Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS Møde nr. 44 den 21. november 2013 kl. 14.00 22. november 2013 jb@kollegiekontoret.dk
193 Referat af møde nr. 44 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 21. november 2013 kl. 14.00 Til stede: Per Madsen, Formand Anders Rønnebro Silas F. Jakobsen Emil S. Nikolajsen Christina Gøttsche Tais S. Nissen Knud Hansen Fraværende: Desuden deltog: Torben L. Stoklund (med afbud) Martin S. Kragh Cecilie L. Sørensen Andreas G. Pedersen Iben H. Jeppesen (indkaldt suppleant) Kasper V. Pedersen Nadieh de Jonge Pelle Roesen Direktør Per Juulsen, driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen, teamleder Susanne Rye Laursen samt Jette Bergendorff som referent. Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møde) Revisionsprotokollen (udsendes direkte fra revisor) 2. Meddelelser 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2012/13, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2012/13 4. Frikøb af tilbagefaldsklausuler 5. Køb af Tranekærvej 60 6. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 5 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og referat af møde 43 blev godkendt. Revisionsprotokollen. Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet, var der den 21. oktober udsendt revisionsprotokollat vedr. byggeregnskab for afdeling 12 Kirsebærhaven, dette blev underskrevet af bestyrelsen. Ad 2. Meddelelser Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Svane Kollegiet er fuldt indflyttet uden startproblemer. Der mangler fortsat lidt mangeludbedringer ved belægninger, men der er ikke indtruffet større overraskelser eller budgetoverskridelser. Byggeregnskab er under udarbejdelse. Grundtvigs Hus Kollegiet har netop haft indflytning i 2. etape, hvilket stort set er efter tidspla-
194 nen. Trods en teknisk vanskelig byggesag er alle opståede problemer foreløbig løst, og 3. og sidste etape er påbegyndt og afsluttes i foråret 2014. 4 nye byggeprojekter er aktuelt under forberedelse: Søren Frichs Vej, som er godkendt i bestyrelsen i 2012, er fortsat under forberedende lokalplanlægning. Processen er meget langvarig som følge af omfattende krav og politiske overvejelser om kommunens højhuspolitik. Tranekærvej 60 har modtaget kvotetilsagn, jf. dagsordenens punkt 5. Ny lokalplan er under forberedelse og udarbejdes af Kollegiekontorets rådgivere. Skejbyparken 49 søges i samarbejde med kommunen gennemført som et nybyggeri indeholdende startboliger, som er en statslig forsøgsordning med almindelige ungdomsboliger målrettet socialt svage unge. Ny lokalplan er under forberedelse af kommunen, som ejer grunden. Bestyrelsen forelægges indstilling, når projektets statsstøtte er afklaret og vilkårene for grundkøbet er kendt. På Godsbanearealerne søges et stort byggeri gennemført i samarbejde med Arbejdernes Andelsboligforening, hvor Kollegiekontorets afdeling bliver et internationalt kollegium. Der er søgt om statsstøtte fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters forsøgspulje til en arkitektkonkurrence. Bestyrelsen forelægges indstilling, når vilkårene for grundkøbet er kendt. På forespørgsel svarede Per Madsen, at der søges bygget et internationalt kollegium med 150 boliger, for både udenlandske og danske studerende, som kan bidrage til at skabe et særligt miljø, hvor også arkitektskolen og andre institutioner forventes at indgå. AAB s del vil være ca. 300 almindelige ungdomsboliger. Alle erfaringer som Kollegiekontoret og AAB har, vil naturligvis indgå i parametrene for arkitektkonkurrencen. Det er Kollegiekontorets strategi at slå til, når der er bynære byggemuligheder. 