Den 4. april 2013 Referat Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 18. marts 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, Per Jensen, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune 1. Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra mødet den 24. januar 2013. Bilag. Dagsordenen blev godkendt og referatet underskrevet af bestyrelsen. Bestyrelsen skrev også under på en fuldmagt angående salget af hus 48 på Fanø og en revideret udgave af Feriefondens vedtægter, da PJ er tiltrådt bestyrelsen i stedet for RSM. 2. Likviditetsoversigt v/joan Sørensen. Bilag. JS orienterede om, hvordan likviditetsoversigten tager sig ud pr. 31.12.2013. Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Telefon 8940 2312 Direkte telefon 8940 2301 Telefax 8940 2316 E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk www.aarhuskommunesferiefond.dk 3. Udlejningsoversigt for 2. og 3. kvartal 2013. Bilag. JM havde efter aftale med NJF ændret udlejningsoversigten, så denne fremover vil være opdelt i 2 lavsæsoner, samt 2 mellemsæsoner, som grænser op til højsæsonen. Den medbragte udlejningsoversigt omhandlede den første mellemsæson. Enighed om, at den nye løsning med udlejningsoversigten er en god løsning, som er mere retvisende. Bestyrelsen kunne konkludere ud fra tallene, at det er de rigtige huse, som er sat til salg. På baggrund af tallet for huset i Ajstrup Strand kunne der også være grundlag for at sælge dette eller evt. forøge boligen for at gøre huset mere attraktivt. 4. Opfølgning på bestyrelsens seminar d. 7. og 8. marts. Materiale eftersendes eller udleveres på mødet. Der blev på bestyrelsens seminar, drøftet og fokuseret på flere forskellige temaer. Bestyrelsen fokuserede blandt andet på, hvilke Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013
områder, der fungerer godt, og hvilke områder der er mulighed for bedre måder at arbejde på. Der kommer til at ske ændringer i nogle arbejdsgange, men ingen store omvæltninger. Bestyrelsesmødernes facon ændres i fremtiden, så bestyrelsen har tid før eller efter møderne uden sekretariatets og bygningssagkyndiges tilstedeværelse. PJ er tiltrådt bestyrelsen i stedet for RSM. Det ønskes at der fortsat afholdes opfølgningsmøder med sekretariatet efter hvert bestyrelsesmøde, hvor der opsamles på, hvad der bliver besluttet. Derudover skal det sikres, at der er den samme opfattelse fra bestyrelsen og sekretariatet. Bestyrelsen bestræber sig på at blive skarpere til at sige, hvad der bliver aftalt på bestyrelsesmøderne, og hvornår tingene skal være færdige. Det ønskes, at der arbejdes hen imod at blive mere stringente i forhold til, hvad der skal prioriteres højere end andet, for dermed at blive mere effektive. Besluttet, at MB skal have et klarere mandat i forhold til de lokale tilsynsførende. Justering af Feriefondens lejeregler Feriefondens lejeregler blev gennemgået på seminaret. Bestyrelsen udarbejdede et nyt sæt lejeregler, som blev sendt ud forud for bestyrelsesmødet. Forslaget til de nye lejeregler er formuleret mere klart end de tidligere regler. Det blev besluttet, at alle, som er ansat med mindst 8 timer om ugen, kan leje ferieboliger. Derfor har midlertidigt ansatte nu også mulighed for at leje. Lejereglerne er blevet tilrettet, så det er formuleret mere præcist, hvornår det er miniferie, ugeleje mv. I perioden hvor ugeleje kommer forud for andre lejemål, kan andre lejemål nu bookes 1 mdr. før i stedet for 14 dage. 16 om særskilte regler, slettes fra lejereglerne. Sekretariatet tjekker bestyrelsens forslag igennem konsekvent med fokus på husene, og kommer med et udkast til et nyt sæt lejeregler. Arbejdsgangsanalyse Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 2 af 7
