SOLRØD KOMMUNE Udlån af kommunale lokaler og faciliteter Retningslinjer og principper for fordeling af kommunale lokaler og faciliteter I Solrød Kommune er der mange forskellige aktører (offentlige, private og frivillige), som har interesse i brug af de kommunale lokaler og faciliteter. Oftest sker udlån heraf rimelig gnidningsfrit, men da disse lokaler og faciliteter er lokaliseret forskellige steder i kommunen i institutioner med forskellig administration, opstår der tilfælde med usikkerhed omkring regler og retningslinjer for udlån. Det er således formålet med dette dokument at opstille et sæt fælles retningslinjer og principper for udlån og fordeling af kommunale lokaler og faciliteter. Når der her henvises til lokaler, vil det typisk omhandle møde-, klasse- og faglokaler 1, mens betegnelsen faciliteter koncentrerer fokus omkring idrætsfaciliteterne. De kommunale lokaler og faciliteter til udlån er placeret i/ved: Solrød Bibliotek Aktivitets- & Frivillighedscentret De forskellige idrætscentre og haller Folkeskolerne Solrød Skole Hytten i Nyskoven De pågældende lokaler og faciliteter kan ses via det kommunale bookingsystem. Da et sådan sæt retningslinjer kan være ret omfattende, indledes med en læsevejledning, og dokumentet er udført med hyperlink, således man ved elektronisk læsning, kan springe direkte fra indholdsfortegnelsen til det ønskede afsnit. Indledningsvist præsenteres de gældende udlånsregler på baggrund af bestemmelser i Folkeoplysningsloven, samt bestemmelser vedtaget i Byrådet den 23. marts 2015. Kompetencer for fordeling af de kommunale lokaler og faciliteter er præsenteret i det efterfølgende afsnit. Dernæst indgår først et afsnit om procedurer og tidsplan for års-/sæsonfordeling, hvilken prioritering anvisningen følger, og derefter regler og retningslinjer ved brug af lokaler og faciliteter. Endelig præsenteres et sæt supplerende retningslinjer for fordeling af idrætsfaciliteterne. - Drøftet og godkendt på bestyrelsesmøde i Solrød Idræts Union den 7. november 2016 - Drøftet og godkendt i Folkeoplysningsudvalget den 17. november 2016 - Drøftet og godkendt på skoleledermøde den 29, november 2016 - Drøftet og godkendt i Social-, Sundheds- & Fritidsudvalget den 5. december 2016 1 Vedr. lokaler på Solrød Gymnasium henvises til samarbejdsaftalen mellem Solrød Kommune og Solrød Gymnasium
Indholdsfortegnelse Lokaleanvisning i henhold til Folkeoplysningsloven... 3 Retningslinjer for hvem der kan låne/leje lokaler og faciliteter... 4 Kompetencer på fordelingsområdet... 5 Procedurer for bookinger og tidsplan for års-/sæsonfordeling... 6 Enkeltbookinger... 6 Års-/sæsonfordeling... 6 Anvisning sker efter følgende prioritering... 8 Regler og retningslinjer ved brug af lokaler og faciliteter... 9 Start- og sluttidspunkt for brug af lokaler og faciliteter... 9 Eventuelt ledig tid... 9 Afbud eller udeblivelser... 9 Midlertidig overnatning... 9 Ferier... 10 Omklædning... 11 Andre vilkår:... 11 Supplerende retningslinjer og kriterier for fordeling af idrætsfaciliteter... 12 Bedst egnede faciliteter... 12 Optimal udnyttelsesgrad... 12 Den hele forening... 12 Fortrinsret for tidligere brugere... 12 Praktiske hensyn... 12 Udnyttelse af faciliteterne... 12 Bedre forhold for eliteholdene... 12 Fordelingsnøgle til beregning af timer i idrætsfaciliteterne... 13 Det totale antal timer til fordeling... 13 Tildelingen af timer er afhængig af antallet af medlemmer... 13 Ungdomsmedlemmer vægtes positivt... 13 Udnyttelsesgraden antal deltagere, der udløser en træningstime... 13 Aktiviteter der hovedsageligt foregår udendørs, vægtes lavere... 13 Fordelingstal... 14 Kontaktoplysninger I tvivlstilfælde vedr. Retningslinjer og principper for fordeling af kommunale lokaler og faciliteter kan henvendelse ske til Kultur og Fritid på tlf. nr. 56 18 28 04 / 56 18 28 27. Henvendelser vedr. praktiske ting omkring et udlån eller andet i et lokale eller facilitet skal ske til den respektive institution/skole eller Solrød Idræts Center tlf. 56 18 25 83. 2
