Bilag1: Effektiviseringsnotater

Bilag1: Effektiviseringsnotater 2. maj 2010 1

Effektiviseringsnotat Skole og Børn Som led i arbejdet med screeningen af kommunens serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende området for Skole og Børn. Deloitte har på baggrund af det fremsendte materiale, tilgængelige nøgletal og Deloittes erfaringer på skole- og børneområdet, foretaget en samlet vurdering af områdets effektivitets og harmoniseringspotentialer. Vurderingen omfatter følgende delområder: Dagtilbud og fritidstilbud Folkeskole Specialundervisning For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering af effektiviteten på området. Endvidere foretager Deloitte en konkret vurdering af 1) effektiviseringstiltag og potentialer samt 2) potentialer ved harmonisering af serviceniveau/udgiftsniveau til andre kommuner eller internt på tværs af området i Roskilde Kommune. For hvert tiltag til effektivisering eller harmonisering er der anslået et økonomisk potentiale. Det skal dog understrege, at flere af tiltagene på et enkelt delområde kan være indbyrdes overlappende, og de anslåede potentialer, vil således formentlig ikke simultant kunne realiseres med fuld effekt. Opsamling af analysens resultater Analysen af området for skole og børn viser samlet set, at Roskilde Kommune har høje udgifter, som generelt er modsvaret af et højt serviceniveau på tværs af området. Analysen viser endvidere, at der vil være ganske væsentlige potentialer at hente ved tiltag harmonisering af udgiftsniveauer, enhedsomkostninger og pædagogiske/lærerfaglige normeringer. På området for dag- og fritidstilbud vil der på baggrund af analysen kunne hentes de største potentialer, men også for folkeskoleområdet og specialundervisningsområdet viser analysen, at der vil være muligheder for at hente betragtelige potentialer ved harmonisering til et mere gennemsnitligt serviceniveau og udgiftsniveau. Vurdering af realiserbarhed De konkrete tiltag til justering af service- og udgiftsniveauer på områderne og dermed realisering af potentialerne vil være mangeartede, og vil have forskellig implementeringshorisont. Generelt er det dog Deloittes vurdering, at serviceharmoniseringer f.eks. i form af forhøjelse af forældrebetalingsprocenten, reduktion i den aktivitetsbasere ressourcetildeling mv. kan realiseres med fuld effekt over en relativt kort tidshorisont, og nogle allerede med virkning fra budget 2011. Omvendt er det Deloittes vurdering, at mere strukturelle omlægninger af tilbud, herunder lukninger, sammenlægninger og udvidelser vil kræve investeringer og kan formentlig først realiseres med fuld effekt over en 5-årig horisont. 2

Dagtilbud og fritidstilbud Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for dagtilbud og fritidstilbud indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering at, Roskilde Kommune har en effektiv opgavevaretagelse: På området for dagtilbud anvendes modulbaserede takstmodeller På området for dagtilbud og fritidstilbud anvendes aktivitetsbaserede ressourcetildelingsmodeller efter pengene-følger-barnet -princippet, understøttet af valid, månedlig belægningsopfølgning På området for dagtilbud er anvendelsen af aldersintegrerede institutioner Børnehuse udbredt og i 2009 gik knapt 75 pct. af alle indskrevne børn i et børnehus i kommunen Området for både dagtilbud og fritidstilbud kendetegnet ved at være drevet i store enheder Der er etableret områdeledelse på området for dagtilbud, for at sikre bedst mulig økonomisk styring og en effektiv administration Der er gennemført regulering af ledelsesnormeringen på SFO erne for at understøtte effektiv ressourceudnyttelse på området Roskilde Kommunes relativt høje udgiftsniveau modsvares af højere normeringer og længere åbningstid, hvilket indikerer, at der er balance mellem udgifter og serviceniveau på området. På baggrund af ovenstående er det Deloittes vurdering, at der ikke umiddelbart kan peges på væsentlige effektiviseringspotentialer i forhold til opgavevaretagelsen på dagtilbudsområdet. Der kan erfaringsmæssigt være et potentiale i forhold til en mere effektiv ejendomsdrift, men dette er nærmere behandlet på området for Teknik og Miljø. Fremadrettet vil der desuden skulle gennemføres en kapacitetstilpasning i forhold til faldende børnetal, hvilket kan medfører lavere driftsudgifter såfremt opgavevaretagelsen i samme omgang tilpasses større enheder og deraf følgende faldende kapacitetsomkostninger. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På området for dagtilbud og fritidstilbud indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et væsentligt harmoniseringspotentiale ved justering af serviceniveauet i Roskilde Kommune på området for dag- og fritidstilbud: Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter er 20 pct. højere end i sammenligningsgruppen Normeringen i Roskilde Kommune er ca. 20 pct. højere end i sammenligningsgruppen Roskilde Kommune har ca. 3-4 pct. flere åbningstimer om året end i sammenligningsgruppen Taksterne i Roskilde Kommune er 10-12 pct. højere end i sammenligningskommunerne Roskilde Kommune opkræver ikke den fulde forældrebetaling Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at potentialet for effektivisering er begrænset, og skal henføres til lukning af små tilbud, hvilket efter forvaltningens vurdering kan reducere udgifterne med mellem 0-3 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmonisering på området, således at serviceniveauet, og udgiftsniveau i højere grad er på niveau med sammenligningsgrundlaget, vil udgøre mellem 8 120 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at en justering af forældrebetalingsandelen til de lovgivningsmæssige grænser vil medføre et potentiale på ca. 2-33 mio. kr. Harmonise ringer I nedenstående er der redegjort for centrale nøgletal på området for dag- og fritidstilbud. De opstillede nøgletal anvendes til at anskueliggøre områdets harmoniseringspotentiale: Udgifter på området Der er foretaget benchmarking på funktionerne 5.22.05 SFO, 5.25.10 Fælles formål, 5.25.11 Dagpleje, 5.25.12 Vuggestuer, 5.25.13 Børnehaver, 5.25.14 Aldersintegrerede institutioner, 5.25.15 Fritidshjem, 5.25.16 Klubber mv. Tabel 1: Nettodriftsudgifter pr. indskreven (2008 kr.) Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Sml. gruppe Hele landet Dagtilbud (ekskl. Fælles formål) 76.062 61.460 61.644 60.137 57.981 60.245 64.779 Fritidstilbud (ekskl. Fælles formål) 27.062 19.110 18.379 14.513 15.937 17.021 19.272 Total 50.837,8 39.855,0 43.175,8 39.570,6 40.267,2 40.738,0 45.422,6 Kilde: Danmarks Statistik 3

Det fremgår, at Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter (NDU) pr. indskreven i dagtilbud (0-6 år) og fritidstilbud i 2008 var højest i forhold til sammenligningsgruppen (Næstved, Køge, Holbæk og Slagelse) og landsgennemsnittet. Det fremgår, at Roskilde Kommunes udgifter er ca. 20 pct. højere end gennemsnittet i sammenligningsgruppen. Udgifter og udgiftsbehov En statistisk beregning af udgiftsbehovet på området, givet en række strukturelle variable, viser endvidere, at de faktiske nettodriftsudgifter overstiger det beregnede udgiftsbehov med op godt 25 pct., hvilket igen bekræfter indikationen af, at udgiftsniveauet i Roskilde på området er højt. Sammenligning af takstniveauer Ydermere viser en sammenligning af årstakster, at taksterne til Dagpleje, Børnehave, Integreret Børnehave og SFO i Roskilde Kommune generelt er højere end både sammenligningskommunerne og landsgennemsnittet. Det fremgår at taksterne generelt er ca. 10-12 pct. højere end i sammenligningsgrupperne. Tabel 2: Årstakster 2009 kr. Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Hele landet Dagpleje 29.112 27.648 24.120 27.360 24.972 25.261 Vuggestue 33.984 34.656 30.180 34.200 33.526 Børnehave 19.500 17.568 17.280 16.920 16.740 17.757 Integrerede institutioner 27.774 26.112 23.730 25.560 25.110 26.006 Fritidshjem 10.776 12.168 13.336 Fritidsklubber 6.168 7.140 8.880 6.780 5.361 SFO 18.755 17.100 18.304 15.730 16.608 17.323 Kilde: Danmarks Statistik Det fremgår således, at det høje relativt høje udgiftsniveau ikke fuldt har effekt på takstniveauet, hvilket således indikerer at Roskilde Kommune ikke opkræver den fulde takst på dagtilbudsområdet, hvilket også kan anskues som udtryk for et relativt højt serviceniveau (se også potentialeberegningen nedenfor). Serviceniveau Tages normeringen som udtryk for serviceniveauet på området i Roskilde Kommune, viser analysen, at antal pædagogisk personale pr. indskrevet i 2008 for dagtilbud og fritidstilbud var den højeste i forhold til sammenligningsgruppen og landsgennemsnittet. Normeringen I Roskilde kommune er således ca. 18 pct. højere i dagtilbud og 22 pct. højere til fritidstilbud i forhold til gennemsnittet i sammenligningsgruppen. Ovenstående indikerer således, at det relativt høje udgiftsniveau er direkte sammenhængende med et højt serviceniveau, her målt som personalenormering. Tabel 3: Pædagogisk normering pr. indskrevet barn i 2008 Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Hele landet Pæd. personale pr. indskreven Dagtilbud 0,24 0,17 0,22 0,21 0,19 0,21 Pæd. personale pr. indskreven Fritidstilbud 0,09 0,06 0,08 0,07 0,07 0,07 Kilde: Danmarks Statistik Tages åbningstimer som udtryk for serviceniveauet på området i Roskilde Kommune, viser analysen, at Roskilde Kommune ligger relativt højt i forhold til antal åbningstimer pr. institution om året, højt i forhold til åbningstimer om ugen og lavt i forhold til antal ferie/lukkedage i forhold sammenligningsgruppen. Tabel 4: Åbningstimer om året pr. institution Roskilde Gns. sml. gruppe Antal ferie/lukkedage 9 10,5 Gns. åbningstimer om ugen 53,4 52,5 Gns. åbningstimer om året pr. institution* 2670 2611 Kilde: Forespørgsel foretaget i kommunerne, *Fraregnet lukkedage og ferielukkedage Det fremgår således, at Roskilde har ca. 60 timer ekstra åbent om året per institution end sammenligningsgrundlaget, svarende til ca. 2,2 pct. flere timer. 4

Harmonisering af udgiftsniveau På baggrund af ovenstående, er det Deloitte vurdering, at der kan hentes betragtelige harmoniseringspotentialer på området. En harmonisering af Roskilde Kommunes udgiftsniveau pr. indskrevet barn giver følgende potentialer (beregnet på baggrund af tabel 1 ovenfor): Tiltag Mio. kr. Potentiale ved harmonisering til gennemsnitlig NDU for sammenligningsgruppe 121 Potentiale ved harmonisering til gennemsnitlig NDU for hele landet 65 Potentiale ved harmonisering til næsthøjeste udgiftsniveau i sammenligningsgruppen (Næstved) 59 *I potentialeberegningen er der ikke korrigeret for varierende indfasning af børnemadordningen i benchmark kommunerne Harmonisering af forældrebetalingsprocent Forældrebetalingsprocenten til dagtilbud (0-6 år) i Roskilde er lavere end den lovmæssige maksimale forældrebetalingsandel på 25 pct. Forældrebetalingsprocenten til SFO er i dag i Roskilde Kommune 45 pct. mens den til fritidshjem er 30 pct. og til klubber er 20 pct. Omdannes fritidshjem til SFO er, kan forældrebetalingsprocenten hæves til 45 pct. På sammen måde kan forældrebetalingsprocenten for klubber hæves, hvis de omdannes til SFO II (i lighed med forvaltningens egne forslag til tiltag). Tiltag Mio. kr. Harmonisering til en forældrebetalingsprocent på 25 pct. for dagpleje og vuggestuer på 9,5 Harmonisering til en forældrebetalingsprocent på 25 pct. giver et potentiale for børnehaver på 2,2 Omdannelse af fritidshjem til SFO og en forhøjelse af forældrebetalingsprocenten til 45 pct. 2,5 Omdannelse af klubber til SFO II, så forældrebetalingsprocenten hæves til 45 pct. (dog uden estimat for eventuelle udmeldelser) 18,9 Harmonisering af normeringen Som vist ovenfor har Roskilde Kommune den højeste normering til både dagtilbud og fritidstilbud i forhold til sammenligningskommunerne og gennemsnittet for hele landet, hvilket giver følgende harmoniseringspotentialer ved justeringer af normeringen i Roskilde Kommune. Tiltag dagtilbud Harmonisering til næsthøjeste normering i sammenligningsgruppen giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 34 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 108 medarbejdere Harmonisering til gennemsnitsnormeringen for sammenligningsgruppen giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 67 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 205 medarbejdere Harmonisering til gennemsnitsnormeringen for hele landet giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 49 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 149 medarbejdere Tiltag fritidstilbud Harmonisering til næsthøjeste normering i sammenligningsgruppen giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 8 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 26 medarbejdere Harmonisering til gennemsnitsnormeringen for sammenligningsgruppen giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 34 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 113 medarbejdere Harmonisering til gennemsnitsnormeringen for hele landet giver en reduktion i lønkroner pr. år på ca. 40 mio. kr. svarende til en reduktion i årsværk på ca. 128 medarbejdere Forvaltning ens input På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviserings- og harmoniseringsforslag Reduktion i antallet af daginstitutioner. Der lukkes tre institutioner årligt i de næste tre år, og prioritering sker ud 5

fra, hvor omkostningstunge, institutionerne er. Det skal bemærkes, at det alene er ledelses- og bygningsomkostninger, der høstes effektiviseringer på, idet der jf. ressourcemodellen ikke betales for tomme pladser og at pengene i øvrigt vil følge de børn, der skal passes andet sted i kommunen. Potentiale: cirka 1,5 mio. kr. Pengene-følger-barnet -princip i dagplejen: Potentiale: Ikke kvantificeret Omdannelse af fritidshjem til SFO er: Potentiale: 2,5 mio. kr. Opgive målsætningen om, at der skal tilbydes plads i bopæls- eller nabodistrikt, så der alene visiteres efter loven: Potentiale: cirka 1 mio. kr. (endvidere vil tiltaget betyde, at der med tiden kan lukkes flere institutioner) Ved lukning af skole kan tilhørende SFO lukkes: Potentiale: 250.000 kr. Takstjusteringer så forældrebetalingsprocenten hæves til de 25 pct. som udgør rammerne i lovgivningen: Potentiale: Ikke kvantificeret Konkurrenceudsættelse af vedligeholdelse af grønne områder: Potentiale: Ikke kvantificeret Omdannelse af klubber til SFO II, hvilket muliggør takstforhøjelser: Potentiale: 18 mio. kr. Generelt er de konkrete forslag til besparelser i overensstemmelse med Deloittes vurdering af området. Forslagene har således typisk karakter af korrektioner i serviceniveau gennem justering i takst/tilbudsform eller effektivisering gennem kapacitetstilpasning. Potentialet ved effektivisering af ejendomsdrift vil som nævnt blive behandlet under det tværgående tema. 6

Folkeskole Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På folkeskoleområdet indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse: På området anvendes i vid udstrækning elevtalsbaseret ressourcetildeling Der er en høj grad af decentralt styringsansvar i forhold til at sikre både faglighed og økonomisk styring af eget budget og herunder lønsum Området drives generelt i store enheder Der er et lavt sygefravær på skoleområdet i forhold til kommunen i øvrigt Indikatorer for effektiviserings- harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På folkeskoleområdet indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et effektiviserings- og harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune: Udgifterne til folkeskoleområdet i 2008 i Roskilde Kommune er de næsthøjeste i forhold sammenligningsgruppen og højere end landsgennemsnittet. Udgifterne ligger ca. 5 procent over det beregnede udgiftsbehov indikerende at kommunen har en mindre effektiv opgavevaretagelse eller et højt serviceniveau. Serviceniveauet, målt som gennemsnitlige klassekvotienter i kommunen, er på niveau med sammenligningskommunerne og landsgennemsnittet. Der er enkelte små skoler med lavere klassekvotienter. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på ca. 7 mio. kr. Harmonisering af service- og udgiftsniveauet kan resultere i et potentiale på 20-42 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af regnskab 2008 er der foretaget en effektivitetsvurdering af området. I vurderingen sammenholdes udgifter, organisering og serviceniveau på området. Udgifter på området På baggrund af regnskab 2008 er der foretaget en benchmarking på funktionerne 3.22.01 Folkeskoler, 3.22.02 Fællesudgifter for kommunens samlede skolevæsen. 3.22.03 Syge- og hjemmeundervisning, 3.22.06 Befordring af skoleelever. Analysen viser, at Roskildes nettodriftsudgifter (NDU) pr. elev i folkeskolen i 2008 er ca. 8 pct. højere end gennemsnittet i sammenligningsgruppen. Tabel 5: Nettodriftsudgifter pr. indskreven elev Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Gns. Hele landet Sml.gruppe Fælles formål 115 662 1.116 65 431 574 772 Folkeskoler 48.677 49.305 44.816 38.796 46.909 44.810 46.256 Syge- og hjemmeundervisning 63-9 - 42 14 62 Befordring af elever 1.191 1.316 1.408 24 427 782 1.126 Total 50.046 51.283 47.348 38.884 47.810 46.180 48.217 Kilde: Danmarks Statistik Udgifter og udgiftsbehov Deloittes beregning af udgiftsbehovet på folkeskoleområdet viser, at Roskilde Kommunes faktiske nettodriftsudgifter ligger ca. 5 pct. over udgiftsbehovet, hvilket indikerer at Roskilde Kommune har et højt serviceniveau eller en mindre effektiv opgavevaretagelse. En tilpasning af udgifter til udgiftsbehov svarer til en reduktion i udgifterne på ca. 24 mio. kr. Organiseringen af området Folkeskoleområdet i Roskilde Kommune er generelt drevet i store enheder, hvilket ses af den gennemsnitlige skolestørrelse, der er markant højere end gennemsnittet for sammenligningsgruppen. Endvidere fremgår det af det fremsendte materiale fra Roskilde Kommune, at spredningen i størrelsen på 7

kommunens skoler er kendetegnet ved, at det alene er 2 skoler ud af de 17 folkeskoler, der har under 300 elever, 5 har mellem 300-500 elever og de resterende 10 har over 500 elever. Dette understøttes af, at Roskilde Kommune generelt har en større volumen på området, målt i forhold af antallet af klasser, der er ca. 15 pct. højere end gennemsnittet for sammenligningsgruppen. Tabel 6: Antal klasser og skolestørrelse Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Gns. for sml. gruppe Antal klasser 448 319 420 339 421 375 Gns. Skolestørrelse (antal elever) 518 434 345 328 346 363 Kilde: Nøgletal.dk Serviceniveau Tages klassekvotienter som udtryk for serviceniveauet, ligger Roskilde Kommune på niveau med sammenligningsgruppen. Ser man i stedet på og elever pr. lærerårsværk, ses det, at der er færre elever pr. lærerårsværk i Roskilde Kommune end i sammenligningsgruppen, hvilket således indikerer, at Roskilde Kommune har et højere serviceniveau på området end de øvrige kommuner. Tabel 7: Klassekvotienter og lærerårsværk (2008) Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Gns. for sml. gruppe Gns. klassekvotient 20,8 21,8 20,6 20,8 19,3 20,6 Elever pr. lærerårsværk 10,9 12,2 12,1 11,0 11,7 11,8 Kilde: Nøgletal.dk og Undervisningsministeriet Harmonisering af udgiftsniveau På baggrund af ovenstående, er det Deloittes opfattelse, at der kan indhentes harmoniseringspotentialer på folkeskoleområdet i Roskilde Kommune ved tilpasning af serviceniveauet til sammenligningsgrundlaget. En harmonisering af Roskilde Kommunes udgiftsniveau pr. elev giver følgende potentialer (beregnet på baggrund af tabel 4 ovenfor): Harmoniseringstiltag Potentiale mio. kr. Harmonisering til NDU pr. elev for næsthøjeste (Slagelse) er potentialet 24,0 Harmonisering til gennemsnitlig NDU pr. elev for sammenligningsgruppen 42,0 Harmonisering til gennemsnitlig NDU pr. elev for landet 20,0 Harmonisering af udgifter til udgiftsbehovet 24,0 Harmonisering af lærernormering Harmoniseres af lærernormeringen så andelen af elever pr. lærere øges.. Tiltag Potentialet ved harmonisering til gennemsnitligt antal elever pr. lærer i sammenligningsgruppen giver et potentiale på ca. 25 mio. kr. svarende til 60 fuldtidsstillinger. Forvaltning ens input På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviserings- og harmoniseringsforslag Lukning af kommunens mindste skole: Potentiale: ca. 2 mio. kr. Systematisk konkurrenceudsættelse af vedligeholdelse af grønne områder: Potentiale: Ikke kvantificeret Øge undervisningsandelen pr. lærer med 1,5 pct., så den ligger på niveau med landsgennemsnittet: Potentiale: ca. 5 mio. kr. 8

vurdering, at Roskilde Kommune kan igangsætte en række yderligere harmoniseringer for at justere service- og udgiftsniveau på området til et mere gennemsnitligt niveau. Her kan det f.eks. være relevant at se på ressourcetildelingsmodellen pr. elev, således at tildelingen til skolerne nedtrappes over en 3-årig årrække til et nyt niveau. Det giver skolerne mulighed for at håndtere budgetreduktionerne ved klassesammenlægninger og naturlig afgang mv. 9

Specialundervisning Vurdering af området Indikatorer for effektivisering og harmonisering på området På området er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at reducere områdets udgifter gennem effektiviseringer og harmoniseringer: I Roskilde Kommunes nuværende organisering og finansiering af specialundervisningsområdet er der i vidt omfang incitament til eksklusion fra almenområdet, hvilket erfaringsmæssigt øger omkostningerne på området som helhed. Generelt er udgifterne på området høje i forhold til landsgennemsnit og regionsgennemsnittet, mens aktivitetsniveauet på området erfaringsmæssigt er markant lavere end i en række øvrige kommuner, som Deloitte har kendskab til. Der er i Roskilde Kommune ikke tilgængelige opgørelser over den samlede specialundervisningsindsats i almenskolen, målt i forhold til antallet af elever, der modtager specialundervisning og udgifterne hertil. Det er generelt Deloittes vurdering, at der kan hentes en række potentialer ved omlægninger og tilpasning af indsatsen på specialundervisningsområdet i Roskilde Kommune. De potentialer, der identificeres i det følgende er fundet primært på baggrund af harmoniseringer. Vurdering af potentialer i forhold til harmonisering Der foreligger konkrete forslag til udgiftsmæssige reduktioner på 0,5 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at en harmonisering af udgiftsniveau, enhedsomkostninger og takster på området vil medføre et samlet potentiale på op til 25 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af regnskab 2008 er der foretaget en effektivitetsvurdering af specialundervisningsområdet. I vurderingen sammenholdes udgifter og serviceniveau på området. Udgifter på området På baggrund af regnskab 2008 er der foretaget en benchmarking på funktionerne 3.22.07 Specialundervisning i regionale tilbud og 3.22.08 Kommunale specialskoler. Analysen viser, at Roskilde Kommunes udgifter pr. folkeskoleelev på specialundervisningsområdet ligger på niveau med gennemsnittet for sammenligningsgruppen, men ca. 25 pct. over landsgennemsnittet og ca. 7 pct. over gennemsnittet for Region Sjælland. Tabel 8: Udgifter til specialundervisning pr. 1000 folkeskoleelev i 2008 Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Gns.sml.g ruppe Hele landet Region Sjælland Enhedsomkostninger 7858,2 2438,8 6007,1 10.964,1 11046,3 7809,5 6317,4 7274,8 Kilde: Danmarks Statistik Note: Der skal erfaringsmæssigt tages forbehold for varierende konteringspraksis mellem kommunerne samt forskellig organisering af specialundervisningsområdet Baseret på Deloittes erfaringer på specialundervisningsområdet i en række af landets øvrige kommuner, er Roskilde Kommunes udgifter pr. specialklasseelev i skoleåret 2008-2009 cirka 25 pct. lavere end gennemsnittet fra niveauet i de kommuner, Deloitte har kendskab til. Omvendt viser analysen, at Roskilde Kommunes udgifter pr. elev på specialskoler generelt ligger cirka 8 pct. højere end gennemsnittet fra de øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til. Til dette billede hører, at der er meget stor forskel på enhedsomkostningerne i kommunens egen specialklasse på Fjordskolens (fremskrevet til 2008-2009 359.434 kr. pr. elev) og de tilbud, der købes på specialskoler i andre kommuner (fremskrevet til 2008-2009 259.000 kr. pr. elev). Fjordskolens enhedsomkostninger er højere end gennemsnittet for de øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til, mens de tilbud, Roskilde Kommune køber i andre kommuner omvendt ligger på et lidt lavere niveau end gennemsnittet for de øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til. Tabel 9: Enhedsomkostninger pr. elev til specialklasser og specialskoler (2008-2009) Roskilde Data fra ca. 15 øvrige kommuner Specialklasser 147.100* Mellem 182.000-186.000 Specialskoler 309.217* Mellem 279.000-287.000 Kilde: Roskilde Kommune og Deloitte, fremskrevet til skoleåret 2008-2009 10

Det skal her understreges, at der i beregningen ikke er taget højde for, at elevsammensætningen på de enkelte skoler kan være forskellig og kræve varierende lærernormering, hvilket kan være en forklaring på de forskellige enhedsomkostninger. Serviceniveau Baseret på Deloittes erfaringer fra specialundervisningsområdet i øvrige kommuner, er det vurderingen at aktiviteten i Roskilde Kommune ligger relativt lavt. Således er antallet af visiterede elever til specialklasser i Roskilde Kommune 17 elever pr. 1000 folkeskoleelev, hvilket ligger knapt 20 pct. under det gennemsnitlige niveau, Deloitte, mens antallet af elever, visiteret til specialskoler i Roskilde Kommune er 14 elever pr. 1000 folkeskoleelev, hvilket er op mod 60 pct. lavere, end niveauet i øvrige kommuner. Udgiftsniveauet for Roskilde Kommune ligger på niveau med gennemsnittet for sammenligningsgruppen, men aktivitetsniveauet er generelt relativt lavt, hvilket giver en indikation på, at der kan realiseres effektiviseringspotentialer på området. Tilpasning af udgifter På baggrund af ovenstående, er det overordnede Deloittes vurdering, at der kan realiseres effektiviseringspotentialer på specialundervisningsområdet i Roskilde Kommune. En harmonisering af Roskilde Kommunes udgiftsniveau pr. elev giver følgende potentialer (beregnet på baggrund af tabel 7 ovenfor): Harmonisering af nettodriftsudgifter Tiltag Harmonisering til gennemsnitlig NDU pr. elev for sammenligningsgruppen Harmonisering til gennemsnitlig NDU pr. elev for Region Sjælland harmonisering til gennemsnitlig NDU pr. elev for landet Potentiale mio. kr. 0,5 6,0 17,0 Harmonisering af enhedsomkostninger i forhold til øvrige kommuner Tiltag Potentiale Tilpasning af enhedsomkostninger til specialskoleelever til gennemsnitligt niveau i øvrige kommuner 25 mio. kr. Kilde: opgørelsen er foretaget på baggrund af omfattende data vedrørende aktiviteter og udgifter i ca. 15øvrige kommuner Harmoniseringer på tværs af området i Roskilde Kommune På specialskoleområdet varierer omkostningerne pr. elev i skoleåret 2008-2009 mellem 210.000 kr. for de pladser, der købes i andre kommuner og 291.433 kr. for pladser på Fjordskolen. På området for skoledagbehandling varierer omkostningerne pr. elev i forhold til egne tilbud på Nordgårdsskolen 352.755 kr. mod en gennemsnitlig enhedsomkostning på 367.778 for tilbud på specialskoler i andre kommuner. Tiltag Potentiale Tilpasning af enhedsomkostninger på Fjordgårdsskolen til hhv. gns. enhedsomkostning for specialskoleelever og enhedsomkostningen ved køb af specialskolepladser i andre kommuner (specialskoler) 3-6 mio. kr. Tilpasning af enhedsomkostningerne til køb af pladser i andre kommuners tilbud til hhv. gns. enhedsomkostning for skoledagbehandling og enhedsomkostning på Nordgårdsskolen (skoledagbehandling) 0,6-1,3 mio. kr. Forslag til effektiviseri ng og harmoniser inger På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviserings- og harmoniseringsforslag Hjemtagning af 8 pladser på skoledagbehandling til pladser på Nordgårdsskolen Potentiale: Ikke kvantificeret 11

