Møde den: 14. juni 2013 HR-huset, Jens Baggesensvej, Aarhus Videolink til Emdrup Administrationens samarbejdsudvalg REFERAT Til stede: Jørgen Jørgensen, Søren Trangbæk, Louise Gade, Niels Damgaard Hansen, Jens Winther Kristensen, Gitte Bak Ditlefsen, Søren Dam, Knud Holt Nielsen, Helle Colding Seiersen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Søren Harbo Jensen, Michael Nielsen samt Lizzi Edlich (ref.) Fraværende: Maria Volf Lindhardt og Jesper Kittelmann Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Økonomi 3. Psykisk APV 4. Akutjobs på AU 5. MUS-koncept 6. Orientering om prioritering af projekter - Top12 7. Orientering om Tilsynsrapport 8. Status på AU strategi 2013-2020 9. Lønforhandlingsproces 2013 10. Personaleadministrative retningslinjer 11. Fælles velkomst af nye medarbejdere 12. Flytteplaner for AU Administration 13. Orientering om ny Samarbejdsaftale 14. Eventuelt Dato: 7. august 2013 Ref: LIE Side 1/8 1. Godkendelse af dagsorden Der blev tilføjet et punkt 10A Frihed til deltagelse i faglige arrangementer. Herefter blev dagsorden godkendt. 2. Økonomi Jørgen Jørgensen orienterede om, at bestyrelsen har godkendt regnskab 2012. For så vidt angår budget for 2013 er der budgetteret med et underskud på 81 mio. kr. Samlet for 2013 angives i forecast 1 et underskud på 93 mio. kr. Ud af en samlet omsætning på 6,4 mia. kr. betragtes det som en mindre afvigelse. AU HR Org.udv. og arb.miljø., Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
Budgetindkaldelsen vedr. 2014 forventes udsendt inden sommerferien, hvorefter budgetprocessen løber hen over efteråret. Side 2/8 På forespørgsel fra Søren Dam forklarede Niels Damgaard Hansen, at der inden for AU Viden er taget hul på en omstrukturering af biblioteksområdet på ST. Der er tale om en rationaliseringsproces i medfør af forandringsprocessen fra 2011, idet biblioteksområdet på ST endnu ikke er blevet tilpasset den nye struktur. Helle Colding Seiersen oplyste, at hun er i kontakt med ledelsen i AU Viden og afventer nærmere information om processen. 3. Psykisk APV Jørgen Jørgensen orienterede om, at APV-følgegruppen på et møde i den kommende uge vil drøfte de APV-handlingsplaner, som vicedirektørområderne har meldt ind. APV-opfølgningen følger den vedtagne tidsplan, og der er en god stemning og fremdrift. Jørgen Jørgensen havde positive forventninger til udbyttet. Louise Gade tilføjede, at der er forskelligheder i de indsendte handlingsplaner men, at der også er en række temaer, der går igen i forskellige variationer. Bl.a. stress/arbejdspres, kommunikation, anerkendelse, forventningsafstemning med brugerne, samspil mellem administration og hovedområder m.m. Gitte Bak Ditlefsen anerkendte det store arbejde, der bliver lagt i APVopfølgningen men sagde samtidig, at det ikke umiddelbart er synligt for medarbejderne, hvad der foregår. Hun efterlyste mere og løbende information vedrørende APV-opfølgningen. Jørgen Jørgensen havde forståelse for behovet for information. Han tilføjede, at APV-følgegruppen først i den kommende uge har møde, hvor handlingsplanerne for de enkelte vicedirektørområder behandles. Jf. tidsplanen i APV-processen sammenstilles planerne herefter således, at der fra efteråret foreligger en samlet APV-handlingsplan. Louise Gade udtrykte anerkendelse for det store arbejde, der alle steder i organisationen er blevet lagt i APV-opfølgningen. Hun sagde videre, at bl.a. ledelseskommunikation er et punkt til drøftelse på et kommende fællesmøde mellem HAMU og HSU. Hun orienterede endvidere om, at HSU i lighed med ASU havde drøftet mulighederne for offentliggørelse af de individuelle kommentarer fra APV-undersøgelsen. På det netop afholdte møde i HSU havde Torben K. Jensen, Center for Undervisning og Læring, forklaret, at hensynet til anonymiteten i undersøgelsen vejer så tungt, at det ikke er muligt at offentliggøre kommentarerne. Claus Palle gav udtryk for, at en del initiativer og ansvar i relation til APVopfølgningen efter hans opfattelse hviler på medarbejderne, men at disse flere steder opfatter at have et begrænset råderum. Han påpegede endvidere, at medarbejdere
