Rapport. Risikostyring Assens Kommune 2010

Transkript

1 Rapport Risikostyring Assens Kommune

2 Indledning...3 Organisering Forsikring og risikostyring...3 Arbejdsopgaver i...3 Udbud...3 Administration arbejdsskader...4 Risikostyringsgruppen...5 Udbrede kendskabet til risikostyringen i Assens Kommune (holdningsbearbejdning)...5 Forsikring...6 Bygnings- og løsøreforsikring...6 Ansvarsforsikring... 7 Motorkøretøjsforsikring... 7 Mindre forsikringer...8 Arbejdsskader...8 Risikostyring...8 Konklusion...9 Budgetmæssig virkning af risikostyring og selvforsikring Opgørelse - Skader og forsikringspræmier - Ting...11 Opgørelse arbejdsskader Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 2

3 Indledning Risikostyringsrapporten omfatter perioden til og med Organisering Forsikring og risikostyring Forsikring og risikostyring er organisatorisk placeret under Byrådssekretariatet. På området anvendes to fuldtidsmedarbejder samt 10 % af en medarbejder fra byrådssekretariatet. Omkring arbejdsfunktionerne for forsikringsmedarbejderen og risikokoordinatoren henvises til årsrapport Arbejdsopgaver i Nedenstående er uddrag af de arbejdsområder, som risikokoordinatoren har haft som særlige indsatsområder i : Udbud Automatisk Brandalarmeringsanlæg Udbud AIA (tyverialarmanlæg), patruljekørsel og kontrolcentralydelser Udbud administrationsaftale arbejdsskader Oprettelse og administration af Adgangskontrol Nyt rådhus (fra dec.) Skabe overblik/oversigt over sikringsanlæg i kommunen Etablering af sikringsanlæg Konvertering af tyverialarmanlæg Fokus skadeudvikling - motorkøretøjer Udbrede kendskabet til risikostyring Forsikring skadeopgørelser Økonomi Servicering af de kommunale institutioner Rejse og gennemføre erstatningskrav mod skadevoldere (hvor der sket skade på kommunale værdier f.eks. glasskader.) Udbud I har hovedopgaverne været udbud på brandalarmeringsanlæg Aarup Skole samt udbud vedrørende tyverialarmanlæg, patruljekørsel og kontrolcentraltjenester. Begge udbudsopgaver har været omfattende og har været ressourcekrævende. For udbuddet i relation til brandalarmeringsanlægget på Aarup Skole, skal det oplyses at der skulle 3 udbudsrunder til før end der kunne igangsættes etablering af brandalarmeringsanlæg på Aarup skolen. Hele 2 gange blev udbuddet annulleret og først i 2011 er det lykkes at få tilbud på opgaven. Udbuddet på tyverialarm og ikke mindst den efterfølgende implementering og konvertering af eksisterende tyverialarmsanlæg samt udarbejdelse af udskiftningsplan har haft høj prioritet. Der blev afholdt en indbudt licitation, hvor 8 firmaer blev indbudt bl.a. Alarmteknik A/S et lokalt certificeret firma. firmaet afgav det bedste tilbud og med start den blev der indgået en 3-årig kontrakt. Efter kontraktindgåelse har der været fokus på konverteringer, udarbejdelse af investerings- og udskiftningsplan. Ved at indgå en kontrakt med en lokal leverandør, er kommunen medvirkende til at fastholde arbejdskraft i kommunen, men også medvirkende til at udvikle kompetencer og viden hos det lokale erhvervsliv. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 3

