Kræftens Bekæmpelses Videnskabelige Udvalg (KBVU) Vejledning til ansøgning om støtte til egen rejse under 1 måneds varighed Marts 2015 Bevillingssektionen Strandboulevarden 49 2100 København Ø Telefon 3525 7500 www.cancer.dk Almindelige bestemmelser Der gives fortrinsvis støtte til rejse og ophold i udlandet i op til 1 måneds varighed i forbindelse med kortvarige rejser til samarbejdspartnere samt møde- og kongresdeltagelse, hvor ansøger skal fremlægge sine forskningsresultater via foredrag eller poster. Abstractet skal være på engelsk og vedlægges ansøgningen under trin 2 som en JPG-fil, ellers vil ansøgningen ikke komme i betragtning. Der kan søges op til 12.000 kr. til rejser i Europa og 20.000 kr. til oversøiske rejser. Det er primært yngre forskere, såsom ph.d.-studerende, post docs, adjunkter samt yngre læger under uddannelse, der kan opnå en bevilling. Kun undtagelsesvis ydes der støtte til studerende, lektorer, overlæger, professorer, personer uden kandidatgrad og til forskere, der på rejsetidspunktet arbejder ved et forskningsinstitut i udlandet. Ansøger er forpligtet til at meddele Kræftens Bekæmpelse, hvis der opnås støtte fra anden side. Eventuel støtte fra Kræftens Bekæmpelse vil da reduceres tilsvarende. Der gives normalt ikke støtte til rejser til efteruddannelse. Undtaget fra denne regel er efteruddannelse med klart videnskabeligt eller udviklingsmæssigt sigte - f.eks. i nye cancerterapeutiske eller diagnostiske metoder i forbindelse med et igangværende forskningsprojekt. Teknisk videreuddannelse af ikke-videnskabeligt personale - f.eks. oplæring i nye teknikker og brug af avanceret apparatur - må således søges som projektstøtte, evt. i forbindelse med en ansøgning om apparatur eller en generel ansøgning om støtte til projektet. Der kan højst bevilges én rejse pr. år. Hvis flere personer fra en gruppe samarbejdende forskere søger støtte til deltagelse i den samme kongres, vil normalt kun én forsker kunne opnå støtte til deltagelse. Bevillingssektionen skal have tilsendt underskriftssiden + 1 kopi af ansøgningen som skal sendes senest samme dag som ansøgningsfristen udløber. 1
Ansøgningsfrist Den 15. februar, 15. maj, 15. august og 15. november kl. 15.00. Meddelelse om resultatet af ansøgningsbehandlingen vil blive udsendt ved udgangen af hhv. marts, juni, september og december. Rejsen må ikke være påbegyndt, inden den frist, som ansøgningen indsendes til. Hvis støtte til rejsen bevilges, skal der inden 1 måned efter hjemkomsten indsendes et regnskab for bevillingen. Sådan fungerer det internetbaserede ansøgningssystem. Arbejdet med ansøgningen kan ske løbende, indtil ansøger vælger at afsende den. Rettelser og opdateringer af ansøgningen foregår ved på siden "oversigt" at klikke på "rediger". Husk at gemme hver gang der er skrevet eller rettet i ansøgningen, inden det pågældende trin forlades - klik på "gem ændringer", som findes både foroven og forneden på hvert trin. Ansøger kan hele tiden følge med i, hvilke obligatoriske punkter der mangler at blive udfyldt under hvert trin, dels ved farven på kvadratet (rød/grøn) i overskriften, dels ved at manglerne er anført med rødt under det pågældende trin i venstre margin. Alle obligatoriske punkter skal være udfyldt, før ansøgningen kan ansøges. I flere rubrikker er der anført et maksimalt antal karakterer (mellemrum tælles med). Overskrides dette, kan ansøgningen ikke sendes. Opbygningen af ansøgningen Ansøgningen er opdelt i 6 trin. Trin 1-4 omfatter selve ansøgningen. Trin 5 giver mulighed for at se ansøgningen i en samlet form og printe en pdf-fil. Trin 6 anvendes til at afsende den færdige ansøgning. Trin 1 - personlige oplysninger Disse oplysninger bruges til hurtigt og sikkert at identificere ansøgningen samt til at kommunikere med ansøger. Oplysningerne i dette trin kan genbruges og eventuelt opdateres senere. 2
