DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 7. oktober 2016 Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland torsdag 6. oktober 2016 på kontoret i Silkeborg. Deltagere: Lars Engeborg (mødeleder), Erik Madsen, Frits Vistisen, Preben Sørensen, Inge Dinis, Jeppe Lysdahl, Bjarne Petersen (pkt. 1-5), Kurt Søndergaard, Peter Sig Kristensen og Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Daniel Andersen og Svend Hagelskjær Dagsorden: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 8. juni og 25. august 2016 2. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde 3. Godkendelse af dagsorden 4. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland 5. Budget og handlingsplaner 2017 6. Demokrati og involvering af frivillige i DGI Midtjylland 7. Landsstævne 2017 8. Kommunestrategi - visionskommuner 9. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder 10. Emner til kommunikation 11. Åben for tilføjelser/eventuelt 12. Evaluering af mødet
Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 8. juni og 25. august 2016. Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referater. Referater underskrevet. 2. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde. Deltagere DGI s årsmøde 5. november D.d. 16 tilmeldte deltagere 24 stemmeberettigede. Flere mulige emner blev drøftet og skal kontaktes. Lars og Ole har udarbejdet plan med fælles bustransport til Ålborg. 3. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Punkter til drøftelse: 4. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland (17.35-10 min.) v/ Lars Bestyrelsen drøfter aktuelle og lokale idrætspolitiske emner Bestyrelsen prioriterer 1-2 emner som der arbejdes videre med i form af læserbrev og/eller mail til kommunalpolitikere og embedsmænd. (forslag sendes skriftligt til Lars og Ole) Opfølgning på oplæg fra IDAN-konference kan indgå i drøftelsen. Bestyrelsen drøftede emner og er enige om at læserbreve og henvendelser til politikere gerne må være markante og samtidig anerkendende, konstruktive og løsningsorienterede. Flere kommuner arbejder med facilitetsundersøgelser på forskellige niveauer. I Herning undersøger man om bookede timer bliver benyttet. DGI Midtjylland vil ikke blande sig i interne drøftelser om hvor nye idrætsfaciliteter skal placeres i stedet skal fokus være på optimal anvendelse for flest mulige brugere og fokus på at få bygget fleksible lokaler. IDAN-undersøgelsens resultater og konklusioner et aktuelt emne hvilke idrætter har fremgang? Hvilke går tilbage? m.v. Visionskonsulent Peder Henriksens interne oplæg til fodboldkonsulenterne Er fodbold kun for de få? kan medtænkes. Side 2
Tesen om synergier mellem bredde og eliteidræt holder den fortsat eller skal den udfordres? Indlæg om intentionerne i Bevæg dig for livet -visionskommuner og hvorfor kommunerne kan spille en vigtig rolle i at nå målene i visionen. Bevægelse på tværs-konferencen arrangeret af Dansk Skoleidræt hvordan fungerer samarbejdet mellem skole-forening og institutioner hvordan går det i de forskellige kommuner? Hvordan er retningslinjerne fælles eller individuelt? Åben-skole om man vil en Bevægende kommune. Playmaker i Herning Kommune meget aktiv. 5. Budget og handlingsplaner 2017 a) Budget 2017 v/ Peter og Ole Ledergruppen har med afsæt i Råbudget 2017 godkendt på bestyrelsesmøde i maj 2016 behandlet udfordringer og potentialer i.f.t. at opfylde hovedintentionerne i råbudget 2017 med fokus på bl.a.: o Fortsat konsolidering af DGI Midtjyllands økonomi med øget egenkapital o Øget fokus og ressourcetilførsel til foreningsudvikling Udfordringerne er forstærket af den negative regulering af Tipsmidlerne med et mindre tilskud på ca. 200.000 end den tidligere prognose. Derudover er der i råbudgettet indarbejdet høje forventninger til forbedringer af aktivitetsøkonomien indenfor rammerne af et reduceret nettobudget til personale ift. den nuværende medarbejdergruppe (oktober 2016). Samlet set er udfordringerne vurderet til ca. 1,55 mill. kr. fordelt på: - Aktivitetsøkonomi: 700.000 netto (grøn sektion i bilag med råbudget) - Personaleøkonomi: 600.000 netto (blå sektion i bilag med råbudget) - Tipsmidler, forsikringer mm: 250.000 netto (orange sektion i bilag med råbudget) Ledergruppen har udarbejdet et mulighedskatalog med forslag til forbedringer og ændringer til de enkelte budgetposter kataloget anviser tilsammen forbedringer for ca. 1,25 mill. kr. inklusive en nedsættelse af det budgetterede årsresultat fra +450.000 til +250.000. Ledergruppen afholdt i slutningen af september måned møder med de enkelte udvalgsansvarlige konsulenter/teams for at identificere evt. yderligere udfordringer samt potentialer. Side 3
