Tilsyn Uanmeldt tilsyn 5. december 2014 Hjemløseteamet Leder Tina Ladefoged Hansen Tilsynsførende Mia Gry Mortensen Tilsynsførende Hanne Vesterbæk Fogdal Tilsynsførende Pia Bjerring Strandbygaard
Tilsynet 2014 Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Formålet er at se på sammenhænge mellem visiterede ydelser, metoder og indsats. Metode Hjemløseteamets målgruppe og lovgrundlag er basseret på 85 ydelser jf. Lov om Social Service. Tilsynet foregår ved systematisk gennemgang af indhentet dokumentation. Der er udvalgt dokumentation for 5 borgere pr. tilbud. Borgerne er udpeget tilfældigt af Tilsynsenheden og uden forudgående kendskab til den enkelte borger. Tilbuddet har indsendt Borgerens visitation kopi af bevilling/ afgørelse og dokumentation for at borgeren er er omfattet af målgruppen til tilbuddet. Borgerens 141 handleplan Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag f pædagogiske handleplaner, metodebeskrivelser eller andet der viser hvordan der helt praktisk arbejdes Evaluering af indsatsen Løbende dagbogsnotater Tilsynet har foretaget en gennemgang af det skriftlige materiale. Formålet er at kontrollere Om dokumentationen har en professionel og faglig tilgang At der er dokumentation for, at borgerne tilhører målgruppen for tilbuddet At der er foregået en visitering At der er sammenhæng mellem visiterede ydelser, mål, metoder og evaluering Tilsynets resultater er beskrevet i delområder og en samlet konklusion. Derudover har ledelsen fået tilsendt en uddybning af de enkelte områder, med henblik på fremtidig læring. Uddybningen indgår ikke i rapporten idet det indeholder personfølsomme oplysninger Lederen af tilbuddet har haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til, hvordan den fremadrettede indsats vil blive, i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning sidst i rapporten. 2
Samlet konklusion Tilsynet kan konstatere, at der i den fremsendte dokumentation er afgørelser, handleplaner og løbende journalnotater, som lever op til minimumskravene på området I dokumentationen ses, at der er dokumentation for mål, metode, evaluering og der laves journalnotater løbende, men målene er ikke konkrete og målbare, hvilket gør at det er svært at evaluere på om målet er nået eller skal justeres. Enkelte steder ses tilfredsstillende og relevante beskrivelser af hvilke metoder/indsatser man vil benytte, men ofte mangler beskrivelserne af hvilken metode/indsats, der arbejdes med for at nå de opstillede mål. Men der er ikke en evaluering/vurdering/faglig refleksion på, om indsatsen har haft en effekt eller ej, og hvordan man fremadrettet skal støtte borgeren i forhold til de opstillede mål. I de løbende journalnotater ses der ikke beskrevet at man bevidst arbejder med målene og de valgte metoder og indsatser. Det fremgår ikke tydeligt i dokumentationen, at der er opmærksomhed på at borgeren bliver inddraget i tilrettelæggelsen af støtten og, at opfølgningen sker ud fra borgerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Tilsynet kan ikke konstatere, at der er en sammenhæng mellem det bestilte, handleplanerne og de leverede ydelser, da der ikke sker en faglig refleksion og evaluering af, hvordan man arbejder med og ved borgeren. Endvidere arbejdes der med mål ved borgeren ud fra de pædagogiske handleplaner, som der ikke ses beskrevet i myndighedens handleplan. Der er ikke givet henstillinger i forhold til dokumentationen, da der ikke er specifikke krav til, at der sker skriftlig evaluering og refleksion i fht, handleplaner og løbende journalisering. At arbejde med handleplaner indebærer, at der kan skabes et grundlag for en systematisk evaluering af indsatsen og et udgangspunkt for en kvalitetssikring af indsatserne Derfor anbefales det, at man er mere bevidst om, at der sker en systematisk evaluering og faglig refleksion, da det vil være med til, at skabe læring og udvikling både blandt de professionelle, men også i forhold til den enkelte borger, og det vil også synliggøre sammenhængen mellem det bestilte og det leverede. 3
