Referat Tirsdag den 9. juni 2015, kl. 16.00 Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 22
Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol...3 2.Efterretningssager...3 3.Landsbyggefondsmidler...4 4.Renoverings-/Byggeskadesager...4 5.Foreningsanliggender...6 6.Bestyrelsesanliggender...8 7.Konstituering...13 8.Kalender...15 9.Medlemsanliggender LUKKET PUNKT...17 10.Love og cirkulærer...17 11.Orientering fra nedsatte udvalg...18 12.Beboeranliggender...20 13.Personaleforhold LUKKET PUNKT...20 14.Håndværkergården...22 15.Afdelingsanliggender...22 16.Eventuelt...23 17.Næste møde...23 Bestyrelsesmedlemmer: Tilstede: Ansatte: Afbud: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Jimmy Povlsen Side 2 af 22
1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 6. maj 2015 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. 2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang 2015 2.4. Restanceliste 2015 2.5. Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje 2015 2.7. Rykker 2015 2.8. Udsættelser 2015 2.9. Venteliste 2015 2.10. Statistik over opsigelser 2.11. Oversigt over Intrum Justitia Side 3 af 22
3. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag 3.1. Dispositionsfonden - se bilag. 4. Renoverings-/Byggeskadesager 4.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes. Side 4 af 22
. 4.2. Afd. 22 - Kløver-/Hvedemarken Tal: Budget - 238 mill. Regnskab - 233 mill. Med forbehold for revisors godkendelse. Skema C er fremsendt til kommunen. Afventer kommunal godkendelse.. 4.3. Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Udarbejdelse af udbudsmateriale er udsendt i uge 18-2015. Der udarbejdes en driftsaftale som sikrer hovedbestyrelsens indflydelse.. 4.4. Afd. 33 - Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Side 5 af 22
. Kort orientering om det kommende byggeudvalgsmøde og dagsorden. 4.5. Afd. 35 - Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden den 23. april 2015.. 5. Foreningsanliggender 5.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt. 5.2. 8. kreds Side 6 af 22
. Der henvises til mødekalender. Der er aftalt et tema arrangement med Aabenraa kommune. 5.3. Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos NAB den 3. december 2014, kl. 16.30. Gammel dato. (GP) 5.4. Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt.. 5.5. Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Side 7 af 22
. 5.6. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/ Frank Neidhardt.. Intet at refere. 6. Bestyrelsesanliggender 6.1. Evaluering af målsætninger Målsætninger generelt se bilag Repræsentantskabets virke se bilag 6.2. Handlingsplan Handlingsplan for 2014-2015: * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne. Side 8 af 22
Handlingsplan 2015/2016: - Fokus på udlejningen - Fremtidssikring af boligerne - Gennemgang regelsæt på afdelingsniveau 6.3. Arbejdskapital Administrationen udarbejder en indstilling til fremtidig niveau for arbejdskapital. (JPW) Oplægget kunne tage udgangspunkt i LBFs mulighed for henlæggelser til arbejdskapital. BL inf. 2914 "Efter 36 i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1307 af 15. december 2009 om drift af almene boliger m.v. med senere ændringer, kan boligorganisationen beslutte, at afdelinger skal indbetale bidrag til arbejdskapitalen. Bidraget kan højst udgøre 144 kr. pr. lejemålsenhed indtil arbejdskapitalen for boligorganisationen som helhed udgør 2.786 kr. pr. lejemålsenhed. De nævnte beløb reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede nettoprisindeks med pristallet for april måned 2009 som basis. Reguleringen foretages én gang årligt første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af pristallet for april måned. Nettoprisindekset for april 2014 er opgjort til 132,6. Bidraget til arbejdskapitalen kan derfor højst være 156 kr. pr. lejemålsenhed i det nærmest følgende regnskabsår, der følger efter offentliggørelsen af pristallet for april måned 2014, indtil arbejdskapitalen i alt beløber sig til 3.026 kr. pr. lejemålsenhed." Der bør dog tages hensyn til likviditet bundet i administrationsbygning/er. Side 9 af 22
