ROTARY DANMARKS UNGDOMSUDVEKSLING

ROTARY DANMARKS UNGDOMSUDVEKSLING Manual for Advarsler - Early Return og aftalte forventninger Oversigt Manualens målgruppe... 1 Indledning... 1 Skriftlig aftale..... 2 Skriftlig advarsel... 3 Annullering af advarslen... 4 Hjemsendelse... 4 Outbounds... 5 Hjemrejsebillet... 5 Administrative opgaver... 6 Orienteringer... 7 Bilag 1, Aftale med student... 8 Bilag 2 og 3, Early Return... 8 Bilag 4, Written Warning... 10 Manualens målgruppe Denne manual er beregnet for Club Counsellor (CC), Distrikt Chair (DC) og assistenter (ADC) samt Chairman (CM) i Danmark. Manualen kan downloades fra Rotary Danmarks Ungdomsudvekslings hjemmeside: www.rotary-yep.net. Login og se under Counsellor. Indledning Det er mange og vigtige forudsætninger, der danner grundlag for at et exchange ophold kan blive succesfuldt, og derved ikke ende med, at studenten sendes for tidlig hjem (ER). Men husk: Der er mere end én grund til, at dårlig opførsel og indstilling resulterer i en Written Warning, og måske ender med Early Return. Det er ikke alene studentens fejl, men hele spektret af involverede som: klub, CC, værtsfamilie, skole, udvælgelse, sprog og familie We are adopting a human being for a year, not renting a car! 1 13

Når studenten ankommer er det vigtigt, at der opstilles klare forventninger. Prøv at betragte studenten som din nye medarbejder, og at du nu skal udfærdige en ny jobbeskrivelse. Det er vigtigt at der inden studentens ankomst aftales mellem værtsfamilie (VF) og klubbens counsellor (CC), hvilke klare retningslinjer der skal være gældende. Der skal tages udgangspunkt i studentens ansøgning og gældende regler fra RI og distriktet. Ved ankomst skal student og VF i samarbejde med CC, aftale regler for opholdet. Det er vigtigt at der er klare regler, som begge parter kan leve op til. Husk, det er lettere at slække på reglerne, end det er at stamme op. Vær specielt opmærksom, hvis familien er VF for første gang. Jobbeskrivelsen skal aftales mellem student og CC, og skal udfærdiges senest 2 uger efter ankomst. Når disse operationelle aftaler er på plads, vil det også være meget lettere at påtale de mangler der opstår hen ad vejen. Konflikter i arbejdet med udvekslingstudenter kan desværre ikke undgås. I de fleste tilfælde løses konflikter ved almindelig samtale og anvisninger i værtsfamilien samt rådgivning af klubbens Counsellor. Denne manual giver anvisninger på de situationer, hvor udvekslingsstudenten har omgået Rotarys regler, og derved givet anledning til en advarsel. Skriftlig aftale (Written Agreement) Udvekslingsstudenten konfronteres med en eller flere mundtlige advarsler. Her præciseres problemet over for den unge, og der gives forslag til mulige løsninger. Denne opgave påhviler altid klubbens Counsellor i samråd med værtsfamilien. Hvis tingene ikke forløber som det er aftalt, kan den første af mulighederne være at give en Written Agreement (WA). En WA skal indeholde de punkter hvorpå der skal ske forbedringer, og der skal samtidig være en tidsfrist for, hvornår forbedringen skal være opfyldt. En WA er en aftale mellem student og CC, med orientering til værtsfamilie (VF). Som CC, behøver du ikke at orientere andre niveauer i organisationen, da det alene er en aftale mellem student og klub. Der skal aftales et antal opfølgningsterminer, således at studenten har en fornemmelse af hvordan, og om de aftalte forandringspunkter opfyldes eller ej. Hvis der er sproglige barrierer, skal man være helt sikker på, at den unge forstår budskabet. Husk, at en sag altid har to sider, og spørg derfor til den unges synspunkt. 2 13

