LUDUS Web version 2.59.0 Den 27. september 2017 DXC Technology, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf. +45 3614 4000, fax +45 3614 7324, www.dxc.com/ludus, sc-ludus@dxc.com CVR-nr. 25 46 93 64
Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang... 4 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning... 5 2.1 Opdatering... 5 2.2 Nyinstallation... 7 3. Ændringer og rettelser... 8 3.1 Generelt... 8 Genvej til Kursistadm fra menupunktet Hold... 8 Flere oplysninger om kursisterne i menupunktet Hold... 8 OBS-bemærkning i infopanel i kursistadm... 8 Nye default-værdier i konfiguration ved oprettelse af Begivenheder fra Kalender og Lokaleoversigt... 8 Afsendelse af SMS fra skemabrik... 8 3.2 Administration... 8 Ungedatabasen... 8 UNI-login... 9 FVU-deltagerbevis... 9 Undervisningssteder og lokaler administreres i LUDUS Web... 10 Redigering af holdtyper på flere hold... 10 3.3 System... 10 Nyt menupunkt... 10 LUDUS Web-servers eksterne udadgående IP-adresse... 10 4. Danskuddannelsen... 11 4.1 System... 11 Nye menupunkter, faneblade og funktioner... 11 4.2 Omlægning af DU-aktivitetsindberetning til Web... 11 4.3 Depositum (DU)... 12 Ny depositumstatus: Oprettet... 12 Deaktivering af depositumpligt for kategori S3... 12 Opkrævning Nyt fremsøgningsparameter... 12 Depositumoversigt Kursistkoder som fremsøgningsparameter... 12 Kolonnen Personnummer flyttet... 13 Betalingsfrist Fast dag i måneden... 13 Masseafsendelse af opkrævning... 13 Afdelingsudsøgning, opgørelse.... 13 Første DU henvisningsdato... 13 Depositumtjek ved ny ansøgning/henvisning... 13 4.4 Hold... 14 Fanebladet udmeldte kursister Ophørsårsag... 14 Pauseinformation synlig på kursistoversigter... 14 Den 27. september 2017 Side 2 af 16
Link til kursistadm på kursistoversigter... 14 4.5 Kursistadm... 14 Infopanel Depositumstatus og OBS-bemærkning... 14 Redigering af DU/modul på ansøgning/henvisning... 14 Stamdata DU (Lærer)... 14 4.6 Betalingstilsagn... 15 Masseredigering af betalingstakst... 15 Oversigt Udsøgning på flere betalingstilsagnstyper... 15 4.7 Kursistbreve (DU)... 15 Mail uden brug af skabelon... 15 4.8 Prøve (DU)... 15 Henviseroplysninger fastholdes efter udmeldelse... 15 Anmeldelsesblanket... 15 4.9 Modultest... 15 Modultest >> Oversigt Fastholdelse af afdeling, holdid samt holdstart15 4.10 Udmeldelse af kursister fra DU-Webhold... 16 4.11 Vigtig info om Kursistadm >> Uddannelsesplan... 16 Den 27. september 2017 Side 3 af 16
1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside. Den 27. september 2017 Side 4 af 16
2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, og følg anvisningerne nedenfor. LUDUS Web kan kun installeres på 64-bit-maskiner. 2.1 Opdatering 1. Der skal være installeret Java version 8 på serveren. 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web 2.59.0 fra denne internetadresse: ludus.csc.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Bemærk minimumskravet på 6 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Filen konfigurator.bat skal afvikles. Denne konfigurator findes i installationsmappen til LUDUS Web. Konfiguratoren husker de senest benyttede værdier, herunder tildelt RAM. Det er derfor tilstrækkeligt blot at godkende alle valg ved afviklingen. Den samme batchfil kan benyttes til at ændre parametrene på et vilkårligt tidspunkt (ændringer har dog først effekt ved genstart af LUDUS Web). Der er disse muligheder: a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for serverens parametre (hukommelse, porte og servertype). Normalt godkendes bare. f. Her er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede TLS-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst kan du ændre adgangskoden til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. Den 27. september 2017 Side 5 af 16
5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 27. september 2017 Side 6 af 16