Lokaleanvisning i henhold til Folkeoplysningsloven 21 Kommunalbestyrelsen anviser i prioriteret rækkefølge til den frie folkeoplysende virksomhed følgende til formålet egnede ledige lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg, som tilhører kommunen eller er beliggende i denne: 1) Kommunale lokaler mv. Kommentarer: Kommunale lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg, som er beliggende i kommunen og tilhørende denne. De omhandlede lokaler mv. må for at kunne indgå i lokaleanvisningsforpligtelsen være fuldt ud ejet af kommunen, eller kommunen må have hel eller delvis brugsret til lokalerne for en nærmere angiven tid eller periode. Ved et lokale forstås et rum, der er afgrænset af gulv, vægge og loft/tag. Lokaler og udendørsanlæg skal kun anvises, når de er ledige, det vil sige, når ejeren ikke selv bruger dem eller har disponeret til anden side. Pligten til at anvise ledige lokaler indebærer, at ejeren ikke kan disponere i form af udlejning af lokaler og udendørsanlæg til virksomhed inden for lovens område. Den kommunale anvisningsforpligtelse ophører derimod, når et lokale udlejes eller bortforpagtes, eller den fulde brugsret overgår til anden side uden for denne lovs område. 22 De i 21 nævnte lokaler og udendørsanlæg stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme rengøring og fornødent udstyr. Kommentarer: Lokaler og udendørsanlæg, der stilles til rådighed, skal kunne fungere på samme måde, som når de i øvrigt anvendes. Dette gælder også udstyr, herunder inventar og undervisningsmateriel, som de er forsynet med. Der kan på den anden side ikke stilles krav om særlig indretning eller særligt udstyr til lokaler og udendørsanlæg, fordi de er blevet anvist til folkeoplysende virksomhed. Bekendtgørelsen 10 Kommunalbestyrelsen kan, når særlige forhold taler derfor, samle anvisningen af lokaler m.v. geografisk og i kortere samlede åbningsintervaller, dog således at der tages hensyn til, at deltagerne får rimelige transportafstande. Ved særlige forhold forstås navnlig ferieperioder, weekender og tidlige eller sene tidspunkter af døgnet, hvor de lokaler m.v., der er til rådighed, ikke udnyttes fuldt ud. stk. 2 Ved anvisning af lokaler skal der, så vidt det er muligt, tages hensyn til, om de ligger i rimelig nærhed i forhold til deltagerne. Anviste lokaler m.v. skal være anvendelige og hensigtsmæssige til den konkrete undervisning eller aktivitet, der skal finde sted. stk. 3 Skal et lokale i en periode mv., hvori det af kommunalbestyrelsen er anvist til folkeoplysende virksomhed, undtagelsesvis benyttes til dets primære brug, skal kommunalbestyrelsen i så god tid som muligt varsle det til foreningen, der har fået stillet lokalet til rådighed. stk. 4 Kommunalbestyrelsen kan efter skriftligt varsel inddrage tilladelsen til at benytte lokaler mv., hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang, eller hvis de regler, der er fastsat af ejerne af lokalerne, jf. folkeoplysningslovens 21, stk. 1, for brug af lokalerne, overtrædes. 3
Retningslinjer for hvem der kan låne/leje lokaler og faciliteter Byrådet vedtog den 23. marts 2015 at kategorisere lånere af de kommunale lokaler og faciliteter i tre grupper. Det er imidlertid formålet at sikre ensartede og tidssvarende retningslinjer for alle kommunens lokaler og faciliteter. Derfor udvides lånergrupperne fra tre til fire. Dette med særligt hensyn til de brugergrupper, der sigtes mod i Solrød Kommunes politik for frivilligt socialt arbejde. Således vil lånerne kunne inddeles i følgende fire kategorier: A. Foreninger godkendt i henhold til folkeoplysningsloven B. Frivillige foreninger, grupper e.l. der