Lyt til den unge og tag hensyn til, at vedkommende kommer fra en anden kultur. Få studenten til selv at komme med løsninger til at ændre adfærd. Skriftlig advarsel (Written Warning) Hvis de mundtlige advarsler ikke virker efter hensigten, er næste skridt en skriftlig advarsel. Udvekslingsstudenten kan præsenteres for en eller flere skriftlige advarsler. En Written Warning (WW) aftales med henblik på, at studenten skal ændre sin adfærd og indstilling til de punkter, som ikke opfyldes overfor hostklubben, CC og VF. Der kan være mange parter involveret i WW-processen, og de områder der blandt andet kan danne grundlag for en WW er: Adfærd og opførelse Fravær i skole Ikke aktiv i VF Mangel på læring af det danske sprog og andre områder Det er vigtigt, at en WW indeholder konkrete punkter til forbedring. I WW skal også aftales og indføres minimum 2 opfølgnings datoer i den 30 dages periode som advarslen mindst skal have, således at studenten har en klar fornemmelse af, at næste step som er ER, bliver aktuel eller ej. Det er CC der har aktionspligten, men proceduren aftales i samarbejde med DC. Så igen er det vigtigt, at der ved studentens ankomst er aftalt klare retningslinjer mellem student, CC og VF WW er en aftale mellem DC, CC og student med orientering til VF Proceduren ved WW er: Skal være gældende i min. 30 dage fra den dag, den er modtaget af CM. Skal være accepteret af studenten, og underskrevet af DC, CC og student. DC sender WW til CM, der orienterer og videresender WW til CM-home CM-home anmodes om at orientere homeclub og biologiske forældre, samt kontakte student med henblik på forbedring og fortsat udveksling. DC-host orienterer DC-home, studentens homeclub og biologiske forældre. I Databasen skal DC, på fanebladet Remarks anføre, at der er udstedt WW, samt orientere DG CC aftaler 2 opfølgningsmøder med student, for at afklare om der er sket forbedringer. CC rapporterer løbende til DC om forløbet. CM-DK er den eneste, der sender advarsl til CM-home 3 13

Hjemsendelse efter WW Hvis det efter de 30 dage og to opfølgninger viser sig, at der ikke er sket forbedringer, er konsekvensen ER. Det er vigtigt, at denne beslutning aftales skriftligt mellem student og DC, og at be- slutningen er underskrevet af DC, CC og student. Læs mere under Hjemsendelse Lad være med at gå for længe med problemerne. De løser ikke sig selv, og en WW kan være et udmærket værktøj til at studenten kan forbedre sin attitude, indstilling og holdning til det at være: Ambassador of goodwill and international understanding. Annullering af advarslen I langt de fleste tilfælde er en skriftlig advarsel tilstrækkelig til en ændret adfærd hos den unge. Det sker således ofte, at situationen bedres, og advarslen kan annulleres. Udvekslingsstudenten skal orienteres om, at klubben nu godkender at opholdet fortsættes. Dette foregår på et møde mellem CC og student, hvor den skriftlige advarsel annulleres. Klubbens Counsellor orienterer værtsfamilie og DC som sikrer, at hjemlandet holdes orienteret om annulleringen. Hjemsendelse Alvorlige overtrædelser som fx. omgang med stoffer, tyveri eller tilsvarende går udenom advarselssystemet. I disse tilfælde vil udvekslingsstudenten blive sendt direkte og hurtigst muligt retur til hjemlandet. Direkte hjemsendelse: Brud på ROTAY 4-D regler Tyveri Overtrædelse af gældende dansk lov Dokumentfalsk (falsk ID) For alle overtrædelser er det vigtigt, at hændelsen er accepteret af studenten, og at der er aftalt konsekvens af handlingen. Ved lovovertrædelser skal der udfærdiges politirapport. CC og DC aftaler med studenten, at konsekvensen er ER. Hændelsen aftales skriftligt mellem student, CC og DC. Alle parter underskriver. Aftale, og hvis udarbejdet, tillige politirapport, sendes til CM. 4 13

Endelig beslutning om hjemsendelse træffes af DC i samarbejde med CM-IN. Hjemlandets chairman bedes om at ændre studentens returbillet til hurtigst mulig hjemsendelse. Outbounds I tilfælde af, at en Outbound udvekslingsstudent modtager en mundtlig eller skriftlig advarsel, er det vigtigt, at klubbens Counsellor og familien orienteres. Årsagen til advarslen skal afdækkes så præcist som muligt. Familien eller Club Counsellor tager kontakt til den unge for at vejlede og støtte. Gør den unge opmærksom på, at advarslen skal opfattes meget alvorligt, og at vedkommende selv har muligheden for at forbedre situationen. Fortæl studenten, at den yderste konsekvens er hjemsendelse. Når studenten er kommet hjem, og har haft tid til at reflektere over tingene, skal DC og CC afholde debriefing med student og forældre. Kort referat af mødet tilsendes CM-out. Hjemrejsebillet Ved hjemsendelse af Outbounds skal vort rejsebureau have besked om at fremrykke hjemrejsebilletten. Dette foregår ved kontakt til Rotary rejse koordinator, som sammen med rejsebureauet tilettelægger hjemrejsen. Hjemrejsen planlægges herefter ved direkte kontakt med den unge, der skal rejse hjem, samt forældrene. Ved hjemsendelse af Inbounds, skal hjemlandet sørge for ændring af flybillet. Ingen danske rotarianere må ombooke billetten, da den er købt og booket fra studentens hjemland. 5 13

Administrative opgaver Enhver Early Return kræver opdateringer i databasen. DC eller ADC ændrer databasen i 2 tempi: 1. Når ER er besluttet, ændres team til f. eks: ER W15 Der indskrives en forklarende tekst om årsagen til hjemsendelsen under fanen Remark 2. Den reviderede rejseplan indføres under fanen "Travel plan På hjemrejsedagen indtastes Early return dato Mail om hjemsendelse sendes til study@star.dk med kopi til CM På Remarks" fanebladet anføres at mail er sendt til STAR 6 13