Trin 2 - rejsen Abstractet skal være på engelsk og vedlægges ansøgningen som en JPG-fil, ellers kommer ansøgningen ikke i betragtning. Det er ikke nødvendigt, at der på ansøgningstidspunktet foreligger accept af, at abstract er godkendt til fremlæggelse via foredrag eller poster, idet accepten kan eftersendes. Foreligger accepten ikke på behandlingstidspunktet, kan en eventuel bevilling gives under forudsætning af accept. Hvis der søges om støtte til et studieophold skal der vedlægges en anbefaling fra værtsinstituttet/afdeling her. Trin 3 budget Budgettet opbygges af en række budgetposter (trin 3A). De enkelte budgetposter bliver samlet i budgetoversigten, der er opdelt på poster og projektår, samt hvorfra ansøger har opnået eller forventer at få finansiering. Anfør alle beløb i hele danske kroner. Der kan søges op til 12.000 kr. til rejser i Europa og 20.000 kr. til oversøiske rejser. Hvis der søges støtte til enkelte poster fra andre fonde og lignende, skal det anføres i trin 3A under detaljer, hvor der er søgt støtte. Transportudgifter Da støtte til rejser ydes inden for en begrænset ramme, skal de billigste muligheder for transport, såsom tog eller billigrejser med fly, i videst muligt omfang benyttes. Støtte til dyrere rejseformer kan ikke påregnes, med mindre ganske særlige grunde som skal anføres i ansøgningen - taler herfor. Det er derfor vigtigt, at rejsen planlægges i god tid. Hvis der, efter en eventuel bevilling er givet, viser sig behov for at benytte en anden rejseform, end den i ansøgningen anførte, skal dette godkendes af Kræftens Bekæmpelse forud for rejsen. Originale billetter, kvitteringer for transport til og fra lufthavn, fakturaer m.v. skal vedlægges som dokumentation ved regnskabsaflæggelse. Lokaltransport på bestemmelsesstedet dækkes af dagpengene (jvf. nedenstående) og skal derfor ikke dokumenteres. Konference gebyrer Arten anføres. Det skal endvidere oplyses, i hvilket omfang almindelige måltider er dækket af gebyret. Den del af gebyret, der vedrører større sociale arrangementer, dækkes ikke. Originalkvittering samt tilmeldingsformular med specifikation af, hvad gebyret dækker, skal vedlægges som dokumentation ved regnskabsaflæggelse. 3
Opholdsudgifter Støtte til dækning af opholdsudgifter ydes maksimalt svarende til Moderniseringsstyrelsen cirkulære om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i udlandet. Se evt. www.modst.dk - Cirkulære om: Satsregulering for tjenesterejser. Dagpenge beregnes på timebasis med 1/24 af den til enhver tid gældende sats for destinationslandet. Satsen er også gældende for rejsetiden i Danmark. Rejsetid med transportmidler, hvor der i billetprisen er inkluderet udgift til fortæring, medregnes ikke ved beregningen af dagpengene. Hvis rejsen omfatter flere opholdslande, benyttes satsen for det nye land fra det tidspunkt, hvor rejsen til det nye land påbegyndes. Såfremt udgifterne til måltider på forhånd er dækket (f.eks. gennem gebyrer eller i forbindelse med overnatning), reduceres dagpengene til 25 %, hvoraf de øvrige med opholdet forbundne udgifter afholdes, herunder lokaltransport m.v. Ydes kun enkelte måltider, reduceres dagpengene tilsvarende, hvorved morgenmåltid beregnes til 15 %, frokost til 30 % og middag til 30 %. Hoteludgifter refunderes efter bilag - dog maksimalt med de i Finansministeriets cirkulære anførte beløb. Hvis der ikke findes dokumentation for overnatningsudgifter, refunderes et beløb svarende til 33 % af de i Finansministeriets cirkulære anførte beløb. Dette gælder dog ikke, hvis den besøgte institution stiller natophold til rådighed, eller natopholdet betales af institutionen/kongreskomiteen el. lign. Original hotelregning skal vedlægges som dokumentation ved regnskabsaflæggelse. Trin 4 Figurer (scannede breve etc.) Figurer omfatter billeder, tabeller, fotos, tegninger samt scannede breve og indføjes ikke i projektbeskrivelsen, men overføres særskilt som detaljeret beskrevet i trin 4. Der kan vedlægges op til 8 figurer/filer og det skal være JPG-filer. Brug kun figurer, hvis det er nødvendigt for ansøgningens vurdering. Husk at skrive figurtekst til alle figurer. Figurer med tilhørende tekst medregnes ikke inden for maksimum af karakterer i projektansøgningen. Anbefaling (maks. 1 A4 side) fra vejleder/afdelingens chef scannes ind og vedlægges her. Trin 5 - Den samlede ansøgning Her er alle oplysninger samlet, og ansøger kan se ansøgningen som en printervenlig pdf-fil samt udskrive underskriftssiden. 4
Trin 6 afslut ansøgning Her kan det ses, om ansøgningen er udfyldt korrekt. Er ansøgningen klar til at blive sendt, skal ansøger printe pdf-filen og underskriftssiden, og derefter trykke på send-knappen. Den printede ansøgning (1 kopi) skal med underskriftssiden sendes til: Bevillingssektionen Kræftens Bekæmpelse Strandboulevarden 49 2100 København Ø. 5