Samle specialklasserne på 1-2 folkeskoler Potentiale: ½ mio. pr klasse, der ikke oprettes Samordning af indsatsen overfor udsatte børn Potentiale: Ikke kvantificeret Ny ressourcetildelingsmodel til understøttelse af inklusion i normalskolen og decentral styring af store dele af budgetmidlerne på specialundervisningsområdet. Potentiale: Ikke kvantificeret Det er Deloittes vurdering, at det konkrete tiltag på området er ganske væsentligt for at sikre en effektiv og ressourceøkonomisk drift af området fremadrettet. Det er endvidere Deloittes erfaringer, at en ressourcemodel, der giver skolerne tilskyndelse til inklusion af elever med behov for specialindsats, vil give væsentlige økonomiske gevinster over tid. Da der i dag ikke foreligger data på gennemsnitsomkostninger for specialelever i normalskolen er det dog ikke muligt at anslå et specifikt potentiale. Deloitte vurderer imidlertid på baggrund af omfattende erfaringer fra andre kommuner på området, at der for hver elev, der kan rummes i normalskolen vil være et potentiale i størrelsesordenen 80-120.000 kr. sammenholdt med den enhedsomkostning, det vil være for kommunen at placere eleven i specialklasse eller -skole. Deloitte er i samarbejde med KL, Undervisningsministeriet og Finansministeriet ved at færdiggøre en omfattende analyse af specialundervisningsområdet, der indeholder en lang række løsningsforslag til brug for kommunernes fremadrettede arbejde med området. Deloitte kan i forbindelse med offentliggørelse af analysen nærmere redegøre for vurderinger af potentialer og forslag til fremadrettede indsatser på området.. 12

Effektiviseringsnotat Ældre og Omsorg Som led i arbejdet med screeningen af kommunens serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende området for Ældre og Omsorg. Deloitte har på baggrund af det fremsendte materiale, tilgængelige nøgletal og Deloittes erfaringer på ældre- og omsorgsområdet, foretaget en samlet vurdering af områdets effektivitets og harmoniseringspotentiale. Vurderingen omfatter følgende delområder: Myndighed Ældre og Omsorg Hjemmeplejen Ude Plejecentre Aktivitet og Samvær Hjælpemidler Genoptræning/træning Madservice For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering af effektiviteten på området. Endvidere foretager Deloitte en konkret vurdering af 1) effektiviseringstiltag og potentialer samt 2) potentialer ved harmonisering til andre kommuner eller internt på tværs af området i Roskilde Kommune. For hvert tiltag til effektivisering eller harmonisering er der anslået et økonomisk potentiale. Det skal dog understreges, at flere af tiltagene på et enkelt delområde kan være indbyrdes overlappende, og de anslåede potentialer, vil således formentlig ikke simultant kunne realiseres med fuld effekt. Deloittes overordnede vurdering af ældre og omsorg Det er Deloittes vurdering, at der for ældreområdet generelt er begrænsede muligheder for at identificere effektiviseringspotentialer i Roskilde Kommune. Vurderingen bunder primært i, at der er en fornuftig sammenhæng mellem udgiftsniveau og serviceniveau, hvilket indikerer en tilfredsstillende til høj effektivitet både i myndighedens udmøntning samt i leverandørernes effektivitet. På samme måde understøtter en relativt høj BTP i hjemmeplejen samme billede. Deloitte vurderer generelt ikke, at der vil være væsentlige harmoniseringspotentialer på området for ældre og omsorg, idet udgiftsniveauet og aktivitetsniveauet på det samlede ældreområdet i Roskilde Kommune er lavt i forhold til sammenligningskommunerne. På baggrund af de stillede spørgsmål i Deloittes analyseramme har området givet input til effektiviseringsprocessen som udgør i alt 12 mio. kr. og omfatter forslag til harmoniseringer på kommunens plejecentre, reduktion af praktisk hjælp i hjemmeplejen som de to større poster samt en række mindre effektiviseringer i forhold til madservice, genoptræning, hjælpemidler, afbureaukratisering og arbejdskraftbesparende teknologi. Forslagene har primært karakter af harmoniseringer af serviceniveauet, og vurderes af Deloitte som realistiske og realiserbare. I forhold til de to større forslag, som omhandler harmonisering af normeringerne på plejecentrene samt reduktion af den praktiske hjælp for hjemmeplejen, er det forslag som bringer Roskilde Kommune på niveau med de kommuner som Deloitte tidligere har foretaget analyser i. Forudsætningen for en 13

reduktion af serviceniveauet på den praktiske hjælp er en revisitation af borgerne, som typisk vil strække sig over 2 til 4 måneder og implementeringshorisonten vurderes samlet at vare ca. 6 måneder I forhold til harmoniseringen af normeringerne på plejecentrerne har implementeringen en lidt længere horisont, idet en større del af harmoniseringen er bundet i en højere gennemsnitsløn. Det vurderes, at halvdelen af harmoniseringen på plejecentrerne kan gennemføres inden for 1 til 3 år og den sidste halvdel kan indfris inden for 3 til 5 år. I forhold til de øvrige forslag, som er mindre, målt i økonomisk forstand, er det igen Deloittes vurdering, at de er realistiske og umiddelbar realiserbare. På hjælpemiddelområdet og i den kommunale madservice kræves der dog anlægsinvesteringer såfremt at realisere de identificerede potentialer. 14

Myndighed Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for myndigheden indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: Generelt er det Deloittes vurdering, at der er iværksat et målrettet arbejde med at optimere myndighedsenheden på tværs af ældreområdet og voksenområdet, og endvidere, at der er: Hensigtsmæssig faglig organisering understøttet af relevante mødefora Snitfladeaftaler og mødefora, der sikrer koordination Kvalitetsstandarder og tilhørende ydelseskatalog Call-centerfunktion, som sikrer hurtig ekspedition af indkomne sager og mindsker unødige dobbeltarbejdsgange mellem visitatorer, idet møder mv. bookes direkte af call-centeret På baggrund af ovenstående er det Deloittes vurdering, at der ikke kan påpeges væsentlige effektiviseringspotentialer på ældreområdet i forhold til myndighedsvaretagelsen, og at de fremsendte beskrivelser af området samlet set tegner et billede af en myndighed, der har gennemgået en række organisationsforandringer for at tilpasse sig de nye opgaver. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På ældreområdet generelt er efter Deloittes vurdering, at der begrænsede muligheder for at identificere harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune. Vurderingen bunder i følgende forhold: Udgiftsniveauet på det samlede ældreområdet i Roskilde Kommune er lavt og ligger markant lavere end landsgennemsnittet samt niveauet for sammenligningskommunerne Der er en fornuftig sammenhæng mellem udgiftsniveau og serviceniveau, hvilket indikerer en tilfredsstillende effektivitet både i myndighedens udmøntning samt i leverandørernes effektivitet. Vurdering af økonomiske potentialer i forhold effektivisering og harmonisering Konkrete inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse resulterer samlet set i et potentiale på ca. 12 mio. kr. Deloitte vurderer, at der ikke vil være et væsentligt potentiale ved effektivisering eller harmonisering på myndighedens område. Harmonise ringer I nedenstående er der redegjort for centrale nøgletal for myndighedens udmøntning af service på området. De opstillede nøgletal anvendes til at anskueliggøre områdets eventuelle harmoniseringspotentiale Udgifter på området Tabel 10: Udgifter på funktioner på ældreområdet pr. borger over 65 år (2008 - kr.) Kolding Vejle Aabenraa Roskilde Hele landet Ældreboliger 25-1415 -1423-1722 -841 Pleje og omsorg mv. af ældre og handicappede 37.694 39.763 38.322 31.773 40.422 Forebyggende indsats for ældre og handicappede 5.493 2.391 352 1.692 3.454 Plejehjem og beskyttede boliger 390 149 185 1694 738 Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring 4.165 4.458 4.389 4.889 4.196 Plejevederlag og hjælp til sygeartikler o. lign. ved pasning af døende i eget hjem 202 162 110 113 166 Kilde: Danmarks Statistik Total 47.969 45.507 41.936 38.439 48.136 Som det fremgår af tabel 1 er Roskilde Kommunes udgifter på ældreområdet lave. Udgifterne til ældreområdet ligger markant under landsgennemsnittet og samtidig markant under niveauet for sammenligningskommunerne. I forhold til det beregnede udgiftsbehov for ældreområdet, som fremgår af tabel 2, ligger Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter også markant lavere end kommunens beregnede udgiftsbehov. Samlet set er det vurderingen, at udgiftsniveauet på ældreområdet er lavt i Roskilde Kommune. 15

Tabel 11: Udgiftsbehov og nettodriftsudgifter pr. borger over 65 år i 2008 - kr. Udgiftsbehov Kolding Vejle Aabenraa Roskilde Hele landet NDU pr. borger over 65 år 47969 45507 41936 38439 48136 Udgiftsbehov 47502 47323 45206 44407 46394 Difference mellem udgiftsbehov og NDU -467 1816 3270 5968-1742 Kilde: Danmarks Statistik og Deloitte Serviceniveau For at vurdere effektiviteten er sammenhængen mellem udgiftsniveauet og serviceniveauet interessant. Som det fremgår af tabel 3, 4 og 5 ligger serviceniveauet i Roskilde kommune lavere end sammenligningsgruppen. Af tabel 3 fremgår det, at Roskilde Kommune har både en lavere andel visiterede borgere og et lavere antal timer visiteret pr. bruger pr. uge. Det indikerer at visitationen har fokus på alene at visitere ældre med behov for hjælp samtidig med, at antallet af timer de visiteres til, er relativt lavt sammenlignet med de andre kommuner. Dette understreges yderligere af tabel 4, hvor fordelingen mellem den praktiske hjælp og den personlige pleje er et udtryk for en prioritering af hjælpen til de borgere, der har det største behov. Andelen viser også, at såfremt der er politisk vilje hertil kan andelen af borgere der alene modtager praktisk hjælp nedbringes yderligere. Tabel 12: Serviceadgang og serviceniveau i sammenligningsgrupperne Opgørelse for januar måned i de respektive år Kommune 1 Kommune 2 Kommune 3 Roskilde april 2009 Roskilde november 2009 Antal visiterede borgere i hjemmeplejen 2.972 3.549 2.470 2137 2113 Andel af +65årige, der modtager hjemmehjælp (pct.) 22,27 22,28 24,43 16,83 15,95 Antal visiterede timer pr. modtager pr. uge 3,23 2,33 3,76 2,29 2,37 Kilde: Myndighed i de fire kommuner Tabel 13: Fordeling mellem praktisk hjælp og personlig pleje Fordeling mellem praktisk hjælp og personlig pleje (januar 2008) Kommune 1 Kommune 2 Kommune3 Roskilde april 2009 Roskilde november 2009 Andel praktisk hjælp 14,0 21,8 23,3 20,5 20,6 Andel personlig pleje 86,0 78,2 76,7 79,5 79,4 Kilde: Myndighed i de fire kommuner Tabel 14: Fordeling på timer pr. modtager pr. uge (praktisk hjælp og personlig pleje) Fordeling på timer pr. modtager pr. uge Kommune 1 Kommune 2 Kommune 3 Roskilde april 2009 Roskilde november 2009 Praktisk hjælp (timer og minutter) Antal timers praktisk hjælp pr. modtager pr. uge 0,45 0,51 0,88 0,47 0,49 Personlig pleje (timer og minutter) Antal timers personlig pleje pr. modtager pr. uge 2,79 1,82 2,88 1,82 1,88 Praktisk hjælp og personlig pleje (timer i alt pr. modtager pr. uge) 3,24 2,33 3,76 2,29 2,37 Kilde: Myndighed i de fire kommuner De visiterede timer er både for den praktiske hjælp og for den personlige pleje lavere end sammenligningsgruppen. Roskilde visiterer i gennemsnit 0,47 timers praktisk hjælp pr. uge og 1,82 timer i gennemsnit pr. borger pr. uge i forhold til den personlige pleje. Dette er relativt lavt både i forhold til kommunerne i sammenligningsgruppen og i forhold til de kommuner som Deloitte tidligere har gennemført analyser af. 16

Samlet set er der en fornuftig sammenhæng mellem det lave udgiftsniveau og det relativt lave serviceniveau. Det skal dog anføres, at Roskilde Kommune kan ikke levere data på den leverede tid hos den kommunale leverandør, hvorfor relationen mellem myndighed og leverandøren samt leverandørens evne til at levere det bestilte antal timer ikke umiddelbart kan vurderes. Harmoniseringer på området På baggrund af ovenstående har Deloitte ikke identificeret et harmoniseringspotentiale i forhold til myndighedens udmøntning af servicen på ældreområdet i Roskilde Kommune. Forvaltning ens input Områdets input til Deloittes analyseramme Afbureaukratiseringsforslag fremsat af regeringen i efteråret 2010. Potentiale: 0,5 mio. kr. Deloitte er enig i, at vil være et vist potentiale såfremt regeringens lovforslag vedrørende afbureaukratisering på ældreområdet bliver vedtaget. Omfanget kan først endeligt vurderes når lovforslaget er endelig vedtaget. 17

Hjemmeplejen Ude Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune For Hjemmeplejen indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: Hjemmeplejen har en klart defineret organisering med et klart formuleret budgetansvar Hjemmeplejen har en meget høj effektivitet målt i forhold til BTP (brugertidsprocent) Hjemmeplejen har en veletableret flyverordning samt timelønnede vikarer frem for vikarer fra dyrere eksterne bureauer Hjemmeplejens gruppeopdeling vurderes som sammenhængende i forhold til kommunens størrelse Hjemmeplejen har implementeret pda er og har derigennem effektiviseret rutinerne omkring hjemmeplejens morgenmøder mv. Deloitte har ikke identificeret effektiviseringspotentialer på området idet BTP en og dermed effektiviteten allerede er meget høj i hjemmeplejen i Roskilde Kommune. Typisk ligger en hjemmeplejes BTP mellem 45 og 50 pct. og de mest effektive og få hjemmeplejer ligger over 50 pct. som Roskildes. Det vurderes derfor, at BTP en og dermed effektiviteten alene kan forbedres marginalt i forhold til dets nuværende niveau. Fremadrettet kan der være et potentiale i forhold til arbejdskraftbesparende teknologi men erfaringerne og teknologierne er endnu relativt umodne, hvorfor et potentiale inden for dette emne ikke er kvantificeret. Indikatorer for harmoniseringspotentialer For hjemmeplejen indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der ikke er et væsentligt harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune på området, da datagrundlaget jf. ovenfor viser, at Roskilde Kommune på ældreområdet, herunder Hjemmeplejen, generelt ligger lavt målt i forhold til udgifter pr. borger over 65 år og serviceniveau. Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse resulterer samlet set i et potentiale på ca. 2,1-2,5 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet udover disse forslag vil være meget begrænset.. Heri er ikke medregnet Roskilde Kommunes forslag til en egentlig reduktion af serviceniveauet for den praktiske hjælp. Forvaltning ens input Områdets input til Deloittes analyseramme Indførelse af arbejdskraftbesparende teknologi ved igangsættelse af pilotprojekt i 2010. Potentiale: Ikke kvantificeret Ændring af serviceniveau for praktisk hjælp vedr. rengøring. Tiltagene omhandler ændring af serviceniveau for rengøringsfrekvens fra hver 2. til hver 3. uge samt annullere erstatningsrengøring på syge- og helligdage. Potentiale: 2,1-2,5 mio. kr. På baggrund af Deloittes spørgsmål i projektets analyseramme har området beregnet potentialet i at gå fra rengøring hver anden uge til rengøring hver tredje uge. Reduktionen er serviceniveauet i flere kommuner og er en reduktion i serviceniveauet, hvorfor det kræver en specifik politisk stillingtagen. Vedrørende forslaget til annullering af erstatningsrengøring på syge- og helligdage, skal man være opmærksom på de lovgivningsmæssige rammer på området, der forpligter kommunen til at tilbyde erstatningsydelser, når det er kommunen, der forestår aflysningen. 18

Plejecentre Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for plejecentre indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: Der er en entydig organisering med en centerleder med det fulde budgetansvar der refererer til en ældrechef Der indgås årlige kontrakter for det enkelte plejecenters udvikling for det kommende år Roskilde Kommune har dokumenteret, at sygefraværet samlet er faldende for plejecentrerne Sammenhængen mellem udgiftsniveauet og normeringerne på det enkelte plejecenter indikerer en fornuftig driftseffektivitet. Indikatorer for harmoniseringspotentialer På området for plejecentre er det Deloittes vurdering, at der generelt er et begrænset harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune. Det er dog Deloittes vurdering, at følgende forhold fremadrettet bør belyses nærmere: Plejecentrene har forskellige normeringer på grund af forskellige formål med enkelte plejecentre som erfaringsvist ikke har en entydig sammenhæng til ressourcebehovet. På baggrund af dette forslås en harmonisering af normeringerne under hensyntagen til antallet af skærmede enheder og somatiske pladser på centrene. Sygefraværet er på trods af en faldende tendens stadig højt sammenlignet med kommunen i øvrigt Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse resulterer samlet set i et potentiale på 0,5-8,3 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for effektivisering er begrænset Det er Deloittes vurdering, at der er et potentiale for harmonisering på normeringerne på plejecentrene, idet den konkrete størrelsesorden ikke kan anslås pga. forskellige metoder til opgørelser af plejenormeringer. 19

Harmonise ringer I nedenstående er der redegjort for centrale nøgletal for plejecentrene i Roskilde Kommune. Da udgifterne til plejecentrene konteres på flere funktioner, sammenlignes Roskilde Kommune i det følgende med udgiftsniveauer baseret på Deloittes rådgivningserfaring fra andre kommuner: Enhedsomkostninger på området Tabel 15: Enhedsomkostninger pr. plads på plejecentre (2008 - kr.) Roskilde Udgifter til plejecentre 2008 186.100.000 Antal pladser 459 Udgifter pr. plads 405.447 Kilde: Roskilde Kommune Det er Deloittes erfaring, at enhedsomkostningerne pr. plejeplads varierer fra ca. 400.000 til 450.000 kr. Roskilde kommunes enhedsomkostninger ligger således relativt lavt i dette spænd med en enhedsomkostning på ca. 405.000 kr. Serviceniveau Det kan være vanskeligt at sammenligne normeringer på plejecentre på tværs af kommunerne, idet der ikke foreligger en entydig definition af hvad der definere en normering. Der kan bl.a. være variationer i forhold til, om opgørelsen er inklusive ledelse, sygepleje og administration eller er det alene plejen. Roskilde Kommune opgør deres normering som plejepersonaleårsværk pr. plejeplads inklusiv sygepleje i alt. De kommuner, som Deloitte tidligere har analyseret har opgjort deres normeringer som plejepersonaleårsværk pr. plejeplads og har således ikke inkluderet sygeplejen. Normeringen i de kommuner spænder fra ca. 0,6 plejepersonaleårsværk pr. plejeplads til ca. 0,85 plejepersonaleårsværk pr. plejeplads, idet begge tal er ekskl. sygeplejen. I Roskilde Kommune er gennemsnitlige plejenormering pr. plejeplads 0,86, idet der i dette tal ikke er korrigeret for andelen af skærmede enheder og sygeplejeårsværk er medregnet. På det foreliggende grundlag er det således ikke muligt at foretage en direkte sammenligning, men det der dog Deloittes vurdering, at Roskilde Kommune niveauet i Roskilde Kommune ikke afviger markant fra øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til. Det er dog samtidig Deloittes vurdering, at det er hensigtsmæssigt at foretage en intern harmonisering af plejenormeringerne på tværs af centrene i lighed med konkrete forslag på området opstillet nedenfor. Forvaltning ens input Områdets input til Deloittes analyseramme Ændring af ressourcetildelingen til Kristiansminde og Kastanjehaven Potentiale: 6,8 mio. kr. kan hentes indtil 2014 Udbredelse af arbejdskraftbesparende teknologi Potentiale: 1 mio. kr. om året fra 2011, dog eksklusive inventeringer Ophør med tildeling af ekstraordinære midler Potentiale: 0,5 mio. kr. om året Der er sammenfald mellem Deloittes forslag til harmoniseringer og Roskilde Kommunes input vedrørende normeringerne på plejecentrene, hvor Roskilde Kommune foreslår at ændre ressourcetildelingen på Kristiansminde og dele af Kastanjehaven. 20

Aktivitet og Samvær Vurdering af området Indikatorer for harmoniseringspotentialer På området for plejecentre indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune på området: På området i dag er der ikke tilstrækkelig klarhed over antal brugere på dagcentre efter 79 i Serviceloven Der er ikke foretaget en klar opdeling af kan- og skaltilbud på området Der er øget aktivitetsniveau fra april til november 2009 for daghjem efter 84 i Serviceloven Der er ikke overblik over visitationer til kørsel for så vidt angår 79 Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Områdets inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse resulterer samlet set i et potentiale på ca. 1-1,5 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at der er potentiale i forhold til at harmonisere serviceadgangen til dagcentre, øge egenbetalingen til kørsel samt harmonisere serviceniveauerne på tværs af centrene. Alle forhold er påpeget af forvaltningen. Da området for Aktivitet og Samvær er svært at isolere fra den øvrige økonomi på plejecentrene og i et tilfælde hjemmeplejen, er det imidlertid ikke muligt isoleret set at anslå et økonomisk potentiale. Det er samtidig Deloittes vurdering, at udgifter og aktiviteter i forbindelse med Aktivitet og Samvær kan være udtryk for, at myndigheden i visitationspraksis er gode til at anvende forebyggende og mindre indgribende tilbud. Forslag tiltag til Områdets input til Deloittes analyseramme Igangsættelse af proces, der skal fastlægge procedurer for visitation til kan- og skal- tilbud indenfor aktivitet og samvær med henblik på at få overblik over kommunens brugere og omkostninger i forbindelse med levering af tilbud efter Servicelovens 79 og 84. Potentiale: Ikke kvantificeret Harmonisering af serviceniveau på tværs af lokalcentre samt ensretning af visitationspraksis til hhv. Servicelovens 79 og 84. Potentiale: 1-1,5 mio. kr. Deloitte ser de to forslag som forudsætningerne for at kunne vurdere områdets samlede effektivitet og for en fremadrettet effektiv drift. Det eksisterende dokumentationsgrundlag for Aktivitet og Samvær er således medvirkende til, at der ikke kan foretages en kvalificeret vurdering af områdets effektiviseringspotentialer samt eventuelle fremadrettede harmoniseringspotentialer. 21

Hjælpemidler Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for hjælpemidler indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: En hensigtsmæssig og helhedsorienteret organisering mellem bestiller og udfører på området Der er på området fastsat tidsfrister for sagsbehandlingen Der er ikke ventelister God dialog mellem visitatorer og depot-personalet på området, der sikre at indkøb modsvarer behov, og at genbrugsrater holdes på et rimeligt højt niveau Få klager og omstødte afgørelser i Det Sociale Nævn Det er generelt Deloittes vurdering, at området er effektivt organiseret, og at der er taget hensigtsmæssige tiltag i forhold til at sikre sammenhæng i sagsbehandlingen med effektive sagsforløb til følge. Deloitte mener på denne baggrund ikke, at der vil være væsentlige potentialer i forhold til at effektivisere myndighedens arbejde. Indikatorer for harmoniseringspotentialer På området for hjælpemidler indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der ikke er væsentlige harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune på området: I overensstemmelse med forvaltningens egen analyse af budget 2010 viser Deloittes beregninger på baggrund af regnskabstal for 2008, at Roskilde Kommune (korrigeret for konteringspraksis vedr. løn) har de laveste nettodriftsudgifter på området i forhold til gennemsnittet for sammenligningskommuner og næste på niveau med landsgennemsnittet. Deloitte har ikke sammenlignelige data for antallet af visitationer, og kan på den baggrund ikke nærmere vurdere det nuværende serviceniveau på området. Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Områdets egne inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse resulterer samlet set i et potentiale på ca. 1 mio. kr. Deloitte vurderer samlet set ikke, at der vil være væsentlige effektiviseringspotentialer at hente, da området i dag synes hensigtsmæssigt organiseret og styret. Det er Deloittes vurdering, at der ikke vil være væsentlige potentialer ved harmonisering af udgiftsniveauet i forhold til sammenligningsgruppen og landsgennemsnittet. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme At samle hjælpemiddelafsnittet på en adresse Potentiale: 1. mio. kr. Deloitte vurderer generelt, at det vil være hensigtsmæssige at opnå mulige synergieffekter ved samlokalisering af den eksisterende hjælpemiddelafdeling. Samlokaliseringen forudsætter dog en anlægsinvestering, som området estimerer til ca. 6 mio. kr. 22

Genoptræning Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for genoptræning indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: Kvalitetsstandarder til træningsydelser efter sundhedsloven og serviceloven Selvstændigt træningsteam, der visiterer til alle typer af træning i kommunen Internt, operationelt ydelseskatalog, der understøtter visitatorernes tildeling Der visiteres til alle typer af træningsydelser, som tilbydes i kommunen Tilgangen af træningsydelser i 2009 er håndteret indenfor budgettet gennem optimering af arbejdsgange mv. Deloittes vurderingsgrundlag Deloittes vurderingsgrundlag på træningsområdet er generelt spinkelt idet træningsområdet er et tværgående område, der er organiseret forskelligt og varierer i konteringspraksis. Endvidere har Deloitte ikke sammenlignelige data for antallet af visitationer, og kan på den baggrund ikke udtale sig om serviceniveauet på området. Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Områdets egne input til effektivisering og harmonisering resulterer samlet set i et potentiale på ca. 3 mio. kr. Deloitte har på det foreliggende grundlag ikke kunne anslå et økonomisk potentiale på området. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Området forventer at kunne håndtere en forventet tilgang i 2010 indenfor budgettet gennem optimering af eksisterende arbejdsgange og arbejdsflow. Træningsafsnittet forventer at kunne hente besparelser ved at hjemtage neurologisk genoptræning. Potentiale: 1 mio. kr. Nedlæggelse af døgntræningstilbuddet Vor Frue Genoptræningscenter, under forudsætning af, at der ikke ønskes døgntræningstilbud i kommunen fremadrettet. Forslaget omfatter en omlægning af indsatsen til andre træningstilbud, og besparelsen er således udtryk for reduktion i bygningsdriftsomkostninger og lederløn. Potentiale: 2 mio. kr. 23

Madservice Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for plejecentre indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse på området: Roskilde Kommune har opgivet prisen pr. fuldkostenhed til 167,54 kr., hvilket svarer til 5026,2 kr. på månedsbasis. Dette er relativt lavt sammenlignet med en undersøgelse, Deloitte gennemførte i 2009 vedrørende praksis for kommunernes omkostningsopgørelse af madservice i 20 kommuner. Her var konklusionen, at de undersøgte kommuner i gennemsnit havde omkostninger på mellem 5000-7000 kr. efter genberegning af taksten. Deloittes gennemgang af omkostningsopgørelserne i kommunerne viste således, at kommunerne ikke indregnede samtlige omkostninger i opgørelsen af udgifterne til madproduktion. Det var især løn, afskrivning af inventar, husleje, administrativt overhead samt moms, som kommunerne helt eller delvist ikke havde medregnet. Det vil kræve en nærmere afdækning af omkostningsberegningen, at vurdere om det samme er tilfældet i Roskilde Kommune. Indikatorer for harmoniseringspotentialer På området for Madservice indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune på området: Roskilde Kommune har fire kommunale køkkener, hvilket i betragtning af kommunens størrelse er relativt mange ifølge Deloittes vurdering I tre af køkkenerne er produktionen varmholdt, men den i et af køkkenerne er fortilberedt. Overordnet set er begge produktionsformer relativt dyre sammenlignet med kølevakuum produceret mad. Vurdering af økonomiske potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Områdets egne input til effektivisering og harmonisering resulterer samlet set i et potentiale på ca. 0,7 mio. kr. Deloitte har anslået en harmonisering af serviceniveauet for overgang fra opvarmet mad til kølevakuumpakket mad til et potentiale på ca. 120.000 kr. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Forslag til harmoniseringer Udbud af madservice udedelen. Roskilde Kommune har netop gennemført en udbudsrunde på madproduktionen til Distrikt gl. Roskilde, hvor der har vist sig en økonomisk gevinst ved, at borgeren modtager to gange om ugen frem for hver dag og selv opvarmer maden. Det er kommunens forventning at potentialet er 500.000 på sparet kørselsudgift såfremt alle borgere fra starten overgår til at modtage maden 2 gange ugentligt. Hvis alle kommunens borgere ikke vælger dette tilbud fra starten vil potentialet blive langt mindre og vil alene kunne indfris over en længere årrække. Det Deloittes erfaring, at mange borgere fastholder den daglige levering såfremt det er frivilligt og fastholdes frivilligheden på dette område er potentialet meget usikkert. Det er Deloittes vurdering, at Roskilde Kommune bør overveje at udbyde hele området (plejecenter og udedel) samlet for at realisere et yderligere potentiale. Det skyldes, at potentialet er større, jo større produktion der udbydes, idet en stor del af potentialet kan henføres til kapacitetsomkostninger. Forslag til harmoniseringer Harmonisering af madservice til udedelen i Distrikt gl- Gundsø, Distrikt gl. Roskilde og Distrikt gl. Ramsø. I Distrikt gl. Roskilde er det en privat leverandør, der varetager produktion og levering af maden. Ved harmonisering af serviceniveauet, der i dag er forskelligt i de tre distrikter og udbud af den samlede opgaver til en privat leverandør, er harmoniseringspotentialet estimeret. Potentiale: 700.000 kr. Forslag til harmoniseringer Produktion af kølevakuum pakket mad i stedet for varmholdt mad. Produktion af kølevakuum pakket mad er mindre ressourcekrævende end produktionen af varmholdt mad, idet udbringningsfrekvensen er lavere typisk 1 gang om ugen. Der kan således typisk spares 15 pct. af omkostningerne til kørsel. Det fremgår at køkkenet i Ågerup og Viby tilsammen har udgifter til udbringning på 797.337 kr.. Potentiale: 119.600 kr. 24

