Assens Kommune Willemoesgade 15 5610 Assens
Indholdsfortegnelse Risikostyring...3...4 Handlingsplan...5 Sikringsplan...7 Sikringsniveauer...10 Side 2 af 18
Risikostyring Risikostyringsstrategi Risikostyringsstrategien fastlægger de overordnede principper og økonomiske rammer for kommunens risikostyring for den kommende 5 års periode. Sundhedspolitik fastlægger rammer og retningslinier for arbejdet med sygefravær fastlægger rammerne for det forebyggende arbejdsmiljøarbejde fastlægger rammerne for den sundhedsfremmende indsats fastlægger rammerne for forebyggelse af arbejdsskader ken har til formål at - fastlægge et ensartet sikringsniveau for kommunen - fastlægge rammerne for organisering af risikostyringen - fastlægge institutionsledernes ansvar og kompetencer. Sikring minimerer risikoen for driftsforstyrrelser på kommunens institutioner, som alle spiller en helt centrale rolle for samfundslivets opretholdelse, eks. veje, børnehaver, skoler og ældrepleje. ken udmøntes i en sikringsplan (se side 7). Forsikringspolitik fastlægger rammerne for kommunens eksterne risikoafdækning størrelsen af institutionernes egenbetaling. Side 3 af 18
Den opstillede sikringspolitik skal danne en sammenhæng mellem risikostyringstrategien og kommunens forsikringsprogram, herunder ikke mindst i forhold til den valgte størrelse af selvrisiko. Assens Kommune har valgt en forsikringsløsning, der generelt har høj selvrisiko, hvorfor man har en direkte økonomisk interesse i at undgå skader. På de forsikrede områder er det af væsentlig betydning for udgifterne til eventuel forsikringsindkøb i fremtiden, at kommunen kan dokumentere - en god sikring af alle institutioner, og - et historisk godt skadesforløb. Ansvar og kompetencer I forbindelse med iværksættelse af kommunes sikringspolitik er det nødvendigt at fastlægge ansvar og kompetencer. Opgaverne opdeles i Centrale tiltag Der er tale om bekostelige sikringsanlæg, som ikke kan finansieres af institutionerne og som beskytter forsikringsværdier omfattet af kommunens centrale forsikringspulje. Konkret drejer det sig om flg. områder: Automatisk Brandalarmeringsanlæg, ABA Automatisk Indbrudsalarmeringsanlæg, AIA Automatisk Adgangskontrol, ADK Elskadesikring Vandstop. Driften af eksisterende anlæg og nyanlæg finansieres indtil den 31.12.2009 af institutionerne. Herefter overgår driften til Risikokoordinatoren på følgende måde: Eksisterende anlæg (nuværende anlæg) uændrede finansiering af driften (fortsat institutionernes ansvar) Nyanlæg - finansieres af risikokoordinatoren. Ansvar for afholdelse af udbud og indkøb placeres hos risikokoordinatoren. Udbud gennemføres med bistand fra relevante afdelinger. Side 4 af 18
Decentrale tiltag Håndtering af risici, som er af driftslignende karakter jvf. fase 2 side 7 foretages af den enkelte institution. Forebyggelse af brand altid i samarbejde med beredskabsafdelingen og risikokoordinator. Ansvaret for den daglige drift i relation til sikring, påhviler lederne, jf. sikringsplan, faserne 1, 2 og 4. Anlæg etableret før 01.09.2008 er ikke omfattet af sikringspolitikken. Ansvar for anlæggets drift og overholdelse af gældende lovgivning påhviler institutionslederne. Projekter Nyopførelser, ombygninger og renoveringer skal sikres som anført i sikringspolitikken, således at nyinvesteringen opfylder sikringspolitikkens krav, jvf. Side 10 under sikringsniveauer. Handlingsplan Baggrund Assens Kommune er en sammenlægning af 6 kommuner, og der er derfor ikke noget ensartet sikringsniveau. Fællesnævneren for de tidligere kommuner har dog været et finmasket net af forsikringer, ligesom sikringen normalt har været overladt til den enkelte