Repræsentantskabsmøde tirsdag den 29. november 2016, kl. 19.00 i Beboerhuset Baunevangen, Præstemosen 111A, Hvidovre Til stede: Carsten Groth-Rasmussen, Mogens Bentzen, Birgit Bilstrup, Hanne S. Hjortby, Grethe H. Berke, Ester Sørensen, Henrik Svendsen, René Pedersen, Thomas Mogensen Wolfram, Jørgen Rørvold, Peter Wolfram, Eugen Solberg, Vagn Bille, Jens Eriksen KAB: Kundechef John Gilbert Nielsen, driftschef Johnny Hansen, økonomimedarbejder Mick Kristensen Afbud: Revisionen: Albjerg Statsautoriserede Revisionspartnerselskab - Pia Søndergaard Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent... 3 2. Repræsentantskabets sammensætning... 3 3. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens beretning... 4 4. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2015-2016 med tilhørende revisionsprotokol... 5 5. Budget for boligorganisationen 2017-2018... 6 6. Behandling af eventuelle indkomne forslag, herunder godkendelse af nye vedtægter samt delegation af beslutningskompetencen... 7 1/12
7. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen... 9 8. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 9 9. Valg til KAB s repræsentantskab... 10 10. Valg af BL s kredsdelegerede... 10 11. Valg af revisor... 11 12. Kommende møder 2017... 11 13. Eventuelt... 12 Bilag 1: Organisationsbestyrelsens beretning 2015-2016... 4 Bilag 2: Årsregnskaber for 2015-2016... 6 Bilag 3: Revisionsprotokol... 6 Bilag 4: Budget for selskabet for 2017-2018... 6 Bilag 5: Ændringer i normalvedtægten... 8 2/12
1. Valg af dirigent Til gennemførelse af repræsentantskabsmødet vælges en dirigent. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en dirigent. Repræsentantskabet valgte Birgit Bilstrup til dirigent. 2. Repræsentantskabets sammensætning Følgende er valgt til repræsentantskabet: Organisationsbestyrelsen Carsten Groth-Rasmussen Birgit Bilstrup Henrik Svendsen Mogens Bentzen Hanne Hjortby René Pedersen Jørgen Rørvold Øvrige Ester Sørensen Thomas Mogensen Wolfram Eugen Solberg Grethe Berke Vagn Bille Jens Eriksen Peter Wolfram Baunevangens Ældreboliger Skårupvej Baunevangen Baunevangens Ældreboliger Baunevangen Baunevangen Skårupvej Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 3/12
3. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens beretning Organisationsbestyrelsens årsberetning for 2015-2016 vedlægges som bilag. Bilag 1: Organisationsbestyrelsens beretning 2015-2016 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens årsberetning. Repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens årsberetning, med følgende rettelser fra organisationsbestyrelsesmødet: Side 2. 3. afsnit ændres til: IT-udvalget har afholdt møder med konsulent fra KAB om hvilke produkter de kan tilbyde beboerne. Det er aftalt med YouSee at de udarbejder et oplæg, hvor det fremgår hvilke produkter de kan tilbyde beboerne. 4. afsnit ændres til: Ældreudvalget har et fornuftigt samarbejde med beboere i ældreboligerne. Der afholdes møder med beboerne efter behov. 7. afsnit ændres til: Organisationsbestyrelsen godkendte på deres møde den 24. november 2015 at der skulle opsættes hjertestartere i afdelingerne. Der er efterfølgende blevet opsat hjertestartere ved fælleshuset Præstemosen 111, midt i området ved blok 3 i Hvidovreparken, samt ved det blå fælleshus i Skårupvej. Hvidovreparken har afholdt kursus for medarbejdere og beboere på ejendomskontoret i anvendelse af hjertestartere. Side 4. Under punktet dialogmøde med Hvidovre Kommune, tilføjes: Boligorganisationen har endnu ikke modtaget et referat fra mødet. 4/12
4. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2015-2016 med tilhørende revisionsprotokol s og afdelingernes resultatopgørelser for tiden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 med status pr. sidstnævnte dato vedlægges. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år opstillet således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 3800-4 Resultatopgørelsen balancerer med 9.397.576 kr. og slutter med et overskud på 261.842 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 46.879.025 kr. 3801-1 Hvidovreparken Resultatopgørelsen balancerer med 14.145.325 kr. og slutter med et overskud på 757.469 kr., der delvis overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med 47.865.723 kr. 3802-9 Baunevangen Resultatopgørelsen balancerer med 10.993.714 kr. og slutter med et overskud på 736.489 kr., der delvis overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med 26.834.503 kr. 3803-6 Hvidovreparkens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 851.039 kr. og slutter med et overskud på 131.705 kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med 4.323.541 kr. 3804-3 Skårupvej Resultatopgørelsen balancerer med 7.122.091 kr. og slutter med et overskud på 243.174 kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med 96.886.036 kr. 5/12
3805-0 Baunevangens Ældreboliger Resultatopgørelsen balancerer med 1.513.197 kr. og slutter med et overskud på 107.554 kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med 20.531.666 kr. Revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i protokollen vedrørende regnskab for 2015-2016 vedlægges. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Bilag 2: Årsregnskaber for 2015-2016 Bilag 3: Revisionsprotokol Det indstilles, at repræsentantskabet godkender regnskaberne for 2015-2016 og tager revisionsprotokollen til efterretning. Repræsentantskabet godkendte regnskaberne for 2015-2016 og tog revisionsprotokollen til efterretning med følgende bemærkninger: Der ønskes som tidligere år en note i regnskabet om fordeling af ejendomsskatter mellem Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger. I regnskabet for Skårupvej ønskes formuleringen fællesudgifter ændret til grundejerforening. Bankkonti som anvendes til rådighedsbeløb skal registeres med selskabets CVR. nr., således det er i overensstemmelse med KAB s instruks. 5. Budget for boligorganisationen 2017-2018 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2017 til 30. juni 2018 for. Driftsbudgettet balancerer med 8.488.000 kr., og slutter med en budgetreserve på 68.000 kr. Bilag 4: Budget for selskabet for 2017-2018 6/12
Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet for 2017-2018. I henhold til selskabets vedtægter skal repræsentantskabet tage budgettet til efterretning. Ved en fejl fremgår det af indstillingen, at repræsentantskabet skal godkende budgettet. Repræsentantskabet tog budgettet for 2017-2018 til efterretning. 6. Behandling af eventuelle indkomne forslag, herunder godkendelse af nye vedtægter samt delegation af beslutningskompetencen Der er ikke indkommet forslag til repræsentantskabets behandling. Nye vedtægter for Folketinget har vedtaget, at det skal være muligt at afholde digitale afdelingsmøder. Dette har medført behov for ændringer af boligorganisationens vedtægter. I forbindelse med dette er der samtidig foretaget flere mindre ændringer i normalvedtægten. Ordlyden af den nye normalvedtægt fremgår af vedlagte bilag. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor ikke kan ændres. De væsentligste ændringer omfatter: - Mulighed for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. - Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen. - Præsicering af tegningsregler. Da der er ændringer i kapitel 3 stk. 5 og 6, som omhandler repræsentantskabets delegation af beslutningskompetence, skal repræsentantskabet tillige godkende delegation af de nye bestemmelser. Delegationen af 4, stk. 5 har følgende ordlyd: Stk. 5. Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligafdelinger og servicearealafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 7/12
2) Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendomme. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. Organisationsbestyrelsen har på sit møde den 15. september 2016 godkendt vedtægtsændringerne og indstiller disse til repræsentantskabets endelige godkendelse. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes at anbefale repræsentantskabet, at beslutningskompetence vedrørende 4 stk. 5 delegeres til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet bør ligeledes tage stilling til om de nye vedtægter skal omdeles til alle boligorganisationens husstande eller om interesserede beboere kan afhente et eksemplar på ejendomskontoret. Bilag 5: Ændringer i normalvedtægten Det indstilles, at repræsentantskabet godkender vedtægterne med ovenstående ændringer samt delegerer beslutningskompetencen efter vedtægternes 4, stk. 5 til organisationsbestyrelsen. Godkendelse af vedtægter kræver at 2/3 af repræsentantskabsmedlemmer er fremmødte. Repræsentantskabet består af 14 medlemmer og der skal derfor være 9 medlemmer fremmødt. På mødet var der fremmødt 14 medlemmer og repræsentantskabet var derfor beslutningsdygtigt. Godkendelse af vedtægter kræver ligeledes, at 2/3 af de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer stemmer for godkendelse af vedtægter. Repræsentantskabet godkendte ved afstemning vedtægterne med hvad angår ændringer fra normalvedtægterne. Afstemning: for 13, imod 0, undlod 1 Delegation af beslutningskompetence behandles på næstkommende repræsentantskabsmøde. 8/12
Repræsentantskabet besluttede, at de nye vedtægter skal ligges på boligorganisationens hjemmeside og der derudover skal være mulighed for at afhente eksemplarer af vedtægterne på ejendomskontoret. 7. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg: Formand Carsten Groth-Rasmussen 2016 Næstformand Mogens Bentzen 2017 Birgit Bilstrup 2017 Henrik Svendsen, 2017 René Pedersen 2017 Jørgen Rørvold 2016 Hanne S. Hjortby 2016 På valg er Carsten Groth-Rasmussen, Jørgen Rørvold, Hanne S. Hjortby. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger tre medlemmer for en toårig periode. Organisationsbestyrelsen konstituerer sig efter mødet med formand og næstformand. Repræsentantskabet genvalgte Carsten Groth-Rasmussen, Jørgen Rørvold og Hanne S. Hjortby til organisationsbestyrelsen for en to-årig periode. 8. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Følgende er valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen på repræsentantskabsmødet den 24. november 2015: Suppleant Vagn Bille (Baunevangen) Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen. 9/12
Repræsentantskabet valgte Vagn Bille som 1. suppleant og Thomas Mogensen Wolfram som 2. suppleant til organisationsbestyrelsen for en et-årig periode. 9. Valg til KAB s repræsentantskab Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 24. november 2015: Mogens Bentzen Carsten Groth-Rasmussen Selskabet kan vælge to medlemmer. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger to medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Birgit Bilstrup og Thomas Mogensen Wolfram til KAB s repræsentantskab. 10. Valg af BL s kredsdelegerede Ifølge Boligselskabernes Landsforenings vedtægter 7, stk. 8. står der: På kredsmødet kan hvert medlem lade sig repræsentere af to stemmeberettigede personer for hvert påbegyndt antal af 500 lejligheder i kredsen, som indberettet til den årlige statistik. Dette betyder, at har to medlemmer. Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 24. november 2015: Mogens Bentzen Carsten Groth-Rasmussen Der kan vælges to medlemmer. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger medlemmer til BL s 9. kreds. 10/12
Repræsentantskabet valgte Birgit Bilstrup og Thomas Mogensen Wolfram til BL s 9 kreds. 11. Valg af revisor Der stilles forslag fra organisationen om genvalg af Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Repræsentantskabet genvalgte Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. 12. Kommende møder 2017 Forslag som er fremlagt på organisationsbestyrelsesmødet den 29. november 2016: Forslag til mødedatoer i 2017: Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 7. februar 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. april 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 19. september 2017, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 30. november 2017, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde torsdag den 30. november 2017, kl. 19.00 Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 11/12
13. Eventuelt Der var ros til boligselskabets hjemmeside. Kritik af KAB omkring ulovligt parkerede biler i afdeling Skårupvej. KAB s muligheder for løsning af problemet med ulovligt parkerede biler er meget begrænsede. Der er en løbende dialog mellem driften og bestyrelsen om løsning af problemet. Der henvises til at beboerne må indsende klager, således der kan rejses en klage i beboerklagenævnet. 12/12