Forsikrings- og risikostyringsvejledning. Viborg Kommune

Transkript

1 Forsikrings- og Viborg Kommune Oktober 2015 Side 1 af 5 Forsikrings- og

2 Formål Denne vejledning ligger i naturlig forlængelse af Viborg Kommunes Forsikrings- og risikostyringspolitik. Vejledningen fastlægger organiseringen af procedurer på forsikringsadministration og hvilke principper der skal gælde for administrationen af forsikringsområdet. Formålet er desuden at sikre, at der administreres efter fælles principper i forsikringssager indenfor samtlige kommunale forvaltningsområder. Vejledningen skal altid sammenholdes med de generelle bestemmelser i Forsikrings- og risikostyringspolitikken. Vejledningen omfatter alle forvaltningsområder og alt personale i kommunen, herunder også selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Viborg Kommune. Vejledningen skal implementeres i hele organisationen og alle ansatte skal have kendskab til kommunens politik og procedurer på forsikringsområdet. Vejledningen vil være tilgængelig via kommunens intranet. At forsikringspolitikken overholdes er alle ansattes ansvar. Det er kommunens forsikringsadministration, der skal sikre, at politikken og vejledningen implementeres og at politikken til stadighed er afstemt med politikken indenfor risikostyring. Forsikrings- og skadesadministration Forsikringsgiver Kommunen forsikrer primært sine risici efter nedenstående principper i de(t) forsikringsselskab(er), der indgås kontrakt med. Forsikringstager I samtlige forsikringsaftaler anføres Viborg Kommune som forsikringstager, i det de enkelte forsikringsaftaler i det følgende kaldt policerne suppleres med oplysninger om det respektive forvaltningsområde, afdelinger og institutioner. Administrativ organisation Den kommunale forsikringsadministration under Udbud- og Indkøb, Økonomi- og Personalestaben, varetager kommunens forsikringsmæssige forhold for samtlige kommunale forvaltningsområder, herunder de selvejende institutioner der har driftsoverenskomst med Viborg Kommune. Daglig administration Overholdelse af principper om forsikringsadministration er et fælles ansvar, der påhviler alle forvaltninger og decentrale enheder. Det betyder, at principperne i denne politik, samt de foreskrevne sikkerhedsregler i policerne overholdes (påtegninger vedrørende risikoforhold), således at risici for skader forebygges eller hvis skader alligevel opstår, da begrænses omfanget mest muligt. Alle ansatte skal drage omsorg for bevarelse af kommunens værdier af såvel materiel som immateriel art. Side 2 af 5 Forsikrings- og

3 På grundlag af indberetning fra de enkelte forvaltninger eller decentrale enheder foretager forsikringsadministrationen følgende: a. nytegning af policer b. ændring/ajourføring/ophævelse af bestående policer c. anmeldelse og registrering af skader over og under selvrisiko d. besvarelse af og bistand i forsikringsspørgsmål e. rådgivning om skadesforebyggelse f. support af forsikringssystem Præmieopkrævning Den interne forsikringspræmie bestemmes ud fra de data (bygninger, motorkøretøjer, personale mv.) der er tilgængelige i Kommunens eget forsikringssystem. Skadesanmeldelse og -behandling Det er institutionernes og afdelingernes ansvar at sørge for anmeldelse af skader til forsikringsadministrationen. Denne sørger for den videre behandling og sender anmeldelserne til forsikringsselskabet, såfremt det er en skade omfattet af kommunens forsikringer. Skader indberettes som udgangspunkt af de enkelte forvaltninger eller decentrale enheder i Kommunens forsikringssystem. Ved skader under selvrisiko eller indenfor et selvforsikringsområde, foretager forsikringsadministrationen den endelige skadebehandling i henhold til nærmere fastsatte betingelser. Betingelserne er de til enhver tid gældende betingelser for pågældende forsikringstype fra Viborg Kommunes primære forsikringsselskab på skadestidspunktet. Nærmere oplysninger herom kan fås hos forsikringsadministrationen og på intranettet. Skadesanmeldelsen sendes til forsikringsadministrationen, som herefter afgør om skaden er omfattet af forsikringsdækningen. Skadesopgørelser m.v. foretages efter aftale med forsikringsadministrationen. For arbejdsskader varetages behandlingen af anmeldelsespligtige sager af en ekstern rådgiver. Vurdering og evt. anerkendelse af arbejdsskade sker ved Arbejdsskadestyrelsen, der herefter meddeler sin beslutning til Viborg Kommune. Afværge og begrænse skader Når en skade (forsikringsbegivenhed) er sket eller må frygtes at kunne ske, påhviler det den eller de berørte enheder, efter bedste evne, at begrænse eller afværge skadens udvikling. Udgifter i forbindelse hermed anmeldes, via forsikringsadministrationen, til forsikringsselskabet/den interne forsikringsordning. I visse situationer kan det være nødvendigt at fjerne de beskadigede dele, for at begrænse følgeskader og driftstab eller på anden vis sikre den fortsatte drift. I disse tilfælde skal det aftales med forsikringsadministrationen, hvorledes bevisets stilling alternativt kan sikres. Det kan eksempelvis være ved fotoregistrering. Dette aftales fra gang til gang. De berørte enheder skal til enhver tid søge at forebygge, at tilsvarende skader sker igen. Udbedring af skader Side 3 af 5 Forsikrings- og