4 Udbuddet har medført, at Assens Kommune har fået følgende fordele ved et udbud: Et forudbestemt sikringsniveau i forhold til lokationens risikoprofil. En teknisk standard for sine tyverialarmanlæg. Udbuddet har også medført, at vi har valgt service på anlæggene fra. Dette betyder, at vi får overblik over hvilke anlæg, som genererer fejlalarmer og dermed bør udskiftes. Aftalen med Alarmteknik A/S medfører også, at Assens Kommune har fået en standard for alarmpatruljekørslen. Assensmodellen. Modellen er en aftale om, at alarmpatruljen skal være fremme inden for 15 min. efter alarmen har givet signal for at opnå fuld pris. Ankomst mere end 15 min. efter alarm, betyder reduktion i betalingen. Kontrolcentralydelser til kr. 900,- pr. år pr. anlæg mod tidligere en årlig udgift på ca. kr pr. anlæg eller fra kr. 200,- pr. mdr. til kr. 75,- pr. mdr. pr. anlæg. Allerede nu kan det konstateres, at antallet af fejlalarmer er reduceret væsentlig. Dvs. allerede efter ca. et år med udskiftninger af eksisterende alarmanlæg, har det en effekt. Det bør også oplyses, at de nye alarmanlæg generer færre fejlalarmer, idet disse installeres forskriftsmæssigt. Omkring responstider og vagtpatruljekørslen har Sikkerhedsbranchen i Danmark døbt aftalen for Assensmodellen og har indikeret, at det er den aftale i Danmark om alarmpatrulje med måske de korteste responstider. Forsikring og Pensions(det er forsikringsselskabernes brancheorganisation) krav til en gennemsnitlig responstid er 35 min. Udbuddet for tyverialarmanlæg giver en besparelse pr. anlæg, men ikke en samlet besparelse, idet Assens Kommune får flere og flere tyverialarmanlæg,. I 2008 havde Assens Kommune ca tyverialarmanlæg og nu har vi ca. 105 stk. tyverialarmanlæg og det er kun på tyverialarmsiden. Samtidig kommer der andre typer af sikringsanlæg eksempelvis brandalarmeringsanlæg og adgangskontrol. Anlæg som medfører en afledt driftsudgift og man har ikke i takt med udviklingen tilpasset driftsbudgettet. Grundlaget i udbuddet for tyverialarmanlæg har været at skabe overblik over bestanden af sikringsanlæg. Da der er tale om en løbende installeringer, er der tale om et forholdsvis omfattende ajourføringsarbejde. Samme proces bør foretages på andre sikringsanlæg således, at der på sigt kan kan gennemføres udbud. Konklusionen efter udbuddet på tyverialarmer, er jo bedre kendskab og overblik man har over sin portefølje, jo bedre priser kan man få. I kunne det konstateres, at brandalarmeringsanlæggene gjorde nytte i december var der en hændelse på Tallerup Skole, hvor brandalarmeringsanlægget detekterede en begyndende hændelse og der var en hændelse på Assens Skolen i et teknikrum ved en el-tavle. Ingen ved hvad det kunne havde udviklet sig til, men det kan konstateres at Assens Kommune IKKE fik en skade som kunne have haft alvorlig konsekvenser både for vores drift og vores økonomi. Administration arbejdsskader I blev der gennemført udbud på administration af vores arbejdsskader. Udbuddet blev holdt op imod hvad det ville koste, at have administrationen internt i kommunen. Udbuddet viste, at for indeværende kan det ikke betale sig at administrere arbejdsskaderne internt det er billigere at få Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 4

5 ekstern bistand til at forestå arbejdsopgaven. Ved at vælge ekstern bistand mister kommunen dog viden og indsigt på området. Udbuddet afslørede, at det ikke er en normal opgave at udbyde administration af arbejdsskader. Forbavsende få leverandører kunne deltage i dette udbud. Dette faktum kan henføres til, at det har været sædvane og kutyme, at man som kommune blot har indgået en aftale med Gjensidige (det tidligere KommuneForsikring og det det tidligere KgF) om at forestå arbejdsopgaven uden at stille spørgsmål ved henholdsvis omkostninger og hvilke ydelser man som selvforsikret kommune har behov for. Assens Kommune valgte Willis I/S som ekstern bistand. En del af kravspecifikationen af udbuddet var, at vindende leverandør i 2013 skal opgøre selvforsikringsordningen for perioden Risikostyringsgruppen Der er tidligere nedsat en Risikostyringsgruppe (RS-gruppe). Gruppen består af følgende medlemmer: Direktøren for Teknik og Miljø som er formand Beredskabschefen Arbejdsmiljøkonsulenten Afdelingslederen for Plan og Byg Risikokoordinatoren Forsikringsmedarbejderen Gruppen har en stor værdi for kommunen og kan på sigt være medvirkende til, at der genereres store driftsmæssige gevinster til kommunen. I øjeblikket foregår arbejdet med udarbejdelse af ny strategi for gruppens arbejde og revidering af arbejdsopgaver, kompetencer og handleplaner. (Note: med virkning fra er gruppen udvidet med lederen af central ejendomsadministration) Udbrede kendskabet til risikostyringen i Assens Kommune (holdningsbearbejdning) Risikostyring sker ikke bag et skrivebord. RK eren besøger institutionerne. Taler med ledere og personale for at påvirke og igangsætte en holdningsændring. En skade er en god anledning til et besøg og et godt sted at starte en holdningsbearbejdning. I har både børnehaver og skoler haft besøg. Besøg på institutionerne er vigtige i forhold til adfærd og adfærdsændring, fordi fysiske sikringsanlæg gør det ikke alene det er en kombination af ændret adfærd og etablering af sikringsanlæg der optimerer sikkerheden. Risikostyring skal være let tilgængelig og hurtig at finde og det skal være synligt for alle lige fra direktionsniveau til det operationelle niveau. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 5

