Bestyrelsesprotokol nr OTG

Transkript

1 Bestyrelsesprotokol nr OTG Der indkaldes hermed til ordinært hovedbestyrelsesmøde torsdag den 2. maj 2013 kl på kontoret, Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Nedenstående dagsorden indeholder pkt Nr Emne / oplæg Velkomst ved hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Gennemgang af revisionsprotokol 2012 v/ statsautoriserede revisor Ole S. Larsen Skriftlig godkendelse af det sidste referat samt dagsordenen. Beretning fra hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen. Referat af ordinært hovedbestyrelsesmøde torsdag den 2. maj 2013 kl Tilstede: hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen, næstformand Karin Engholm, Kurt Dahl, Per Ussing Nielsen, Finn Grøn Madsen, forretningsfører Jens Christian Lybecker og sekretær Kristian Post. Afbud fra Annie Kristensen. Afbud fra Lizette Hansen Hovedbestyrelsesformand Erik Bennedsen bød velkommen til mødet og gav ordet til statsautoriseret revisor Ole S. Larsen. Ole Larsen gennemgik det udsendte revisionsprotokollat for Bemærkninger til protokollatet: Bestyrelsesvederlag ok. Ipads til rådighed. En erklæring hvor hovedbestyrelsen underskriver at ipaden er til låns men kan købes til markedsværdi ved udtrædelse af Hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsen godkendte skriftligt det sidste referat samt dagsordenen. Hovedbestyrelsesformandens beretning er ikke skriftlig og er ikke udsendt forud for mødet. Hovedbestyrelsesformandens beretning: : møde i SønderKorskær : FU møde i SønderKorskær : FU møde i boli.nu : samtaler og ansættelse af regnskabschef : evaluering workshop 2 på Oven Vande : møde i SBB net

2 : møde Fredericia byråd Hovedbestyrelsesformandens beretning blev herefter godkendt. 107 Beretning fra forretningsfører Jens Christian Lybecker. Forretningsførerens beretning er skriftligt og er udsendt til hovedbestyrelsen den 30. april FF gennemgik den udsendte beretning. Direktørkontrakt Kontrakten inkl. bilag er godkendt af alle parter og kontrakten er underskrevet af Formand for hovedbestyrelse og Direktør. Kopi. af kontrakt inkl. bilag er arkiveret i organisationens personale arkiv. Derudover er et eksemplar udleveret til Advokat Preben Skou Nielsen samt Direktør Jens Christian Lybecker. Status på ansættelse af ny Regnskabschef Fredag den 19. april var der indkaldt 3 kandidater til samtale vedrørende den vakante stilling som Regnskabschef ved boli.nu. Ialt havde boli.nu modtaget 29 ansøgninger til stillingen. Ansøgerne var af meget varierende baggrund og kvalitet, hvilket også samtalerne bar præg af. Ansættelsesudvalget pegede alle på vores nuværende revisor. Der har efterfølgende været forhandlet lønpakke ligesom ansættelseskontrakten er fremsendte til underskrift. Ansættelsesforholdet starter pr , men det forventes, at Regnskabschefen kan opstarte medio til ultimo juni, Afdeling 15 - Randalsparken Iværksættelse af sparerunde i bestående projekt m.h.b. på etablering af en realistisk finansieringsmodel. Iværksættelse af indledende forhandlinger med LBF vedr. Projektomfang samt skabelse af realistisk finansieringsmodel. Indkaldelse til byggeudvalgsmøde i afdeling 15 den 14. maj, 2013 Afdeling 7 - Skanseparken Opfordring fra LBF vedr. iværksættelse af helhedsplansudarbejdelse m.h.b. på godkendelse af skema A i Udarbejdelse af procesplan for gennemførelse af forberedende arbejder for udarbejdelse af endelig helhedsplan, tilstandsvurderingsordningen til endelig ansøgning om godkendelse af skema A. Indbydelse til Workshop i afdeling 7, Skanseparken

3 vedr. udearealerne og Aktivitetshus den 15. maj, 2013 Kragelund Kommunikation - tværgående proces - " Fremtidens boli.nu - mit hjem, vores liv, fælles ansvar" - gennemførelse af beboer analyse. 25 procent af vore lejere har besvaret spørgeskemaet. - indbydelse af afdelingsbestyrelserne til workshop II. Styringsdialog med Fredericia Kommune (2012) - afventer referat fra mødet med Fredericia Kommune. - kommissorium for samarbejdsgruppe mellem boligorganisationerne og Fredericia Kommune. Møde den udsat. Nyt møde aftalt til den Henlæggelsespolitikken afventer redegørelse fra teknisk afdeling. - Redegørelse fra Teknisk afdeling vedr. styringsdialog for regnskabsår 2011 Styringsdialog skal ikke afholdes som telefonmøde med formændene for afdelinger. KE, KD Fortsat afholdes der ikke møde mellem afdelingsbestyrelserne og teknisk afdeling. FF følger op på sagen. SBB - Net - Mailkorrespondance fra Advokat Preben Skou Nielsen til YouSee - Økonomiudvalgets godkendelse af etablering af SBB- Net samt SBB-Nets benyttelse af "Bynettets" coax-installationerne. i 2005 Udsigten - Skærbæk Beslutningen jvf bestyrelsesprotokol nr. 725 FF's beretning. FF's beretning med tilhørende bilag blev herefter godkendt. PUN: Der har været afholdt møde med blokambassadør. Byggesagen går sin gang. 108 Beretning fra andre hovedbestyrelsesmedlemmer. KD: Den nye mandskabstruktur i vestbyen tegner positiv. KE: Intet at bemærke. FGM: Intet at bemærke.

4 EB: Hovedbestyrelsen bør tage en tur rundt i afdelingerne. Hovedbestyrelsen drøftede firmatøj. FF kommer med et oplæg. HB' s deltagelse i afdelingsmøderne blev drøftet. Skal der billeder på hjemmesiden af personalet. FF arbejder videre. Bilag til FF s beretning arbejdes der videre med henblik på upload via dropbox eller andet til deling af dokumenter Udvalg under hovedbestyrelsen. Planlægning af Repræsentantskabsmødet den 12. juni Eventuelt. Pågår Revideret kommisorium for byggeudvalg blev godkendt af hovedbestyrelsen. Medlemmer af byggeudvalget: Kurt Dahl, Karin Engholm og Jens Christian Lybecker. Repræsentantskabsmøde afholdes onsdag den 12. juni 2013 på Oven Vande JCL gennemgik dagsordenen. Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes torsdag den 6. juni 2013 kl på administrationskontoret Danmarksgade 81, 7000 Fredericia. Ellers intet at bemærke. Mødet slut.

5 Indstillinger: Revideret Kommisorium for byggeudvalg. Erklæring vedrørende udlevering af Ipads til hovedbestyrelsen. Udsendte: Intern evaluering af de boligsociale helhedsplaner i afd. 10, 11, 12. BL informerer nr.: 19 20

6 Ovenstående referat er godkendt af hovedbestyrelsen. Fredericia, den 6. juni 2013 Erik Bennedsen Karin Engholm Annie Kristensen Per Ussing Nielsen Kurt Dahl Lizette Hansen Finn G. Madsen