På baggrund af erfaringer fra andre kommuner er det Deloittes vurdering, at det samlede potentiale i forbindelse med udbud af hele området for madservice samt ændring i produktionen fra varmholdt mad til kølevakuum pakket mad er mellem 1-2 mio. kr. En vurdering af det konkrete potentiale i Roskilde Kommune vil dog kræve en nærmere undersøgelse, der også tager højde for de omkostninger, der er ved at tilpasse kølekapaciteten og opvarmningsmulighederne i plejecentrene og hos de hjemmeboende borgere. Det er Deloittes vurdering, at et samlet udbud af området kan gennemføres indenfor en 2-årig periode (med forbehold for løbetid på eksisterende kontrakter). 25

Effektiviseringsnotat Forebyggelse og Social Som led i arbejdet med screeningen af kommunens serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende området for Forebyggelse og Social. Deloitte har på baggrund af det fremsendte materiale, tilgængelige nøgletal og Deloittes erfaringer på forebyggelsesog socialområdet, foretaget en samlet vurdering af områdets effektivitets og harmoniseringspotentiale. I notatet vurderes delområderne: Myndighed Voksenservice Decentrale institutioner Voksne Myndighed Familie og Børn Sundhedstjeneste og Sundhedscenter Tandpleje For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering af effektiviteten på området. Endvidere foretager Deloitte en konkret vurdering af 1) effektiviseringstiltag samt 2) potentialer ved harmonisering til andre kommuner eller internt på tværs af området i Roskilde Kommune. For hvert tiltag til effektivisering eller harmonisering er der anslået et økonomisk potentiale. Det skal dog understreges, at flere af tiltagene på et enkelt delområde kan være indbyrdes overlappende, og de anslåede potentialer vil således formentlig ikke simultant kunne realiseres med fuld effekt. Deloittes overordnede vurdering af området Det er overordnet Deloittes vurdering, at der er væsentlige potentialer for Roskilde Kommune at hente på politikområdet for Forebyggelse og Social. Det væsentlige potentiale, der identificeres, er isoleret til myndighedsafdelingen for Voksenservice. Det er generelt Deloittes vurdering, at myndighederne for både Voksenservice samt Familie og Børn i dag er kendetegnet ved at være understøttet af redskaber, arbejdsgange og fælles aftaler, der erfaringsmæssigt er nødvendige for at sikre en effektiv sagsbehandling på området. Deloitte mener således ikke, at der vil være væsentlige effektiviseringspotentialer at hente på nogen af myndighedsområderne. Omvendt viser analysen, at Roskilde Kommune på myndigheden for Voksenservice er kendetegnet ved et relativt højt udgiftsniveau, fulgt af et tilsvarende højt serviceniveau, målt som andel visiterede borgere. Ved tilpasning af indsatsen efter principper om mindst indgribende foranstaltninger og omlægning af de typer af tilbud, Roskilde Kommune selv leverer i fremtiden, er det Deloittes vurdering, at der vil være væsentlige potentialer at hente. Potentialerne vurderes at ligge mellem 14-60 mio. kr. for myndigheden i Voksenservice. Det skal bemærkes, at Roskildes høje aktivitetsniveau på området i nogen grad kan skyldes, at Roskilde Kommune huser Skt. Hans Hospital, som må forventes at udløse en række aktiviteter som andre kommuner ikke har. Men på trods af dette vurderes aktivitetsniveauet stadig som højt sammenlignet med en række kommuner, hvor Deloitte tidligere har foretaget analyser. 26

Området er selv kommet med en række inputs til Deloittes effektiviseringsanalyse. Områdets input understøtter generelt målsætninger om hjemtagelse af borgere, fokus på særligt dyre enkeltsager samt anvendelsen af mindst indgribende foranstaltninger på området fremadrettet, og ligger således i forlængelse af Deloittes anbefalinger på området. Vurdering af realiserbarhed og tidshorisont Der er en række kendetegn ved det specialiserede område for voksne, som vanskeliggør en hurtig omstilling af indsatsen i Roskilde Kommune, og som er helt væsentlige at have for øje. Roskilde Kommune i dag har op imod 70 pct. af egne borgere placeret i tilbud i andre kommuner. Her har kommunen dermed i mange tilfælde har afgivet handleforpligtelsen, og har således alene betalingsforpligtelsen. Det vanskeliggør i udgangspunktet Roskilde Kommunes styring af udgifterne til udenbys placerede borgere og dermed handlemuligheder i forhold til en eventuel hjemtagning af borgere til lokale tilbud. Der er således gode argumenter både fagligt og styringsmæssigt for at prioritere en hjemtagelse af borgere til almene tilbud for at opnå bedre styring af indsatsen. Omvendt tilsiger reglerne på området, at disse borgere alene kan hjemtages ved egen accept, og dermed kun, hvis Roskilde Kommune er i stand til at tilbyde et attraktivt alternativ. Det vurderes samtidig, at hvis Roskilde Kommune skal kunne tilbyde attraktive alternativer, er en udbygning af den eksisterende tilbudsvifte nødvendig. Dette indebærer nye investeringer i bygninger til kommende institutioner og i personale, hvilket skal modregnes det anslåede potentiale. Det vurderes, på baggrund af ovenstående, at det identificerede potentiale har en relativ lang implementeringshorisont. En nærmere opgørelse af implementeringshorisonten kræver en vurdering af den nuværende sagsstamme, men Deloitte skønner på baggrund af oplysninger fra området, at ca. 10 mio. kan realiseres inden for en 3-årig periode ved omlægning af indsatsen og yderligere 20 mio. kr. kan realiseres over de efterfølgende 5 til 10 år. Det øvrige potentiale vil formentlig have et længere tidsperspektiv for realisering. 27

Myndighed Voksenservice Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for Voksenservice indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse: Området er præget af arbejdsgangsbeskrivelser og fælles aftaler for visitationsprocessen Der er en balanceret kompetencefordeling i forhold til, hvad rådgiverne selv kan bevillige, og hvad der skal godkendes af leder eller visitationsudvalg Myndigheden er ifølge Deloittes erfaring kendetegnet ved et meget lavt administrativt ressourceforbrug Tilrettelæggelse af call-centerfunktion og telefonsvareradgang, der frigiver ressourcer til sagsbehandling og en bedre borgerservice. Lavt sygefravær i enheden i sammenligning med kommunen i øvrigt Målrettet fokus på de enkeltområder, hvor Roskilde afviger fra sammenlignelige kommuner hjemtagelse af borgere og udbygning af egen kapacitet fokus på særligt dyre enkeltsager fokus på at sikre anvendelsen af mindst indgribende foranstaltninger På baggrund af ovenstående er det Deloittes vurdering, at der ikke kan påpeges væsentlige effektiviseringspotentialer i Voksenservice i forhold til myndighedsvaretagelsen, og at de fremsendte beskrivelser af området samlet set tegner et billede af en velfungerende myndighed. Samtidig indikerer det foreliggende materiale, at man målrettet går efter de tilbud, der findes dokumentation for, at Roskilde Kommune har et højt udgiftsniveau i forhold til sammenlignelige kommuner. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På området for Voksenservice indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et væsentligt potentiale ved harmonisering af serviceadgangen i Roskilde Kommune: Roskilde Kommune har højere nettodriftsudgifter i forhold til både sammenligningsgruppen, gennemsnittet for regionen og hele landet. Roskilde Kommune har generelt flere borgere visiterede til ydelser på voksensocialområdet, end øvrige kommuner, som Deloitte har valide data fra. Roskilde Kommune har samlet set placeret 70 pct. af egne borgere på udenbys tilbud. Samtidig er tendensen, at kommunen alene har 10 pct. af egne borgere i egne tilbud, når det gælder for tilbud over 600.000 kr. pr. år. Det betyder, at udgifterne er svært styrbare og de faglige effekter af indsatsen kan være svært målbare. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Ved tilpasning af enhedsomkostninger på botilbudsområdet kan der identificeres et effektiviseringspotentiale på i alt 33 mio. kr. Deloitte vurderer, at der vil være potentiale ved harmonisering i størrelsesordenen 14-60 mio. kr. I forhold til potentialet på Botilbudsområdet, så er dette behæftet med nogen usikkerhed og områdets udgifter bør derfor kortlægges nærmere. Det vurderes, at en realistisk implementeringshorisont for harmoniseringspotentialet vil være, at de ca. 10 mio. kan hentes inden for en 3-årig periode ved omlægning af indsatsen og yderligere 20 mio. kr. kan hentes over de efterfølgende 5 til 10 år. Resten at potentialet har formentlig et længere tidsperspektiv. Det skal bemærkes, at omlægning af indsatsen forudsætter investeringer i anlæg og udvikling af nye tilbud som skal modregnes det anførte potentiale. Harmonise ringer Udgifter på området Der er foretaget en benchmarking på funktionerne 5.35.40, 5.38.40, 5.38.44, 5.38.45, 5.38.50, 5.38.52, 5.39.52, 5.38.58 og 5.38.59 som det fremgår af nedenstående tabel. Analysen viser, at Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter pr. 1000 borger over 18 år er højere end niveauet for sammenligningsgruppen samt gennemsnittet for regionen og hele landet. Det skyldes særligt højere udgifter på funktionerne rådgivning og rådgivningsinstitutioner samt botilbud til midlertidigt ophold. Tabel 16: Nettodriftsudgifter pr. borger over 18 år (2008 - kr.) Roskilde Køge Næstved Holbæk Slagelse Gns. sml. Gruppe Rådgivning og rådgivningsinstitutioner Botilbud til personer med særlige sociale problemer Hele landet Region Sjælland 158 24 173 145 25 92 138 112 97 113 166 117 215 153 175 139 28

Alkoholbehandling 78 85 34 54 147 80 66 64 Behandling af stofmisbrugere 172 196 113 119 375 201 198 178 Botilbud til længerevarende ophold 1840 1790 2740 1348 1639 1879 1809 1812 Botilbud til midlertidigt ophold 1459 561 180 497 1000 559 845 944 Kontaktperson og ledsageordninger 29 55 52 25 97 57 111 69 Beskyttet beskæftigelse 250 132 221 271 340 241 221 284 Aktivitets- og samværstilbud 400 410 323 478 542 438 494 446 Total 4484 3366 4001 3053 4381 3700 4058 4047 Kilde: Danmarks Statistik Udgiftsbehov Udgiftsbehovet er udtryk for de udgifter, en kommune forventes at have, givet en række strukturelle variable. En beregning af udgiftsbehovet viser, at Roskilde Kommunes faktiske nettodriftsudgifter i 2008 lå ca. 20 pct. over det beregnede udgiftsbehov. Enhedsomkostninger pr. bruger Sammenlignes de gennemsnitlige enhedsomkostninger i Roskilde Kommune med data fra en sammenlignelig kommune (kommune 1), ses det, at Roskilde generelt køber tilbud til markant lavere pris end det er tilfældet i Kommune 1. Omvendt ses det, at netop botilbud, som ovenfor viste sig at udgøre en relativt større udgift for Roskilde, netop også er de to områder, hvor Roskilde har højere enhedsomkostninger end Kommune 1. Derfor er der et særligt fokus efterfølgende på anvendelsen af botilbud i Roskilde Kommune. Tabel 17: Enhedsomkostninger pr. bruger på centrale paragraffer (2009) Gns. Enhedsomkostninger Roskilde Kommune 1 Forskel i pct. 85: Socialpædagogisk bistand 50.191 188.965-73% 103: Beskyttet beskæftigelse 86.509 112.022-23% 104: Aktivitets- og samværstilbud 53.953 149.213-64% 107: Midlertidige botilbud 494.421 360.413 37% 108: Længerevarende botilbud 679.115 599.610 13% Kilde: Myndigheder i de to kommuner Aktivitetsniveau Det fremgår af tabellen herunder, at Roskilde Kommune samlet set har et højere aktivitetsniveau på voksensocialområdet end to øvrige sammenlignelige kommuner (Kommune 1 og 2). Antal visiteret pr. 1000 borger over 18 år er således højere for Roskilde end for de to andre, og dette gør sig gældende på alle typer af tilbud, herunder særligt socialpædagogisk bistand, botilbud og aktivitets- og beskæftigelsestilbud. Det indikerer, at serviceniveauet er højere i Roskilde kommune i forhold til de to sammenligningskommuner. Roskilde er dog bedre til at oprette billige tilbud eller købe tilbud billigt uden for kommunes grænser. Såfremt Roskilde Kommune kan opnå enhedsomkostninger eller harmonisere til aktivitetsniveauet i kommune 1 og 2, kan der hentes en væsentlig harmoniseringsgevinst jf. potentialeberegningen nedenfor. Tabel 18: Antal visiterede pr. 1000 borgere over 18 år (2009) Roskilde Kommune 1 Kommune 2 Visiterede i alt 23,0 14,9 18,0 Visiterede på relevante paragraffer Socialpædagogisk bistand 8,0 5,5 7,3 Misbrugsbehandling 0,2 0,0 0,0 Botilbud ( 107-108) 5,1 4,5 3,9 Botilbud ( 109-110) 0,8 0,0 0,1 Aktivitets- og beskæftigelsestilbud 9,0 4,8 6,6 Kilde: Data fra de enkelte kommuners myndighed på området Administration Metoden til opgørelsen af antallet af aktive sager varierer meget mellem kommuner, hvilket vanskeliggør en sammenligning af antal sager pr. sagsbehandlerårsværk. I tabellen herunder er sammenligningen derfor 29

foretaget i forhold til antal årsværk pr. visitation. Det er vigtigt at understrege, at der i denne beregning ikke indgår det antal visitationer, som kommunen er handlekommune for. Opgørelsen viser, at Roskilde Kommune ligger meget lavt i forhold til administrative sagsbehandlerårsværk i sammenligning med de to øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til. Således er antallet af visiterede borgere pr. rådgiver op mod 3,5 til 5 gange så højt i Roskilde Kommune som i Kommune 1 og 2. Tabel 19: Antal visitationer pr. rådgiverårsværk Antal visitationer Antal rådgivere (årsværk) Antal visiterede pr. rådgiver Roskilde 1439 4,7 306,2 Kommune 1 901 11 81,9 Kommune 2 1436 23,8 60,3 Kilde: Data fra de enkelte kommuners myndighed på området Harmoniseringspotentialer Potentiale ved harmonisering af nettodriftsudgifter Harmonisering af nettodriftsudgifter på området i Roskilde Kommune (jf. tabel 1 og 2). Harmonisering af udgifter Potentialet ved harmonisering til udgiftsbehovet er Potentialet ved harmonisering til gennemsnittet for sammenligningsgruppen er Potentiale ved harmonisering til gennemsnittet for hhv. Region Sjælland og hele landet er Potentiale 56 mio. kr. 49 mio. kr. 26-27 mio. kr. Potentiale ved harmonisering af enhedsomkostninger Harmonisering til den gennemsnitlige enhedsomkostning for botilbud i Kommune 1 (jf. tabel 3). Harmonisering af enhedsomkostninger Harmonisering af midlertidige botilbud Harmonisering af længerevarende botilbud Potentiale 19 mio. kr. 14 mio. kr. Roskilde Kommune har allerede i dag fokus på de potentialer, der ligger på dette område, og har i budget 2010 indarbejdet besparelser på disse to poster. Det er afgørende at understrege, at en indhentning af ovenstående potentiale har en lang implementeringshorisont og kræver bl.a. store anlægsinvesteringer, idet den forudsætter et skift i faglig praksis samt en udbygning af den eksisterende tilbudsvifte i Roskilde Kommune. Derfor er en klar forudsætning for at realisere ovenstående potentiale, at der udarbejdes en realistisk tidsplan og strategi for, hvilke tilbud der kan erstattes billigere lokalt eller med en anden og mindre indgribende faglig indsats. Potentiale ved harmonisering af serviceadgang Harmonisering til antal visiterede pr. 1000 borger over 18 år (jf. tabel 4). Harmonisering af serviceadgang Harmonisering til Kommune 1 og 2 s andel visiterede pr. 1000 borger over 18 år kræver en reduktion på ca. 300-500 tilbud. Potentiale 55-60 mio. kr. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Gennemgang af særligt dyre enkeltsager Potentiale: 6 mio. kr. Omlægning af tilbud med fokus på forebyggende indsats Potentiale: 4 mio. kr. Team med specialkompetencer til hjemmevejledning med fokus på forebyggelse af mere vidtgående foranstaltninger Potentiale: Ikke kvantificeret Digitalisering med fokus på administrative lettelser 30

Potentiale: Ikke kvantificeret Det er generelt Deloittes vurdering, at de påpegede effektiviseringsforslag er helt centrale i forhold til at sikre en fokus på en forebyggende og mindre indgribende faglig indsats samt en hensigtsmæssig styring af økonomien på området. Deloitte har således generelt gode erfaringer med kommuner, der yder en aktiv forebyggende indsats, og investerer ressourcer i at kvalitetssikre indsatsen i forhold til særligt dyre enkeltsager. De identificerede potentialer har en forskellig implementeringshorisont, og både hjemtagelse af borgere og oprettelse af nye tilbud i egen kommune er en meget langstrakt proces, der både kræver investeringer og typisk også den visiterede borgeres accept før en alternativ foranstaltning kan iværksættelse og effekterne kan høstes. Decentrale institutioner Voksenområdet Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune Det er kendetegnede for Voksenområdet i Roskilde Kommune, at institutionerne er meget forskellige, og at der er en bred tilbudsvifte. Tilbudsviften og kapaciteten heraf er afgørende for, at Myndigheden for Voksenservice kan realisere deres allerede planlagte effektiviseringer og de harmoniseringspotentialer Deloitte har identificeret. For de decentrale institutioner på voksenområdet er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, er væsentlige i forhold til at sikre og understøtte effektiv drift: De institutioner som Roskilde Kommune har overtaget fra det tidligere amt er alle kendetegnet ved at have aktivitetsbaserede budgetter. De institutioner som ikke er aktivitetsbaserede er overvejende institutioner med en forskellig profil, som forklarer forskelle i tildelingsmodellen. Der er generelt en høj grad af dokumentations på nøgleparameter som belægningsprocent, årsværk til ledelse, administrations og pædagogik. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Det er Deloittes erfaring, at der ofte er forskelle mellem institutionernes vilkår på Voksenområdet. Forskellene er dels et udtryk for en forskellig opgaveportefølje, herunder om der er tale om almene eller højt specialiserede tilbud, og dels forskelle som er historisk betingede i form af budgetter, der ikke er blevet harmoniseret efter overtagelse eller kommunesammenlægning. Deloitte har gennemgået det foreliggende datagrundlag på området, og har observeret en række forskelle i rammevilkår mellem institutionerne. Det er blandt andet forskelle i gennemsnitsløn og pædagogiske normeringer. De effektivitets eller harmoniseringspotentialer som Deloitte har kigget på er derfor: Gennemsnitslønninger for institutioner, der leverer ydelser inden for samme paragrafområde Normeringer til ledelse, pædagogik og administration for institutioner der leverer inden for samme paragrafområde Deloitte kan ikke på det foreliggende grundlag identificerer om forskellene er begrundet i en forskellig opgaveportefølje eller forskellige rammevilkår, hvorfor der ikke er formuleret et økonomisk potentiale. Det er dog Deloittes erfaring, at kommuner, der har overtaget en række amtslige institutioner endnu ikke har harmoniseret fuldt ud i forhold til normeringer, gennemsnitslønninger mv., og der kan derfor ude en harmoniseringsgevinst på dette område. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering I områdets input til Deloittes effektiviseringsanalyse er der ikke identificeret tiltag eller potentiale. Deloitte vurderer, at der vil være potentiale ved harmonisering af ressourcetildelingen til institutionerne på området. Der kan dog ikke på det foreliggende grundlag anslås nærmere potentiale. Og det er derfor Deloittes anbefaling, at der gennemføres en mere dybdegående analyse af ovennævnte forhold. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Området har ingen specifikke effektiviseringstiltag på området Deloitte kan ikke på det foreliggende grundlag identificerer om de fundne forskelle er begrundet i en forskellig opgaveportefølje eller forskellige rammevilkår, hvorfor der ikke er formuleret et økonomisk potentiale. Deloitte har imidlertid erfaring med, at en nærmere gennemgang af budgettildelingen, der ligger til grund for takstberegningen, både kan afstedkomme serviceniveauharmoniseringer og effektiviseringsgevinster. 31

Myndighed Familie og Børn Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for Myndighed Familie og Børn indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse: Der foretages systematisk, kvartalsvis sagsgennemgang af teamkoordinatorer Der foretages systematisk halvårlig kvalitetskontrol/ledelsestilsyn på stikprøvebasis af sager i de enkelte afsnit i enheden Behandling af særligt dyre og/eller længere foranstaltninger sker i visitationsudvalg Bestemmelser om, at sagsbehandler skal angive alternative forslag til foranstaltninger, når en sag lægges op til visitationsudvalg Deloitte har generelt gode erfaringer med, at forvisitationer kan sikre effektiv afvikling af akutte sager og smidigere arbejdsgange i myndigheden i øvrigt Der foreligger snitfladeaftale i forhold til samværsopgaver mellem Familie og Børn, Familieplejen og Familiecenteret Antallet af administrative årsværk målt i forhold til antallet af visitationer ligger gennemsnitligt til lavt i forhold til øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til Sygefraværet er lavt i Familie og Børn sammenlignet med kommunen i øvrigt Der føres tæt opfølgning på forbruget over året i månedlige budgetopfølgninger på detaljeret cprnummerniveau Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På området for Myndighed Familie og Børn indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at der er et begrænset harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune på området: Roskilde Kommune har de laveste nettodriftsudgifter i forhold til sammenligningsgruppen, kun Køge Kommune har lavere nettodriftsudgifter pr. borger mellem 0-17 år i 2008. Roskilde Kommune har på trods af lave nettodriftsudgifter arbejdet målrettet på at hente yderligere effektiviseringer gennem hjemtagning af børn til lokale tilbud og et fokus på tabt arbejdsfortjeneste. Roskilde Kommune har et lavt udgiftsniveau på området for Familie og Børn. Deloitte vurderer derfor, at de økonomiske gevinster, der kan vindes på dette område primært vil være gennem små justeringer af den eksisterende indsats. Derfor ligger Deloittes vurdering på dette område tæt op af forvaltningens egen vurdering af, hvilke områder, der kan identificeres potentialer på. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering I områdets input til Deloittes effektiviseringsanalyse er der identificeret tiltag for i alt 2,5 mio. kr. Deloitte vurderer ikke, at der vil være væsentlige yderligere potentialer ved harmonisering grundet det lave udgiftsniveau. Harmonise ringer Udgiftsniveau Jævnfør nedenstående tabel har Roskilde Kommune, kun med undtagelse af Køge, de laveste udgifter på området på de funktioner, der tegner området for Familie og Børn, i forhold til sammenligningsgruppen og gennemsnittet for regionen og hele landet. Tabel 20: Nettodriftsudgifter pr. borger mellem 0-17 år (kr. - 2008) Roskilde Næstved Køge Holbæk Slagelse Gns. sml.gr. Hele landet Særlige dag- og klubtilbud 884 1290 85 1105 1527 1002 730 Plejefamilier og opholdssteder for 4065 4335 4434 6063 5393 5056 4466 børn og unge Forbyggende foranstaltninger for børn 3068 2527 3551 2704 2654 2859 2881 og unge Døgninstitutioner for børn og unge 2556 3060 1975 2779 4769 3146 2765 Sikrede døgninstitutioner for børn og 209 222 157 154 217 187 214 unge Total 10.780 11.434 10.202 12.804 14.560 12.250 11.056 Kilde: Danmarks Statistik Udgiftsbehov 32

Af nedenstående tabel fremgår det, at Roskilde Kommune i 2008 havde ca. 10 pct. højere udgiftsniveau end det beregnede udgiftsbehov tilsiger. Administrativt forbrug Det ses af tabellen, at antallet af administrative årsværk målt i forhold til antallet af visitationer ligger gennemsnitligt til lavt i forhold til øvrige kommuner, Deloitte har kendskab til. Tabel 21: Administrativt forbrug på sagsbehandlingen Roskilde Kommune 1 Kommune 2 Årsværk pr. 100 visitationer 1,8 2,2 1,9 Kilde: Deloitte og Roskilde Kommune *Det skal bemærkes, at opgørelsen af antal visitationer kan varierer mellem kommunerne, og at data ikke er valideret i denne henseende. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Omlægning af ungeindsatsen med vægt på forebyggende indsatser så færre unge anbringes udenfor hjemmet. Potentiale: 1,5 mio. kr. Udvikling af det nuværende kontaktpersonstilbud Turbo, så det kan erstatte dyre anbringelser. Potentiale: 1 mio. kr. Yderligere udvidelse af eksisterende tilbud, så det sikres, at Roskilde Kommune kan dække egne behov for pladser. Potentiale: Ikke kvantificeret Gennemgang af området for tabt arbejdsfortjeneste. Der er iværksat ledelsesrevision på alle løbende bevillinger for at forsøge at sikre alternative tilbud til børn, hvis forældre i dag modtager tabt arbejdsfortjeneste. Potentiale: Ikke kvantificeret Forslagene til effektiviseringer fra Roskilde Kommune er justeringer af den eksisterende indsats, hvilket vurderes som fornuftigt i forhold til området lave nettodriftsudgifter. Flere af potentialerne er formuleret klart og tydeligt i forhold til implementeringshorisont, og hvilke mål der arbejdes efter. 33

