Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune

Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune Bilag 3: Udkast til vedtægter Østjyllands Brandvæsen i/s inkl. forklarende noter Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 1

1. NAVN, SELSKABSFORM, HJEMSTED 1.1 Beredskabssamarbejdets navn er Østjyllands Brandvæsen I/S (herefter "interessentskabet"). 1.2 Interessentskabet er et kommunalt fællesskab omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse. Interessentskabet er den nye retlige enhed, som etableres af de fire kommuner. Det nye 60-fællesskab er omfattet af samme regler som kommuner, herunder kommunestyrelsesloven, medmindre andet følger af lovgivningen eller af disse vedtægter. 1.3 Interessentskabets hjemsted er Aarhus Kommune. Aarhus Kommune er endvidere administrationskommune for interessentskabet. 2. INTERESSENTER 2.1 Interessenterne i interessentskabet er Odder, Samsø og Skanderborg og Aarhus kommuner ("interessenterne"). Denne bestemmelse fastsætter ejerforholdet til 60-fællesskabet udadtil. De nævnte kommuner overdrager en række opgaver til at blive varetaget af 60- fællesskabet, jf. pkt. 5.1 og 5.2. 3. FORMÅL 3.1 KL og regeringen har i aftalen om kommunernes økonomi for 2015 besluttet, at de kommunale beredskaber skal samordnes i op til 20 tværkommunale beredskabsenheder inden 1. januar 2016. 3.2 Interessenterne har på den baggrund besluttet at etablere interessentskabet, der med virkning fra 1. januar 2016 skal varetage beredskabsopgaven i interessenternes geografiske område. Bestemmelserne i pkt. 3.1 3.3 henviser til den politiske aftale, der forpligter kommunerne til at etablere et fælles beredskab, og som fastsætter de overordnede principper for 60- fællesskabets opgavevaretagelse. 3.3 Interessentskabet skal varetage opgaverne på et højt beredskabsfagligt niveau, effektivt og på en sådan måde, at virksomheder og borgere oplever tryghed i opgaveløsningen samt en enkel og smidig sagsbehandling. 3.4 Interessenterne fastlægger i fællesskab en overordnet strategi for interessentskabet. Ejerstrategien, der er vedlagt som bilag til den politiske beslutning, har ikke retligt bindende karakter. I ejerstrategien giver kommunerne hinanden "håndslag" på, hvordan de vil håndtere spørgsmål af mere overordnet karakter vedrørende det fælles beredskab. Det kan f.eks. vedrøre udbudsstrategien for beredskabet, spørgsmålet om eje eller leje af bygninger, for- Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 2

udsætninger i forhold til indhentelse af effektiviseringspotentialet. Ejerstrategien bliver dermed også en tilkendegivelse over for bestyrelsen af, hvordan ejerne ville kunne forventes at instruere deres medlemmer af bestyrelsen. Ejerstrategien skal ikke godkendes af Statsforvaltningen og kan ændres af kommunerne i enighed uden inddragelse af Statsforvaltningen. 4. EJERFORDELING 4.1 Interessentskabet ejes af Odder Kommune med 5,34 pct., Samsø Kommune med 0,91 pct., Skanderborg Kommune med 14,31 pct., og Aarhus Kommune med 79,44 pct. 4.2 Ejerfordelingen i pkt. 4.1 er fastsat på baggrund af interessenternes befolkningstal pr. 1. januar 2015, jf. bilag 1. Ejerfordelingen revideres hvert 5. år, første gang med befolkningstallet pr. 1. januar 2020, når det foreligger. De reviderede ejerfordelinger vedlægges som allonger (nr. 1, 2 etc.) til disse vedtægter. Denne bestemmelse fastsætter ejerforholdet til 60-fællesskabet internt. Ejerfordelingen har ikke betydning for finansieringen af 60-fællesskabets årlige driftsudgifter, der fordeles i overensstemmelse med 2015-budgetterne, jf. pkt. 6.3. Derimod afholdes udgifter til ekstraordinære investeringer i overensstemmelse med ejerfordelingen, jf. også pkt. 6.3. Det kræver således hverken kommunernes eller Statsforvaltningens inddragelse at revidere ejerfordelingen. Det forudsættes, at bestyrelsen orienterer kommunernes om den nye ejerfordeling, når den er fastlagt. 5. INTERESSENTSKABETS OPGAVER Bestemmelserne i pkt. 5.1 og 5.2 fastsætter, hvilke opgaver der er overdraget til 60- fællesskabet, med den virkning at kommunerne herefter ikke længere er kompetente til at udføre opgaverne. Yderligere kompetenceoverdragelse vil derfor kræve en ændring af vedtægterne. 5.1 Interessentskabets formål er at varetage interessenternes beredskabsopgaver i henhold til beredskabsloven og tilknyttede bekendtgørelser, herunder det operative og forebyggende beredskab samt myndighedsopgaver omfattet af beredskabslovens 34-37. Kommunerne kan kun overføre de opgaver, som lovligt kan varetages af 60-fællesskabet. Driftsopgaver efter beredskabsloven og myndighedsopgaverne i 34-37 kan overføres til 60-fællesskabet. Når en opgave er overført, bliver 60- fællesskabet enekompetent til at varetage de anførte opgaver. Disse opgaver kan kun "tilbageføres" til kommunerne ved at ændre vedtægterne. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 3