2.2 Nyinstallation o Der skal inden installationen af LUDUS Web være installeret Java version 8 på serveren. o Hent LUDUS Web 2.59.0 fra denne internetadresse: ludus.csc.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk minimumskravet på 6 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web. o Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. o Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Angiv de ønskede værdier for serverens parametre (hukommelse, porte og servertype). Kontakt eventuelt DXC i tvivlstilfælde. f. Her er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det TLScertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt TSL-certifikat. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst skal du angive en adgangskode til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. o Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 27. september 2017 Side 7 af 16
3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Genvej til Kursistadm fra menupunktet Hold På kursistfanebladene i menupunktet Hold virker kursistnummeret nu som genvej til Kursistadm med visning af brugerens favoritfaneblade. Hvis brugeren har adgang til Hold, men ikke til Kursistadm, vil funktionen være deaktiveret. Flere oplysninger om kursisterne i menupunktet Hold På kursistfanebladene i menupunktet Hold vises der flere oplysninger end før, bl.a. om kursistpauser og kursist-id. OBS-bemærkning i infopanel i kursistadm Det er nu muligt at tilføje informationen Har OBS-bemærkning. Konfigurationen foretages i LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Kursistadm Nye default-værdier i konfiguration ved oprettelse af Begivenheder fra Kalender og Lokaleoversigt Når der oprettes Begivenheder fra menupunkterne Kalender og Lokaleoversigt forudfyldes konfigurationsfanebladet med visning for Administrative brugere. Øvrige markeringer sætter brugeren selv efter behov. Afsendelse af SMS fra skemabrik Ved valg af Send SMS via ikonet på skemabrikken, er det ændret så alle lærere på den aktuelle undervisningsperiode vises, men alene lærerne på den aktuelle skemabrik er markeret. Øvrige lærere kan brugeren selv markere efter behov. 3.2 Administration Ungedatabasen Der er implementeret en ny udgave af kørslen Indsend til Ungedatabasen. Dette nødvendiggør, at schedulering af den gamle kørsel fjernes, og at den nye kørsel derefter scheduleres. Den 27. september 2017 Side 8 af 16
Fjernelsen sker automatisk ved installation af LUDUS Web version 2.59.0. Skolen skal derefter reschedulere kørslen. Bemærk følgende ændringer: Kørslen Indsend til Ungedatabasen kan fremover ikke scheduleres til afvikling mellem 22:00 og 01:00. Det er implementeret for at undgå synkroniseringsfejl med fejlkode 6: Hændelsesdatoen må ikke fremdateres. Der er implementeret en rettelse, der gør, at man fremadrettet ikke vil få fejl med fejlkode 15: Aldersgrænsen er overskredet. Denne rettelse vil resultere i, at kursister, som bliver 30 år efter deres optagelse, ikke vil få indberettet et Gennemført/Afbrud. Der er implementeret en rettelse, der gør, at man fremadrettet ikke vil få fejl med fejlkode 8: Afbrudsårsag angives kun ved afbrud. I den besked, som afsendes efter afvikling af kørslen Indsend til Ungedatabasen, blev der før vist en liste over de kursister, som er blevet slettet eller har fået slettet/annulleret deres tilmelding. Fremadrettet vises kun antallet. UNI-login STIL har varslet, at den webservice, som kørslen Hent alle UNI-Logins benytter, vil blive lukket. Derfor har vi implementeret følgende i systemet: o Kørslen Hent alle UNI-Logins er omdøbt til Hent alle UNI-Logins WS04. De skoler, der plejer at benytte denne kørsel, skal fortsat benytte denne. o Kørslen Hent alle UNI-Logins WS17 vil langsomt blive taget i brug på udvalgte skoler. Ingen skole må benytte denne kørsel, før de har fået besked fra DXC eller STIL. FVU-deltagerbevis Der er nu tre FVU-beviser at vælge imellem på Kursistadm >> Tilmeldinger >> FVU >> Forløb >> FVU-deltagerbevis. Beviserne gælder forskellige datoer. Det nyeste er Deltagerbevis gældende efter 26. januar 2017, hvor bagsideteksten er opdateret. Den 27. september 2017 Side 9 af 16