6 Det er samtidig positivt at konstatere, at brugerne af tyverialarmanlæg er blevet væsentlig bedre til at betjene anlæggene end tidligere dvs. personalegrupper har forestået behovet og nødvendigheden af, at der er installeret tyverialarmer i kommunens bygninger. Forsikring er første år i en ny forsikringskontrakt med ændret forsikringsdækning, hvor der etableres forsikring for katastrofer, mens driftsskader afdækkes via driften og risikostyring. Efter forsikringsudbuddet i 2009 valgte man et ændret forsikringsprogram og ud fra vedlagte opgørelser over skader kan udviklingen ses. Risikostyringen i Assens Kommune har fra starten af været bagud på point forstået på den måde, at det statistiske materiale i form af skadestatistikker har været og stadig er yderst begrænset der har ikke været motivationsfaktorer til stede, der har opfordret institutionerne til at anmelde skader. Dette er der ændret på nu via den interne forsikringsordning med indførsel af en lavere selvrisiko over for institutionerne ved skader og nu har vi skadetal for 2009 og som er mere retvisende end tidligere og kan tillægges betydning. Når man vil risikostyring, er skadestatistikker et must. Skader er dyre de koster både i forhold til personalet, arbejdsmiljøet, tabt produktion og økonomi. Større skader er en belastning og kan true vores drift som kommune, hvorfor disse skal begrænses og gerne helt undgås. Kommentarer til skadeudviklingen for de enkelte brancher: Selvrisiko er at betragte som skader, hvor Assens Kommune er pålignet udgiften. Bilag til rapporten er oversigt over skader for ting og arbejdsskader. Bygnings- og løsøreforsikring Mange mindre skader. Dog er der nogle skader som springer i øjnene. Vandskaden i januar på kapellet på Sundhedscentret, hvor en fremløbsventil på fjernvarmevandet springer og kapellet bliver vandskadet af varmtvand. En skadeudgift til ca. kr Indbrud på Dærupvej, hvor man opbevarede nøgler til 11 kommunale institutioner i en lille pengeboks i et skab. Boksen var ikke et sikringsskab og var ikke boltet fast. I forbindelse med indbruddet stjæles boksen og boksen brydes op. Skadeudgiften beløber sig til ca. kr til omlægningen af nøgler og cylindre i de ramte institutioner. Hertil skal lægges den direkte udgift til udbedring af skaderne på Dærupvej. Der er nu etableret tyverialarm på Dærupvej. Følgeomkostningen af indbruddet kunne have været undgået, såfremt man havde valgt at anskaffe et sikringsskab og boltet skabet til væg/gulv dermed havde ikke været muligt at få adgang til institutionernes nøgler. I har der været en del indbrud, hvor gerningsmændene specifik er gået efter designmøbler og bærbart IT-udstyr. I en periode i var rådhuset i Aarup udsat for en byge af indbrud eller indbrudsforsøg. Især indbruddene på det gl. rådhus medført uro og utryghed blandt personalet. Det er endvidere særdeles interessant at konstatere, hvor stor effekten er på arbejdsmiljøet i en skadesituation. Skader genererer utryghed blandt ansatte, hvilket er en yderligere motivationsfaktor for at forebygge skader. Skader er en tidsrøver for organisationen. Uanset skadens størrelse selv små skader generer meget uro. Dette driftsstop registreres ikke, men det koster i tabt produktion. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 6