5.2 Interessentskabet varetager endvidere opgaver efter fyrværkeriloven og lov om sikringsrum, herunder myndighedsopgaver i det omfang lovgivningen giver mulighed herfor. En række opgaver i anden lovgivning hænger naturligt sammen med beredskabsopgaven. Det kræver imidlertid hjemmel i lovgivningen at overføre myndighedsopgaver til 60- fællesskabet, og denne hjemmel udestår. Bestemmelsen sikrer, at 60-fællesskabet får overdraget opgaverne i disse love mv., herunder myndighedsopgaverne efterhånden som lovgivningen justeres og giver mulighed herfor. Forsvarsministeriet har oplyst, at hjemmelsgrundlaget ikke kan forventes at være justeret inden årsskiftet. Formuleringen betyder, at det ikke er nødvendigt at ændre vedtægterne (og indhente Statsforvaltningens godkendelse), når lovændringerne måtte blive gennemført. Bestemmelsen sikrer også, at kommunerne ikke behøver at træffe beslutning herom overdragelse af kompetence sker således automatisk uden kommunalbestyrelsernes forudgående politiske behandling. Afventer tilbagemelding fra Statsforvaltningen. Hvis ikke bestemmelsen kan godkendes vil vedtægterne udformes så kompetencen ikke overdrages, og vedtægterne vil i så fald skulle ændres og genbehandles i de fire byråd når loven er lavet om. Indtil lovgivningen medfører, at myndighedsopgaverne overdrages til 60-fællesskabet, kan beredskabets medarbejdere udarbejde udkast til afgørelser mv. til brug for kommunernes behandling af sagerne. 5.3 Interessentskabet kan endvidere varetage sideordnede aktiviteter for interessenterne og andre aktører i det omfang, der er hjemmel hertil i lovgivningen, herunder i retsgrundsætningerne om kommunalfuldmagten. Opgaver for ejerkommunerne: Bestemmelsen vedrører serviceopgaver, som ikke overdrages til 60-fællesskabet at udføre ad-hoc, men som 60-fællesskabet udfører på kontrakt. Opgaver for andre aktører (ikkeinteressentkommuner, regionen, private): 60-fællesskabet kan kun løse opgaver for tredjemand, hvis muligt efter den skrevne lovgivning eller kommunalfuldmagten. 5.4 Der indgås særskilte aftaler mellem på den ene side 60-fællesskabets opgavevaretagelse for hver Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 4

interessentskabet og på den anden side hver interessent eller anden aktør om interessentskabets varetagelse af sideordnede aktiviteter. kommune eller andre aktører reguleres nærmere i særskilte aftaler. Prisen herfor skal mindst afspejle omkostningen ved at udføre opgaven, med mindre andet følger af lovgivningen. 6. KAPITAL OG OMKOSTNINGSFORDELING 6.1 Ved etableringen af interessentskabet indskyder interessenterne eksisterende materiel mv. En oversigt over de indskudte aktiver fremgår af bilag 2. 6.2 Interessenterne er ikke forpligtede til at foretage yderligere kapitalindskud i interessentskabet. Værdien af kommunernes indskud, herunder aktiver (f.eks. bygninger) og passiver (f.eks. medarbejderforpligtelser), opgøres af revisor efter ensartede principper. Bilag 2 vedlægges som udkast i forbindelse med den politiske beslutning før sommer og opdateres og gøres endeligt i det sene efterår 2015. Det vil således bero på det årlige budget, som fastsættes af bestyrelsen med kvalificeret flertal, jf. pkt. 9.13, hvilket nærmere beløb kommunerne forpligtes til at indbetale for det kommende år. Disse betalinger vil imidlertid ikke være kapitalindskud, men derimod betaling for de opgaver, som beredskabet varetager for kommunerne. 6.3 Interessentskabets årlige udgifter dækkes af interessenterne i henhold til en fordelingsnøgle fastsat af interessenterne. Ved etableringen af interessentskabet er fordelingsnøglen for driftsudgifter fastsat forholdsmæssigt ud fra interessenternes budgetter for egne beredskaber i 2015, jf. bilag 3, mens udgifter til ekstraordinære investeringer dækkes af interessenterne forholdsmæssigt efter ejerfordelingen i pkt. 4.1. 6.4 Ved begyndelsen af hvert kvartal indbetaler hver kommune forlods ¼ af sin andel af årets samlede budget. 6.5 Interessenterne kan ændre fordelingsnøglen for hhv. driftsudgifter og investeringer, jf. pkt. 6.3, på betingelse af, at den eller de nye fordelingsnøgler er fastsat på baggrund af saglige og objektive kriterier. Bilag 3 vedlægges som udkast i forbindelse med den politiske beslutning før sommer og opdateres og gøres endeligt i det sene efterår 2015. Også udgifter til investeringer vil skulle indarbejdes i forbindelse med budgetprocessen og vedtages af bestyrelsen medkvalificeret flertal, jf. pkt. 9.13. Bestemmelsen har til formål at sikre beredskabet likviditet. Likviditetsbehov herudover dækkes af administrationskommunens kassekredit. Hensigten er, at fordelingsnøglen for hhv. drift og investeringer skal fastsættes efter objektive kriterier, der dels afspejler ressourcetræk og dels ejerfordeling. 6.6 Samsø Kommune har før etableringen af interessentskabet fået udført beredskabsopgaven af en ekstern operatør. Kontrakten, som overdrages til interessentskabet, indebærer, at Samsø Kommune har et væsentligt højere udgiftsniveau end de øvrige interessenter. Hvis der i interessentskabet kommer Bestemmelsen tager sigte på den situation, der vil opstå, hvis 60-fællesskabet f.eks. overgår fra at leje bygninger til at eje. Den investering, som dette vil medføre, indgår allerede i det budget, som Samsø Kommune indtræder i 60-fællesskabet med, og de øvrige kommuner Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 5