Undervisningssteder og lokaler administreres i LUDUS Web I menupunktet Koder kan man nu administrere undervisningssteder og lokaler. Funktionaliteten findes stadig i LUDUS kerne, men den vil blive fjernet derfra senere. Redigering af holdtyper på flere hold Via menupunktet Holdtyper kan man fremsøge en række hold efter forskellige kriterier, hvorefter man kan markere alle eller nogle og tilføje eller fjerne holdtyper på de markerede hold. 3.3 System Nyt menupunkt Der er implementeret ét nyt faneblad, som kan tildeles administrative medarbejdere: Holdtyper LUDUS Web-servers eksterne udadgående IP-adresse Systemdelen af LUDUS Web kan nu vise serverens eksterne udadgående IP-adresse. Det er den adresse, der skal oplyses til visse eksterne systemer, så de kan genkende serveren, når den beder om kommunikation. Den 27. september 2017 Side 10 af 16
4. Danskuddannelsen 4.1 System Nye menupunkter, faneblade og funktioner Der er implementeret følgende nye funktioner, der kan tildeles administrative medarbejdere: o Uddannelsesplan (DU) >> Vedl. overskrivningsregler til akt. indb. Der er implementeret følgende nye faneblade, der kan tildeles lærere: o Kursistadm >> Stamdata DU (Lærer) 4.2 Omlægning af DU-aktivitetsindberetning til Web Udtræk af data til den kvartalsvise DU-aktivitetsindberetning er nu omlagt fra LUDUS Kerne til LUDUS Web. Funktionen er tilgængelig via menupunktet Udtræk, og der skal således tildeles adgang til dette via LUDUS Web systemdel >> Brugeradministration >> Brugergrupper. Bemærk at der via dette udtræk kun kan indberettes data fra 3. kvartal 2017 og fremefter. Ved behov for genindberetning af tidligere kvartaler skal udtræk laves via LUDUS Kerne som hidtil. I forbindelse med omlægningen er der lavet følgende ændringer/tilføjelser: o Bedre performance Udtrækket er væsentligt hurtigere. o Uddannelsesniveau omfattes af indberetningen. o De nye henvisningskategorikoder understøttes. o Forsøgsnummer og startdato for forsøgsnummer kan overskrives via overskrivningsregler. o CPR-numre, der ikke overholder modulus-11 reglen, understøttes. o Brugeren advares ved redigering af DU/modul i uddannelsesplanen, når startdatoen ligger i et tidligere kvartal. o Ved tilmelding af selvstuderende til Prøve i Dansk er angivelse af nationalitet nu krævet. o Diverse fejlrettelser. Den 27. september 2017 Side 11 af 16
Se onlinehjælpen for yderlige information om DU-aktivitetsindberetningen. 4.3 Depositum (DU) Ny depositumstatus: Oprettet På baggrund af brugerønsker i forbindelse med præsentationen af depositumværktøjet er der tilføjet en ny depositumstatus Oprettet, således at man løbende kan arbejde med oprettelse af depositummer og senere sende opkrævningerne samlet i en anden arbejdsgang. For at understøtte den nye status er der lavet følgende ændringer: o LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Depositum (DU): Det er nu muligt at konfigurere, om et depositums første status skal være Oprettet eller Opkrævet. o Depositum (DU) >> Oversigt: Understøtter udsøgning af depositummer med status Oprettet. o Depositum (DU) >> Oversigt: Understøtter masseoprettelse af opkrævninger via funktionen Opkræv depositum. Herved ændres depositumstatus fra Oprettet til Opkrævet. o Udmeldelse/bortfald af depositumpligt: Det er muligt at få slettet de depositummer, der har status Oprettet. Deaktivering af depositumpligt for kategori S3 Henvisningskategorien S3 udløser ikke længere depositumpligt. Opkrævning Nyt fremsøgningsparameter Det er nu muligt at afgrænse udsøgningen til kun at omfatte kursister, der har et aktivt element i deres uddannelsesplan. Funktionen skal bruges af de skoler, der opretter depositummer samlet via opkrævningsfunktionen, og som har den praksis, at de sætter en fremtidig slutdato på henvisningerne, når kursisterne udmeldes. Depositumoversigt Kursistkoder som fremsøgningsparameter I Depositum (DU) >> Oversigt er kursistkoder tilføjet som et fremsøgningsparameter. Den 27. september 2017 Side 12 af 16
