Bestyrelsens beretning for 2012

Bestyrelsens beretning for 2012

INDHOLD Indledning side 3 Målsætning side 3 Bestyrelsens arbejde side 4 Økonomi side 4 Forbedrings- og renoveringsprojekter side 7 Bygningsvedligeholdelse side 9 Flytninger i 2012 side 10 Beboerdemokrati side 12 Venteliste side 13 Afslutning side 13 Bestyrelsens påtegning side 13 2

Indledning Bornholms Boligselskab er en almen boligorganisation med hjemsted i Bornholms Regionskommune. Organisationen har 57 afdelinger med i alt 893 lejemålsenheder. Boligerne er beliggende over hele øen med undtagelse af Rønne og Svaneke. Vi har 3 boligtyper og boligerne fordeler sig med 758 familieboliger, 42 ældreboliger og 91 ungdomsboliger. Hertil kommer 10 garager/carporte. Størstedelen af boligerne er opført som tæt-lav byggeri. Afdelingernes størrelse varierer fra 3-44 boliger. Øverste myndighed i Bornholms Boligselskab er repræsentantskabet. Repræsentantskabet består af 1 medlem fra hver boligafdeling samt organisationsbestyrelsen. Bornholms Boligselskab blev dannet i 2010 ved en fusion mellem Bornholms almene selvejende byggevirksomhed og Det almennyttige boligselskab. I en overgangsperiode fra 01.01.2010 og frem til det ordinære repræsentantskabsmøde i 2013 består bestyrelsen af 9 medlemmer. Denne beslutning blev truffet i forbindelse med fusionen i 2010 for at sikre bestyrelsesindflydelse for begge de fusionerende boligorganisationer. Indtil ordinært repræsentantskabsmøde i 2013 består bestyrelsen af min. 4 medlemmer bosiddende i hver af de fusionerede boligorganisationer. Efter overgangsperioden reduceres antallet af bestyrelsesmedlemmer til 7, og der er ikke længere krav om, hvor bestyrelsesmedlemmerne er bosiddende. Repræsentantskabet har besluttet at uddelegere kompetence vedrørende afdelingernes forhold til bestyrelsen. Målsætninger Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift samt drage omsorg for at boligafdelingerne er økonomisk og socialt velfungerende. Boligorganisationen skal sikre at investerede midler til nyopførelser og renoveringer anvendes på den mest fordelagtige måde under hensyntagen til huslejeniveauet for det pågældende boligområde. Boligorganisationen skal stille passende boliger til rådighed for alle med behov herfor til en rimelig husleje samt give beboerne indflydelse på egne boforhold. Boligorganisationen skal ved udlejning tilgodese grupper, som har vanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig på almindelige markedsvilkår. 3

I styringsdialogen skal Boligorganisationen sammen med kommunalbestyrelsen indgå i et samarbejde for at realisere boligorganisationens målsætninger. Bestyrelsens arbejde Der har været afholdt bestyrelsesmøde den første onsdag i hver måned. Bestyrelsen har koncentreret sig om boligorganisationens kerneområder, herunder behandlet en del forbedrings- og opretningsprojekter. Der har været arrangeret kursus for boligselskabets folkevalgte medlemmer om organisationsopbygning og beslutningsprocesser. Der har været afholdt styringsdialogmøde med Bornholms Regionskommune, som led i styringsreformen. Man drøftede afdelingernes økonomiske situation, og udlejningssituationen med baggrund i dokumentationspakken, der indeholder data og nøgletal. Man drøftede det boligsociale samarbejde mellem kommunen og boligselskabet for bedre tryghed og trivsel i afdelingerne. Bestyrelsen har arbejdet med målsætninger og handlingsplaner for flere områder. Udarbejdelse af tilstandsvurderinger og 10-årige vedligeholdelsesplaner er outsourcet til Dansk almennyttige boligselskab. Denne løsning på den administrative del af bygningsvedligeholdelsen har været midlertidig og pr. 1. juni i år er Signe Jensen ansat som bygningsinspektør. Vi forventer fremover selv at udarbejde afdelingernes vedligeholdelsesplaner. Organisationen Økonomi Året 2012 blev et tilfredsstillende år for Bornholms Boligselskab. Driftsregnskaberne kom ud med et overskud på kr. 568.247, der overføres til arbejdskapitalen. Arbejdskapitalen er i året forøget med kr. 354.536. Der er ydet et driftstilskud til afd. 68, Aasen 43, Nexø på kr. 20.000 og afd. 50, Tejn Havn med kr. 30.000. Der er ydet tilskud på kr. 47.262 til projektering af et forbedrings- og opretningsprojekt i afd. 4 og kr. 116.449 til projektering af et forbedrings- og opretningsprojekt i afd. 7. Dispositionsfonden er ved årets udløb på kr. 15.375.280, svarende til kr. 17.219 pr. lejemålsenhed. Dispositionsfonden har således opfyldt minimumskravet på kr. 4.391 pr. lejemålsenhed. Der er udlånt kr. 3.163.240 til afdelingerne i forbindelse med forbedrings- og opretningsarbejder. Der er indskud i Landsbyggefonden på kr. 2.123.956. Dispositionsfondens disponible del er ved årets udløb kr. 10.089.083. Dispositionsfonden er i året øget med kr. 2.187.075. 4