ekstraordinære driftsudgifter eller investeringer inden kontraktens udløb i 2020, vil fordelingsnøglerne i pkt. 6.3 blive genforhandlet, så der tages højde for Samsø Kommunes særlige forhold, således at Samsø Kommune friholdes for udgiftsstigninger, hvis de forhold, der medfører stigningen, i forvejen indgår i udgiften til kontrakten med den eksterne operatør. vil derfor bidrage til at finde en ny omkostningsfordeling, der indebærer en samlet set afbalanceret fordeling. 6.7 En ændring af fordelingsnøglen skal vedtages af samtlige interessenters kommunalbestyrelser. Ny fordelingsnøgle vedlægges som allonge (nr. A, B etc.) til disse vedtægter. 6.8 Interessentskabet drives, så der ikke oparbejdes over- eller underskud. Denne bestemmelse er ikke til hinder for at henlægge midler til planlagte investeringer. Herved sikres, at ændringer af den interne fordeling af udgifterne til 60-fællesskabet kun kan ske, hvis kommunerne er enige herom. Hvile i sig selv-princippet indebærer, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere/udlignes. Princippet er ikke til hinder for, at 60-fællesskabet kan spare op med henblik på investeringer. 7. HÆFTELSESFORHOLD 7.1 Interessenterne hæfter personligt, ubegrænset og solidarisk i forhold til tredjemand. Hver kommune hæfter udadtil (over for tredjemand) med hele sin formue og for alle krav ("solidarisk, personligt og direkte"). Bestemmelsen er udtryk for en ulovbestemt retsgrundsætning, som ikke kan fraviges i vedtægterne. 7.2 I det indbyrdes forhold mellem interessenterne hæfter hver interessent i henhold til fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.4, på det tidspunkt, hvor kravet fra tredjemand opstod. Hvis tredjemand har fået godtgjort et krav mod 60-fællesskabet gennem en af kommunerne, kan denne kommune kræve, at de øvrige kommuner afholder hver deres andel af omkostningerne. Hvis kravet havde været kendt, havde bestyrelsen indarbejdet det i budgettet og fordelingen ville i så fald have fulgt fordelingsnøglen for driftsomkostninger i pkt. 6.3. Derfor sker den indbyrdes fordeling af kravet i overensstemmelse hermed (og ikke efter f.eks. ejerfordeling). 7.3 Interessentskabets låntagning og garantistillelse mv. belaster interessenternes låneramme forholdsmæssigt i forhold til interessenternes respektive ejerandele, jf. pkt. 4.1. 8. FORELÆGGELSE AF BESLUTNINGER FOR INTERESSENTERNE Dette følger af lovgivningen. Medmindre andet fremgår af vedtægterne eller lovgivningen, er bestyrelsen (og ikke kommu- Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 6

8.1 Beredskabskommissionen, der i disse vedtægter er benævnt bestyrelsen, forelægger følgende beslutninger for interessenterne: Udkast til fælles plan for den risikobaserede dimensionering Beslutninger om optagelse af lån, garantistillelse og om indgåelse af leje af fast ejendom. nalbestyrelserne) kompetent til at træffe alle beslutninger om 60-fællesskabet. Kommunernes kompetence i forhold til de opgaver, der er overladt til 60-fællesskabet, skal således fremgå udtrykkeligt af vedtægterne. Den risikobaserede dimensionering skal vedtages af kommunalbestyrelserne. Denne kompetence kan således ikke overdrages til bestyrelsen. Bestyrelsen sender udkastet til kommunerne, der hver især gennemfører den nødvendige politiske proces. Udkastet til fælles risikobaserede dimensionering skal ifølge lovgivningen beskrive interessentskabets risikoprofil, serviceniveau, organisation, virksomhed, dimensionering og materiel. For så vidt angår indgåelse af lejeaftaler, der ikke vedrører fast ejendom, og leasingaftaler, kan disse indgås af 60-fællesskabet uden forelæggelse for kommunerne. Udover de i pkt. 8.1 anførte forhold, skal ændringer af vedtægterne besluttes af kommunerne. Da vedtægtsændringer ikke nødvendigvis forelægges af bestyrelsen, er dette samlet i pkt. 18. 8.2 Beslutninger efter pkt. 8.1 kræver, at beslutningen godkendes af alle interessenternes kommunalbestyrelser. Hver interessent orienterer de øvrige interessenter og bestyrelsen om udfaldet af interessentens behandling af sagen. 8.3 Hvis bestyrelsens udkast til en fælles plan for den risikobaserede dimensionering ikke godkendes af samtlige interessenters kommunalbestyrelser, jf. pkt. 8.2, optager bestyrelsen forhandlinger med interessenterne med henblik på at forelægge interessenterne et revideret udkast til en fælles plan for den risikobaserede dimensionering. Der afholdes som udgangspunkt ikke møde mellem de fire kommuner, men det kan i overensstemmelse med pkt. 8.5 kræves, at sagen også skal behandles på et interessentskabsmøde. Det er hensigtsmæssigt at have fastsat en proces for det tilfælde, at kommunerne ikke måtte være enige om den fælles risikobaserede dimensionering. 8.4 Interessentskabet udarbejder udkast til samlet plan for den enkelte kommunes beredskab, jf. beredskabslovens 25. Kommunalbestyrelsen i den enkelte interessent tager stilling til udkastet. De godkendte samlede planer danner grundlag for delpla- Den enkelte kommunes samlede plan for beredskabet skal godkendes af den enkelte kommunalbestyrelse og er ikke nødvendigvis ens for alle ejerkommunerne. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 7

