Referat Medlemmer Øvrige indkaldte Fraværende

Transkript

1 Referat Gentænk borgerinddragelse Gentænk borgerinddragelse Tirsdag den 28. marts 2017 Kl. 12:00 Ebeltoft Vandrerhjem Egedalsvej 5, 8400 Ebeltoft Medlemmer Christian Haubuf (A) Ole Bollesen (A) Per Zeidler (I) Ole Bjerregaard (V) Jens Rasmussen (F) Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter) Miriam Leander Petersen (DEMO rådet) Øvrige indkaldte Lars Norman Thomsen (Redaktør på Lokalavisen) Knud Hansen (Centerdirektør EBIC og Ebeltoft Vandrehjem Peter Brinks (Fuglsøcentret) Niels Jensen (Varo Specialmaskiner) Jørgen Ivar Mikkelsen (Nationalpark Mols Bjerge og Djursland Landboforening) Eva Due (sekretær), Tina Kjærgaard Mogensen (sekretær) Fraværende Peter Brinks (Fuglsøcentret)

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Status for udvalgets arbejde Hvad er der sket siden sidste møde? Inspiration til udvalgets arbejde Planlægning af det kommende borgermøde den 18. april Byrådets temamøde den 26. april og udvalgsmøde den 16. maj Kommunikation frem mod afrapportering for udvalgets arbejde...9

3 Side 2 1. Status for udvalgets arbejde Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling I september 2016 besluttede Byrådet i Syddjurs Kommune at nedsætte et 17, stk. 4 udvalg med henblik på at arbejde med udviklingen af byrådets inddragelse af borgere i kommunens politikudvikling. Formålet med udvalget er at komme med anbefalinger til, hvordan borgere kan inddrages endnu mere, end de bliver i dag i drøftelsen af fremtiden for Syddjurs Kommune. Udvalget skal være medvirkende til, at lokalpolitikere og borgere får endnu bedre muligheder for at have en direkte dialog om mulige løsninger på de udfordringer, kommunen står overfor. Udvalgets opgave er at undersøge og komme med anbefalinger til, hvordan Byråd og stående udvalg i Syddjurs Kommune kan blive endnu bedre til at inddrage borgerne i en dialog om politik og strategi. Udvalget skal derfor: Indhente erfaringer og inspiration Udarbejde en kommunikationsplan Afholde et borgerarrangement Aflevere sine anbefalinger til Byrådet den 21. juni For at skabe et overblik i den endelige afrapportering af udvalgets arbejde kan anbefalingerne med fordel tematiseres. På baggrund af input fra udvalgets første møde i januar 2017, samt udvalgssekretærens dialog med en række aktører, kunne et bud på temaer for udvalgets endelige anbefalinger være som følger: 1. Hvordan kan organiseringen af det politiske arbejde gentænkes? 2. Hvordan kan synliggørelsen af borgernes muligheder for deltagelse i udviklingen af kommunens gentænkes? 3. Hvordan kan man gentænke de anvendte metoder til borgerinddragelse ved udviklingen af nye tiltag i kommunen? 4. I forhold til hvilke konkrete temaer bør borgerinddragelsen gentænkes? Den 16. maj afholder udvalget sit fjerde og sidste møde. På dette møde skal udvalget drøfte form og indhold for sin afrapportering af udvalgets arbejde. Ovenstående bud på temaer er derfor udelukkende udtryk for midlertidige arbejdstitler. Indstilling Det indstilles, at udvalgets opgave kort rammesættes på mødet. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den På mødet gav sekretæren for udvalget, Eva Due, en kort rammesætning for udvalgets arbejde med udgangspunkt i kommissoriet for udvalgets arbejde. Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret)

4 Side 3 2. Hvad er der sket siden sidste møde? Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Siden sidste møde er der udsendt pressemeddelelse om udvalgets arbejde. Desuden har udvalgssekretæren været i dialog med en række aktører. Sekretæren har bla. været i dialog med: En gymnasieklasse DEMO-rådet Rampen Ældrerådet Handicaprådet Hedensted Kommune Kafe Kolind Rønde Handelsstandsforening Næstformanden i kommunens Hovedudvalg Kommunens civilsamfundskoordinator På mødet gives en mundtlig orientering om, hvilke input dialogerne har givet, så udvalget på den måde får mulighed for at inddrage disse i det videre arbejde. Indstilling Det indstilles, at udvalget tager ovenstående input med i det videre arbejde. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Sekretæren for udvalget, Eva Due, gav en status for de afholdte kaffemøder med de ovenfor nævnte personer. Derudover gav udvalgsmedlemmerne en tilbagemelding fra de kaffemøder, de har afholdt. Fra flere steder er tilbagemeldingen, at mange borgere ønsker: At deltage i udviklingen af de emner, der er tæt på dem. At blive inddraget tidligt i processen meget gerne før, der foreligger konkrete forslag. At møder og arrangementer for borgere afholdes lokalt. Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret)