udfører sociale, humanitære og sundhedsmæssige opgaver. C. Foreninger, baseret på åndsfrihed, ligeværd og demokratisk folkestyre, herunder politiske partier og lister, grundejerforeninger og lignende. Kommunale institutioner indgår også under denne gruppe. D. Andre private foreninger og kommercielle virksomheder Kategori A omfatter de folkeoplysende foreninger, som i henhold til folkeoplysningsloven har ret til at få stillet ledige, egnede lokaler gratis til rådighed med el, vand, varme og fornødent udstyr. Kategori B omfatter frivillige foreninger, grupper e.l. der udfører sociale, humanitære og sundhedsmæssige opgaver. Til forskel fra kategori C vil denne lånegruppe kontinuert og for en længere periode kunne reservere lokaler i Frivillighedscentret. Kategori C omfatter foreninger, baseret på åndsfrihed, ligeværd og demokratisk folkestyre, herunder politiske partier og lister, grundejerforeninger og lignende, samt selvhjælpsgrupper og kommunale institutioner. Kategori B og C har ingen lovmæssige krav på at få stillet lokaler gratis til rådighed, men administrationen skønner det rimeligt, at grupperne får mulighed for at låne kommunale lokaler gratis til enkeltstående møder eller foredrag. Kategori D omfatter Centerforeningen, centrets forretninger, apotek, banker, alternative behandlere, loger, m.m. Kategori D har ingen lovmæssige krav på at få stillet lokaler gratis til rådighed. Således skal lånere i kategori D betale en fast takst for at låne kommunale lokaler. 4
Kompetencer på fordelingsområdet Anvisning af lokaler og faciliteter sker efter bestemmelserne i den gældende Folkeoplysningslov, Folkeoplysningsbekendtgørelsen samt bestemmelser vedtaget af Byrådet. Folkeskolerne har ansvar for fordeling af: Faglokaler på skolerne (EDB-lokale, Husgerning, Fysik, Musik, Biologi, Håndgerning, Sløjd, Dramatisk Værksted m.fl.) samt undervisningslokaler indtil kl.17.30 Solrød Idrætscenter, Hal A, B og C indtil kl.16.00 Svømmehallen fra kl.8.00-15.00 mandag og onsdag samt kl.9.00-15.00 tirsdag, torsdag og fredag Munkekærhallen indtil kl.16.00, samt to ugentlige dage til kl.16.30 2 Jersie Hallen indtil kl.16.00 Uglegårdskolens Gymnastiksal indtil kl.16.00, samt to ugentlige dage til kl.16.30 Havdrup Hal 1 og 2 indtil kl.16.00, samt to ugentlige dage til kl.16.30 i hal 1 Sæsonanvendelse af lokaler og faciliteter i eftermiddags- og aftentimerne samt i weekenden sker efter godkendelse i Folkeoplysningsudvalget. Foruden bestemmelser i Folkeoplysningsloven sker fordelingen via et sæt yderligere retningslinjer eller kriterier, som skal sikre en objektiv fordeling af timerne blandt de foreninger, der benytter faciliteterne, samt en optimal udnyttelse af faciliteterne. Solrød Idræts Union har ansvar for at indstille fordeling af træningstider i Kommunens gymnastiksale, træningssalen i SIC og Multisalen i Havdrup Idrætscenter efter kl. 16.00 på hverdage. Solrød Idrætscenter, Hal A og B, efter kl.16.30 mandag, onsdag og fredag, samt fra kl.15.00 tirsdag og torsdag. 3 De øvrige kommunale haller efter kl. 16.00 på hverdage. Dog med undtagelse af ovennævnte to ugentlige dage, hvor skolerne har behov for tid til kl.16.30. Idrætsfaciliteterne i weekender Svømmehallen fra kl.15.00 tirsdag, torsdag, fredag, lørdag og søndag Kultur & Fritid fordeler tider i Gymnastiksalene på Solrød Skole, træningssalen i Solrød Idrætscenter og Multisalen i Havdrup Idrætscenter før kl. 16.00 på hverdage Skolernes og gymnasiets (fag-)lokaler efter kl. 17.30 på hverdage Festsalen på Solrød Skole Hytten i Nyskoven Mødelokalerne 23, 24 og 25 samt tekøkken ved Solrød Bibliotek, og mødelokalerne 2 og 3 samt mødesalen i AFC på hverdage efter kl.16.00 og i weekender Aktivitets- & Frivillighedscentret fordeler tider i Aktivitetslokalerne 1, 2 og 3 samt møderummet på 1. sal (Frivillighedscentret) Mødelokalerne 2 og 3 samt mødesalen indtil kl.16.00 Idrætssektionen fordeler tider i Midlertidige eller enkeltstående arrangementer/aktiviteter i idrætshallerne og svømmehallen Mødelokalerne i SIC 2 Efter aftale på skoleledermødet den 20. september 2016 skal skolerne inden årsskiftet, og forud for de frivillige foreningernes lokalebooking meddele hvilke to dage om ugen, man ønsker at gøre brug af gymnastiksalen på Uglegårdsskolen, Munkekærhallen og Havdrup Hal 1. 3 Jf. samarbejdsaftalen mellem Solrød Kommune og Solrød Gymnasium. 5
