Årsmøde 2015 Drejebog

Årsmøde 2015 Drejebog

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Kontakt... 2 [Intro]... 3 FØR ÅRSMØDET... 4 Hvad er et årsmøde?... 4 Stemmeret og valgbarhed... 4 Økonomi og evt. betaling for deltagelse... 5 Indkaldelse... 5 Forslag... 5 Lokalet... 6 Referent... 6 Udpegning af dirigent... 6 Stemmetællere og stemmesedler... 6 Forberedelse af beretninger... 7 Butiksbestyrelsens sammensætning... 7 Aftaler om rollefordeling... 7 Formødet... 8 Pressehåndtering... 8 UNDER ÅRSMØDET... 10 Drejebog... 10 EFTER ÅRSMØDET... 17 Nyvalgte: Postkort og registrering... 17 Konstituering af butiksbestyrelsen... 17 Kontakt Vedtægter og regler: Thomas Christensen, thomas.christensen@coop.dk - 3091 9244 Coop Forum, presse mv.: Bjarke Løgstrup bjarke.loegstrup@coop.dk 5182 8978 2

[Intro] I marts og april afholdes årsmøder for de Coop-ejede butikker og generalforsamlinger for de selvstændige brugsforeninger. Coops materialer til de Coop-ejede butikkers årsmøde er et tilbud, som I kan vælge at bruge til mødet med jeres medlemmer. Drejebogen giver råd om mødet. Den er opdelt i planlægningen FØR årsmødet, hvad der sker UNDER mødet og endelig opgaverne EFTER årsmødet. Basispakken, som er udsendt til alle butikker i uge 5, indeholder: Informationsark indeholdende praktisk information vedrørende årsmødet 3 årsmødeplakater, som kan bruges til at reklamere for mødet i din lokale butik 100 adgangskort 100 stemmesedler 3 postkort, som du kan give til nye medlemsvalgte 100 ark med økologi-quiz 100 dækkeservietter I kan finde ekstra materialer og oplysninger til brug for årsmødet på Coop Forum: coopforum.dk/åretsmøde Rigtig god fornøjelse med jeres møde! Foreningssekretariat og Samvirke Coop 3

FØR ÅRSMØDET Hvad er et årsmøde? Årsmødet er det årlige medlemsmøde, hvor medlemmer udøver deres demokratiske ret til at engagere sig og foretage valg. På plakaten fra Coop står der Husk dit medlemskort som en påmindelse om, at det er medlemskabet af Coop, der giver denne ret. Medlemskortet er dokumentationen for, at et medlem har tilhørsforhold til den butik, der holder årsmøde. Fremvisning af medlemskortet giver derfor ret til at deltage i afstemninger og til at modtage en stemmeseddel. Medlemmerne kan tage en ledsager med, som ikke har stemmeret. Coops vedtægter angiver, hvad dagsordenen for årsmødet skal indeholde. Der er både orientering om Coop, om butiksbestyrelsens arbejde og om butikkens drift. Desuden skal der vælges medlemmer til butiksbestyrelsen. Mødet kan kombineres med spisning og festligheder mod deltagerbetaling, ligesom det er oplagt at bruge mødet til at sætte fokus på en eller flere af Coops mærkesager. Mødet kan åbnes for andre end medlemmer, som derved får kendskab til butikken, butiksbestyrelsen samt foreningen og forretningen bag Coop. Stemmeret og valgbarhed For at have stemmeret på årsmødet skal man have været medlem i minimum 1 måned og i den periode haft tilhørsforhold til den butik, der holdes årsmøde for. Man kan blive medlem af Coop som 15-årig, så det er ikke kun myndige personer, der har stemmeret. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, så medlemmet skal møde op for at kunne stemme. Et institutionelt medlem, eksempelvis en forening eller en børneinstitution, har også en stemme, som en repræsentant for institutionen kan benytte sig af. Det er medlemskortet, der giver stemmeret. Ekstrakort berettiger ikke til stemmeret eller valgbarhed. Man skal være personligt medlem og fyldt 18 år for at være valgbar til butiksbestyrelsen. Her gælder også reglen om 1 måneds forudgående tilhørsforhold til butikken. Hvis I kender en person, som har interesse for at blive valgt til jeres butiksbestyrelse, skal medlemsforholdet altså bringes i orden senest 1 måned før årsmødet. Bemærk også, at personen ikke må være ansat i en konkurrerende dagligvarevirksomhed. Indmeldelse i Coop og flytning af tilhørsforhold foretages med øjeblikkelig virkning på coop.dk 4