Sundhedscenter og Sundhedstjenesten Vurdering af området Kendetegn ved områderne Der er generelt tale om områder, hvor kommunen i vid udstrækning kan vælge et serviceniveau og den konkrete tilrettelæggelse af indsatsen er således i mindre grad lovbunden. Det er generelt Deloittes vurdering, at potentialet ved effektivisering og harmonisering på disse områder vil være små, idet de samlede budgetter på de to områder er relativt små og i størrelsesordenen 8,5-12,9 mio.kr. i 2009 Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Området har selv peget på effektiviseringspotentialer på i alt 2,4 mio.kr. Deloittes vurdering er, at der ved generel harmonisering af udgifterne på området for sundhedstjenesten kan findes et potentiale på mellem 0,2-1,8 mio. kr. Harmonise ringer Udgifter på området Roskilde Kommunes udgifter til sundhedsfremme og forebyggelse ligger noget lavere end for sammenligningsgruppen og væsentligt lavere end gennemsnittet for regionen og hele landet. Udgifter til sundhedstjenesten i Roskilde Kommune ligger omvendt en anelse højere end sammenligningsgruppen og lidt højere end gennemsnittet for regionen og hele landet. Tabel 22: Udgifter til Sundhedscenter og Sundhedstjenesten (2008 1000 kr.) Roskilde Næstved Køge Holbæk Slagelse Gns.sml gruppe Hele landet Region Sjælland Sundhedsfremme og 56 54 112 94 107 92 137 121 forebyggelse (udgifter pr. 1000 borger over 18 år) Kommunale sundhedstjenester 698 730 659 644 598 658 672 647 (udgifter pr. 1000 0-16-årig) Kilde: Danmarks Statistik Serviceniveau: Der forefindes ikke centrale data for antallet af besøg i Sundhedscentre eller i Sundhedstjenesten. Der henvises dog til Deloittes kommentar nedenfor vedr. serviceniveauet i Sundhedstjenesten. Potentialer: Harmoniseringsforslag Harmonisering af udgifter til Sundhedstjenesten i forhold til laveste niveau i sammenligningsgruppen giver et potentiale på Harmonisering af udgifter til Sundhedstjenesten i forhold til gennemsnittet for sammenligningsgruppen giver et potentiale på 0,7 mio. kr. Potentialer 0,9 mio. kr. 0,7 mio. kr. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Sundhedscenteret: Reduktion af årsværk som følge af ny afbureaukratiseringslovgivning vedr. forebyggende hjemmebesøg. Potentiale: 0,8 mio. kr. Sundhedstjenesten: Omlægning af indsatsen til øget brug af åbent hus og reduktion i antallet af hjemmebesøg. Potentiale: 1,6 mio. kr. I lighed med forvaltningens egen vurdering, er det Deloittes vurdering, at serviceniveauet i Roskilde Kommunes Sundhedstjeneste generelt er højt. Det særligt i forhold til antallet af hjemmebesøg fra 0-1 år for både første- og anden gangs fødende. Deloitte vurderer derfor, at ovennævnte forslag til reduktion og omlægning af indsatsen er hensigtsmæssige. 34

Tandpleje Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune På området for tandpleje indikerer nedenstående forhold efter Deloittes vurdering, at Roskilde kommune har en effektiv opgavevaretagelse: Det er Deloittes vurdering, at der i dag er relativt ensartede produktionsbetingelser og effektivitet i de eksisterende distrikter og at det er udtryk for effektiv drift. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune For tandplejen er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer og harmoniseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Udgifterne på området for tandpleje er højest i Roskilde Kommune i forhold til sammenligningskommunerne samt gennemsnittet for regionen og hele landet. Det er Deloittes vurdering, at den eksisterende frit valgs-ordning i forhold til privatpraktiserende tandlæger er udtryk for et højt serviceniveau og kan være medvirkende til, at Roskilde Kommune ligger på et relativt højt udgiftsniveau på området i 2008. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Området har selv peget på effektiviseringspotentialer på i alt 3,4 mio.kr. Deloittes vurdering er, at der ved generel harmonisering af udgifterne på området kan findes et potentiale på mellem 0,2-5 mio. kr. Harmonise ringer Udgifter på området Roskilde Kommunes udgifter til tandpleje ligger højere end gennemsnittet for sammenligningsgruppen og lidt højere end gennemsnittet for regionen og hele landet. Tabel 23: Udgifter til Tandpleje pr. 1000 borger mellem 0-16 år (2008 1000 kr.) Roskilde Næstved Køge Holbæk Slagelse Gns. sml. gruppen Hele landet Region Sjælland Tandpleje 1.800 1.508 1.588 1.540 1.600 1.559 1.707 1.599 Kilde: Danmarks Statistik Serviceniveau Der forefindes ikke landsdækkende data for antallet af besøg i tandplejen, og dermed findes ikke noget sammenligningsgrundlage for serviceniveauet. Potentialer ved udgiftsmæssig harmonisering En harmonisering af udgifter til tandplejen i forhold til laveste niveau i sammenligningsgruppen giver et potentiale på En harmonisering af udgifter til tandplejen i forhold til gennemsnittet for sammenligningsgruppen giver et potentiale på Potentialer Ca. 5 mio. kr. Ca. 0,2 mio. kr. Områdets input Områdets input til Deloittes analyseramme Kommunal læsning af hele tandreguleringsopgaven og opgivelse af frit valg ordning i forhold til privat praktiserende tandlæger. Potentiale: 2,7 mio. kr. Kommunal læsning af hele tandplejeopgaven og opgivelse af frit valg ordning i forhold til privat praktiserende tandlæger. Potentiale: 0,7 mio. kr. Deloitte vurderer generelt, at den eksisterende frit valg ordning kan være medvirkende til at fordyre området for tandregulering og tandpleje i Roskilde Kommune. Det er derfor Deloittes vurdering, at ovennævnte tiltag er hensigtsmæssige. 35

Effektiviseringsnotat Beskæftigelse Som led i screeningen for effektiviseringspotentialer på Roskilde Kommunes serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende beskæftigelsesområdet. Deloitte har foretaget en samlet vurdering af området på baggrund af det fremsendte materiale, nationale nøgletal og Deloittes erfaringer fra øvrige analyser. Det fremsendte materiale giver indtryk af en gennemarbejdet og velfungerende styringsmodel for beskæftigelsesområdet i Roskilde Kommune. Indretningen af tilbud og indsats i forhold til de forskellige målgrupper udspringer som hovedregel af en samlet strategi, som løbende tilpasses aktuelle udfordringer. Roskilde Kommune klarer sig overordnet set bedre på de centrale nøgletal end kommuner med sammenlignelige rammevilkår (klyngen) som helhed. Det drejer sig fx om andelen af personer på de forskellige ydelsestyper, aktiveringsgrad og rettidighed. Det er dog Deloittes vurdering, at der fremadrettet er et potentiale for at forbedre indsatsen, økonomien og den økonomiske styring på beskæftigelsesområdet. Det drejer sig i hovedsagen om at sammentænke refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats, hvilket bliver uddybet nedenfor. Deloittes gennemgang af effektiviseringspotentialet på beskæftigelsesområdet er delt op i følgende delområder: Generel tilrettelægning af beskæftigelsesindsatsen Indsatsen for forsikrede ledige Indsatsen for kontanthjælpsmodtagere Indsatsen for sygedagpengemodtagere og brug af revalidering De fleste af effektiviseringsforslagene på tværs af delområderne knytter sig til sammentænkningen af indsats og refusionshjemtagelse, så der vil være en stor sammenhæng på tværs af delområderne. For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering samt beskriver mulige effektiviseringstiltag og -potentialer. Det skal bemærkes, at effektiviseringspotentialerne som hovedregel ikke kan illustreres ved at sammenligne Roskilde Kommune med andre kommuner, da Roskilde Kommune ligger godt i forhold til andre kommuner på de fleste nøgletal. Deloitte skønner, at det samlede økonomiske potentiale på beskæftigelsesområdet ligger i intervallet 14-26 mio. kr. fordelt ud på de enkelte delområder således: Indsatsen for forsikrede ledige 4-8 mio. kr. Indsatsen for kontanthjælpsmodtagere 4 8 mio. kr. Indsatsen for sygedagpengemodtagere og brug af revalidering 6-10 mio. kr. Analysen og vurderingen af de økonomiske potentialer på beskæftigelsesområdet er foretaget på baggrund af det fremsendte materiale, hvilket sætter grænser for vurderingens præcision og detaljeringsgrad. Analysen skal derfor opfattes som et udgangspunkt for den videre udvikling af tiltag, som kan optimere beskæftigelsesindsatsen i Roskilde Kommune. 36

Generel tilrettelæggelse af beskæftigelsesindsatsen Vurdering Det fremsendte materiale giver indtryk af en gennemarbejdet og velfungerende styringsmodel for (sags)administrationen af beskæftigelsesområdet i Roskilde Kommune: 1. Indretningen af tilbud og indsats i forhold til de forskellige målgrupper udspringer som hovedregel af en samlet strategi, som løbende tilpasses aktuelle udfordringer. 2. Budgetlægning og -opfølgning fungerer overordnet efter hensigten 3. Sammenlignet med kommuner med sammenlignelige rammevilkår har Roskilde Kommune forholdsvis få borgere på offentlig forsørgelse Det er dog Deloittes vurdering, at Roskilde Kommune har bedre rammevilkår end gennemsnittet af klyngen, og at det derfor er vigtigt at være opmærksom på, at de umiddelbart gode resultater kan blive en undskyldning for ikke at tage et kritisk blik på tilrettelæggelsen af beskæftigelsesindsatsen. Deloitte vurderer således, at Roskilde har et betydeligt uudnyttet potentiale for enten at opskalere beskæftigelsesindsatsen indenfor rammerne af den nuværende bevilling eller at nedbringe ressourceforbruget. Potentialet skyldes primært, at Roskilde Kommune ikke i tilstrækkelig grad har sammentænkt tilrettelæggelsen af beskæftigelsesindsatsen og refusionshjemtagelsen. Effektiviseringsforslag I det følgende beskrives en række tværgående forslag til effektivisering af beskæftigelsesindsatsen i Roskilde Kommune. Sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats Refusionshjemtagelse og lovens krav om rettidighed af samtaler, opfølgning mv. er ikke i tilstrækkelig grad indtænkt i den faglige tilrettelæggelse af beskæftigelsesindsatsen. Der ligger et stort potentiale i at sammentænke refusionshjemtagelsen og den faglige tilrettelæggelse af tilbud mv. herunder rettidigheden både i forhold afholdelse af jobsamtaler i det individuelle kontaktforløb samt i forhold afgivelse af tilbud for de enkelte målgrupper i Beskæftigelsesloven. Der er tre centrale elementer i en konsekvent sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats. Første element består i at udnytte den højere refusionssats i aktive perioder til at finansiere en intensivering af aktiveringsindsatsen. Fx udgør den statslige ydelsesrefusion for en passiv forsikret ledig med over 18 ugers ledighed 940 kr. ugentligt (25 pct. af max dagpengesats), mens refusionen udgør 1.880 kr. ugentligt for en aktiv (50 pct.). Det vil sige, at der i gennemsnit kan anvendes op til 940 kr. ugentligt på aktivering af de nuværende passive modtagere af A-dagpenge med mere end 18 ugers ledighed uden at forringe kommunens samlede økonomi på dagpengeområdet. Andet element består i at indtænke lovens krav til opfølgning, samtaleforløb, udarbejdelse af ressourceprofil mv. i selve tilbuddene, hvilket indebærer en overførsel af myndighed fra jobcenter til tilbudsgiver. Den nye arbejdsdeling mellem udfører og bestiller bliver uddybet nedenfor. Tredje element består i omlægningen af tilbuddene således at disse understøtter det nye aktiveringsregime med en meget høj aktiveringsgrad. Overordnet set vil der være to typer af tilbud: Kan - og Skal -tilbud. Skal -tilbuddene er obligatoriske tilbud, som alle ledige og syge følger, og som udgiftsmæssigt skal holde sig inden for rammen af refusionsdifferencen mellem aktiv og passiv forsørgelse (fx 940 kr. ugentligt for forsikrede ledige). Det er Deloittes opfattelse at Skal -tilbud karakteriseres ved at beskrive og afdække grundlag og kompetencer som udgangspunkt for at tilrettelægge den fremadrettede indsats for den enkelte borger. Hvis tilbuddet holder sig indenfor rammen af refusionsdifferencen, vil aktiveringen blive fuldt finansieret af den højere ydelsesrefusion og dermed ikke belaste det samlede budget på beskæftigelsesområdet. Det betyder, at den nuværende aktiverings- og driftsramme kan dedikeres til Kan -tilbuddene, som er individuelt tilrettelagte tilbud, der er målrettet de enkelte borgeres behov for yderligere kompetenceudviklende forløb. Alle borgere der er omfattet af Beskæftigelseslovens målgrupper skal som udgangspunkt følge et eller flere grundlagsbeskrivende Skal -tilbud, og kan efterfølgende individuelt blive visiteret til et Kan -tilbud, såfremt dette vurderes relevant. Det er Deloittes vurdering, at en konsekvent sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats på tværs af alle ydelser vil kunne frigøre betydelige midler på beskæftigelsesområdet, men at sammentænkningen 37

udgør et brud med den nuværende indretning af beskæftigelsesindsatsen i Roskilde Kommune. Sammentænkningen af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats kan resultere i en omlægning af væsentlige elementer i tilrettelæggelsen og organiseringen af beskæftigelsesindsatsen. Deloitte finder det samtidig væsentligt at understrege at en sammentænkning af refusionshjemtagelse og tilrettelæggelse af beskæftigelsesindsatsen, kræver skarpt fokus på kvaliteten og den beskæftigelsesmæssige målrettethed i opbygningen af det enkelte tilbuds karakteristika og krav til outcome (resultat), såvel som output (delmål). Ny arbejdsdeling mellem udfører og bestiller I dag varetager Jobcenter Roskilde de fleste af opgaverne omkring opfyldelse af lovens krav om samtaler, opfølgning, udarbejdelse af ressourceprofil mv. Deloitte foreslår, at de lovpligtige myndighedsopgaver herunder opfølgnings- og kontaktforløb m.m. overføres fra jobcentret til udfører og fremadrettet indgår som en integreret del af tilbuddet. Det skal her bemærkes, at det ikke af det fremsendte materiale entydigt fremgår, hvorledes snitfladerne og hermed myndighedsopgaverne er fordelt imellem Jobcenter Roskilde og udfører. Fordelene ved at overføre myndighedsopgaver mv. til udfører, er bl.a., at 1. Lovpligtige samtaler, opfølgning mv. kan integreres i tilbuddet på en måde, som understøtter det faglige og arbejdsmarkedsrettede indhold. Den faglige dimension og kvalitet bliver yderligere styrket af, at udfører især under det nye aktiveringsregime har et bedre kendskab til borgeren. 2. Sagsgangene kan optimeres gennem en væsentlig reduktion af antallet af snitflader, hvilket frigør ressourcer på Jobcenter Roskilde. For at sikre en solid interaktion mellem udfører og bestiller, samt for at indtænke kommunens tilsynsforpligtelse overfor Anden Aktør, vurderer Deloitte at tilsynet med anden aktør bør sammenkobles med det faglige tilsyn, som jobcentret skal udføre på egne bevillingssager. Således vil enkeltsagen kunne angribes fra 2 vinkler, jobcenter og anden aktør, hvilket vil give oplysninger om væsentlige parametre som eksempelvist; rettidighed, kvalitet i de lovpligtige sagsbehandlingsskridt (uagtet om disse er udlagt til anden aktør eller ikke), tilgangen til omsætteligheden af de input som anden aktør kommer med til den enkelte sags fremdrift fra jobcentrets side (kontrol af progression), løbende kontrol af aktivitetens tilpasning til målgruppens behov, mv. De indsamlede oplysninger bør samles skematisk og danne grundlag for overvejelser om tilpasning af aktivitet, såvel som kompetenceudvikling hos både anden aktør, såvel som jobcentermedarbejdere. Så længe udførerdelen er placeret i samme forvaltning, skal der ikke gives adgang til sagssystemer via anden aktør modul. I stedet åbnes adgang direkte til sagssystemet, hvor udfører, naturligvis skal identificere sig, ved notatskrivning i enhver form. Ny fordeling mellem intern og ekstern produktion Kommunens interne produktion af aktiveringstilbud skal fokuseres på Skal -tilbuddene. Skal -tilbuddene er standardiserede hyldevarer, som er målrettet mod alle målgrupper i Beskæftigelsesloven. Skal -tilbuddene beskriver og afdækker grundlaget og kompetencerne som udgangspunkt for at tilrettelægge den fremadrettede indsats for den enkelte borger. Det drejer sig om grundlagsbeskrivende og vejledende forløb, der kan tilrettelægges indenfor rammerne af en ugentlig udgift på 500-1.000 kr. Det er Deloittes vurdering, at aktiveringstilbud af denne karakter både økonomisk og fagligt håndteres mest effektivt af kommunen selv. De mere specialiserede Kan -tilbud (som eksempelvist tilbud til borgere med depressions-tilstande) kan med fordel levers ved kommunens egen udfører, mens de meget højt specialiserede tilbud (som eksempelvist tilbud, der rummer væsentlige elementer af behandlingsmæssig karakter) med fordel kan lægges ud til andre aktører, som nemmere kan opnå en volumen, der understøtter økonomisk bæredygtighed og opbygning af den nødvendige ekspertise. Omlægningen af den interne produktion indebærer en sanering af de eksisterende kommunale tilbud, hvoraf nogle har høje enhedsudgifter. Derudover vil der være behov for en udvidelse af den eksisterende dimensionering af interne kommunale tilbudspladser. Myndighedsopgaver mv. integreres i tilbud Integreringen af myndighedsopgaver i tilbuddene gør det muligt at skabe en større sammenhæng imellem udførelsen af myndighedsopgaver og det faglige indhold i tilbuddene. Myndighedsopgaverne skal være en aktiv del af ledighedsforløbet frem for blot et formkrav. Den faglige dimension styrkes og udnyttes yderligere ved, at udfører hovedreglen, alt andet lige, altid har et bedre kendskab til borgeren end jobcentret begrundet i den kontinuerlige kontakt. 38

Omlægningen af tilbuddene til at understøtte en sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats forudsætter, at tilbuddene lever op til en række krav: 1. Alle tilbud skal have en udførlig produktbeskrivelse, hvor det specificeres, hvilke produkter udfører skal levere i form og indhold. 2. Tidsterminer i tilbuddet tilrettelægges tidsmæssigt efter, hvilke konkrete produkter udfører skal levere (kontaktforløb, opfølgningsplaner, ressourceprofiler m.v.) 3. Det konkrete indhold i tilbuddet skal afstemmes til lovens opfølgningskrav for den konkrete målgruppe Ledelsestilsyn Det nuværende ledelsestilsyn er orienteret mod overholdelse af formelle lovkrav. Deloitte anbefaler, at Roskilde Kommune indarbejder et handlingsorienteret og fagligt fokus i ledelsestilsynet, som muliggør en løbende optimering og kvalificering af indsatsen baseret på resultatmål o.l. Det handlingsorienterede ledelsestilsyn er en forudsætning for en konsekvent sammentænkning af beskæftigelsesindsats og refusionshjemtagelse, da det nye aktiveringsregime vil kræve, at der løbende følges op på visitation til og indhold i de enkelte tilbud, hvilket bl.a. omfatter en løbende vurdering af enkeltprodukternes kvalitet i de enkelte tilbud. Det er Deloittes vurdering, at styringen af beskæftigelsesindsatsen i Roskilde Kommune vil blive styrket ved at indarbejde et handlingsorienteret fokus, uanset om Roskilde Kommune omlægger den nuværende beskæftigelsesindsats eller ej. Se i øvrigt allerede beskrevne forslag herom, under afsnittet Generel tilrettelægning af beskæftigelsesindsatsen. Sygefravær Deloitte bemærker, at Jobservice og Beskæftigelsesafsnittet har et meget højt sygefravær på hhv. 6,36 og 7,63 pct. Jobservice og Beskæftigelsesafsnittet er samtidig de mest vellønnede afdelinger. Set i lyset af sygefraværet i de øvrige afdelinger (3,13-4,00 pct.) burde der være et væsentligt potentiale for at nedbringe sygefraværet i Jobservice og Beskæftigelsesafsnittet. Effektiviseringspotentiale Det er Deloittes vurdering, at en omlægning af beskæftigelsesindsatsen efter ovenstående linjer vil kunne frigøre betydelige midler på beskæftigelsesområdet. Effektiviseringspotentialet udspringer af flere forhold: 1. Den øgede aktiveringsindsats vil resultere i flere i job 2. Den øgede aktiveringsindsats er i værste fald udgiftsneutral i bedste fald vil den større refusionshjemtagelse på ydelsesdelen overstige udgifterne til aktivering og indebære færre nettoudgifter for kommunen 3. Sagsbehandlingen effektiviseres ved at udlægge myndighedsopgaver mv. til tilbudsgiver, og at der jf. Beskæftigelsesloven 117a kan hjemtages refusion af udgifterne til blandt andet vejledning, sagsbehandling, afholdelse af det individuelle kontaktforløb og til udarbejdelse af jobplaner. 4. Integreringen af myndighedsopgaverne i tilbuddene giver et større fagligt udbytte af de ressourcer, som bliver brugt på at opfylde lovens krav, hvilket igen, typisk vil medføre, at gennemløbshastigheden i enkeltsagerne øges betragteligt. Økonomisk rentabilitet og faglig kvalitet er ikke uforenelige størrelser, men parametre, som bør afstemmes i forhold til cost-benefit på de enkelte målgruppe-områder. Deloitte skønner, at det samlede effektiviseringspotentiale på beskæftigelsesområdet ligger i intervallet 14-26 mio. kr. Potentialet vil efter Deloittes opfattelse kunne realiseres indenfor 3 til 12 måneder, under hensyn til elementer som politisk behandling, udviklings- og implementeringsproces blandt medarbejdere hos både bestillere og udfører samt indgåelse af eventuelle lejemål herunder andre driftsmæssige og administrative forhold. Skønnet er behæftet med betydelig usikkerhed, da det bl.a. afhænger af implementeringskraften af de anbefalede tiltag samt effekten af den intensiverede indsats og konjunktursituationen. 39

Vurdering af området Forsikrede ledige Den nuværende strategi i beskæftigelsesindsatsen for forsikrede ledige følger lovens krav om ret og pligt. Ledige mellem 18 og 30 år modtager deres første tilbud efter 13 uger, mens ledige over 30 år modtager første tilbud efter 39 uger. Roskilde Kommune har med andre ord ikke søgt at udvikle indsatsen eller tilpasse den lokale forhold. Fremadrettet fremgår det af det fremsendte materiale, at kommende lovgivningsmæssige ændringer omkring opfølgningsterminerne for de 18 til 20 årige tillige er indarbejdet. Strategien for og organiseringen af indsatsen for forsikrede ledige bærer præg af for nylig at være overtaget fra staten. Af det fremsendte materiale fremgår der således ikke en beskrivelse af grundlaget for den valgte strategi og for disponeringen af bevillingen i forhold til forsikrede ledige. Deloitte skønner, at effektiviseringspotentialet på dagpengeområdet ligger i intervallet 4-8 mio. kr Sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats Roskilde Kommune kan med fordel sammentænke beskæftigelsesindsatsen for forsikrede ledige med reglerne for refusionshjemtagelse. Hovedtrækkene i denne strategi er beskrevet ovenfor i afsnittet om generel tilrettelægning af beskæftigelsesindsatsen, men vil på enkelte punkter blive uddybet i det følgende. Sammentænkning af indsats og refusionshjemtagelse indebærer, at Roskilde Kommune forlader den nuværende strategi og begynder at afgive tilbud ud over lovkravene om ret og pligt. Det kræver en omlægning af sagsforløbet og af tilbuddenes indretning. I 2010 er der ingen kommunale medfinansieringsbidrag på forsørgelsesudgifterne i de første 18 ledighedsuger. Derefter medfinansierer kommunen dagpengeudgifterne med 25 pct., hvis den ledige er i aktivering, og 50 pct., hvis den ledige modtager passiv forsørgelse. Ved højeste dagpengesats udgør statsrefusionen 1.880 kr. for aktive ledige og 940 kr. for passive ledige efter 18. ledighedsuge. Det vil sige, at aktiveringen af forsikrede ledige i gennemsnit kan koste op til 940 kr. (1.880-940) ugentligt pr. plads uden samlet set at belaste budgettet til dagpenge og driftsrammen for aktivering af dagpengemodtagere. Det er Deloittes vurdering, at det er muligt at etablere interne aktiveringstilbud til ledige uden problemer ud over ledighed inden for en ramme fra 500-1.800 kr. ugentligt pr. plads. Dermed kan Roskilde Kommune formentlig hente en direkte økonomisk gevinst ved at aktivere de fleste forsikrede ledige allerede efter 18 uger. Ydermere vil den intensiverede aktiveringsindsats resultere i, at ledige kommer i job hurtigere. Intensiveringen af aktiveringsindsatsen kræver, at der udvikles nye tilbud, som overholder lovens krav i forhold til mindst muligt kommunalt medfinansieringsbidrag, og som holder sig inden for medfinansieringsdifferencen mellem aktive og passive perioder. Det sikrer, at der frigøres ressourcer, som fx kan anvendes på en mere målrettet indsats for ledige med behov for en særlig indsats. Derudover kan myndighedsopgaverne mv. med fordel varetages som en integreret del af tilbuddet, hvilket er beskrevet under afsnittet generel tilrettelægning af beskæftigelsesindsatsen. Reorganisering af jobcentret Deloitte foreslår, at Roskilde følger op på kommunaliseringen af indsatsen for forsikrede ledige med en reorganisering af jobcentret. I dag varetages indsatsen for forsikrede ledige af A-dagpengeafsnittet, mens indsatsen for arbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere varetages af Jobservice. Der er i vid udstrækning tale om samme målgruppe med samme typer af problemer i forhold til at få et arbejde, og i lyset af kommunaliseringen af indsatsen for forsikrede ledige, er det ikke længere oplagt at lade ydelsen afgøre organiseringen af indsatsen. Derimod vurderes det som hensigtsmæssigt at lade organiseringen af indsatsen afspejle matchkategoriseringen. Effektiviseringsforslag Effektiviseringspotentiale Deloitte foreslår en intensivering af indsatsen for forsikrede ledige, og at indsatsen sammentænkes med medfinansieringsdifferencen mellem aktive og passive perioder. Det er Deloittes vurdering, at omlægningen samlet set kan frigøre betydelige ressourcer på dagpengeområdet. Det primære fokus bør være at sikre at aktiviteter til borgere uden andre problemer end ledighed, er mest udgifts lette, således at det økonomiske grundlag for at afholde aktivitetsviften til denne målgruppe kan hvile i det økonomiske spænd mellem det kommunale medfinansieringsbidrag for aktiv og passiv. Økonomisk rentabilitet og faglig kvalitet er ikke uforenelige størrelser, men parametre, som bør afstemmes i forhold til cost-benefit på de 40

enkelte målgrupper af forsikrede ledige. Deloitte skønner, at effektiviseringspotentialet på dagpengeområdet ligger i intervallet 4-8 mio. kr. Effektueringspotentialet vil kunne opnås indenfor 3 til 12 måneder, under hensyn til elementer som politisk behandling, udviklings- og implementeringsproces blandt medarbejdere hos både bestillere og udfører samt indgåelse af eventuelle lejemål herunder andre driftsmæssige og administrative forhold. Den endelige økonomiske effekt vil være afhængig af implementeringskraften af de anbefalede tiltag samt effekten af den intensiverede indsats og konjunktursituationen. Vurdering af området Kontanthjælp På kontanthjælpsområdet har Roskilde Kommune en gennemtænkt strategi, som bevæger sig ud over at opfylde lovkrav. Der er en fornuftig styring af økonomien, og Roskilde Kommune formår at prioritere midlerne på området og tilpasse indsatsen til aktuelle udfordringer. Overordnet set klarer Roskilde sig bedre end klyngen som helhed på samtlige nøgletal, men der er visse forhold, der giver anledning til at overveje, om indsatsen er tilrettelagt hensigtsmæssigt: 1. Roskilde Kommune fritager ca. 50 pct. af kontanthjælpsmodtagerne i match 4 og 5 for rådighedsforpligtelsen, mens det på landsplan sker for ca. 30 pct. 2. Roskilde Kommune betoner straksaktivering som en fast integreret del af beskæftigelsesindsatsen, men tidsfristerne er meget differentierede for de forskellige målgrupper, og på budgettet er kun 20 ud af knap 100 mio. kr. afsat til aktive perioder. Deloitte skønner, at effektiviseringspotentialet på kontanthjælpsområdet ligger i intervallet 4-8 mio. kr Effektiviseringsforslag Sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats Ligesom på området for forsikrede ledige kan Roskilde Kommune med fordel sammentænke beskæftigelsesindsatsen med reglerne for refusionshjemtagelse. For kontanthjælpsmodtagere er der 65 pct. ydelsesrefusion i aktive perioder og 35 pct. i passive perioder. Det vil sige, at der kan anvendes op til, hvad der svarer til 30 pct. af ydelsen, på at aktivere nuværende passive kontanthjælpsmodtagere, uden at det belaster den samlede økonomiske driftsramme for kontanthjælpsområdet. Ydelsen varierer mellem ca. 1.500-3.000 kr. pr. uge alt afhængig af målgruppe, hvilket udløser en refusionsgevinst på mellem ca. 500-1.000 kr. Det er Deloittes vurdering, at det er muligt at etablere interne aktiveringstilbud til kontanthjælpsmodtagere inden for en ramme på 400-1.000 kr. ugentligt pr. plads. Dermed vil det være udgiftsneutralt for Roskilde Kommune, at fuldtidsaktivere en stor del af kontanthjælpsmodtagerne. Den intensiverede aktiveringsindsats vil formentlig resultere i, at flere kontanthjælpsmodtagere kommer i job, og at der tilvejebringes et kvalificeret grundlag i forhold til fremadrettet kompetenceudvikling for den enkelte borger. Derudover kan myndighedsopgaverne med fordel varetages som en integreret del af tilbuddet, hvilket er beskrevet under afsnittet generel tilrettelægning af beskæftigelsesindsatsen. Det vil både effektivisere og kvalificere sagsgangen, men kræver en tydelig indholdsbeskrivelse af de enkelte tilbud og en entydig arbejdsdeling mellem udfører og bestiller. Deloittes forslag indebærer en indsats, hvor vurdering og efterfølgende visitering til tilbud rykkes frem og intensiveres for de fleste kontanthjælpsmodtagere. Reorganisering af jobcentret Deloitte foreslår, at Roskilde følger op på kommunaliseringen af indsatsen for forsikrede ledige med en reorganisering af jobcentret. I dag varetages indsatsen for forsikrede ledige af A-dagpengeafsnittet, mens indsatsen for arbejdsmarkedsparate kontant- og starthjælpsmodtagere varetages af Jobservice. Der er i vid udstrækning tale om samme målgruppe med samme typer af problemer i forhold til at få et arbejde, og i lyset af kommunaliseringen af indsatsen for forsikrede ledige, er det ikke længere oplagt at lade ydelsen afgøre organiseringen af indsatsen. Derimod vurderes det som hensigtsmæssigt at lade organiseringen af indsatsen afspejle matchkategoriseringen. Fritagelse fra rådighedsforpligtelsen 41