6.4. SAB Besigtigelsestur 2015 Fredag den 19. juni 2015 Emne: Jørgensgård og "Grundtvigsparken" B'42. Der er lavet aftale med direktør Mikael Kjer Jensen fra B'42. Spisested efter besigtigelsen: Da Nico. Der er bestilt bord til 20-25 personer, kl. 18.00 ca.. 6.5. Evaluering - Ordinært repræsentantskabsmøde 2015 Afholdt torsdag den 21. maj 2015, kl. 19.00 NYT STED!!! - Aksen, Hvedemarken 1, 6400 Sønderborg.. Idet planlægning m.v. er markant større end ved Ulkebøl Forsamlingshus, besluttede bestyrelsen at vende tilbage til Ulkebøl. Der skal ud over panelets mikrofon være en "vandre-mikrofon" og anlægget skal være ordentligt afprøvet forud for mødet. Side 10 af 22
6.6. Evaluering af årets afdelingsmøder Opfølgning på diverse problemstillinger fra afdelingsmøder. Bestyrelsen mangler opfølgning på sidste mødes beslutning vedrørende Svanemosevej 1.(LBS/BBM) Tilbagemelding på den kommunale bevoksning i afdeling 40.(insp/BBM) Tilbagemelding på procedure i forbindelse med syn af haver (tomgangsperiode).(syninsp./bbm) 6.7. Midler til tomgangsboliger Se bilag. Administrationen udarbejder et nyt oplæg, som skal være fair. (BBM/LP) 6.8. Udbud af opgaver Retningslinier - Se bilag. Godkendt som indstillet. Side 11 af 22
6.9. Tvungen TV-grundpakke - SABs bestyrelse vil arbejde for "frit valg", så det vil være muligt at vælge grundpakken fra - dog skal der fortsat betales for vedligeholdelse af antenneanlægget (egen samt DOAs) 6.10. Evaluering af vagtordning - Se bilag. 6.11. Beredskabsplan Efter opfordring fra vores forsikringsmæglerselskab, Bækmark og Kvist, har vi lavet dette oplæg til en beredskabsplan - se bilag. Til godkendelse. Alene punkt 1 er relevant for beboerne - "Ring 112" Godkendt som indstillet. Side 12 af 22
7. Konstituering 7.1. Valg af næstformand Nuværende næstformand - Frank Neidhardt. Bestyrelsen konstituerede sig med Frank Neidhard som næstformand. 7.2. Fordeling af ansvarsafdelinger Nuværende fordeling - Se bilag Godkendt som indstillet. 7.3. Forretningsudvalg for Håndværkergården Nuværende medlem fra bestyrelsen - Vivian Engelbredt. Ole Nansen Poulsen og Andreas Greve. Ovennævnte folkevalgte medlemmer er udvidet med Frank Neidhardt. 7.4. Styregruppe for by- og udvalgsaktiviteter Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen og særlig sagkyndig beboerrådgiver Anne Marie Wolff. Uændret. Side 13 af 22
7.5. Fælles beboerblad Nuværende medlem af redaktionsudvalget - Lone Lønholm. Uændret. 7.6. Kursusudvalg Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Hermann Jørgensen, Kristine Asmussen og Brian List Hansen. Uændret. 7.7. Byggeudvalg for renovering af montagebyggerier Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Bjarne Baun Madsen, Lars Bo Steensbeck + afdelingsbestyrelsen og afdelingsinspektøren for den berørte afdeling. Lone Lønholm valgt som suppleant. Ovennævnte udvalg blev genvalgt med en enkelt udvidelse - Frank Neidhardt indtræder. 7.8. Byggeudvalg for nybyggeri Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Lone Lønholm, Frank Neidhardt, Bjarne Baun Madsen og Lars Bo Steensbeck. Uændret. Side 14 af 22
