Referat af JAF Generalforsamling den 11. april 2012 Der deltog omkring 25 medlemmer i generalforsamlingen. 1 Valg af dirigent Janni Høtoft blev valgt som dirigent. Generalforsamlingen blev konstateret lovligt indkaldt. 2. Valg af referent Inger Marie Morell Vestergaard blev valgt. 3. Formandens beretning v/jonas Olsson Jonas orienterede om aktiviteter i 2012. Der er afholdt to store JAF stævner; JAF B&U Stævne og JAF Satellit WC. Af resultater til B&U DM 2012 blev Malthe nummer 3 Kadet Drenge Kårde og Louise blev nummer 2 på Kadet Pige Fleuret. JAF deltog på AUS (Aarhus Universitets Sport) aktivitets dag. Dette er AUS eneste krav for at få støtte til JAF med omkring DKK 38.000. Træning finder sted i DGI Huset mandag, onsdag og fredag. Konceptet for nybegynderhold er ændret så der startes hyppigere mindre hold; for voksne tre fire gange årligt og for børn i starten af alle måneder undtagen juni, juli og august. Dansk Fægteforbunds Talent Udviklingsprojekt stopper i år som oprindeligt planlagt. Det har kørt siden 2009. Bestyrelsen har i det forgangne arbejdet med at finde et fægtehus; har set på 4-5 lokaliteter. Praktiske forhold og økonomi har gjort, at det ikke er blevet realiseret. Medlemsantallet et ikke tilstrækkeligt højt og økonomien er ikke til selv at stå for eget fægtehus trods det, at lokaleomkostningerne i DGI Huset er meget høje. JAF har fået ny hjemmeside. Nyt Klubmodul er taget i brug; det giver store administrative fordele og lettelser bl.a. er det koblet til regnskabet og det giver bedre rapportering af medlemstal til Dansk Idræts- Forbund, samt udtræk af statistik. Desuden er det billigere end den tidligere løsning for hjemmeside. Side 1 af 6
Arrangementer er en bærende del af JAF s økonomi og den daglige drift. I 2010 gav arrangementer en indtægt på DKK 216.101 i 2011 på DKK 213.620. Til sammenligning gav medlemskontingenter i 2011 en indtægt på DKK 132.608. Der gives i den forbindelse en stor tak til bookingmaster Mette Andersen og til de instruktører, som varetager arrangementerne. 13 fægtere i JAF har taget DFF s fægtemærke i bronze: o August Bøgh Svendsen o Lasse Petersen o Magnus Petersen o Simon Harboe Ditlevsen o Thorbjørn Søgaard Rød o Anne Rathcke o Caroline Holtet o David Spangaa o Laura Klitnæs o Miles Arnevik Lilley o Otis Arnevik Lilley o Toke Odgaard-Jans o Victor Matchkov Udfordringer i 2012: Fægtemester (Carin orienterede om dette punkt): Krzysztof har hidtil varetaget en ½ tids stilling som breddekonsulent for Dansk Fægte Forbund (DFF), men er opsagt med virkning per 31. maj, fordi DFF samler to halvtids stillinger til én ny heltidsstilling. Martin Wiuff, der hidtil har varetaget den anden 1/2 tids stilling, fortsætter i den nye stilling som udviklingskonsulent. Den nye udviklingskonsulent-stilling er en mere administrativ stilling sammenlignet med den tidligere breddekonsulent. Med dette tiltag fjernes en del af grundlaget for fægtning i Vestdanmark, idet Krzysztof har mistet en stor andel af sit eksistensgrundlag. JAF har skrevet kontrakt med Krzysztof for 2012 ud (11 timer hos JAF), men klubben har ikke råd til at ansætte Krzysztof på heltid. Mange møder er i denne forbindelse afholdt med DFF, og Hans Ole fra Aalborg har forhandlet sig frem til en lappeløsning hvor DFF vil sponsere en række aktiviteter (f.eks. til at starte ny satellitklubber, arrangementer/projekter, trænerkurser, dommerkurser og lign.), som derigennem kan give Krzysztof flere timer. Det er dog tiltag, som kræver en stor administrativ indsats fra såvel Krzystzofs som klubbernes side. Der afsat DKK 80.000 i denne pulje for resten af 2012. Det er imidlertid en kortsigtet løsning på problemet. Medlemstallet har været stærkt faldende de sidste år. I 2011 var der totalt set 93 medlemmer hen over året. Vi har p.t. 69 betalende medlemmer; dog med en stigende tendens. Det nye set up for nybegyndere har medført, at færre medlemmer starter, men flere bliver. Side 2 af 6