Økonomi og evt. betaling for deltagelse Årsmødet skal være gratis at deltage i for medlemmerne. Butikken skal derfor budgettere med at afholde udgifterne til mødet. Butikschefen konterer mødets udgifter på konto 53-015. Nogle steder bliver der i forbindelse med selve årsmødet afholdt foredrag eller lignende. Andre steder er der et større eller mindre traktement i forbindelse med mødet. I sådanne tilfælde er det i orden at opkræve et mindre beløb. Det bør principielt være muligt at deltage i selve årsmødet gratis ved fx. at undvære spisning eller en tilknyttet aktivitet, som foregår før eller efter dagsordenens punkter. Til aktiviteter, foredragsholdere eller lignende, som på årsmødet sætter fokus på Coops mærkesager, kan I ansøge Coops aktivitetspulje. Se mere på coopforum.dk/aktivitetspuljen Indkaldelse Butiksbestyrelsen finder i samråd med butikschefen et egnet sted og tidspunkt for afvikling af årsmødet. Årsmødet skal afholdes i perioden 1. marts til og med 30. april og overholde det formelle krav om indkaldelse med 2 ugers varsel ved opslag i butikken. I kan vælge at benytte den plakat, som bliver sendt til butikken i uge 5, eller I kan lave jeres eget opslag. Anfør tid og sted, så det ikke er til at misforstå. Hvis I tilhører SuperBrugsen eller Kvickly-kæden, har I mulighed for at annoncere gratis direkte til jeres lokale medlemmer i Coop-mailen. For Dagli -/LokalBrugsen kan der sendes sms til de, som er tilmeldt.tag fat i jeres uddeler/varehuschef for at høre mere om denne mulighed. Udover opslag i butikken og elektronisk henvendelse vil det være fint at benytte andre metoder, fx en avisannonce eller med en flyer, som I kan lægge ind i Samvirke, så medlemmerne får den, når de får Samvirke med fra butikken. På Coop Forum findes elementer til brug for annonce og flyer. Forslag Fristen for at stille forslag er 1 uge før årsmødet. Hvis I ønsker at ændre antallet af medlemmer i butiksbestyrelsen, skal det stilles som et forslag. Forslag behandles inden valg til butiksbestyrelsen. Bemærk, at der kan være medlemmer, som indleverer forslag om emner, som årsmødet ikke kan tage beslutning om. Det kunne være forslag om butikkens drift, indretning eller vareudbud. Sådanne forslag må man sørge for at forberede sig på og svare på under mødet i stedet for at stemme om dem. 5