flere steder i administrationen føler sig presset. I den forbindelse oplyste Anders Kragh Moestrup, at trækket på Prescriba p.t. ligger under det budgetterede. Der vil til næste ASU-møde blive udarbejdet en oversigt over trækket på Prescriba. Der vil ligeledes til næste ASU-møde blive fremsendt sygefraværsstatistik samt statistik på arbejdsskader. Side 3/8 Søren Trangbæk tilføjede, at ledelsen har lyttet til medarbejderne og bl.a. med Top12-projekterne forsøger at foretage en hård prioritering i opgaverne. I forhold til ansvarsfordelingen i APV-handlingsplanerne sagde Louise Gade, at opfølgningsinitiativer ingen steder i handlingsplanerne alene ligger på individniveau. Tværtimod er der de fleste steder og, hvor det giver mening, indlagt forpligtelser på alle fire niveauer (Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation IGLO). Hun tilføjede samtidig, at der i forbindelse med APV-arbejdet er tale om et langt sejt træk og, at forventninger om hurtige resultater næppe kan indfris. Jens Winther Kristensen sagde, at alene processen med at tilrettelægge APVundersøgelsen har haft en positiv betydning. I forhold til opfølgningen fandt han det ikke hensigtsmæssigt at forsøge at finde nogle fælles mål for AU Administration, da det efter hans opfattelse vil udvande handlingsplanerne og således ikke reelt afspejle udfordringerne på de enkelte vicedirektørområder. Jørgen Jørgensen svarede, at tanken alene var at få fokus på de temaer, der er gennemgående og, som evt. med fordel kan håndteres fælles. Han tilføjede, at ASU s bemærkninger vil blive taget med til APV-opfølgningsmødet i den kommende uge. 4. Akutjobs på AU Louise Gade orienterede om at AU med et igangværende stillingsopslag vil nå det opstillede måltal på 56 akutjobs. Det har kostet en betydelig indsats fra alle involverede at nå hertil, bl.a. fordi der ikke til alle stillingsopslag har været ansøgere inden for målgruppen. Det har betydet genopslag af nogle af stillingerne. Søren Trangbæk bekræftede opfattelsen af, at det havde været svært og tilføjede, at han i flere tilfælde havde oplevet manglende interesse og villighed fra ansøgernes side. Søren Dam sagde i den forbindelse, at AU efter hans opfattelse forsøger at ansætte medarbejdere i akutjobs til den lavest mulige løn. Han spurgte, om det hviler på en ledelsesbeslutning. Jørgen Jørgensen svarede hertil, at AU altid ansætter medarbejdere på overenskomstvilkår men, at markedsvilkår også gør sig gældende.
5. MUS-koncept Side 4/8 Louise Gade fortalte, at MUS-konceptet er blevet vedtaget i HSU og, at det vil køre fra efteråret 2013. Konceptet tager højde for en række af de høringssvar, der er modtaget. På forespørgsel af Søren Harbo oplyste Louise Gade, at der i relation til MUSaftaler er lagt op til, at de udfyldes af medarbejderen og lederen i fællesskab i slutningen af samtalen. Såfremt det ikke sker, vil det være medarbejderens ansvar, at aftaleskemaet bliver udfyldt og sendt videre til lederens godkendelse. Denne løsning skal ses i sammenhæng med, at MUS-materialet teknisk set ligger på medarbejderens profil og, at det i forbindelse med evt. lederskift vil være op til medarbejderen, om den nye leder skal have adgang til tidligere MUS-aftaleskemaer. Dette er en af de justeringer i konceptet, som er blevet foretaget i medfør af høringssvarene. 6. Orientering om prioritering af projekter Jørgen Jørgensen orienterede om, at Top12-projekterne er en delmængde af det projekt vedrørende projektportefølje, der tidligere er blevet orienteret om. Top12-projekterne er en række store, kritiske it-projekter inden for de forskellige forvaltningsområder, som Universitetsledelsen har besluttet skal have første prioritet. I budget 2013 er der afsat en pulje til særlige udfordringer på det administrative område. Disse midler vil blive aktiveret i denne forbindelse mhp. at nå i mål med Top12- projekterne. Der vil fortsat også være fokus på de øvrige projekter, men p.t. er det projekterne på Top12-oversigten, der har første prioritet. Når disse er godt i vej, vil ledelsen tage nærmere stilling til de øvrige projekter. I den forbindelse vil man fra ledelsens side have APV-undersøgelsen in mente og være påpasselige med ikke at sætte for meget i gang på en gang, selv om der er utålmodighed blandt brugerne. Når en mere detaljeret oversigt over Top12-projekterne foreligger, hvoraf status på projekterne fremgår, vil den blive lagt på hjemmesiden. Jens Winther Kristensen oplyste, at et andet it-projekt Super Nova lige nu har fået topprioritet i AU IT. Projektet har til formål at få mailsystemet til at fungere. Der gennemføres grundige tests mhp. at kunne sætte systemet i drift uden fejl.