2. Renoveringer Kirsebærhavens renovering og modernisering er afsluttet, huslejerne bedre differentieret mellem 1- og 2-rums lejligheder, og byggeregnskabet er indsendt til godkendelse. Kløvergårdens ansøgning om støtte fra Landsbyggefonden til renovering og ombygninger er fremsendt inden sommerferien. Næste skridt er herefter en besigtigelse fra Landsbyggefonden med henblik på nærmere drøftelser af indhold og prioritering på Landsbyggefondens ønskeliste. Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering er reelt stillet i bero. Kollegiet drives nu bedst muligt med en langsigtet (+20 år) forventning om, at kollegiet derefter helt eller delvist afvikles. 3. Beboeraktiviteter Der er i september afholdt et arrangement på Kollegiekontoret for afdelingsbestyrelser/beboerråd om konflikthåndtering, og 13. november et arrangement med repræsentanter for Politiet om kriminalitetsforebyggelse og -håndtering. 4. Udlejning Hjemmesiden UngdomsboligAarhus.dk s nye design og funktionaliteter er igen-igen forsinket, men forventes snarest implementeret. Boliggarantien i 2013 blev afviklet 2-3 uger tidligere end
195 sidste år trods flere ansøgere og flere anviste boliger. Det skyldes dels større boligudbud og dels en sidste øjebliks-mulighed for at anvise til midlertidigt nedlagte ældreboliger på Hørgårdsvej i Risskov. 5. It i administrationen Der sker til stadighed en øget anvendelse af it-redskaber i administrationen. Ejendomsfunktionærerne håndterer fakturaer elektronisk (evt. via scanning), ligesom et nyt energiregistreringssystem er klar til brug. Den (kommende) nye hjemmeside for boligansøgere forbedrer mulighederne for selvbetjening. Formålet er alt sammen bedre og billigere administration og det bliver det vel også 6. Besøg fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Kollegiekontoret havde 24.-25. september besøg af ministeriet. En embedsmand havde kontor i ekspeditionen og deltog i drøftelser med medarbejderne om administrationen og reglernes hensigtsmæssigheder og især uhensigtsmæssigheder. Ministeren besøgte Åpark Kollegiet, hvor afdelingsbestyrelsen viste rundt og serverede Chili con carne for ministeren og en række embedsmænd. Endvidere var der lejlighed til at præsentere ministeren og embedsmænd for forsøgsansøgningen til Godsbanearealerne. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2012/13, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2012/13 Der var udsendt regnskab for Kollegiekontoret med ledelsens årsberetning samt revisionsprotokol sendt direkte fra revisor til alle bestyrelsesmedlemmer. Formanden fremhævede bl.a. følgende fra årsberetningen: Kollegiekontorets vision og mission. Lejetab Der har i regnskabsåret været tab som følge af ledige boliger på 83.136 kr., som dækkes af dispositionsfonden. Styringsdialog Hvert år indkaldes boligorganisationen til et møde med det kommunale tilsyn, hvor der i år bl.a. drøftedes: Egenkapital Det vurderes at egenkapitalen er på niveau med øvrige boligforeninger i Aarhus. Kollegiekontorets solvens og egenkapital er de seneste år forøget, så vi bl.a. bedre kan imødekomme mulige driftstab. Administrationsbidrag - Der er budgetteret kostægte i organisationen. Udgiften er under benchmark, som fremgår af styringsrapporten. Fra årsregnskabet gennemgik formanden de største afvigelser og nævnte herunder bl.a. følgende: Årets resultat er et overskud på 3.032.477 kr., som primært skyldes byggesagshonorar for Åparken. Overskuddet foreslås overført til egenkapitalen. Selskabets egenkapital er herefter pr. 1. august d.å. 30.836.716 kr.