Der er i året anvendt kr. 58.637 til dækning af tab ved lejeledighed. Lejeledighed er overvejende opstået i etagebyggeri og ungdomsboligafdelinger. Indbetaling på udamortiserede lån fra afdelingerne udgør kr. 5.778.518, hvoraf kr. 3.839.043 er indbetalt til Landsbyggefonden. Organisationens egenkapital er ved årets udløb på kr. 19.949.622 og således øget med kr. 2.541.611 i årets løb. I forbindelse med igangværende renoveringssager i 2 afdelinger, er der bevilget kr. 1.050.000 i lån fra dispositionsfonden, der endnu ikke er udbetalt. Organisationens og afdelingernes likvider er anbragt i fællesforvaltning. Bestyrelsen har lagt en investeringsstrategi med lav risiko. Ca. 50% af de likvide midler er investeret i Nordea Invest Bolig I. Størstedelen af de øvrige midler er investeret i obligationer med en samlet varighed på max. 3. I strategien er indbygget enkelte obligationer med længere varighed, der typisk vil have en højere kuponrente. Disse obligationer skal være under 25% af den samlede portefølje. De resterende midler er anbragt på pengemarkedskonti. Midlerne har givet et samlet afkast på 3%, og afdelingerne har således fået deres tilgodehavende i organisationen forrentet med 3%. Man skal være opmærksom på, at sker der kursfald, vil dette medføre kurstab, og afdelingerne vil herved få et lavt afkast af deres opsparede midler. Ud fra den besluttede strategi og den fastbidte finanskrise må årets afkast betragtes som tilfredsstillende. Afkastet på 3% afspejles i en højere rentesats til afdelingerne end de budgetterede 2%. Nationalbankens diskonto er på 0,00%. For egne afdelinger i drift er der opkrævet et administrationsbidrag på kr. 3.900 pr. lejemålsenhed. Nettoadministrationsudgiften pr. lejemålsenhed beløber sig til kr. 3.648. Afdelingerne Af boligorganisationernes 57 afdelinger er 53 afdelinger kommet ud af regnskabsåret med overskud og 4 afdelinger kom ud med underskud. Overskud og underskud fordeler sig således i forhold til afdelingernes udgifter: under 3% mellem 3-6% over 6% Overskud: Antal afdelinger 43 4 6 Underskud: Antal afdelinger 3 1 0 5

Afdelingernes overskud skal overføres til resultatkontoen. Indestående på resultatkontoen skal budgetteres afviklet over højst 3 år. Afdelingernes underskud skal budgetteres afviklet i det nærmest følgende regnskabsår. Afdelinger med opsamlet underskud afvikler disse underskud planmæssigt efter reglerne herom. I forbindelse med fraflytningssager er der registreret tab på kr. 217.290. Tabene er registreret i forbindelse med afsluttede inkassosager og dødsboer. Der er afsluttet 7 inkassosager med tab. Alle skyldnere er registreret i RKI. I 2012 har vi haft tab i 7 flyttesager i forbindelse med dødsboer. Det er advokatfirmaet Advodan, Rønne, der har ført sagerne for boligselskabet i fogedretten. Boligselskabet har indgået samarbejdsaftale med inkassofirmaet Intrum Justitia A/S, om overvågning af udestående afskrevne fordringer. Udover det årlige servicehonorar på kr. 2.500,00, bygger aftalen på no cure no pay. Skyldnernes økonomiske situation og betalingsevne overvåges, og der rettes jævnligt henvendelse til skyldnerne. Henlæggelser Afdelingernes gennemsnitlige henlæggelser pr. m2 ultimo året, er forøget med kr. 37,75, svarende til kr. 518.750. Dette kan dog ikke ses som en generel styrkelse af afdelingernes henlæggelser, men kun som et udtryk for, at bestyrelsen har fokus på området. Henlæggelser i afdelingerne skal til enhver tid være af en sådan størrelse, at alle udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse kan dækkes. Det er derfor et af de områder bestyrelsen har fokus på i de fremtidige budgetter. Forsikringer Forsikringer er et meget kompliceret område. Boligselskabet har gennem mange år samarbejdet med mæglerfirmaet Willis om indhentning og forhandling af forsikringstilbud og skadesager. Forsikringerne var i EU-udbud i 2010 og der blev indgået en 3-årig aftale med forsikringsselskabet AIG tidligere Chartis. Denne aftale har forløbet ukompliceret og stort set tilfredsstillende. Der er mulighed for at forlænge aftalen med op til 2 år og vi har p.t. forlænget aftalen med 1 år, som gælder 2014. Primo 2014 forhandles om det sidste års forlængelse. Kan vi ikke godkende AIG s tilbud, skal vi ud i EU-udbud. Willis har analyseret vores skadesstatistik, som ikke viser et gennemgående billede af problematiske områder, men en spredning på skader. Willis har ingen anbefalinger til skadesforebyggende indsats. 6