institutionsleder. Som en konsekvens heraf må det forventes, at sikringsniveauet generelt er mangelfuldt. Holdninger Der bør gennemføres en bearbejdning af holdningen til skadeforebyggelse blandt lederne i kommunen. Direktionen sætter emnet på dagsordenen 1 gang årligt, ligesom nye ledere informeres omkring kommunens sikringspolitik i forbindelse med introduktion. Informationen gives af risikokoordinatoren. Risikostyring indgår i Assens Kommunes ledelsesgrundlag. Såfremt kommunen på sigt skal reducere de samlede risikoomkostninger (forsikring, selvforsikring og skadeforebyggelse) kræver det en positiv opbakning fra alle medarbejdere. Lederne skal optræde som gode rollemodeller for institutionernes medarbejdere, således at alle bidrager til at beskytte kommunal ejendom. En positiv udvikling i institutionens skadeudvikling skal derfor indgå i ledernes succeskriterier. Institutionernes ejerskab til risikoen afspejles i en selvrisiko jf. forsikringspolitikken Side 5 af 18
Information & dialog I 2009 udarbejdes en informationsfolder omkring kommunens risikostyring, som distribueres blandt alle ansatte. Der afholdes 1 gang årligt en sikringsdag med deltagelse af alle ledere. Overblik Med henblik på at fastslå eksisterende sikringsniveau udarbejdes der i 2008/2009 6 sikringsnotater for hhv. 4 skoler og 2 daginstitutioner. Ny sikringsstandard Som beskrevet i Risikostyringsstrategien fastlægges der et ensartet sikringsniveau for skoler og daginstitutioner. Sikringen omfatter Centrale tiltag For de i sikringspolitikken nævnte sikringsanlæg, ABA, AIA, ADK, mv., gennemføres udbud og efterfølgende implementering af nævnte sikringsanlæg på 2 skoler i 2008 med ABA-anlæg, og efterfølgende 2 skoler hver følgende 4. år og 2 daginstitutioner hver følgende 4. år. Investeringernes størrelse afhænger af individuelle forhold på de berørte institutioner, hvorfor hastigheden af implementeringen kan variere. Med henblik på at sikre kommunen optimale indkøbsbetingelser samtidig med at kommunen forløbende kan variere investeringsomfanget gennemføres udbudene som en rammeaftale. Decentrale tiltag Ansvaret for den daglige drift i relation til sikring, herunder forsvarlig aflåsning, påhviler lederne. Lederen skal foranledige, at der jævnligt og minimum 1 gang årligt foretages en gennemgang af bygningernes sikringsmæssige status. Lederen er også ansvarlig for, at alle medarbejdere inden for ansvarsområdet er bekendt med pligter, procedurer (for eksempel fyraftenseftersyn) og forskrifter i forhold til sikring eller f.eks. udførelse af varmt arbejde. Sikring skal indarbejdes som en naturlig del af driften og behandles på personalemøder m.v. Lederen er ansvarlig for, at der budgetmæssigt tages højde for etablering af sikring udover det godkendte 5 årige budget nævnt i Risikostyringsstrategien. Side 6 af 18
Servicebesøg Der gennemføres hvert 2. år en sikringsgennemgang af alle kommunale arbejdssteder, jvf. sikringsniveauer side 10. Formålet er at støtte og vejlede lederne, ligesom kommunen herigennem får mulighed for at indsamle data og bruge erfaringer på tværs af organisationen. Rådgivning I det omfang at der er spørgsmål af sikringsmæssig karakter, kan der rettes henvendelse til Risikostyringskoordinatoren. Sikringsplan Jf. ken på side 4 har institutionslederne ansvaret for den daglige drift i relation til sikring for faserne 1, 2 og 4. Implementeringen gennemføres iht. nedenstående sikringsplan: Fase 1 Holdninger Der bør gennemføres en bearbejdning af holdningen til skadeforebyggelse blandt alle ansatte i institutionen. Konkret kan dette ske ved at sætte fokus på emnet ved personalemøder. Fase 2 Grundlæggende sikring Opbevaring af kommunens aktiver Særligt attraktive genstande bør placeres i aflåst F&P-registreret sikringsskab*, når bygningen forlades. * F&P (Forsikringsselskabernes brancheorganisation, Forsikring & Pension. Opbevaring af rede penge Der bør som udgangspunkt ikke efterlades rede penge i kommunens bygninger. Hvor det ikke kan undgås bør rede penge opbevares i fastgjort F&P-registreret værdiopbevaringsenhed* afstemt efter det opbevarede beløb. Side 7 af 18
