Sundhed Viborg, den 9. februar 2017 /kjor Refer til mødet i kl. 08:00 i Aarhus Universitet, Nordre Ringgade 1, bygning 1431, Frandsensalen
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Ny hovedaftale - underskrivelse og kommunikion (5 min. - kl. 08.00-08.05) (OT) 1 2 Justering af LUR-medlemskredsen (10 min. - kl. 08.05-08.15) (OT) 2 3 Proces for interim-perioden (60 min. - kl. 08.15-09.15) (OT) 3 4 Underaftaler til hovedaftalen - tids- og procesplan for gennemgang (15 min. - kl. 09.15-09.30) (OSN) 5 5 Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond (5 min. - kl. 09.30-09.35) (OT) 7 6 Orientering vedr. udviklingen af medicinuddannelsen (5 min. - kl. 09.35-09.40) (OSN) 9 7 Orientering fra parterne (5 min.- kl. 09.40-09.45) 9 8 Eventuelt 10 9 Deltagere på mødet 10
1 1. Ny hovedaftale - underskrivelse og kommunikion (5 min. - kl. 08.00-08.05) (OT) Det indstilles, orienteringen tages til efterretning. det godkendes, der i forbindelse med underskrivelsen af hovedaftalen sendes en enslydende pressemeddelelse ud fra de tre organisioner. LUR godkendte i december, oplægget til hovedaftale for samarbejdet om forskning, udvikling og uddannelse blev indstillet til godkendelse i VIAs bestyrelse og Region Midtjyllands regionsråd. Der var fra universitetets side ikke behov for yderligere godkendelsesproces, hvorfor aftalen for Aarhus Universitets vedkommende allerede blev godkendt i forbindelse med LUR-mødet den 12. december 2016. Hovedaftalen er nu behandlet i både VIA- og RM-regi og er begge steder formelt godkendt (henholdsvis den 30. januar og den 25. januar 2017). Hovedaftalen vil derfor nu blive sendt til underskrift i hver af de tre organisioner. Det indstilles, der i forbindelse med underskrivelsen af hovedaftalen udsendes enslydende pressemeddelelser fra AU, RM og VIA, hvor der bl.a er udtalelser fra både Ole Steen Nielsen, Aase Lydiksen og Ole Thomsen. Orienteringen blev taget til efterretning. Det blev godkendt, der i forbindelse med underskrivelsen af hovedaftalen udsendes en fælles pressemeddelelse. Aarhus Universitet tager initiiv til udarbejdelse af pressemeddelelsen. Pressemeddelelsen sendes til kommentering i både VIA- og RM-regi, inden den sendes ud.
2 2. Justering af LUR-medlemskredsen (10 min. - kl. 08.05-08.15) (OT) Det indstilles, LUR godkender, Region Midtjyllands repræsentantion i LUR udvides med en ekstra repræsentant. LUR gav på mødet den 12. december 2016 input til kommissorierne for de tre udvalg i det udvidede forsknings-, udviklings- og uddannelsessamarbejde mellem Aarhus Universitet (AU), VIA University College (VIA) og Region Midtjylland (RM). Vedhæftet er de endelige kommissorier, som efter skriftlig høring er godkendt af LUR. Region Midtjylland har i forlængelse af mødet i LUR valgt lægefaglig direktør Lone Winther Jensen fra Regionshospitalet Randers til den regionale del af formandskabet i Koordinionsudvalget for Uddannelse. Region Midtjylland vurderer, Lone Winther Jensen er den rigtige person til varetage formandsposten i koordinionsudvalget. Valget betyder imidlertid, der er valgt en formand, som ikke samtidig har en plads i