Deloitte anbefaler, at Roskilde Kommune får afdækket, hvorfor så stor en del af de ikke-arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere bliver fritaget for rådighedsforpligtelsen. Hvis fritagelserne primært skyldes manglende tilbud til syge kontanthjælpsmodtagere, kan Roskilde Kommune fx forsøge at sammentænke tilbudsviften for sygedagpengemodtagere og syge kontanthjælpsmodtagere. Effektiviseringspotentiale Deloitte foreslår en intensivering af indsatsen for kontanthjælpsmodtagere, og at indsatsen sammentænkes med refusionshjemtagelsen. Det er Deloittes vurdering, at omlægningen samlet set vil frigøre ressourcer på kontanthjælpsområdet. Indfrielse af effektiviseringspotentialet kræver dog, at den intensiverede indsats holdes inden for rammerne af refusionsdifferencen mellem aktive og passive perioder, hvilket på sin side kræver en nøje styring af, hvilke målgrupper der har adgang til hvilke tilbud. Det primære fokus bør være, at sikre at aktiviteter til borgere uden andre problemer end ledighed, er mest udgifts lette, således at det økonomiske grundlag for at afholde aktivitetsviften til denne målgruppe kan hvile alene i det økonomiske spænd imellem statsrefusion for aktiv og passiv. Økonomisk rentabilitet og faglig kvalitet er ikke uforenelige størrelser, men parametre, som bør afstemmes i forhold til cost-benefit på de enkelte målgrupper af kontanthjælpsmodtagere. Det er Deloittes vurdering at der, ved en mere intensiv indsats, kan opnås en aktiveringsgrad på ca. 65 % for kontanthjælpsmodtagere i målgruppe 2.2. Aktiveringsgraden for kontanthjælpsmodtagere i målgruppe 2.2 var i februar måned 2010 46 %. I forhold til kontanthjælpsmodtagere i målgruppe 2.3 er det Deloittes vurdering at der er mulighed for, at opnå en aktiveringsgrad på ca. 40 %. Aktiveringsgraden for kontanthjælpsmodtagere i målgruppe 2.3 var i februar måned 2010 på 28 %. I forhold til at opnå de forbedrede aktiveringsgrader vil det være en forudsætning for begge målgrupper, at der udvikles nye interne og fleksible tilbud, der eksempelvis kan rumme sygemeldte (og fritaget) kontanthjælpsmodtagere. Deloitte skønner, at effektiviseringspotentialet på kontanthjælpsområdet ligger i intervallet 4-8 mio. kr. Effektueringspotentialet vil kunne opnås indenfor 3 til 12 måneder, under hensyn til elementer som politisk behandling, udviklings- og implementeringsproces blandt medarbejdere hos både bestillere og udfører samt indgåelse af eventuelle lejemål herunder andre driftsmæssige og administrative forhold. Potentialet er behæftet med betydelig usikkerhed, da det bl.a. afhænger af implementeringskraften af de anbefalede tiltag samt effekten af den intensiverede indsats og konjunktursituationen. 42

Vurdering af området Sygedagpenge Roskilde Kommune har overordnet set en velbeskrevet og velfungerende strategi på sygedagpengeområdet. Strategien følger lovens krav om differentieret opfølgning afhængig af, hvilken kategori den sygemeldte er visiteret til. Derudover deltager Roskilde Kommune i TTA-projektet og har i den forbindelse opskaleret indsatsen for sygedagpengemodtagere primært sygemeldte i visitationskategori 2. Den sygemeldte indkaldes til første samtale inden 8. uge. De nye refusionsregler på sygedagpengeområdet, der er trådt i kraft fra januar måned 2010, kræver en høj aktiveringsprocent, hvis det hidtidige refusionsniveau skal opretholdes. Refusionssatsen for uge 9-51 er ændret fra at være 50 pct. til at være gradueret efter, om sygedagpengemodtageren modtager aktive tilbud (65 pct.) eller ej (35 pct.). Det betyder, at aktiveringen minimum skal være på 50 pct. for sygedagpengemodtagere fra uge 9-51, hvis den samlede statsrefusion skal forblive på uændret niveau. På baggrund af det fremsendte materiale har Deloitte kunnet konstatere, at Roskilde Kommune er opmærksomme på problemstillingen. Roskilde kommune har budgetteret med en aktivering på 67 pct. for 2010. Efter Deloittes opfattelse vil et aktiveringstilbud, med sundhedsrelateret indhold, med fordel kunne anvendes til samtlige kategorier, herunder også kategori 1 sager, såfremt tilbuddet tilrettelægges således at der kan visiteres ind, umiddelbart efter at sagen er indkommet til jobcentret og senest fra uge 9. Det er Deloittes vurdering at sundhedsaktivering for alle kategorier, herunder også kategori 1 sager, vil have en betydelig effekt i form af en reduktion af den gennemsnitlige varighed på driftsområdet. Forudsætningen for rentabilitet er dog at tilbuddet organiseres og tilrettelægges uden elementer af myndighedsopgaver, men med sundhedsrelateret indhold, som det væsentlige, således at det økonomiske ressourcetræk holdes på et minimum. Jobcenter Roskilde Længerevarende sygeforløb Risiko for langvarigt sygeforløb Umiddelbar tilbagevenden Visitationskategori i alt Visitationskategori uoplyst 0-4 uger Antal forløb fordelt på varighed på ydelsen januar 2010 5-8 uger 9-13 uger 14-26 uger 27-39 uger 40-52 uger 1-2 år 2-3 år 0 6 34 75 45 39 43 7 0 0 6 27 60 20 31 50 5 0 0 12 38 58 15 7 8 0 0 233 102 142 235 90 88 117 16 0 230 78 43 42 10 11 16 4 0 Over 3 år Som det fremgår af tabellen har Roskilde Kommune mange sygedagpengesager, hvor visitationskategorien er uoplyst, hvilket efter Deloittes opfattelse kan resultere i manglende præcision i prioriteringen af indsats og ressourcer i den enkelte sag. I januar måned 2010 fremgår det af Jobindsats.dk at 126 sygedagpengesager med en varighed på mere end 8 uger er uden visitationskategori. 31 af de 126 sygedagpengesager uden visitationskategori har en varighed på mere end 40 uger. Antallet af sygedagpengesager med en varighed på 40 til 52 uger er over perioden fra januar 2009 steget fra 56 sager til 88 sager i januar måned 2010. Der har været tale om en jævn stigning henover perioden. Tendensen kan være kritisk, da staten ikke yder refusion i sygedagpengeperioden, som ligger ud over 52 uger. Deloitte skønner, at effektiviseringspotentialet på sygedagpengeområdet ligger i intervallet 6-10 mio. kr Effektiviseringsforslag Sammentænkning af refusionshjemtagelse og beskæftigelsesindsats Det er Deloittes vurdering, at den mest hensigtsmæssige strategi på sygedagpengeområdet bl.a. består i en aktiv tilgang i den tidlige indsats med vægt på delvis raskmelding og virksomhedsrettet aktivering særligt i de kortvarige sager. Roskilde Kommune føler allerede denne strategi et langt stykke af vejen som deltager i TTAprojektet. TTA-projektet vægter den tidlige indsats og risikerer derfor at trække fokus bort fra de meget langvarige sager over 52 uger, som er særlig belastende for den kommunale økonomi, da der ikke er statsrefusion. Deloitte foreslår, at den aktive tilgang i den tidlige indsats suppleres med et fokus på de langvarige sager. Deloitte foreslår mere konkret, at der foretages en særlig vurdering og gennemgang af samtlige sygedagpengesager med en varighed over 40 uger. Det er Deloittes erfaring, at en større del af sygedagpengesagerne med en varighed på over 40 uger vil 43

være berettiget til et alternativt forsørgelsesgrundlag. Roskilde Kommune er opmærksom på, at det kræver en høj aktiveringsprocent for forløb med en varighed på 9-51 uger, hvis refusionsniveauet for 2009 skal bibeholdes. Det er Deloittes opfattelse, at den høje aktiveringsprocent kræver intensiv aktivering i de kortvarige sygedagpengeforløb i kategori 1 og 2, da tyngden af sager ligger på de korte forløb, og det ofte er vanskeligt at tillægge en aktiv tilgang i de forholdsvis langvarige sager og i kategori 3- sager. Det fremgår ikke tydeligt af det fremsendte materiale, om Roskilde Kommune er opmærksom på, at bibeholdelse af refusionsniveauet således kræver, at et meget stort antal sygedagpengemodtagere skal aktiveres allerede fra uge 9. Da aktiveringskravet som hovedregel er på 10 timer ugentligt for at opfylde betingelserne for hjemtagelse af den høje statsrefusion på 65 pct., og da delvis raskmelding og sundhedsaktiviteter betragtes som aktivering er det yderst væsentligt, at den virksomhedsrettede indsats vægtes højere end de lovbestemte minimumskrav. Deloitte foreslår derfor, at den virksomhedsrettede kontakt får en meget høj prioritet igennem hele sygdomsforløbet Roskilde kommunen kan med fordel overveje, at visitere alle sygemeldte i visitationskategori 2 til et grundlagsbeskrivende tilbud. Det grundlagsbeskrivende tilbud skal tilvejebringe et kvalificeret grundlag for tilrettelæggelsen af det videre forløb, herunder sikring af at ressourceprofilen er udarbejdet senest efter 12 uger. Det er Deloittes erfaring, at en fyldestgørende grundlagsbeskrivelse ofte først forefindes på et meget sent tidspunkt i sagsforløbet. Deloitte foreslår derfor tillige, at der udarbejdes en individuel ressourceprofil for sygemeldte i visitationskategori 3 senest inden uge 26. Intensiveringen af aktiveringsindsatsen for sygemeldte i visitationskategori 1 og 2 kræver, at der udvikles nye interne tilbud, som overholder lovens minimumskrav i forhold til hjemtagelse af den høje statsrefusion på 65 pct. Deloitte foreslår, at Roskilde Kommune anvender revalidering mere målrettet i indsatsen for sygedagpengemodtagere i kategori 2 og 3. Det drejer sig dels om at udnytte, at staten medfinansierer revalidering, mens det ikke gør sig gældende for sygedagpenge efter 52 uger. Dels drejer det sig om, at revalidering meget tidligt i sygeforløbet kan være vejen tilbage til arbejdsmarkedet for udvalgte grupper af sygedagpengemodtagere. Revalidering er et ressourcekrævende redskab, og derfor kræver det en nøje beskrevet strategi og stringent anvendelse, hvis den målrettede anvendelse af revalidering ift. sygedagpengemodtagere skal være økonomisk bæredygtigt for Roskilde Kommune. Effektiviseringspotentiale Deloitte foreslår en intensivering af indsatsen for sygedagpengemodtagere, og at indsatsen sammentænkes med refusionshjemtagelsen. Indfrielse af effektiviseringspotentialet kræver dog, at den intensiverede indsats holdes inden for rammerne af den budgetterede aktivering på 67 pct., hvilket på sin side kræver en nøje styring af, at visitationskategorierne 1 og 2 er aktiveret senest fra uge 9. Deloittes foreslår at der etableres tilbud om sundhedsaktivering for alle kategorier, og at alle herunder også sygemeldte i kategori 1, senest fra uge 9, visiteres til deltagelse i sundhedsaktivering indtil raskmelding. Det er Deloittes opfattelse at tilbud om sundhedsaktivering fra uge 9 vil have en betydelig effekt i form af en reduktion af den gennemsnitlige varighed på driftsområdet. Det er Deloittes vurdering, at der i Roskilde kommune vil være et effektueringspotentiale svarende til en reduktion på den gennemsnitlige varighed på 1 uge, der vil kunne udløse en årlig besparelse på brutto ca.3.800.000 kr. De ressourcekrævende sagsbehandlingsskridt kan med fordel udlægges til interne Kan - og Skal -tilbud således, at disse handlinger ikke virker hæmmende på gennemløbshastigheden og dermed den gennemsnitlige varighed i såvel den enkelte sygedagpengesag, som på det samlede driftsområde. Eksempelvis vil en reduktion af den gennemsnitlige varighed med 1 uge, ved en samlet sagsstamme på 1.000 bevillingssager, udløse en årlig besparelse på brutto 3.760.000 kr. Det er Deloittes vurdering, at der i Roskilde kommune vil være et effektueringspotentiale svarende til en reduktion på den gennemsnitlige varighed på 2 uger, der vil kunne udløse en årlig besparelse på brutto ca. 7.700.000 kr. Deloitte foreslår mere konkret, at der foretages en særlig vurdering og gennemgang af samtlige sygedagpengesager med en varighed over 36 uger i forhold til om Sygedagpengelovens 7 fortsat er opfyldt. Det er Deloittes erfaring, at en større del af sygedagpengesagerne med en varighed på over 40 uger, ved en faglig ensartet anlagt, bredere vurdering efter 7 i Sygepengeloven, ikke vil kunne findes berettiget til sygedagpenge. Det er Deloittes vurdering, at der i Roskilde kommune kan være et effektueringspotentiale svarende til en reduktion af udgifterne til sygedagpenge over 52 uger med netto 2.000.000 kr. samt en yderligere reduktion på brutto 2.000.000 kr. på sygedagpengesager med en varighed fra 40 til 52 uger. Effektueringspotentialet reduceres med anslåede udgifter i forbindelse med bevilling af eksempelvis revalidering m.v. 44

Deloitte skønner, at netto effektiviseringspotentialet på sygedagpengeområdet ligger i intervallet 6-10 mio. kr. Effektueringspotentialet vil kunne opnås indenfor 3 til 12 måneder, under hensyn til elementer som politisk behandling, udviklings- og implementeringsproces blandt medarbejdere hos både bestillere og udfører samt indgåelse af eventuelle lejemål herunder andre driftsmæssige og administrative forhold. Skønnet er behæftet med betydelig usikkerhed, da det bl.a. afhænger af implementeringskraften af de anbefalede tiltag samt effekten af den intensiverede indsats og konjunktursituationen. 45

Effektiviseringsnotat Teknik og Miljø Som led i screeningen for effektiviseringspotentialer på Roskilde Kommunes serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende Teknik og Miljøområdet. Deloitte har foretaget en samlet vurdering af området på baggrund af det fremsendte materiale, nationale nøgletal samt Deloittes erfaringer fra øvrige analyser. De områder under Teknik og Miljø der behandles i nærværende notat er: Ejendomme/ energiinvesteringer Byggeri - driftsafsnittet Byggeri rådgiverafsnittet (anlæg) Plan og byggesag Vej og Park For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering af effektiviteten på området samt foretager en konkret vurdering af mulige effektiviseringstiltag og -potentialer. Opsamling af analysens resultater Det er Deloittes overordnede indtryk, at der er gennemført en lang række effektiviseringstiltag indenfor Teknik og Miljøområdet, og at Roskilde Kommune i det hidtidige effektiviseringsarbejde, er kommet med mange gode og realistiske bud på fremtidige effektiviseringer og harmoniseringer. Det er dog også Deloittes indtryk, at der er potentiale for yderligere effektiviseringer særligt indenfor områderne ejendomme, byggeri (driftsafsnittet) og vejområdet. På de tre områder er potentialerne opgjort til følgende Ejendomsområdet: Effektiviseringspotentiale 29,5 42,0 mio. kr. Byggeri (driftsafsnittet): Effektiviseringspotentiale op til 7,5 mio. kr. Vejområdet: Effektiviseringspotentiale 5,4 8,2 mio. kr., harmoniseringspotentiale op til 9,5 mio.kr. Det er væsentligt at gøre opmærksom på, at forudsætningerne og tidshorisonten for gennemførelsen af de enkelte forslag og realisering af potentialerne varierer, dels mellem områderne og mellem forslagene. De konkrete tidshorisonter og forudsætninger er beskrevet nærmere nedenfor under de enkelte områder 46

Ejendomme Vurdering af området Indikatorer for effektiviseringspotentiale i Roskilde Kommune På området for ejendomseffektivisering vurderer Deloitte, at følgende indikatorer kan være et udtryk for, at der er mulighed for at realiserer effektiviseringspotentialer Det fremgår af notatet Ejendomseffektiviseringer af 25. marts 2010, at Roskilde Kommune ejer mere end 400.000 m2 ejendom, og at kommunen bruger ca. 600 kr. om året på el, varme, rengøring, vedligehold m.v. pr. m2 bygning. En nærmere nedbrydning af udgifterne i typer og på forskellige institutionstyper indikerer imidlertid, at driftsudgifterne nærmere ligger på 500 kr./m2, med nogen variation afhængig af bygningsfunktionen (skoler, plejecentre etc.). Samlet set giver dette årlige driftsudgifter på ca. 200 mio. kr. Endvidere betaler kommunen ca. 1000 kr. pr. m2 pr. år for de ca. 30.000 m2, kommunen lejer sig ind i. Kommunen har som led i den overordnede effektiviseringsstrategi opstillet et konkret mål om at spare 1 % om året fra 2011 og fire år frem på egne ejendomme og i samme periode nedbringe lejeudgifterne med 3 % om året. Dette svarer til årlige besparelser på henholdsvis 2 mio. kr. og 750.000 kr. Det er Deloittes vurdering, at disse mål forekommer at være relativt begrænset i.f.t. ejendomsporteføljens størrelse og de demografiske forhold i kommunen. Usikkerheden i datamaterialet på bygningsdriftsområdet bærer ligeledes præg af at kommunens arbejde med en mere central organisering og aktiv styring af ejendomsporteføljen med fordel kan modnes betragteligt i de kommende år. Kommunen har for en række servicetilbud (herunder tandregulering, misbrugscenter og 10. klassecenter) vurderet den økonomiske effekt ved at flytte disse til en række tomme bygninger i kommunen. Der er imidlertid ikke foretaget vurdering af flytninger ud fra arealoptimering i nuværende anvendte bygninger. Den anførte driftsudgift på 500 kr. pr. m2 vurderes af Deloitte at ligge ca. 10-15 % over gennemsnittet for den størrelse og sammensætning af ejendomsportefølje, som Roskilde Kommune ejer. Kommunen har imidlertid på næsten alle de underliggende driftsområder (se Rådhusservice ) iværksat initiativer til effektivisering i et omfang, som generelt opfattes som rimeligt. I en analyse af energiforbruget anføres det at rådgivnings-/leverandørvirksomheden TAC har analyseret kommunens samlede besparelsespotentiale til 15-20 pct. af energiforbruget, svarende til 9-12 mio. kr. om året. Dette vil kræve en investering på 110-150 mio. kr., der forventes tilbagebetalt på ca. 9-12 år. Kommunen har for nærværende igangsat tiltag for besparelse på ca. 6 mio. kr., svarende til investering på 60 mio. kr. via ESCO-samarbejde i endnu ubestemt model. Deloitte har ikke yderligere forslag til effektiviseringspotentialet på energi-området. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på mellem 29,5-42 mio. kr. Effektiviseringsforslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Det er Deloittes overordnede vurdering, at en mere aktiv og strategisk tilgang til ejendomsporteføljen ville kunne medføre arealeffektivisering på op til 10 15 % af den samlede kommunale ejendomsportefølje, for ejede såvel som lejede arealer. Det ville alene i udgifter til drift og vedligehold medføre et effektiviseringspotentiale på ca. 20 30 mio. kr. årligt i ejede bygninger, og 3 4,5 mio. kr. årligt i lejede bygninger. Tanken i strategisk arealeffektivisering er kortfattet, at man fylder bygningerne op med en type medarbejdere, og dermed frigør behovet for en del af bygningsmassen, som enten sælges eller anvendes til andre kommunale formål. Hvis man venter på at en given bygning bliver ledig, er man typisk ikke særlig arealeffektiv. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag - Etablering af en central ejendomsenhed, som overtager vedligehold, drift, anvendelsesret, køb/salg af ejendomme fra de enkelte fagforvaltninger/fagområder. Den centrale ejendomsenhed kan derefter udleje arealer til de enkelte forvaltninger, efter en nøje analyse af de mest effektive udnyttelser af de enkelte ejendomme, herunder i forhold til fremtidige (demografisk betingede) behov, geografisk dækning af servicetilbud og især arealoptimering at en bygning fyldes op. Det forventes at tage ca. 2 år at etablere en fuldt udviklet ejendomsenhed. - Effektiviseringspotentialet må forventes indhentet i spring frem for efter en lineær, årlig %-sats, i 47

takt med at ejendomme tilpasses. - En hvis mængde leje-ejendomme bevares, og bruges som buffer for at huse aktiviteter som har et relativt kort tidsperspektiv i en given bygning. - En grundig registrering og bearbejdning af eksisterende bygningsdata, som i realiteten ville være en fortsættelse af det samarbejde der allerede er etableret mellem Byggeafdelingens driftsafsnit og byrådssekretariatet. - En drøftelse og afklaring af arealbehov og tilstedeværelsesopgørelser for forskellige typer medarbejdere/brugere, herunder med spænd som gør det muligt at indpasse medarbejdere/brugere i bygninger, som er vanskelige at arealoptimere - Opmanding af kompetencer med 1 2 ejendomsstrategiske årsværk, og træk på kompetencer i andre dele af administrationen, herunder evt. delvis reorganisering af opgaver. - Accept af at der vil være behov for delvise ombygninger/modernisering af bygningerne i forbindelse med ændrede formål. Strategisk ejendomseffektivisering er endnu et relativt nyt fænomen i den kommunale verden, men Deloittes erfaringer viser at det samlede arealbehov kan reduceres med ca. 15 % - med konkret anvisning af hver enkelt medarbejdertype i hver enkelt bygning. Et afledt effektiviseringspotentiale er, at øget arealeffektivisering alt andet lige bør føre til et reduceret behov for anlæg af nye bygninger, og dermed føre til en række engangsbesparelser i anlægsbudgettet i takt med at arealeffektiviseringerne opnås. Deloittes skøn er, at ved 10 % arealoptimering vil man kunne spare 5 % af anlægsudgifterne, idet nogle ombygnings-, og flytte-udgifter må forventes. Det ville i 2009- tal svare til en besparelse i anlægsbudgettet på ca. 6 mio. kr. I det omfang lejeperiode/lejevilkår på kommunens ca. 30.000 m2 lejemål giver mulighed for en snarlig genforhandling af vilkårene vurderer Deloitte, på basis af de forhøjede tomgangsrater på de fleste typer lejeejendomme, at det vil være muligt at opnå forbedrede lejevilkår svarende til op til 5 % af huslejeniveauet. Hvis alle lejeejendomme kunne reduceres med denne sats svarer det til et effektiviseringspotentiale på op til ca. 1,5 mio. kr. Byggeri driftsafsnittet Vurdering af området Indikatorer for effektiviseringspotentiale i Roskilde Kommune På området for byggeri (driftsafsnittet) vurderer Deloitte, at følgende indikatorer kan være et udtryk for, at der er mulighed for at indhente effektiviseringer: Af rapporten Bygningsvedligeholdelse i 5 kommuner fra 2005 1 fremgår det at Roskilde Kommune foretager bygningssyn på alle bygninger hvert år. Det forekommer at være udtryk for overkapacitet, i.f.t. at forringelser af bygningsmassen ikke som udgangspunkt foregår i et tempo som modsvarer den synsindsats. Driftsafsnittet benytter sig af flerårige rammeudbud for håndværkerydelser til de mange små og mellemstore vedligeholdelsesopgaver et 4 årligt EU-udbud er afsluttet. Det forekommer at være et almindeligt rammeudbud, mens man med indgåelse af nyere typer samarbejder som funktionskontrakter eller egentlige driftspartnerskaber må forvente en mere effektiv vedligeholdelsesindsats. Omsætningsgraden som udtryk for hvor stor andel af budgettet den gennemsnitlige medarbejder har ansvar for at forbruge synes at være faldende. I rapporten Bygningsvedligeholdelse i 5 kommuner fremgår det at kommunen i 2005 havde 28 mio. kr. i vedligeholdelsesbudget af 280 bygninger, hvilket blev håndteret af 6 årsværk svarende til en omsætningsgrad på 4,6 mio. kr. pr. årsværk. Siden kommunesammenlægningen har omsætningshastigheden udviklet sig som anført i tabellen: Budget 1000 kr. 2007 2008 2009 Budget driftsafsnittet 24.880 35.225 32.917 Antal årsværk 10 10 10 Omsætning pr. årsværk driftsafsnittet 2.488 3.523 3.292 NOTE: I materialet fra kommunen er anført 13 årsværk, hvor af 3 er viceværter ved plejeboliger, og således ikke bør tælles med i omsætningsgraden af vedligeholdelsesbudgettet. 1 De øvrige kommuner i den komparative analyse er Gladsaxe, Greve, Helsingør og Høje Tåstrup. 48