7 Antalsmæssigt er der tale om status quo i skadeudviklingen dog skal det bemærkes, at der også i har været påsatte brande på både Tommerup Skole og Tallerup skolen. I 2009 har der været en samlet udgift(udgift til forsikringspræmie og skader) til bygnings- og løsøreforsikring på kr mio og i har der været en samlet udgift til bygnings- og løsøreforsikring på kr mio. Såfremt man ønsker fuld forsikringsdækning, altså at lade forsikringsselskabet betale alle skader uanset omfang og præmieniveauet skal modsvare en maksimal skadeprocent på 35 %, vil den forventelig årlige præmieudgift være i størrelsesordenen kr. 5 mio., og det er under forudsætningen af, at skadeprocenten overholdes ellers mødes man af stigende forsikringspræmier. Dette under forudsætning af, at et forsikringsselskab vil acceptere risikoen. I den årlige forsikringspræmie til bygnings- og løsøreforsikring er der i også præmie til en løbende entrepriseforsikring, hvilket der ikke har været tidligere. Ansvarsforsikring Der er tale om en kraftig stigning i antallet af anmeldte skader. Den markante stigning relaterer sig til vejrlig. Også i relation ansvarsskader har vinteren /2011 været hård. Assens Kommune har været ramt af huller i vejen og faldskader. I det nye forsikringsprogram, er der valgt en forsikringsløsning med høj selvrisiko hvilket betyder, at kommunen afholder alle skaderne direkte overfor skadelidte. Dog har man valgt at lade personskaderne bedømmes uvildigt netop for at kvalitetssikre sagsbehandlingen i forhold til borgerne. 90 % af de anmeldte skader relaterer sig til vejrlig, hvoraf størstedelen er tingskader opstået pga. hullede veje. Efter forsikringsudbuddet valgte man en forsikringsløsning med høj selvrisiko, således Assens Kommune valgte at betale skaderne direkte frem for at lade forsikringsselskabet behandle og betale vores skader. Den samlede udgift til ansvarsforsikringen har i 2009 været kr mod kr i. Motorkøretøjsforsikring Der er tale om status quo udvikling i antallet af skader. Det er værd at bemærke, at størstedelen af skaderne er kaskoskader, altså skader som udelukkende relaterer sig til kørefejl (65 % af skaderne) og her er det især hjemmeplejen som skaderamt uanset antallet af køretøjer. Med den nuværende forsikringsløsning, hvor faktura for udbedring betales af forsikringsafdeling og selvrisiko af den skaderamte institution, har institutionerne en direkte interesse i at holde skadeforløbet i ro. I har forsikringskontoret været fast deltager på afdelingsmøder i hjemmeplejen netop for at rette fokus på skadeudviklingen og de konsekvenser disse har for driften, ved at der sker en kaskoskade. Der har været afholdt køreteknisk kursus for udvalgte hjemmehjælpere o.lign. faggrupper. Der er indført kørebilag og skadeanmeldelse til brug for anmeldelse og signalet fra Risikostyring og Forsikring er, at skaderne skal anmeldes her og nu. Fremadrettet skal der forsat være fokus på skadeudviklingen for motorkøretøjer, idet der her er mulighed for en negativ udvikling konstant fokus og holdningsbearbejdning er nødvendig. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 7