Fællesforvaltningen Midlerne i fællesforvaltningen (egenkapitalen og afdelingernes henlæggelser) er forrentet med 1,45 %. 196 Anders Rønnebro pointerede, hvor vigtigt det er, at Kollegiekontoret har økonomisk brede skuldre, når der er meget byggeaktivitet og når der skal indgås store aftaler med bl.a. kommunen. Formanden gennemgik spørgeskemaet i regnskabet og påpegede, at der er enkelte afdelinger hvor PPV planerne kun hænger sammen, hvis større renoveringsarbejder finansieres ved låneoptagelse. Fra revisionsprotokollen fremhævede formanden bl.a., at der er supplerende oplysninger vedrørende afd. 10 Kløvergården, som har brug for kapitaltilførsel for at ppv-planen skal kunne hænge sammen over en 10 års periode. Landsbyggefonden har givet Kløvergården fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen vedr. halvdelen af ydelserne fra udamortiserede lån. Forretningsudvalget indstiller regnskabet til bestyrelsens godkendelse Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet blev underskrevet. Afdelingernes regnskaber. Der var udsendt årsberetning for alle afdelinger og status-regnskab for tilbygningen på afd. 2 Grundtvigs Hus Kollegiet. Statusregnskab for afdeling 28 Svane Kollegiet blev omdelt på mødet. Vedr. Skjoldhøj Børneinstitutioner, som ikke har egen afdelingsbestyrelse godkendte bestyrelsen regnskabet. Bestyrelsen godkendte statusregnskaberne for afd. 2 og 28. Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne, som underskrives af formanden. Ad 4. Frikøb af tilbagefaldsklausuler Der var udsendt kopi af aftale om frikøb af tilbagekøbsdeklarationer mellem Aarhus Kommune og Boligselskabernes Landsforening og notat med nærmere forklaring om dette. Per Madsen informerede nærmere om historikken omkring disse aftaler og om aftalen mellem Aarhus Kommune og Boligselskabernes Landsforening, hvor der bl.a. er aftalt en rabat på 72 % betinget af, at alle boligorganisationer i 5. kreds tiltræder aftalen. Forretningsudvalget foreslår, at afdelingerne betaler for deres frikøb, og at huslejeforhøjelserne fastsættes ved den kommende budgetlægning på en måde, så udgiften fordeles over en lang årrække. Finansieringen kan ske via underfinansiering (lån af kollegiernes egne midler), som afvikles over 10 år, og lån fra Kollegiekontorets dispositionsfond. Forrentningen af lånet fastsættes inden for de almindelige (gunstige) udlånsregler, hvor renten maksimalt er diskontoen + 1 % (diskontoen er pt. 0 %). Per Juulsen svarede på forespørgsel, at den samlede tilbagekøbssum i Aarhus er 220 mill. kr. og dette beløb er der disponeret med i kommunens budget for 2014. Ca. halvdelen af beløbet er afsat til øget
197 byggeri af almene ungdomsboliger og familieboliger. Per Juulsen informerede om processen for de berørte kollegiers nærmeste budgetlægning. Afdelingsbestyrelserne bliver indkaldt til et møde med Kollegiekontoret, hvor det aftales hvordan lånet skal tilrettelægges og hvor hurtigt det skal afdrages. Bestyrelsen indstiller til repræsentantskabets godkendelse at Grundtvigs Hus Kollegiet og Christiansbjerg Kollegiet frikøber tilbagefaldsklausulerne, og at afdelingerne selv betaler frikøbet. Ad 5. Køb af Tranekærvej 60 Der var udsendt indstilling om grundkøb, kopi af betinget købsaftale samt kort over området. Per Madsen oplyste at der er indgået en betinget købsaftale. Aftalen er bl.a. betinget af bestyrelsens godkendelse, kvotetildeling (der er tildelt kvote til 150 ungdomsboligenheder), samt at en ny lokalplan vil muliggøre byggeriet. Ejendommen består af en tidligere kontorbygning, som påtænkes ombygget til ungdomsboliger, samt et uudnyttet byggefelt, hvor der skal opføres et nybyggeri. Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen godkender købet af ejendommen Tranekærvej 60 vist på vedlagt kortbilag. På spørgsmål om pkt. 19.2 i købsaftalen vedr. sælgers ret til parkering og ret til at deltage i udarbejdelse af beliggenhedsplan i forbindelse med nybyggeri, svarede Per Juulsen at han ikke forventer, at dette bliver et problem. Kan der ikke opnås enighed om hvordan denne ret forvaltes, gennemføres handlen ikke. Bestyrelsen godkendte køb af Tranekærvej 60. Ad 6. Evt. Intet. Mødet sluttede kl. 15.45 Formand