BILAG C 2 RAPPORT FRA DEN KRITISKE REVISOR OM REGNSKAB 2009 Om den kritiske revisor Ifølge Jordemoderforeningens lov vedr. regnskab og revision 34, stk. 3 står der: Den af kongressen valgte kritiske revisor skal på eget initiativ føre tilsyn med, at Jordemoderforeningens midler anvendes i overensstemmelse med kongressens og hovedbestyrelsens beslutninger og prioriteringer. Den kritiske revisor har ret til indsigt i alle forhold, der er af betydning for opgavens udførelse. Den kritiske revisor aflægger sammen med forelæggelsen af årsregnskabet sin egen rapport til hovedbestyrelsen. Bliver den kritiske revisor bekendt med dispositioner, der væsentligt afviger fra kongressens og hovedbestyrelsens beslutninger og prioriteringer, skal hovedbestyrelsen straks orienteres herom. På kongressen i november 2008 valgtes undertegnede til ny kritisk revisor for regnskabet 2008 og 2009. Vilkår for kritisk revisor blev aftalt på første møde med Sekretariatschef Jan Helmer sidste år. Følgende blev aftalt: De Gule Notater samt referater tilsendes Kritisk revisor deltager i HB-møder hvor regnskaber og budgetter behandles. Kritisk revisor honoreres med mødegodtgørelse og rejserefusion til deltagelse i møder mv. Jan Helmer er kontaktperson i sekretariatet. Der 29. marts 2010 mødtes jeg med Sekretariatschef Jan Helmer vedr. regnskabet for 2009. I løbet af året har jeg modtaget De gule notater og referater fra HB-møderne som aftalt. På lige fod med HB har jeg modtaget og gennemgået det af sekretariatet og revisionen udarbejdede regnskab for 2009. Det er jo bestemt et mere opløftende regnskab for 2009 end det forrige. Der må derfor gives stor ros til HB og sekretariatet for at have fået foreningens økonomi rettet op. Udfra gennemgang af regnskabet er der nogle spørgsmål som jeg ønsker belyst. Jeg har forsøgt at stille spørgsmål til forhold og afvigelse fra budgettet som måtte undre mine jordemoderkollegaer.
Der har imidlertid ikke været nogen henvendelser fra kollegaer vedr. jordemoderforeningens økonomiske dispositioner. Spørgsmål til sekretariatet og svar herfra findes sidst i denne rapport. Mine anbefalinger Jeg finder alene anledning til tilfredshed med omfanget af de informationer og det materiale, jeg har fået kendskab til gennem mit arbejde med regnskabet og finder, at det har været fuldt ud tilstrækkelig til at kunne udføre hvervet som kritisk revisor. Jeg har i henhold til 34, stk. 3 i Jordemoderforeningens love ført tilsyn med anvendelsen af foreningens midler. Selvom der på nogle punkter er diskrepans mellem budget og resultat, finder jeg det på baggrund af de givne svar acceptabelt. Jeg ser derfor ikke grund til andet end at anbefale HB og kongressen at godkende Jordemoderforeningens regnskab for 2009. Ryslinge den 30. marts 2010 Kritisk revisor Pia Karina Dalgaard Bertelsen
Spørgsmål til regnskabet 2008 fra kritiske revisor Pia Karina Dalgaard Bertelsen Spørgsmål 1: Vedr. indtægter fra kontingenter er beløbet højere end budgetteret. Hvad skyldes det? Svar: Efter konflikten og ved udgangen af 2008, såvel som i starten af 2009 mistede Jordemoderforeningen en del medlemmer. På baggrund af en kampagne og aktiv indsats fra tillidsrepræsentanter er denne tendens blevet vendt, så flere jordemødre melder sig ind i foreningen. Derudover har hovedbestyrelsens beslutning om at iværksætte en inkasso-ordning medført at foreningen har fået en en-gangs betaling fra tidligere medlemmer, som skyldte kontingent. Spørgsmål 2: Hvad dækker de indbetalte beløb fra kredsene over? Svar: Efter konflikten var foreningen teknisk insolvent, og det store underskud i garantibeholdningen skulle hurtigst muligt nedbringes. Derfor besluttede hovedbestyrelsen, at kredsenes opsparing i forbindelse med omlæggelse af kredsøkonomien og kredstilskuddet ubeskåret skulle gå til nedbringelse af gælden i Garantibeholdningen. De enkelte kredse har bidraget forskelligt, og den primære grund til at kredsene havde opsparing skyldes, at sygehusene havde forskellige rutiner i forbindelse med frikøb af tillidsrepræsentanter til møder i foreningen. Ved omlægningen af kredsøkonomien går al afregning af frikøb over foreningens samlede budget. Spørgsmål 3: Indskud fra driften til Garantibeholdningen er langt større end budgetteret. Hvad skyldes det? Svar: På kongressen i 2008 blev det budgetteret at vi skulle indbetale 120.000,- fra driften til garantibeholdningen. I det reviderede budget blev dette punkt forhøjet, fordi kredsenes opsparing nu ubeskåret skulle gå til Garantibeholdningen. Alternativet til dette er yderligere opkrævninger af ekstrakontingent til Garantibeholdningen. Nu er det lykkedes at indbetale 1,6 mill. til garantibeholdningen fra driften. Det skyldes dels opsparingen fra kredsene på næsten 400.000,-, dels at der er blevet sparet på øvrige driftsposter. Men først og fremmest skyldes det, at vi sidst på året har fået i alt 3 guldsponsorer, samt en del udstillere til NJF2010. Dermed er det lykkedes at få betalt en stor del af de lønudgifter, som aktiviteterne omkring NJF2010 medfører. Således har NJF2010 kunnet betale de udgifter der har været til både planlægnings- og de omfattende salgsaktiviteter.
