NEPCon LegalSource Programme Eksempler på Due Diligence

NEPCon LegalSource Programme Eksempler på Due Diligence

Indhold DLH s Good Supplier Program IKEA s IWAY program LegalSource due diligence

DLH s udfordring: Lang og kompleks forsyningskæde 3

Leverandørregistrering DLH PRESENTATI ON 4 28/11/2 012

Spørgeskemaet Nøglespørgsmål som afgøre det overordnede spørgsmål DLH PRESENTATI ON 5 28/11/2 012

Vurdering af information 1 2 DLH PRESENTATI ON 6 28/11/2 012

Vurdering af information 1. Leverandøren udfylder spørgeskema 2. DLH indkøber evaluere og validere informationen i dialog m. leverandør 1 3. CSR & Miljøafdelingen udfører endelig godkendelse 4. Forretningen kan gennemføres DLH PRESENTATI ON 7 28/11/2 012

Udfordring for implementering Leverandørerne gider ikke bruge tid på spørgeskemaer Kinesiske kunder betaler godt og stiller ingen spørgsmål.. Lokale kontorer er løsningen! 8

Vigtige faktorer for succes Forståelse og engagement hos lokale kollegaer vigtigt hvorfor er det vigtigt for den kommercielle forretning? De skal sælge budskabet til leverandørerne 100% opbakning fra øverste ledelse Man kan ikke outsource due diligence Forståelse for lokale forhold altafgørende 9

Vigtige faktorer for succes Start med de simpleste leverandørkæder Start med de bedste leverandører Det giver momentum og tro på det nok skal lykkes Accepter at der er leverandører som ikke kan eller vil levere dokumentation og at disse må udfases hurtigst muligt Vær parat til også at sige farvel til vigtige leverandører når først processen er startet så skal den føres til ende Vær kreativ og søg hjælp/ partnerskaber ved kritisk vigtige leverandører som ikke kan udfases 10

Samarbejde med certificeringsfirmaer En vigtig sparingspartner ved store problemer som kan bidrage med input på mulige løsninger En mulighed hvor risikoen er ekstrem høj En mulighed hvor anerkendte certificeringsordninger ikke er tilgængelig Kan være en løsning til at angribe mere fundamentale problemer i større områder Høj troværdighed Har ofte stor lokal viden og netværk Kan give øget markedsværdi Kan hjælpe med NGO dialogen Kan gøre kommunikationen nemmere 11 28/11/2 012

IKEA IWAY Baseret på IWAY standarden Minimum Requirements for Environment and Social & Working Conditions when Purchasing Products, Materials and Services General standard ikke kun lovlighed af træ http://www.ikea.com/ms/en_us/ about_ikea/pdf/scglobal_iway STDVers4.pdf

IWAY Organisation IWAY Council Compliance & Monitoring Group 3rd party auditors

Requirements on Wood Raw Material Suppliers can use two kinds of wood for IKEA production: Preferred Sources Acceptable Sources (Minimum requirements)

Preferred Sources Wood is from forests that are verified as responsibly managed according to a system recognized by IKEA. Wood certified according to Forest Stewardship Council (FSC) Forest Management (FM) and Chain of Custody (CoC) standards meets the IKEA requirements for preferred sources. High value tropical tree species MUST be certified according to a forest certification system recognized by IKEA.

Minimum Requirements IKEA ACCEPTS wood that at minimum is: Not from forests that have been illegally harvested; Not from forestry operations engaged in forest related social conflicts; Not harvested in uncertified Intact Natural Forests (INF) or other geographically identified High Conservation Value Forests (HCVF); Not harvested from natural forests in the tropical and subtropical region being converted to plantations or non-forest use; Not from officially recognized and geographically identified commercial Genetically Modified (GM) tree plantations.

IWAY Must Wood in any applicable material used by any IKEA supplier for manufacturing IKEA products shall meet IKEA minimum requirements on wood raw material. IKEA suppliers must not use for IKEA production applicable materials that contain: - wood of unknown origin; or - wood that is non-compliant with IKEA minimum requirements on wood raw material.