Procedurer for bookinger og tidsplan for års-/sæsonfordeling Enkeltbookinger Skolernes administration varetager selv eventuelle enkeltbookinger i skolernes lokaler frem til henholdsvis kl.16 for idrætsfaciliteterne og kl.17.30 for fag- og undervisningslokaler. Øvrige tider og lokaler for enkeltbookinger varetages af Kultur & Fritid, Idrætssektionen og AFC i henhold til ovenstående kompetencer på fordelingsområdet. For alle de kommunale lokaler og faciliteter som er oprettet til mulighed for udlån, skal registrering af bookinger fremgå i det kommunale bookingsystem. Ved nye enkelt- eller sæsonbookinger i løbet af året i lokaler og faciliteter på skolerne skal ske en administrativ advisering. Der kan naturligvis ske enkelte undtagelser ved ekstraordinære arrangementer/aktiviteter, men ellers skal adviseringen ske med minimum en uges varsel. Dette særligt af hensyn til udleveringer af nøgler, ift. alarmer, rengøring samt til orientering af servicepersonalet på skolen. Års-/sæsonfordeling Inden 31. december Af hensyn til sæsonplanlægningen er det muligt for foreninger at fremsende forhåndsreservationer til større arrangementer i hallerne i weekends og på hverdage. Disse ønsker skal være fremsendt til Kultur & Fritid inden 31. december. Større arrangementer er afholdelse af nationale eller internationale mesterskaber, opvisninger, samt (efter individuel vurdering af SIU) forbundsarrangerede stævner. Man kan således ikke ansøge om forhåndsreservering til turneringskampe, interne træningssamlinger, klubstævner eller aktivitetsdage. Sidstnævnte kan ansøges i forbindelse med bookingønsker til primærsæsonen. Skolerne meddeler hvilke to dage de i det kommende skoleår ønsker at benytte Uglegårdsskolens gymnastiksal, Munkekærhallen og Havdrup Hal 1 til kl.16.30. Inden 31. januar Ansøgninger om øvrige trænings-, turnerings- og stævnetimer samt faglokaler på skolerne indsendes elektronisk via kommunens bookingsystem senest 31. januar, og samles hos Kultur & Fritid. Frem til medio april På baggrund af de indkomne ansøgninger udarbejder Solrød Idræts Unions bestyrelse og Idrætskonsulenten i samarbejde med driftslederen for Idrætsområdet et forslag til fordelingsmøde omkring idrætsfaciliteterne. Derudover udarbejdes et administrativt forslag til fordeling af skolernes faglokaler, træningssale m.v. i Kultur & Fritid. Ved fordelingsmødet omkring idrætsfaciliteterne fremlægger SIU og Idrætskonsulenten SIU s forslag til lokalefordelingen. De fremmødte har her mulighed for at diskutere forslaget og for eventuelt at argumentere for mere tid i faciliteterne. Hvor flere foreninger har ønsket samme tid, er der mulighed for, at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne er til stede på mødet. Forslaget vil løbende blive tilrettet på mødet, og hvis der ved mødets afslutning er enighed herunder også fra Idrætsområdets ledelse er det den endelige lokalefordelingsplan, som foreligger. Er det ikke muligt at opnå fuld enighed på lokalefordelingsmødet, er det et flertal i SIU s bestyrelse, der indstiller fordelingsplanen til Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. 6