Spørgsmål 4: Hvad er forklaringen på at underskuddet på tidsskriftet er mindre end forventet? Svar: Tidligere har tidsskriftet kunnet løbe rundt i sig selv ved hjælp af annoncer. Det er ikke længere tilfældet. Det skyldes især, at vi slet ikke får stillingsannoncer i samme omfang som tidligere. Når underskuddet er mindre end det budgetterede, så hænger det sammen med at det er lykkedes at få andre annoncører ind i stedet for stillingsannoncerne. Spørgsmål 5: Hvad er årsagen til at andelen til akutfonden er steget i forholdt til budgettet? Svar: AKUT-midlerne er et øre-beløb som arbejdsgiverne indbetaler på baggrund af præsteret time indenfor vores overenskomst-område i regionerne. Ved OK08 blev dette øre-beløb reguleret en smule op, og det er årsagen til, at vi har fået lidt flere midler. Vedr. note 4. er der en del punkter som ønskes uddybet. Spørgsmål 6: Administration og Sekretariat er mindre end budgetteret men også mindre end sidste år. Hvad er forklaringen på det? Svar: Det er især husleje og fællesomkostninger, som er lavere end budgetteret. En del af forklaringen er, at vi mangler en endelig årsafregning fra DSR. Derudover er porto blevet væsentlig mindre end budgetteret. Endelig har udgifterne til driftskurser til medarbejderne været små i 2009. Advokatregningerne er heller ikke helt så store som budgetteret. Det dækker dog over, at Næstved-sagen er dækket af garantibeholdningen. Hovedbestyrelsen har ønsket, at garantibeholdningen også kan bruges til at hjælpe enkelt-medlemmer, som kommer i klemme og hvor sagen har stor principiel betydning også for alle andre medlemmer. Spørgsmål 7: Hvorfor er lommekalenderen blevet så dyr? Svar: Det har altid været hensigten, at udgifterne til lommekalenderen i store træk skal dækkes via annonceindtægter. Det har imidlertid været svært i år. Blandt andet fordi en del potentielle annoncører hellere ville bruge deres markedsføringsbudget på at deltage på NJF2010. Forventningen er, at foreningen fremover vender tilbage til det normale.
Spørgsmål 8: Udgifter til advokat er langt mindre end budgetteret. Hvorfor? Svar: Som skrevet ovenfor så er Næstved-sagen dækket af Garantibeholdningen. For 2009 drejer det sig om 120.000,-. Det er generelt en post, som er svær at budgettere, da en enkelt sag kan vælte forudsætningerne. Vedr. note 5. ønskes flg. punkter uddybet Spørgsmål 9: Hvorfor er lønudgifterne faldet i forhold til 2008? Svar: I 2008 var der meget overarbejde i forbindelse med konflikten. Det er den væsentligste forklaring på at de overordnede lønudgifter er lidt mindre i 2009. Spørgsmål 10: Hvorfor er regulering af ferieforpligtigelse ikke med i budgettet? Svar: Reguleringen af ferieforpligtelsen er en regulering, som udføres af den statsautoriserede revision ved årsafslutningen. Det er en hensættelse, og hvis en medarbejder fratræder, bliver beløbet negativt, fordi man ikke længere har forpligtelsen, mens at hvis man ansætter en ny medarbejder bliver det positivt, fordi man skal hensætte til den ferieforpligtelse, som man får overfor medarbejderen. I 2008 fratrådte flere medarbejdere sidst på året, og beløbet blev negativt. De nye medarbejdere, som blev ansat har først i 2009 været ansat et helt kalenderår, hvorfor regulering af ferieforpligtelsen først optræder ved årsafslutningen for 2009. Spørgsmål 11: Hvad dækker honorarer overført til NJF2010 over? Svar: Jordemoderforeningen har valgt at stå for en stor del af planlægnings- og salgsaktiviteterne selv i forbindelse med NJF2010. Det særskilte regnskab, der skal laves for NJF2010 skal derfor dække de lønudgifter, som direkte vedrører planlægning af kongressen og salgsaktiviteter i forbindelse med udstillere og sponsorer. Når man påtager sig en forpligtelse som at arrangere en nordisk kongres er der naturligvis altid mange usikkerheder især når det sker i en dyr by som København, hvor arrangementer af den størrelse stort set kun kan afholdes i Bella Center. Det har været vigtigt for hovedbestyrelsen at arrangementet ikke gav underskud, som skulle dækkes af foreningen og dermed af samtlige medlemmer. Derfor er der lavet en ekstraordinær salgsindsats for at få sponsorer og udstillere. Det er således lykkedes, at få hævet sponsorbeløbet fra de 200-300.000,- som blev givet ved den forrige NJF til godt 1.700.000,-. Det beløb sikrer, at foreningen
