DET FÆLLES BEREDSKAB I KØBENHAVNSOMRÅDET REFERAT Referat F-med møde 17. november 2015 Dato: 17. november Tid: 9:30 11:00 Sted: Station Hvidovre, Avedørehavnevej 37 Mødedeltagere: Fra medarbejdersiden: Hannibal Christensen, Dragør Brandvæsen Jørgen Bjerre Nielsen, Frederiksberg Brandvæsen Dennis Thorbech Christensen, Frederiksberg Brandvæsen Kenneth Nagel, Frederiksberg Brandvæsen Ove Thuesen, Københavns Brandvæsen Henrik Therkildsen, Københavns Brandvæsen Thomas B. Larsen, Københavns Brandvæsen (næstformand) Roland Hansen, Vestegnens Brandvæsen Mads Bak Petersen, Vestegnens Brandvæsen Fra arbejdsgiversiden: Michael Nyrand Pedersen, Konstitueret Beredskabschef, Frederiksberg Morten Winge, Kommunaldirektør, Glostrup Jakob Vedsted Andersen, Direktør, Hovedstadens Beredskab, (formand) Poul A. Poulsen, Brandchef, Vestegnens Brandvæsen Tim Jensen, Vice-Beredskabschef, Vestegnens Brandvæsen (Myndighedsområdet) Fra Kommunikationsgruppen Anne Holten Nielsen, Specialkonsulent, København Fra HR-arbejdsgruppen Birgit Kuhberg, Jura & Forhandling, København Luise Søe, Implementering & Udvikling, København Afbud: Børge Schaltz, Beredskabschef, Dragør Bjarne Winge, Direktør, København 1
Dagsorden 1) Godkendelse af dagsorden 2) Generel status (fast punkt) a) Formandens status v/ formanden b) Status fra Kommunikation v/ Anne Holten Nielsen c) Status fra HR v/ Birgit Kuhberg i) Opfølgning på arbejdet med politikker ii) Kommende MED- struktur iii) Personalegoder 3) Spørgsmål m.v. fra medarbejderne til etablering af ny beredskabsenhed (fast punkt) a) Hvornår kan erstatningsfolk frit bruges rundt i det nye beredskab? b) Kommunikationsstrategi i forhold til ændringer i hovedstadens beredskab der kan påvirke de ansatte? 4) Proces for rationaliseringer for 2016 + 2017 v/ formanden 5) Information vedr. proces for valg til Hovedstadens Beredskabs bestyrelse v/ næstformanden 6) Evt. 2
Referat Ad 1) Godkendelse af dagsorden - Godkendt Ad 2) Generel status a) Formandens status v/ formanden i) Den ny organisering for Hovedstadens Beredskab er på plads. I næste uge offentliggøres endvidere placering af medarbejdere i administrationen mv.. ii) PF og AF har godkendt den udpegede revisor og fremlagte økonomi. iii) Det er sagt god for den fremlagte plan for rationalisering og processen frem mod et endeligt forslag til dette til januar. iv) Navnetrækket er godkendt, og offentliggøres snarest. v) Ansatte kan komme ud for, at der står Københavns Kommune på de kommende lønudbetalinger. Det er i en overgangsperiode, indtil lønsystemet er tilpasset det nye selskab. vi) D. 13. januar 2016 kl. 8.30 afholdes det første bestyrelsesmøde i Gearhallen. Her fremlægges bl.a.; proces for at indtil rationaliseringsmål, midlertidige RBD b) Status fra Kommunikation v/ Anne Holten Nielsen i) Intranet KBINFO, der pt benyttes til at understøtte den interne kommunikation hos Kbh Brand, vil midlertidigt blive brugt som intranet indtil et andet intranet er på plads. Her vil styrkeliste og nyheder være at finde for den enkelte medarbejder. ii) For at sikre sikker drift pr. 1. januar, kører nuværende hjemmesider (borgerrettede) videre, så borgere, virksomheder mfl. Fortsat kan finde nødvendige oplysninger. www.hovedstadensberedskab.dk fortsætter som hovedindgang til Hovedstadens Beredskab, hvor kontaktinfo fremgår samt link til de respektive hjemmesider. iii) I forhold til nyt intranet og hjemmeside for Hovedstadens Beredskab skal der er udarbejdes en kravspec og køres en udbudsproces. Forventes sat i gang i første del af 2016, når finansiering er til det. iv) Navnetræk vil fremgå af næste nyhedsbrev hvor fra der kan kopieres link, man kan sætte ind i sin nuværende mailsignatur. Ny fælles mailsignatur for Hovedstadens Beredskab er klar til udsendelse i løbet af december. v) Der er produceret 3 typer af klistermærker med navnetræk, som kan klistres på køretøjer. vi) Der arbejdes på en fælles tlf. bog på tværs, som forhåbentlig er klar inden 1. januar, så vi kan finde hinanden i det nye selskab. c) Status fra HR v/ Birgit Kuhberg i) Opfølgning på arbejdet med politikker (beslutningspunkt) (1) Alkoholpolitik: Der blev fremlagt en tilpasset alkoholpolitik med de tilføjelser der kom frem på sidste F-Med møde vedr. kontroller. De indskrevne kontroller ligger sig op af KLs retningslinjer om kontrolforanstaltninger og den samlede politik blev godkendt. 3