8 I 2009 var den samlede udgift motorkøretøjsforsikring på kr. 1.2 mio mens den samlede udgift i var kr Også for motorkøretøjsforsikring valgte man at ændre forsikringsdækningen til at være sådan, at Assens Kommune i stigende grad betaler skaderne direkte frem for via forsikringsdækning. Såfremt man skulle købe forsikringsdækning altså dækning for samtlige skader, vil den forventelig årlige forsikringsudgift med en maksimal skadeprocent på 50 % beløbe sig til ca. 2 mio og det er under forudsætningen af, at skadeprocenten overholdes ellers mødes man af stigende forsikringspræmier Dette under forudsætning af, at et forsikringsselskab vil acceptere risikoen. Mindre forsikringer Består af følgende forsikringer: Omkostninger ved forureningsuheld, kollektive ulykkesforsikringer, rejseforsikringer, kriminaltetsforsikring, bådforsikringer o.lign. Der har været anmeldt skader på rejseforsikringen og på ulykkesforsikringen. Når nuværende kontraktsperiode udløber, bør man igen overveje om det er en kommunal opgave at tegne ulykkesforsikring for børn her kan det være relevant at afvente afgørelsen fra statsforvaltningen i Nordjylland om lovligheden af at tegne kollektive ulykkesforsikring for børn i kommunale institutioner. Arbejdsskader Der er tale om stigende udvikling i i antallet af anmeldte arbejdsskader. Omkring erstatningsudbetalingerne skal det oplyses at i de kommende år, vil kommunen som selvforsikret kommune få forpligtelser på endnu flere skader, mens der til gengæld vil være skader for tidligere år der ikke vil være så mange udbetalinger på. Den regnskabsmæssige hæftelse for samtlige arbejdsskader pr er kr mio. Det skal for god ordens skyld præciseres, at den regnskabsmæssige hæftelse ikke kan sammenlignes med den årlige præmieudgift til arbejdsskadeforsikring. Hvis der skal ske en sammenligning, skal det være mod forsikringspræmien (hvis man havde valgt at tegne arbejdsskadeforsikring) for hele selvforsikringsperioden altså både 2008, 2009 og hvilket svarer til en udgift til forsikringspræmie for arbejdsskade på ca. kr. 45 mio. Risikostyring Anlægsbevilling 2009 kr ABA-anlæg skoler kr ADK-anlæg skoler kr AIA diverse institutioner kr Mekanisk sikring kr Forbrug total kr Disponerede beløb i 2009, men effektueres i kr overføres til Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 8

9 Anlægsbevilling kr Automatisk Brandalarmerings Anlæg (ABA) skoler kr Adgangskontrol (ADK) kr Tyverialarm (AIA) kr Øvrig sikring kr Forbrug total kr Disponerede beløb i, men effektueres i 2011 kr overføres til Konklusion Ud fra en sammenligning af tallene for 2009 mod, kan det umiddelbart se ud som om, at risikostyring er en succes. I forhold til risikostyring er skadeudviklingen ikke det eneste successkriterie man bør også måle i forhold til den vedtagne risikostyringsstrategi. Overholdes denne og hvor langt er man nået. Omvendt bør man måske også være forbeholdne overfor udelukkende at vurdere en eventuel succes ud fra en økonomisk betragtning risikostyring eksisterer og er en del af hverdagen uanset om arbejder strategisk og taktisk med området eller lader stå til. Man skal stadig have etableret brandalarmeringsanlæg, tyverialarmer o. andet. Skaderne får man uanset om man vælger risikostyring til eller fra, men tilvalg af risikostyring medvirker til at omfanget af skaderne bliver mindre. For Assens Kommunes vedkommende kan det konstateres, at risikostyringsstrategien overholdes der investeres i sikringsanlæg i henhold til risikostyringsstrategien og man har mulighed for at indhente besparelser. Bl.a. har udbuddet i relation til tyverialarmer vist besparelser pr. anlæg, men ikke samlet alene af den grund, at man udvider bestanden af sikringsanlæg. Sagt lidt firkantet det man henter ind på gyngerne sætter man til på karrusellen eller gør man?. Den vedtagne risikostyringsstrategi medfører en afledt driftsudgift i form af årlige inspektioner, årlige eftersyn, kontrolcentralydelser, alarmpatruljekørsler o.a, som man måske ikke har tænkt over, da man tilpassede driftsbudgetterne. Men den afledte driftsomkostning, må ikke veje tungere end beskyttelseshensynet i relation til driften. Sikringsanlæg er medvirkende til at beskytte vores drift og hvis der sker skader at give en hurtig indikering, så skadens omfang kan begrænses mest muligt. Men etablering af sikringsanlæg og den vedtagne risikostyringsstrategi gør det ikke alene der skal en holdningsændring til og der skal ske nytænkning, for at man virkelig flytter sig i forhold til risikostyring. Og i forhold til nyopførelser og/eller ombygninger/renoveringer bør der indtænkes risikostyring i projektfasen netop for at kunne opfylde og efterfølgende indhente driftsbesparelser på servicering af diverse tekniske anlæg. I er det blevet væsentlig bedre og vidner om, at kendskabet til risikostyring er godt udbredt i Assens Kommune. Efter 2½ år er det overordnet betragtet, for kort en periode til at vurdere om risikostyring kan betale sig. Oftest måler man risikostyringens effekt over en periode på 5 år, 7 år eller 10 år for at eliminere udsving i de enkelte år og især når der er tale om selvforsikring for arbejdsskader, som kræver en noget længere vurderingsperiode, førend der er tale om en vis stabilitet i både skadeforløb og erstatningsudbetalinger. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 9