Kolonnen Personnummer flyttet Kolonnen Personnummer er flyttet længere til venstre i Depositum (DU) >> Oversigt/Opkrævning/Opgørelse for bedre overblik. Kolonnen skal aktiveres via den lille sorte pil øverst til højre i oversigten. Betalingsfrist Fast dag i måneden Det er nu muligt at angive en fast dag i måneden, der skal bruges som betalingsfrist for depositum. Denne mulighed er tilføjet for at understøtte, at mange skoler holdsætter kursister én gang om måneden, og de kan således sikre sig, at betalingsfristen altid er inden holdstart. Dette angives i systemindstillingerne: LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Depositum (DU). Sættes værdien til 25, vil betalingsfristen således altid være den 25. i indeværende måned. Gøres det på den 25. i måneden vil betalingsfristen blive den 25. i næste måned. Masseafsendelse af opkrævning Ved udsøgning af kursister via Depositum (DU) >> Oversigt med henblik på masseafsendelse af opkrævninger via e-mail, opstod intern fejl, hvis en eller flere af de udsøgte kursister ikke havde registreret en e-mailadresse. Fejlen er rettet. Afdelingsudsøgning, opgørelse. I menuen Depositum (DU) >> Opgørelse fungerede udsøgningen på afdeling ikke efter hensigten. Dette er nu rettet. Første DU henvisningsdato Ved indtastning eller sletning af dato i feltet Første DU henvisningsdato i Kursistadm >> Stamdata (DU) bliver der nu lavet et depositumtjek med relevante advarsler med det samme, når stamdata gemmes. Depositumtjek ved ny ansøgning/henvisning Idet der blev oprettet en ny ansøgning/henvisning blev brugeren altid navigeret videre til Opret depositum skærmbilledet, selvom der var et aktivt depositum i forvejen. Hvis en fremtidig ansøgning/henvisning blev slettet, blev brugeren opfordret til at afslutte depositummet, selvom der var en eksisterende, gældende ansøgning/henvisning, der viste, at kursisten var depositumpligtig. Disse er rettet. Den 27. september 2017 Side 13 af 16
4.4 Hold Fanebladet Udmeldte kursister Ophørsårsag På fanebladet Hold >> Udmeldte kursister er der tilføjet en ny kolonne Ophørsårsag, der viser teksten for ophørsårsagen. Denne er kun synlig for administrative medarbejdere. Pauseinformation synlig på kursistoversigter Pauseinformation er synlig på kursistoversigterne. Mouse over eller klik på Ja vil vise information om pausen. Link til Kursistadm på kursistoversigter På kursistfanebladene i menupunktet Hold virker kursistnummeret nu som genvej til Kursistadm med visning af brugerens favoritfaneblade. Hvis brugeren har adgang til Hold, men ikke til Kursistadm, vil funktionen være deaktiveret. 4.5 Kursistadm Infopanel Depositumstatus og OBS-bemærkning Der er tilføjet følgende rettelser til infopanelet i menuen Kursistadm. o Depositumstatussen er fremover Ikke relevant, hvis der ikke er tale om en depositumkursist. o Det er nu muligt at tilføje informationen Har OBS-bemærkning. Konfigurationen foretages i LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Kursistadm Redigering af DU/modul på ansøgning/henvisning Det var ikke muligt at redigere DU/modul på en ansøgning eller en henvisning. Hvis man forsøgte, blev resultatet, at begge DU/moduler blev gemt. Dette er nu rettet. Stamdata DU (Lærer) Der er lavet et nyt faneblad, der hedder Stamdata DU (Lærer). Formålet med dette er at kunne give lærerbrugere adgang til kursisternes stamdata uden personfølsomme oplysninger. Fanebladet adskiller sig fra Stamdata DU ved, at fødselsdato vises i stedet for CPR-nummer, OBS-bemærkning vises ikke, og det er kun muligt at redigere e- Den 27. september 2017 Side 14 af 16
