navn og stilling Oplysninger om adresse og telefon mv. B. Oplysninger om de samlede udgifter for kursusvirksomheden: Oplysningerne herunder betragtes som det samlede budget for kursusvirksomheden. Herunder udfyldes følgende budgetposter: 1. Honorar forelæsningstimer: Timeantal og udgifter for kursets forelæsningstimer. Timetallet skal anføres samt den samlede forventede udgift. 2. Honorar diskussionstimer: Timeantal og udgifter for de undervisningstimer, der ikke er forelæsningstimer. Husk at der kan søges om op til 9 diskussionstimer som delkursuslederhonorar per kursus. Timetallet skal anføres samt den samlede forventede udgift. 3. Honorar medhjælpertimer: Timeantal og udgifter for medhjælpere i undervisningen. Timetallet skal anføres samt den samlede forventede udgift. 4. Undervisningsmateriel (instrumenter, AV-udstyr mv.): Udgifter for afskrivning på og leje/leasing af instrumenter og andet udstyr. Tilskud kan undtagelsesvis også ydes til anskaffelse, under forudsætning af at disse anskaffelser kan godkendes af Sundhedsstyrelsen. Ved forventede anskaffelser, skal der derfor vedlægges en skriftlig begrundelse for indkøbet til ansøgningen. 5. Transport kursusleder/underviser: Udgifter i forbindelse med transport til og fra kursusstedet. Offentlige befordringsmidler skal anvendes hvor det er muligt og mest økonomisk. Hvis transporten sker med egen bil, regnes kilometergodtgørelsen ud gennem at multiplicere antal kilometer med satsen 1,83 kr. (for nuværende). Der kan ikke afholdes udgifter til kursisters transport. 8
6. Ophold kursusleder/underviser: Udgifter for kursusleder/undervisers ophold i forbindelse med afholdelsen af kurset. Ved hotelophold skal der så vidt muligt bruges hoteller, der har indgået statsaftaler (Danish Mission, se http://www.ski.dk/hotel). Der kan ikke afholdes udgifter til kursisters ophold. 7. Forplejning kursusleder/underviser: Udgifter for kursusleder/undervisers forplejning i forbindelse med afholdelsen af kurset. Ved rejser under 24 timer, kan der maksimalt refunderes et beløb til forplejning, der svarer til Time- dagpengesatsens beløb per døgn. Der kan ikke afholdes udgifter til kursisters forplejning. Budgetposterne 1-7 udgør udgifter for undervisning (direkte udgifter). 8. Honorar administration: Timeantal og udgifter for medhjælpere i undervisningen. Timetallet skal anføres samt den samlede forventede udgift. 9. Honorar sekretær: Timeantal og udgifter for medhjælpere i undervisningen. Timetallet skal anføres samt den samlede forventede udgift. 10. Kontorhold: driftsudgifter for kontorhold i forbindelse med administrationen af kurset. Der kan ydes et tilskud til administration (budgetpost 8-10) på op til 15% af de direkte udgifter. Dette skal dække honorar til hovedkursusleder og sekretær samt kontorhold. 11. Udgifter for fremmede kurser: De samlede udgifter, som selskabet har for kursister på fremmede kurser. Oplysninger om et kursus, der ligger uden for specialets egen kursusvirksomhed (Bruges kun i de tilfælde, hvor man sender uddannelsessøgende på eksternt arrangerede kurser, i Danmark eller i udlandet.) Evt. støtte til udgifterne i budgetposterne 10. og 11. går udenom direkte udgifter og udgifter til administration. Til sidst udfyldes de totale udgifter og udgifter pr. uddannelsessøgende. Som tidligere nævnt skal der i følgebrevet søges specifikt per kursus, hvis man helt undtagelsesvist vurderer udgifter til lokaleleje nødvendige. C. Ansøgers personlige, originale underskrift: Herunder udfyldes: sted og dato for underskrift af ansøgningen ansøgers underskrift navn med blokbogstaver D. Bilag: Herunder udfyldes: antal delskemaer vedlagt hovedskemaet Delskemaet A. Oplysninger om kurset: 9
Herunder udfyldes: Hvilket speciale kurset indgår i Kursets navn som det står anført i målbeskrivelsen Navn på og e-mail til kursusleder Tidspunkt for afholdelse Antal kursustimer for den enkelte uddannelsessøgende Det forventede antal uddannelsessøgende inkl. fra andre specialer Kursusstedets navn Antallet af kursustimer per uddannelsessøgende kan jf. målbeskrivelsen ikke overstige 210 timer i hoveduddannelsesforløbet. B. Oplysninger om udgifter for kurset: Jf. hovedskemaets budgetposter. C. Ansøgers personlige originale underskrift: Herunder udfyldes: Sted og dato for underskrift af ansøgningen Ansøgers underskrift Husk at angive delskemaets bilagsnummer øverst på siden! 10