Administration af nøgler Institutionslederne udarbejder retningslinier for udlevering, anvendelse og opbevaring af nøgler til kommunens bygninger. Retningslinierne sikrer at alle udleverede nøgler registreres med oplysning om adgangsrettigheder, bruger og udleverings- og afleveringsdato. Ikke ibrugtagne nøgler bør opbevares i F&Pregistreret nøgleskab* Aflåsning af døre, lukning af vinduer m.m. Institutionslederne udarbejder retningslinier, som sikrer at døre aflåses, vinduer lukkes og eventuelt alarmanlæg tilkobles, når bygninger forlades. Sikring af øvrige attraktive genstande Særligt attraktive genstande, som ikke af praktiske hensyn kan placeres i aflåst skab, bør fastgøres med egnede fastgørelsesmetoder. Som eksempler kan nævnes fastgørelse af fladskærme med særlig sikringswire og placering af stationære computere og videoprojektorer i fastgjorte sikringskabinetter. Mærkning og registrering Attraktive genstande bør tydeligt mærkes med kommunens eller institutionens navn ligesom genstande med serienummer, IMEI nummer eller andre unikke kendetegn registreres. Beplantning Vinduer og døre, der er skjulte f.eks. på grund af beplantning, kældernedgange eller Iyskasser bør sikres ekstra godt. Beplantning, der kan give tyven skjul under sit forehavende, bør fjernes. Lav stikkende eller på anden måde vanskelig gennemtrængelig beplantning kan dog vanskeliggøre tyvens arbejde. Fase 3 Overvågning Nyetablering og opgradering af indbrudsalarmanlæg Ændring og udbygning af eksisterende indbrudsalarmanlæg forestås af Risikokoordinatoren. For tiltag nævnt i Risikostyringsstrategien finansieres udgiften af Finansafdelingen. Fase 4 Brand Placering af affaldscontainere Affaldscontainere uanset type bør placeres i en afstand af mindst 5 meter fra bygning, således at risikoen for brandspredning fra container reduceres. Instruktion i anvendelse af brandslukningsmateriel Side 8 af 18
Det bør sikres, at det faste personale er instrueret i korrekt anvendelse af de etablerede brandslukningsfaciliteter med henblik på at øge muligheden for at reducere omfanget af en brand. Varmt arbejde Plan- & Bygningsafdelingen udarbejder opdaterede retningslinier for udførelse af såkaldt varmt arbejde i kommunens bygninger. Varmet arbejde omfatter bl.a. arbejder med tjæretagpap, brug af vinkelsliber, gasbrænder for ukrudtsbekæmpelse m.m. Fyraftenseftersyn Der bør foreligge opdaterede retningslinier som sikrer at alle varmeproducerende elektriske apparater, stearinlys m.v. slukkes når bygninger forlades. Fase 5 Elskadesikring Sikring imod lynnedslag Der etableres sikring imod transientskader i.eks. tyverialarmanlæg, telefonanlæg, IT udstyr, servere, CTS anlæg mv.. Konkrete tiltag udarbejdes af Finansafdelingen.. Fase 6 Vandskade Sikring imod omfattende vandskade Der etableres sikring imod omfattende vandskade i kommunens bygninger som følge af brud eller hærværk på vands- eller varmeinstallationer. Konkrete tiltag udarbejdes af Finansafdelingen.. Side 9 af 18