LUR. Det har indtil nu været praktiseret et rotionsprincip for regionshospitalernes repræsention i LUR, således de to regionshospitalspladser i LUR går på skift mellem hospitalerne med udskiftning hvert andet år. Der er et stort ønske fra regionshospitalerne om fastholde denne ordning, og det findes derfor ikke hensigtsmæssigt, Lone Winther Jensen i sin egenskab af samtidig være repræsentant for regionshospitalerne, på permanent basis skal optage den ene af de to regionshospitalspladser i LUR. Som også bemærket på LUR-mødet i december, bør formandskaberne for koordinionsudvalgene være repræsenteret i LUR. Region Midtjylland indstiller derfor til godkendelse, regionen tildeles en ekstra plads i LUR, som Lone Winther Jensen kan indtræde i sin egenskab af formand for Koordinionsudvalget for Uddannelse. Det blev godkendt, Region Midtjylland tildeles en ekstra plads i LUR, som lægefaglig direktør Lone Winther Jensen indtræder i i kraft af sin rolle som formand for Koordinionsudvalget for Uddannelse. Aarhus Universitet og VIA University College bemærkede, Region Midtjylland i forvejen har en tung repræsention i LUR, og det er vigtigt, Lone Winther Jensen gøres opmærksom på, hun i LUR-sammenhænge ikke repræsenterer regionshospitalerne, men koordinionsudvalget. Det bør i øvrigt være et opmærksomhedspunkt i den kom-
3 mende proces med gentænkning af samarbejdet, der skal ses på balancen i de tre parters repræsention i LUR og kooordinionsudvalgene. Kommissoriet for LUR er blevet opderet med regionens ekstra plads i udvalget. Det opderede kommissorium er vedlagt referet. Bilag Kommissorium for LUR_endelig godkendt version_19. januar 2017 Kom. for Forsk.udvalg_endelig godkendt version_19. januar 2017 Kom. for Udd.udvalg_endelig godkendt version_19. januar 2017 3. Proces for interim-perioden (60 min. - kl. 08.15-09.15) (OT) Det indstilles, Ole Steen Nielsen, Ole Thomsen og Aase Lydiksen orienterer om deres overvejelser i forhold til den kommende proces for nytænkning af samarbejdet. de opstillede spørgsmål drøftes i grupper, og der laves en fælles opsamling med input til sekretariets videre arbejde frem mod afviklingen af et døgnseminar, herunder input til oplægsholdere på seminaret. tidsplan for og output af processen for interim-perioden besluttes. På LUR-mødet den 12. december 2016 blev den nye hovedaftale godkendt som en interim-aftale for 1½ år. Samtidig blev det besluttet, der i interim-perioden skal gennemføres en proces, hvor samarbejdet gentænkes med henblik på få udarbejdet en stregi, som løfter ambitionsniveauet for samarbejdet. Jf. Kommissorium for LUR skal der således igangsættes en proces, der har til formål, LUR i 2018 kan vedtage en stregi for samarbejdet om forskning, uddannelse og udvikling og med en fornyet beskrivelse af organiseringen af et integreret samarbejde, der understøtter stregiens ambitioner. Der blev på LUR-mødet givet udtryk for, LUR ønsker en proces, hvor LUR og de to underliggende koordinionsudvalg i høj grad bliver involveret i gentænkning af samarbejdets formål og organiseringen heraf. Der blev konkret forslået afholdelse af et døgnseminar.