Økonomiudvalget (Lars, Rasmus, Peter og Ole) har drøftet kataloget på møde 27. september og indstiller, at Budget2017 drøftes principielt i bestyrelsen set i lyset af udfordringens samlede omfang. Som en del af mødet i Økonomiudvalget blev der arbejdet med forslag til forventede min. dækningsgrader i Budget2017 på mellem 25 og 100 % for hhv. øvrige idrætter (50 %), prioriterede idrætter (65%), strategiske programområder (75%), egne prioriterede indsatsområder (100%), skydning (25%) og leder- og foreningsudvikling (25%). Økonomiudvalget indstiller til bestyrelsens drøftelse, om en sådan ramme for arbejdet med aktivitetsbudgetter skal tages i anvendelse i oktober-november overfor frivillige og medarbejdere. b) Handlingsplaner 2017 v/ Kurt Bestyrelsen skal drøfte om der er særlige fokusområder udvalg og medarbejdere skal være opmærksomme på ved udarbejdelsen af handlingsplaner. c) Dialogmøder 3. november v/ Kurt Bestyrelsen skal drøfte indhold, form og deltagere/målgruppe på dialogmødet Bilag: Råbudget 2017 - udfordringer ad a Budget 2017) Peter indledte punktet med at trække tråde tilbage til bestyrelsesmøde i maj måned med prioriteringer af foreningsudvikling og styrkelse af egenkapitalen. Siden prognosen for Tipsmidler i maj måned er sket en regulering som betyder 200.000 mindre i Tipsmidler til DGI Midtjylland. Peter anskueliggjorde sammensætningen af DGI Midtjyllands økonomi med pengesedler og dækningsgrader for vore mange forskellige aktivitetsområder. Bestyrelsen drøftede udfordringerne og gav ledergruppen mandat til at arbejde videre frem mod endelige godkendelse af budget 2017 på bestyrelsesmøde 3. december herunder afdække følgende muligheder nærmere: - Dækningsgrader sammenlignelige idrætter skal i højere grad arbejde i retning af mere ens dækningsgrad gerne med flerårigt sigte - Lukning af idrætter, hvis der hverken er frivillige, et pænt antal arrangementer og efterspørgsel fra foreninger skal ske ved indstilling til bestyrelsen og involvering evt. tilbageværende frivillige - Flytte ressourcer fra aktivitetsområder med lavt potentiale til områder med større potentialer - Reducere årsresultatet fra 450.000 til 250.000 - Begrænsede eller ingen lønreguleringer Side 4
På sigt skal arbejdes med hvordan DGI Midtjylland får flere medlemmer og medlemsforeninger det lønner sig dobbelt med øget tilskud fra Tipsmidler og medlemskontingenter. Ad b) Handlingsplaner 2017 Bestyrelsen drøftede fokusområder og besluttede at handlingsplanerne skal indeholde: - Bud på hvordan den enkelte idræt får flere medlemmer i foreningerne jf. intentioner i Bevæg dig for livet - Frivillig-involvering i: o Ledelsesgrupper o Arrangementsfrivillige o Aktivitetsfrivillige - Kommissorier for prioriterede idrætter Kurt udsender oplæg til udvalg og udvalgsansvarlige konsulenter. Ad c) Dialogmøde 3. november Udvalg og konsulenter er adviseret om mødet. Bestyrelsen drøftede indhold og program. Aftenen skal have fokus på involvering af frivillige i DGI Midtjylland Hvordan tænker vi frivillige i DGI Midtjylland (se også punkt 6) Lars og Jeppe udarbejder oplæg. Kurt udsender invitation til dialogmødet. 6. Demokrati og involvering af frivillige i DGI Midtjylland v/ Lars og Ole På landsledelsesmøde 9.-10. september blev Kommissorium og forretningsorden på landsplan vedtaget (bilag) med fokus på idrætsledelsernes opgaver, kompetencer, ansvar og forretningsorden. Kurt har i forlængelse af bestyrelsesmøde i juni måned udarbejdet oversigt over frivillige i de prioriterede idrætter i DGI Midtjylland. Med afsæt i de to bilag skal bestyrelsen drøfte: a) På hvilke områder er det allervigtigst at styrke involvering af frivillige o Lokalt prioriterede/øvrige idrætter? o Prioriterede idrætter? o Strategiske programområder? Hvorfor? Hvordan vil det kunne mærkes af foreninger eller andre interessenter? b) Hvem har ansvaret for at involvere frivillige på de valgte områder og hvordan skal de frivillige involveres? o DGI-Idrætsledelser Side 5