Lokalet Lokalet bør være klar, når de første medlemmer ankommer. Når man forsøger at skabe indbydende omgivelser, skal det sikres, at alle kan se og høre bedst muligt. Overvej, om mødet kræver et lydanlæg, og om deltagerne kan tale fra deres siddepladser eller skal stille spørgsmål og lignende fra et bestemt sted i lokalet, eventuelt en talerstol. Hvis man er usikker på fremmødet, kan man forberede sig på, hvordan lokalet kan bruges ved en lille og en større forsamling. Hav evt. ekstrastole klar, hvis der skulle komme flere end forventet. Referent Aftal på forhånd, hvem der tager referat af mødet. Det væsentligste er at få registreret beslutninger og valg. Hvis det ikke er sekretæren, der skriver referatet, skal det med i overvejelserne om udpegning af referent, at referenten bindes af sin opgave og derfor bliver begrænset i forhold til selv at holde oplæg eller engagere sig i en debat. Udpegning af dirigent Dirigenten vælges på mødet, men det er en stor fordel for butiksbestyrelsen at have fundet en kandidat på forhånd, som er forberedt på at skulle lede mødet, og som man regner med, at forsamlingen vil have tillid til. Eventuelt en person, der er kendt og vellidt i lokalområdet. Hverken butikschefen eller et medlem af butiksrbestyrelsen vil fremstå neutral i tilfælde af en ophedet debat. Dirigentens opgave er at sørge for at nå igennem dagsordenen på en god og behagelig måde, og samtidig med øje for retningslinjerne vedtægter, program m.m. Har man før prøvet at være dirigent på et årsmøde eller ved en anden forenings generalforsamling, vil det være nemmere at sørge for det formelle, uden at deltagerne lader sig mærke med en stram mødeform. Det er tilladt dirigenten at give sig selv ordet i diskussioner, men det vil være en fordel at vælge en person, som kan engagere sig uden at træde ud af rollen som den respekterede mødeleder, og som giver lige plads til alle synspunkter. Stemmetællere og stemmesedler Inden årsmødet finder I minimum to personer, der kan fungere som stemmetællere. Det bør være troværdige personer, der ikke har stemmeret. Det er ikke sikkert, at stemmetællerne får noget at lave på årsmødet, men hvis det kommer til skriftlig afstemning, skal de være klar. Hvis I ikke har aftalt stemmetællere på forhånd, vil det være en opgave at udse dem på dagen, når man ser medlemmerne ankomme. Kommer stemmetællerne i aktion, kan det både være ved at optælle stemmer ved håndsoprækning eller ved at sortere og tælle skriftligt afgivne stemmer. Hav stemmesedler klar til mødet og en strategi for uddeling til de stemmeberettigede. Husk også nogle kuglepenne. Ved valg mellem flere kandidater til butiksbestyrelsen 6

(personvalg), skal der altid bruges stemmesedler. Når de skal i brug, vil det være lettest, hvis de er uddelt før mødets start. For at holde styr på, hvem der har fået en stemmeseddel, kan navn eller medlemsnummer på hver person, som får udleveret en stemmeseddel, noteres på en liste (medlemsnummer/navn skal stemme overens med medlemskortet). Bemærk, at et ekstrakort ikke giver stemmeret. Det er kun hovedkortet, som giver adgang til at deltage i afstemningen. I kan bestille ekstra stemmesedler på coopforum.dk/åretsmøde (elektronisk bestilling), hvis ikke de 100 stemmesedler i basispakken er nok. Forberedelse af beretninger Butiksbestyrelsen kan benytte Coops oplæg til beretningen på årsmødet og supplere med omtale af butiksbestyrelsens arbejde i løbet af året, herunder planlagte og gennemførte aktiviteter. Coops oplæg er klar på Coop Forum medio februar. Butikschefen kan benytte kædens oplæg til beretning for årsmødet og supplere med omtale af butikkens drift og udvikling. Oplægget findes på Coop Forum og på intranettet fra medio februar. Butiksbestyrelsens sammensætning Forud for årsmødet skal I opgøre, hvilke poster der er på valg. Valgperioden er 2 år. Det skal stå klart på mødet, hvilke poster med ordinære 2 års valgperiode, der skal besættes, og om der desuden er poster med 1 års valgperiode, fordi posterne har stået tomme eller forlades i utide. Hvis I har forslag om at ændre antallet af medlemmer i butiksbestyrelsen, skal der fortsat være en jævn fordeling af poster på valg hvert år (fordeling af valgperioder efter det rullende valgprincip). Medarbejderrepræsentanterne til butiksbestyrelsen skal helst vælges blandt de ansatte før årsmødet. De ansatte bestemmer selv, om de vil vælge 1 eller 2 repræsentanter. Medarbejderrepræsentanterne vælges også for en periode på 2 år. Aftaler om rollefordeling Der vil givetvis være en forventning om, at formanden tegner butiksbestyrelsen, men de øvrige valgte kan udmærket spille en aktiv rolle i afviklingen af mødet. Hvis den største drivkraft bag en lokal aktivitet ikke har været formanden, vil det være naturligt at lade den person besvare spørgsmål om netop det emne. Det vil være forfriskende for forsamlingen, hvis de fornemmer et engagement hos flere af de medlemsvalgte ikke kun formanden. Udover at fremstå som et arbejdende fællesskab bør der være plads til, at medlemmerne af butiksbestyrelsen kan give udtryk for egne idéer. 7