Tema: Sammenhænge Delmål: Der sammenhæng mellem målgruppe, visitation/bestilling, handleplaner og leverede ydelser Myndighed Er der foregået en visitering og foreligger der en afgørelse, der angiver om borgeren er fundet omfattet af målgruppen I 4 ud af 5 sager ligger der en afgørelse på, at borgeren findes omfattet af målgruppen, og der er endvidere udarbejdet en handleplan ud fra Servicelovens 141. Der ses i en sag fra 2011, da Hjemløseteamet var nystartet som et projekt, at der efterfølgende er foregået en revisitation og udarbejdet fornyet afgørelse og handleplan, men det ses ikke i de øvrige sager Har målene sammenhæng med punktet væsentligste problemstillinger/opgaveformulering i handleplanen jf. Servicelovens 141 Der er mål, der kan henføres til hvad der er beskrevet som væsentligste problemstillinger i handleplanen, men der er også sager hvor der ikke ligger en beskrivelse af hvad de væsentligste problemstillinger er. 141 handleplanen Er målene målbare og konkrete Problemstillingerne er ikke altid præcise derfor kan man ikke se en sammenhæng mellem problemstillingerne og målene. Generelt er de langsigtede mål i handleplanen ikke konkrete og målbare. Der ses, at nogle af de kortsigtede mål er opstillet som mere målbare og konkrete. Det kan dermed være vanskeligt, at vurdere om målet er opfyldt eller skal justeres. Det ses ikke dokumenteret at sagsbehandler har foretaget en opfølgning på støtten og handleplanerne. Er der sket opfølgning på indsatsen. Det ses, at bostøtten løbende har udarbejdet en status på hvordan det ser ud nu ved borgeren, men det ses ikke dokumenteret om denne status løbende er tilbagemeldt til sagsbehandler eller ej. Idet der ikke ses dokumentation for løbende opfølgning, er der stor risiko for, at borgeren ikke modtager den rette støtte. Det anbefales, at der er langt større sammenhæng mellem problemstilling og mål således, at opgaven bliver præcis både for borger og for bostøtten. Dokumentationen skal indeholde løbende opfølgning, så der sikres, at borgeren får den rette støt- 4
te, uanset om det er støtte i opadgående eller nedadgående retning. Pædagogiske Handleplaner langsigtede og kortsigtede mål Er målene målbare og konkrete I enkelte sager er målene i den pædagogiske handleplan ikke overført fra myndighedens handleplan udarbejdet jf Servicelovens 141. Det ses ikke, at der arbejdes i langsigtede og kortsigtede mål, men der er opstillet mål. Det ses, at målene er meget bredt formuleret, og det kan gøre det vanskeligt at vurdere hvornår målet er opfyldt eller er på vej til at blive opfyldt. Har målene sammenhæng med de beskrevne væsentligste problemstillinger i myndighedens handleplan udarbejdet jf Servicelovens 141. Det ses, at bostøtten anvender en skabelon til udarbejdelse af mål, her ses, at der er opstillet mål for bestemte områder, der er gennemgående i alle sagerne. Dette giver ikke indtryk af at der arbejdes ud fra en individuel vurdering og planlægning i forhold til de beskrevne problemstillinger i myndighedens handleplan. Endvidere er der beskrevet mål, der arbejdes med, som ikke ses beskrevet i myndighedshandleplanen. Dokumentationen skal indeholde målbare mål og det skal sikres, at man får alle målene fra myndighedens handleplan flettet ind i den pædagogiske handleplan, således at man kommer omkring alle målene. Ligeledes er det vigtigt, at det dokumenteres, hvis man afdækker problemstillinger der kræver nye mål. Det anbefales ligeledes, at man ikke har målområder stående hvis de ikke er relevante for den pågældende borger. I forhold til målene, er det vigtigt, at de er beskrevet så konkrete og målbare som muligt, således at man kan se om målet er ved at være opfyldt, eller om der er behov for at ændre på målene, eller at det ikke er muligt for borgeren at blive i stand til håndtere målet uden støtte. Bostøtten bør sikre sig, at ændringer i borgers funktionsniveau eller behov for støtte orienteres til sagsbehandler, således sagsbehandler har mulighed for at udarbejde en fornyet 141 handleplan, hvis det vurderes, at der er behov for dette. 5