4 Ole Steen Nielsen, Ole Thomsen og Aase Lydiksen har på et møde ultimo januar haft en indledende drøftelse af den videre proces, herunder hvilke ønsker og forventninger der er til: Selve processen - fra starten af 2017 til medio 2018 Konkrete forventninger til døgnseminar - formål, indhold, deltagerkreds mv. Styring af processen Output af processen Der vil blive givet en orientering fra drøftelserne på ovennævnte møde, herunder orienteret om planerne for et kommende døgnseminar for LUR-kredsen sidst på foråret/først på sommeren. Med udgangspunkt i orienteringen fra mødet ønskes en videre drøftelse i LUR af processen i interim-perioden. Der lægges op til, LUR-kredsen på mødet inddeles i grupper, og hver gruppe forholder sig til følgende spørgsmål: 1. Hvad ønsker I få ud af samarbejdet mellem AU, RM og VIA? 2. Hvad kunne næste niveau i samarbejdet være? 3. Hvad kunne være den største ambition for samarbejdet? 4. Hvad vil du/din organision bidrage med til samarbejdet? Der vil efter gruppearbejdet blive lavet en opsamling, som skal danne udgangspunkt for sekretariets videre arbejde frem mod afviklingen af døgnseminaret. En foreløbig skitse over visionsprocessen er vedlagt til orientering. Ole Thomsen, Ole Steen Nielsen og Aase Lydiksen redegjorde kort for de indledende drøftelser, de har haft i forhold til den kommende proces for gentænkning af samarbejdet. LUR-kredsen blev inddelt i grupper med henblik på drøftelse af de spørgsmål, som fremgik af sagsfremstillingen. I den efterfølgende opsamling blev der aftalt følgende: Der skal gennemføres en kritisk analyse af det hidtidige LUR-samarbejde. Resulterne af analysen skal bruges som input til døgnseminaret. VIA skal lave en en opgørelse over deres nuværende samarbejdsrelioner med RM og AU, så erfaringerne herfra kan inddrages på døgnseminaret. Der skal foreløbigt arbejdes videre med nedenstående overordnede temaer. Det blev dog bemærket, der også kan vise sig andre spor, som skal tages med, samt der skal være en opmærksomhed på sikre, folkesundhedsaspektet forts får plads i samarbejdet: o Translionel forskning - omsætning af ny viden til klinisk praksis. o Uddannelse - hvordan skal vi forme fremtidens medarbejdere.
5 o o Erhverv, herunder innovion - hvordan kan samarbejdet bidrage til, parterne sammen bliver en foretrukken samarbejdspartner for virksomhederne. Organision - forskning i organisionsudvikling og hensigtsmæssig organisering af arbejdsgange. Som oplægsholdere til døgnseminaret blev der foreslået personer, der kan inspirere med: o Fremtidens krav til uddannelser med henblik på inspirere kredsen til arbejde med, hvordan et samarbejde mellem de tre parter kan bidrage til udvikling af sundhedsuddannelserne. o Erhvervsområdet og teknologiudvikling med henblik på inspirere kredsen til arbejde med, hvordan et samarbejde kan være en kalysor for innovion og teknologiudvikling. o Hvordan har andre regioner i Danmark organiseret samarbejdet. Konkret inviteres Region Hovedstaden til præsentere deres nye vision, stregi og struktur for området og de overvejelser, der ligger bag. Sekretariet arbejder videre med planlægning af døgnseminaret og udmelder en do forventeligt i maj eller juni måned. Der opfordres til, medlemmerne prioriterer deltage i døgnseminaret. Spørgsmål som dukker op frem mod afviklingen af døgnseminaret vil blive afklaret direkte med Ole Thomsen, Ole Steen Nielsen og Aase Lydiksen. Bilag Foreløbig skitse til visionsproces_30. januar 2017 4. Underaftaler til hovedaftalen - tids- og procesplan for gennemgang (15 min. - kl. 09.15-09.30) (OSN) Det indstilles, LUR godkender tids- og procesplanen for udarbejdelsen/revisionen af underaftaler til hovedaftalen. LUR beslutter, om udarbejdelse af nye aftaler vedr. henholdsvis forskning/udvikling og uddannelse skal afvente visionsprocessen og en ny hovedaftale.
