Vejledning om behandling af civile sager ved Sø- og Handelsretten INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning A. Den indledende forberedelse. B. Forberedende møder. Den videre forberedelse. Berammelse af domsforhandling. 1. Anmodninger vedrørende sagens forberedelse eller behandling. 2. Forberedende møder. 3. Slutning af forberedelsen. 4. Berammelse af domsforhandling. C. Ekstrakt. D. Litrering af bilag. E. Tidsplan. F. Doms- og litteraturoversigter samt materialesamlinger. G. Påstandsdokumenter. H. Sagkyndige dommere. I. Fast track. J. Udenlandske vidner og dokumenter på udenlandsk. K. Ordinær ret. L. Møderet. M. Formalitetsprocedure. N. Afvigelser i forhold til vejledningen. Indledning Sø- og Handelsrettens civile sager behandles i Sø- og Handelrettens retsafdeling, Bredgade 70, 1260 København K. Her har rettens forberedelsesafdeling adresse, og her findes 2 af de 3 retssale (retssal A og B), som benyttes til domsforhandlinger i sagerne, samt
de øvrige mødelokaler til forberedende retsmøder. Retten gør også brug af retssal C, der findes i rettens skifteafdeling Bredgade 66, 1. sal. Sø- og Handelsretten afholder ordinær ret den første onsdag i hver måned. Ordinær ret afholdes i en retssal Bredgade 70. Rettens telefontid er alle dage kl. 9-15. Åbningstiden for personlige henvendelser er alle dage fra kl. 9-16, fredag dog fra kl. 9 15. Post til Sø- og Handelsretten kan udenfor åbningstiderne afleveres i den lukkede postkasse ved siden af hoveddøren til Bredgade 70. Behandlingen af de civile retssager fra sagens anlæg og til forberedelsens afslutning forestås af rettens forberedelsesafdeling, der består af en dommer, en dommerfuldmægtig og 5 retssekretærer. Når forberedelsen afsluttes, overgår sagen til en retsformand (præsidenten, en vicepræsident eller en dommer, jf. retsplejelovens 9a, stk. 1), og der udpeges sagkyndige dommere til at medvirke under domsforhandlingen (se nedenfor under pkt. H). Forberedelsesafdelingen tilstræber en høj grad af fleksibilitet i håndteringen af sagerne. Dette har ikke mindst pga. sagernes ofte komplekse karakter efter rettens opfattelse store fordele. Afdelingen er således indstillet på at bruge tid på telefoniske henvendelser om problemer i sagerne og benytter selv i vidt omfang som et alternativ til skriftlige henvendelser at tage telefonisk kontakt til parternes advokater. Retten gør ved siden af de velkendte 355-møder endvidere i stadig stigende omfang brug af telefonmøder, som kan være særdeles velegnede til løsning af de forskelligartede problemstillinger, der opstår under sagernes forberedelse. Forberedelsesafdelingen ser det som en naturlig opgave at søge at medvirke til praktiske løsninger, hvor der overhovedet synes at være mulighed herfor. Kommentarer, idéer og spørgsmål til vejledningen er velkomne og kan rettes til dommer Claus Forum Petersen, evt. via e-mail: ClausForumPetersen@shret.dk. A. Den indledende forberedelse En indleveret stævning bliver straks registreret af retten, der i denne forbindelse kontrollerer Sø- og Handelsrettens saglige kompetence (retsplejelovens 9, stk. 3 og 6), stedlige Side: 2