5 Side 4 3. Inspiration til udvalgets arbejde Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Udvalgets opgave er at komme med anbefalinger til, hvordan borgere kan inddrages endnu mere, end de bliver i dag i drøftelsen af fremtiden for Syddjurs Kommune. Med henblik på at bidrage med inspiration til udvalgets anbefalinger, er der inviteret gæster ind til denne del af udvalgsmødet. Udvalget får på mødet et oplæg fra: Eva Sørensen (professor på RUC) Henrik Rosenlund Knudsen (sekretariatschef i Skanderborg Kommune) Niels Hüls Levinsen (chefkonsulent i Holbæk Kommune). På baggrund af de 3 oplæg gennemføres en workshop på mødet, hvor oplægsholderne deltager. Udover oplægsholderne er der inviteret borgere fra Mols og repræsentanter fra DEMO-rådet med til at deltage i drøftelserne under dette punkt. Indstilling Det indstilles, at sekretæren på baggrund af udvalgets drøftelse arbejder videre med formuleringen af udvalgets anbefalinger. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Professor fra Roskilde Universitetscenter Eva Sørensen og Sekretariatschef Henrik Rosenlund Knudsen deltog på mødet med oplæg og dialog. Oplæggene er vedlagt dette referat. Desuden er der til inspiration vedlagt kommissorium for det særlige udvalg, som har arbejdet med Byernes Vækst i Skanderborg Kommune og den rapport, som blev resultatet af arbejdet. Endelig blev der vist en video, der kort beskriver, hvordan Holbæk Kommune arbejder med borgerinddragelse. Videoen kan ses på dette link: Under punktet deltog udover udvalget og oplægsholdere også 2 borgere fra Mols, kommunens civilsamfundskoordinator og flere unge fra Rampen og DEMO-rådet. På baggrund af oplæg og dialog blev der gennemført en workshop, hvor alle deltagere fik mulighed for at komme med input i forhold til følgende spørgsmål: 1. Hvad er formålet med borgerinddragelse - at borgerne bliver hørt eller at inddrage dem i at skabe bedre løsninger? 2. Er der grænser for, hvad borgere kan være med til at samskabe? 3. Hvordan skal borgerinddragelse tilrettelægges, for at det bliver en succes? Input fra mødet vil indgå i udvalgets endelige afrapportering, der afleveres til Byrådet i juni Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret)

6 Side 5 Bilag 1 Åben Oplæg Eva Sørensen 28. marts /17 2 Åben Oplæg Henrik Rosenlund Knudsen 28. marts /17 3 Åben Inspiration fra Skanderborg - Rapport 86372/17 4 Åben Inspiration fra Skanderborg - Byernes vækst 86370/17

7 Side 6 4. Planlægning af det kommende borgermøde den 18. april 2017 Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Det fremgår af kommissoriet for udvalgets arbejde, at udvalget skal afholde et borgermøde. De nærmere rammer for borgermødet er ikke fastlagt i kommissoriet. Det er pt. aftalt i udvalget, at borgermødet afholdes den 18. april 2017 kl til kl Med henblik på at sikre, at borgermødet bidrager til udvalgets endelige afrapportering, foreslås det, at: 1. Fokus på mødet bliver at få input til nedenstående temaer: a. Hvordan kan organiseringen af det politiske arbejde gentænkes? b. Hvordan kan synliggørelsen af borgernes muligheder for deltagelse i udviklingen af kommunens gentænkes? c. Hvordan kan man gentænke de anvendte metoder til borgerinddragelse ved udviklingen af nye tiltag i kommunen? d. I forhold til hvilke konkrete temaer bør borgerinddragelsen gentænkes? 2. Deltagerkredsen på mødet findes ved at: a. Udvalgsmedlemmerne hver især inviterer gæster med til mødet, de vurderer kan bidrage ind i udvalgets arbejde b. Det samlede udvalg inviterer kommunens handelsstandsforeninger, distriktsråd, Ældreråd, Handicapråd, DEMO-råd og erhvervsforeninger til at deltage c. Der er fri adgang for alle borgere i Syddjurs Kommune til at deltage i mødet (der annonceres på facebook + lokalavisen) 3. Formen på borgermødet bliver som en markedsplads/et torv, der faciliteres af de udvalgsmedlemmer, der ikke er medlemmer af Byrådet. Der inviteres evt. eksterne ind til at understøtte processen på mødet. Der er vedlagt et udkast til invitation. Indstilling Det indstilles, at udvalget på baggrund af vedlagte udkast til invitation til mødet den 18. april 2017 tager en drøftelse af de konkrete rammer for 1. Indhold 2. Form 3. Sted 4. Deltagerkreds Sekretæren arbejder på baggrund af udvalgets drøftelse videre med den konkrete planlægning af mødet. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den På baggrund af de input og erfaringer udvalget fik under mødets punkt 1, 2 og 3 besluttede udvalget at: 1. Afholde en workshop den 18. april kl til med efterfølgende fællesspisning. Formålet med workshoppen er at få endnu flere synspunkter på, hvordan borgere, politikere og kommune kan komme i dialog om udviklingen af fremtidens Syddjurs Kommune.

