Bilag B Kravspecifikation for ejendomsadministration Ringsted Kommune
1. Indledning Der er fire boligtyper: Almindelige boliger Husvildeboliger Pensionistboliger Handicapvenlige boliger (ældreboliger) Forskellen mellem de forskellige boligtyper består primært af målgruppen. Der foregår visitation både til de støttede og til de ustøttede boliger, omend visitationen er mere omfattende til de støttede boliger. Der er ikke nogen væsentlig forskel i administrationen mellem de forskellige boligtyper, omend der for husvildeboliger er krav om, at den husvilde samtidig er skrevet op i et boligselskab. 2. Kommunens opgaver Kommunen modtager ansøgning og forestår i den forbindelse indhentning af eventuel yderligere oplysninger fra ansøger. Kommunen står for visitering og registrering på venteliste. Kommunen forestår matchning af ledig bolig med personer på venteliste, og varetager i den forbindelse kontakt med borger. 3. Administrators opgaver Administrator er kommunens tillidsmand og skal til enhver tid varetage kommunens interesser, i det omfang disse ikke strider imod kravene til Administrators professionelle standard. Administrator skal til enhver tid varetage sit hverv samvittighedsfuldt og i overensstemmelse med branchevedtagne etiske normer for ejendomsadministration. Administrator skal drage omsorg for, at alle aftaler, Administrator indgår på vegne af kommunen vedrørende dennes ejendom, udfærdiges skriftligt, samt at disse på en utvetydig og fyldestgørende måde afspejler det aftalte. Side 2
Administrator skal efterleve gældende regler for kommunal administration af boliger, herunder lov om boliger for ældre og personer med handicap, lov om leje, lov om leje af almene boliger og lov om kommunernes styrelse. Administrators opgaver omfatter følgende hovedpunkter: Udfærdigelse af lejekontrakter Opkrævning af husleje fra lejere specificeret for leje, varme-, antenne-, vand- og kloakbidrag Administration af indtægter og udgifter på grundlag af godkendte budgetter Udarbejdelse af budgetforslag for ejendommene, herunder for leje, varmeudgifter og antenneudgifter Udarbejdelse af driftsbudget for ejendommene Aflæggelse af årsregnskab for ejendommene Administration af de for boligerne gældende forsikringer Administration af henlæggelser til ind- og udvendig vedligeholdelse Administration af servicekontrakter, såsom elevatoreftersyn, eftersyn af varmtvandsbeholdere, trappevask, vinduespudsning m.m. Derudover varetager Administrator følgende opgaver: Kontakt med borger i forbindelse med ledig bolig Fremvisning af boliger Opkrævning af indskud Modtage og udlevere nøgler ved flytninger Udarbejdelse af indflytningsrapport Udarbejdelse af varmeregnskab samt indberetning til leverandør af varme og afregning overfor beboere Bogføring og afstemninger, herunder statuskonti Varsling af leje-, varme- og antennebidragsforhøjelser Koordinering med kommunen vedrørende beregning af pensions- og boligsikringsydelse Opfølgning og rykning ved for sen betaling Ekspedition af opsigelser Forestå syn af lejlighed ved fraflytning samt udfærdigelse af udflytningsrapport Behandling af beboerklager Afholdelse af afdelingsmøder, herunder eventuelt ekstraordinære afdelingsmøder, samt valg til afdelingsbestyrelser Side 3
Deltagelse i nødvendigt omfang i møder i afdelingsbestyrelser Deltagelse i årligt udvendigt bygningssyn Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan Indhentning af tilbud på istandsættelse og bestilling af håndværkere Derudover skal Administrator varetage opgaver, der har naturlig sammenhæng med hovedopgaver og ovenstående udspecificering, uanset det ikke specifikt fremgår af oplistningen. Hvad angår lejekontrakter skal Administrator udfærdige disse med de enkelte lejere efter anvisning af lejemål fra kommunen. Lejekontrakter skal udarbejdes på en autoriseret lejekontraktformular. Hvad angår servicekontrakter skal Administrator indtræde i disse, således at udgiften hertil afregnes af Administrator overfor servicepartnerne, men viderefaktureres af Administrator til kommunen. Det er Administrators ansvar løbende at evaluere, om de indgåede servicekontrakter skal videreføres på baggrund af en vurdering af kvalitet og pris. Administrators regnskabsføring tilrettelægges således, at kravene i det kommunale budget- og