Referat: race-kreds- og udvalgsmøde den 6. april 2014 Fjeldsted Skovkro, Store Landevej 92, 5592 Ejby Referant:MB Ordstyrer Julie Hasselby Velkomst Peter Nielsen bød velkommen til de 39 deltagere. Det er et flot fremmøde. Herefter gennemgik PN de flotte nøgletal fra regnskabet 2013 som netop er modtaget fra revisorerne se vedlagte. Det viser en flot fremgang som vi i hele klubben kan være meget stolte af. Orientering om og gennemgang af ændringer i race- og kredsvedtægter. Jane gennemgår retningslinjer for racerepræsentanter. Der er vedhæftet en fil med de opdaterede retningslinjer. Det ønskes og aftales at fremover skal forslag til ændringer skrives i kursiv så det er lettere at gennemgå ændringer. Kredse: Robert gennemgår ligeledes opdateringerne i kredsvedtægterne. Fil med de opdaterede kredsvedtægter er vedhæftet. Påmindelse om at indsende oversigt til den ansvarlige i bestyrelsen for aktiviteter i racerkredse og udvalg samt referater fra møder. 4: Der SKAL cpr nummer på afregning ifølge vores eksterne revisorer. Der nævnes, at det ikke er et krav fra SKAT da der er tale om foreningsarbejde. Vi følger op med ekstern revision og SKAT for at få en endelig afklaring på dette. Der SKAL indsendes kontoudtog for perioden i forbindelse med årsregnskabet. Hjemmesider: Der stilles spørgsmål til brug af billeder på sociale medier og hjemmesider taget på DTK arrangementer. Gitte Thornsen sender forslag til tekst som skal fremgå så vi har informeret korrekt om billedernes brugsret. Man ønsker at ordet bestyrelse ændres til kredsledelse da det er misvisende. Det ønskes bibeholdt som kredsbestyrelse da de er medlemsvalgt. 1
Orientering om valg i racerne, herunder retningslinjer for ejerskab af en race, samt de nye stemmesedler med Tro og Love erklæringer. På stemmesedlerne i fremtiden, vil der krydses af i tro og love. Det er vigtigt at man forholder sig til sin afkrydsning i Tro og Love, da det uden tvivl, vil medføre sanktioner i forhold til DTK s Love. Racereps skal give meddelelse om de ønsker at fortsætte eller stoppe deres post. Det skal med i TN nr 3. Det er besluttet at ekstern revision skal fremover tælle stemmer op og herefter intern revision. Dette sker for at beskytte intern revision efter beskyldninger fra en racegruppe om at bestyrelsen og intern revision er så tæt forbundne, at optællingen ikke kan regnes for valid.dette vil gælde alle afstemninger. Der blev stillet spørgsmålstegn til om det var tegn på mistillid fra bestyrelsen til intern revision. Dette blev afvist med forklaring på at bestyrelsen har modtaget henvendelse fra en racegruppe der her ydtrykt mistillid til bestyrelsen samt intern revision i forbindelse med optælling af stemmer. Bestyrelsen vil ikke acceptere at intern revision skal stå for skud og har derfor taget denne beslutning. Orientering om konsekvenserne ved at misligholde retningslinjer og love Som beskrevet i lovene punkt A1 og A2. Skal medlemskab af race i forhold til valgret ændres fra 3 til 6 mdr? Der er flertal blandt deltagerne for 6 mdr. Årsagen til dette er en aktivitet med race-skift op til valg af racerepræsentant i forskellige racer. Håndtering af ansøgning om dispensation i forbindelse med avl Vi pointerer ud fra en klage vedr en dispensationsansøgning, Opdrætter sender ansøgning til DKK DKK sender denne til formanden for DTK som videresender den til racerep samt bestyrelsen. Racerep returnerer svaret til Formanden for DTK, som forelægger svaret for bestyrelsen. Svaret behandles af bestyrelsen og det endelige svar med eventuel påtegning fremsendes til DKK Håndtering af regnskab i racer-kredse og udvalg. Herunder revisionsfirmaets krav til regnskab samt konti overflytning til jyske bank. Overflytning til Jyske Bank skal ske hurtigst muligt. Peter spørger om kopi af kørekort og sygesikring til oprettelse af kontoen. Der vil være en netbank adgang. Hovedkassen betaler for flytningen. Det skal flyttes til Jyske Bank Højbjerg afdeling. Det spørges om at ting/artikler der ikke forbruges på dagen hvad skal der ske med dem. Man kan lave en dags dato og løse det på den måde. Der stilles spørgsmål til fuldmagter: Det vil herefter være unødvendigt og bør opdateres i retningslinjerne. 5.9+ 5.10 fjernes. Kasseren i Cairn gruppen mangler at blive oprettet til en konto som Kevin spørger til og indstiller til at det bliver gjort. Bankrådgiver er skiftet ud og det forventes hurtigst muligt. 2