Man kunne forvente, at omsætningshastigheden øgedes ved kommunesammenlægningen og dermed udvidelse af kommunens ejendomsportefølje fra ca. 280.000 m2 til ca. 412.000 m2, ud fra en betragtning om stordriftsfordele. Ifølge rapporten Bygningsvedligehold i 5 kommuner fra 2005 ligger Roskilde Kommunes vedligeholdelsesudgift pr. m2 på mellem 99 og 109 kr. i snit hvilket placerer kommunen i midten af de 5 kommuners udgiftsniveau. Ud fra den betragtning, samt især vurderingen fra kommunens driftsafsnit om et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb som følge af at vedligeholdsbudgetterne er reduceret til i snit 69 kr./m2i 2009, finder Deloitte ikke grundlag for at pege på harmoniseringspotentialer på selve vedligeholdelsesbudgettet. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på op til 7,5 mio. kr. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Nedsættelse af frekvensen for bygningssyn: Det er Deloittes vurdering, at forslaget kan gennemføres indenfor en relativt kort tidshorisont, og den økonomiske effekt vil realiseres umiddelbart i forlængelse af forslagets ikrafttrædelse. Driftspartnerskaber/funktionskontrakter på bygningsvedligeholdelsesområdet: Forudsætningerne for at opnå effektiviseringer i forbindelse med denne type samarbejdsformer er, at der afsættes god tid og ressourcer til planlægning og politisk behandling. Samarbejdsformerne er ofte forbundet med et tættere samspil mellem kommunen og den private part, og kontrakterne er eventuelt suppleret med en partnerskabsaftale, der definere rammerne for samarbejdet mellem parterne. Den økonomiske effekt vil realiseres over en årrække, idet formålet er, at store engangsudgifter til vedligehold og reparationer på bygningerne minimeres som følge af at bygningernes samlede standard hæves. Effektiviseringsforslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviseringsforslag: Det skal bemærkes, at der på dette område generelt er planlagte reduktioner i antal årsværk henover en årrække, i takt med at byggeaktiviteten forventes at falde. Det er dog uklart, præcis i hvilke afdelinger reduktionerne forventes at ske, hvorfor der i Deloittes vurdering af potentiale er taget udgangspunkt i ovenstående årsværk. Nedsæt frekvensen af bygningssyn fra hvert til hvert andet år, og kombinér det evt. med varslingssystem fra de daglige bygningsbrugere, så antallet af pludselige skader minimeres. Det er uklart hvor stor en del af driftsafsnittets årsværk, der anvendes til bygningssyn, men det vurderes muligt at reducere med mellem 0,5 og 1 årsværk. Besparelsespotentiale ca. 0,25-0,5 mio. kr. årligt Driftspartnerskaber/funktionskontrakter på bygningsvedligeholdelsesområdet hvor den private udfører, har forbedrede muligheder for planlægning af indsats og tidshorisont - har i andre kommuner medført reduktion i udgifter på op til 15 % af vedligeholdelsesbudgettet. Det ville i Roskilde Kommune svare til ca. 5 mio. kr. årligt på bygningsvedligehold. I vejafdelingen er der allerede fremsat effektiviseringsforslag via sådanne kontraktformer. De rammeaftaler, som efter udbud blev indgået i 2009 på bygningsområdet medførte en prisreduktion på 3,5 mio. kr., som driftsbudgettet er blevet reduceret med. Prisreduktionen forekommer at være udtryk for betydeligt gunstigere markedsforhold for bygherrer end den foregående 4- års periode med overophedning af byggebranchen, og det vurderes samlet, at ændrede kontraktformer kan give en besparelse på mellem 10 15 %, svarende til mellem 3 og 5 mio. kr. Det forekommer at omsætningsgraden pr. årsværk ikke har fulgt faldet i vedligeholdelsesbudgettet pr. m2, hvorfor der vurderes yderligere effektiviseringspotentiale ved at justere antal årsværk til en omsætningsgrad på 5 mio. kr., som Deloitte har erfaring for hos nogle af de mest effektive offentlige bygningsejere. Potentiale i 2009-tal ville i givet fald være en reduktion med 3 4 årsværk, svarende til op til ca. 2 mio. kr. Realisering af dét potentiale bør foretages under hensyn til kommunens forventninger til de nærmeste års vedligeholdelsesbudget. 49

Byggeri Rådgiverafsnittet (anlæg) Vurdering af området Indikatorer for effektiviseringspotentiale i Roskilde Kommune På området for byggeri (rådgiverafsnittet) vurderer Deloitte, at følgende indikator kan være et udtryk for, at der er mulighed for at realisere effektiviseringspotentialer: Omsætningsgraden, som udtryk for hvor stor andel af budgettet den gennemsnitlige medarbejder har ansvar for at forbruge årligt, har været faldende de seneste år. I rapporten Strategisk Anlægsplan fremgår det desuden, at anlægsbudgettet forventes reduceret yderligere i kommende år, som følge af kommunens generelle budgetudfordringer. Budget 1000 kr. 2007 2008 2009 Budget rådgiverafsnittet (anlæg) 103.000 122.000 115.000 Antal årsværk 5 6,5 7,5 Omsætning pr. årsværk rådgiverafsnittet 20.600 18.769 15.333 Man kunne forvente, at omsætningshastigheden som minimum var stabil ved kommunesammenlægningen og dermed udvidelse af kommunens ejendomsportefølje fra ca. 280.000 m2 til ca. 412.000 m2, ud fra en betragtning om stordriftsfordele. Det bemærkes, at rådgiverafsnittet også omfatter projekter finansieret over almenboligloven(plejeboliger), men at budgetterne herfor ikke indgår i ovenstående. Såfremt plejeboligbudgetterne er stabile over tid, ændrer det ikke på den nedadgående tendens i omsætningsgraden, som bør undersøges nærmere. Det antages, at afsnittets ressourceforbrug til indledende projektudvikling dvs. projekter som ikke er budgetteret eller aldrig realiseres er stabilt over årene. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på ca. 1,75 mio. kr Effektiviseringsforslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviseringsforslag: Det skal bemærkes, at der på dette område generelt er planlagte reduktioner i antal årsværk henover en årrække, i takt med at byggeaktiviteten forventes at falde. Det er dog uklart, præcis i hvilke afdelinger reduktionerne forventes at ske, hvorfor der i Deloittes vurdering af potentiale er taget udgangspunkt i ovenstående årsværk. Det foreslås at kommunen nærmere undersøger mulighederne for årsværksreduktioner, så man opnår en omsætningsgrad pr. årsværk på 30 40 mio. kr., som Deloitte har erfaring for i anlægsafdelinger hos nogle af de bedste offentlige bygningsejere. Ifølge Roskilde Kommunes bygherrevejledning anvender rådgiverafsnittet typisk totalentreprise som udbudsform i sine anlægssager, og varetager i den forbindelse selv relativt mange af de opgaver, som hos en række andre kommuner købes hos en bygherrerådgiver. Roskilde Kommune har oplevet, at den nære egen styring har givet anledning til eliminering af overskridelser i anlægsbudgetterne. Omsætningsgraden pr. medarbejder kan derfor ikke forventes at nå det højeste niveau på 40 mio. kr. pr. årsværk, og er i denne sammenhæng estimeret til maks. 30 mio. kr. pr. årsværk. Med udgangspunkt i 2009-tallene i tabellen ovenfor ville det i givet fald svare til et effektiviseringspotentiale på ca. 3,5 årsværk, dvs. ca. 1,75 mio. kr. Dette potentiale skal i forbindelse med en nærmere undersøgelse af området holdes op i mod den besparede udgift til bygherrerådgiverhonorar, som typisk andrager 1-1,5 % af entreprisesummen. 50

Plan og byggesag Vurdering af området Indikatorer for effektiv drift på området i Roskilde Kommune I forhold til Plan og Byggesagsområdet er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift. Heriblandt er det særligt væsentligt at fremhæve: Plan: Medarbejderne i Plan har alle den nødvendige kompetence til at arbejde indenfor flere sagsområder. Det giver fleksibilitet i forhold til arbejdsmængden indenfor sagsområderne, der oplyses at variere relativt meget over tid. Det vurderes at lette muligheden for fortsat at dække alle kompetencer, selv om man måtte reducere årsværk yderligere. Plan gør brug af løst ansatte praktikanter og konsulenter for at overkomme ekstraordinære arbejdsmængder og specialopgaver, og udgør dermed en buffer som bidrager til at forhindre overkapacitet i årsværk. Medarbejderne i Plan er team-organiseret i forhold til de primære arbejdsområder. Plan har på en række centrale sagsområder sags- og arbejdsgangsbeskrivelser til at understøtte en ensartet, effektiv sagsbehandling. Plan har en samarbejdsaftale med Byggesag om hvordan samarbejdet konkret skal foregå i forhold til dispensationer for lokalplaner, overdragelse af sager til Plan m.v. Byggesag: Afdelingen deltager i et benchmark forløb sammen med Nyborg, Billund, Tønder og Odsherred kommuner, og der forventes iværksættelse af resultater umiddelbart efter sommerferien. Sagsbehandlingen sker ud fra Principper for byggesagsbehandling, og der er generelt udarbejdet arbejdsgange og skabeloner på alle centrale opgavetyper. I forbindelse med kommunesammenlægningen gennemførtes et forløb baseret på LEAN til fastlæggelse og beskrivelse af arbejdsgange samt samarbejdsaftaler mellem Byggesag og de øvrige afdelinger/afsnit i Teknik og Miljøområdet. Det oplyses, at der løbende følges op på projektet. Indikatorer for effektiviseringspotentiale i Roskilde Kommune På området er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at realiserer effektiviseringspotentialer. Det er her væsentligt at fremhæve: Plan ses ikke at have gennemført egentlige LEAN-forløb til effektivisering af de beskrevne arbejdsgange Hverken Plan eller Byggesag vurderes at have justeret antal årsværk til det fremtidige fald i antal sager, som må forventes af den økonomiske afmatning. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på ca. 2,25 mio. kr. Effektiviseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviseringsforslag: Den samlede afdeling på 50 årsværk er som følge af den økonomiske lavkonjunkturs betydning for især bygge- og ejendomsmarkedet pålagt besparelser på 5 medarbejdere i perioden 2010 til 2012, svarende til i alt 10 % af antal årsværk. Besparelser på 2½ medarbejder er allerede besluttet og resten af besparelsen vil blive effektueret i løbet af 2010 og 2011. Derudover er der gennemført en ekstraordinær besparelse på 1 mio. i 2010 og yderligere besparelser på 1 mio. kr. om året fra 2011. Det er uklart hvorvidt denne besparelse forventes at ske via årsværk, materiel eller andet. Ifølge Roskilde Kommune har det i gennem en årrække været prioriteret at operere med et højt serviceniveau på Plan-siden, således at kommunen på bedst mulig vis kunne støtte byggeprojekter i Trekroner, Musicon og andre udviklingsområder. Det vurderes at have givet god mening under højkonjunkturen i byggeriet, men forekommer ikke nær så relevant at prioritere i en lavkonjunktur som den eksisterende, hvor end ikke en rekordlav rente kan sætte gang i bygge- og udviklingsbranchen. Det vurderes, at kommunen uden at forringe serviceniveauet kan neddrosle aktiviteterne i en periode, til der igen opleves en udvikling i f.eks. salg af grunde, som kommunen bør understøtte. 51

I oversigten over aktiviteter på planområdet i årene 2007 2009 fremgår det bl.a. at der i 2009 verserer 173 sager om byfornyelse, og at der har været 0 sager i både 2008 og 2009. Byfornyelsesprojekter fremgår ikke af kommunens Strategiske Anlægsplan af 5. august 2009. Det anbefales at undersøge nærmere, om bemandingen i planafsnittet er afstemt til denne udvikling. Byggesagsbehandling: Oversigt over udgifter og indtægter pr. byggesag fremgår af nedenstående: Gebyrer 2007 2008 2009 Regnskab 6.158.768 4.125.581 4.458.324 Indtægt pr. sag 4.931 2.614 3.228 Gebyret på sagen kommer, når der gives byggetilladelse. Gebyret afspejler ikke nødvendigvis ressourceforbruget forbundet med sagerne. Det anbefales, at der analysere nærmere, om man kan justere gebyrerne, så de i højere grad afspejler de anvendte ressourcer til opgaven. I materialet fra kommunen fremgår ikke særskilte oplysninger om Geodata. Deloitte vurderer imidlertid, at det må forventes at aktivitetsniveauet, f.eks. omkring opdatering af kort m.v. vil følge den nedadgående tendens fra især byggesager og den del af plansags arbejdet, som relaterer sig til afmatningen i bygge- og developerbranchen. Samlet set vurderer Deloitte at ovenstående tiltag burde give anledning til at forvente et effektiviseringspotentiale på 10 % udover den allerede vedtagne reduktion på 5 årsværk. Effektiviseringspotentialet forventes dermed at kunne udgøre ca. 2,25 mio. kr. Potentialet er baseret på en forudsætning om at kommunen i de kommende kvartaler oplever fortsat nedgang i bygge- og planaktivitet, i takt med at igangsatte projekter afsluttes og færre nye tilgår. 52

Vurdering af området Park og vej Indikatorer for effektiv drift på området i Roskilde Kommune På områderne for Vej og Park samt Natur og Miljø er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift på området. Heriblandt er det særligt væsentligt at fremhæve: På Park og Vej området er der etableret en BUM organisering, og opgaverne konkurrenceudsættes, således at opgaverne løses til markedspriser. I forbindelse med konkurrenceudsættelse udarbejdes der kontrolbud, men der er fokus på, hvorvidt de administrative udgifter forbundet med at afgive bud står mål med fordelene ved kontrolbud Der er planer om at tilpasse antallet af årsværk i Trafik og anlægsafsnittet med et om året i takt med at en række anlægsopgaver afsluttet i 2010, 2011 og 2012, hvilket indikerer, at der er fokus på at tilpasse organisationen til aktiviteterne. Indikatorer for effektiviseringspotentiale i Roskilde Kommune På områderne er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Selvom opgaverne har været konkurrenceudsat, er det stadig en forholdsvis lille andel af opgaverne i Park og Vej der varetages af private leverandører. Eksempelvis står private leverandører kun for ca. 16 pct. af det samlede areal af parker og grønne områder i kommunen, mens Materielgården står for resten. Markedsprisen må forventes at være lavere, såfremt en privat aktør havde udsigt til større volumen og dermed mulighed for stordrift og optimeret planlægning af opgaverne. På trods af at opgaverne udbydes på lige vilkår, må Materielgården alt andet lige antages (endnu) at have en fordel af den længere erfaring med og viden om de konkrete områder, end den private part. Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på mellem 5,4-8,125 mio. kr. Indikatorer for harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune På områderne er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at gennemføre harmoniseringer af serviceniveauet. Det er her væsentligt at fremhæve: Roskilde Kommune har relativt høje udgifter på vejdriftsområdet i forhold til sammenligningskommunerne, regionerne og landsgennemsnittet. Således er Roskilde Kommunes udgifter 21 pct. højere end sammenligningsgruppens og 30 pct. højere end landsgennemsnittet. Der er forskelligt serviceniveau i kommunen med hensyn til klassificeringen af boligveje, idet de nogle steder er klassificeret som private boligveje og andre steder offentlige. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmoniseringer på området i Roskilde Kommuner mellem 6-9,5 mio. kr. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Det er vigtigt at understrege, at realiseringen af potentialerne i nogle tilfælde kræver initiale investeringer, og at den fulde effekt af tiltagene på nogle områder først vil realiseres sig efter en vis implementeringsperiode, hvilket der overordnet er redegjort for i nedenstående: Funktionsudbud på vejdriftsområdet. Forudsætningerne for at opnå effektiviseringer i forbindelse med et funktionsudbud på vejdriftsområdet er at der afsættes god tid og ressourcer til planlægning og politisk behandling. Idet kontrakterne løber over en 10-15-årig periode er de ofte suppleret med en partnerskabsaftale, der definere rammerne for samarbejdet mellem kommunen og den private part herunder gensidige forventninger til samarbejdet. I andre kommuner, der har gennemført lignende udbud har forberedelses og udbudsprocessen taget ca. 2 år. Den økonomiske effekt vil realiseres over en årrække, idet formålet er, at store engangsudgifter til vedligehold og reparationer minimeres, som følge af at vejenes samlede standard hæves. Nedklassificering af klasse 3 veje (boligveje). Forudsætningen for gennemførelse af forslaget er en politisk beslutning om et ensrettet serviceniveau i kommunen. Det er Deloittes vurdering, at tiltaget vil kunne gennemføres indenfor en forholdsvis kortsigtet tidshorisont, og den økonomiske effekt vil realiseres umiddelbart i forlængelse af, at forslaget vedtages. Effektiviseringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete effektiviseringsforslag: 53

Funktionsudbud på vejområdet hvor vejdriften udbydes over en periode på 10-15 år. Formålet med funktionsudbud er at hæve og bevare vejenes standard over en periode, således at efterslæbet på vejene indhentes. Det er en forudsætning, at der træffes politisk beslutning om at hæve vejbudgettet og fastholde det på et højere niveau over en længere periode. Til gengæld hæves vejenes samlede standard og udgifterne til akut vedligehold og reparationer mindskes. Det er Deloittes vurdering, at effektiviseringspotentialet er mellem 10-15 %, hvilket svarer til et potentiale på mellem 5,4 8,125 mio. kr. Harmoniseringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende harmoniseringsforslag: Nedklassificering af klasse 3 veje (boligveje), således at alle sammenlignelige veje, der egentlige er boligveje klassificeres som private fællesveje. Således opnås et ensartet serviceniveau i hele kommunen. Kommunen har anslået harmoniseringspotentialet til 6 mio. kr. Det fremgår endvidere, at Roskilde Kommune har relativt høje udgifter på området for vejdrift, og at der følgelig kan identificeres et økonomisk potentiale ved harmonisering af udgiftsniveauet. Teknik og Miljø - vejvedligehold nettodriftsudgifter, regnskab 2008 (1000 kr.) Funktioner Hele landet Region Hovedstaden Region Sjælland Holbæk Køge Næstved Roskilde Slagelse Gns. sml. gruppe 2.28.11 Vejvedligehold (NDU i alt.) 2.579.210 708.508 388.107 47.592 48.337 15.373 54.167 35.510 36.703 2.28.11 Vejvedligeholdelse m.v. (NDU pr. 1000 borger) 466 422 473 684 846 190 661 458 545 Harmonisering til gennemsnits NDU i sammenligningskommunerne: 9,5 mio. kr.. 54

Effektiviseringsnotat Kultur og Idræt Som led i arbejdet med screeningen af kommunens serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende området for Kultur og Idræt. Deloitte har på baggrund af det fremsendte materiale, tilgængelige nøgletal og Deloittes erfaringer på området, foretaget en samlet vurdering af områdets harmoniseringspotentiale. Vurderingen omfatter følgende delområder: Folkebiblioteker Tilskud til kulturinstitutioner/ kulturelle arrangementer Folkeoplysende voksenundervisning Musikskoler Kultur og Idrætsområdet er ikke et efterspørgselsstyret område, og området er kendetegnet ved en meget begrænset kommunal drift/produktion, hvilket overordnet set begrænser muligheden for effektiviseringer. Deloittes fokus i vurderingen af Kultur og Idrætsområdet har derfor været på potentialerne for interne og eksterne harmoniseringer af serviceniveauet. Opsamling af analysens resultater Analysen af området for Kultur og Idræt viser samlet set, at Roskilde Kommune har høje udgifter, som generelt er modsvaret af et højt serviceniveau på tværs af området. Analysen viser endvidere, at der vil være ganske væsentlige økonomiske potentialer ved at tilpasse service/udgiftsniveauet i forhold til øvrige kommuner. På baggrund af analysen vil de største potentialer kunne hentes på områderne folkebiblioteker og museer, men der vil også være mulighed for at hente betragtelige potentialer på områderne tilskud til kulturinstitutioner/ kulturelle arrangementer samt folkeoplysende voksenundervisning ved harmonisering til et mere gennemsnitligt serviceniveau i forhold til sammenligningskommunerne. Vurdering af realiserbarhed De konkrete tiltag til justering af serviceniveauerne på områderne og dermed realisering af potentialerne vil være mangeartede, og vil have forskellige implementeringshorisonter. Generelt er det dog Deloittes vurdering, at serviceharmoniseringer f.eks. i form af nedsættelse af tilskud til kulturelle formål eller nedsættelse af lokaletilskud til frivillige foreninger mv. kan realiseres med fuld effekt over en relativt kort tidshorisont, og nogle allerede med virkning fra budget 2011. Omvendt er det Deloittes vurdering, at mere strukturelle omlægninger, herunder lukninger af biblioteker eller sammenlægninger af musikskoler vil kræve investeringer, og de kan derfor formentlig først realiseres med fuld effekt over en 2-3-årig horisont. 55

Kultur og Idræt - overordnet Vurdering af området Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter på det samlede område er relativt høje (1,928 mio. kr. pr. 1000 borger), mens landsgennemsnittets er 1,518 mio. kr. pr. 1000 borger og gennemsnittet for sammenligningsgruppen er 1,463 mio. kr. pr. 1000 borger. Det er derfor Deloittes overordnede vurdering, at der er muligheder for at indhente besparelser ved harmoniseringer af serviceniveauet på området Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmoniseringer af serviceniveauet er ca. 38 mio. kr. mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af regnskab 2008 er der foretaget en benchmarking på en række udvalgte funktioner, der fremgår af nedenstående skema. Som nævnt ovenfor har Roskilde de højeste nettodriftsudgifter pr. borger i forhold til sammenligningskommunerne, region Hovedstaden, region Sjælland og landsgennemsnittet. Tabel 1: Udgifter pr. 1000 borger - Kultur og Idrætsområdet (1000 kr.) Funktion Hele landet Region Hovedstaden Region Sjælland Holbæk Køge Næstved Roskilde Slagelse Gns. sml. Gruppe 0.32.31 Stadions, idrætsanlæg og svømmehaller 355 473 398 437 531 254 418 425 412 3.32.50 Folkebiblioteker 458 567 466 445 560 405 637 482 473 3.35.60 Museer 90 72 83 120 112 35 212 35 76 3.35.61 Biografer 3 7 2 0 0 2 0 3 1 3.35.62 Teatre 52 69 28 77 0 39 18 11 32 3.35.63 Musikarrangementer 121 107 123 131 230 77 165 120 139 3.35.64 Andre kulturelle opgaver 143 135 117 73 80 203 133 143 125 3.38.72 Folkeoplysende voksenundervisning 60 79 64 66 90 41 145 75 68 3.38.73 Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde 77 95 77 88 75 49 75 65 70 3.38.74 Lokaletilskud 141 94 88 86 56 101 118 76 80 3.38.75 Fritidsaktiviteter uden for folkeoplysningsloven 17 26 9 12 32 8 7 1 13 Samlede udgifter pr. 1000 borger 1.518 1.723 1.455 1.534 1.767 1.214 1.928 1.437 1.463 Kilde: DST Det overordnede harmoniseringspotentiale kan opgøres således: Harmonisering til landsgennemsnittet: 33.649 mio. kr. Harmonisering til gennemsnittet for sammenligningskommunerne: 38.096 mio. kr. Det fremgår af nøgletalsanalysen, at Roskildes udgifter pr. 1000 borger, er relativt høje på funktionerne: Folkebiblioteker, museer, folkeoplysende voksenundervisning og lokaletilskud. Harmoniseringspotentialerne indenfor disse områder fremgår af tabel 2 nedenfor. Områderne behandles enkeltvis i det følgende. Tabel 2: Harmoniseringspotentiale (1000 kr.) Harmonisering til landsgennemsnittet Harmonisering til gns. for sml. kommunerne Folkebiblioteker 14.656 13.463 Museer 9.972 11.183 Folkeoplysende voksenundervisning 6.993 6.349 Lokaletilskud 3.172 Kilde: DST Folkebiblioteker Vurdering af området Det er Deloittes vurdering, at Roskilde Kommune har et højt serviceniveau på biblioteksområdet men også relativt høje udgifter. I den sammenhæng skal det bemærkes, at Roskilde Bibliotek har status som centralbibliotek for region Sjælland og Bornholm, hvorfor biblioteket har en større opgaveportefølje og dermed også højere udgifter end et almindeligt bibliotek. Det er dog stadig Deloittes vurdering, at der er potentiale for harmoniseringer af udgiftsniveauet 56

såvel internt som eksternt. Deloitte har således foretaget en nøgletalsanalyse af udgifterne til folkebiblioteker i de kommuner, der har centralbiblioteker med samme opgaveportefølje som centralbiblioteket i Roskilde. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter er 22 pct. højere end Vejles (der er den næst billigste kommune i sammenligningsgruppen) Harmonise ringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete harmoniseringsforslag: Nedlukning af Ågerup, Gadstrup og Gundsømagle biblioteker og erstatning med en bogbus. Forslaget vil medføre en nettobesparelse på ca. 1 mio. kr. Forslaget medfører en harmonisering af serviceniveauet i forhold til Svogerslev og Trekroner, der også betjenes af en bogbus. Harmonisering af driftsudgifter mellem bibliotekerne. Udgifterne pr. borger/pr. besøg er lavere for Jyllinge Bibliotek (36,62 kr.) end for Viby Bibliotek (42,63 kr.). En tilpasning af Viby Biblioteks udgifter til Jyllinge Biblioteks udgifter resulterer i en besparelse på 252.000 kr. Harmonisering af Roskilde Biblioteks driftsudgifter til øvrige centralbiblioteker med samme opgaveportefølje. Det fremgår af nøgletalsanalysen, at Roskilde har relativt høje nettodriftsudgifter i forbindelse med bibliotekerne i forhold til sammenligningskommunerne og landsgennemsnittet. En del af udgifterne kan relateres til Roskilde bibliotekernes status som centralbibliotek for region Sjælland og Bornholms regionskommune. Som centralbibliotek skal Roskilde Bibliotek således skaffe materiale til folkebibliotekerne, som disse ikke selv råder over, samt beskæftige sig med en række rådgivnings- og udviklingsopgaver. Roskilde Biblioteks udgifter pr. besøgende er således 128 kr pr. borger/pr. besøg, hvilket er væsentligt højere end f.eks. udgifterne pr. borger/pr. besøg på Viby og Jyllinge biblioteker (jf. ovenfor). Deloitte har sammenlignet nettodriftsudgifterne på funktionen 3.32.50 folkebiblioteker med de øvrige kommuner, der ligesom Roskilde har centralbiblioteker med en opgaveportefølje på niveau 1. En opgaveportefølje på niveau 1 er defineret som Omfattende opgaveportefølje der hovedsageligt indebærer materialesupplering, koordinering af diverse opgaver, rådgivning og kompetenceudvikling (kilde: Danmarks Biblioteksforening). Det fremgår af tabellen, at Roskilde har de højeste udgifter på 637.000 kr. pr. 1000 borger i forhold til de øvrige CB-kommuner med en opgaveportefølje på niveau 1. Såfremt der tages højde for antallet af borgere i det område, som centralbiblioteket dækker, ændrer billedet sig, således at Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter pr. 1000 borger i CB-området er 84.000 kr., hvilket er lavere end gennemsnittet for sammenligningsgruppen samt centralbibliotekerne i København, Aalborg, Herning og Århus. Tabel 3: Centralbiblioteker (CB) med opgaveportefølje på niveau 1 NDU, regnskab 2008 (1000 kr.) København Gentofte Roskilde Vejle Herning Århus Aalborg gns. sml. gruppe 3.32.50 Folkebiblioteker 205.074 44.279 52.229 41.309 38.550 113.927 82.973 87.685 Antal borgere i CB-kommunen 528.208 71.052 81.947 106.383 85.548 306.650 197.426 215.878 NDU pr. 1000 borger i CBkommunen 388 623 637 388 451 372 420 440 Antal borgere i CB-området 613.603 1.006.023 625.342 602.930 340.259 847.648 512.821 653.881 NDU pr. 1000 borger i CBområdet Kilde: Deloitte 334 44 84 69 113 134 162 143 Harmoniseringspotentiale på baggrund af NDU pr. 1000 borger i CB-området Harmonisering til næstlaveste (Vejle):9,384 mio. kr. 57

Tilskud til kulturinstitutioner/ kulturelle arrangementer Vurdering af området Roskilde Kommune har relativt høje udgifter til museer og andre kulturelle opgaver (jf. tabel 1). Kommunen anfører at tilskuddene til kulturområdet er baseret på en politisk beslutning om det pågældende serviceniveau. Endvidere skal det tages i betragtning, at museerne (her især Vikingeskibsmuseet, der modtager det højeste tilskud på 9,2 mio. kr. også genererer indtægter til byen i form af turismeomsætning). Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter til andre kulturelle formål er 7 pct. højere end sammenligningsgruppen Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter til museer er 180 pct. højere end sammenligningsgruppen og 135 pct. højere end landsgennemsnittet Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete forslag til harmoniseringer resulterer i et potentiale på ca. 8,8 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmonisering af serviceniveauet på området, således at udgiftsniveauet i højere grad matcher sammenligningsgruppen er op til ca. 10 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete harmoniseringsforslag: Besparelser i puljer. I Omprioriteringsforslag i budget 2009 er der stillet forslag om besparelser i en række af Roskilde Kommunes puljer til kulturstøtte. Niveauerne for puljerne er politisk bestem, og kan derfor harmoniseres jf. nedenfor. Salpuljen (tilskud til leje af sale ved større kulturelle arrangementer): Harmoniseringspotentiale: 500.000 kr. Kulturpuljen (Tilskud til kulturelle arrangementer): Harmoniseringspotentiale: 450.000 kr. Kulturbussen (Kulturelle oplevelser for børn på tværs af kommunens geografi): Harmoniseringspotentiale 236.000 kr. (Ophør af aktiviteten) Ferieaktiviteter for skolebørn i sommer-, efterår og vinterferie: Harmoniseringspotentiale 605.000 kr. (aktiviteten ophører) Kulturintegrationspuljen (Kulturtiltag med fokus på integration): Harmoniseringspotentiale 435.000 kr. (aktiviteten ophører). Udviklingspuljen. (Puljen hører under Folkeoplysningsudvalget og har til formål at støtte opstart af nye foreninger og udviklingstiltag i Folkeoplysningsregi). Harmoniseringspotentiale: 200.000 kr. Nedlæggelse af Gråbrødre Skole og Kildegården. Roskilde Kommune stiller lokaler til rådighed for aftenskolerne, frivillige foreninger og idrætsforeninger. Det fremgår, at Gråbrødre Skole og Kildegården er belagt i hhv. 26 % og 55 % af tiden. Det er Deloittes vurdering, at belægningsgraden er på niveau med andre kommuner, og det vil typisk ikke være muligt at opnå en 100% udnyttelse af lokalerne, da mange af de frivillige aktiviteter foregår om aftenen. Det er dog Deloittes vurdering, at overvejelserne om lukning af Gråbrødre Skole og Kildegården bør indgå i en samlet strategi for bedre udnyttelse af kommunens ejendomsmasse (jf. analysen om ejendomseffektiviseringer). Såfremt aktiviteterne kan flyttes til andre lokationer (f.eks. skoler der udnyttes i dagtimerne) er det muligt at den samlede kapacitet af skolerne kan udnyttes bedre. Harmoniseringspotentialet ved lukning af Gråbrødre Skole og Kildegården er beregnet til 6,8 mio. kr. Nettoharmoniseringspotentialet vil dog være mindre, da frivillige foreninger, aftenskoler og idrætsforeninger skal tilbydes alternative lokaler, såfremt de to lokationer nedlægges. Besparelse i tilskud til museer. Deloittes nøgletalsanalyse viser, at Roskilde har relativt høje udgifter til tilskud til museer (jf. skema ovenfor). Et kommunalt tilskud er en betingelse for statsstøtte, og kan derfor ikke fjernes fuldstændigt, men niveauet for kommunens driftstilskud er politisk besluttet og kan derfor harmoniseres. Det er Deloittes vurdering, at der bør foretages en afvejning af udgiftstyngden i forhold til de indtægter kulturinstitutionerne genererer f.eks. i form af turismeomsætning mv. Potentialet for eksterne harmoniseringer er op til ca. 10 mio. kr. 58