Orienteringer DC eller ADC sikrer, at øvrige interessenter orienteres fx: Værtsfamilie/ familie Club Counsellor i DK Eurobus tour arrangører G2G arrangører DC informerer de biologiske forældre og beder dem om at aktivere returbilletten så hurtigt som muligt, samt hvem der modtager studenten ved hjemkomst. DC sender den skriftlige aftale til CM, som videresender den til CM-home, med besked om at være behjælpelig med aktivering af billetten, og kræve accept af, at studenten er kommet hjem som aftalt. DC orienterer DG CM orienterer RI. 7 13

Bilag 1 Aftalte forventninger med udvekslingsstudent: Navn Navnesen Navneby Rotary klub What do we expect from you? That you behave as an ambassador Willingness to accept a new and different culture That you are open minded and active! You have a good sense of humor That you become a part of your host families That you do not break any Rotary rules and Danish law Learn Danish quickly To benefit from your year Not to be bored at school Not to be dismissed from school To adapt to Danish family life We recommend that you visit your Rotary-club at least 1 or 2 times a month that you have contact to your club counsellor at least 1 or 2 times a month that you get Danish friends at school, clubs, foreninger, etc. that you take part in so many school activities as possible that you if not already accomplished follow the provided online Danish course What do you expect from us? 1. 2. 3. 8 13

4. 5. 6. 7. 8. 9. Date: Exchange student Club counsellor 9 13

Bilag 2 To exchange student Navn Navnesen, Yep number 55555. Navneby Rotary Club, 9999 Navneby Early return For breaking Danish Law by stealing/shoplifting. Incident: Shoplifting in supermarket, reported to the police, and being charged and fined by the police. Fine will be presented in beginning next year, for you to pay. Even though you have behaved well, and are a well-liked student in your Rotary Club as well at your host families, we see no other way, but to initiate an early return to your home country. You have violated Danish Law and have done a criminal act in Denmark. Therefore - there can only be one consequence. It has been a difficult decision for us to make, because we only hear good things about you. Nevertheless, violation of Danish Law has the same consequence for any student - in mutual respect for the Rotary Program. This means that you will return to Mexico, as soon as your airline ticket is approved. A copy of this letter will be sent to chairman Rotary Youth Exchange, Denmark, your home country, and your own family. Date: Exchange student Club counsellor District chair 10 13

Bilag 3 To exchange student Navn Navnesen, Yep number 55555. Navneby Rotary Club, 9999 Navneby Early return Possessing Drugs We have today been aware that exchange student Navn Navnesen, has been in possession of illegal drugs, illegal to Danish regulations, and the Rotary rules. Therefore we have decided to return Navn Navnesen to his home in Florida, US with immediate effect. His parents must immediately take action for supplying him with a valid airline ticket for return to US, as soon as possible. Date: Exchange student Club counsellor District chair 11 13

Bilag 4 To exchange student Navn Navnesen, Yep number 55555. Navneby Rotary Club, 9999 Navneby WRITTEN WARNING Reasons: We have from the leader of Rotary Intro Camp, held at Nørgards Højskole in Bjerringbro, from 24 th August until 31 s t August 2014, received a report from the week. In the report we can read that you have not behaved well! You were always in front when things that should not happen - happened! And when told - you did not show any regret at all! The leader had to have two conversions with you - one about shouting unactable to a student making a performance during the farewell party. And one when you were caught running around the gangway 90 minutes after you have been told to be in your room! By your unfortunate behavior, you have contributed to the deterioration of Rotary's good name and reputation which is unfortunate! Rotary District 14xx will not accepts further behavior like this! Should it happen again - it will lead to an early return! Furthermore: You have only been in district 14xx a little over a month and you are already missing 37% of the lessons, even gymnastic. You do not appear when the class starts in the morning and sometime you do not appear before midday! Or not at all! You are unwilling to make the assignments the school asks of you and you are using too much time on Face Book during classes! You also disturb your class mates! In your host family - you do not show any respect at all for your host mother and you are very unwilling to help with normal tasks in a family. 12 13

You will start meeting at school on time and have no absents unless allowed by counselor or sickness. You will start doing the assignment given by the school. You will pay attention during classes, not be on Face Book or other social Medias and you will stop disturbing in classes You will immediately change your behavior towards your host family - specially your host mother You will live by the rules the family have stated and help with all the things you are asked to do. To follow up on the points below, where you need to improve, you must meet with your counselor, on the following days: Xxxday at XX:00 - and Xxxdag at XX:00. Failure to comply within 30 days from the date of signature will mean an early return. A copy of this warning will be sent for information to the chairman of Rotary Youth Exchange in Denmark and to your chairman in your home country and to your family. Date: Exchange student Club counsellor District chair 13 13