7. Tilsynsrapport Side 5/8 Jørgen Jørgensen orienterede om, at AU har fået ros i tilsynsrapporten, hvilket er tilfredsstillende set i relation til de udfordringer, der har været. 8. Status på AU Strategi Jørgen Jørgensen orienterede om, at bestyrelsen i den nye strategi har ønsket at sætte fokus på universitetets kerneydelser, hvorfor der står meget lidt i strategien om de administrative forudsætninger og støtte til kerneydelserne. Det er ikke udtryk for manglende opmærksomhed på drifts- og administrative medarbejdere og deres behov for kompetenceudvikling, men blot et valg i forhold til at disse forudsætninger kan beskrives et andet sted end i strategien. 9. Lønforhandlingsproces 2013 Louise Gade orienterede om, at lønforhandlingsprocessen kører planmæssigt, og der var stor ros til alle involverede. Jens Winther Kristensen rejste en debat om rammer for lønforhandlingerne og påpegede i den forbindelse, at ånden i Ny Løn er, at medarbejderne skal have den løn, som de fortjener, ligesom der skal være mulighed for fastholdelse. Han oplever rammerne i den igangværende lønforhandlingsproces som så snævre, at det giver anledning til overvejelser omkring relevansen af lønforhandlingerne. Han opfordrede til, at ånden i Ny Løn efterleves i højere grad og efterlyste i den forbindelse mere smidighed i rammerne. Jørgen Jørgensen svarede, at det økonomiske råderum er blevet indsnævret på grund af politiske tiltag, blandt andet i forbindelse med vedtagelse af vækstpakken, hvor man har foruddiskonteret med lavere lønstigninger. Hvis AU s lønmæssige vækst ligger højere, vil den eneste mulighed være at skære i de faste lønudgifter for at kunne øge de variable lønudgifter. Michael Nielsen sagde, at han fortsat oplever store lønforskelle i aflønning af medarbejdere inden for samme gruppe og henledte i den forbindelse opmærksomheden på Ligestillingsloven vedrørende løndannelse og lønforskelle for udførsel af det samme arbejde. Jørgen Jørgensen svarede hertil, at nogle af disse forskelle fmt. er efterslæb som følge af fusionerne. Forskellene skulle gerne udjævnes over tid. Louise Gade tilføjede, at det også illustrerer vigtigheden af, at der formuleres saglige begrundelser for
tillæg, så der foreligger dokumentation for ydede tillæg og dermed for forskelle i aflønning. Side 6/8 Jens Winther Kristensen havde en oplevelse af, at løndannelsen på AU er ved at ændre karakter. Allerede ansatte medarbejdere vil efter hans opfattelse i snit kunne se frem til et tillæg hvert 4. år. Det vil derfor vare mange år, før nogle af disse når op på samme løn som lidt ældre medarbejdere. Derimod er der en tendens til, at nyansatte kommer ind med ret store tillæg. Knud Holt Nielsen var enig i, at der er store lønmæssige forskelle og tilføjede, at der fortsat går megen tid med at rydde op i medarbejdernes tillæg. Desuden bruges der mange ressourcer til at forhandle tillæg og formulere gode indstillinger. Med en meget begrænset pulje til forhandling, er det vanskeligt at få øje på, at indsatsen står mål med udbyttet. Han opfordrede ledelsen til at overveje et minimum for puljens størrelse, inden lønforhandlingerne igangsættes. Helle Colding Seiersen var enig i, at puljen er for lille, men fandt på den anden side, at samtalerne i forbindelse med lønforhandlingerne også kan være katalysator for alternative løsninger, idet en anerkendelse af medarbejderens indsats ikke i alle tilfælde behøver at være flere penge. 10. Personaleadministrative retningslinjer Louise Gade orienterede om, at udvalget, som arbejder med formulering af personaleadministrative retningslinjer, har møde i den kommende uge. På dagsordenen er retningslinjer for repræsentation og forplejning til interne møder. På efterfølgende møder vil udvalget behandle emnerne reception, personlige krisehjælpspakker, seniorordninger, rokering og tjenesterejser. Deadline for udvalgets arbejde er ultimo 2013. Retningslinjerne træder i kraft efterhånden som de bliver lagt ud på hjemmesiden. Søren Trangbæk opfordrede til, at der fra centralt hold sættes præcise rammer og ikke benyttes formuleringer som rimelige omkostninger, da det overlader fortolkningen til medarbejderne i AU Økonomi med deraf følgende diskussioner om rimeligheden heraf. Søren Harbo var bekendt med, at nogle vicedirektørområder formulerer deres egne administrative retningslinjer, og han udtrykte i den forbindelse ønske om, at disse kun er midlertidige, indtil de fælles administrative retningslinjer er på plads. Søren Trangbæk kunne bekræfte, at det forholdt sig således for AU Økonomi. Han understregede, at det havde været nødvendigt at have midlertidige retningslinjer, indtil de fælles er blevet vedtaget.