Vurdering af området Folkeoplysende voksenundervisning Roskilde Kommune har relativt høje nettodriftsudgifter på funktionen folkeoplysende voksenundervisning i forhold til antallet af borgere i kommunen, hvilket indikerer, at kommunen har et højt serviceniveau på området. Indikatorer for harmoniseringspotentialer Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter til folkeoplysende voksenundervisning er 114 pct. højere end sammenligningsgruppen og 142 pct. højere end landsgennemsnittet Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete forslag til harmoniseringer resulterer i et potentiale på ca. 1,8 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmonisering på området, således at udgiftsniveauet i højere grad matcher sammenligningsgruppen er ca. 6,3-7 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete harmoniseringsforslag: Nedsættelse af tilskud til folkeoplysende voksenundervisning. I Omprioriteringsforslag i budget 2009 er der stillet forslag i en nedskæring i tilskuddet til aktivitetstimer i aftenskolerne, således at der sker en forholdsmæssig reduktion i tilskuddet til alle aftenskolerne. Harmoniseringspotentiale: 1 mio. kr. Reduktion i tilskud til frivilligt folkeoplysende arbejde. Kommunen skal yde tilskud, men idet der ikke er fastsat en minimumsgrænse foreslås det i Omprioriteringsforslag i budget 2009, at tilskuddet reduceres. Det skal bemærkes, at Roskilde Kommunes udgifter til området ligger nogenlunde på niveau med sammenligningskommunerne, idet Roskildes nettodriftsudgifter er 75.000 kr. pr. 1000 borger, mens gennemsnittet for sammenligningskommunerne er 70.000 kr. pr. borger. Roskilde Kommune har estimeret harmoniseringspotentialet til 500.000 kr. Generel nedsættelse af tilskud til aftenskolerne. Roskilde Kommune udarbejdede i forbindelse med forårsseminaret for Byrådet 2008 en analyse, der viste at kommunens tilskud til aftenskoler er relativt højt i forhold til antallet af borgere i forhold til sammenligningskommunerne. Dette resulterede i et forslag på besparelser i tilskuddet til aftenskolerne på 300.000 kr. Musikskoler Vurdering af området Indikatorer for effektiviserings- harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Roskilde Kommune har to musikskoler med hver deres selvstændige ledelse og bestyrelse, hvorfor der formentlig vil være potentiale ved en sammenlægning Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmonisering på området, således at serviceniveauet harmoniseres internt er ca. 1,66 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete harmoniseringsforslag: Deloitte har sammenlignet udgifterne pr. elev på Roskildes to musikskoler, og det fremgår, at Roskilde Musiske skole har udgifter på 4799 kr. pr. elev, mens Roskilde Kulturskoles udgifter pr. elev er 8.875 kr. Beregnes lærenormeringen pr. elev for de to skoler er den på 0,03 lærer pr. elev for begge skoler. Differencen i udgifter pr. elev kan således ikke skyldes et højere serviceniveau i form af højere lærernormering pr. elev. Harmoniseres udgifterne pr. elev for Roskilde Musiske skole til Roskilde Kulturskole genereres et harmoniseringspotentiale på 1,66 mio. kr. Sammenlægning af de to musikskoler. Idet der er flere administrative dobbeltfunktioner vil en sammenlægning af musikskolen medføre effektiviseringer. Det fremgår således at Roskilde Musiske Skole og Roskilde Kulturskole har hver deres selvstændige ledelse og bestyrelse. Potentialet ved en sammenlægning er ikke beregnet 59

Musikskolerne Roskilde Musiske Skole Roskilde Kulturskole Driftsudgifter (kr.) 8.600.000 3.100.000 Antal elever 1.792 800 Udgifter pr. elev (kr.) 4.799 3.875 Antal lærere (fastansatte og timelærere) 53 22 Antal elever pr. lærer 0,03 0,03 Vurdering af området Tilskud til frivillige foreninger Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune Roskilde Kommunes serviceniveau i forhold til tilskud til frivillige foreninger er højere end det lovpligtige krav om tilskud. Roskilde Kommunes udgifter til lokaletilskud er 49 pct. højere end sammenligningsgruppen (det skal bemærkes, at lokaletilskud også gives til aftenskolerne, der er behandlet under Folkeoplysende voksenundervisning). Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Konkrete forslag til harmoniseringer resulterer i et potentiale på ca. 4,975 mio. kr. Harmonise ringer På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete harmoniseringsforslag: Nedsættelse af tilskud til frivillige foreninger. Kommunen modtager bloktilskud til dette formål, men har valgt et højere serviceniveau. Forslaget går således ud på at nedsætte tilskuddet til frivillige foreninger til et niveau, der svarer til bloktilskuddet. Harmoniseringspotentialet forbundet med dette forslag er 1,3 mio. kr. Nedsættelse af lokaletilskud til frivillige foreninger. Puljen til lokaletilskud er på 10, 5 mio. kr. Heraf bruger Roskilde Kommune 85 % på lokaletilskud til frivillige foreninger, hvor medlemmerne er under 25 år. De resterende 15 % af puljen anvendes til foreninger, hvor medlemmerne er over 25 år. Roskilde Kommune dækker 85 % af driftsudgifterne til lokaler, som lejes eller ejes af frivillige foreninger, hvor medlemmerne er under 25 år. Ifølge loven er kommunen forpligtet til at dække 65 % (jf. Omprioriteringsforslag i budget 2009 ). For foreninger med medlemmer over 25 år er der ikke noget lovkrav om lokaletilskud. Harmoniseringspotentialet er således: Harmonisering af lokaletilskud til foreninger for medlemmer under 25 år: Harmoniseringspotentiale 2,1 mio. kr. Harmonisering af lokaletilskud til foreninger for medlemmer over 25 år (lokaletilskud bortfalder): Harmoniseringspotentiale 1,575 mio. kr. 60

Effektiviseringsnotat Det tværgående område Som led i screeningen for økonomiske potentialer på Roskilde Kommunes serviceområder har Deloitte modtaget materiale og analyser fra Roskilde Kommunes vedrørende tværgående delområder. Deloitte har foretaget en samlet vurdering af området på baggrund af det fremsendte materiale, nationale nøgletal samt Deloittes erfaringer fra øvrige analyser. Det tværgående område omfatter: Administration Kørsel Rengøring Borgerservice Rådhusservice For hvert delområde foretager Deloitte en generel vurdering af effektiviteten på området samt foretager en konkret vurdering af mulige effektiviseringstiltag og -potentialer. Det skal understreges, at flere af forslagene på de enkelte områder kan være indbyrdes overlappende, og de anslående potentialer vil således formentlig ikke simultant kunne realiseres med fuld effekt. Opsamling af analysens resultater Det er Deloittes overordnede indtryk, at der er gennemført en række relevante effektiviseringstiltag indenfor de tværgående områder, og at Roskilde Kommune i det hidtidige effektiviseringsarbejde, er kommet med mange gode og realistiske bud på fremtidige effektiviseringer og harmoniseringer. Det er dog Deloittes indtryk, at der er potentiale for yderligere effektiviseringer og harmoniseringer af serviceniveau - særligt indenfor områderne administration, kørsel, rådhusservice (indkøb) og rengøring. På de fire områder er der identificeret følgende potentialer Administration: Potentiale ved udgiftsmæssig harmonisering, ca. 29,8 mio. kr. Kørsel: Potentiale ved effektivisering 350.000 kr. -7,0 mio. kr., potentiale ved harmonisering i serviceniveau på til 4,7 mio. kr. Rådhusservice (indkøb): Potentiale ved effektivisering 25 50 mio. kr. Rengøring: Potentiale ved effektivisering 9,5 mio. kr. Det er væsentligt at gøre opmærksom på, at forudsætningerne og tidshorisonten for gennemførelsen af de enkelte forslag og realisering af potentialerne varierer, dels mellem områderne og mellem 61

forslagene. De konkrete tidshorisonter og forudsætninger er beskrevet nærmere nedenfor under de enkelte områder. Vurdering af området Administration Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse i Roskilde Kommune Det er generelt vanskeligt at vurdere effektiviteten på administrationsområdet, da der ikke kan peges på konkrete output/aktiviteter af det anvendte ressourceforbrug. En effektiv administration bør således vurderes ud fra de eksisterende ressourceforbrug sammenholdt med administrationens evne til at understøtte styringen og udviklingen/effekten i den øvrige organisation. Nedenstående forhold udgør dog efter Deloittes vurdering en indikation på at Roskilde kommune har en effektiv administrativ opgavevaretagelse: Relativt lave nettodriftsudgifter til administration (konto 6 opgørelse) Gennemførte besparelser ved kommunesammenlægningen Samlokalisering af administrative enheder Centralisering af it i tværgående enhed Reduktion i udgifter siden 2008 Der er dog også en række forhold, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer og harmoniseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Relativ høj administrationsgrad Relativt høje lønudgifter til administrative medarbejdere pr. indbygger Manglende specialisering på Løn og HR området En effektiv administrativ opgavevaretagelse er derudover typisk kendetegnet ved: Tydelige og velbeskrevet opgavedeling mellem afdelinger/forvaltningsområder Tydelige og velbeskrevet opgavedeling mellem det centrale og decentrale niveau Effektiv systemunderstøttelse af administrative arbejdsgange Systematisk opfølgning udvikling af effektive arbejdsgange Centralt udviklede styringsmæssige værktøjer til det decentrale niveau Udvikling og anvendelse af fælles skabeloner, standarder mv. Veludviklet intranet med vejledninger, tilgængelighed af relevante data, arbejdsgangsbeskrivelser mv. Tværgående koordinering af økonomistyring og opfølgning Systematisk og løbende kompetenceudvikling ift varetagelse af administrative opgaver Høj anciennitet blandt driftsmedarbejder og begrænset medarbejderomsætning Fleksibilitet blandt medarbejdere i forhold til cyklisk arbejdspres Løbende investeringer i ny teknologi og udvikling i den administrative opgavevaretagelse I forhold til rammerne for nærværende screening og kompleksiteten på administrationsområdet, så er det efter Deloittes vurdering ikke muligt at vurdere alle ovenstående områder og dermed heller ikke effektiviteten af Roskilde Kommunes administration som helhed. Der vil derfor i det følgende kun blive opgjort et harmoniseringspotentiale beregnet på baggrund af det administrative ressourceforbrug. Potentialet angiver alene den direkte økonomiske konsekvens ved at tilpasse sit udgiftsniveau til niveauet i sammenligningsgrundlaget. Harmoniseringspotentialet udgør ca. 29,8 mio. kr. Administrativt ressourceforbrug Generelt er det vanskeligt at opgøre og sammenligne kommunernes administrative ressourceforbrug idet valide og sammenlignelige opgørelser er underlagt en række helt centrale problemstillinger, herunder bl.a.: Kommunernes administrative centraliseringsgrad: Kommunerne har i forhold til håndtering af administrative opgaver en forskelligartet opgavedeling mellem forvaltnings- og institutionsniveauet. En relativ centraliseret opgavefordeling vil således typisk resultere i et relativt højt administrativt ressourceforbrug på konto 6. Anvendelse af eksterne ressourcer: Kommunerne anvender i varierende grad udlicitering af forskellige opgaver, herunder en række administrative opgaver vedrørende eksempelvis løn. Tilsvarende anvender kommunerne i varierende grad eksterne konsulenter, projektmedarbejdere mv. til løsning af opgaver af administrativ karakter. Outsourcing af administrative opgaver kan således åbenlyst resultere i et 62

tilsyneladende lavt administrativt ressourceforbrug, mens outsourcing af øvrige opgaver typisk vil medføre et yderligere administrativt ressourceforbrug i forbindelse med udbudsprocesser, leverandørstyring mv. Forskelle i konteringspraksis: Blandt andet i forlængelse af ovenstående er der væsentlige forskelle i den kommunale konteringspraksis, og en analyse af kommunernes administrative ressourceforbrug bør derfor ikke alene baseres på regnskabsdata. Følgende opgørelse af det administrative ressourceforbrug skal derfor betragtes med hensyn til ovenstående forbehold. Administrative udgifter I nedenstående tabel er opgjort administrative omkostninger for Roskilde Kommune og sammenligningsgrundlaget baseret på konto 6 konteringer: Hele landet Holbæk Køge Næstved Slagelse Roskilde Gns. Sammenligningsgrup pe NDU pr. 1000 borger (1000 kr.) 5.551 4.835 6.127 5.682 5.226 5.186 5.441 Det fremgår, at Roskilde kommune har relativt lavt udgiftsniveau på konto 6, hvilket indikerer at Roskilde Kommune har et relativt lavt udgiftsniveau til administration i sammenligning med øvrige kommuner. Administrationsgrad Af nedenstående tabel fremgår administrationsgraden i Roskilde Kommune og i sammenligningsgrundlaget. Administrationsgraden er opgjort som andelen af administrative medarbejdere i forhold til det samlede antal medarbejdere i kommunen og antallet af borgere i kommunen pr. administrativ medarbejdere. Administrations grad Holbæk Køge Næstved Slagelse Roskilde Gns. Sammenligningsgruppe Administrative medarbejdere/ samlet antal medarbejdere 13,6% 16,4% 14,8% 14,9% 15,8% 14,9% Antal borgere pr administrativ medarbejder 99 77 80 75 77 82 Note: beregnet i forhold til ansatte i december 2009 i overenskomstgrupperne: akademikere, bygningskonstruktører, chefer, kontor & it- personale, socialrådgivere & socialformidlere og tekniske designere. Det fremgår, at Roskilde kommune har en relativ høj administrationsgrad i sammenligning med gennemsnittet i sammenligningsgruppen. Roskilde kommune har således 77 borgere pr. administrative medarbejder og 15,8 pct. af de kommunalt ansatte udgøres af administrative medarbejdere (ved den anvendte definition), hvilket svarer til at Roskilde Kommunes administrative ressourceforbrug er ca. 6 pct. højere end i sammenligningsgrundlaget. Generelt udgør administrationsgraden et lidt bredere mål for det samlede administrative ressourceforbrug idet alle medarbejdere indenfor de opstillede kategorier indgår - uafhængig af organisatorisk tilhørssted. Administrationsgraden vil således typisk i højere grad end konto 6 være sammenhængende med serviceadgang og serviceniveau. Lønudgifter til administrative medarbejdere Af nedenstående tabel fremgår lønudgifterne til administrative medarbejdere baseret på ovenstående opgørelse. Holbæk Køge Næstved Slagelse Roskilde Gns. Sammenligningsgruppe Lønudgifter pr. 1000 borger 4.387 5.882 5.406 5.569 5.753 5.311 Note: lønudgiften er beregnet på baggrund af lønudgiften i december 2009 til overenskomstgrupperne: akademikere, bygningskonstruktører, chefer, kontor & it- personale, socialrådgivere & socialformidlere og tekniske designere. Det fremgår, at lønudgifterne til administrative medarbejdere i Roskilde kommune er ca. 442 kr. højere pr. borger end gennemsnittet i sammenligningskommunerne, svarende til ca. 8 pct. højere udgifter. Det fremgår desuden af ovenstående, at der er ca. 6 pct. flere administrative medarbejdere, hvilket betyder, at de administrative medarbejdere i gennemsnit er dyrere i Roskilde end i sammenligningsgrundlaget, hvilket sandsynligvis kan 63

henføres til den relativ høje andel af akademiske administrative medarbejdere i Roskilde kommune, samt det overenskomst fastsatte stedtillæg som alt andet lige øger lønniveauet i Roskilde Kommune i forhold til sammenligningsgrundlaget Harmonisering af udgifter Såfremt Roskilde kommune tilpasser sine administrative lønudgifter til gennemsnittet i sammenligningsgruppen, vil det medføre en udgiftsmæssig reduktion på ca. 29,8 mio. kr. I potentialet er der fratrukket et gennemsnits stedtillæg på gennemsnitlig 500 kr. om måneden pr administrative medarbejder. Det er dog vigtigt at fremhæve, at den administrative organisation udover de daglige driftsopgaver generelt kan understøtte en lang række forhold, der kan virke udgiftsreducerende for kommunen. Dette vedrører eksempelvis optimering af indkøb, ejendomsudvikling, udarbejdelse af værktøjer til bedre økonomisk styring eller koordinere samtænkning på tværs af forvaltningsområder. Det bør derfor efter Deloittes vurdering ikke være et mål i sig selv at sænke udgifterne/ressourceforbruget til administration, men derimod bør det overvejes, om man i administration har prioriteret de rigtige områder, og om ressourceforbruget er rimeligt i forhold til den støtte, man yder til den øvrige organisation. Fremadrettede effektiviseringsm uligheder Fremadrettede initiativer på administrationsområdet I forhold til ovenstående skal det dog bemærkes, at den administrative opgavevaretagelse løbende bør optimeres i forhold til de skiftende omgivelser, herunder ny lovgivning, nye opgaver i kommunerne, nye teknologier, ændret behov hos borgerne, ændret demografi mv. I den forbindelse kan der peges på en række konkrete forhold og muligheder, som efter Deloittes vurdering fremadrettet kan påvirke kommunernes administrative opgavevaretagelse: Øget systemintegration mellem fagsystemer og mellem økonomisystem og fagsystemer Øget digitalisering af arbejdsgange Elektronisk sagsbehandling Afbureaukratisering af administrative opgaver Oprettelse af fælles servicecentre Outsourcing af ikke kerneopgaver Udvikling af flere hjælpesystemer i forhold til effektive arbejdsgange, ejendomsdrift, indkøbsområdet mv. Det er Deloittes opfattelse, at ovenstående forhold kan nedbringe ressourcebehovet til administrative opgaver på centralt og decentralt niveau på tværs af landets kommuner. Kommuner der løbende og systematisk effektivisere sin opgavevaretagelse, vil derfor alt andet lige kunne forventes at nedbringe sit ressourceforbrug i forhold til den nuværende opgaveportefølje. Kørsel Vurdering af området Indikatorer for effektiv drift på området i Roskilde Kommune På området for personbefordring er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift på området. Heriblandt er det særligt væsentligt at fremhæve: Indkøb er ansvarlig for udarbejdelse og gennemførelse af udbud, hvilket sikrer, at udbudskompetencerne er samlet et sted. Der er 6 mdr. gensidigt opsigelsesvarsel på de fleste kontrakter, hvilket betyder, at kommunen kan ændre opgaveløsningen indenfor en forholdsvis kort tidshorisont. På området er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Der er i dag ingen tværgående koordinering af kørslen, idet opgaverne er skarpt opdelt på de forskellige kørselstyper, samt de lov-, politik og direktørområder, som kørslerne hører under. Der er ikke klarhed over udgifterne i forbindelse med kørsel af handicappede til aktivitets og arbejdstilbud, idet disse kørsler betales via taksterne for tilbuddene. Der er ingen beskrivelser af, hvor og hvordan visitationen til kørsel foregår herunder, om der i dag er sammenhæng mellem visitationen og budgetansvar. Indikatorer for harmoniseringspotentiale i Roskilde Kommune 64

På området er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at gennemføre harmoniseringer af det nuværende serviceniveau. Det er her væsentligt at fremhæve: Roskilde Kommune har et relativt højt udgiftsniveau til kollektiv trafik i forhold til sammenligningsgruppen På enkelte områder er serviceniveauet højere end det lovpligtige f.eks. svømmekørsel og kørsel af ældre til vedligeholdelsestræning. På enkelte områder varierer serviceniveauet internt i kommunen f.eks. skolebuskørsel og transport af ældre til daghjem og centre Der eksisterer forskelle i opgaveløsning, pris og serviceniveau på området for transport af ældre til daghjem og centre, idet kontrakterne fra Roskilde, Gundsø og Ramsø kommuner stadig er gældende Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering af serviceniveau Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på mellem 350.000 7 mio. kr. Potentialet for intern harmonisering afhænger af, hvordan serviceniveauet tilpasses på en række områder, men det er Deloittes vurdering, at potentialet er fra 1 mio. kr. og opefter. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for ekstern harmonisering til andre kommuner på området samlet set ligger på mellem 1,4 4,7 mio. kr. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Det er vigtigt at understrege, at realiseringen af potentialerne i nogle tilfælde kræver initiale investeringer, og at den fulde effekt af tiltagene på nogle områder først vil realiseres sig efter en vis implementeringsperiode, hvilket der overordnet er redegjort for i nedenstående: Forslag vedrørende genudbud og øget samkørsel: Forudsætningerne for at opnå effektiviseringer i forbindelse med genudbud og øget samkørsel er et velbeskrevet udbudsmateriale og en grundig undersøgelse af, hvilke områder hvor samkørsel vil være hensigtsmæssig. Forslaget forudsætter derfor øget dialog og koordinering på tværs af områder, og ressourcer til udarbejdelse af et velfunderet udbudsmateriale og efterfølgende kontraktstyring. Tidshorisonten for gennemførelse afhænger af, hvornår de nuværende kontrakter udløber/opsiges, men det er Deloittes vurdering at forberedelse og gennemførelse af udbudsprocessen kan varetages indenfor en tidshorisont på 1 år. Forslagets økonomiske effekt vil blive realiseret, når de nye kontrakter træder i kraft. Ændringer i den kollektive trafik: Forudsætningerne for gennemførelse af forslaget er en politisk beslutning om at justere serviceniveauet. Ændringer i den kollektive trafik skal aftales med Movia, og tidshorisonten for realisering af ændringerne er derfor afhængig af den aftale om indmeldelse af ændringer, der eksisterer mellem Roskilde Kommune og Movia. Gennemgang af visitationspraksis: Forudsætningerne for gennemførelse af forslaget er en grundig analyse af visitationspraksis på området herunder procedurer og værktøjer og sammenhæng mellem budget- og bestillingsansvar. Gennemførelse af forslaget kræver høj grad af medarbejder inddragelse evt. ved nedsættelse af en arbejdsgruppe, og der skal derfor investeres tid og ressourcer i en afdækning af området. Det er Deloittes vurdering, at forslaget kan realiseres indenfor en tidshorisont på 1 1,5 år inklusiv tid til forankring af ændringer i visitationspraksis i organisationen. Den økonomiske effekt vil forventeligt blive realiseret indenfor en 1-årig periode efter analysens afslutning sideløbende med at de nye procedurer og værktøjer bliver implementeret. Interne harmoniseringer af serviceniveau: Forudsætningerne for forslagene er en politisk beslutning om at fastsætte og sikre et ensartet serviceniveau. Det er Deloittes vurdering, at forslagene kan gennemføres indenfor en tidshorisont på 1 år. Der skal således afsættes tid en undersøgelse af, hvordan det nuværende serviceniveau skal tilpasses. Effektiviseringsforslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Genudbud af dagcenterkørsel: (ultimo 2010). Opgaven har ikke været udbudt siden kommunesammenlægningen. Potentiale ved udbud ca. 350.000 kr. Genudbud af skoletaxakørsel: Effektivisering som følge af hjemtagelse af en række pladser fra andre kommuner i de kommende år. Potentiale ved udbud ca. 650.000 kr. Samling af fremtidige udbud med henblik på at opnå mere samkørsel og deraf følgende stordriftsfordele: (Leverandørerne får flere opgaver og kan dermed udnytte deres chauffører og vognpark bedst muligt). 65