Ved indstillinger, som medfører uforholdsmæssigt store vanskeligheder for driften, kan Idrætsområdet foreslå ændringer. Kan der mod forventning ikke opnås enighed mellem SIU s bestyrelse og Idrætsområdet forelægges begge forslag og kommentarer til behandling i FOU. Et lignende fordelingsmødes afholdes vedr. sæsonfordeling af faglokaler, træningssale m.v. Her har de fremmødte ligeledes mulighed for, at diskutere Kultur og Fritids forslag til lokalefordeling. Hvor flere foreninger, institutioner m.v. har ønsket samme tid, er der mulighed for at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne, institutionerne m.v. er til stede på mødet. Planen vil løbende blive tilrettet på mødet og ved mødets afslutning er det den endelig lokalefordelingsplan som foreligger. Ultimo juni Skolerne fremsender senest den 20. juni skemaer for brug af idrætsfaciliteter og faglokaler, samt en oversigt over omlagte skoledage hvor behovet for faciliteterne er ekstraordinært. 7
Anvisning sker efter følgende prioritering Hverdage kl.8.00 til henholdsvis 16.00 og 16.30 1. Års skemalagte idræts- og fagtimer på skolerne og gymnasiet 2. Kommunale institutioner 3. Folkeoplysende voksenundervisning 4. Foreningsaktiviteter 5. Øvrige Hverdage kl. henholdsvis 16.00 og 16.30 til 22.00 på skolerne og 23.00 for øvrige lokaler og faciliteter 1. Foreningsaktiviteter for børn og unge under 25 år 2. Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge 3. Aktiviteter for voksne 4. Øvrige Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed dog normalt ske før anden anvisning. Lørdag og søndag Lørdage i tidsrummet kl.8.00-13.00 gælder samme prioriteringsrækkefølge som på hverdage i eftermiddags og aftentimer. Lørdage fra kl.13.00 og søndage fra kl.8.00 er forbeholdt til afvikling af kampe e.l. Men er der ledig tid i faciliteterne, kan træning planlægges efter aftale med Idrætssektionen. Dette særligt med hensyntagen til ressourcer og udførelse af øvrige praktiske opgaver. Når idrætsfaciliteterne skal benyttes til andet formål (f.eks. større stævner eller forbundsstævner ikke holdkampe o.l.) i tidsrummet kl.8.00-13.00, skal foreninger med tildelt træningstid afgive denne. Jf. weekendfordelingsplanen. Se derudover retningslinjerne for forhåndsreservering til sæsonen. 8
Regler og retningslinjer ved brug af lokaler og faciliteter Start- og sluttidspunkt for brug af lokaler og faciliteter Såfremt behovet adskiller sig fra sæson-/årsfordelingen har brugere af de kommunale lokaler og faciliteter pligt til at give besked om, hvornår de forskellige hold starter/slutter. Ligeledes skal det meddeles såfremt reserverede lokaler og faciliteter ikke kommer i brug. Meddelelse herom skal ske snarest muligt eller senest medio september. Stopper en aktivitet i løbet af sæsonen, skal lokalet/faciliteten afmeldes, og må ikke uden tilladelse overgives til andre idrætsgrene eller brugere. Meddelelse om ovenstående skal i udgangspunktet ske til Kultur & Fritid. Alternativt til den institution, hvor lokalet/faciliteten er lokaliseret. Eventuelt ledig tid Ledige timer som opstår efter uddannelsesinstitutionernes lokale og facilitetsfordeling, kan efterfølgende udbydes til andre brugere i henhold til ovenstående prioritering. Fordelingen heraf sker via Kultur & Fritid, og vil være med det forbehold, at skolerne hvis behovet opstår i løbet af året, lejlighedsvist kan benytte de pågældende lokaler og faciliteter. Midlertidigt ledige timer i idrætsfaciliteterne fordeles af Idrætssektionen. Tildelte timer i idrætsfaciliteterne, der gennem længere tid ikke benyttes i sæsonen, kan i et samarbejde mellem Kultur & Fritid, Idrætssektionen samt Solrød Idræts Union fordeles blandt lokale foreninger, folkeoplysende voksenundervisning, til nye tiltag m.v. Nye foreninger eller andre brugere, der efter ansøgningsfristen til sæsonfordelingen søger tider i idrætsfaciliteter, vil efter drøftelse på førstkommende SIU-møde blive tilbudt eventuelle ledige og ubenyttede tider. Afbud eller udeblivelser Foreninger