kompetence (retsplejelovens 9, stk. 2), evt. henvisning af sagen til vedkommende byret efter retsplejelovens 9, stk. 4, (100.000 kr.-reglen), manglende vedlæggelse af bilag eller genparter etc. Særlige spørgsmål om retsafgift afgøres af Justitssekretæren (se rettens hjemmeside for vejledning om beregning af retsafgift i Sø- og Handelssager). Efter registrering af stævningen foretages den indledende skriftlige forberedelse af rettens forberedelsesafdeling. I de fleste af Sø- og Handelsrettens sager er (de) sagsøgte allerede på tidspunktet for sagens anlæg repræsenteret af en advokat, der er sagsøgeren bekendt. Det er fast praksis, at sagsøgeren i disse tilfælde samtidig med stævningens indlevering med bilag til retten - i stedet for at forsyne retten med genparter til brug for forkyndelse - sender en kopi af stævning og samtlige bilag til modparten(-rne). Retten undlader da at foretage forkyndelse og fastsætter blot en frist for svarskift (se nedenfor). Hvor der skal ske sædvanlig forkyndelse, indleveres udover stævning med bilag yderligere to kopier af stævning og af bilagene. Er sagsøgte en dansk part, er det tilstrækkeligt med et enkelt kopisæt af bilagene. Er sagsøgte en udenlandsk part, skal genparterne af såvel stævning og af bilagene være originallignende, dvs. uden genpartsstempler el. lign. Hvor sagsøgte er udenlandsk part, vil retten efter modtagelse af stævning (og bilag og kopier heraf) fastsætte en dato for et ordinært retsmøde og derefter i en særskilt skrivelse vejlede sagsøgeren om forkyndelse, herunder de særlige spørgsmål om legalisering, oversættelse mv. Spørgsmål om fremgangsmåden ved udenlandske forkyndelser kan rettes til afdelingsleder Britta Caspersen (direkte: 33 47 92 40). Fristen for indlevering af svarskrift fastsættes som altovervejende hovedregel til 6 uger. Fristen for indlevering af replik og duplik fastsættes normalt til 4 uger. I tilfælde af yderligere processkrifter vil fristen for disse ligeledes som udgangspunkt være 4 uger, men retten fastsætter jævnligt en kortere frist efter et konkret skøn. Hvor der ikke foreligger særlige omstændigheder, er det rettens forventning, at skriftvekslingen kan afsluttes efter to processkrifter fra hver part. Alle processkrifter skal indgives i originaleksemplar. Fremsendelse kan ikke ske pr. e- mail. Side: 3
Med hensyn til udeblivelse henvises til retsplejelovens regler herom. Forlængelse af frister forudsætter normalt en begrundet skriftlig begæring, der skal sendes i kopi til modparten. B. Forberedende møder. Den videre forberedelse. Berammelse af domsforhandling 1. Anmodninger vedrørende sagens forberedelse eller behandling: Anmodninger vedrørende sagens forberedelse eller behandling bør fremsættes i en særskilt skrivelse til retten, også selv om anmodningen fremgår af et processkrift. En sådan særskilt skrivelse kan sendes som telefax og skal herefter ikke også sendes som almindelig post. 2. Forberedende møder: Afholdelse af forberedende møder (retsplejelovens 355) sker efter begæring fra advokaterne (evt. blot en af disse) eller på rettens initiativ. Retten tilstræber, at disse møder afholdes så hurtigt som muligt, og er, når omstændighederne taler herfor, indstillet på berammelse med særdeles kort varsel. Parterne kan på et hvilket som helst tidspunkt under forberedelsen (herunder i tilknytning til forberedelsens afslutning) anmode om et 355-møde. Når forberedelsen er afsluttet, aftales et evt. retsmøde med den retsformand, der nu varetager sagens behandling, og som vil være retsformand under domsforhandlingen. I forbindelse med en anmodning om et 355-møde kan advokaterne angive temaet for mødet, herunder om der evt. ønskes en tilskæring af sagen, der involverer rettens aktive medvirken. Retten gør i et vist omfang brug af berammelsesmøder, altså forberedende møder på et stadium af sagen, hvor berammelse af domsforhandling efter rettens opfattelse bør kunne finde sted straks eller snarest, men hvor forskellige forhold vanskeliggør en sædvanlig berammelse forestået af forberedelsesafdelingens sekretariat. Side: 4