Forudsætningen for at disse besparelser kan opnås, er et velbeskrevet udbudsmateriale, der meget præcist definerer ydelsen. Herunder det forventede antal borgere, der skal køre, ruterne, beskrivelse af borgernes behov, det anslåede antal km., tidspunkter på dagen, der skal køres samt krav til vognenes udstyr og chauffører) Det er Deloittes erfaring, at der kan opnås besparelser på mellem 2-4 %, hvilket svarer til et potentiale på 540.000-1.080.000 kr. Nedlæggelse af en række faste udgifter/afgange i den kollektive trafik og erstatning med servicebusser: Det Fremgår, at Roskilde Kommunes udgifter til busdrift (467 kr. pr. 1000 borger) er det højeste blandt sammenligningskommunerne og højere end udgiftsniveauet i såvel region Hovedstaden og region Sjælland. I nedenstående skema er der taget højde for den vedtagne årlige besparelse på 2 mio. kr. Det betyder, at Roskilde Kommunes udgifter pr. 1000 borger reduceres til 443 kr. pr. borger, hvilket er lavere end niveauet i region Hovedstaden men stadig højere end sammenligningskommunerne og landsgennemsnittet. Kollektiv trafik - busdrift - inkl. politisk vedtaget årlig besparelse på 2 mio. kr. (1000 kr.) Region Hele landet Hovedstaden Region Sjælland Holbæk Køge Næstved Roskilde Slagelse Gns. sml.gruppe 2.32.31 Busdrift 2.307.973 774.962 336.825 23.098 20.476 28.986 36.278 29.599 25.540 Udgift pr. 1000 borger 417 461 410 332 358 357 443 382 357 Kilde: Deloitte Potentiale ved harmoniseringer: Potentiale ved harmonisering til landsgennemsnittet: 2.106.210 kr. Potentiale ved harmonisering til gennemsnit i sammenligningskommunerne: 6.982.932 kr. Gennemgang af visitationspraksis på hele kørselsområdet for at afdække om visitationen er organiseret hensigtsmæssigt og om der kan strammes op på visitationspraksis: Social og Sundhed har selv igangsat et arbejde med kortlægning af arbejdsgange i forbindelse med visitationen. Gennemgangen skal undersøge, om der eksisterer kvalitetsstandarder for visitationen, der er integrerede i sagsbehandlingen, og som sikrer ensartethed og effektivitet. Endvidere bør der ses på sammenhængen mellem bestillings- og budgetansvar herunder, om omkostningerne til kørsel er synliggjorte for bestiller, og om det er muligt for den budgetansvarlige at vide, om der i den konkrete visitation kunne være bevilget en billigere løsning. Erfaringsmæssigt kan gennemgang af visitationspraksis medføre effektiviseringer på ca. 5 % af udgifterne til behovsstyret kørsel. Dette svarer i Roskilde Kommunes tilfælde til et potentiale på ca.1.350.000 kr. Dette afhænger dog af, hvor stramt/løseligt der visiteres til kørsel i dag. Harmoniseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende harmoniseringsforslag: Harmonisering af afregningsmodeller i de kommende udbud, således at der afregnes pr. borger, hvor det er relevant frem for pr. time eller pr. måned: Dette giver den største gennemsigtighed i forhold til, om aktiviteter og udgifter afspejler hinanden. Der er ikke anslået et potentiale ved gennemførelse af forslaget, men det er Deloittes vurdering, at forslaget vil forbedre styrbarheden af området, og dermed indirekte skabe grundlag for effektiviseringer. Harmonisering af serviceniveau i forbindelse med skolebuskørsel, således at det kun er de elever, der falder indenfor kategorien lang og farlig skolevej, der tilbydes kørsel: Potentialet er ikke opgjort, men det er Deloittes vurdering, at det er af begrænset størrelse. Deloittes nøgletalsanalyse af Roskilde Kommunes nettodriftsudgifter til befordring af elever i grundskolen (funktion 3.22.06) viser, at Roskilde Kommunes udgifter ligger på niveau med gennemsnittet for Region Sjælland og landsgennemsnittet samt for Køge og Næstved kommuner. Det er Deloittes vurdering, at potentialet ved harmonisering af serviceniveauet er begrænset, idet skolebussen alligevel skal køre på de pågældende ruter. Kørsel af ældre til daghjem og centre: Roskilde Kommunes udgifter til kørsel til daghjem og centre var i 2009 3.927.123 kr. Det fremgår, at der ikke pt. er overblik over, hvor mange borgere, der er visiteret til kørsel til daghjem og centre efter hhv. 79, hvor kommunen ikke har befordringspligt og 84, hvor kommunen har befordringspligt. Social og Sundhed har vurderet, at potentialet ved en gennemgang af området er ca. 1 mio. kr. Gennemgangen indebærer en revurdering af visitationspraksis samt en harmonisering af tilbuddene til lokalcenter, hvor der pt. er forskelle på serviceniveauerne imellem centrene. Svømmeundervisning: Reduktion i svømmekørsler som følge af reduktion i antallet af timer til 66

svømmeundervisning samt placering af svømmeundervisning på klassetrin, hvor eleverne selv kan transportere sig. Der er ikke gennemført beregninger af potentialet ved reduktion i antallet af svømmekørsler. Det er Deloittes anbefaling, at der foretages en afdækning af dette med henblik på at anslå et muligt harmoniseringspotentiale. Kørsel til træning efter Sundhedsloven (genoptræning) og Serviceloven (vedligeholdelsestræning): Roskilde Kommunes udgifter til træningskørsel var i 2009 ca. 2,5 mio. kr. Det fremgår ikke, hvor stor en andel af disse kørsler, der udgøres af lovpligtig kørsel efter sundhedslovens 172, og hvor stor en andel, der udgøres af kørsel efter Serviceloven 79, hvor kommunen ikke har befordringspligt. Det er derfor ikke muligt at vurdere potentialet ved en harmonisering af serviceniveauet. Det er Deloittes vurdering, at der bør foretages en afdækning af dette med henblik på at anslå et harmoniseringspotentiale. Det fremgår, at udgifter til elevbefordring i Roskilde Kommune ligger nogenlunde på niveau med region Sjælland og landsgennemsnittet, men væsentlig højere end sammenligningsgruppen (hvor det dog skal bemærkes at Holbæks meget lave udgifter påvirker gennemsnittet betydeligt). Teknik og Miljø - skolebuskørsel nettodriftsudgifter regnskab 2008 (1000 kr.) Hele landet Region Hovedstaden Region Sjælland Holbæk Køge Næstved Roskilde Slagelse Gns.sml. gruppe 3.22.06 Befordring af elever i grundskolen 778.073 145.158 114.717 228 10.689 14.411 12.936 4.226 7.389 Udgift pr. 1000 borger 141 86 140 3 187 178 158 55 101 Potentiale ved harmoniseringer: Potentiale ved harmonisering til landsgennemsnittet:1.415.898 kr. Potentiale ved harmonisering til gennemsnit i sammenligningskommunerne: 4.683.959 kr. Rengøring Vurdering af området Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse på området i Roskilde Kommune På indkøbsområdet er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift på området. Heriblandt er det væsentligt at fremhæve: Kommunens rengøringsfunktion er løbende blevet effektiviseret bl.a. i forbindelse med et udbud i den gamle Roskilde Kommune i 2003 (effektiviseringsgevinst ca. 5 mio. kr.) Kommunens rengøringsfunktion blev i forbindelse med kommunalreformen effektiviseret, gennem en tilpasning til den gamle Roskilde Kommunes koncept (effektiviseringsgevinst 1,5 mio. kr.) På området er der dog en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: På dagsinstitutionsområdet er prisen pr. m2 højere i de daginstitutioner, hvor rengøringen varetages af den kommunale rengøringsfunktion end i de 30 daginstitutioner, hvor rengøringen varetages af en privat leverandør Indikatorer for harmoniseringspotentiale på området i Roskilde Kommune Endvidere er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at gennemføre harmoniseringer af serviceniveauet. Det er her væsentligt at fremhæve: Roskilde Kommune har et relativt højt serviceniveau sammenlignet med andre kommuner, og der er derfor potentiale for eksterne harmoniseringer. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på op til 9,5 mio. kr. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for ekstern harmonisering til andre kommuner på området samlet set ligger på 3,1-4,0 mio. kr. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Det er vigtigt at understrege, at realiseringen af potentialerne i nogle tilfælde kræver initiale investeringer, og at 67

den fulde effekt af tiltagene på nogle områder først vil realiseres sig efter en vis implementeringsperiode, hvilket der overordnet er redegjort for i nedenstående: Udbud af rengøringen på daginstitutionsområdet/folkeskoleområdet eller den samlede rengøringsopgave: Forudsætningen for realisering af forslagene er en politisk beslutning om udbud af dele eller hele området og efterfølgende inddragelse og information til de kommunale medarbejdere, der bliver berørt af et udbud. Det er Deloittes vurdering at udbudsprocessen kan gennemføres indenfor en relativt kort tidshorisont (med forbehold for eksisterende kontrakter på enkelte delområder), idet kommunen tidligere har udbudt dele af opgaven (på ældreområdet samt på 30 institutioner). Gennemførelsen af forslaget kræver, at der er afsættes ressourcer til udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbudsprocessen. Forslaget vil således kræve nogle indledende investeringer samt efterfølgende ressourcer til kontraktstyring og opfølgning. Den økonomiske effekt vil realiseres ved den/de nye kontrakters ikrafttrædelse. Effektiviseringsforslag Harmoniseringer af serviceniveau: De eksterne harmoniseringer omfatter nedsættelse af rengøringsfrekvensen på skoleområdet og det administrative område. Forudsætningen for realisering af forslagene er en politisk beslutning om reduktion af serviceniveauet, og effekten kan realiseres indenfor en relativ kort tidshorisont (3 6 måneder). På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Udbud af rengøringen på daginstitutionsområdet: Effektiviseringspotentiale 3 mio. kr. Regulering af arbejdstakten fra arbejdstakt 100 til arbejdstakt 110: Effektiviseringspotentiale ca. 4 mio. kr. Det skal her bemærkes, at man i andre kommuner arbejdes med arbejdstakster på op til 130 på visse områder. En sådan regulering vil medføre et yderligere effektiviseringspotentiale. Udlicitering af rengøringen på folkeskoleområdet eller på hele den samlede rengøringsopgave i kommunen: Kommunen har anslået effektiviseringspotentialet til hhv. 4 mio. kr. såfremt rengøringen på folkeskoleområdet udliciteres og 9,5 mio. kr. såfremt den samlede rengøringsopgave udliciteres. Nettobesparelsen vil dog være mindre, idet der ikke er taget højde for udbudsomkostninger, omkostninger ved virksomhedsoverdragelse og efterfølgende omkostninger til kontrol/ kontraktstyring på området. Erfaringen fra andre kommuner, der har udbudt den samlede rengøringsopgaver viser, at det er nødvendigt at afsætte ressourcer til kvalitetskontrol og opfølgning, således at det sikres, at leverandøren leverer den aftalte ydelse. Dette er primært erfaringen i kommuner, hvor tildelingskriteriet har været laveste pris. Det er Deloittes vurdering, at Roskilde Kommune skal anvende tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, og dermed sætte fokus på andet end pris (f.eks. driftssikkerhed og kvalitet.). Endvidere er det Deloittes anbefaling, at Roskilde Kommune med fordel kan opdele udbuddet i en række geografiske delområder, som leverandørerne kan byde ind på. Flere forskellige leverandører giver også kommunen et sammenligningsgrundlag i forhold til kvaliteten i den leverede ydelse. Kommunen anfører i sine overvejelser vedr. udbud på hele dagsinstitutionsområdet, at En kombination mellem privat og kommunal opgavevaretagelse vil give mulighed for sammenligning af den udførte rengøringskvalitet, samt fastholde kompetencerne i den kommunale organisation, såfremt opgaven evt. på et senere tidspunkt hjemtages. I den forbindelse anfører kommunen således, at det erfaringsmæssigt er ressourcekrævende, at hjemtage rengøringsopgaven, når først hele opgaven har været udbudt. Deloitte anbefaler dog, at man ikke kombinerer, men snarere sørger for udbud af størst mulige pakker som forudsætning for at hjemtage den fulde gevinst ved ikke at have en reduceret kommunal organisation, som bliver mindre produktiv (flere ledere pr. udførende medarbejder). Det er således Deloittes vurdering, at rengøringsopgaven ikke er specialiseret i.f.t. andre kommuner eller kompetencerne på det private rengøringsmarked, hvorfor det vurderes at være relativt simpelt at generhverve kompetencerne, hvis kommunen senere ønsker at hjemtage opgaven. Harmoniseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende konkrete forslag til harmonisering af serviceniveauet: Nedsættelse af rengøringsfrekvensen på skoleområdet og det administrative område: Det fremgår, at Roskilde Kommune har et relativt højt serviceniveau på rengøringsområdet, og at de foreslåede harmoniseringer vil bringe kommune på niveau med serviceniveauet i mange andre kommuner. På skoleområdet er der udarbejdet følgende forslag: 68

Nedsættelse af gulvvaskefrekvensen i klasseværelser nedsættes fra 2 til 1 gang om ugen. Harmoniseringspotentiale 950.000 kr. Nedsættelse af gulvvaskefrekvensen i fagklasser nedsættes fra 2 til 1 gang om ugen. Harmoniseringspotentiale 380.000 kr. Nedsættelse af gulvvaskefrekvensen på gange og trapper nedsættes fra 2 til 1 gang om ugen. Harmoniseringspotentiale 190.000 kr. Nedsættelse af gulvvaskefrekvensen på SFO fra daglig til 1 gang om ugen. Harmoniseringspotentiale 750.000 kr. På administrationsområdet er der udarbejdet følgende forslag: Reducering af rengøring på kontorerne til 3 eller 1 gang om ugen. Harmoniseringspotentialerne er hhv. 800.000 kr. eller 1,7 mio. kr. Samlet harmoniseringspotentiale på skole, SFO og administrationsområdet: 3,1 4 mio. kr. Forslagene til harmonisering er tilvejebragt i samarbejde med kommunens rengøringskonsulent, som antages at have indgående kendskab til bygningerne, hvorfor Deloitte ikke har anledning til yderligere forslag til harmonisering. Borgerservice Vurdering af området Indikatorer for effektiv drift på området i Roskilde Kommune På området for Borgerservice er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift på området. Heriblandt er det særligt væsentligt at fremhæve: Der arbejdes bevidst med kanalstrategi med henblik på at kanalisere flere borgere over i selvbetjeningsløsninger Der arbejdes med implementering af arbejdsværktøjer og systemer som f.eks. KL s arbejdsgangsbank, lean omstillingsrobot og doc2mail, hvor alle breve sendes til E-boks. På området er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Der er behov for nye selvbetjeningsløsninger, idet det ikke er muligt at kanalisere flere borgere over i de eksisterende selvbetjeningsløsninger. Borgerservice varetager selv en række opgaver, der normalt varetages af tværgående funktioner f.eks. mødeservice, kontakt til håndværkere, arkivfunktion mv., idet borgerservice er placeret på selvstændige lokationer Det er Deloittes vurdering, at konkrete forslag til effektivisering resulterer i et samlet potentiale på ca. 370.000 kr. Indikatorer for harmoniseringspotentialer i Roskilde Kommune På området er der en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at gennemføre harmoniseringer af serviceniveauet. Det er her væsentligt at fremhæve: Borgerservice er placeret på tre lokationer, hvoraf to er mindre lokationer med kortere åbningstid, hvorfor der er potentiale ved at samle borgerservice ét sted. Det er Deloittes vurdering, at potentialet for harmonisering internt på området i Roskilde Kommune er op til ca. 2 mio. kr. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Det er vigtigt at understrege, at realiseringen af potentialerne i nogle tilfælde kræver initiale investeringer, og at den fulde effekt af tiltagene på nogle områder først vil realiseres sig efter en vis implementeringsperiode, hvilket der overordnet er redegjort for i nedenstående: Organisationsændringer i borgerservice reduktion af centre/ ændringer i åbningstider: Forudsætningerne for en realisering af de forskellige forslag er, at der træffes politisk beslutning om, hvorvidt borgerservicestrukturen skal være centraliseret eller decentraliseret i Roskilde Kommune. Det er Deloittes vurdering, at tidshorisonten for forslagene er mellem 1-3 år afhængig af, hvor vidtgående 69

forandringer, der besluttes. Ved en fuld centralisering vil harmoniseringen tage længere tid, idet der skal afsættes tid og ressourcer til planlægning, afvikling af eksisterende lokationer og indretning af nye, information af borgerne samt implementering af kanalstrategi mv. Besparelserne forbundet med opsigelse af lejemål vil slå igennem på kort sigt, mens den samlede økonomiske effekt vil slå igennem på lidt længere sigt, idet der er indledningsvise omkostninger forbundet med at etablere og idriftsætte den nye organisation. Effektiviseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Effektivisering på området for boligstøtte ved reduktion med et årsværk. Deloitte har anslået potentialet til ca. 370.000 på baggrund af gennemsnitslønudgiften i borgerservice. Det er Deloittes vurdering, at forslaget kan gennemføres indenfor en relativt kort tidshorisont på baggrund af en afdækning af systemer/ metoder for sagsbehandling i kontaktkommunerne. Harmoniseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende harmoniseringsforslag: Lukning af borgerservicebutikken i Roskilde om lørdagen. Roskilde Kommune har estimeret potentialet til 400.000 kr. Kommunen bemærker, at forudsætningen for gennemførelse af forslaget er, at henvendelsesmønstret ændrer sig. Ellers vil forslaget kræve, at bemandingen opnormeres på andre tidspunkter. Det er ikke beregnet, hvad en opnormering vil have af økonomiske konsekvenser. Reduktion af åbningstiden i alle tre borgerservicecentre. Roskilde Kommune har estimeret potentialet til 650.000 kr. Et alternativt forslag er, at borgercentrene i Viby og Jyllinge lukkes eller, at åbningstiderne reduceres. o Ved lukning: 920.000 kr. o Ved åbningstid reduceret til 2 dage: 340.000 kr. o Vejledning flyttes til bibliotekerne. Roskilde Kommune har estimeret potentialet til 550.000 kr. Det er Deloittes vurdering, at løsningen med at lukke de to borgerservicecentre er fordelagtig idet løsningen vil betyde frigørelse af to lokationer, der kan udnyttes til andre kommunale formål. For Borgerservice på Viby Bibliotek, vil pladsen kunne udnyttes af biblioteket, hvilket kan blive relevant i forbindelse med eventuelle lukninger af bibliotekerne i Ågerup, Gadstrup og Gundsømagle. For Borgerservice i Jyllinge kan lejekontrakten opsiges, såfremt der ikke kan findes anden hensigtsmæssig anvendelse af lokalerne. Det er dog vigtigt at understrege at lukning af de to borgerservicecentre vil betyde behov for yderligere plads og personale på det centrale borgerservicecenter i Roskilde, da mange henvendelser (ca. 43 % i 2009) kræver personligt fremmøde. Rådhusservice Vurdering af området Indkøb Indikatorer for effektiv opgavevaretagelse på området i Roskilde Kommune På indkøbsområdet er der en række indikatorer, som efter Deloittes vurdering, er et udtryk for effektiv drift på området. Heriblandt er det særligt væsentligt at fremhæve: Der er etableret en central indkøbsfunktion Der er på Roskilde Kommunes foranledning etableret et indkøbssamarbejde med de øvrige kommuner i region Sjælland (K17) Der er gennemført betydelige besparelser på en lang række områder På området er der endvidere en række indikatorer, som Deloitte vurderer, kan være udtryk for, at der er muligheder for at indhente effektiviseringer. Det er her væsentligt at fremhæve: Det er Deloittes vurdering, at en indkøbsafdeling med to indkøbskonsulenter er sårbar i betragtning af Roskilde Kommunes størrelse og volumen i antallet af udbud og indkøb. De begrænsede ressourcer betyder, at der ikke sker tilstrækkelig intern og ekstern opfølgning på 70

anvendelsen af de indgåede aftaler Kommunen anslår, at rammeaftalerne benyttes i forbindelse med ca. 30 % af de indkøb der foretages i kommunen, hvilket betyder, at der er potentiale for effektiviseringer i forbindelse med 70 % af kommunens samlede indkøb. Kommunens e-handelsløsning Rakat, der kan håndtere information, aftalehåndtering, e-handel og modtagelse og betaling af fakturaer benyttes i kun ca. 15 % af kommunens varebestillinger. Den fulde effekt af det tværkommunale indkøbssamarbejde er endnu ikke realiseret i forhold til nye aftaler, forbedret leveringsbetingelser mv. Vurdering af potentialer i forhold til effektivisering og harmonisering Det er Deloittes erfaring, at en kommune med Roskilde Kommunes karakteristika og modenhedsniveau i indkøbsfunktionen i gennemsnitlig kan effektivisere deres indkøb med 10-20 % på udvalgte grupperinger, hvilket i Roskilde Kommune vil svare til et potentiale i størrelsen 25-50 mio. kr. En nærmere opgørelse af det økonomiske potentiale i Roskilde Kommune, forudsætter dog en analyse af nuværende prispunkter, indkøbsmængder og leveringsbetingelser. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Professionalisering af indkøbsorganisation (styrkelse med flere årsværk og evt. flytning af indkøb til administrativt niveau). Det kræver investeringer i indkøbsorganisationen for at opnå de potentielle besparelser. Investeringen vedrører særligt flere ressourcer og eventuel bedre systemunderstøttelse i forhold til elektronisk indkøb og systematisk opfølgning. Det er Deloittes vurdering at opbygning af en professionel indkøbsorganisation vil kunne realiseres indenfor et år, hvorefter arbejdet med at udbyde nye områder, indgå aftaler, følge op på aftaler internt og eksternt, undervise det decentrale niveau mv. kan begynde. Den fulde økonomiske effekt vil efterfølgende kunne realiseres i takt med nye aftaleindgåelser, hvilket efter Deloittes vurdering, kan gennemføres inden for en yderligere 1-2 årig periode. Effektiviseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Indkøbsafdelingens volumen og opgaveportefølje. Det er Deloittes vurdering, at der er behov for opnormering af antallet af ansatte i indkøbsfunktionen for at sikre tilstedeværelsen af de ressourcer og kompetencer, der er nødvendige for at kunne opnå effektiviseringer på indkøbsområdet. Det er således Deloittes vurdering, at en indkøbsafdeling med 2 indkøbskonsulenter er sårbar i betragtning af Roskilde Kommunes størrelse og volumen i antallet af udbud og indkøb. Til sammenligning har Slagelse Kommunes ifølge deres hjemmeside ansat 3 årsværk mens det fremgår af Næstved og Holbæks hjemmesider, at de har 5 årsværk. Indkøbsafdelingen kan eksempelvis styrkes med 1-2 årsværk, og der kan investeres i det en bedre systemunderstøttelse af indkøbsområdet. Det er Deloittes vurdering, at en styrket indkøbsorganisation er en forudsætning for, at der vil kunne effektiviseres på følgende områder: Sikring af at udbudspligten overholdes, således at kommunen opnår de bedste priser på køb af varer og tjenesteydelser. Det fremgår af udbudspolitikken, at Roskilde Kommune køber varer og tjenesteydelser for over 1 mia. kr. om året, og at kommunen har 120-140 udbudspligtige områder. Til dato er der gennemført udbud på ca. 70 områder, hvilket er relativt højt sammenlignet med andre kommuner, men stadig efterlader et potentiale for at effektivisere indkøbene indenfor de resterende 50-70 områder. Det er ikke muligt at give et nærmere estimat at potentialet indenfor disse områder, da der er store forskelle i besparelsespotentialet fra område til område, og pt. er der ikke overblik over, hvilke områder, der mangler at blive udbudt. Kommunen vurderer, at det er svært at skabe det overblik, der skal til for at effektivisere området på grund af de få ressourcer. Der er således en stor risiko for, at Roskilde Kommune dels ikke overholder sin udbudspligt og dels ikke opnår de besparelser, der er forbundet med konkurrenceudsættelse. Kommunen behøver dog ikke gennemføre udbud selv for at overholde udbudspligten. Der er således mulighed for at anvende SKIaftalerne, hvilket Odsherred Kommune blandt andet har benyttet sig af på rengøringsområdet. Intern opfølgning på anvendelse af rammeaftaler. Kommunen anslår, at rammeaftalerne benyttes i forbindelse med ca. 30 % af de indkøb der foretages i kommunen, hvilket betyder, at der er potentiale for effektiviseringer i forbindelse med 70 % af kommunens samlede indkøb. Det betyder, at kommunen med stor sandsynlighed ikke opnår de samme fordelagtige priser, der er forhandlet hjem på 71

rammeaftalerne i 70 % af indkøbene. Samme problematik gælder i forhold til kommunens e-handelsløsning, der kun anvendes i 15 % af indkøbene, hvilket er et lavt niveau i forhold til at drive en effektiv indkøbsorganisation. Det er Deloittes vurdering, at der et større fokus på anvendelse af de centralt indgåede aftaler og tilgængelige værktøjer kan generere et potentiale dels i form af billigere priser, og dels i form af mindre tidsforbrug i forbindelse med undersøgelse af markedet og indhentelse af tilbud decentralt. Potentialet er dog svært at opgøre, da det reelle omfang af decentralt indkøb fordelt på varer og priser ikke er kendt. Det er Deloittes erfaring, at årsagerne til den lave anvendelse af rammeaftaler og e- handelssystemer er manglende kendskab til rammeaftalerne og manglende viden om brug af it-systemer på det decentrale niveau. Det er derfor vigtigt at der sættes fokus på formidling og uddannelse til det decentrale niveau i forhold til, hvordan og hvor der skal købes ind. I nogle kommuner har det været muligt at indgå aftaler med leverandørerne om, at varekøb skal foregå elektronisk og ikke pr. telefon. Det er dog Deloittes vurdering, at dette i de fleste tilfælde vil være svært at realisere i praksis, hvorfor der vil være mere hensigtsmæssigt at øge indsatsen i forhold til information og opfølgning i forhold til det decentrale niveau f.eks. ved ansættelse af en specifik e-handelsmedarbejder, som kommunen selv foreslår. Dette kan evt. kombineres med en ændret adgang til at bestille varer decentralt, således at ansvaret for decentrale indkøb fordeles på færre personer. Ekstern opfølgning på rammeaftaler. Udover den interne opfølgning bør der være ressourcer til at varetage den eksterne opfølgning på rammeaftalerne. Opfølgningen skal sikre en løbende kontrol af, at leverandørerne sender de rigtige varekataloger med de rigtige priser, således at det undgås at de decentrale indkøbere modtager fulde varekataloger, hvor det reelt kun er nogle af priserne, der er rammeaftalepriser. Det er Deloittes opfattelse, at der i forbindelse med en evt. omorganisering/opnormering skal sættes fokus på indkøbsfunktionens opgaveportefølje. Det tyder ikke på, at der foregår en central opfølgning og kontraktstyring i forhold til de indgåede aftaler/kontrakter, og det fremgår ikke, om ansvaret for kontaktstyring er placeret decentralt. Mens det er fordelagtigt, at de decentrale enheder varetager den daglige kontakt til leverandørerne, kan det være en fordel, at det overordnede ansvar for kontraktstyringen er placeret centralt i den enhed, der også har ansvaret for udbud og indgåelse af kontrakter. På denne måde fastholdes kompetencer og viden om de pågældende områder og leverandører i indkøbsfunktion. Samlet set er det således Deloittes vurdering, at der er potentiale for effektivisering i Roskilde Kommunes indkøbsfunktion. Det skal dog bemærkes, at det er vanskeligt at vurdere potentialets størrelse, dels fordi der allerede er gennemført besparelser på området, og dels fordi en nærmere vurdering vil kræve kendskab til nuværende varegrupper, mængder og priser. En generel overordnet vurdering er dog, at der vil være et effektiviseringspotentiale på mellem 10-20 % indenfor art. 2.2 fødevarer, 2.7. anskaffelser og 2.9 øvrige varekøb. Dette vil i Roskilde Kommune svare til mellem 25-50 mio. kr. Vurdering af området Post og betjent På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende effektiviseringsforslag: Deloitte vurderer, at normeringen generelt virker fornuftig i forhold til de udførte opgaver. Det vurderes dog samtidig, at der kunne være potentiale for effektiviseringer ved at organisere området efter cost-center princip, som indebærer at afdelinger/institutioner faktureres internt for de rekvirerede ydelser. Det giver erfaringsmæssigt øget opmærksomhed på at begrænse omfanget af ydelser, som i den nuværende ordning opfattes som gratis, herunder dele af følgende opgaver: 1. Øvrige kørselsopgaver for IT, skoler mv. (kørsel med klassesæt for skolebiblioteket 1 medarbejder) 2. Administrative opgaver, herunder kontorartikler, telefonpasning mv. 3. Flagning (3 steder på flagdage) 4. Central trykkerifunktion (dagsordener, lokalplaner og alm. trykopgaver) 5. Vedligeholdelse af bilpark, cykler mv. 6. Alm. forefaldende opgaver, affaldshåndtering samt bistand ved byrådsmøder 7. Servicering af kopimaskiner og kopirum 72

Deloitte vurderer, at potentialet for effektivisering ved en cost-center struktur kunne være 1 2 årsværk, svarende til mellem 0,5 1 mio. kr. Forudsætning Det er Deloittes vurdering, at forudsætningen for organiseringen af cost-center princip er en kulturændring i administrationen, der sætter fokus på, at området leverer en service, der skal betales for. Samtidig skal det bemærkes, at forslaget kræver investeringer i form af et internt faktureringssystem. Det er Deloittes vurdering, at forslaget kan gennemføres indenfor en relativt kort tidshorisont (under 1 år). Idet der vil være nogle omkostninger forbundet med etablering af et internt faktureringssystem, vil den økonomiske effekt først slå igennem på lidt længere sigt. Vurdering af området Kantine Funktionen er normeret med 10,36 årsværk og lønsummen for 2009 var kr. 3,5 mio. kr. Det fremgår, at den primære drift forudsættes at hvile i sig selv foruden standardforplejning (fri kaffe og frugt) og lønudgifterne til personalet, der afholdes af kommunen. Det er Deloittes vurdering, at der i forbindelse med kantinedriften i Roskilde Kommune er fokus på fleksibilitet og kvalitet, og Deloitte har dermed ikke nogle forslag til effektiviseringer. Deloittes vurderer, at kantinedriften ikke overholder princippet om, at den primære drift skal hvile i sig selv. Det er derfor Deloittes vurdering, at der kan foretages en justering af kantinens priser til et niveau, der er sammenligneligt med andre kantiner af samme standard. Forudsætninger og tidshorisont for realisering af forslag Prisen på kantineordningen hæves fra 360 kr. pr. måned til 450 kr. pr. måned svarende til en stigning i dagsprisen fra 25-50 kr. Forudsætningerne for realisering af forslaget er en beslutning om, at prisniveauet ændres, således at den primære drift i højere grad kan hvile i sig selv. Forslaget kan implementeres indenfor en kort tidshorisont. harmoniseringsf orslag På baggrund af områdets input til Deloittes analyseramme samt kommunens øvrige analyser af området, kan der opstilles følgende harmoniseringsforslag: Regnskabstallene fra 2009 viser, at udgifterne forbundet med Øvrig drift (dvs. al drift udover lønudgifter) er 592.762 kr., hvilket betyder, at den primære drift ikke hviler i sig selv. En mulighed for at øge kantinens indtægter er at hæve prisen for et måltid mad. I dag er dagsprisen 20 kr. (360 kr. pr. måned), hvilket ifølge Deloittes vurdering er lavt i betragtning af kantinens standard. Såfremt dagsprisen hæves til 25 kr. (450 kr. pr. måned), så vil dette generere en potentiel merindtægt på 432.000 kr. (under forudsætning at 400 er tilmeldte medio 2010). Såfremt prisen justeres op til 25 kr. pr. måltid ville kommunens nettoudgifter forbundet med øvrig drift være 160.762 kr. og dermed være tættere på at hvile i sig selv. 73