Restance på boligleje Der er i årets løb igangsat og afsluttet inkassosager vedrørende manglende huslejeindbetaling: 2010 2011 2012 Igangsatte sager 35 21 35 fordelt på antal lejere 17 10 17 Afsluttet med betaling 18 14 22 Afsluttet med udsættelse eller opsigelse: 7 3 4 Forbedrings- og renoveringsprojekter Der er arbejdet med flere renoverings- og forbedringsprojekter i 2012: Igangværende projekter: Afd. 6, Bjørnebakken, Klemensker Udskiftning af vinduer og døre, Efterisolering, Renovering af badeværelser og carporte arbejdet afsluttes i 2013 Afd. 9 Østerled og Stakhaven, Aakirkeby Udskiftning af vinduer og døre arbejdet afsluttes i 2013 Afd. 30 Stokkekildevej, Aakirkeby Udskiftning af vinduer og døre arbejdet afsluttes i 2013 Afd. 33 Biblioteksgården, Aakirkeby Udskiftning af vinduer og døre arbejdet afsluttes i 2013 Afd. 51 1. etape Afsnit 1 Udskiftning af hoveddøre og kældervinduer arbejdet afsluttes i 2013 Afd. 55 Nyvej, Valnøddevej og Jordbærhaven, Snogebæk Afslutning af fjernvarmeinstallation Efterisoleringsarbejder Udskiftning af carporttage arbejdet afsluttes i 2013 7

Afd. 70 Ny Postvej, Nexø Delvis køkkenrenovering arbejdet afsluttes i 2013 Afsluttede projekter i 2012 og 2013: Afd. 10 Grønagervej, Nyker Udskiftning af vinduer og døre arbejdet er afsluttet i 2013 Afd. 12 Tulipanvej, Aakirkeby Udskiftning af tage på skure og carporte Udskiftning af gavlbeklædning arbejdet er afsluttet i 2012 Afd. 17 Stærevej, Vibevænget og Solsortevej, Østermarie Installation af fjernvarme arbejdet er afsluttet i 2012 Afd. 20 Gammeltoft, Hasle Udskiftning af vinduer og døre arbejdet er afsluttet i 2013 Afd. 22 Åløkken, Tejn Udskiftning af vinduer og døre arbejdet er afsluttet i 2012 Afd. 28 Malerstræde 5, Hasle Udskiftning af vinduer og døre arbejdet er afsluttet i 2012 Afd. 29 Askene og Pilene, Vestermarie Installation af fjernvarme og centralvarmeanlæg arbejdet er afsluttet i 2012 Anskaffelsessum for afsluttede projekter håndværkerudgifter og øvrige omkostninger beløber sig til i alt kr. 5.307.250. Arbejder under projektering hos Steenbergs Tegnestue Afd. 4 Afd. 7 Afd. 8 Ellekrogen, Hyldekrogen og Birkeløkken, Allinge Badeværelsesprojekt Poul Ankers Vej, Muleby Opretnings- og forbedringsprojekt Mågevangen, Tejn Renovering af resterende badeværelser Renovering af tagpap Afd. 14 Dr. Glavensvej, Pedersker Køkkenrenovering 8