Formødet På selve dagen for årsmødet vil der være praktiske forberedelser i det lokale, hvor mødet holdes. Udover det praktiske borde, stole, evt. mikrofoner og skilte skal arrangørerne gøre sig klar til mødets forløb. Dette gøres ved at holde et formøde. Butiksbestyrelsen vil stå stærkere, hvis alle engagerer sig i mødet. Ved at mødes forinden kan butiksbestyrelsen sikre sig, at alle er enige om, hvad der skal foregå, og hvordan alle kan bidrage. Denne sidste forberedelse kan i øvrigt mindske en eventuel usikkerhed og nervøsitet hos arrangørerne selv. Formanden og butikschefen har begge en væsentlig opgave på mødet, og de bør kort orientere de øvrige arrangører om, hvad de vil fremføre. Det er særligt relevant at gøre, hvis der er opstået helt aktuelle emner, siden mødet blev planlagt. Der kan desuden være indløbet forslag fra medlemmerne, som butiksbestyrelsen ikke har haft lejlighed til at diskutere. Den påtænkte dirigent kan inviteres til formødet, så vedkommende på forhånd ved, hvad der præsenteres. Pressehåndtering Coop gemmer på mange gode historier, og vi vil gerne have dem frem i medierne. Det kan ske ved at kontakte den lokale presse (avis, radio eller tv), når butiksbestyrelsen afholder forskellige arrangementer. Årsmødet er god anledning til at forsøge at skabe denne synlighed i de lokale medier. Det bedste er at ringe til den lokale presse og invitere dem til at komme på besøg til mødet. Skulle der ikke komme en historie ud af det fra selve mødet, så har man i det mindste gjort opmærksom på, at der findes et butiksbestyrelse, der arbejder aktivt i lokalsamfundet. Det vil gøre det nemmere, når kontakten skal tages til næste arrangement. Nogle gange har butikschefen eller en af de medlemsvalgte i butiksbestyrelsen en god kontakt til den lokale presse. Husk at forhøre dig om det, inden du ringer. Det kan være en god måde at få foden indenfor, hvis det sker via ens netværk. Hvis ikke du kender nogle, der kender nogle, kan man finde telefonnummer og mailadresse til redaktionen på de forskellige lokale aviser og radio/tv-stationer på mediernes hjemmesider. Når du ringer, kan du fortælle: Hvad et årsmøde er. At det er et møde, hvor Coop-medlemmerne har mulighed for at få indflydelse i en forening, der arbejder med ansvarligt forbrug inden for sundhed, miljø, klima og etisk handel. 8

Den indflydelse kan være stor, fordi Coop er Danmarks største forbrugerejede detailhandelsvirksomhed. Du kan også forsøge at lokke journalisten, hvis I har et spændende foredrag eller ekstra underholdning på tapetet. Det kan blive en god reportage, hvis man lokalt har samlet en masse mennesker til musik, foredrag osv. Hvis journalisten ringer til dig for at spørge til årsmødet Det vigtigste er at tage det fuldstændig roligt, når en journalist ringer. Hvis du står i kø i supermarkedet, eller hvis journalisten stiller et spørgsmål, du ikke kan svare på eller ikke er forberedt på, så bed om lov til at ringe tilbage om 5 minutter eller senere på dagen. Hvis den lokale avis ikke er interesseret i at komme på besøg eller skrive en historie om jeres årsmøde, kan det være, at de vil bringe en kort, oplysende artikel, som I selv har skrevet og sender til dem på e-mail. Den mulighed vil ofte være åben, uanset om I samtidig har betalt for en annonce for årsmødet eller ej. På Coop Forum kan I finde en skabelon til en pressemeddelelse, hvor I blot skal udfylde de særlige felter for jeres butik, og så er den klar til at blive sendt direkte til de lokale medier. 9