regnskabssystem kan opfyldes. Det betyder, at de enkelte udgiftskonti skal være opdelt, så det er tydeligt, hvilke konti der indeholder udgifter med moms, og hvilke der ikke indeholder moms. Kapitaludgifterne skal i overensstemmelse med kravene i det kommunale budget- og regnskabssystem opdeles i renter og afdrag. Det kan eventuelt aftales, at kapitaludgifter betales af kommunen. Administrator udarbejder specificeret budgetforslag for det kommende år og fremsender dette til Kommunen senest ved udgangen af juli måned for det kommende regnskabsår. Samtidig forelægges driftsbudgettet, til godkendelse på teammøder. Administrator indsender senest 14. dage efter udgangen af kvartalerne januar, april og juli en budgetrapportering, der viser afholdte udgifter og indtægter, samt en prognose for regnskabsresultatet. Administrator udfærdiger årsregnskab i samme form og indhold som det godkendte budget. Regnskabet følger kalenderåret og fremsendes til Kommunen senest den 1. februar efter regnskabsårets udløb. Regnskabet for hver ejendom, skal indeholde en specificeret redegørelse for, hvorledes regnskabet påvirker ejendommens likvide aktiver. Revisionen udføres i henhold til styrelseslovens bestemmelser af det revisionsfirma, der til enhver tid reviderer kommunens regnskaber. Side 4
Kommunen og revisionen kan til enhver tid med rimelig frist indkalde bilagsmateriale fra Administrator. Administrator skal sikre, at der ikke sker sammenblanding af aktiviteter og midler tilhørende den respektive afdeling og boligselskabets øvrige afdelinger. Ind- og udbetalinger skal i øvrigt godkendes i overensstemmelse med godkendte forretningsgange for Administrators egne afdelinger. Kommunen har oprettet en konto til hver enkelt afdeling i kommunens pengeinstitut. På disse konti føres alle afdelingernes løbende ind- og udbetalinger vedrørende ejendommens drift i henhold til godkendt budget. Midler, som ikke af hensyn til de daglige forretninger skal foreligge kontant, skal indsættes på afdelingernes konti. Administrator bemyndiges ved indgåelse af kontrakten til at disponere over indestående på afdelingernes konti. Ved konkret risiko for budgetoverskridelse skal kommunens godkendelse af overskridelsen indhentes på forhånd. Afvigelser fra budgettet overføres til næste års budget efter samme principper som for kommunens institutioner. Forbrug af henlæggelser kan kun ske med kommunens forudgående tilladelse, dog kan presserende udskiftninger af eksempelvis komfur, emhætte, køleskab og varmtvandsbeholdere foretages uden forudgående godkendelse. Med henblik på effektiv boligudskiftning skal Administrator uden ugrundet ophold orientere kommunen om ledige og potentielt ledige lejemål. Ved udsendelse af tilbud om bolig til boligsøgende skal Administrator skriftligt orientere den boligsøgende om muligheden for at foretage en beregning af boligstøtte. Ved udsendelse af lejekontrakt til ny lejer til underskrift skal Administrator vedlægge ansøgningsskema vedrørende boligstøtte og indskudslån. Varmeregnskabet udarbejdes efter gældende regler på området. Ved lejers misligholdelse af boligen fratrækkes istandsættelsesomkostningerne fra udbetalingen af lejers indskud/depositum. Såfremt der ikke er fuld dækning i indskud, eller ikke fo- Side 5
refindes indskud, da træder Administrators almindelige og godkendte procedure for inddrivelse af tilgodehavende hos lejer i kraft. Først efter afslutning af denne procedure kan Administrator gøre kravet gældende over for kommunen. Eventuelle klager fra lejere skal sendes til Administrator, som sender kopi til kommunen. Administrator skal behandle klagen og orientere kommunen om resultatet af klagen. Kommunen har udover lejelovens muligheder ved beboede lejligheder, ret til at foretage anmeldte såvel som uanmeldte besøg på ejendommene og i ubeboede lejligheder for at kontrollere vedligeholdelsesstandarden. Ved fraflytning skal Administrator sørge for istandsættelse, således at lejligheden er klar til genudlejning senest 14 dage efter fraflytning, medmindre særlige forhold såsom misligholdelse gør sig gældende. Udlejningstermin er den 1. eller den 15. i hver måned. Administrator skal revidere den 10-årige vedligeholdelsesplan årligt og indsende til godkendelse af kommunen sammen med budgettet. Side 6