nerne, herunder den fælles risikobaserede dimensionering i interessentskabets geografiske område. 8.5 En interessent, 3 medlemmer af bestyrelsen eller revisor kan forlange, at der afholdes interessentskabsmøde til behandling af et bestemt emne. Bestyrelsens formand indkalder i så fald til interessentskabsmøde, så det afholdes tidligst 4 og senest 8 uger herefter. Udkast til plan for den enkelte kommunes beredskab udarbejdes af 60-fællesskabet og danner grundlag for bl.a. den risikobaserede dimensionering. 60-fællesskabet koordinerer herudover kommunernes delplaner, f.eks. sundhedsberedskabsplan, strandrensningsplan mv. Der er modsat f.eks. aktieselskaber ikke krav om, at der afholdes generalforsamling i et 60-fællesskab. Henset til bestyrelsens sammensætning og kompetence findes det ikke hensigtsmæssigt at have et fast årligt interessentskabsmøde. Bestyrelsen kan afholde temamøder mv. for interessenternes kommunalbestyrelser, f.eks. i forbindelse med arbejdet med den risikobaserede dimensionering. Disse møder vil have karakter af orienteringsmøder, hvor der ikke kan træffes beslutninger, der har retligt bindende karakter. Måtte en interessent eller andre have ønske om, at der afholdes interessentmøde, hvor der kan træffes beslutninger, kan der indkaldes hertil, jf. denne bestemmelse. Afhængigt af dagsordenens punkter kan det være nødvendigt, at den enkelte kommunalbestyrelse meddeler mandat til den, der repræsenterer kommunen på interessentmødet. De flertalsregler, der i øvrigt gælder efter vedtægterne, skal iagttages på interessentmødet, jf. pkt. 8.6. 8.6 Beslutninger, der kan træffes på interessentskabsmødet, vedtages med simpel flertal blandt de fremmødte interessenter, med mindre andet følger af disse vedtægter, herunder pkt. 8.2 og pkt. 18.1. Hver interessent har én stemme på interessentskabsmødet. 9. BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG OPGAVER Det vil sige, at tre ud af fire kommuner kan træffe beslutninger. Med fire ejere, der har én stemme hver, er simpelt flertal således det samme som kvalificeret flertal. Interessenterne kan ikke på interessentskabsmødet udøve kompetence på de områder, der er kompetenceoverdraget til bestyrelsen. Bestyrelsen i et 60-fællesskab svarer til kommunalbestyrelsen i en kommune, men med de tilpasninger der følger af sagens natur, f.eks. at møderne som udgangspunkt er lukkede. Bestyrelsen er derfor den højeste myndighed i 60-fællesskabet, medmindre andet følger af vedtægterne. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 8