Parternes advokater opfordres til at gøre retten opmærksom på muligheden for at afholde et telefonmøde som alternativ til et retsmøde, hvis sagen/problemet skønnes egnet hertil. 3. Forberedelsens afslutning: I forbindelse med forberedelsens afslutning skal advokaterne komme med en tidsplan for domsforhandlingens forløb, og advokaterne bør forinden nøje have overvejet og drøftet, hvor lang tid der efter deres skøn bør afsættes til domsforhandlingen. Tidsplanen skal oplyse det antal timer, advokaterne forventer at bruge i retssalen og angive antallet af parts- og vidneafhøringer. Se i øvrigt pkt. E. 1 retsdag varer i almindelighed fra kl. 10.00 til kl. 16.00. Der skal ved udarbejdelse af tidsplanen tages højde for en frokostpause på 45 minutter. 4. Berammelse af domsforhandling: Berammelse af domsforhandling kan ske på flere måder: De fleste sager vil blive berammet til domsforhandling, når sagens forberedelse afsluttes. Berammelse forestås af en retssekretær telefonisk eller skriftligt eller via e-mail. Berammelse kan også ske på et berammelsesmøde (se ovenfor under pkt. B.2.). Berammelse sker - når sagen skønnes egnet hertil - i praksis endvidere på den måde, at der på et særligt forberedende møde ( 355) sker en tilrettelæggelse af den resterende forberedelse med udveksling af afsluttende processkrifter indenfor frister, fastsat af retten, og samtidig berammelse af domsforhandling. Berammelse sker fremtidigt endvidere som et led i fast track -behandling, se nedenfor under pkt. I. Side: 5
C. Ekstrakt Med mindre andet er aftalt med Sø- og Handelsretten, udarbejder sagsøgeren - i samarbejde med modparten/sagens øvrige parter ekstrakt til brug for domsforhandlingen. I særlige tilfælde, f.eks. hvis sagen er en prøvesag for sagsøgtes advokat, kan det aftales med retten, at sagsøgte udarbejder ekstrakten. I forbindelse med ekstraktens udarbejdelse forudsættes parternes advokater at have afstemt sagens faktum. Ekstrakten skal i god tid og senest 14 dage før domsforhandlingen være indleveret til retten og modparten. Ekstrakten indleveres i 4 eksemplarer til retten (6 eksemplarer, hvis retten tiltrædes af 4 sagkyndige medlemmer). Til domsforhandlingen medbringes evt. et ekstra eksemplar af ekstrakten til brug for parter og vidner under afhøring. Ekstrakten udarbejdes som en samling af fotokopier af sagens relevante bilag. Bilagene sammenhæftes (evt. samles i ringbind), og siderne nummereres i øverste højre hjørne. Ekstrakten indledes med en indholdsfortegnelse, der angiver dokumenternes dato, bilagsnummer, betegnelse (f.eks. skrivelse fra.. til..) og sidetal i ekstrakten i nævnte rækkefølge. Stævningen følger umiddelbart efter indholdsfortegnelsen. Derefter følger sagens øvrige processkrifter. Dernæst optages retsbogsudskrifter af betydning for sagen. Derefter optages de øvrige dokumenter i kronologisk rækkefølge. Der bør alene medtages de dokumenter, der har betydning for domsforhandlingen, dvs. de dokumenter, hvorfra der skal dokumenteres, eller som evt. på anden måde skal anvendes af retten. Såfremt det kun er dele af et dokument, der er af betydning for sagen, bør fotokopiens relevante passager være markeret med skarpe parenteser. Tillægsekstrakter udarbejdes efter samme retningslinier. Er der helt undtagelsesvist behov for flere tillægsekstrakter, litreres disse med romertal. Sidenummereringen skal være fortløbende fra hovedekstrakten. Side: 6