6 Med indgåelsen af hovedaftalen for det udvidede forsknings-, udviklings- og uddannelsessamarbejde samt arbejdet med præcisering af regionens forskningsansvar er fulgt et behov for gennemskrive de eksisterende underaftaler til den tidligere hovedaftale mellem Aarhus Universitet, Health (AU) og Region Midtjylland (RM). Formålet er dels indskrive VIA University College (VIA) i aftaler, hvor det er relevant, dels præcisere ansvars- og rollefordelingen i forhold til den forskning, som finder sted i regionalt regi. Indtil en revision er gennemført, er de eksisterende underaftaler forts gældende. Udover gennemskrivningen af eksisterende aftaler, forventes der desuden blive behov for udarbejde helt nye aftaler, herunder overordnede aftaler for hver af de to hovedområder i samarbejdet - henholdsvis aftale for uddannelsessamarbejdet og aftale for forsknings- og udviklingssamarbejdet. Det indstilles, LUR træffer beslutning om, hvorvidt disse to nye aftaler skal afvente visionsprocessen og en ny hovedaftale. I vedhæftede tids- og procesplan skitseres, hvilke aftaler der forventes skulle opderes/udarbejdes, og hvilken rækkefølge der planlægges for gennemgangen af aftalerne. Det understreges, der forventeligt vil komme ændringer i planen, efterhånden som processen skrider frem. Det bemærkes, regionsrådet i Region Midtjylland i forbindelse med den politiske behandling af hovedaftalen, har frems ønske om også få forelagt underaftaler til hovedaftalen til poltisk godkendelse. Undtaget herfra er aftaler, som alene indeholder driftsmæssige elementer af samarbejdet. Tids- og procesplanen blev godkendt med følgende bemærkninger: Bilag Udarbejdelse af aftaler for henholdsvis forskning/udvikling og uddannelse skal først igangsættes efter afviklingen af døgnseminaret i maj/juni. Det blev dog bemærket, udskydelsen af de to aftaler ikke må blive en hindring for, VIA integreres hurtigst muligt i samarbejdet - fx kan der godt allerede nu indledes drøftelser om delestillinger mv. Dabehandleraftalen skal være på plads hurtigst muligt og senest 1. maj 2017. RM sørger for, færdiggørelsen af aftalen opprioriteres. De eksisterende aftaler mellem VIA og henholdsvis AU og RM skal skrives ind i oversigten. VIA sørger for, oversigten opderes. Gennemgang af underaftaler_30. januar 2017
7 5. Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond (5 min. - kl. 09.30-09.35) (OT) Det indstilles, årsrapport 2016 for Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond tages til efterretning. budget 2017 for Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond godkendes. LUR genbekræfter, forskningsfonden kan kræve hele eller dele af bevillinger tilbagebetalt, hvis ansøgere ikke overholder reglerne for brugen af tildelte midler. Årsrapport 2016 for Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond (herefter benævnt forskningsfonden) er vedhæftet. Årsrapporten inkluderer regnskab for 2016 samt lister over samtlige bevillingsmodtagere i 2016. Årsrapporten bedes taget til efterretning. I 2017 er der budgetteret med 27.086.000 kr. til Region Midtjyllands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond. Herunder ses administrionens forslag til fordelingen af budgettet for 2017. Aarhus Universitet (AU) har meddelt forskningsfondens administrion, det ikke vil være muligt for AU samfinansiere skolarstipendier til forskningsårsstuderende. Posten "stipendier" dækker derfor blot korterevarende stipendier til forberedelse af ph.d.- projekter og seniorstipendier til frikøb af seniore forskere. LUR bedes godkende budgettet. Forskningsfondens administrion modtager løbende henvendelser fra beløbsmodtagere, ang. ændringer i projekter der har modtaget midler fra forskningsfonden. I flere tilfælde omhandler henvendelserne ændringer, der allerede har fundet sted. Forskningsfondens regler er, beløbsmodtagere skal informere forskningsfonden om ændringer inden disse finder sted.