Establishing wood origin Wood origin can be established through collection of relevant documentation (may include transport licences, contracts, harvesting permits, bills of lading). Whenever the above documents are unreachable or do not contain needed information, written wood origin statements describing place of logging to the resolution required by IKEA shall be collected from the respective suppliers of wood raw material. Origin of pre- and post-consumer reclaimed (recycled) wood in the board materials does not need to be established.

LEGALSOURCE DUE DILIGENCE

LegalSource standard EUTR KRAV System LegalSource Programme Services Due diligence system LS Håndbog Report templates Træning Certificering Leverandør verifikation

LegalSource Standard Indeholder krav til organisationer der implementerer due diligence med formål at minimere risikoen for at levere, købe eller handle med ulovlig træ

En standard flere anvendelsemuligheder Møder EU, US, og Australien regulativer Relevant for Skovforvaltere Forarbejdningsindustri Forhandlere Importører og eksportører

Omfattende lovlighedsdefinition Skovniveau 1. Rettigheder til skovbrug 2. Skatter og afgifter 3. Skovningsregler 4. Tredjeparters rettigheder 5. Handel og transport Forarbejdning og handel 1. Handel og transport 2. Chain of Custody

LegalSource Program Services LegalSource Evaluering Pre-assessment (non-certification) Assessment (certification) Audits Evaluation of company-verification programmes Træning Introduction to legal requirements (2h) Due diligence system training (6h) Auditor training (1 + 2 days) Leverandør Verifikation Forest management units Processing and trade Complete supply chains

Commit to legal sourcing Establish responsibilities & assure competence Establish procedures Initiate performance monitoring Define scope of supply chain & products Evaluate supply chain info Identify risks: forest management level supplier level risks of mixing and substitution Specify risks where identified 1 Commit, scope & establish processes 2 3 4 Obtain & manage supply chain info Risk assessment Risk mitigation Record supply chain info: origin suppliers species legality documentation Collect additional supply chain info Mitigation options Additional documentation Replace supplier Source certified material Supply chain verification audits

OPLYSNINGER OM FORSYNINGSKÆDEN

Følgende information skal dokumenteres: Produkt type Træarter Mængde Oprindelsesland Leverandør Køber Certifikat/verifikations status

Informationskrav når marterialet IKKE er certificeret imod en godkendt standard: Information skal være tilgængeligt på et niveau der: 1. giver sikkerhed for lovlig oprindelse, forarbejdning, transport of handel; eller 2. giver mulighed for en detaljeret risiko vurdering og effektiv risiko håndtering.

Key: = Flow of material = LS compliant = Not LS compliant Product 1 Product 2 Product 3 certified uncertified, low risk uncertified, high risk Known secondary manufacturer Known secondary manufacturer Secondary manufacturer certified uncertified, low risk uncertified, high risk Un-known primary processor Known primary processor Unknown processor certified uncertified, low risk uncertified, high risk Unknown forest known country Unknown forest low risk country Unknown origin

Hvilke dokumenter indikerer lovlighed? 1. Dokumentation for skovningsrettigheder og ret til forvaltning af defineret skovområde. 2. Dokumentation af betaling for skovningsrettigheder, skatter og afgifter. 3. Skovningsregler og forordninger ifht den oraktiske udførelse af skovning; inkluderer arbejdsmiljø, biodiversitet, miljøbeskyttelse etc. 4. Tredjeparters rettigheder. 5. Handel og eksport dokumentation

Husk Indsamling af dokumenter skal foretages med det formål at udføre risikovurdering - IKKE som et mål i og med sig selv!! LegalSource er baseret på resultat - ikke kun dokumenter og systemer

LegalSource værktøjer til håndtering af information

IT løsninger

RISIKOVURDERING

Vurdering af information Manglende information Kvalitet Integritet Relation til materiale? CoC Manglende eller mangelfuld information skal betragtes som en risiko i sig selv.