UNDER ÅRSMØDET Drejebog Drejebogen er tænkt som et værktøj for butiksbestyrelsen, og i særlig grad dirigenten. Her har I mulighed for at følge slagets gang og være forberedt på det næste punkt. Der findes ikke lov- eller vedtægtsbestemte replikker, så dirigenten kan formulere sig, som han/hun gør normalt. Nedenstående gennemgang af årsmødet følger Coops vedtægter, valgregulativ og opgavebeskrivelse, som du kan finde på Coop Forum. (I Coops vedtægter er de særligt relevante paragraffer 8 om valgbarhed, 10 om butiksbestyrelse og 11 om årsmødet). Modtagelse: Når folk ankommer, skal de have en god modtagelse. Der kan være skilte til lokalet, hvor mødet afholdes, eller det kan være i form af, at der ikke er tvivl om, hvor de må sætte sig eller lægge overtøjet. Modtagelsen kan også være et personligt håndtryk fra en af arrangørerne (butiksbestyrelsen) eller butikschefen. Hvis der er truffet valg om at udlevere stemmesedler på forhånd, skal medlemmerne ledes hen til, hvor det foregår. Fremvisning af et gyldigt medlemskort (ikke ekstrakort), som viser tilhørsforhold til butikken i mindst 1 måned, giver ret til at modtage en stemmeseddel. Velkomst: Formanden byder alle velkommen husk eventuelle specielt indbudte gæster og foredragsholdere og nævner sit navn og sit hverv som formand som butiksbestyrelsen. Som yderligere velkomst lægger formanden op til, at butiksbestyrelsen ønsker en god og åben debat, hvor det selvfølgelig er i orden at kommentere eventuelle indslag. Formanden er den naturlige mødeleder, indtil dirigenten er valgt. Med mindre der er lagt planer om, at dirigenten skal gøre det, bør formanden fortælle om mødets program, og hvad der forventes af medlemmerne under de forskellige programpunkter. Er det et orienteringspunkt? Et debatpunkt? Eller? Endelig kan formanden fortælle, hvor der er lagt pauser ind i programmet. 10

Præsentation af butiksbestyrelse n: Formanden præsenterer butiksbestyrelsesmedlemmer et ad gangen, med navn og hverv i butiksbestyrelsen. Næstformand Sekretær Menigt butiksbestyrelsesmedlem Menigt butiksbestyrelsesmedlem Menigt butiksbestyrelsesmedlem Menigt butiksbestyrelsesmedlem Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant samt Uddeler/varehuschef Så kan I gå over til dagsordenen. Pkt. 1: Valg af Dirigent Formanden beholder ordet og offentliggør butiksbestyrelsens forslag til dirigent. De fremmødte skal høres, om der er andre forslag. Hvis der stilles en alternativ kandidat til dirigenthvervet, kan afstemningen foregå ved håndsoprækning selv om det er personvalg. Apropos DIRIGENTEN: Når dirigenten er valgt, tager han/hun ordet og leder suverænt resten af mødet, med mindre forsamlingen ytrer en sådan mistillid, at der må vælges en ny. Dirigenten bør vende med butiksbestyrelsen og butikschefen, hvordan forløbet af deres beretninger skal foregå (dagsordenens pkt. 2 + 3): Mulighed 1: De to beretninger tages lige efter hinanden, hvorefter der er mulighed for de fremmødte medlemmer at stille spørgsmål. Mulighed 2: De to beretninger holdes adskilt. Med hver sin runde af kommentarer. Dirigent: Indkaldelsen Først takker dirigenten for valget. Derefter konstaterer dirigenten, at mødet er indkaldt efter foreningens vedtægter. Forslag til formulering: I henhold til vedtægterne for Coop, 11, stk. 1, skal det ordinære årsmøde afholdes hvert år i perioden 1. marts til 30. 11