8 Af forskningsfondens administrionsgrundlag (vedhæftet) fremgår det således, : Bevillingen skal bruges i den periode, der er angivet i ansøgningsskemaet. Hvis bevillingen ikke kan benyttes i den angivne periode, skal bevillingen som udgangspunkt tilbagebetales til Forskningsfonden (For stipendierne uddybes det yderligere: Der kan dog være særlige omstændigheder (herunder graviditet), hvor der kan gives tilladelse til ændre perioden. I så fald skal stipendiemodtageren kontakte Forskningsfondens administrion inden den angivne startdo for tilladelse til ændre perioden. Ved ændringer i projektet skal Forskningsfondens administrion informeres om ændringerne, inden disse finder sted. Ved ændringer af betydelig karakter så som ændring i sammensætningen af forskere, ændring i forskningsprojektets tidsplan eller ændring af formål eller set-up kan Forskningsfonden kræve det bevilligede beløb eller dele heraf tilbagebetalt... Når ansøgerne modtager meddelelse om bevillingen modtager de ligeledes informion om krav for brugen af bevillingen: Nedenstående krav for brugen af bevillingen skal overholdes. Overholdes disse ikke skal bevillingen som udgangspunkt tilbagebetales til forskningsfonden. - Bevillingen må udelukkende bruges til lønmidler til ansøger. - Bevillingen skal bruges i den periode der er angivet i ansøgningen. Ved særlige forhold så som graviditet eller sygdom, kan der gives tilladelse til ændre perioden - der skal søges tilladelse INDEN ændringen. - Hvis væsentlige forhold omkring projektet ændres (tidsplan, vejledere/samarbejdspartnere mv.) skal forskningsfonden informeres herom, så snart ansøger er bekendt med ændringerne og INDEN de indtræder (gælder også ved barsel). På baggrund af ændringernes karakter vurderer forskningsfonden, hvorvidt bevillingen fastholdes eller skal tilbagebetales. LUR bedes bekræfte, forskningsfondens administrion kan kræve bevillingen eller dele heraf tilbagebetalt, såfremt ansøgeren ikke informerer forskningsfonden om ændringerne i projektet inden disse indtræffer - også i de tilfælde, hvor ændringerne skyldes graviditet/barsel. Indstillingerne blev tiltrådt. Bilag 2017.01.16 Årsberetning 2016 2016.06.20. Administrionsgrundlag for Forskningsfonden
9 6. Orientering vedr. udviklingen af medicinuddannelsen (5 min. - kl. 09.35-09.40) (OSN) Det indstilles, LUR tager orienteringen til efterretning. Charlotte Ringsted orienterede om stus for udvikling af medicinuddannelsen. Processen kommer til ske i to trin, først opstilles visionen for uddannelsen og på baggrund deraf vurderes behov for ændringer. Der planlægges med et seminar den 5-6. april, og invitioner udsendes inden for et par dage. 7. Orientering fra parterne (5 min.- kl. 09.40-09.45) Formandskabet orienterer om aktuelle sager: Ny dekan ved AU Health. Stus for udpegning af kommunale repræsentanter til LUR og koordinionsudvalgene. Ole Steen Nielsen fortalte kort om forventningerne til den nye dekan. Lars Bo Nielsen har en baggrund som både institutleder ved Klinisk Institut, Københavns Universitet og klinikchef på Rigshospitalet. Han har som professor i klinisk biokemi et indgående fagligt kendskab til hele området. Der vil blive afholdt velkomstreception for den nye dekan den 19. april 2017. Christian Boel orienterede om, han senere på ugen har møde med Jørgen Andersen og her drøfter kommunernes repræsention i LUR og de to koordinionsudvalg.
10 8. Eventuelt Eventuelle punkter bringes op. Intet til refer. 9. Deltagere på mødet Deltagere: Konst. dekan Ole Steen Nielsen, Health, AU Koncerndirektør Ole Thomsen, Direktionen, RM Koncerndirektør Christian Boel, Direktionen, RM Direktør Aase Lydiksen, VIA-Sundhed Lægefaglig direktør Claus Thomsen, Aarhus Universitetshospital, RM Vicedirektør Mette Kjølby, Koncern Kvalitet, RM Lægefaglig direktør Per Jørgensen, Psykiri og Social, RM Institutleder Klavs Madsen, Institut for Folkesundhed, AU Institutleder Kristjar Skajaa, Institut for Klinisk Medicin, AU Lægefaglig direktør Jens Friis Bak, Hospitalsenheden Vest, RM Kontorchef Jens Bejer Damgaard, Sundhedsplanlægning, RM Funktionschef Nete Dorff Ramlau-Hansen, Health, AU Rådgiver Maiken Rose Hjortbak, Health, AU Specialkonsulent Tina Kleis Madsen, VIA-Sundhed Specialkonsulent Krine Svane Jørgensen, Sundhedsplanlægning, RM Afbud: Sygeplejefaglig direktør Inge Pia Christensen, Regionshospitalet Horsens, RM Vicedirektør Rikke Skou Jensen, Sundhedsplanlægning, RM
11 Intet til refer.