Sikringsniveauer I forbindelse med nyetablering og renovering af eksisterende bygninger påser Bygningsafdelingen, at den nødvendige sikring indbygges jf. nedenstående sikringsniveauer. Skemaet i sikringsplanen skal læses som en summation indenfor hvert enkelt område, dvs. at hvis krydsmarkeringen er placeret i, betyder det, at alle relevante punkter under og skal være opfyldt. Elektronisk overvågning imod indbrud (tyverialarm) Der etableres et F&P-registreret AIA-anlæg med installationsomfang svarende til sikringsniveau 20 med rum- eller fældeovervågning af alle gangarealer, trapper og døre til kælder og 1. sal. Overvågningen skal ligeledes omfatte andre gangarealer, hvortil der er adgang via ikke overvåget trappeopgang eller udvendig trappe. Alarmoverførsel til godkendt kontrolcentral via telefon- eller Alarmnettet. Udrykning af godkendt vagtfirma ved alarm. Anvendelse af F&P-registrerede leverandører og systemdele. Installation skal ske i henhold til Forsikring & Pensions retningslinier. Serviceeftersyn af anlæg mindst hvert 2. år. Udover etableres der et F&P-registreret AIA-anlæg med installationsomfang 30 med rumovervågning af alle vitale rum og afsnit med tyvetækkelige værdier i stue- og kælderplan (rum med IT-udstyr, musikudstyr, værktøj, Av-udstyr, depoter og lignende). Alarmoverførsel til godkendt kontrolcentral via Alarmnettet. Udrykning af godkendt vagtfirma ved alarm. Anvendelse af F&P-registrerede leverandører og systemdele. Installation skal ske i henhold til Forsikring & Pensions retningslinier. Serviceeftersyn af anlæg mindst hvert 2. år. Side 10 af 18
I sårbare områder med væsentlig værdikoncentration, for eksempel IT-, musik- film- og ungdomsklublokaler i kælder-/stueplan, med mulighed for adgang fra det fri installeres tågegenerator eller monteres gitter som beskrevet under mekanisk sikring. Mekanisk indbrudssikring Ind- og udvendige døre til lokaler med væsentlig koncentration af tyvetækkelige værdier, for eksempel IT-, musik-, ungdomsklub- og film- og administrationslokaler m.v. skal være aflåst med F&Pregistreret låseenhed (gerne suppleringslås). Fremspring på cylindere i yderdøre må ma. være 2 mm. Kontanter og andre pengeværdier bør altid opbevares i værdiopbevaringsenhed afstemt efter størrelsen af det opbevarede beløb. Vejledende retningslinier findes i Forsikring & Pensions Sikringskatalog. Værdiopbevaringsenheder under 250 kg. skal altid fastboltes. Andre attraktive værdier som for eksempel digitalt kamera, videokamera, playstation+spil, HIFI-udtyr, elektrisk håndværktøj og småmaskiner som haveredskaber og lign., men generelt så mange af værdierne som muligt, skal altid opbevares i depot uden adgang fra det fri og døren til rummet være aflåst med F&Pregistreret låseenhed (gerne suppleringslås). Er lokalet i stue- /kælderplan og med dør/vindue til det fri skal dette sikres med F&P-registreret gitter i minimum BLÅ klasse. De mindre værdier kan også opbevares i penge eller sikringsskab. IT-udstyr og andet attraktivt udstyr som musikudstyr, kameraer, værktøj, playstation m.v. bør mærkes. Nøgler til bygninger og biler skal opbevares i F&P-registreret nøgle- eller sikringsskab placeret i lokale med tyverialarm eller i pengeskab. Videoprojektorer opsat i lokaler med direkte adgang fra det fri skal sikres med F&P-registreret sikringskabinet. I lokaler med en større koncentration af pc ere, musik-, film og diskotekslokaler og andre lokaler med væsentlige værdier f.eks. lagerum materielgård, beliggende i kælder-/stueplan med mulighed for adgang direkte fra det fri, skal vinduer/døre sikres med F&Pregistreret gitter klassificeret i minimum BLÅ klasse eller lokalerne sikres med tågegenerator som beskrevet under automatisk indbrudsalarmanlæg. Side 11 af 18