9.1 Der nedsættes en bestyrelse til at varetage den umiddelbare forvaltning af de opgaver, der er henlagt til interessentskabet. 9.2 Bestyrelsen består af - Borgmesteren fra hver interessent, fra Aarhus Kommune dog rådmanden for Magistratsafdelingen for Teknik- og Miljø - Et yderligere medlem udpeget af og blandt byrådet i Aarhus Kommune - En repræsentant fra Sydøstjyllands Politi - En repræsentant fra Østjyllands Politi Beredskabsloven stiller krav om, at der nedsættes en fælles beredskabskommission for tværkommunale beredskaber til at varetage den umiddelbare forvaltning af de opgaver, der er henlagt til 60-fællesskabet. Som beredskabsloven er formuleret i dag, skal borgmestre og politi samt en observatør for de frivillige indgå i bestyrelsen. KL har tilkendegivet, at KL vil arbejde for, at repræsentanter fra politiet ikke skal indgå i bestyrelsen. Hvis en lovændring måtte føre til, at det ikke længere er et krav, at f.eks. politiet indgår i bestyrelsen, kan bestyrelsens sammensætning ændres ved en vedtægtsændring. - 9.3 En repræsentant for det frivillige beredskab og to repræsentanter for medarbejderne deltager i bestyrelsens møder som observatører. Lovgivningen indeholder krav om, at der indgår en observatør fra det frivillige beredskab, med mindre et af medlemmerne i bestyrelsen repræsenterer de frivillige. Med denne bestemmelse ligestilles medarbejdere og frivillige. B 9.4 Beredskabsdirektøren deltager i bestyrelsens møder. 9.5 Hvert medlem af bestyrelsen har én stemme. Observatørerne og beredskabsdirektøren har taleret, men ikke stemmeret. 9.6 Hver interessent udpeger en personlig suppleant for det eller de medlemmer af bestyrelsen, der er udpeget af interessenten. Beredskabsloven er til hinder for, at andre end medlemmer har stemmeret på møderne i bestyrelsen. Bestemmelsen har til formål at gøre beslutningsprocessen i bestyrelsen smidig ved, at suppleanter kan møde for medlemmer, der måtte meddele forfald. 9.7 Bestyrelsens formand er den til enhver tid siddende rådmand for Magistratsafdelingen for Teknik- og Miljø i Aarhus Kommune. 9.8 Udpegning som medlem af bestyrelsen, personlig suppleant og observatører følger den kommunale valgperiode. Ved etableringen af interessentskabet udpeges, hhv. vælges, medlemmer, stedfortrædere og observatøren for den resterende del af valgperio- Hvis bestyrelsens sammensætning ændres ved en vedtægtsændring, vil den nye sammensætning dog kunne træde i kraft samtidig med vedtægterne. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 9

den. 9.9 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Forretningsordenen fastsætter typisk de nærmere regler for bestyrelsens arbejde, f.eks. formandens opgaver, regulering af tavshedspligt, standarddagsorden mv. Instruksen for beredskabschefen, som bl.a. indeholder kompetencefordelingen mellem bestyrelsen og beredskabsdirektøren, kan indarbejdes heri. Udkast til forretningsorden udarbejdes efter sommerferien, så bestyrelsen kan vedtage denne på sit første møde efter etableringen. 9.10 Bestyrelsens møder ledes af formanden. Der tages referat af møderne i bestyrelsen. Referatet føres i en protokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer og stedfortrædere, der har deltaget i mødet, samt observatørerne og beredskabsdirektøren. Et medlem eller stedfortræder, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. 9.11 Hvis et medlem og dennes stedfortræder er forhindret i at være til stede, kan vedkommende medlem afgive sin stemme ved fuldmagt til et andet af bestyrelsens medlemmer. 9.12 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede, herunder ved repræsentation ved fuldmagt, dog således at samtlige interessenter skal være repræsenteret på mødet. 9.13 Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal, dog således at følgende beslutninger kræver, at mindst 5 medlemmer, herunder en repræsentant for hver interessent, stemmer for: - Godkendelse af budget og regnskab for interessentskabet - Udkast til risikobaseret dimensionering - Beslutning om at udbyde operative beredskabsopgaver - Indgåelse og opsigelse af væsentlige kon- Kommunestyrelsesloven finder anvendelse med de fornødne modifikationer. Bestemmelsen om mødereferat og underskift heraf har til formål at sikre dokumentation for, hvad der er blevet besluttet på mødet. Ansvarsfrihed for de politisk udpegede medlemmer kræver, jf. kommunestyrelsesloven, at de har stemt imod det pågældende forslag. Hvert medlem har mulighed for at give et andet medlem fuldmagt til at stemme på vedkommendes vegne, hvis det ikke er muligt for den pågældende eller stedfortræderen at være til stede. Formålet er at sikre quorum, henset til pkt. 9.12. Bestemmelsen om quorum tager afsæt i kommunestyrelseslovens regler (mindst halvdelen til stede, jf. 11, stk. 2), men modificerer dette, så der lægges særligt vægt på de politisk udpegede medlemmers tilstedeværelse. Spørgsmålet er ikke reguleret i beredskabsloven, der heller ikke henviser til kommunestyrelsesloven på dette punkt. Ifølge Beredskabsstyrelsen kan politiets stemmer "neutraliseres" i budgetsager. Bestemmelsen betyder, at den enkelte kommunens andel af budgettet for 60-fællesskab indgår som en teknisk budgetforudsætning i forbindelse med den enkelte kommunes budgetlægning. "Væsentlige kontrakter" vil blive defineret nærmere i forretningsordenen. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 10