eller andre brugere som en given dag, f.eks. pga. kampe, stævner e.l. andetsteds ikke får behov for en reserveret facilitet skal meddele dette til Idrætssektionen via tlf. 56 18 25 82. Såfremt den ansvarlige forening i forbindelse med planlagte stævner og kampe udebliver uden afbud, vil der blive opkrævet halleje efter de gældende takster. Midlertidig overnatning Hvis en sportshal, skoler, SFO e.l. bliver brugt til overnatning, fx i forbindelse med stævner, kræver det i første omgang en aftale med den afdeling i kommunen, som har lokalet, og dernæst en tilladelse fra brandmyndighederne. Ved ansøgning om overnatning i idrætscentrene/haller skal Idrætssektionen kontaktes. Hvis ansøgninger omhandler lokaler på en skole eller en SFO, skal man søge tilladelse ved den pågældende skole/sfo. Det samme gælder ved arrangementer med mellem 50 og 150 deltagere på f.eks. skoler eller i SFO er, eksempelvis forældreaftener eller fester. Hvis mere end 150 deltager i et arrangement, skal lokalerne forhåndsgodkendes til formålet. 9
Ansøgning om tilladelse til overnatning skal indhentes senest tre dage før overnatningen eller arrangementet finder sted. Link til indhentning af tilladelse: http://www.solrod.dk/borger/fritid-og-kultur/laan-aflokaler/midlertidig-overnatning Ferier Ferieplanen vedr. skoler Opmærksomheden henledes på, at skolerne, med undtagelse af Solrød skole, er lukket i følgende perioder: Efterårsferien Uge 42 Juleferie Vinterferie Uge 8 Påskeferie St. Bededag Kristi Himmelfartsdag Pinseferie Sommerferie Ferieplan vedr. Solrød Idrætscenter, Svømmehallen, Munkekærhallen, Jersiehallen og Havdrup Idrætscenter Efterårsferie Juleferie Nytårsferie Åbent Lukket Lukket Uge 42 24. december til 26. december 31. december til 1. januar Vinterferie Påskeferie 1. maj St. Bededag Kristi Himmelfartsdag Pinsedag Grundlovsdag Åbent Lukket Åbent Lukket Lukket Lukket Lukket Uge 8 Skærtorsdag til 2. påskedag (Informationsbrev omkring de eksakte datoer udsendes hvert år i forbindelse med sæsonfordelingen) Svømmehallen har samme ferieplan som de øvrige idrætshaller i kommunen, dog er der ferielukket i skolernes sommerferie. Svømmehallen er lukket for klubber og pensionistforening alle helligdage samt skoleferier. I ugerne 8 og 42 har svømmehallen dog åbent for offentlig badning mellem 06.30 16.00 på hverdage, samt følger ordinær åbningstid lørdag og søndag. Klubberne tilhørende svømmehallen har i disse 2 uger, mulighed for at ansøge om tider via bookingsystemet til klubtræning efter den offentlige åbningstid. Det henstilles til fritidsbrugerne, at man holder ferie på samme tidspunkt. Såfremt det er absolut nødvendigt at benytte klasse/faglokaler eller idrætshaller i disse perioder, skal man kontakte skolerne eller idrætscentrets kontor. Der gøres opmærksom på, at man må acceptere at blive henvist til et andet lokale/hal, eventuelt en anden skole, end den man sædvanligvis bruger, for at undgå driftsudgifter i flere lokaler end højest nødvendigt. Alle ønsker om brug af lokaler i ovennævnte ferietider skal indsendes senest 3 uger før det ønskede brugstidspunkt. For sommerferien gælder det dog, at ønsker om brug af faciliteterne skal være indsendt til Idrætssektionen senest medio juni. Dette med hensyntagen til personaleressourcer og udførelse af øvrige praktiske opgaver. 10