april. Indkaldelsen skal ske ved opslag i butikken mindst 2 uger før, hvilket jeg kan konstatere er sket. Dirigenten bør i forlængelse af ovenstående redegøre for hvordan og hvornår, der er blevet indkaldt til mødet, f.eks. opslag i butikken, via lokalavisen osv. Dirigent: Dagsordenen Dirigenten præsenterer dagsordenen: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om Coops og butiksbestyrelsens aktiviteter. 3. Beretning om butikkens drift. 4. Indkomne forslag. 5. Valg af medlemmer og eventuelle suppleanter til butiksbestyrelsen. 6. Eventuelt. Om pkt. 2-3: Hvis de to beretninger tages fortløbende, bør dette fortælles forsamlingen. Om pkt. 4: Dirigenten fortæller, om der er indkommet forslag og om deres behandling (fx at forslaget har karakter af et spørgsmål, som besvares under beretningerne). Dirigenten kan for en sikkerheds skyld spørge, om der er nogen i forsamlingen, som mener at have indsendt forslag 1 uge før mødet, som ikke er nævnt. Om pkt. 5: Dirigenten bør nævne antallet af pladser, der skal besættes. Dirigent: Stemmetællere Butiksbestyrels ens beretning Butiksbestyrelse n: Beretning Butiksbestyrelsen bør inden årsmødet, selv eller sammen med dirigenten, have udpeget nogle stemmetællere (mindst 2). Hvis det ikke er aftalt med de tiltænkte, fremsættes det som forslag. Ellers bekendtgøres det blot for forsamlingen, og der spørges til, om der er andre/flere forslag. Hvis der er tale om en stor forsamling, kan det være en fordel at udpege stemmetællere, som er spredt i lokalet, så de kan tælle hænder eller indsamle stemmesedler i hver sin del af lokalet. Herefter giver dirigenten ordet til butiksbestyrelsen. Butiksbestyrelsens repræsentant (ofte formanden) beretter om året, der er gået, og hvad de foreningsmæssige planer er for fremtiden. Coops oplæg kan benyttes. 12

Dirigent: Beretningen til debat Dirigenten kan samle 2-3 spørgsmål/kommentarer fra salen, inden butiksbestyrelsen svarer. Lad den i butiksbestyrelsen (/butikschefen), der er mest kompetent til at svare, besvare. Det behøver ikke være formanden hver gang. Hvis det er aftalt, gør dirigenten opmærksom på, at der først kan stilles spørgsmål efter butikschefens beretning om butikkens drift. Apropos DEBAT: Årsmødet er den årlige mulighed for som medlem at give sin mening til kende. Det giver den bedste oplevelse for alle parter at inddrage de fremmødte så meget som muligt via debat om de forskellige dagsordenpunkter. Under en debat har dirigenten følgende opgaver: Hold oplægsholderen til emnet dette gøres ved kort at opridse reglerne for en god debat. Hvis der er mange debatemner, kan de afsluttes hver for sig. Sæt ind overfor de mest talelystne hold dem diskret i ørerne. Hvis en deltager spørger om det samme flere gange, må det konstateres, at der ikke kan besvares nøjere. Man kan henvise til, at det må man tale videre om bagefter. Giv besked, når der ikke modtages flere debatindlæg. Når debatten er slut samles der op, og resultatet ridses op. Dirigent: Butiks -chefens beretning Dirigent: Indkomne forslag Dirigenten giver ordet til butikschefen. Herefter spørgsmål/debat. Har butiksbestyrelsen forslag, gives ordet til dem. Ofte kan man følge denne procedure og fortælle, at sådan er planen: 1. Forslagsstilleren begrunder/motiverer forslaget. (er der flere forslag, behandles de hver for sig) 2. Åben drøftelse i forsamlingen. 3. Når debatten er slut, får forslagsstilleren ordet for en afsluttende kommentar. Årsmødet bør høre butiksbestyrelsens holdning til forslaget. Stemmeberettigede For at kunne stemme på årsmødet skal et personligt eller institutionelt medlem af Coop have tilhørsforhold til den pågældende medlemsbutik og have haft det uafbrudt i mindst 1 måned forud for årsmødet. Et institutionelt medlemskab berettiger til 1 stemme, hvis der er fremmødt en repræsentant. 13