Øvrige pc cere sikres i sikringskabinetter som fastgøres til enten bord, væg eller gulv. Sikringskabinettet skal være F&P-registreret i minimum BLÅ klasse. Alle bygningens yderdøre skal være monteret med en F&Pregistreret låseenhed, som omfatter såvel låsekasse, slutblik som låsecylinder. Svage døre til lokaler med 2 låse i henhold til krav på forstærkes med stål- eller træplade, særlig sårbare rum evt. med stålpladedør og karm. Trin 4 Yderdøre forsynes med 2 låse, hvoraf mindst den ene skal være F&P-registreret og uden indvendig vrider (natlås. Dette bør godkendes af brandmyndighederne når der er tale om flugtvejsdøre). Præventiv belysning Der skal som minimum etableres lys udvendigt på bygningen, som aktiveres af en eller flere strategisk placerede bevægelsesfølere. Lamperne skal være placeret så der kan være en mulighed for at forbipasserende eller naboer bemærker indbrud eller forsøg på indbrud. Der skal som minimum etableres et antal kraftige udendørslamper (f.eks. halogen projektør), som belyser bygningens facade i stueplan. Lamperne bør aktiveres af en eller flere strategisk placerede bevægelsesfølere og bør placeres så der kan være en mulighed for at forbipasserende eller naboer bemærker indbrud eller forsøg på indbrud. Adgangskontrol Adgangskontrol foretages ved hjælp af traditionelt nøglesystem. Der etableres adgangskontrol, der kontrollerer adgangen til bygningen eller bygningsafsnittet via alle yderdøre. Kontrollen skal være indrettet så det er muligt at fjerne adgangsrettigheden for en mistet nøgle (intelligente nøgler). Der etableres et egentligt elektronisk adgangskontrolanlæg. Side 12 af 18
Server Vitale servere placeres i F&P-godkendt opbevaringsenhed eller i aflukket rum uden adgang fra det fri. Der anvendes en solid dør med 2 låse, hvoraf den ene skal være F&P-godkendt. Så få personer som muligt skal have adgang til serverne. Serverne skal være overvåget af tyverialarm. Der skal være klare procedurer for back-up og back-up bånd opbevares i godkendt brandskab til datamedier. Er der ud fra en risikovurdering tale om meget vitale servere eller er der risiko for indbrud i serverrummet etableres enten sikringsdør, rullegitter for døren til rummet eller tågegenerator. Der etableres rumslukningsanlæg. Videoovervågning Der etableres videoovervågning, hvis primære mål er at kunne observere om der foregår hændelser i et afgrænset område. Anvendelse af video overvågning skal installeres i overensstemmelse med Lov om TV-overvågning m.v. samt af Persondataloven. Der skal ske forudgående anmeldelse til Datatilsynet, vis udtalelse skal foreligge inden overvågningen sættes i drift. Der skal udarbejdes etiske retningslinier for anvendelse af videoovervågning. Der etableres en videoovervågning, hvis primære mål er at kunne identificere hvem der foretager en given hændelse. Det kan f.eks. være identifikation af en person. Denne type overvågning anvendes ofte steder hvor det af kriminaltekniske årsager ønskes at kunne anvende det optagene materiale i forbindelse med efterforskning. Der etableres en videoovervågning, hvis primære mål er at kunne verificere hvad der foregår i et afgrænset område. Overvågningssystemet skal levere billeder af en kvalitet der kan danne grundlag for at bekræfte en given hændelse med henblik på at kunne iværksætte en umiddelbar reaktion. Side 13 af 18
