Opfølgning og dokumentationskrav ifht. socialfonden v. Merete Giehm-Reese, Region Midtjylland Opstartsmøde den 14. maj 2009 www.regionmidtjylland.dk
Relevante dokumenter Bekendtgørelse nr. 358 af 18.04.07 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Bekendtgørelse nr. 781 af 28.06.07 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Retningslinier for strukturfondsfinansierede projekter, 6. juli 2007 Vejledning om dokumentationskrav Tilsagnsskrivelsen med bilag 2 www.regionmidtjylland.dk
Aktiviteter i henhold til lov om erhvervsfremme 12 stk. 2. Den kommunale erhvervsservice kan bestå af information og vejledning om start, drift og udvikling af virksomhed samt virksomhedsoverdragelse. Endvidere kan afholdes netværksmøder, kurser og lignende kollektive arrangementer. Ydelserne må ikke virke konkurrenceforvridende i forhold til rådgivning og andre aktiviteter, der tilbydes af private rådgivere og kursusudbydere. 3 www.regionmidtjylland.dk
Støtteberettigede udgifter Aktiviteten skal sandsynliggøres (kunne dokumenteres og så vidt muligt i form af skriftlig dokumentation) Der skal udvises sparsommelighed Alle udgiftsbilag skal attesteres af ansatte med detailkendskab Alle udgifter skal være: nødvendige projektrelevante være afholdt i bevillingsperioden være bevilget/findes i det godkendte budget Betalingen skal kunne dokumenteres Kun netto udgifter moms er ikke støtteberettiget 4 www.regionmidtjylland.dk
Støtteberettigede udgifter, Brug af konsulenter Skal tilføre projektet en merværdi, skal kunne godtgøres Ifht. uddannelsesaktiviteter tilsvarende altid i første omgang anvende det ordinære system Ved brug af konsulentydelser: udbudsregler eller markedsscreening: indhentning af min. 3 forskellige tilbud 5 www.regionmidtjylland.dk
Støtteberettigede udgifter, indkøb af inventar, pc, mobil osv. 10 % under regionalfonden scrapværdi fratrækkes Software afskrives over 2 år, hardware 3 år og inventar over 5 år. Skattemæssig bundgrænse 12.300 kr., men f.eks. pc og printer opfattes som en enhed Mulighed for leasing, men pas på finansiel leasing = overdragelse til leaser på fordelagtige vilkår 6 www.regionmidtjylland.dk
Dokumentationskrav Opret konti i jeres eget bogholderi, der matcher kontiene i ansøgningen Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet) Ved forplejning: Oplysninger om deltagere (navn/organisation), anledning Al dokumentation opbevares min. 5 år efter endelig projektafregning, 2020 7 www.regionmidtjylland.dk
Dokumentationskrav Løn Lønudgifter dokumenteres ved: - Underskrevet timeregistreringsskema (medarbejder + foresatte) - Underskrevet lønseddel (medarbejder + foresatte) Timeregistrering skal indeholde dato, antal timer, aktivitet. Skema på http://www.ebst.dk/loentimeregnskab Bemærk dog fuldtidsansatte mulighed for opfyldelse via godkendelse af kontrakt. Beregning af timesats: årsløn/1924; månedsløn/160 overarbejde, gratialer etc. tæller ikke med, men feriegodtgørelse, sociale bidrag etc. gør 8 www.regionmidtjylland.dk
Dokumentationskrav Indirekte omkostninger Lokaler, el, varme, rengøring, reparation og vedligehold, forsikringer telefon, kantineudgifter, sekretariatsudgifter og kontorhold Lokaler: - Ved leje: huslejeudgiften er støtteberettiget når der foreligger en kontrakt mellem to uafhængige parter - Ved eje: driftsomkostninger er støtteberettigede som indirekte omkostninger, dvs. udgifterne skal beregnes forholdsmæssigt på en fair og gennemskuelig måde Alternativt standardsats, max 20 % af de direkte henførbare omkostninger og max 25 % af de udgifter, der påvirker de indirekte udgifter typisk lønudgifterne. Skal dokumenteres. 9 www.regionmidtjylland.dk
Dokumentationskrav Dokumentation for deltagere Ved infomøder: deltagerlister med deltagernes navn og evt. institutionelt tilhørsforhold. Deltagerne skriver sig selv på listen Ved uddannelsesaktiviteter: mødeprotokoller samt udfyldelse af start- og slutskemaer Skemaer på http://www.ebst.dk/indberetningdeltagere 10 www.regionmidtjylland.dk
Afrapportering og udbetaling Statusrapportering pr. ultimo februar og august, indsendelse til ebst 3 uger senere Består af: - perioderegnskab, kun betalte udgifter må medtages - redegørelse for projektets status/fremdrift Skemaer på http://www.ebst.dk/periodeogprojektregnskaber Rapporter skal revisorpåtegnes Alle bilag samt dokumentation for betaling scannes ind og sendes sammen med rapporterne Udbetaling sker efter ebst s godkendelse af perioderegnskaber Yderligere spørgsmål vedr. krav til rapporterne rettes til ebst Malene Schacke 11 www.regionmidtjylland.dk
Revision Aftale med en revisor til alle projekter: PWC Kontaktes på 3945 3555 eller strukturfond@pwc.dk Kurser i bl. a regnskabsregler, næste 8. juni i Århus og 15. juni i Kbh., pris 4.395, støtteberiget. Kursus i afrapporteringsværktøjer (trin 2), næste 9. juni i Århus og 16. juni i Kbh., samme pris (kursusfoldere på rm s hjemmeside) Hotline, rådgivning osv. Tilmeld dig pwc s nyhedsbrev på ovenstående adresse 12 www.regionmidtjylland.dk
Flere oplysninger www.ebst.dk www.lxp.dk www.rm.dk Og husk så lige: Altid esf og RM logo på alt retningslinier for anvendelse af esf logo på http://www.ebst.dk/information DEN EUROPÆISKE UNION Den Europæiske Socialfond 13 www.regionmidtjylland.dk