dels kan få dækket sine lønudgifter i forbindelse med arrangementet og dels er beløbet med til at holde deltagerbetalingen nede. Vedr. note 6. ønskes flg. uddybet. Spørgsmål 12: Hvorfor var der ikke budgetteret med udgifter til PKK i 2009? Svar: Tidligere var udgifterne til PKK og CO-II slået sammen på den samme post, men da det første vedrører Grønland og det sidste de statsansatte i Danmark er beløbet blevet splittet op. Samlet er det dog det samme som budgetteret. Spørgsmål 13: Andelen til Sundhedskartellet er mindre end budgetteret. Hvorfor? Svar: Det har været svært budgettere hvor mange opfølgningsaktiviteter som skulle laves efter OK08. Udgifterne til Sundhedskartellet er dog lidt større i 2009 end i 2008. Vedr. note 7. er der en række punkter som ønskes uddybet. Spørgsmål 14: Beløbet til HB-møder er markant mindre. Er der er en årsag til det? Svar: Posten er budgetteret efter at alle deltager i alle møder. Derudover er der også sparet en del ved at især ved at især Nordjyllands repræsentant har fundet meget billige flybilletter ved at bestille i god tid. Endelig er der budgetteret med eksterne oplægsholdere, som efterfølgende ikke har skullet have noget honorar. Spørgsmål 15: Hvorfor er der ingen udgifter til lederkredsbestyrelse? Svar: Posten er flyttet til de samlede kredsudgifter i note 8. Det er en del af det samlede kredstilskud. Spørgsmål 16: Beløbet til Ad hoc-udvalg er markant mindre end sidste år. Hvorfor? Svar: De udgifter, der har været til adhoc-udvalg for 2009 er i nogen udstrækning blevet konteret under andre konti, ligesom der har været mindre mødeaktivitet.
Spørgsmål 17: Hvorfor er Studerende udgifter er lavere end budgetteret og hvad dækker det? Svar: Kongressen i 2008 vedtog at de studerende skulle betale kontingent. Samtidig skulle de studerende imidlertid have flere tilbud udover tidsskriftet, farmakologien på hjemmesiden og forsikring. Konkret er tilbuddet blevet givet til JSR, som har fået tilbudt et organisationskursus, så de bedre er i stand til at varetage deres kollegers interesser på skolerne. Sådan vil det også være i 2010. Beløbet er mindre end budgetteret, fordi kursusaktiviteten kom sent i gang. Derudover deltager formandskab, HB-medlemmer og sekretariat også i adskillige møder med de studerende på skolerne. Udgifterne hertil bliver imidlertid konteret på andre konti. Vedr. note 8. er der afvigelser på de budgetterede tilskud som ønskes uddybet. Spørgsmål 18: Tilskuddet til Grønland er mindre. Hvorfor? Svar: Tilskuddet til Grønland dækker dels over et honorar til formanden og dels over et aktivitetstilskud. Da de øvrige kredse i Danmark opgav deres opsparing og overførte den til garantibeholdningen, gjorde man ikke noget ved opsparingen på Grønland. I stedet fik de et lidt mindre tilskud for 2009. Spørgsmål 19: Kredstilskuddet er mindre. Hvorfor? Svar: Kredsenes økonomi blev lagt om ved udgangen af 2008, så kredstilskuddet nu er et mere direkte aktivitetstilskud, mens møderefusioner og transport bliver dækket centralt. I den forbindelse blev budgettallet ikke ændret, og derfor er der en forskel. Vedr. note 9. TR-aktiviteter. Spørgsmål 20: Hvad dækker TR-aktiviteter over? Svar: Omkostningerne under dette punkt vedrører dels TR-uddannelse, og dels det frikøb som foreningen dækker ved centrale møder mm. Spørgsmål 21: Hvorfor er der ingen udgifter til TR-møder i 2009? Svar: TR-møder dækker kredsbestyrelsesmøder og den post er blevet flyttet til note 8, som dækker kredsenes udgifter.
Spørgsmål 22: Hvordan ser økonomien omkring NJF2010 ud? Svar: Som omtalt tidligere under fx punkt 11, så har det været vigtigt for hovedbestyrelsen at NJF ikke gav underskud. Det er der budgetteret efter med hensyn til deltagerantal og -gebyr, samt omkostningsniveauet i forbindelse med arrangementet. Imidlertid har det været vigtigt at vi ved hjælp af sponsorer og udstillere har kunnet dække en stor del af lønudgiften fra sekretariatet, som er bundet i opgaven. Det er som nævnt lykkedes. I skrivende stund er der således sikkerhed for, at NJF2010 kan løbe rundt inklusiv løndækning, og samtidig er forventningen af deltagerantallet kommer op over 600.