Organisation: Klubben mangler hjælp til de mange praktiske opgaver, så som tøjvask, instruktører, transport til/fra stævner, dommere, stævneansvarlig, stævne koordinering, informationsansvarlig, forældreforening til støtte ved stævner og andet børne- og unge arbejde Der var blomster og tak til Mette Andersen for indsatsen som arrangementskoordinator. Der har været flere lukkedage end tidligere (efterårsferie, vinterferie, påskeferie m.v.). Der ligger imidlertid ikke en aktiv bestyrelsesbeslutning bag dette. Referater fra bestyrelsesmøder blev efterlyst. De ligger i klubmodulet men er p.t. ikke tilgængelige. Jonas påtager sig opgaven med at gøre dem tilgængelige. Medlemsoplysninger er p.t. ikke tilgængelige på hjemmesiden, men der kommer noget fra DFF m.h.t. registrering af fægtere, som muligvis dækker behovet (Ophardt-system) Formandens beretning blev godkendt. 4. Regnskab v/tina Pors Generelt stemmer regnskabet godt overens med budgettet for det forgangne år. Indtægter fra arrangementerne dækker stort set ½ delen af vores drift; arrangementskontoen og driftskontoen vil på sigt blive slået sammen af denne årsag. For første gang har JAF-stævnet givet overskud. Administration (det nye Klubmodul) har givet besparelser, idet den gamle ordning med web-hotel var dyrere. Formuen er på DKK 506.515 hvoraf de DKK 380.384 indtil videre er båndlagt til eget fægtehus. Likviditeten har nogle gang været problematisk. Kassererens beretning blev godkendt. Fastsættelse af kontingent: Bestyrelsen foreslår at hæve kontingentet for onsdagsbørn og mandagsbørn med DKK 50 således at prisen fremover er henholdsvis DKK 425 og 550 for en periode. De øvrige hold fastholdes på det nuværende kontingent. Begrundelsen for udelukkende at hæve kontingentet for børneholdene er, at børneholdene kræver forholdsvist mange ressourcer. Der skal tre instruktører til undervisning og der bruges meget tid på oprydning efter børnene og på at hjælp med at reparere våben, hvorimod fægterne på de voksne hold selv driver dette. Kontingenterne er herefter: Nybegyndere betaler 100 kr. første måned Voksne, studerende og 60+ betaler 600 kr. pr. 91 dage Voksne, ikke-studerende betaler 750 kr. pr. 91 dage Mandagsbørn betaler 550 kr. pr. 91 dage Onsdagsbørn 425 kr. pr. 91 dage Side 3 af 6
Gamle JAF fægtere betaler 600 kr. pr 182 dage P.t. får medlemmer eller forældre til medlemmer, der varetager følgende opgaver i JAF, ½ pris på kontingent: bestyrelsesmedlemmer, trænere og booking master. Bestyrelsen foreslår at dette reguleres fremadrettet, så bestyrelsesmedlemmer får gratis kontingent samt medlemmer, der er hovedansvarlige for følgende opgaver får 1/2 pris på kontingent: Booking master, våbenmester, tøjvask, tøjreparation, stævnekoordinator, webmaster, trænere (gælder ikke arrangements instruktører). Reduktionen gælder eget kontingent, eller for forældre, for barnets kontingent. Pr. 2. april i år blev det gratis at få dansk licens. Derfor forventes at ekstra mange fægtere fra JAF at ville deltage i DM. Da vore dommere typisk selv skal fægte, forventes udfordringer med at stille med det krævede antal dommere. Det blev foreslået at afsætte yderligere midler til køb at dommere udenlands fra. Udgifter til dommere er en del af den daglige drift, som bestyrelsen til enhver tid kan beslutte uden beslutning på en generalforsamling. Det blev foreslået, at der afsættes midler til fremtidige uforudsete trænerudgifter. Der blev givet mandat til bestyrelsen til at afsætte yderligere DKK 30.000 til uforudsete trænerudgifter om nødvendigt. Budgettet blev godkendt herunder de nye kontingentsatser. 