trakter - Optagelse af lån, garantistillelse og indgåelse af aftaler om leje af fast ejendom, i det omfang beslutningen skal forelægges for interessenterne, jf. også pkt. 8.1. 9.14 Bestyrelsen orienterer interessenterne om interessentskabets tilstand samt om forhold, der kan have væsentlig betydning for interessenterne. Bestemmelsen fastsætter en pligt for bestyrelsen til at orientere kommunerne om forhold, som kommunerne bør have viden om. Det kan f.eks. være et akut opstået behov for at foretage ekstraordinære investeringer, beredskabsmæssige udfordringer mv. 10. BEREDSKABSDIREKTØR 10.1 Bestyrelsen ansætter en beredskabsdirektør, der varetager den daglige ledelse af interessentskabet. 10.2 Bestyrelsen udarbejder en instruks for beredskabsdirektørens varetagelse af hvervet. Bestyrelsen beslutter, hvem der skal stå for den daglige ledelse af 60-fællesskabet og fastsætter rammerne for den daglige leder. Beredskabsdirektøren har en ansættelsesaftale, der fastsætter stillingens indhold, og kan derudover agere i forhold til eksterne i medfør af sin stillingsfuldmagt. Kompetenceforholdet kan præciseres i en instruks enten særskilt eller indgå i bestyrelsens forretningsorden. 11 TEGNINGSREGEL 11.1 Interessentskabet tegnes af bestyrelsens formand i forening med et medlem af bestyrelsen eller beredskabsdirektøren, eller af 4 medlemmer af bestyrelsen. Bestemmelsen fastsætter, hvem der uanset aftalens indhold kan forpligte 60- fællesskabet ved indgåelse af aftaler mv. 11.2 Beredskabsdirektøren kan indgå de aftaler og kontrakter, der er en naturlig del af varetagelsen af den daglige ledelse. 12. REVISION 12.1 Interessentskabets regnskab revideres af administrationskommunens revision. 60-fællesskabers revision foretages typisk af én af de deltagende kommuners revision. Der er med denne bestemmelse ikke behov for regulering af antagelse og afskedigelse af revisor. Beredskabets momsafløftning sker gennem administrationskommunen (Aarhus Kommune). Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 11

13. BUDGET OG REGNSKAB 13.1 Interessentskabets regnskabsår følger kalenderåret. Bestemmelserne i 13.1 13.3 er af processuel karakter. Den nærmere beskrivelse af udarbejdelse af budget og regnskab fastsættes i bestyrelsens forretningsorden. 13.2 Bestyrelsen fremsender inden udgangen af maj måned interessentskabets budget samt flerårige budgetoverslag til interessenterne til orientering. 13.3 Interessentskabets regnskab godkendes af bestyrelsen og sendes herefter til interessenterne og Statsforvaltningen. Budgettet fastlægges endeligt af bestyrelsen, og fordelingen mellem kommunerne fremgår af fordelingsnøglerne i pkt. 6.3. Den enkelte kommunes andel vil indgå som en teknisk budgetforudsætning. Det fremsendte regnskab indeholder revisionens eventuelle bemærkninger og bestyrelsens bemærkninger hertil/oplysning om håndtering heraf. 14. OFFENTLIGHED MV. 14.1 Interessentskabet er omfattet af de regler, der gælder for kommuner, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven. Der er tale om en ordensmæssig oplysning, da 60-fællesskabet uanset vedtægterne er omfattet af samme regler, som kommunerne. Det indebærer bl.a., at der er adgang til aktindsigt i de dokumenter, der findes i 60- fællesskabet, at udbudsreglerne, statsstøttereglerne, kommunalfuldmagten mv. finder anvendelse. 15. NYE INTERESSENTERS INDTRÆDEN 15.1 Optagelse af nye interessenter kan ske, hvis samtlige interessenter godkender dette, jf. pkt. 18.1. 15.2. Optagelse af nye interessenter er endvidere betinget af, at Statsforvaltningen godkender vilkårene herfor. Bestemmelsen er udtryk for, at nye kommuner kun kan indtræde i 60-fællesskabet, hvis de eksisterende ejerkommuner er enige herom. Indtræden af nye kommuner vil medføre en ændring af vedtægterne, hvilket skal godkendes af Statsforvaltningen. 16. UDTRÆDEN OG OPLØSNING 16.1 En interessent kan udtræde af interessentskabet med 1 års skriftligt varsel til udgangen af et kalenderår. Varslet afgives skriftligt til bestyrelsen og de øvrige interessenter. Udtræden, der ikke har hjemmel i vedtægterne, jf. nedenfor, skal godkendes af Statsforvaltningen. 16.2 Ved en eller flere interessenters udtræden opgøres Ved at fordele nettoformuen/-tabet efter om- Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 12