D. Litrering af bilag Sagsøgeren betegner sine bilag med arabertal og sagsøgte sine bilag med store bogstaver. Ved anvendelse af bogstaver betegnes bilagene således: A - Å, AA - AÅ, BA - BÅ etc. Hvis der er særligt behov for litrering af underbilag, litreres disse med arabertal/store bogstaver efterfulgt af lille bogstav, således 1a, 1b, etc./ Aa, Ab etc. Er der flere sagsøgere i sagen, skal litrering foretages på følgende måde: Sagsøger 1 skal litrere med angivelse af 1 før videre, fortløbende nummerering, f.eks. 1.1, 1.2, 1.3 etc. Sagsøger 2 skal litrere med angivelse af 2 før videre, fortløbende nummerering: 2.1, 2.2, 2.3 etc. Sagsøger 3 og yderligere sagsøgere skal litrere efter tilsvarende principper. Er der flere sagsøgte i sagen, skal litrering foretages på følgende måde: Sagsøgte 1 skal litrere med angivelse af 1 efterfulgt af store bogstaver, f.eks. 1A, 1B, 1C etc. Sagsøgte 2 skal litrere med angivelse af 2 efterfulgt af store bogstaver, f.eks. 2A, 2B, 2C etc. Sagsøgte 3 og yderligere sagsøgte skal litrere efter tilsvarende principper. Bilag, fremlagt af en adcitant, litreres med angivelse af Adc før tallene i rækkefølge. Er der flere adcitanter, litreres Adc 1.1, Adc 1.2 etc. for adcitant 1, og Adc 2.1, Adc 2.2 for adcitant 2 osv. Bilag, fremlagt af adciterede, skal litreres Adc A, Adc B, Adc C etc. Hvis der er flere adciterede, anvender adciterede 1 litreringen Adc 1A, Adc 1B, Adc, 1C etc, adciterede 2 litreringen Adc 2A, Adc 2B, Adc 2C, etc. og yderligere adciterede samme principper. Side: 7
E. Endelig tidsplan Senest samtidig med ekstrakten skal der indgives en endelig tidsplan i 4 eksemplarer, der evt. kan indsættes i ekstrakten, f.eks. som ekstraktens sidste side. Tidsplanen, der udarbejdes af sagsøgerens advokat efter drøftelse med modpartens advokat, bør indeholde oplysning om den forventede varighed af forelæggelse, bevisførelsen, herunder rækkefølgen af de enkelte afhøringer, samt parternes procedurer, herunder replik/duplik. 1 retsdag varer i almindelighed fra kl. 10.00 til kl. 16.00. Der skal ved udarbejdelse af tidsplanen tages højde for en frokostpause på 45 minutter. F. Doms- og litteraturoversigter samt materialesamlinger Det er hensigtsmæssigt, om materialesamlinger, oversigter over relevant retspraksis, litteratur og lovforarbejder m.v. udarbejdes i fællesskab af parterne. Litteraturhenvisninger bør være præcise med hensyn til forfatter(e), udgave og udgivelsesår. Materialesamlinger skal ikke indeholde grundlæggende litteratur (f.eks. fra de almindelige obligationsretlige værker) og behøver ofte heller ikke indeholde en mangfoldighed af domme. Der kan med fordel anvendes oversigtslister, suppleret med kopi af de for sagen helt centrale domme. Materialesamlinger bør indleveres til retten i god tid før domsforhandlingen. En materialesamling bør være forsynet med sidetal og have en indholdsfortegnelse. Doms- og litteraturoversigter samt materialesamlinger indleveres til retten som ekstrakter i 4 eksemplarer (evt. 6 eksemplarer, hvis retten tiltrædes af 4 sagkyndige medlemmer). G. Påstandsdokumenter Parterne skal sædvanligvis inden 14 dage før domsforhandlingen - indlevere et endeligt påstandsdokument. Påstandsdokumenterne skal indleveres i 4 eksemplarer (6 eksemplarer, hvis retten tiltrædes af 4 sagkyndige medlemmer). Genpart af påstandsdokumentet skal samtidig sendes til modparten. Påstandsdokumentet skal indeholde partens påstande og anbringender og en angivelse Side: 8