Afd. 19 Almeengen, Nylars Udskiftning af vinduer og døre Afd. 17 Stærevej, Vibevænget og Solsortevej, Østermarie Udskiftning af vinduer og døre Afd. 18 Violvej 1-19, Aakirkeby Køkkenrenovering Afd. 42 Tårnhuset, Allinge Renovering af trappetårn udvendig og indvendig Udskiftning af frostsprængte sten i facader Afd. 51 2. etape Afsnit 1 Renovering af kældre, gulv og vægge Fjernvarmeinstallation Bornholm Nord: Fjernvarmeinstallation i Gudhjemområdet forventes udført i 2014, hvis projektet godkendes i kommunalbestyrelsen. Vi har to afdelinger beliggende i Gudhjem. Fjernvarmeinstallation vil blive behandlet på kommende beboermøder i afdelingerne. Fremover vil fokus være på energioptimering i afdelingerne. Vi har forsøgsvis fået foretaget termografi i 2 afdelinger. Resultatet foreligger endnu ikke, men vi forventer med termografi, at få et godt overblik over, hvilke tiltag, der vil kunne svare sig at få udført. Bygningsvedligeholdelse Hvert år foretages besigtigelse af boligerne. Besigtigelse er grundlag for afdelingernes vedligeholdelsesplaner og langtidsbudgetter. Der er indgået aftale med administrationsorganisationen DAB, Frederiksberg om udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner og langtidsbudgetter for kommende år. DAB s inspektører vil besigtige boligerne i april/maj 2013. Bestyrelsen har fokus på afdelingernes henlæggelser til planlagt- og periodisk vedligeholdelse og fornyelse gennem budgetkontrol og nøgletalsanalyser. 9

Flytninger i 2012 Flytteopgørelser i 2012: Der er i 2012 udarbejdet 132 flytteopgørelser mod 133 i 2011. Der er tilbage betalt indskud ved 103 flytninger i 2012 mod 98 i 2011 og 29 fraflyttere er blevet opkrævet et beløb ved fraflytningen mod 35 i 2011. For fraflytningsopgørelser med underskud, fordeler underskuddene sig således: 2012 2011 Under kr. 1.000 4 5 Mellem kr. 1.000 kr. 5.000 7 13 Mellem kr. 5.000 kr. 10.000 7 7 Mellem kr. 10.000 kr. 20.000 8 6 Mellem kr. 20.000 kr. 30.000 2 3 Mellem kr. 30.000 kr. 40.000 1 1 Underskuddene skyldes misligholdelse af lejemålene og manglende indbetaling af boligleje. Indskuddenes størrelse vil med jævne mellemrum blive vurderet og forhøjet når det vurderes nødvendigt. Tab ved fraflytning: I 2012 er der i afdelingerne registreret tab i forbindelse med 16 fraflytninger. Nogle af tabene vedrører fraflytninger fra tidligere år. Tabene fordeler sig på følgende typer: 2010 2011 2012 Tab ved dødsfald, boudlæg 172.156 25.960 104.234 Tab ved insolvenserklæringer/dom 85.454 250.317 108.546 Tab registreret uden dom 36.419 13.765 4.509 Indflytninger: I 2012 er der foretaget 130 indflytninger, hvilket er 8 mere end i 2011. Flytninger fordelt på boligtyper: 2010 2011 2012 familieboliger 78 65 72 ældreboliger 3 4 13 ungdomsboliger 61 53 45 I alt 142 122 130 10

Flytteprocenten inden for boligtyper: 2010 2011 2012 familieboliger 10 9 9 ældreboliger 7 10 31 ungdomsboliger 67 58 49 Lejeledighed At undgå tomme boliger er en udfordring for alle boligselskaber i disse år. Statistikkerne vidner om, at problematikken er landsdækkende, med overvægt på udkantsdanmark. Det er i særdeleshed en udfordring at få ønsker fra beboere og boligsøgende til at harmonere med ønsker til boligernes standard og vedligeholdelsesniveau, boligleje og betalingsevne. Vi må erkende, at vi oftere ser tomme boliger end tidligere. Bestyrelsen er meget opmærksomme på problemet. Problemet er størst i etagebyggerier og ungdomsboliger. Afdelingernes manglende indtægter ved lejeledighed dækkes af dispositionsfonden. Lejeledighed i 2012 Bh s Boligselskab Bornholm Hele landet Første januar 0 4 3501 Første april 3 9 3498 Første juli 3 10 3660 Første oktober 2 12 3376 Lejeledighed i 2011 Bh s Boligselskab Bornholm Hele landet Første januar 0 2 3097 Første april 1 4 3137 Første juli 3 7 3474 Første oktober 0 7 3210 Vi har analyseret udlejningssituationen. Ved udlejning af et opsagt lejemål har hver 14. ansøger, der har fået tilbudt lejemålet sagt ja til tilbuddet. I fjerde kvartal 2008 var det hver 13. ansøger, og i 2006 hver 10. ansøger. Man kan heraf udlede, at det er blevet sværere med årene at udleje og der skal anvendes flere ressourcer på dette område. 11