Forud for bestyrelsesmødet havde NJF og SLT gennemgået bestyrelsens ændringer til arbejdsgangsanalysen. Ændringerne blev implementeret i analysen, som blev sendt ud til bestyrelsen inden mødet. SLT orienterede om det foreløbige produkt på mødet. Arbejdsgangsanalysen mangler en endelig prioritering af sekretariatets opgaver, detaljeret liste over Feriefondens forskellige programmers funktioner og en beskrivelse af, hvordan sekretariatet fungerer i dag. SLT arbejder videre med ovenstående, som vil blive udleveret forud for næste bestyrelsesmøde. Spørgeskemaundersøgelse Bestyrelsen ytrede på forrige bestyrelsesmøde ønske om, at lave en spørgeskemaundersøgelse blandt de tilsynsførende i Feriefonden, omkring deres arbejdsopgaver og samarbejdet mellem dem, sekretariatet og den bygningssagkyndige. SLT udarbejdede et spørgeskema i samarbejde med NJF og LK, som efterfølgende blev sendt ud til de relevante tilsynsførende. Spørgeskemaundersøgelsen blev besvaret af alle de relevante tilsynsførende som den var sendt ud til. Forud for mødet havde SLT sendt en opgørelse over besvarelserne ud til bestyrelsen, som han opsummerede på under mødet. Det ønskes, at alle tilsynsførende får i princippet enslydende kontrakter, hvor der skal stå, hvad de skal lave og hvornår. Lønnen til de tilsynsførende betales igennem KMD, hvor det ikke er muligt at tilføje stedtillæg. Lønnen går efter ansættelsesstedet, hvorfor de tilsynsførende vil få Aarhus tillæg, og ikke til lokale forhold. Det skal være ens for alle og håndteres på samme måde. LK har udarbejdet tjeklister som de tilsynsførende kan gå igennem. Tjeklisterne fastlægger hvor ofte de enkelte tilsynsopgaver som minimum skal udføres, f.eks. hver 14 dag, hvert kvartal og hvert år. Skemaerne, der tager udgangspunkt i afkrydsningsfelter, skal afleveres på faste terminer. Såfremt denne nye procedure giver de tilsynsførende mere arbejde vil deres honorering skulle tilpasses i konsekvens deraf. MB skal holde de tilsynsfø- Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 3 af 7
rende op mod skemaerne. Det kræver, at MBs rolle bliver mere formaliseret i forhold til de tilsynsførende. Jubilæum Bestyrelsen drøftede på seminaret, hvordan det kommende jubilæum i Feriefonden skal fejres. Der ønskes ikke at afholde en reception for samarbejdspartnere mv. Forslag om at afholde en konkurrence, for at folk får øjnene op for Feriefonden. Præmier i form af 14 dages leje, ugeleje, weekendleje, rødvin mv. Ønske om at rette blikket mod tillidsrepræsentanter, som kan agerer ambassadører og fremme budskabet. PJ gjorde opmærksom på, at det i år ikke er muligt at holde noget i forbindelse med Personalegoder, da projektet nedprioriteres kraftigt. Forslag om at være repræsenteret ved en stand på en arbejdsmiljøkonference i NRGi Arena d. 8. maj fra 8.30 til 14.30. Indkøbt merchandise til uddeling på konferencen. Forslag om vognmønt til indkøbsvogn, bogmærke eller andet. Sekretariatet kigger på mulighederne for merchandise. Per Jensen er tovholder på arrangementet den 8. maj sammen med sekretariatet. Investeringer i fremtiden Bestyrelsen har drøftet, hvilke investeringer der skal foretages i fremtiden. FN har undersøgt muligheden for at købe en lejrhytte, og bemyndigedes til at arbejde videre med muligheden (desværre har det efter bestyrelsesmødet vist sig, at ejerne alligevel ikke ønsker at afhænde hytten, så ny strategi vil skulle fastlægges på et kommende bestyrelsesmøde). LK fortalte, at der ikke er dukket noget op i forhold til nedlagte gårdejendomme. Kriteriet for en sådan ejendom skal være, at den er inden for cykelafstand i forhold til interessante byer. Med i overvejelserne skal udlejningsprocenterne også være for at finde ud af, hvor lejerne tager hen når de skal på ferie. Forslag om at stille spørgsmål til lejerne på standen ved arbejdsmiljøkonferencen d. 8. maj. Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 4 af 7
Bestyrelsen drøftede på seminaret, hvor de ønsker at satse, i forhold til en lejlighed i en storby. Hamborg blev nævnt som en mulighed, da dette er en interessant by med attraktive seværdigheder. Samtidig er Hamborg i køreafstand ligesom Berlin. Der er stor søgning til feriefondens lejligheder i Berlin, hvorfor bestyrelsen gerne vil investere i en ny lejlighed der, hvis det rigtige tilbud kommer. Bestyrelsen ønsker ikke umiddelbart at investere i lejligheder længere væk end Berlin og Hamborg. Der blev opfordret til, at MB kigger mere intensivt på, om der er mulighed for at lave udbygninger til de forskellige huse. Ud fra udlejningsprocenterne synes bestyrelsen, at det kunne være oplagt at kigge på Ajstrup. Kigge på udlejningsprocenterne inden MB s næste liste. Bestyrelsen har oprettet et byggeudvalg, bestående af