af de dokumenter, som parten vil påberåbe sig, og de beviser, som vil blive ført under domsforhandlingen. Det kan undertiden i sager af mere kompliceret art være hensigtsmæssigt at udbygge påstandsdokumenterne, således at disse yderligere indeholder en sammenfattende sagsfremstilling. Det kan med fordel udtrykkeligt fremgå af påstandsdokumenterne, hvilket faktum parterne er enige om. H. Sagkyndige dommere Under domsforhandlingen tiltrædes retten af 2 sagkyndige dommere. Når retten i den enkelte sag har udpeget disse, underretter retten parterne om de pågældendes navn og stilling. Parterne meddeles samtidig en frist på 14 dage til evt. at rejse habilitetsindsigelse mod de pågældende. Efter retsplejelovens 9a, stk. 8, kan retten tiltrædes af 4 sagkyndige, når sagens karakter taler herfor. Parternes advokater bør underrette retten, såfremt der efter deres opfattelse er grundlag for, at sagen behandles under medvirken af 4 sagkyndige. Spørgsmålet kan også tages op af retten ex officio. I. Fast track Sø- og Handelsretten indfører som noget nyt ved denne ret muligheden for fast track - behandling af de af rettens sager, der skønnes velegnede hertil. I begrebet fast track ligger, at sagen så hurtigt som muligt sættes på skinner, således at der på et så tidligt tidspunkt som muligt, evt. allerede fra sagens anlæg tilrettelægges rammer for sagens (færdig-)forberedelse og berammelse til domsforhandling, samt således at fristerne for parternes processkrifter afkortes til et minimum efter et konkret skøn. Det vil sædvanligvis være en forudsætning, at sagens forberedelse kan afsluttes senest med duplik. Og det vil formentlig være det normale, at domsforhandlingen kan rummes indenfor 1 retsdag. At udskille de egnede sager vil mest hensigtsmæssigt ske ved, at parternes advokater eller en af disse gør retten opmærksom på muligheden, der herefter straks tages op af retten. Retten vil dog også af egen drift kunne identificere muligt egnede sager. Side: 9
Rettens tilrettelæggelse af de resterende sagsskridt vil kunne ske på forskellige måder, f.eks. ved afholdelse af et hurtigt retsmøde, evt. et telefonmøde, eller ved at retten telefonisk tager kontakt til advokaterne. Men advokaterne kan selvfølgelig også selv aftale fristerne for udveksling af processkrifterne, hvorefter retten blot skal føre dette til retsbogen og beramme sagen til domsforhandling. Et eksempel på en fast track -situation kunne se sådan ud: Stævning indleveres til retten den 1. juni 2005. Sagsøgerens advokat har samtidig sendt kopi af stævning og bilag til sagsøgtes advokat (se ovenfor under pkt. A). Sagsøgerens advokat oplyser i en fremsendelsesskrivelse til retten, at sagen efter hans opfattelse er egnet til fast track. Spørgsmålet har evt. været drøftet med modpartens advokat, der har erklæret sig enig. Retten tilslutter sig ved retsbogstilførsel - denne behandlingsform og meddeler sagsøgte en frist til svarskrift på fx 3 uger. Inkl. registrering af sagen mv. er vi nu fremme ved den 1. juli 2005. Samtidig meddeles sagsøgeren en frist til replik til fx den 21. juli og sagsøgte en frist til duplik til den 11. august. Sagen er samtidig berammet til domsforhandling, der inkl. frist til påstandsdokumenter og udvælgelse af sagkyndige dommere mv. vil kunne løbe af stabelen måske den 1. september, altså 3 måneder efter sagens anlæg. Det er klart, at en så hurtig berammelse kan støde på problemer både hos advokaterne og hos retten, men da der som nævnt ofte vil være tale om 1-dagssager, vil der under alle omstændigheder kunne blive tale om hurtige berammelser. Parternes advokater opfordres til at gøre retten opmærksom på sager, som de skønner egnede til fast track -behandling. J. Udenlandske vidner og dokumenter på udenlandsk Afhøring af udenlandske vidner uden tolk og dokumentation af dokumenter på fremmedsprog uden oversættelse kan, når parterne er enige herom, jf. retsplejelovens 149, stk. 1 og 2, sædvanligvis finde sted ved Sø- og Handelsretten, når fremmedsproget er engelsk, tysk, svensk og norsk. Er sproget i bilagene af særlig sværhedsgrad, kan parternes advokater drøfte spørgsmålet med retsformanden. Der bør udvises tilbageholdenhed med afhøring af vidner på et fremmedsprog, der ikke er vidnets modersmål. Navnlig hvis afhøringen har et vist omfang/ er af central betydning, kan det være at foretrække at benytte tolk. Side: 10