interessentskabets aktiver og passiver. Opgørelsen foretages af en uvildig tredjemand og for den eller de udtrædende interessenters regning. 16.3 Er interessentskabets kapital negativ, afholder den udtrædende interessent sin andel af underdækningen. Andelen opgøres, så det afspejler den udtrædende interessents forholdsmæssige betaling af interessentskabets drift og investeringer de seneste 5 regnskabsår forud for udtræden. kostningsfordelingsnøglen i de seneste 5 regnskabsår, sikres en fordeling, der er både smidig og afspejler den måde kommunerne har fordelt finansieringen af 60-fællesskabet. 16.4 Er interessentskabets kapital positiv, udbetales den udtrædende interessents andel af overdækningen til den udtrædende interessent. Andelen opgøres, så det afspejler den udtrædende interessents forholdsmæssige betaling af interessentskabets drift og investeringer de seneste 5 regnskabsår forud for udtræden. Den udtrædende interessent udtager så vidt muligt de aktiver, denne interessent oprindeligt har indskudt. 16.5 Den udtrædende interessent hæfter ikke for interessentskabets gælds- og driftsudgifter, der pådrages efter udtrædelsesdatoen. Dette følger af ulovbestemte regler. 16.6 I tilfælde af interessentskabets opløsning forestår bestyrelsen eller en (eller flere) af bestyrelsen udpegede likvidator(er), at værdien af interessentskabets aktiver opgøres. Den herefter konstaterede formue, respektive det herved konstaterede tab, fordeles mellem interessenterne i henhold til fordelingsnøglerne i de seneste 5 regnskabsår forud for opløsningen, jf. pkt. 6.3. Interessenterne udtager så vidt muligt de aktiver, de hver oprindeligt har indskudt. Opløsning af interessentskabet skal godkendes af Statsforvaltningen. Der er søgt inspiration i reguleringen i selskabsloven, der sikrer en upartisk fordeling af aktiverne. Se ovenfor for så vidt angår fordelingsnøglen af formue eller tab. 17. TVISTER 17.1 Kan tvister ikke løses ved forhandling mellem interessenterne indbyrdes kan interessenterne indhente en afgørelse eller vejledende udtalelse fra Statsforvaltningen, i det omfang tvisten er omfattet af Statsforvaltningens kompetence 17.2 Kan tvisten hverken løses gennem forhandling eller gennem inddragelse af Statsforvaltningen, kan tvisten indbringes for de almindelige domstole. Bestemmelserne i pkt. 17.1 og 17.2 fastsætter rammerne for håndtering af tvister mellem kommunerne, herunder at dette i første omgang skal ske ved forhandling mellem parterne og derefter ved inddragelse af Statsforvaltningen. Det forhold, at Statsforvaltningen træffer afgørelse eller afgiver en vejledende udtalelse om et forhold, er ikke til hinder for, at en kommune kan gå videre med sagen, herunder indbringe Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 13

sagen for domstolene. 18. ÆNDRING AF VEDTÆGTERNE 18.1 Interessenterne kan med simpelt flertal beslutte at ændre vedtægterne. Ændringer af vedtægterne, der indebærer optagelse af nye interessenter eller ændring af kompetenceoverdragelsen til interessentskabet, skal dog vedtages af samtlige interessenters kommunalbestyrelser i møde. Yderligere overdragelse af kompetence kan kun ske ved enighed herom mellem kommunerne. 18.2 Vedtægtsændringer kræver godkendelse af Statsforvaltningen. 18.3. Statsforvaltningen har ved sin godkendelse af disse vedtægter også godkendt processen og kriterierne for ændring af fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.5. 18.4 Ændrede og nye bilag/allonger fremsendes til Statsforvaltningen til orientering, Efter kommunestyrelseslovens 60 skal kommunale fællesskabers vedtægter og efterfølgende ændringer godkendes af Statsforvaltningen. Bestemmelsen i pkt. 18.3 præciserer dog, at ændringer af fordelingsnøglen i bilag 3 og fordelingen af investeringsudgifter, jf. pkt. 6.5, ikke kræver Statsforvaltningens godkendelse. Herved sikres, at Statsforvaltningen til enhver tid har det samlede, opdaterede grundlag for interessentskabet. 19. VEDTÆGTERNES IKRAFTTRÆDEN 19.1 Vedtægterne træder i kraft efter underskrift fra samtlige interessenter og Statsforvaltningens godkendelse, dog tidligst den 1. januar 2016. Bestemmelse af ordensmæssig karakter. BILAG Bilag 1 Ejerfordeling pr. 1. januar 2016 Bilag 2 Indskudte aktiver ved etableringen af interessentskabet [udkast] Bilag 3 Fordelingsnøgle ved etableringen af interessentskabet baseret på interessenternes budgetter for egne beredskaber i 2015 [udkast] Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 14

BILAG 1 Pr 1. januar 2o16 ejes interessentskabet ejes af: Odder Kommune med 5,34 pct., Samsø Kommune med 0,91 pct., Skanderborg Kommune med 14,31 pct. Aarhus Kommune med 79,44 pct Fordelingen bygger på Danmarks Statistiks opgørelse over befolkningstal for første kvartal 2015. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 15

BILAG 2 Indskudte aktiver ved etableringen af interessentskabet [udkast] Værdier Aktiv Pladcering Navn Nypris Restværdi Køretøj Deltid - Lystrup Afløser til PS1 1.000 1.000 Containerlastbil til ny PS1 2.000 2.000 Forureningstrailer 50 35 M3 2.500 1.071 P7 120 0 PS1 0 0 SLT1 500 0 TR3 2.500 2.143 Deltid - Lystrup Total 8.670 6.249 Deltid - Ny Munkegade M4 0 0 T4 2.000 0 Deltid - Ny Munkegade Total 2.000 0 Forebyggende SEAT 220 151 Smart ZS 57 237 130 16 VW Golf Plus 150 0 VW Golf Plus CG 28 223 150 38 VW Polo CW 54 510 110 28 Forebyggende Total 760 233 Frivillige C5 (reserve containerlastbil) 0 0 Enkelt kørestel 1,2 240 0 Generator 1,2 400 0 L5 Scania P93 (logistik) 800 0 L6 Logistikkøretøj (ikke købt) 160 160 Lysgiraf 100 86 M5 (reservesprøjte) 0 0 Omklædningstrailer (ikke købt) 125 125 P5 Scania P82 (pionervogn) 0 0 R5 (R3) VW Syncro 4x4 (inkl. stykafgift) 450 0 Toiletvogn 40 24 Afstivningscontainer 75 45 Brændstoftrailer 50 13 Frivillige Total 2.440 453 Havn C3 2.000 1.000 HVP 1,2,3 5.500 3.850 L4 0 0 Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 16