mailadresse og telefonnumre. Der skal tildeles adgang til fanebladet via LUDUS Web systemdel >> Brugeradministration >> Brugergrupper. 4.6 Betalingstilsagn Masseredigering af betalingstakst Idet man har oprettet en ny betalingstakst med nye egenskaber, er det nu muligt at udsøge eksisterende, aktive henvisninger og tilknytte den nye takst hertil. Dette gøres via Koder >> Betalingstakster >> De 3 blå prikker >> Anvend på henvisninger Oversigt Udsøgning på flere betalingstilsagnstyper Det er nu muligt at udsøge på flere betalingstilsagnstyper på en gang. 4.7 Kursistbreve (DU) Mail uden brug af skabelon Når man sendte e-mails via funktionen Mail uden brug af skabelon til en gruppe kursister, kunne modtagerne se e-mailadresserne på alle de øvrige modtagere. Det kan de ikke længere. 4.8 Prøve (DU) Henviseroplysninger fastholdes efter udmeldelse Informationen i kolonnerne Henviser, Henviser kontaktperson og Kategori fastholdes nu på afsluttede prøver, selvom henvisningen er lukket. Anmeldelsesblanket Sammentællingen af kursister på anmeldelsesblanketten fungerer nu. Efter brug af Udskriv >> Anmeldelse er PDF-blanketten åben for redigering. Det betyder, at hvis man manuelt ændrer antallet af kursister ud for en prøvegruppe på blanketten, så skal man også selv manuelt ændre sammentællingen tilsvarende. 4.9 Modultest Modultest >> Oversigt Fastholdelse af Afdeling, Holdid samt Holdstart Det var ikke muligt at lave historiske udtræk på afdelingsniveau, da oversigten kun fandt kursister, der var tilknyttet den angivne afdeling pr. dags dato. F.eks. kunne Den 27. september 2017 Side 15 af 16
oversigten ikke bruges til at se, hvor mange kursister, der var bestået i en given periode for en afdeling. Nu udsøges kursister, der er tilknyttet den pågældende afdeling i udsøgningsperioden. 4.10 Udmeldelse af kursister fra DU-Webhold Ved udmeldelse af kursister fra webhold med en udmeldelsesårsagskode, der ikke er 0 (nul), er det nu muligt at få lukket uddannelsesplanen og ansøgningen/henvisningen. Uddannelsesplanen lukkes pr. udmeldelsesdatoen, mens ansøgning/henvisning kan lukkes med valgfri dato default foreslås udmeldelsesdatoen. Funktionen er tilgængelig i forbindelse med udmeldelser via: o Kursistadm >> Tilmeldinger (DU) >> Udmeld o Hold >> Aktive kursister >> Udmeld o Tilmeldinger (DU) >> Udmeld o Depositum (DU) >> Oversigt >> Udmeld 4.11 Vigtig info om Kursistadm >> Uddannelsesplan Kursistens uddannelsesplan er et meget centralt element, der er styrende for mange funktioner herunder bl.a. lektionsregnskabet for det aktuelle modul, modultesthåndteringen, PD-håndteringen, DU-aktivitetsindberetningen, depositum og ikke mindst den kommende klippekortordning. For at sikre at disse funktioner virker efter hensigten på alle sprogcentre, er det vigtigt, at alle håndterer uddannelsesplanen på samme måde. Hermed følger derfor den korrekte måde at håndtere uddannelsesplanen på: Ved udmeldelse af kursister lukkes aktuelt DU/modul i uddannelsesplanen med udmeldelsesdatoen. Dette understøttes automatisk fra og med denne release, som beskrevet i punkt 4.10. Hvis kursisten efterfølgende vender tilbage til sprogcentret for at genoptage sin Danskuddannelse på samme DU/modul som tidligere, skal slutdatoen på elementet fjernes der skal IKKE oprettes et nyt element med samme DU/modul. Til orientering vil der med næste release, programversion 1.60.0, hvor bl.a. klippekorthåndteringen vil være indeholdt, blive implementeret en spærrefunktion, således at det samme DU/modul ikke længere kan oprettes i umiddelbar forlængelse af hinanden. Den 27. september 2017 Side 16 af 16