Ved tvivl om medlemskabet, tjekkes medlemskortet. Bemærk, at et ekstrakort ikke er et gyldigt medlemskort. Afstemning. Ønsker en eller flere fremmødte skriftlig afstemning, bør dette imødekommes. Bed stemmetællerne holde sig klar i tilfælde af afstemning(-er). Ved skriftlig afstemning informeres om hvilken talon (nummer), der skal anvendes. Er der ændringsforslag (modforslag), stemmes der først om det mest vidtgående (dirigents skøn), og ellers i den rækkefølge de er blevet fremsat. Når flere stemmer ja til et forslag end nej, er forslaget vedtaget. Apropos INDKOMNE FORSLAG: Det er under punktet indkomne forslag, at forslag om at ændre antallet af medlemsvalgte medlemmer af butiksbestyrelsen kan behandles. Antallet af medarbejderrepræsentanter (højst 2) skal derimod være afgjort blandt de ansatte ved valg, som afsluttes inden årsmødet. Dirigent: Valg til butiksbestyrelse n Dirigenten bør på forhånd undersøge hvem, og hvor mange, der er på valg indenfor de to kategorier: - Butiksbestyrelsesmedlemmer - Suppleanter til butiksbestyrelsen Dirigenten informerer årsmødet om valgbarhed i henhold til Coops vedtægter 8 stk. 2. 18-årsgrænsen, 1 måneds tilknytning til butikken samt at man ikke må være ansat i en anden dagligvareforretning er de væsentlige punkter. Husk, at medlemmer fra 15-17 år har stemmeret ved valget, selv om de ikke selv kan stille op. Apropos VALGBARHED: Uddrag fra Coops vedtægter 8 og valgregulativet: a) Kandidaten skal være personligt medlem af Coop. b) Kandidaten skal på valgdagen have tilhørsforhold til den pågældende medlemsbutik og skal have haft det uafbrudt i mindst 1 måned forud for valgdagen. c) Kandidaten skal på valgdagen være fyldt 18 år. d) Kandidaten må ikke være medlem af direktionen i Coop eller et af Coops datterselskaber. e) Kandidaten må ikke være ansat i eller drive en konkurrerende virksomhed til Coop Danmark. f) Kandidaten må ikke være bortvist fra en medlemsbutik. 14

Dirigenten: Genvalg/ indstilling af medlemmer Dirigent: Valghandlingen Hvis butiksbestyrelsen ønsker at genvælge en eller flere siddende butiksbestyrelsesmedlemmer, skal dette bekendtgøres og motiveres. Ønsker butiksbestyrelsen eller andre at indstille et medlem til en ledig plads i butiksbestyrelsen, skal dette også bekendtgøres og motiveres. Et valgbart medlem kan godt opstille sig selv. Dirigenten sikrer sig, at alle fremmødte véd, hvor mange pladser, der skal besættes i butiksbestyrelsen, hvilke valgperioder pladserne har samt hvem, der stiller op til valget. Dette kan gøre på en tavle, en projektor eller lignende. Butiksbestyrelsesmedlemmers valgperiode er 2 år, men hvis en plads har stået tom, kan der være tale om en periode på kun 1 år. Hvis der er flere kandidater end ledige poster, skal der være skriftlig afstemning. Butikkens medarbejdere kan IKKE deltage i afstemningen ved valg af butiksbestyrelse. Medarbejderne vælger nemlig i stedet for medarbejderrepræsentanter til butiksbestyrelsen. Det valg foregår ikke på årsmødet. Coops stemmeseddel lægger op til, at man stemmer på det samlede antal poster. Hvis der skal vælges tre personer, skriver man navnene på de tre foretrukne kandidater på stemmesedlens felt 1, 2 og 3. Afgøres valget ad én omgang, vil de 2-årige poster blive tildelt kandidaterne, som opnåede flest stemmer. Suppleanterne kan være de kandidater, som ikke opnåede valg direkte, eller dirigenten kan bede årsmødet vælge suppleanter efterfølgende. Suppleanter har en valgperiode på 1 år. En suppleant må være indstillet på, at i tilfælde af frafald indtræder en suppleant i forgængerens valgperiode, dvs. det kan være en periode op til næsten to år, hvis et bestyrelsesmedlem frafalder kort efter årsmødet. NB: Der skal være mindst 3 medlemsvalgte, for at butiksbestyrelsen kan opretholdes. Dirigenten må gøre opmærksom på dette krav, hvis det bliver nødvendigt. 15