Beboerdemokrati Der har været indbudt til beboermøde i alle afdelinger i 2012. Der har deltaget 510 personer til møderne mod 496 i 2011 og 478 i 2010. Flere boliger kan være repræsenteret med mere end 1 person. Vi kan konstatere, at fremmødet er stabilt og at mødeprocenten er rigtig flot over 50%. Vi må dog konstatere, at det kniber med fremmøde i ungdomsboligafdelingerne, hvor flere møder har været aflyst p.g.a. manglende tilmeldinger. Der er oprettet afdelingsbestyrelser i 36 ud af vores 57 boligafdelinger. For at styrke beboerdemokratiet er det et ønske, at så mange afdelinger som muligt vælger en afdelingsbestyrelse. Afdelingsbestyrelserne er vigtige bindeled mellem beboerne, organisationsbestyrelsen og administrationen. At rekruttere medlemmer til afdelingsbestyrelserne er et problem i mange afdelinger. Dels er vore afdelinger meget små og dels er interessen for det beboerdemokratiske arbejde i mange tilfælde ikke særlig stor. Uddannelse af beboerdemokrater er et vigtigt led, for at få demokratiet til af fungere. Forståelse for rollefordeling mellem beboerdemokratiet og administrationen er et vigtigt parameter for et godt samarbejde. I 2012 blev der afholdt et kursus for alle folkevalgte i boligselskabet. Kurset havde overskriften Hvem bestemmer hvad. Bl s konsulent Dorte Hjerrild gav en rigtig god gennemgang af begreber og beslutningsprocesser med hovedvægt på de beboerdemokratiske beslutninger. For at styrke beboerdemokratiet arbejdes der med mulighed for fælles afdelingsbestyrelser og fælles afdelingsmøder for flere afdelinger. Afdelingerne vil forblive selvstændige økonomiske enheder med eget budget og regnskab. Formålet med fællesskabet er, at få flere afdelinger med i det beboerdemokratiske arbejde. I nogle tilfælde vil dette fællesskab kunne bane vejen frem til en egentlig sammenlægning af afdelinger, der udover det beboerdemokratiske også vil kunne styrke afdelingerne økonomisk. Større enheder vil i mange tilfælde have en bedre økonomisk stabilitet. Herudover vil man muligvis kunne udnytte stordriftsfordele bedre. Ulempen ved større enheder kan være større afstand mellem beboer og afdelingsbestyrelse og at de personlige relationer beboerne imellem, ikke er så tætte som i små afdelinger. På de kommende beboermøder forventes samarbejde med andre afdelinger i nærområdet sat på dagsordenen. Beslutning om fælles beboermøde og afdelingsbestyrelse skal godkendes i kommunalbestyrelsen. 12

Venteliste På ventelisten er opført i alt 1063 boligsøgende, hvilket er 54 færre end sidste år. Ventelisten er fordelt på aktive boligsøgende med 516 og passive boligsøgende med 547. Blandt de aktivsøgende er der 72 ansøgere med børn, 304 ansøgere er enlige og 138 er par. Der er 157 ansøgere til ungdomsboliger, heraf 55 aktiv søgende. En stor del af ansøgere til ungdomsboliger er ikke under uddannelse. På lokalområder fordeler ansøgerne sig således: aktiv søgende passiv søgende ansøgere til lejligheder på Midtbornholm 143 184 ansøgere til lejligheder på Nordbornholm 167 169 ansøgere til lejligheder på Vestbornholm 94 116 ansøgere til lejligheder på Østbornholm 235 394 Mange ansøgere ønsker bolig i flere områder, nogle på hele øen. En del ansøgere ønsker kun bolig i nogle få bestemte områder, nogle endda kun bestemte boliger i en afdeling. Det er derfor generelt tale om boligønsker og ikke et reelt boligbehov. Afslutning Som afslutning takker bestyrelsen alle medlemmer af repræsentantskab og afdelingsbestyrelser, samt øvrige forretningsforbindelser og personale for et godt samarbejde gennem året. Beretningen er godkendt på repræsentantskabsmøde den 22.05.2013 Max Jensen Formand Yvonne Alexandersen Næstformand 13