Brand Alle bygninger skal som minimum opfylde gældende lovgivning på opførelsestidspunktet, samt relevante driftsmæssige forskrifter m.v. I bygninger/afsnit hvor der ifølge lovgivningen ikke er krav om slukningsudstyr placeres der min. en håndildslukker i form af en vandslukker. Fra et vilkårligt punkt må der ikke være mere end 25 m til brandslukningsmateriellet. I afsnit med oplag af træ, papir, tekstiler, brandfarlige væsker og gasser placeres pulverslukkere. I nærheden af større el-tavler, IT-anlæg eller andet udstyr, som ikke tåler vand eller pulver, placeres der CO2- ildslukkere. Alt håndslukningsmateriel efterses en gang årligt af godkendt brandmaterielfirma. Alle lovkrævede branddøre skal være intakte og døre med dørpumper skal kunne lukke ved hjælp af pumpen. Brandadskillende vægge skal holdes intakte og må ikke have huller eller andre åbninger som ikke er lukket med godkendte materialer. Flugtveje skal holdes frie. Der skal ophænges brandinstruks strategiske steder i bygningerne. Der afholdes kontinuerligt brandøvelser, hvor personalet får kendskab til brugen af håndslukningsudstyr og hvorledes der bør reageres i tilfælde af brand. Der skal holdes orden og ryddelighed. Der skal hver dag umiddelbart inden arbejdstids ophør foretages et fyraftenseftersyn. Side 14 af 18
Brand Kaffemaskiner skal være med automatisk sluk-ur. Affaldscontainere placeret i det fri skal placeres min. 5 meter fra bygning. IT-backup samt originale softwareprogrammer skal opbevares så disse ikke beskadiges under eksempelvis brand. Dette sker ved at de opbevares i godkendt data brandskab eller placeres i en anden bygning end hvor IT-serveren er placeret. Varmt arbejde (tagdækning, metalbearbejdning m.v.) udføres kun i henhold til brandtekniskvejledning 10, 10A og 10 B. Aftale indgås med entreprenør herom. Branddøre som det er nødvendigt at have stående åben udstyres med automatisk dørlukningsanlæg (ABDL). Der udarbejdes evakueringsplaner for afdelingens personer. Planen skal indeholde evakueringsruter, nødudgange og personalets opgaver/pligter under en evakuering. Der udarbejdes katastrofeplaner for afdelingens funktioner. Planen skal indeholde retningslinier for den videre drift af afdelingen efter katastrofer eller meget store skader. Der etableres ABA-anlæg med alarmtransmission til brandvæsenet. Anlægget skal dække hele bygningen, være F&P-godkendt og skal vedligeholdes efter gældende regler. Vitale funktioner, såsom IT-serverrum, nødstrømsanlæg, uerstattelige arkiver og depoter, brandsikres med et rumslukningsanlæg. Slukningsmidlet skal tilegnes rummet og dets indhold og anlægget bør etableres med alarm-transmission til brandvæsenet. Trin 4 Der skal installeres sprinkleranlæg med alarmtransmission til brandvæsen. Anlægget skal dække hele bygningen, være F&Pgodkendt og vedligeholdes efter gældende regler. Bygninger med vitale funktioner eller store værdikoncentrationer sikres specielt efter individuel risikogennemgang. Side 15 af 18
Elskadebeskyttelse Der foretages en beskyttelse af installationer og elektrisk udstyr på baggrund af en individuel vurdering fra en virksomhed med speciale i transientbeskyttelse. Vand Periodisk eftersyn og vedligeholdelse af vandinstallationer. Sikring mod vandopstigning gennem kloaker og gulvafløb (højtvandslukke), hvor det vurderes som nødvendigt. Afgivelse af alarm ved for stort vandforbrug Der skal være afspærringsventil ved alle vandforbrugende genstande, som vaskemaskiner, opvaskemaskiner og lignende. Alle opbevarede genstande i kælder hæves min. 10 cm over gulv og placeres eksempelvis på Europa-paller. Der skal være instruktion for optøning af frosne rørinstallationer. Stophaner skal være mærket. Frostsikring af alle rørinstallationer i uopvarmede rum/bygninger. Installering af vandstopanlæg på alle stikledninger som føres ind i bygninger, herunder brugsvand og fjernvarme. Side 16 af 18
Sikringsplan Eksempel i skemaform *Lov krav Vand Transientbeskyttelse Brand Trin 4 Videoover- vågning Server Adgangs- kontrol Belys- ning Mekanisk Trin 4 Elektronisk Skole Daginstitution Plejecenter/hjem Materielgård Administrative kontor Side 17 af 18
Side 18 af 18