Opstilles der kandidater, der ikke er til stede, skal der foreligge et skriftligt tilsagn om, at vedkommende ønsker at stille op. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alle valg afgøres ved relativt flertal, dvs. kandidater med flest opnåede stemmer er valgt. Der foretages dog en ekstra afstemning, hvis der er en stemmelighed, som betyder, at valget ikke er afgjort. Den ekstra afstemningsrunde vil kun være blandt de kandidater, som fik samme antal stemmer. Når valget er overstået, bekendtgør dirigenten resultatet. Dirigenten minder om, at nyvalgte skal registreres hos Coop hurtigst muligt. Man skal oplyse deres medlemsnummer og postnummer, sådan at en af de andre butiksbestyrelsesmedlemmer kan registrere vedkommende. Dirigent: Eventuelt Dirigent: Afrunding Eventuelt er ikke et beslutningspunkt. Det vil sige, at årsmødet ikke har mulighed for at træffe beslutninger, som butiksbestyrelsen er bundet af. Der kan dog være en væsentlig debat, som butiksbestyrelsen kan tage positivt imod. Under eventuelt kan der desuden gives meddelelser, siges tak og ønskes til lykke. Dirigenten har ret til at lukke debatten, selv om flere havde emner, de gerne ville have til diskussion. Dirigenten fortæller, at dagsordenens punkter er gennemført, takker for god ro og orden, og erklærer årsmødet for hævet. Ordet gives til formanden. Formanden: Afrunding Formanden takker dirigenten, gæster og medlemmer for en god aften. Er der program efterfølgende, fortælles det som afslutning. 16

EFTER ÅRSMØDET Butikschefen konterer mødets udgifter på konto 53-015. Nyvalgte: Postkort og registrering I basispakken med materialer til brug for årsmødet, har vi vedlagt tre eksemplarer af et postkort, som I kan give nyvalgte i butiksbestyrelsen straks efter valget. Sørg for at få den nyvalgtes medlemsnummer og postnummer med det samme. Ethvert nuværende medlem af butiksbestyrelsen kan nemlig med de to oplysninger finde personen frem og registrere nyvalgte i jeres butiksbestyrelse på siderne bag log ind på Coop Forum. Husk også at slette afgåede medlemmer. Se, hvordan I gør, på coopforum.dk/åretsmøde Vi har lavet en side med oplysninger til nyvalgte: coopforum.dk/nyvalgt Konstituering af butiksbestyrelsen Efter årsmødet skal butiksbestyrelsen vælge, hvem der er formand, næstformand og sekretær det kommende år. Det kan gøres umiddelbart efter årsmødet eller på førstkommende butiksbestyrelsesmøde. Et medlem af jeres butiksbestyrelse sørger derefter for at registrere Coop Forum, hvem der er formand, næstformand, sekretær og øvrige butiksbestyrelsesmedlemmer, inklusive medarbejderrepræsentanter. Det væsentligste er at registrere formandsposten, for der er nogle oplysninger, som Coop kun sender til formanden, eksempelvis valgkortet til brug ved efterårets valg til landsrådet samt særlige kursustilbud for formænd. Hvert butiksbestyrelsesmedlem registrerer selv sit korrekte telefonnummer, e- mailadresse og evt. ny postadresse på deres personlige profil på coop.dk Find oplysninger til brug for jeres møde på Coop Forum: coopforum.dk/åretsmøde 17