Omklædning Idrætsudøvere bedes i de sidste lektioner på hverdage forlade omklædningsrummene senest kl. 23.25 dog senest 1/2 time efter sidste lektion eller afslutning på turnering, så halpersonalet kan få lukket kl. 23.30. Lukningen gælder dog ikke cafeteriaområdet. For svømmehallen gælder det, at hallen forlades når sidste lektion er slut og omklædningsrummene forlades senest 30 minutter herefter. Andre vilkår: Lokaler og faciliteter skal forlades ryddede og rengjorte til aftalt tid, så anden planlagt brug kan afvikles. Hvis kommunens personale bliver nødt til at gøre ekstra rent efter anvendelse af lokaler eller faciliteter, kan brugerne efter en behandling og vurdering v/kultur & Fritid blive opkrævet de nødvendige arbejdstimer efter gældende takst. Rygning er ikke tilladt i kommunens lokaler og faciliteter. Eventuel rygning udendørs må ikke efterlade spor eller genere omgivelserne. Udlån af kommunale lokaler til fester følger bestemmelser vedtaget i Byrådet i august 2016. Se bestemmelserne via følgende link: http://www.solrod.dk/media/2039003/lokaler-til-fester-2016-endelig.pdf 11
Supplerende retningslinjer og kriterier for fordeling af idrætsfaciliteter Bedst egnede faciliteter Anviste lokaler m.v. skal være anvendelige og hensigtsmæssige til den konkrete undervisning eller aktivitet, der skal finde sted. Da ikke alle faciliteter kan rumme de samme aktiviteter, tages der ved fordelingen hensyn til, hvor den enkelte aktivitet i praksis kan udøves. Her vurderes bl.a. lokalets loftshøjde, rekvisitter og inventar samt hvilke opstregninger faciliteterne har. Når der er flere ansøgere til samme tid, prioriteres således ud fra en vurdering af, om den pågældende facilitet er særligt egnet til de pågældende aktiviteter. Optimal udnyttelsesgrad Det er væsentligt i forbindelse med fordelingen at sikre bedst mulig udnyttelse af faciliteterne. Det betyder bl.a. at der for hver enkelt aktivitet fastsættes en minimumsgrænse for antallet af deltagere, der skal være på et hold for at få adgang til faciliteten. Jf. fordelingsnøglen. Den hele forening I fordelingen tages der, når dette er muligt, hensyn til den hele forening. Det sker ved at samle en forenings såvel børne- som voksenafdelingen i samme facilitet eller i faciliteter, der ligger nær hinanden. Fortrinsret for tidligere brugere Hvis alle kriterier opfyldes ligeligt mellem to ansøgere, prioriteres den bruger, som havde tiden den foregående sæson. Praktiske hensyn En række praktiske hensyn vil ligeledes blive taget i betragtning. Dette både af hensyn til en optimal udnyttelsesgrad af faciliteter, samt i forhold til personaleressourcer. Således gælder følgende: Det tilstræbes at tildele sammenhængende timer til samme idrætsgren, f.eks. volleyball, badminton og indendørs fodbold, således der ikke skal foretages opsætning og nedtagning af net, bander m.m. ved hvert timeskifte. En forening skal påregne, at nedtagning eller afrydning af rekvisitter skal ske indenfor eget træningspas. Således skal hver forening afgive 5 min. ved skifte i idrætsfaciliteterne mellem 2 foreninger/idrætsgrene på hverdage. Dette for at personalet kan foretage de nødvendige skift, og instruktører/idrætsudøverne har mulighed for at afslutte eller klargøre et træningspas. At skift mellem forskellige aktiviteter i videst muligt omfang begrænses, men hvor dette er tilfældet, kan være behov for ekstra tid til rekvisitskift, rengøring e.l. Udnyttelse af faciliteterne Jf. Folkeoplysningsbekendtgørelsen 10 stk.4, kan der efter skriftligt varsel inddrages tilladelsen til at benytte lokaler m.v. Foreninger og øvrige brugeres udnyttelse af faciliteterne vil gennem brugeroptællinger, stikprøvekontroller samt ved brug af det kommunale bookingsystem blive registreret af Fritid & Kultur. Bedre forhold for eliteholdene Kommunens idrætsklubber med elitære hold bør have mulighed for at træne i Solrød Idræts Centers Opvisningshal, for herved at tilgodese hjemmebanefordelen under konkurrence. 12