6. Forslag A) Følgende forslag blev behandlet på mødet. Forslag nr. 1 (fra bestyrelsen): Begrebet passive medlemmer udgår af vedtægterne Nuværende 4: Kun aktive medlemmer kan optages i foreningen. Foreningen kan dog optage et medlem som passivt såfremt pågældende ønsker det. Et passivt medlem har stemmeret ved generalforsamlinger, men kan ikke nyde godt af de i 2 nævnte ydelser fra foreningens side. Et medlem betragtes som udmeldt, når den pågældende ikke har betalt sit kontingent senest 14 dage efter, at der er rykket skriftligt for det. Forslag til ændring af 4: Kun aktive medlemmer kan optages i foreningen. Ved manglede kontingentbetaling ophører medlemskabet øjeblikkeligt. Forslaget er lavet af hensyn til Klubmodulet. Der er muligt at oprette en medlemstype, der betaler 0 kroner, men Jonas mener, at det kan give problemer med indberetninger i Klubmodul og at vi så ikke kan rapportere kontingentfritagende medlemmer som medlemmer til DIF og kommunen). Camilla spurgte, om afskaffelse af begrebet passive medlemmer kan have konsekvens i forhold til medlemstal til kommune m.v. eller deltagelse af repræsentantskab og andet. Tina har kigget vedtægter for andre klubber, hvor begrebet passive medlemmer ikke figurerer. DIF opgør medlemskaber efter personer, der har været betalende i minimum 2 måneder i løbet af et år. Der er p.t. 137 personer, som er tilmeldt Side 4 af 6
Klubmodulen, heraf er 69 betalende. Det fremgår p.t. ikke af Klubmodulet, at man bliver betragtet som passiv medlem, hvis man tilmelder sig. Forslaget blev vedtaget med følgende stemmer: o Stemmer for: 17 o Stemmer imod: 5 Som konsekvens af dette, bortfalder ændringsforslag nummer 3, idet der er overlap i forslagene. Forslag nr. 2 (fra Camilla Skadborg): Ændringer vedr. valgbarhed til bestyrelsen i vedtægterne Ændringsforslag: Det drejer sig om vedtægternes 7 "Aktive medlemmer og forældre til aktive medlemmer er valgbare til bestyrelsen". Jeg foreslår at man ændrer bestemmelsen til f.eks. "Aktive medlemmer, forældre til aktive medlemmer, samt andre med en væsentlig tilknytning til foreningen er valgbare til bestyrelsen." Begrebet Væsentlig tilknytning blev drøftet ligesom begrebet aktivt medlem. Forslaget blev vedtaget med følgende stemmer: o Stemmer for: 17 o Stemmer imod: 1 Bestyrelsen skal udarbejde en definition af begrebet Væsentlig tilknytning som skal på næste års generalforsamling. Forslag nr. 3 (fra Camilla Skadborg): Ændringer vedr. passive medlemmer i vedtægterne Ændringsforslag: Desuden foreslår jeg, at man ændrer vedtægternes 4, 2.pkt. således at passive medlemmer ikke længere har stemmeret ved generalforsamlinger. Det virker fundamentalt forkert, at folk der ikke er aktive i klubben har stemmeret ved foreningens højeste myndighed. Forslaget bortfaldt som konsekvens af vedtagelse af forslag nummer 1. Mona opfordrede i øvrigt den nye bestyrelse til at oprette en støtteforening for personer, der ikke er medlem, men som gerne vil bevare tilknytningen til JAF. B) Kåring af årets JAF ere: Årets børne JAF er 2012: August Bøgh Svendsen Årets voksne JAF er 2012: Kirsten Pallesen Side 5 af 6
7. Valg af bestyrelse Tak til den nuværende bestyrelse, der bestod af Jonas Olsson (formand), Carin Cederqvist (næstformand), Tina Pors (kasserer), Andreas Jørgensen og Martin Brandt Rasmussen; samt Julius Sørensen som ungdomsobservatør. Carin er ikke på valg (sidder yderligere ét år); de øvrige bestyrelsesmedlemmer er på valg eller stopper i bestyrelsen; Julius stopper ligeledes. Ny bestyrelse blev valgt og er nu som følger: Inger Marie Morell, som formand (blev valgt for to år) Jesper Jensen, valgt som kasserer (blev valgt for ét år) Camilla Skadborg (blev valgt for to år) Sofie Riis Andersen (blev valgt for ét år) Stine Schaal (blev valgt for ét år) Sebastian Pickering, valgt som ungdomsobservatør uden stemmeret Som suppleanter blev valgt: Tina Pors (som 1. suppleant), Mona Sørensen (som 2. suppleant) Kritisk revisor: Frans Petersen (far til Magnus Petersen) Suppleant for kritisk revisor: Jannie Høtoft 8. Eventuelt Af andre poster i JAF blev følgende bekræftet: Bookingmaster: Mette Andersen fortsætter Våbenmester: Jesper Jensen fortsætter Webmaster: Gerhard Dirdal fortsætter Stævnekoordinator: Tina Pors fortsætter Tøj reparation: Alfreds mor Der blev uddelt diplomer til de fire tilstedeværende børn for deres velfortjente fægtemærke i bronze. Side 6 af 6