rådighedsbeløb, aktivitetsmidler og udlejning af beboerlokale

Transkript

1 værd at vide om rådighedsbeløb, aktivitetsmidler og udlejning af beboerlokale

2 Rådhuspladsen København V Tel Fax september 2012

3 rådighedsbeløb, aktivitetsmidler og udlejning af beboerlokale Bestyrelsesarbejdet i en afdelingsbestyrelse er et tillidshverv. Det er ulønnet og skal ikke koste bestyrelsesmedlemmerne penge. Derfor har afdelingsbestyrelsen normalt et mindre rådighedsbeløb til bestyrelsesarbejdet. Samtidig har afdelingen et beløb til at arrangere fælles beboeraktiviteter for. Det er afdelingsmødet, der på grundlag af årets budget fastsætter størrelsen på rådighedsbeløb og aktivitetsmidler. Rådighedsbeløbet skal dække udgifter, som bestyrelsen har i forbindelse med sit arbejde. Aktivitetsmidler skal dække udgifter til sociale fællesaktiviteter for afdelingens beboere. Udlejning af beboerlokale afregning har du spørgsmål? fsb hjælper gerne, hvis du har spørgsmål. Kontakt fsb økonomi på og bed om den medarbejder, der har din afdeling.

4 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Hvordan får afdelingsbestyrelsen rådighedsbeløbet overført? Det er fsb økonomi, der udbetaler rådighedsbeløbet til afdelingsbestyrelsen. For at få udbetalt rådighedsbeløb skal afdelingsbestyrelsens kasserer eller formand via brev eller anmode om udbetaling. fsb økonomi overfører derefter beløbet til afdelingens foreningskonto i banken. Hvad kan rådighedsbeløbet bruges til? Kaffe, te, vand og fortæring ved afdelingsbestyrelsens møder Kontorartikler Repræsentation og gaver i beskedent omfang Køb af relevante tidsskrifter, bøger mv. Transport i bus, taxi og parkeringsafgifter Afholdelse af afdelingsmøder - fx leje af lokale, kaffe, te og vand Regnskab for rådighedsbeløb Hvis afdelingsmødet fastsætter et rådighedsbeløb, der er større end kr pr. bestyrelsesmedlem, er det et krav fra fsb s revisor, at regnskab og originalbilag indsendes til fsb økonomi, så regnskabet indgår i den statsautoriserede revisionskontrol. Der skal aflægges regnskab over for beboerne på afdelingsmødet. Regnskabet følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december. Afdelingsmødet kan vælge en kritisk revisor til at gennemgå regnskabet. Det er vigtigt at være omhyggelig med økonomien, så afdelingsbestyrelsen ikke kan kritiseres for uorden i regnskaberne og misbrug af beboernes penge. Alle indtægts- og udgiftsbilag skal være underskrevet af den person, der har afholdt udgiften samt kasserer eller formand. Rådighedsbeløbet er en del af afdelingens driftsregnskab, og derfor skal regnskab og eventuelt overskydende beløb være afregnet overfor fsb økonomi senest med udgangen af januar måned. Rådighedsbeløbet kan ikke spares op - hverken helt eller delvist - til det næste år. Eventuelt overskud vil således indgå i afdelingens driftsregnskab.