o o o DGI-Arrangementsfrivillige eller kompetencegrupper Aktivitetsfrivillige Foreninger og foreningsfrivillige c) Hvordan kan bilaget Kommissorium og forretningsorden for idrætterne på landsplan fra LL-mødet bruges i DGI Midtjylland? Bilag: Oversigt frivillige i DGI Midtjylland prioriterede idrætter Kommisorium og forretningsorden for idrætterne på landsplan Lars indledte punktet med at trække tråde til kommiss287984202879842028798420orier for DGI s landsudvalg. Kurt gennemgik oversigten over forskellige typer af frivillige i DGI Midtjylland. Bestyrelsen havde herefter en principiel drøftelse om Hvad og hvem en DGI Midtjylland-frivillig er : o Er det kun valgte eller udpegede medlemmer af faste udvalg? o Er de 700 frivillige til motorvejsløbet DGI-frivillige? o Er de mange frivillige ved DGI Midtjyllands fodboldstævner og fodboldskoler DGI-frivillige? Derudover drøftede bestyrelsen bl.a.: o Har vi en plan for rekruttering af frivillige? Skal vi have det o Hvad forventer vi af nye frivillige? o Netværksmøder er en god måde at rekruttere og involvere DGI-frivillige o Hvis ingen idrætsledelse i en prioriteret idræt har bestyrelsen ansvaret sammen med den udvalgsansvarlige konsulent o Vi skal turde involvere de stærkeste ledere fra lokale foreninger de som er vokset ud af egen forening og gerne vil forholde sig til overordnede udfordringer o Forskellige kulturer fra idræt til idræt forskellige typer af frivillige o Beskrivelse af frivillig-området strategi for hvad vi vil på området? Også til brug for nye medarbejdere o En del af medarbejderes opgave at involvere frivillige og udvikle og afvikle aktiviteter sammen med dem - Hvordan får vi samspil til at give merværdi? Merværdi for foreninger? Hvordan sikrer vi at man som DGI-frivillig føler man gør en forskel, har indflydelse og får netværk til at virke Kompetencegruppe i fitness har selv været med til at definere opgaver o Involvering af frivillige skal give mening For egen og eller andre foreninger Den frivillige selv For DGI Frivillige bestemmer ikke altid længere i DGI o noget givet via SPOTA-mål og visionsaftaler o skal kunne skabe netværk Side 6
På møde 3. november skal udvalgene frivillige og konsulenter udfordres på hvordan og til hvilke opgaver de vil rekruttere frivillige til såvel ledelse, arrangementer og aktiviteter Jeppe og Lars skriver oplæg til 3. november 7. Landsstævne 2017 v/ Kurt Bestyrelsen får en kort status på rekrutteringsarbejdet herunder involvering af ambassadører i DGI Midtjylland. Bestyrelsen skal endvidere drøfte vilkår for deltagelse DGI Midtjyllands bestyrelse og udvalg herunder fordelene ved tilmelding i oktober måned. Kurt orienterede om at DGI Midtjylland har 40 ambassadører godt fordelt på aktiviteter og geografi. Ambassadører får god information via fælles Facebookside. Bestyrelsen besluttede at deltage og får betalt deltagergebyr ved tilmelding i oktober måned + morgenmad og frokost. I forbindelse med Landsstævnet vil kommuner og andre samarbejdspartnere blive inviteret til at opleve hele eller dele af stævnet. Det skal indgå i vores kommunestrategi og bestyrelsen er værter for kommunale repræsentanter for vore 5 kommuner. Hvis DGI Midtjyllands udvalg vil betale for udvalgsmedlemmers deltagelse skal medlemmerne have en opgave under stævnet i.f.t. deltagere fra DGI Midtjylland, ligesom udvalget skal have det med i budget 2017. 8. Kommunestrategi visionskommuner v/ Ole a) Indstilling Ikast-Brande Kommune som visionskommune v/ole Bestyrelsen besluttede på møde 25. august at indstille Ikast-Brande Kommune som pilot-visionskommune. Bestyrelsen skal kommentere indstillingen og komme med forslag til yderligere begrundelser for at indstille Ikast-Brande Kommune. Indstilling skal ske senest 17. oktober. b) Indstilling til videre arbejde med Skive Kommune Skive Kommune har sendt en interessetilkendegivelse om at indlede et samarbejde om at blive visionskommune i 2017. Tilkendegivelsen sker i forlængelse af at spørgsmålet har været behandlet i såvel kommunens direktion, fagudvalg og Byrådet. Bestyrelsen skal drøfte interessetilkendegivelsen fra Skive Kommune. Side 7
Referat Bestyrelsen godkendte indstillingen af Ikast-Brande Kommune. Bestyrelsen bakker op om indstillingen af at arbejde videre med Skive Kommune ud fra kommunens interessetilkendegivelse. Kriterier for kommuneaftaler vedhæftes referat 9. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder a) Kommende møder: Bestyrelsesmøde i.f.m. dialogmøde 3. november 16.30-17.45 o Bestyrelsesmedlemmer følger op og kontakter udvalg ringerunde vil gerne have mange deltagere o Skydning har haft dialogmøde o Både prioriterede og øvrige idrætter 18.00 Spisning 18.30 Oplæg og efterfølgende dialogmøder - Bevæg dig for livet hvordan opfylder vi visionen - Frivillighed i DGI Midtjylland Punkter til dagsorden bestyrelsesmøde 6. december 2016: o Godkendelse budget 2017 o DGI Midtjyllands årsmøde 2017 tid, sted, form og indhold Bilag: Årshjul 2016-2017 10. Emner til kommunikation (20.45-2 min.) Bestyrelsen skal beslutte om der er emner fra dagens møde som kræver intern og/eller ekstern kommunikation Orientering medarbejdere vedr. budget 2017 og udfordringer Øvrige punkter: 11. Åben for tilføjelser/eventuelt 12. Evaluering af mødet Side 8