K. Ordinær ret Sø- og Handelsrettens sager berammes i første omgang til et ordinært retsmøde, når en af parterne ikke er repræsenteret ved advokat. I en del tilfælde, hvor stævningen har været sendt til forkyndelse for en sagsøgt, om hvem der ikke har foreligget oplysning om advokatrepræsentation, indtræder der en advokat for sagsøgte kort tid for det berammede ordinære retsmøde. I disse tilfælde, hvor sagen overgår til skriftlig behandling, har sagsøgeren ikke mødepligt, uanset om retten ikke har nået at afvarsle retsmødet. I tilfælde, hvor sagsøgte er en udenlandsk part, og hvor sagsøgeren har haft omkostninger til oversættelse til brug for forkyndelse mv., vil det være praktisk, om sagsøgeren på det ordinære retsmøde kan meddele retten størrelsen af disse omkostninger, som i tilfælde af sagsøgtes udeblivelse vil kunne indgå i omkostningsfastsættelsen i en udeblivelsesdom. Og tilsvarende i justifikationssager med hensyn til omkostningerne ved forbudssagen i fogedretten. L. Møderet Advokater, der har bestået den i retsplejelovens 133, stk. 1, nævnte prøve, har møderet i alle Sø- og Handelsrettens sager. Det er ved Højesterets kendelse af 16. oktober 2001 (sag 373/2001), der stadfæstede Sø- og Handelsrettens kendelse af 21. maj 2001 (sag V 106/99), slået fast, at der kræves møderet i sager, der ifølge særlig lovbestemmelse henhører under Sø- og Handelsrettens kompetence. Højesterets præmisser var sålydende: Da sagen i medfør af markedsføringslovens 14 henhører under Sø- og Handelsrettens saglige kompetence, kan advokat NN ikke ved den mundtlige forhandling i sagen give møde ved sin autoriserede fuldmægtig, jf. retsplejelovens 136, stk. 1 og 3, sammenholdt med 224. Ved Sø- og Handelsrettens kendelse af 7. april 2005 (sag F 31/04) er det bestemt, at der ligeledes kræves møderet i sager, der behandles ved Sø- og Handelsretten i medfør af retsplejelovens 9, stk. 6 (henviste funktionærsager). Der foreligger ikke retspraksis med hensyn til de øvrige sagstyper, som behandles ved Sø- og Handelsretten. Side: 11
Sø- og Handelsretten forudsætter, at advokater, der giver møde i de civile sager, der behandles ved rettens retsafdeling, dvs. de civile sager, der er omfattet af retsplejelovens 9, stk. 3, nr. 1 og 6, og 9, stk. 6, har bestået procedureprøven, jf. retsplejelovens 133. M. Formalitetsprocedure Det vil ofte være praktisk at udskille et omtvistet formalitetsspørgsmål til særskilt, forlods behandling (retsplejelovens 253). Procedure berammes, når spørgsmålet er færdigforberedt. Retten vil sædvanligvis kræve påstandsdokumenter fra parterne senest 7 dage før proceduren. Der medvirker i nogle tilfælde sagkyndige dommere ved behandlingen af formalitetstvister, jf. retsplejelovens 9a, stk. 2. Parternes advokater opfordres til at henlede rettens opmærksomhed på de konkrete tilfælde, hvor sagkyndige dommeres medvirken anses for ønskelig. I forbindelse med berammelsen af en formalitetsprocedure, vil retsbogen indeholde nogle nærmere retningslinier for advokaterne om ekstrakt, materialesamling, tidsplan mv. N. Afvigelser i forhold til vejledningen Såvel rettens forberedelsesafdeling som når forberedelsen er afsluttet retsformanden kan i det enkelte tilfælde bestemme andre fremgangsmåder mv. end dem, der fremgår af denne vejledning. Side: 12