5 Afdelingens aktivitetsmidler Det er afdelingsmødet der på grundlag af fremlagt budget vælger, hvilke aktiviteter der skal holdes for beboerne. Hvordan overføres aktivitetsmidler? For at få udbetalt aktivitetsmidler skal den ansvarlige for aktiviteten via brev eller anmode om udbetaling samt give følgende oplysninger: En kort beskrivelse af aktiviteten Et overslag over de samlede udgifter Størrelsen på det ønskede beløb Er det afdelingsbestyrelsen, der står for aktiviteten, overfører fsb økonomi derefter beløbet til afdelingens foreningskonto i banken. Er det andre beboere, der er ansvarlige for aktiviteten, sender fsb økonomi en check til dem. Betaling af regninger til leverandør eksempelvis bustransport, bespisning på restaurant el.lign. kan aftales betalt af fsb direkte til leverandør. Hvad kan aktivitetsmidler bruges til? Højtidsfester, skovture mm. Klubaktiviteter - dog anbefales det, at der gives et tilskud til en konkret aktivitet og ikke et driftstilskud Udgifter i forbindelse med arbejdsgruppe Afholdelse af afdelingsmøder - fx leje af lokale og forplejning. Afregning og regnskab for aktivitetsmidler Den ansvarlige for aktiviteten skal straks efter afholdelse indsende regnskab, originale bilag og eventuelt overskydende beløb til fsb økonomi. Afregning og bilag på aktiviteten opbevares i fsb. Der skal aflægges regnskab over for beboerne på afdelingsmødet. Regnskabet følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december. Alle indtægts- og udgiftsbilag skal være underskrevet af den person, der har været ansvarlig for aktiviteten. Afregning for aktiviteten skal indgå i det samlede regnskab for aktivitetsmidler. Har afdelingsmødet valgt en kritisk revisor, revideres regnskabet af denne. Regnskabet skal altid forelægges afdelingsmødet. Husk at tage kopi af alle kvitteringer, der indsendes til fsb økonomi. Aktivitetsmidlerne er en del af afdelingens driftsregnskab, og derfor skal regnskab og eventuelt overskydende beløb være afregnet overfor fsb økonomi senest med udgangen af januar måned. Aktivitetsmidler kan ikke spares op - hverken helt eller delvis - til det næste år. Eventuelt overskud vil således indgå i afdelingens driftsregnskab.

6 Andre udgifter Afdelingsbestyrelsen kan have udgifter, der hverken kan dækkes over rådighedsbeløbet eller aktivitetsmidlerne eksempelvis: Kurser, konferencer eller studieture Kontorudstyr, møbler, computer og andre kontormaskiner Til sådanne udgifter skal afsættes et særskilt beløb i afdelingens budget, hvilket også vil fremgå af afdelingens sammentrængte budget. Udbetaling af nedennævnte udgifter skal altid ske via fsb drift og anlæg, idet der er oplysningspligt til SKAT ved udbetaling af Kilometerpenge Tilskud til telefonregning Tabt arbejdsfortjeneste Honorar til fx foredragsholdere Udlejning af beboerlokale Mange af fsb s boligafdelinger har et beboerlokale, som beboerne enten kan leje eller låne. Beboerlokalet kan benyttes og udlejes efter de regler, som afdelingsmødet har besluttet. Afregning og regnskab Hvis afdelingsmødet har valgt, at afdelingsbestyrelsen skal stå for udlejningen af beboerlokalet, skal den sikre: at der er bilag for samtlige indtægter og udgifter lige fra beboernes betaling for leje til indkøb af fx tallerkener eller glas. at de underskrevne bilag afleveres til ejendomskontoret, der indsender dem til fsb drift og anlæg i forbindelse med inspektørafregningen. Spørg på ejendomskontoret, hvor ofte der afregnes med fsb drift og anlæg. Husk at tage kopi af alle de bilag, der afleveres på ejendomskontoret. fsb drift og anlæg sørger derefter for, at indtægter og udgifter fremgår af boligafdelingens samlede regnskab under konto særlige udgifter. Hvis afdelingsmødet har valgt, at ejendomskontoret skal stå for udlejningen, er det ejendomskontoret, der sikrer, at der er bilag for indtægter og udgifter, og sender dem til fsb drift og anlæg i forbindelse med inspektørafregningen. Afdelingsmødet kan også beslutte, at udlejningen af beboerlokaler skal varetages af en bestemt beboer. Så er det denne beboer, der sikrer, at der er bilag for indtægter og udgifter, og at de afleveres til ejendomskontoret. Der skal altid fremlægges særskilt regnskab på afdelingsmødet for udlejning af lokaler.

7

8