(2) Rygepolitikken. Et flertal fra medarbejderside er for en lempelse af den fremlagte rygepolitik, således at det i det nye Hovedstadens Beredskab vil være muligt at ryge for de medarbejdere der ønsker det, i planlagte tidsrum. Den fremlagte rygepolitik vurderes for restriktiv i sin nuværende form. For nogle beredskaber vil rygepolitikken gå til et lempeligere niveau. Mens den for andre vil virke som en stramning. Det besluttes, at den fremlagte rygepolitik justeres, således, at der kan ryges i udvalgte pauser. Beslutning: Birgit Kuhberg kommer med et oplæg til denne lempelse ud fra den fremlagte politik. Den tilpassede rygepolitik sendes ud til F-Meds medlemmer, der godkender denne via mail. Når rygepolitikken er godkendt, sendes politikkerne til godkendelse i de lokale MED-udvalg. Udover de politikker, der allerede er opnået enighed om, skal der eventuelt udarbejdes nye politikker, hvor der skønnes at være behov for det indtil disse er på plads er Hovedstadens Beredskab underlagt de fra KL udarbejdede overordnede aftaler, fx rammeaftale om seniorpolitik ii) Kommende MED- struktur 1) Arbejdet med at få en MED aftale og struktur klar til d. 1.1. 2016 forløber over al forventning, og der er en forventning til, at den er færdigforhandlet medio december. Samarbejdet og velvilligheden til at få aftalen på plads er i høj grad tilstede, hvilket lover om et godt samarbejde fremadrettet i det nye beredskab. iii) Personalegoder 1) Der udarbejdes et oplæg om jubilæumsgratialer og frihed til særlige begivenheder, som Hovedstadens Beredskab kan forelægge for MED efter overdragelsen. 2) Rabatordninger og feriehuse bortfalder pr. 1.1 2016. Vi afventer stadig tilbagemelding fra Feriefonden vedr. vores henvendelse for det kommende Hovedstadens Beredskab. iv) Ansættelsesforhold 1) Der indledes forhandlinger om nye lokalaftaler. (HR sporet har indkaldt de faglige organisationer til dette arbejde) Første forhandlingsmøde er planlagt til d. 30. november 2) Udsendelse af nye ansættelsesbreve til alle kommende medarbejdere vil ske omkring årsskiftet 3) Der udarbejdes udlånsaftaler, således at udvalgte medarbejdere kan udlånes til kommunerne til sagsforberedende arbejde i myndighedssager, hvor der fortsat mangler lovhjemmel 4) Der afventes fortsat svar på spørgsmålet, om det er muligt at have dobbeltansættelser inden for Hovedstadens Beredskab. 4
Ad 3) Spørgsmål m.v. fra medarbejderne til etablering af ny beredskabsenhed (fast punkt) (1) Hvornår kan erstatningsfolk frit bruges rundt i det nye beredskab? Svar: Pr. 1.2 2016 kan ansatte forvente at blive flyttet rundt i 1 og 2 rollen. Det vurderes, at det er folk med så stor erfaring, at de har kompetencen til at flytte rundt mellem stationer. (2) Kommunikationsstrategi i forhold til ændringer i Hovedstadens Beredskab der kan påvirke de ansatte? (i) Store ændringer meldes ud centralt fra og emner der evt. påvirker den enkelte medarbejder tages på individniveau. Der er ledelsesfokus på, at kommunikerer nyheder ud så hurtigt det er muligt, for at sikrer den nødvendige tryghed hos alle ansatte. Ad 4) Proces for rationaliseringer for 2016 + 2017 v/ formanden 1) Ledelsen for det nye selskab ser i øjeblikket på, hvordan de besluttede effektiviseringsmål bedst muligt opnås med mindst mulige konsekvenser for serviceniveauet. Det undersøger pt.; hvorvidt enkelte stationer kan nedlægges, ubesatte stillinger genbesættes ikke etc. Der ud over er der en naturlig afgang af medarbejdere, der har nået pensionsalderen. På det konstituerende bestyrelsesmøde d. 13. januar fremlægges ledelsens rationaliseringsplan til godkendelse. Derefter skal forslaget godkendes i kommunalbestyrelserne. Først derefter er det muligt at kommunikere de endelige tiltag til den enkelte medarbejder. Som det ser ud nu, er der ingen afskedigelser i 2016. Retningen for rationaliseringerne kan og bør udmeldes snarest for at undgå rygtedannelse. Ad 5) Information vedr. proces for valg til Hovedstadens Beredskabs bestyrelse v/ næstformanden 1) Der skal vælges en kandidaten fra medarbejderside, der sidder i en valgperiode for 4 år 2) Det foreslåede proces er foreslås gennemført således: i. Der sendes en skrivelse ud til stationerne for valgprocessen ii. Opstillingsseddel hænges op, hvor valgbare kan offentliggøre deres kandidatur iii. Derefter foretages via SMS afstemning valg af repræsentant iv. Målet er at resultatet er kendt en uge inden jul Vigtigt at alle har opdateret deres mobilnr. Oplysninger på den enkelte arbejdsplads Ad 6) Evt. Beslutning: Den foreslående proces og SMS afstemning godkendes Det påpeges, at de vedtagne politikker skal ud i de lokalemed for operativt personale. Birgit Kuhberg sikrer at dette sker. 5