8. Kalender 8.1. Bestyrelsesmøder 2015: Tirsdag den 1. september 2015... formiddagsmøder - hvor mange?? Tirsdag den 3. november 2015 2016: Tirsdag den 12. januar 2016 - Juleafslutning Tirsdag den 8. marts 2016 Mandag den 9. maj 2016 - Revisor Tirsdag den 7. juni 2016 - Konstituerende møde To møder lægges kl. 14.00 1. september flyttes til 8. september 3. nov. 2015 kl. 14.00 8. mar. 2016 kl. 14.00 Såfremt der skulle opstår problemer med det tidligere mødetidspunkt - tages beslutningen op til revision. 8.2. Træffetider for medlemmer I øjeblikket er der træffetid for medlemmer, torsdage, kl. 17.00, dog ikke torsdag i den uge, hvor der afholdes formelt bestyrelsesmøde. Træffetid kun efter aftale. Uændret. Side 15 af 22
8.3. Repræsentantskabsmøde 2016 Det er tidligere besluttet, at der ikke afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde i december måned. Forslag til ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 17. maj 2016, kl. 19.00 i Aksen, Hvedemarken 1, 6400 Sønderborg. Forplejning som sædvanlig. Mødet henlægges til Ulkebøl Forsamlingshus - igen. 8.4. Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 Forslag til dato for 2-dags seminar 2016: Fredag, den 14. - lørdag, den 15. oktober 2016. Sted??? Tønder.(GP) 8.5. Besigtigelsestur 2016 Forslag til dato - Fredag den 17. juni 2016. Datoforslag godkendt. Side 16 af 22
9. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT 10. Love og cirkulærer 10.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 2115 Ændring af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner. 2215 Debat om frit valg på Kabel-tv-området. 2315 Boligorganisationernes indbatling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster. 2415 - ARBEJDSKLAUSUL OG VEJLEDNING 2515 - STØTTE TIL ENERGIHANDLINGSPLANER 2615 - ALMEN ENERGISPAREMODEL 10.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 675 Indberetning af ledige boliger pr. 1. maj 2015 Side 17 af 22
10.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 6. maj 2015. 11. Orientering fra nedsatte udvalg 11.1. Bladudvalg Bladudvalget for Lydpotten er nedlagt juni 2015. 11.2. Kursusudvalg Der har været afholdt møde i Kursusudvalget torsdag den 4. juni 2015, kl. 16.00 på Bygtoften. Der skal planlægges nyt møde, ovennævnte møde blev aflyst. Side 18 af 22
11.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. 11.4. DOA Generel orientering. Intet at referere. 11.5. SAB's Antenneforening "Tvungen grundpakke" Henvises til tidligere punkt i referatet. 12. Beboeranliggender Side 19 af 22
Intet at referere. 13. Personaleforhold LUKKET PUNKT 13.1. Administration 13.2. Teknisk afdeling 13.3. Ejendomsfunktionærer 13.4. SU-administration 13.5. Sikkerhedsudvalg 13.6. HSU 14. Håndværkergården 14.1. Administration LUKKET PUNKT 14.2. Forretningsudvalget Der har været afholdt forretningsudvalgsmøde den 23. februar 2015 på Håndværkergården. Næste møderække: 22. juni 2015 21. september 2015 15. december 2015 Side 20 af 22
15. Afdelingsanliggender Intet at referere. 16. Eventuelt Brian valgt som medarbejderrepræsentant i bestyrelsen. Næste bestyrelsesmøde starter med en besigtigelse af Bygtoften 4 - muligheder for festlokale / gæsteværelser. Side 21 af 22
17. Næste møde 2015/2016: Forslag til nye mødedatoer : Se pkt. 8.1 1- dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2015: Lørdag den 10. oktober 2015 Scandic, Sønderborg. SAB Besigtigelsestur 2015: Fredag den 19. juni 2015 Fælleskurser i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag, den 17. september 2015, kl. 19.00 Folkehjem, Aabenraa Introduktion for nyvalgte Torsdag, den 1. oktober 2015, kl. 19.00 Scandic Sønderborg Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg Sønderborg, den Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Hermann Jørgensen Jan Thiessen Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 22 af 22