Pædagogiske Handleplaner Indsats (hvordan arbejdes der med målene) Giver beskrivelsen af indsatsen en præcis anvisning til hvordan der arbejdes med målene Der er i nogle af målene beskrevet en indsats, men generelt ses der en overfladisk beskrivelse af indsatsen i fht. Hvordan man vil arbejde med målet, og enkelte steder er der ikke beskrevet hvilken indsats man vil benytte sig af, for at arbejde med målet. Det er tilsynets vurdering, at manglende tydelighed i beskrivelsen af indsats og metoder, kan give anledning til at der handles på baggrund af medarbejdernes individuelle erfaringer og tavs viden, og ikke på baggrund af en faglig eksplicit tilgang. Faglige refleksioner kan med fordel indgå i beskrivelsen af metoder, da dette giver mulighed for at evaluere og tilpasse indsatsen. Det anbefales at man opstiller nogle anvisninger til hvordan man vil opnå målene, f via nogle succeskriterier, på hvilken måde kan man se at man nærmer sig målet. Pædagogiske Handleplaner evaluering Der evalueres på målene/problemstillingerne Det kan konstateres, at der løbende skrives en samlet status på, hvordan situationen har været siden sidste status. Der skrives status ca. hver 6. uge på den enkelte borger. I de gennemgåede journaler indeholder status ikke en evaluering i forhold til de opstillede mål, og om de er opfyldt eller skal justeres. Det er ikke tilfredsstillende at man ikke forholder sig til målet, men alene forholder sig til en aktuel status. Der evalueres på effekten af indsatsen/metoden - Kritisk forholde sig til om den Jf. ovenstående, indeholder dokumentationen ikke en evaluering, og dermed refleksion over om, den indsats der ydes til 6
indsats man har valgt har effekt eller ej - Faglig refleksion borgerne er den rette, eller om der skal foretages justeringer. Det er ikke tilfredsstillende, at der ikke ses nogen faglige refleksioner i dokumentationen. Dokumentationen fremstår derfor som dagbogs notater og meddelelsesbog frem for et redskab til faglig udvikling til gavn for både borger og medarbejdere. Det anbefales, at der skabes en større bevidsthed om journalens betydning og hvorledes den kan være med til at skabe fremdrift i indsatsen hos borgeren og samtidig større faglig bevidsthed og udvikling hos medarbejderne Løbende journalisering - kontinuitetsark Overholdes kravene til dokumentation i henhold til lovgivning (notatpligten) - Er den ajourført og tilgængelig Det ses dokumenteret hvornår de har haft bostøttetid med borgeren, i en specifik sag, er der kun noteret med en overskrift, at man har været på hjemmebesøg ved borgeren. Der er ikke noteret hvad man har lavet og hvilke aftaler der evt. kan være indgået. Ses der dokumentation for den faglige indsats i dagligdagen I en enkelt sag er det beskrevet hvilket mål der har første prioritet i fht. Indsatsen. Man kan nogle steder i journalen, se en sammenhæng mellem mål og den indsats der ydes ved borgeren hvad man har arbejdet med, f i fht. at blive etableret i egen bolig, eller arbejder med økonomi, men der ses ikke en dokumentation for, at man bevidst fra - eller tilvælger de mål der arbejdes med. Ses der dokumentation for den faglige refleksion i dagligdagen Generelt ses der ikke, i den løbende journalisering, at hvis en indsats ikke virker så reflekterer man over hvordan indsatsen kan ændres, således at det tilpasses det behov borgeren har. Eksempelvis er der en sag, hvor der i den samlede status 3 gange, skrives at bostøtten skal have en ændret tilgang til 7