8 Side 7 2. Hvert udvalgsmedlem inviterer 5 personer fra deres netværk med til mødet. 3. Forud for workshoppen den 18. april efterspørges der gode ideer, kommentarer og input fra alle borgere i Syddjurs Kommune via facebook. Input herfra tages med til workshoppen. 4. Udvalgsmedlem Miriam Leander Petersen deltager i planlægningen af workshoppen. Desuden gøres der evt. brug af ekstern hjælp til afviklingen af workshoppen. 5. Udvalgsmedlem Lars Norman Thomsen sørger for, at der optages video fra workshoppen med henblik på at få konkrete eksempler på borgerinddragelse. Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret) Bilag 1 Åben Ny version invitation - INVITATION.pdf 72297/17

9 Side 8 5. Byrådets temamøde den 26. april og udvalgsmøde den 16. maj Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Som aftalt giver udvalget en status til Byrådet på et temamøde den 26. april. Orienteringen er fastsat til at finde sted kl til Der afholdes desuden møder i udvalget på følgende tidspunkter: Den 18. april (borgermøde) Den 16. maj (drøftelse af afrapporteringen af udvalgets arbejde) Endelig afrapporteres udvalgets arbejde på Byrådsmødet den 21. juni Indstilling Det indstilles, at alle udvalgsmedlemmer deltager i Byrådets temamøde den 26. april kl til udvalget aftaler, hvilke 2 udvalgsmedlemmer, der fremlægger en status for udvalgets arbejde Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Udvalget besluttede at, udvalgsmedlemmerne Lars Norman Thomsen og Niels Jensen fremlægger status for udvalgets arbejde på temamødet i Byrådet den 26. april. Hvis de øvrige udvalgsmedlemmer, der ikke er byrådsmedlemmer, ønsker at deltage i temamødet gives besked til sekretæren for udvalget. Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret)

10 Side 9 6. Kommunikation frem mod afrapportering for udvalgets arbejde Sagsnr.: 17/9266 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling På mødet drøftes planen for kommunikation af udvalgets arbejde frem mod den endelige afrapportering til Byrådet den 21. juni Kommunens kommunikationschef deltager på den baggrund i udvalgsmødet. Der foreslås følgende aktiviteter: Der orienteres løbende om udvalgets arbejde, sådan at borgerne er bevidste om, at de kan kontakte udvalget og komme til orde. Der udsendes pressemeddelelser og laves opslag til facebook med video i forbindelse med udvalgets ordinære møder. I forbindelse med afvikling af borgermødet den 18. april vil der, udover pressemeddelelser før og efter, samt betalte facebook opslag, også blive indsat annoncer i adresseavisen for arrangementet. Det foreslås desuden, at facebook anvendes til at indhente synspunkter fra borgerne frem mod det åbne borgermøde. Der foreslås følgende tidsplan: 28. marts Udvalgsmøde med inspiration ude fra Pressemeddelelse (hvor formand beretter om gode input fra mødet.) april Høring op til møde indhentning af synspunkter 18. april Borgermøde om Borgerinddragelse Video med formand og medlemmer fra mødet samt oplægsholdere optages til facebook Facebook høring - boostet opslag Pressemeddelelse før og efter Annonce før møde i ugeavis Annonce før møde på facebook (boostet) Video fra mødet 26. april Deltagelse i Byrådets temamøde Status for udvalgets arbejde 16. maj Udvalgsmøde (afrapportering) Pressemeddelelse (hvor formand beretter om gode input fra mødet.) Video med formand og medlemmer fra mødet samt oplægsholdere optages til facebook. Der udarbejdes en tryksag med anbefalinger og indtryk fra udvalgets arbejde. 21. juni Afrapportering til Byrådet Tryksag 4 spor Video evt. klip med alle medlemmer? Andre ideer? Formen aftales endeligt på udvalgets møde den 16. Maj Indstilling Ovenstående oplæg til kommunikation indstilles til drøftelse og godkendelse i udvalget. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Udvalget besluttede at:

11 Side Kommunikationsplanen tilrettes på baggrund af beslutningen under punkt 4. Det gælder både i forhold til aktiviteter forud og efter workshoppen den 18. april. 2. Formen for den endelige afrapportering til Byrådet den 21. juni drøftes endeligt på udvalgsmødet den 16. maj Fraværende: Peter Brinks (Fuglsøcentret)

12 Side 11 Underskriftsside Christian Haubuf (A) Miriam Leander Petersen (DEMO rådet) Ole Bollesen (A) Lars Norman Thomsen (Redaktør på Lokalavisen) Per Zeidler (I) Knud Hansen (Centerdirektør EBIC og Ebeltoft Vandrehjem Ole Bjerregaard (V) Peter Brinks (Fuglsøcentret) Jens Rasmussen (F) Niels Jensen (Varo Specialmaskiner) Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter) Jørgen Ivar Mikkelsen (Nationalpark Mols Bjerge og Djursland Landboforening)