4 Udbedring af skader må ikke påbegyndes før skadens omfang er godkendt af forsikringsselskabet/forsikringsadministrationen. For visse skader kan genoprettelse eller udbedring dog være nødvendigt, både af hensyn til begrænsning af skadens udvikling og fordi det er nødvendigt for den fortsatte drift. I disse situationer kan der laves en aftale med forsikringsadministrationen, som koordinerer udbedringen med forsikringsselskabet. Politianmeldelse Politianmeldelse af kriminelle handlinger som tyveri, indbrud, hærværk, vold mod personale og lignende skal foretages straks, af den eller de berørte enheder, da det kan være en forudsætning for dækning af skaden. Kvittering for politianmeldelsen sendes til forsikringsadministrationen, idet denne skal vedlægges/indberettes på skadesanmeldelsen til forsikringsselskabet. Erstatning For forsikringsberettigede skader er det til enhver tid det valgte forsikringsselskabs gældende betingelser samt police, der ligger til grund for dækning samt erstatning. For selvforsikrede områder samt skader under forsikringspolicens selvrisiko gælder, at forsikringsadministrationen erstatter skader i henhold til fastsatte betingelser. Disse betingelser vil som hovedregel være identiske med betingelserne hos de valgte forsikringsselskaber efter beslutning i direktionen, alternativt det selskab der har forsikringsporteføljen på naturligt sammenhængende områder. Det påhviler den berørte enhed, der forestår reetablering af de beskadigede genstande eller områder, at indsende en kopi af betalte faktura(er) i kvitteret stand, direkte til forsikringsadministrationen med oplysning om, hvilken forsikringssag regningerne vedrører. Arbejdsskader (ulykkestilfælde og erhvervssygdomme) En arbejdsulykke er en personskade forårsaget af en hændelse eller en påvirkning, der sker pludseligt eller inden for 5 dage og er en følge af arbejdet eller de forhold, det er foregået under. Arbejdsgivere har pligt til at anmelde arbejdsulykker til Arbejdstilsynet ifølge bekendtgørelse nr. 615 af 8. juni Arbejdsulykken skal anmeldes, hvis der er uarbejdsdygtighed ud over den dag, hvor skaden skete. Arbejdsskadeanmeldelsen fremsendes til Forsikringsadministrationen som forestår den videre godkendelse af anmeldelsen og sørger for videresendelse til Viborg Kommunes eksterne rådgiver. Erhvervssygdomme og andre sygdomme, som Arbejdsskadestyrelsen anerkender som værende fremkaldt som følge af en særlig erhvervsbetonet risiko, anmeldes i praksis af skadelidtes læge eller tandlæge. Efter der er indført elektroniske anmeldelser, er der oprettet en speciel elektronisk blanket for læger og tandlæger. Derfor henvises skadelidte dertil. Side 4 af 5 Forsikrings- og

5 I Viborg Kommune registrerer vi også hændelser/nærved ulykker. Vi ønsker også at lære af og forebygge på baggrund af ulykker og hændelser der ikke er anmeldelsespligtige! Der skelnes mellem 2 typer registreringer: Hvis der er sket skade (fysisk eller psykisk), men ingen fravær eller forventning om behandlingsudgifter, registreres i Arbejdsskadestyrelsens anmeldelsessystem. Hvis vi har været udsat for en hændelse, som måske senere kan være medvirkende til en arbejdsskade, registreres den i hændelsesskemaet i henhold til procedure herom. Hvis ulykkestilfældet medfører døden, kontaktes den eksterne rådgiver og arbejdsskadestyrelsen inden for 48 timer efter dødsfaldet. Dette skal også ske, hvis Arbejdsulykken tidligere er anmeldt. I weekends eller på helligdage m.v. skal anmeldelsen foretages af afdelingen/institutionen direkte til Arbejdsskadestyrelsen, tlf: Side 5 af 5 Forsikrings- og