Orientering om det nye medlemskoncept der skal bruges fremadrettet, når vi får nye medlemmer i DTK. Vedlagt standardbrev fra racerepræsentanten, og brev fra kredsformanden. På dagen fremvises den elektroniske velkomsthilsen. Vi gennemgår brevene som er forslag til deltagerne. Der diskuteres en struktur for udsendelsen og hvem gør hvad, og hvornår. Første brev er elektronisk ved indmeldelse Peter har 10 dage til at sende velkomstbrev ud samt TN til det enkelte medlem. Herefter overtager kredse og racer i forhold til de forslag vi har udarbejdet Der bliver udsendt forslag til breve fra racer og kredse så disse kan tages i brug. Ide forslag til medlemskort fra Christian Skodborg som sendes ud til medlemmer. Bestyrelsen følger op. Kunne være et elektronisk udsendt som det vi feks modtager på hundeweb når vi melder til udstilling. Vores ansvar i forhold til medlemstilgang. F.eks. hvalpekøbere, kursusdeltagere, deltagere i gåture, osv. osv. DKK sender ikke regelmæssigt vores foldere ud endnu. Der henvises til mere info fra DTK, opdrættere og medlemmer generelt at man kan godt være med i DTK og ikke behøver at være medlem af DKK først. Vi skal alle blive bedre til at melde vores hvalpekøbere ind i DTK og hjælpe dem på vej. Kim Bressendorf forslår man alle hvalpekøbere får 6 mdr gratis medlemskab så de bliver en del af fælleskabet. TN kunne sendes ud som PDF/Ipaper til nye medlemmer med gratis medlemskab. 1600 hvalpe er registreret i DTK 2013 og mindre end 10% bliver meldt ind af opdrætterne! Hvad skal der til for at få flere medlemmer? Konkurrencer, annonce i TN gratis, Diplom / Roset.? Vi skal blive ved med at komme med ideer til hvordan vi sammen kan øge tilgangen af nye medlemmer. Forslag til at opdrætteren får præmiebillet pr nyt medlem? eller anden form for belønning. Hvordan får vi/opdrætterne motiveret til at tilskynde vores hvalpekøbere til at være aktive i DTK. Opdrætterne skal være mere opmærksomme på at få tilbudt hvalpekøbere medlemskab i klubben. Vi skal være tættere på dem og få dem med ind i klubbens aktiviteter. Orientering om behandling og offentliggørelse af bestyrelsens håndtering af personsager i fremtiden: Bestyrelsen vil i fremtiden offentliggøre personsager så man har muligheden for at følge de beslutninger der bliver taget i bestyrelsen og ikke mindst årsagen hertil. Bestyrelsen ønsker at offentliggøre baggrunden for handlingen så sagen er kendt udfra bestyrelsens situation også. En anonym form er der opbakning til uden at nævne navne. Dette vil fremover foregå i TN. 3
Skal skuer og raceudstillinger figurere på vores udstillingskalender fremover Det er der enighed om og MB følger op. Det skal markedsføres bedre hvor og hvornår vi afholder udstillinger også på vores egne hjemmesider og facebook. Tydeligt angive adresser og datoer. Racerepræsentanterne skal huske at det er valgår i år. Status for den nye træneruddannelse i kredsene: Se bilag. I 2015 vil der være uddannet trænere i alle kredse til gavn for medlemmer og ikke mindst nye medlemmer og aktiviteter. Robert gennemgår introduktion af Flyball i DTK regi. DTK indkøber baner som kan lånes af diverse kredse. Flyball er blevet en del FCI programmet og derfor følger DTK op om denne aktivitet. DTK weekend i juli i Svendborg MB gennemgår igen den aktuelle situation og efterlyser flere af de store racer deltager med racestande. I dag er det kun Bull Terrier, Minibull, Sealyham, Staff Bull, Westie, Border og Skotter der har ønsket racestande. Desuden vil DTK have en infostand samt BIG vil være repræsenteret. Kreds 7 har meldt deres deltagelse og arbejdskraft er tilbudt. Store Hestedag send email ind mht deltagelse til JJH. Indkomne punkter Retningslinier for kredsenes arbejde/deltagelse i udstillinger, f.eks i forhold til at få del i entreindtægterne (kreds 3): Det skal til enhver tid koordineres mellem kredsen og udstillingslederen og i god tid. Det er udstillingslederens opgave at sammensætte teams af hjælpere på udstillingerne. Kortere behandlingstid for sager mellem bestyrelsen og racerepræsentanter (Kevin Brown) Kevin nævner 2 sager hvor svartiden er for lang. I det ene tilfælde er der tale om en fejl og den anden sag er pga lang svartid fra Jyske Bank til kasseren i Cairngruppen. Dommerønsker ved udstillinger (Kevin Brown): Kevin foreslår at alle dommerønsker skal koordineres af den enkelte racerep inden de afsendes til udstillingsudvalget. Det ønsker er der ikke opbakning til da man mener at systemet vi har i dag kører fint. Bedre økonomi på DTK s udstillinger (Kevin Brown) Kevin undrer sig over at der med få tilmeldinger er for mange dommere i forhold til og at man bør tilpasse antal dommere med tilmeldinger. MB svarer at dommerne ofte er bestilt / rejser betalt forinden men det er da klart at vi til enhver tid vil følge udviklingen både positivt og negativt i forhold til antal dommere og tilmeldte hunde. - 4
5