borgeren. Men der ses hverken i den efterfølgende status eller i journalen, at der er sket en refleksion over hvorfor det eventuelt er vigtigt at ændre tilgangen til borgeren, og om man ændrer tilgangen til borgeren. Jf. Offentlighedslovens 13, skal en myndighed snarest muligt tage notat, om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. I praksis betyder det, at der skal noteres alle væsentlige oplysninger der kan have betydning for sagen. Pligten til at lave notat hænger sammen med borgerens ret til aktindsigt og mulighed for at gennemskue de beslutninger der træffes. Notater sikrer en kontinuerlig og ensartet sagsbehandling, notater er kollegaers mulighed for at handle hensigtsmæssigt i en sag. Notater dokumenterer en sagsgang, bla. At fastslå hvilke aftaler der er indgået og ikke mindst hvorfor aftalerne indgås. Det anbefales at, man i de løbende notater i journalen, dokumenterer de faglige refleksioner man måtte have, hvis en indsats ikke virker, eller hvis der opstår ændrede behov for støtte ved borgeren. Dette i fht. At dokumentere de overvejelser man har gjort sig i fht. Den støtte man yder, men også i fht. Når man skal lave opfølgning og evaluere på den indsats man har ydet. Sprog Kan handleplanerne og notaterne læses og forstås af f en kollega eller en udenforstående Alle noterer i den elektroniske journal, EKJ. Der anvendes et neutralt sprog Borgerens selvbestemmelse og retssikkerhed Sikres det at borgeren bliver hørt og hvordan dokumenteres dette. Generelt ses det i myndighedens handleplan dokumenteret, at borgerens ønsker 8
for støtten er beskrevet. Det ses ikke dokumenteret i de pædagogiske handleplaner, eller i notaterne, at borgeren bliver hørt og inddraget i udarbejdelsen af målene og indsatserne. Det ses heller ikke dokumenteret i, hverken myndighedens handleplan eller i den pædagogiske handleplan, at der er afholdt den løbende opfølgning som fastsat i myndighedens handleplan Jf Servicelovens 148 stk. 2, skal Kommunalbestyrelsen løbende følge de enkelte sager for at sikre sig, at hjælpen fortsat opfylder sit formål. Kommunalbestyrelsen skal herunder være opmærksom på, om der er behov for at yde andre former for hjælp. Opfølgningen skal ske ud fra modtagerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Tilsynet anbefaler derfor, at man dokumentere, at man har lavet opfølgning sammen med borgeren, og hvilke aftaler der er indgået. Lederen har efter tilsynet haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning. I forhold til bemærkningerne vedr. myndighed er tilsynsrapporten drøftet med myndighedsafdelingen. Tilsynets vejledninger tages til efterretning og der vil fremover blive arbejdet på at vi bliver tydeligere i vores dokumentation. Vi er meget bevidste om at vores indsats skal være indenfor rammerne af hvad vi er bestilt til. Vi arbejder ud fra en bestemt metodisk tilgang som er evidensbaseret og hvor vi ved at hvis det skal lykkedes denne målgruppe at bevarer bolig så er det vigtigt at arbejde helhedsorienteret. Vi vil fortsætte med at arbejde helhedsorienteret men vil blive mere opmærksom på at beskrive hvilket mål fra handleplanen det knytter sig op på. Ligeledes er det centralt i vores metode at arbejdet sker ud fra borgers egne ønsker og således er borgeren inddraget i den pædagogiske plan. Det har været en selvfølge for os at inddrage borgeren men vi vil fremover naturligvis noterer dette også. Det samme gælder samtykke som også er en naturlig del fordi vi samarbejder så bredt og da vi har en koordinerende rolle i vores tilgang er det ligeledes en selvfølgelig for os at der er indhentet en samtykke. Vi er blevet opmærksomme på at det der er en selvfølge for os fordi vi arbejder så metodestringent, ikke kan ses af andre med mindre vi dokumentere det bedre. Vi vil på vores næste stop-op tur arbejde på hvordan vi får vores dokumentation gjort bedre, og får de refleksioner vi gør os i det daglige noteret ned. Bemærkninger fra afdelingsleder i myndigheden: Som en del af Udsatte strategien, Arbejder vi på hurtigt at kunne tage kontakt samt iværksætte den nødvendige støtte til borgeren. Derfor tilbyder Hjemløseteamet i nogle tilfælde kontakt og støtte i forbindelse med det første møde med borgeren, og så foretages der i denne kontakt efter- 9
følgende en grundigere udredning, samt der udarbejdes i samarbejde med borgeren, mål for støtten, hvorfor afgørelsen derfor kan forekomme efter støtten er i værksat. 10