Indsaml og vurder bevis Dokument Interview Observation 38 of 28

Sortering af information Manglende Information Certifikations status Oprindelseslande Træarter Origin Certification Information Information gaps

Risiko vurderingen. Når tilstrækkelig og fyldestgørende information er til rådighed

Globale risiko indikatorer: oprindelse Forekomst af ulovlig skovhugst Korruption Forvaltning og implementering af love Træarter

Risikoindikatorer: forsyningskæde Forekomst af ulovligheder Korruption Manglende information om forsyningskæden Manglende gennemsigtiged Komplekse forsyningskæder Ukorrekt information eller dårlig kvalitet af information

Risikovurderingen kan tage forskellige retninger Risks identified Mitigate risk Supplier replacement Source certified Specify risks Mitigate specified risks Supplier verification

Risiko specifikation 1. Definer gældende lovgivning I oprindelseslandet. 2. Identificer informationskilder der indikerer lovlighed. 3. Evaluer overholdelse af gældende lovgivning for den specifikke type af risiko.

Risici typer 1. Risici i forbindelse med skovning. 2. Risici for ulovligheder i forsyningskæden 3. Risici for indblanding af materiale med ulovlig eller ukendt oprindelse

Risiko specification på skovniveau 1. Rettigheder til land og skovning 2 Skatter og afgifter 3. Skovningsregler 4. Tredjeparters rettigheder 5 Transport of handel

RISIKOHÅNDTERING

Selecting the right type of mitigation action Mitigating actions shall meet the specified risks Forest level Supply chain Chain of custody Justification of effectiveness

Risiko håndtering Forskellige muligheder: Alternativ leverandør Certificeret eller verificeret materiale Indsaml yderligere dokumentation Leverandør eller skovforvaltnings auditering (baseret på specificerede risici)

Eksempler på risikohåndtering Risici Indblanding af materiale med ukendt eller ulovlig oprindelse Overtrædelse af tredjeparters rettigheder Overtrædelse af toldregler Arbejdsmiljø ifm med skovning Mulig risiko håndtering CoC system Auditering af skovejendommen; konsultation af lokale grupper med mulige rettigheder. Evaluering af tolddokumenter; evt. Kontakt til relevante toldmyndigheder Auditering af skovningsaktiviteter

LEVERANDØRVERIFIKATION

Leverandørverifikation Relevant hvis forsyning fra leverandører med specificeret risiko fortsættes Kan indvolvere både skovejendomme såvel som forarbejdning og handelsled

Leverandør verfikation kan udføres på fere måder: Tredjepartsverifikation Egen-verifikation

Egen-verifikation NEPCon Verification Report Certification Client Verification Verification Supplier Report Sub-Supplier Verification Forest Manager

NEPCon Verifikation NEPCon Verification Report Certification Client Verification Verification Supplier Sub-Supplier Verification Forest Manager

Værktøjer til verifikation af forsyningskæden

XYZ A/S, i Danmark, (har FSC Certifikat). 1. Køber ikke-certifceret krydsfiner af birketræ, poppel, og meranti fra Malaysien og Kina. Leverandør baseret i Kina. 2. Køber ikke-certificerede MDF plader i Kina, træoprindelse og arter ukendt. 3. Køber certificeret materiale MDF af gummitræ, savskåret træ af fyr, savskåret træ af eg, alle af FSC Mix credit.

ABC Gmbh & CO, i Tyskland (Har FSC og PEFC certifikater) 1. Køber certificeret finer af Rødeg, Hvideg, valnød, Ask, Bøg, Kirsebær og Ahorn fra leverandør i USA. 2. Køber komponenter fra et Polsk firma af Eg, Fyr og Bøg. Oprindelse Sverige, Ukraine og Danmark. 3. Køber Ikke-certificeret finer af Limba, Wenge fra leverandør i, Ghana region, ukendt oprindelse.

NEPCon Uddannelse, Evalueringsværktøj og intro Virksomheden gennemfører selv-evaluering NEPCon: Analyse af vurdering, møde og rapport LegalSource proces Identificer gaps Udarbejd DD action plan Værktøjer Uddannelsesmaterial Vejledning til selv-evaluering Selv-evaluerings checkliste Evalueringsrapport Leverandørkommunikations-material Udarbejdelse af plan - implementering af DD Information Risk assessment Risk mitigation