På forespørgsel af Søren Dam sagde Jørgen Jørgensen, at de personaleadministrative retningslinjer er ens for alle medarbejdere på AU, idet det har været en væsentlig pointe, at forsøge at skabe ensartede vilkår medarbejderne. Der vil således ikke inden for de enkelte enheder være hjemmel til at tilbyde mere fordelagtige vilkår, end retningslinjerne angiver. Side 7/8 Helle Colding Seiersen opfordrede til særlig opmærksomhed i forbindelse med formulering af administrative retningslinjer, som kan kollidere med reglerne i overenskomsterne, eksempelvis arbejdstidsreglerne i HK-overenskomsten. 10A Frihed til deltagelse i faglige arrangementer Helle Colding Seiersen orienterede om, at der på et møde mellem Jørgen Jørgensen, Louise Gade, Aase Pedersen og hende selv var opnået enighed om, at medarbejderne på AU kan få fri til følgende faglige arrangementer: Generalforsamlinger, informationsmøder vedrørende overenskomstforhandlinger samt informationsmøder vedrørende lønforhandlinger. Der vil komme et notat fra AU HR om dette. 11. Fælles velkomst af nye medarbejdere Louise Gade fortalte, at Universitetsledelsen har ønsket, at der gives en fælles og professionel velkomst af alle medarbejdere. Derfor igangsættes fra oktober et pilotprojekt, hvorefter alle nye medarbejdere inviteres til en halv dags introduktion på Campus Aarhus. Arrangementet vil blive afholdt hver anden måned og omfatter velkomst ved rektor, gennemgang af vision, mission, strategi samt fakta om AU som institution. Derudover vil der blive informeret om for eksempel AURUS, AUs personalepolitik og personaleadministrative retningslinjer. Der vil også blive informeret om samarbejdssystemet på AU. I den forbindelse bad Louise Gade om bistand fra tillidsrepræsentanterne. Denne del af velkomsten vil være fælles for alle medarbejdere. Derudover vil der være en særlig del for VIP-medarbejdere om f.eks. ansøgninger o.lign. Denne fælles velkomst skal ses som et supplement til den lokale introduktion. Michael Nielsen foreslog, at man undlader at inkludere information om AUs systemer, da det efter hans opfattelse vil være rigeligt med en grundig velkomst og besigtigelse af området. Derudover frarådede han at skille TAP- og VIP-medarbejdere ad. Helle Colding Seiersen udtrykte stor tilfredshed med det foreslåede program, som hun fandt, kunne være med til at give en god fællesskabsfølelse.
12. Flytteplaner Side 8/8 Søren Trangbæk redegjorde for de konkrete flytteplaner. Søren Dam spurgte i den forbindelse, om der er et samlet overblik over, hvad de mange flytninger koster AU. Han fandt det uhensigtsmæssigt, at der bruges penge på at renovere de samme lokaler flere gange med kort mellemrum på grund flytninger. Søren Trangbæk svarede, at der ikke findes et samlet overblik ej heller et samlet budget for flytningerne, da det er de enkelte hovedområder, der vedtager og implementerer egne flytteplaner. Han bekræftede, at nogle har været nødt til at flytte flere gange men sagde, at det har været mhp. at få en kabale til at gå op og ikke skyldes tilfældigheder. De foreliggende flytteplaner afventer godkendelse i Universitetsledelsen. 13. Orientering om ny samarbejdsaftale Louise Gade orienterede om, at der er vedtaget en ny samarbejdsaftale for Statens institutioner. Det medfører ikke ændringer ift. AUs samarbejdsstruktur. 14. Eventuelt Jens Winther Kristensen bad om til næste møde at få en evaluering af arbejdet i ASU på dagsordenen.