LK og FN, sammen med MB. Udvalget skal kigge på de forskellige muligheder der er for at bygge i Nørlev. Der er indhentet 3 tilbud, som udvalget nu vil tjekke op på, herunder om konstruktionerne passer i forhold til MB s tegninger. Spørgsmål om det første udkast til 6 personer skal bibeholdes, eller om der skal tilføjes 2 sovepladser mere. Der er lokalplanfastlagte restriktioner på, hvor stort huset må være, selvom der er mere plads på grunden. Mulighederne er udnyttet til fulde og det vil blive for presset med et værelse mere. Feriefonden ønsker at følge Aarhus Kommunes retningslinjer i forhold til mindre CO2 udledning, alternativ opvarmning mv. Bør også tænke det tekniske ind, i forhold til varme, alarm mv. Byggeriet skal sættes i gang hurtigst muligt, da huset er tiltænkt som Jubilæumshus i forbindelse med Feriefondens 25 års jubilæum. Beslutningen om at markedsføre husene på Samsø som dobbelt-deal, har ikke givet bid. Dette kan skyldes, at det er dyrt at komme til Samsø. Sekretariatet har kunnet konstatere, at der er kommet mange flere anmeldelser til husene end der gjorde i starten af konkurrencen om et weekendophold. Der trækkes lod d. 30. april. Kommentarerne er primært kommet til de eftertragtede huse. Bestyrelsens arbejdsform Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 5 af 7
Bestyrelsen ønsker at blive mere kommunikativ med hinanden i hverdagen. Hvis der dukker noget op, sendes en mail rundt. Lukket forum hvis det bare er en tanke/idé, som skal drøftes. Bedre til at opsummere og forklarer, hvem gør hvad. Møblering af boliger Den nye bolig, som skal bygges i Nørlev, skal være Feriefondens Jubilæumshus. Det ønskes derfor, at boligen møbleres så den sælger sig selv. Feriefonden har indtil videre benyttet IDdesign, som har sat sit præg på mange af husene. Bestyrelsen ønsker at prøve den nuværende procedure med IDdesign af i forhold til Feriefondens målsætning for indretningerne. Det besluttedes derfor at lave en mini konkurrence, hvor forskellige indretningsfirmaer kan komme med deres forslag til, hvordan de vil møblere huset. Ønske om en liste over møbler i boligerne til de tilsynsførende, så de kan købe dette, hvis noget går i stykker. LK tager de ting med, som kan gemmes fra det solgte hus på Fanø og bytter spisebordsstolene ud med dem i huset i Nørlev. 5. Sidste nyt fra diverse huse v/leon Kanstrup og evt. andre. LK orienterede om, at Lise-Gun og Bo har fået et tilbud på en terrassevarmer, som tænder og slukker selv, til hus 49 i Sverige. Tilbuddet blev godkendt af bestyrelsen. Mulighed for overnatning hos Lise-Gun under bestyrelsens besigtigelsestur til København og Sverige. Forslag om, at FN kører i bus, at der lejes en bus med chauffør eller køres i 2 biler. Bestyrelsen, bygningssagkyndige, sekretariatet og de 2 suppleanter deltager på turen. Sekretariatet kigger på muligheden for at leje en bus med en chauffør. MB orienterede om, at indretningen af hus 41 i Gjern vil være færdig d. 19. marts. 6. Iagttagelser og ideer fra sekretariatet og andre. Som opfølgning på bestyrelsesmødet d. 24. januar, har sekretariatet snakket med de lejere, som har ringet ind vedr. leje af bolig. Lejerne blev spurgt om, hvorfor de vælger netop den bolig som de Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 6 af 7
gør. Tilbagemeldingerne fra lejerne er, at de er gengangere, og har været i boligen mange gange før. Feriefondens hjemmeside mangler at blive opdateret. Bestyrelsen har konstateret, at nogle af husene har gamle billeder liggende på hjemmesiden. Dette er ikke godt nok, hvorfor denne opgave skal opprioriteres igennem det næste stykke tid. Bestyrelsen ønsker, at Feriefonden er synlig på kommunens Medarbejderportal, i form af små nyheder og begivenheder. JM har snakket med Per Ryolf fra Kommunikation i BA, som mener, at ikke alle nyheder er relevante at få på Medarbejderportalen. Magistratsafdelingernes intranet er forskellige, hvorfor det kan være svært at nå ud med budskabet til alle. 7. Eventuelt. Orienteret om, at der bliver fældet træer i hus 05, Norsminde, i løbet af det næste stykke tid. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Per Jensen Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 18. marts 2013 Side 7 af 7