Fordelingsnøgle til beregning af timer i idrætsfaciliteterne Fordelingsnøglen skal fungere, som en metode til fordeling af det samlede antal rådighedstimer på hverdage fra henholdsvis kl. 16.00 og 16.30 til kl.23.00, samt lørdage kl.8.00 til 13.00 i hallerne og til kl.16.30 i salene, i henhold til det samlede antal medlemmer fra ansøgende foreninger. Det totale antal timer til fordeling I udgangspunktet fordeles alle tilgængelige timer i ovenstående tidsrum (det totale timetal). Det totale timetal skal defineres hvert år, da det er afhængig af åbningstiden ved de forskellige faciliteter, samt hvorledes f.eks. eliteidræt, selvorganiseret idræt, særlige kommunale tilbud m.v. prioriteres. Beregningen tager således hensyn til aktiviteternes forskellighed og niveau for udøvelse. Tildelingen af timer er afhængig af antallet af medlemmer De timer, som den enkelte forening tildeles, er afhængig af foreningernes totale medlemstal. De medlemstal, der ligger til grund for tildelingen af timer, er tal, der oplyses ved den årlige indberetning fra foreningerne i forbindelse med udbetaling af medlemstilskud. Flerstrengede foreninger skal opgøre medlemstal afdelingsvis. Ungdomsmedlemmer vægtes positivt Hvert ungdomsmedlem under 25 år vægtes med en faktor 2 i forhold til medlemmer over 25 år. Der opereres med begrebet det vægtede medlemstal (VM) VM = antallet af medlemmer over 25 år + antallet af medlemmer under 25 år 2 Træning for ungdomsmedlemmer har fortrinsret før kl.20.00. Klubberne kan fremover sammen med ansøgning af tider tidligere end kl.20.00 supplere ansøgningen med en kort angivelse af de aktives alderssammensætning over/under 25 år, idet det vil indgå i prioriteringen af tildelte tider. Udnyttelsesgraden antal deltagere, der udløser en træningstime I de enkelte aktiviteter defineres der det antal deltagere, der i gennemsnit skal til for at udløse en træningstime. Jf. ovennævnte bestemmelser for optimal udnyttelsesgrad. Der kan sagtens i en aktivitet være færre til en træningstime, end det udnyttelsesgraden angiver, bare der er flere på et andet tidspunkt. Aktiviteter der hovedsageligt foregår udendørs, vægtes lavere Udendørsidrætterne vægtes lavere end rene indendørsidrætter. Således kan f.eks. fodbold sættes til en faktor 0,25. Derved vurderes fodbold til at være en 25 % indendørs og en 75 % udendørs aktivitet. I de perioder af sæsonen, hvor udendørsaktiviteterne ikke benytter timerne, kan disse benyttes af de øvrige foreninger efter aftale med Solrød Idræts Union. Sene aftentimer vægtes kun med 50 % I forhold til fordelingsnøglens tal vil timerne efter kl. 22 kun tælle 50 %. Fordelingsnøglens tal angiver et minimumsantal facilitetstimer en given forening er berettiget til. 13
Fordelingstal 1 træningstime = 45 minutter HÅNDBOLD 2.div. 3.div. og sjæl.serien Jun./yngl. div. Jun./yngl. elite piger/drenge 14 medlemmer pr. time 2 timer ekstra 1½ time ekstra VOLLEYBALL 24 medlemmer pr. time (12 medlemmer pr. bane dog max. 2 baner pr. hal) 2.div. 2 timer ekstra Danmarksserie Jun./yngl. div. 1½ time ekstra Jun./yngl. elite piger/drenge Tildeling af ekstra timer er dog afhængig af antal baner. (Behov for stor bane til træning på grund af krav om kampafvikling) BADMINTON Badmintonliga og 1.div. 2.div. 3.div. Dan- og sjæl.serien U17 og U15 A-række U13 og U11 A-række BASKETBALL 1.div. 2.div. 3.div., dan.- og sjæl.-serien Jun./yngl. elite piger/drenge 14 medlemmer pr. time (Beregnet for 5 baner 2 double og 3 singler er 14 spillere) 3 timer ekstra 2 timer ekstra 1½ time ekstra 15 medlemmer pr. time (- dog afhængig af antal baner) 3 timer ekstra 2 timer ekstra GYMNASTIK 50 medlemmer pr. time i hal (- dog afhængig af aktivitet/disciplin/behov) 15 medlemmer pr. time i sal (- dog afhængig af aktivitet/disciplin/behov) FLOORBALL 1.div. 2.div. 3.div. og danmarksserien Jun./yngl. elite piger/drenge 15 medlemmer pr. bane 3 timer ekstra 2 timer ekstra KAMPSPORT Elitetræning 40 medlemmer pr. time i hal (- dog afhængig af aktivitet/disciplin/behov) 15 medlemmer pr. time i sal (- dog afhængig af aktivitet/disciplin/behov) i haller og 3 timer i sale ANDRE AKTIVITETER Timer afsættes med rimeligt hensyn til mulighed for etablering af nye aktiviteter. 14