Skumcontainer 1,2 250 161 SPT1 6.500 2.600 SPT2 6.500 2.600 VK 1,2,3 750 429 Flydespærringer alderen 200 90 Havn Total 21.700 10.729 Horsens M5 Mercedes 2.600 0 Horsens Total 2.600 0 Hørning E1 Generator, Nødstrøm 150 0 F2 Toyota Rav4 250 0 M2 Volvo FL 2.600 1.820 V2 Scania 94D 1.500 300 Hørning Total 4.500 2.120 Kildegade Båd 400 320 I3 120 75 M2 500 0 M7 300 0 M8 1.500 675 M9 2.600 0 VW pumper 240 0 Kildegade Total 5.660 1.070 Kildegade M11 300 188 Kildegade Total 300 188 Ledelse Astra 110 0 Passat 350 0 Touran 250 0 Ledelse Total 710 0 Operativ - Fast styrke C1 2.000 857 Containerlad (skafor) 250 0 Containerlad (storbrand) 250 0 Containerlad (tomt) 30 0 Dory inkl. trailer 100 0 Grusspreder (containerlad) 300 0 Grusspreder (efterløber) 0 0 I1 1.000 0 I2 0 0 I6 400 0 L1 550 110 L3 (bus) (inkl. afgift) 1.000 0 M1 2.800 1.680 Miljøcontainer 400 0 Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 17

P1 650 65 P6 120 0 R1 2.800 0 RIB inkl. trailer 600 86 S1 4.800 686 T1 2.000 0 Operativ - Fast styrke Total 20.050 3.484 Reserve S7 (Odder Brandvæsen) 0 0 Reserve Total 0 0 Ry B3 Båd: Bombard, trailer: Indepension 300 38 M3 Scania 94D 2.600 1.040 R3 VW Transporter Syncro 225 0 V3 Volvo FE 1.500 1.125 Ry Total 4.625 2.203 Rådhusgade Brandbil u. opbygning 2.800 2.800 I1 500 0 I2 120 90 M1 2.600 1.040 M3 2.600 0 M4 1.200 0 M6 1.200 0 Rådhusgade Total 11.020 3.930 Skanderborg B4 Båd: Tornado, trailer: Indepension 350 44 E3 Påhængsbæresprøjte, Vandforsyning 240 0 F1 VW Touran, servicevagt 320 80 F3 Opel Meriva, Servicevagt reserve 150 0 F4 Mercedes Sprinter, Varebil med rampe 500 63 F5 Man, Lastbil med rampe 1.100 495 I1 VW Multivan 600 150 I2 VW Passat 500 0 I4 VW Tiguan 425 159 M4 Mercedes 2.600 1.040 P1 Mitsubishi Outlander, bådtrækker 225 0 P2 Opel Vivaro, bus 225 0 P3 Mercedes Vito, højderedning 225 0 R4 Volvo FM7 1.500 300 S4 Scania/Metz 4.500 4.050 V4 Iveco 1.300 1.235 Skanderborg Total 14.760 7.616 Tunø T1 - Tunø 500 425 VW pumpe - Tunø 240 0 Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 18

Tunø Total 740 425 Øvrigt Leasing I1 0 0 Leasing M3 0 0 Leasing S1 0 0 Øvrigt Total 0 0 Salg og Service Golf (UDDC) RS XX XXX 110 0 Golf (UDDC) UE 48 521 110 0 Havetraktor ISEKI 130 0 MB 814 800 0 MB 814 (udfases) 0 0 Peugeot 307 110 0 Sprøjte Scania P82 0 0 Syncro (LOG) TS 53 072 250 0 Tankvogn (Ry) 0 0 Traktor TS 840 250 0 Transit (LOG) VT 37 748 100 0 Transit (UDDC) VX 21 937 100 0 Transit (VÆR) VT 37 747 100 0 Transporter (L2) BG 45 239 200 50 ÅBS 1 MAN 0 0 Fiat Iveco (afgift) 500 125 Salg og Service Total 2.760 175 Køretøj Total 103.295 38.873 Øvrige aktiver 6.637 5.071 Øvrige aktiver Total 6.637 5.071 Hovedtotal 109.932 43.944 Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 19

BILAG 3 Fordelingsnøgle ved etableringen af interessentskabet baseret på interessenternes budgetter for egne beredskaber i 2015 [udkast] Finansiering af ordinær drift (nuværende budget) Samsø Odder Skanderborg Aarhus Samlet 4,36 % 4,97 % 15, 78 % 74, 89 % 100 % Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 3 Udkast til vedtægter 20