10 Det bør bemærkes, at skadeforebyggende indsatser udelukkende foretages på tingområdet. Umiddelbart kan man måske konkludere, at risikostyring kan betale sig det netop afholdte udbud på tyverialarmer og relaterede ydelser samt forsikringsudbuddet i 2009 viser, at risikostyring er medvirkende til at opnå gode priser men også er medvirkende til kvalitetssikring og dermed er risikostyring medvirkende til at hente driftsbesparelser og synenergier på den lange bane. Budgetmæssig virkning af risikostyring og selvforsikring Regnskab 2008 Regnskab 2009 Regnskab Budget Korr Budget Korr Budget Korr I alt i perioden Budgetmæssig virkning af selvforsikring på arbejdsskade og indførelse af risikostyring Vedtaget Besparelse budget Virkning i forhold til forventet præmie på arbejdsskadeforsikring Arbejdsskadeforsikring Besparelse Virkning i forhold til oprindelig strategi Drift Anlæg Finans *) I alt året Oprindelig strategi Besparelse *) Der er anbefalet budget for perioden som indgår i de kommende budgetforhandlinger. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 10

11 Opgørelse - Skader og forsikringspræmier - Ting Tingskader 2009 Forsikringpræmier & udgifter til skader Præmier Selvrisici Totalt Præmier Selvrisici Totalt Bygning- og løsøreforsikring Ansvarsforsikring Motorkøretøjsforsikring Katastrofedækning - arbejdsskade Mindre forsikringer Totalt SKADER - antal 2009 Brandskader 11 8 Lynnedslag 5 0 Tyveri(indbrud) Hærværk inkl. glas Vandskader 6 10 Bygnings- og løsøre i alt Motoransvar 18 8 Kasko Kombinerede ansvars- og kaskoskader 0 16 Autoskader i alt Ansvar - generel Ansvarsskader i alt Erstatningsindbetalinger Bygnings- /løsøre Motorkøretøj Ansvarsskader Totalt Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 11

12 Opgørelse arbejdsskader Arbejdsskader Antal skader Arbejdsskade - præmier i mio kr. *) Hæftelse pr i mio kr Udbetalinger Behandlingsudgifter Briller Erhvervsevnetab - kapitaliseret**) Honorar, erklæringer, konsulenter o.a Mén - godtgørelser Tandskader Erhvervsevnetab - løbende ydelser***) Administration, arbejdsskadestyrelsen Administration, Den sociale Ankestyrelse Administration, Willis Aktuarrapport I alt *) Forventet præmieniveau ved tegning af forsikringsdækning **) Erhvervsevnetab kapitaliseret. Er der tale om såfremt erhvervsevnetabet (EET) er maks. 50 %, så får skadelidte pr. automatik sit erhvervsevnetab kapitaliseret til et engangsbeløb. ***) Erhvervsevnetab løbende ydelse. Er der tale om såfremt erhvervsevnetabet (EET) er over 50 %, så kan skadelidte vælge at få sit erhvervsevnetab som løbende ydelse eller en blanding, hvor de første 50 % bliver i form af en engangsydelse og den del som overstiger 50 % omregnes til en løbende ydelse. Forsikring & Risikostyring maj 2011LJ1 12